Conceptos Básicos de la Legislación

Elkin Anturi Cabrera

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Legislación Documental en el Entorno Laboral

Florencia, Caquetá

2019
Actividad 1: Ensayo “Conceptos Básicos de la Legislación”

La Importancia de los Archivos

Elkin Anturi Cabrera

Instructor

Carlos Arturo Céspedes Meisel

Administrador de Empresas

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Legislación Documental en el Entorno Laboral

Florencia, Caquetá

2019
 ENSAYO “CONCEPTOS BÁSICOS DE LA LEGISLACIÓN”

La Legislación documental son las normas impuestas por el Archivo General de la Nación
y la constitución política “Estado” que hacen que una entidad jurídica responda y cumpla
los estatutos más sencillos para la gestión documental. Se manejan unas leyes acorde a cada
necesidad de salvaguardar la Documentación en una empresa y al mismo tiempo dar
respuesta a las diferentes oficinas y personas que lo necesiten para la toma de decisiones.

El Estado surge como respuesta a necesidades de organización, se ve precisado a fijarse en

la necesidad de buscar sus decisiones en las normas que rigen la conducta humana. La
autoridad no podrá hacer que reinen el orden y la paz, si no comienza por concebir las
relaciones de los hombres entre sí sobre las bases de justicia.

Para comprender el entorno legal dentro del cual se envuelve la documentación y la

información, que son de estudio dentro de este curso, se es necesario entender que es estado,
como se decide, su clasificación, el concepto de legalidad, que es la documentación y su
diferencia con la información.
Dentro de este proceso podemos divisar que el estado se estructura dentro de tres ramas. El
estado se divide en:
Territorio: Constituido por el suelo, subsuelo, espacio aéreo y las aguas, en que se lleva a
cabo la actividad estatal y donde el Estado ejerce sus potestades. Es el lugar geográfico en
el que habita una población determinada; es el soporte físico de la Nación y del Estado.

Población: Grupo de personas que habitan en un territorio determinado. El pueblo implica

una multitud masa o pluralidad de personas consideradas bajo un mismo territorio con
interese comunes, es decir, hace referencia de simple agrupación de seres humanos dentro
de un territorio donde un estado ejerce su poder político.

Soberanía: Es el poder político supremo que corresponde a un Estado independiente, sin

interferencias externas. En teoría política, la soberanía es un término sustantivo que designa
la autoridad suprema que posee el poder último e inapelable sobre algún sistema de
gobierno.

Estos anteriores conceptos son básicos para entender sobre la legislación documental ya
que dentro de la documentación legal se estructuran o identifican estas figuras dentro de lo
plasmado en la documentación.
Ya que hablaremos de legalidad, dentro de este se integra el concepto de derecho y ley, por
los cuales nos regimos todos y debemos vigilar que no exista una contravención dentro de
la función legal y manejo propio de la documentación con el derecho y la ley, es decir que
estén dentro del marco legal tanto la información como la documentación.

El Derecho propiamente dicho significa un conjunto de leyes y normas que establecen un

funcionamiento propio con fundamentos en la libertad y equidad con el fin de promover un
estado garantista y solidario. Este derecho se divide en dos; primero es el derecho natural
el cual habla de la prevalencia del bien común y la participación de la población en la ley
divina esta se caracteriza por su funcionalidad inclinada al lado moral y religioso. Y el
segundo es el derecho positivo el cual se regula por las disposiciones escritas y vigentes de
un estado y que son de carácter obligatorio y participativo para los habitantes del territorio
nacional.
Históricamente se ha advertido sobre la absoluta libertad de la población para hacer o no
hacer según sea su intención, la ley de alguna u otra forma se muestra para poder restringir
esa libertad con el fin de garantizar la protección de los demás habitantes del estado.
En el caso tratado en Legislación Archivística tiene que ver con la necesidad de velar y
cuidar la historia propia tanto nueva como antigua de la documentación que discurre a
través de las instituciones de una sociedad, ya que cuando estos empiezan a ser
desencuadernados con otros fines diferentes, impidiendo ser conocidos dentro de su
contexto por las generaciones siguientes, nace en lo que llamamos DELITO, el cual
debe ser reprimido a través del imperio de la ley que se transmite por medio de
documentos escritos o grabaciones orales.

Si bien la gestión de archivos es una herramienta administrativa bastante subestimada en la

mayoría de las empresas, debemos decir que la misma es tan importante como cualquier
otra área de la empresa, ya que gracias a los archivos que se poseen, correspondientes a la
información pasada de la empresa y sus movimientos económicos y financieros; el cuerpo
ejecutivo correspondiente, puede utilizar la gestión de archivos como un arma de defensa
frente a todos aquellos inconvenientes que se presentan y que aparentemente no tiene
solución.

Como bien lo determina su denominación, la gestión de archivos se encarga del control y

almacenamiento de todos los archivos de información que se puedan poseer de la empresa
desde su nacimiento hasta la actualidad.