MANAJEMEN

LABORATORIUM KLINIK

Rahajoe Imam Santosa

 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
2

❑ Manajemen yang baik adalah salah satu faktor

yang penting untuk berhasilnya pengelolaan
laboratorium klinik
❑ Manajemen: perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengendalian dan evaluasi
❑ Untuk memberikan hasil laboratorium yang dapat
dipercaya dengan akses layanan pemeriksaan
laboratorium yg mudah dgn standar kualitas yang
tinggi

LAB.MAN/RIS 08/19
3 LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
4

“Management” comes from the old French “ménagement” which

means “the art of conducting, directing”.
It also finds its origin in Latin from “manu agere” which means
“to lead by the hand”.

It characterizes the process of leading and directing all or part of

an organization, often a business, through the use of human,
financial and intellectual resources

Managing laboratories ‐ basic requirements

• Personnel
• Finance
• Equipment
• Infrastructure
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
5

LAB.MAN/RIS 08/19
6 LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
7

LABORATORY TESTS ARE INFLUENCED BY

• laboratory environment
• knowledgeable staff
• competent staff
• reagents and equipment
• quality control
• communications
• process management
• occurrence management
• record keeping
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
8

Organization Personnel Equipment

Purchasing Information
Process
& Management
Control
Inventory

Documents Occurrence
& Management Assessment
Records

Process Customer Facilities

Improvement Service &
Safety
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
9

PERSONNEL
• human resources
• job qualifications
• job descriptions
• orientation
• training
• competency assessment
• professional development
• continuing education
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
10

EQUIPMENT
• acquisition
• installation
• validation
• maintenance
• calibration
• troubleshooting
• service and repair
• records
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
11

PURCHASING AND INVENTORY

• vendor qualifications
• supplies and reagents
• critical services
• contract review
• inventory management

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
12

PROCESS CONTROL

• quality control
• sample management
• method validation
• method verification

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
13

INFORMATION MANAGEMENT

• confidentiality
• requisitions
• logs and records
• reports
• computerized laboratory
information systems (LIS)

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
14

OCCURRENCE MANAGEMENT
• complaints
• mistakes and problems
• documentation
• root cause analysis
• immediate actions
• corrective actions
• preventive actions

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
15

PROCESS IMPROVEMENT

• opportunities for improvement

• stakeholder feedback
• problem resolution
• risk assessment
• preventive actions
• corrective actions

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
16

FACILITIES AND SAFETY

• safe working environment
• transport management
• security
• containment
• waste management
• laboratory safety
• ergonomics
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
17

Does the level of management effect quality?

Though it may seem that it is only the accuracy of testing

and validity of methodology which will define the outcome
of the result and the quality of the laboratory services, in
reality every single aspect of management and
organization plays a pivotal role in providing a quality
report and customer satisfaction.

The management needs to be aware of the standards

requirement and should strive to ensure adherence to this
requirement at all levels of the process.
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
18

Cost
Quicker Physician &
Faster Saving &
Turnaround Patient
Diagnosis Cost
Time Satisfaction
Evidence

LAB.MAN/RIS 08/19
08/19 LAB.MAN/RIS 19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
20

“LEAN” MANAGEMENT

7 WASTE DALAM LEAN

Lean berhubungan dengan kecepatan, efisiensi, dan
eliminasi waste, dengan tujuan mempercepat proses
dengan mereduksi segala macam waste.

Waste yang dimaksud adalah segala sesuatu yang

meliputi waktu, biaya, pekerjaan, bahan, alat yang
tidak memberikan nilai tambah kepada produk atau
jasa kepada para pelanggan.

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
21

7 waste yang harus dihilangkan:

• Transportasi – waste ini terdiri dari pemindahan atau pengangkutan
yang tidak diperlukan seperti penempatan sementara, penumpukan
kembali, perpindahan barang
• Kelebihan persediaan – inventori, stok atau persediaan yang
berlebihan
• Gerakan – waste ini berupa waktu yang digunakan untuk mencari,
kemudian gerakan yang tidak efisien dan tidak ergonomis
• Menunggu – waste ini termasuk antara lain aktivitas menunggui mesin
otomatis, menunggu barang datang, dsb
• Kelebihan produksi – menghasilkan produk melebihi permintaan,
ataupun lebih awal dari jadwal
• Proses berlebih – penambahan proses yang tidak diperlukan bagi
barang produk hanya akan menambah biaya produksi
• Defect – kerja ulang tidak ada nilai tambahnya (pelanggan tidak
membayar)
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
22

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
23

LAB.MAN/RIS 08/19
24 LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
25

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
26

LAB.MAN/RIS 08/19
08/19 LAB.MAN/RIS 27
08/19 LAB.MAN/RIS 28
08/19 LAB.MAN/RIS 29
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
30

Benefits of LEAN implementation

• Increased productivity
• Improved quality and patient care
• Space utilization improved
• Reduction in order processing errors
• Reduced staffing demands
• Reduction in turnover and attrition costs
• Reduction in inventory control activities
• Greater employee job satisfaction

LAB.MAN/RIS 08/19
31 LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
32

MANAJEMEN – “5S”
5S adalah suatu metode penataan dan
pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang
berasal dari Jepang yang digunakan oleh
manajemen dalam usaha memelihara ketertiban,
efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus
meningkatan kinerja perusahaan secara
menyeluruh.

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
33

JEPANG INDONESIA INGGRIS

5S 5R 5S 5P 5K 5S

1S Seiri Ringkas Sortir Sisih Pemilahan Ketertiban Sort

2S Seiton Rapi Susun Susun Penataan Kerapihan Set in Order

3S Seiso Resik Sapu Sasap Pembersihan Kebersihan Shine

4S Seiketsu Rawat Standarisasi Sosoh Penjagaan Kelestarian Standardize

5S Shitsuke Rajin Swa-disiplin Suluh Penyadaran Kedisiplinan Sustain

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
34

“5S”
Program 5S pertama kali diperkenalkan di Jepang
sebagai suatu gerakan kebulatan tekad untuk
mengadakan:
• pemilahan (seiri),
• penataan (seiton),
• pembersihan (seiso),
• penjagaan kondisi yang mantap (seiketsu),dan
• penyadaran diri akan kebiasaan yang diperlukan
untuk melaksanakan pekerjaan dengan baik
(shitsuke).
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
35

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
36

“5S”
• Membutuhkan keterlibatan/partisipasi semua orang dalam organisasi
dari level atas sampai level bawah
• Membutuhkan komitmen manajemen untuk memastikan kegiatan 5S
dilakukan setiap hari dan dianggap sebagai prioritas
• Merubah perspektif semua orang dalam organisasi bahwa 5S lebih dari
sekedar program kebersihan maupun housekeeping management
• Menerapkan 5S secara konsisten untuk perubahan budaya
• Menggunakan sistem visual display untuk mengkomunikasikan
aktivitas 5S secara efektif
• Melakukan audit 5S secara teratur (mingguan, bulanan, dan surprise
audit) untuk menilai performance
• Membutuhkan edukasi tentang konsep dan keuntungan aktivitas 5S

LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
37

“5S”
• tidak sulit untuk dipahami, tapi sangat sulit untuk
dilaksanakan dengan benar
• memerlukan kegigihan, kebulatan tekad, dan
memerlukan usaha yang terus menerus
• mungkin tidak akan memberikan hasil yang dramatis,
namun 5S membuat pekerjaan lebih mudah
• mengurangi pemborosan waktu kerja kita
• membuat bangga atas pekerjaan kita
• meningkatkan produktifitas kerja dan mutu yang
lebih baik, sedikit demi sedikit, namun terus menerus
LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
38

LAB.MAN/RIS 08/19
39 LAB.MAN/RIS 08/19
 MANAJEMEN LABORATORIUM KLINIK
40

CHANGE

• Some people like change and others do not.

• Across nearly every industry, the breakdown of
individuals’ acceptance of change can be broken
down to:
• 20% like change
• 60% are not sure of change
• 20% do not like change

LAB.MAN/RIS 08/19
 Organization Personnel Equipment

Purchasing Information
& Process Control Management
Inventory

Documents
Occurrence
& Assessment
Management
Records

Facilities
Process Customer Service &
Improvement Safety

08/19 LAB.MAN/RIS 41
42 LAB.MAN/RIS 08/19