Planificación diaria Oficina de Pabellón

Durante la mañana

- Revisar correos de las solicitudes y reprogramaciones de cirugías.

- Revisar en el sistema las Planificaciones de Cirugía y Solicitudes de implantes e insumos consignados.
- Revisar en el sistema las Planificaciones de Cirugía y Solicitudes de implantes e insumos en préstamo.
- Corroborar en el sistema las solicitudes externas, para estar al tanto del tipo de cirugía y de los
implantes e insumos por llegar.
- Responder las consultas de las enfermeras con respecto de las recepciones de instrumental, insumos e
implantes que llegaron el día anterior.
- Imprimir la Planificación de Cirugía con los implantes e insumos consignados.
- Corroborar con la enfermera del área (traumatología, neurocirugía y máxilo), la existencia del o los
implantes e insumos consignados para las cirugías programadas en el sistema.
- Marcar en el sistema la existencia del o los implantes e insumos consignados.
- Despachar las cajas de instrumental, implantes e insumos en préstamo cuando las vienen a retirar y
supervisar el conteo. Hacer llenar un “mini formulario” a los despachadores.
- Ingresar los datos del despacho a un registro en Planilla Excel como forma de control.
- Recepcionar las cajas de instrumental, implantes e insumos en préstamo, cuando las vienen a
entregar, esto se hace en conjunto a personal de esterilización, previa coordinación telefónica.
- Ingresar los datos de las solicitudes al sistema e imprimir la hoja de la recepción.
- Archivar las guías de despacho con el N° de solicitud adosado, para una fácil búsqueda.
- Ingresar los datos de la recepción a un registro en Planilla Excel como forma de control.
- Re-entregar las cajas de instrumental, implantes e insumos en préstamo (algunas veces). Esto se hace
en conjunto con personal de esterilización, previa coordinación telefónica.
- Ingresar los insumos de las solicitudes recepcionadas, en el sistema.
- Ingresar los datos de la recepción a un registro en Planilla Excel como forma de control.
- Archivar las guías de despacho con el N° de solicitud adosado, para un rápido requerimiento.
- Almuerzo de 13:00 a 14:00 generalmente o bien 13:30 a 14:30 horas, (dependiendo a la hora que se
termina de revisar).

Durante la tarde

- Ingresar en el sistema lo pendiente de las recepciones de la mañana.

- Responder las consultas de las enfermeras con respecto de las solicitudes por llegar o que ya han
llegado.
- Recepcionar las cajas de instrumental, implantes e insumos en préstamo cuando las vienen a
entregar, esto se hace en conjunto con personal de esterilización, previa coordinación telefónica.
- Ingresar los datos de las solicitudes al sistema e imprimir la hoja de la recepción.
- Ingresar los datos de la recepción a un registro en Planilla Excel como forma de control.
- Archivar las guías de despacho con el N° de solicitud adosado, para un rápido requerimiento.

1
Otros
- Revisar las recepciones de las cirugías terminadas ya valorizadas y compararlas con la respectiva OC.
Durante el transcurso del día.
- ATENCIÓN: Existen ocasiones en que el Servicio de Pensionado envía un correo indicando que llegará
instrumental e insumos para cirugía de paciente de ese servicio y el cual se recepciona sin los timbres
de abastecimiento y sin ingresarlos al sistema, solo con la firma personal.

Anexo – Indicaciones

- Cada vez que llega un despachador hay que pedirle la solicitud, si no la trae, hay que indicarle que se
comunique con su empresa para su confirmación. La solicitud corresponde a la cirugía y al paquete o
kit asociado, es ahí, su importancia. En caso que no pueda confirmar el N° de solicitud llamar a Daniela
al anexo 091.

- Para Recepcionar:
- Cada vez que llegan cajas de instrumental e insumos (también re-entregas), hay que llamar al Servicio
de Esterilización, anexo 428, para solicitar que algún funcionario(a) suba a contabilizar. Una vez
terminado esto, timbrar los documentos respectivos y dejar una copia dentro de la caja.
Posteriormente el funcionario acompañará al despachador junto a las cajas a esterilización.
- Ingresar al “SISTEMA INTEGRAL DE SALUD” Nombre de usuario y clave de acceso.
En la barra de menús del programa seleccionar: Farmacia luego Recepción de Artículos. Rellenar los
campos requeridos. En Bodega de Ingreso seleccionar HCVB-Bod. Pabellón Central el campo Orden
de compra N° se deja en blanco, pues todas las solicitudes aún no poseen OC. En RUT del Proveedor
ingresar RUT de proveedor. Ingresar el N° Cirugía que corresponde al N° de Solicitud o Planificación,
en Documento asociado, siempre es Guía de Despacho y Copia (a no ser que la guía sea original). N°
de Documento, el N° de la guía de despacho.
Proceder a verificar y comparar lo que viene en la Guía de Despacho con lo que está cargado en el
sistema. Ser exhaustivo, pues existen artículos duplicados con distinto código interno y distintas
cantidades. Para realizar búsquedas dentro de la página, utilizar las teclas de función F3 o Control F.
Solo es posible modificar cantidades hacia abajo, por lo tanto, cuando vienen unidades de más, en el
sistema no se pueden aumentar las cantidades.
Como en el campo N° de Documento es posible ingresar una sola guía, el resto de las guías se ingresan
en el campo Observaciones, con la leyenda GUIAS ADICIONALES, Ejemplo: GUIAS ADICIONALES:
15003-15004-15005…..
- Cada vez que se ingresa una solicitud al sistema hay que imprimirla y archivarla.
- Cada vez que llegan guías se adosa un papel pequeño, previamente cortado en al cual se anota con
lápiz rojo y en grande el N° de solicitud, el C/R (número de la recepción) y el año, esto es para una fácil
búsqueda.
Existen ocasiones en que los despachadores llegan fuera de horario y sin solicitud, estas recepciones
son realizadas en recuperación, en ese caso, al día siguiente hay que preguntar a las enfermeras y
corroborar con la información que aparece en el sistema.

2
- Se realiza la Recepción en forma normal y en el campo Observaciones se coloca a continuación de las
Guías Adicionales si las hubiere, la leyenda: Recepción fuera de horario en Servicio de recuperación
20/01/2018 21:00hrs y cualquier otra información relevante
- Al ingresar las guías al sistema, puede que el paquete solicitado no este creado y salga el mensaje
“Solicitud no encontrada” o bien puede que aparezca el mensaje “Atención el artículo <345P……> no
está asociado a la bodega que seleccionó”.
- Para solucionar esto, hay que comunicarse con el Sistema Experto anexo 812 o al correo
cristian.lopez@sistemaexpertos.cl y plantear el problema (pueden pasar horas o días para su
solución). Revisar en el sistema si es posible realizar el ingreso de solicitudes No Encontradas.
- Siempre ingresar los datos y los N° de guías en la planilla Excel Ingresos y Egresos desde Pabellón en
cualquier estado que encuentre la solicitud, como forma de control.
- Cuando salga otro cuadro de dialogo distinto a los mencionados anteriormente, se tendrá que
“recargar” la Página del “SISTEMA INTEGRAL DE SALUD”.

- Para ver solicitudes e insumos requeridos:

Ingresar al “SISTEMA INTEGRAL DE SALUD” Nombre de usuario y clave de acceso.
En la barra de menús del programa, seleccionar: Pabellón luego Solicitudes en Bodega. En la ventana
desplegada, existen ahora dos opciones. Sol. Hospital y Sol. Externo, para un correcto visionado de
datos ampliar el rango de fechas de los calendarios a dos semanas atrás y dos semanas adelante.
Luego “hacer clic” en Actualizar listado, ahora realizar la búsqueda de lo requerido. Imprimir la hoja
de la Planificación del Hospital. Luego consultar a la enfermera del área, la disponibilidad del insumo o
implante requerido para la solicitud en particular y luego marcar en el sistema el círculo verde. Si no es
así, hay que marcar el círculo rojo, saldrá un mensaje para justificar las razones.

- Recepciones conformes:
Para ver las recepciones que se encuentran conforme, hay que Ingresar al “SISTEMA INTEGRAL DE
SALUD” Nombre de usuario y clave de acceso. En la barra de menús del programa, seleccionar:
Estadísticas, luego Informes Planificaciones de Cirugía, en el campo Tipo, de la ventana desplegada,
seleccione Pre Órdenes de Compra de Cirugías Planificadas, en el calendario poner 01/07/2017 que
es el rango donde aparecerán el máximo de datos a consultar. Descargar el informe Excel y filtrar por
Planificaciones que tengan su Orden de Compra.
Para ver las recepciones que aparecen en el Excel del sistema, ingresar al “SISTEMA INTEGRAL DE
SALUD” Nombre de usuario y clave de acceso. En la barra de menús del programa seleccionar
Pabellón, luego Solicitudes de Compra a continuación, en los calendarios de la ventana desplegada
ampliar el rango de búsqueda a: 01 /07/2017.
En el despliegue aparecerán ahora todas las solicitudes en consulta y todos los datos asociados a esta.
Para imprimir, hay que hacerlo haciendo clic en el ícono de impresora que se encuentra bajo la
pestaña con la leyenda Recep Conforme, luego imprimir las Órdenes de Compra desde el Portal.
Imprimir solo las Solicitudes que se encuentren valorizadas, luego compararlas con sus respectivas
Órdenes de Compra del Portal, verificar que los códigos, las cantidades en artículos y precios, sean los
correctos y que coincidan entre sí, de existir diferencias, ver cuáles son y que artículo es el que la
tiene.

3
Nota: Si bien los proveedores están informados de los horarios de funcionamiento de la Oficina de
Pabellón y de las recepciones (Por las mañanas de 08:30 hasta las 13:00hrs. y por las tardes Lunes a
Jueves de 14:00 hasta las 16:00hrs. y Viernes hasta las 15:00hrs.) estos a veces igual llegan tarde. En
este caso hay que llamar a la supervisora para informar.