1. ¿qué es ofimática?

la ofimática es un conjunto de herramientas de informática que se utilizan para optimizar, mejorar y automatizar los
procedimientos que se realizan en una oficina. la palabra ofimática es un acrónimo formado por oficina e informática.

las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y manipular información, pero deben estar
las computadoras sí o sí conectadas a una red de internet. la estructura ofimática suele estar constituida por las
computadoras y sus periféricos.

toda actividad que se realice manualmente dentro de un complejo de oficinas puede realizarse con las herramientas de la
ofimática de forma mucho mejor, más simple y rápida.

la ofimática comenzó a desarrollarse en la década de los 70 con la masificación y modernización de los productos de oficina,
fue un cambio positivo e importante, como por ejemplo el salto de las máquinas de escribir a las computadoras de escritorio
o la invención de la fotocopiadora. actualmente el principal proveedor de suites ofimáticas es microsoft office, aunque es
pagado, y dentro de los proveedores libres está openoffice.

algunos procedimientos y herramientas ofimáticas son:

 procesador de textos
 base de datos
 utilidades (por ejemplo calculadoras)
 paquetes informáticos tales como microsoft office
 programas de correo electrónico

veremos algunas herramientas y sus características:

 word: es un procesador de textos. se utiliza para redactar y darle formato a cualquier tipo de texto. también pueden
realizarse otro tipo de cosas, como páginas web.
 excel: su función principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear archivos de, por ejemplo, facturas, llevar el
control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y demás.
 access: es una herramienta de gestión de bases de datos. aquí se puede controlar un inventario, llevar un registro de
libros y otras acciones similares.
 power point: es el programa ideal para desarrollar presentaciones. es ideal para acompañar discursos. se pueden
insertar imágenes, sonidos, videos y demás.
 outlook: sirve para administrar el correo electrónico. incluye además la posibilidad de llevar control de una agenda
con calendario. tiene también recordatorios.

combinaciones de teclas de sistema de windows

 f1: ayuda
 ctrl+esc: abrir el menú inicio
 alt+tab: cambiar entre programas abiertos
 alt+f4: salir del programa
 mayús+supr: eliminar un elemento permanentemente
 logotipo de windows+l: bloquear el equipo (sin usar ctrl+alt+supr)

combinaciones de teclas de programa de windows

 ctrl+c: copiar
 ctrl+x: cortar
 ctrl+v: pegar
 ctrl+z: deshacer
 ctrl+b: negrita
 ctrl+u: subrayado
 ctrl+i: cursiva
comandos generales sólo de teclado

 f1: inicia la ayuda de windows

 f10: activa las opciones de la barra de menús
 mayús+f10: abre el menú contextual del elemento seleccionado (es igual que hacer clic con el botón secundario en un
 ctrl+esc: abre el menú inicio (use las teclas de dirección para seleccionar un elemento)
 ctrl+esc o esc: selecciona el botón inicio (presione la tecla tab para seleccionar la barra de tareas, o bien presione may
 ctrl+mayús+esc: abre el administrador de tareas de windows
 alt+flecha derecha: abre un cuadro de lista desplegable
 alt+tab: cambia a otro programa en ejecución (mantenga presionada la tecla alt y, a continuación, pulse la tecla tab p
 mayús: mantenga presionada la tecla mayús mientras inserta un cd-rom para omitir la característica de ejecución au
 alt+espacio: muestra el menú sistema de la ventana principal (desde el menú sistema se puede restaurar, mover, cam
 alt+- (alt+guión): muestra el menú sistema de la ventana secundaria de la interfaz de múltiples documentos (mdi) (d
minimizar, maximizar o cerrar la ventana secundaria)
 ctrl+tab: cambia a la siguiente ventana secundaria de un programa de interfaz de múltiples documentos (mdi)
 alt+letra subrayada del menú: abre el menú
 alt+f4: cierra la ventana activa
 ctrl+f4: cierra la ventana activa de la interfaz de múltiples documentos (mdi)
 alt+f6: conmuta entre varias ventanas del mismo programa (por ejemplo, cuando se muestra el cuadro de diálogo bu
de notas)

para copiar un archivo

mantenga presionada la tecla ctrl mientras arrastra el archivo a otra carpeta.

para crear un acceso directo

mantenga presionadas la teclas ctrl+mayús mientras arrastra un archivo al escritorio o a una carpeta.

control de carpetas generales y accesos directos

 f4: selecciona el cuadro ir a una carpeta diferente y baja las entradas del cuadro (si la barra de herramientas está act
 f5: actualiza la ventana activa.
 f6: se mueve entre paneles en el explorador de windows
 ctrl+g: abre la herramienta ir a la carpeta (sólo en el explorador de windows en windows 95)
 ctrl+z: deshacer el último comando
 ctrl+a: seleccionar todos los elementos en la ventana activa
 retroceso: cambiar a la carpeta principal
 mayús+clic+botón cerrar: en las carpetas, cierra la carpeta actual y todas las carpetas primarias

control del árbol del explorador de windows

 teclado numérico *: expande todo lo que se encuentre bajo la selección actual

 teclado numérico +: expande la selección actual
 teclado numérico -: contrae la selección actual.
 flecha derecha: expande la selección actual si no está expandida; en caso contrario, va al primer elemento secundario
 flecha izquierda: contrae la selección actual si está expandida; en caso contrario, va al elemento principal

control de propiedades

 ctrl+tab/ctrl+mayús+tab: desplazarse por las fichas de propiedades

métodos abreviados de accesibilidad

 presionar la tecla mayús cinco veces: activa y desactiva stickykeys

 mantener presionada la tecla mayús derecha durante ocho segundos: activa y desactiva filterkeys
 mantener presionada la tecla bloq num durante cinco segundos: activa y desactiva togglekeys
 alt izquierda+mayús izquierda+bloq num: activa y desactiva mousekeys
 alt izquierda+mayús izquierda+impr pant: activa y desactiva el contraste alto
teclas de microsoft natural keyboard

 logotipo de windows: menú inicio

 logotipo de windows+r: cuadro de diálogo ejecutar
 logotipo de windows+m: minimizar todo
 mayús+logotipo de windows+m: deshacer minimizar todo
 logotipo de windows+f1: ayuda
 logotipo de windows+e: explorador de windows
 logotipo de windows+f: buscar archivos o carpetas
 logotipo de windows+d: minimiza todas las ventanas abiertas y muestra el escritorio
 ctrl+logotipo de windows+f: buscar equipo
 ctrl+logotipo de windows+tab: mueve el foco de inicio a la barra de herramientas inicio rápido, a la bandeja del
herramientas inicio rápido y de la bandeja del sistema)
 logotipo de windows+tab: recorrer los botones de la barra de tareas
 logotipo de windows+inter: cuadro de diálogo propiedades del sistema
 tecla de aplicación: muestra el menú contextual del elemento seleccionado

microsoft natural keyboard con software intellitype instalado

 logotipo de windows+l: cerrar sesión de windows

 logotipo de windows+p: inicia el administrador de impresión
 logotipo de windows+c: abre el panel de control
 logotipo de windows+v: inicia el portapapeles
 logotipo de windows+k: abre el cuadro de diálogo propiedades de teclado
 logotipo de windows+i: abre el cuadro de diálogo propiedades del mouse
 logotipo de windows+a: inicia las opciones de accesibilidad (si está instalado)
 logotipo de windows+barra espaciadora: muestra la lista de teclas de método abreviado de microsoft intellitype
 logotipo de windows+s: activa y desactiva bloq mayús

comandos de teclado para cuadros de diálogo

 tab: va al siguiente control del cuadro de diálogo

 mayús+tab: ir al control anterior del cuadro de diálogo
 barra espaciadora: si el control actual es un botón, equivale a hacer clic en él. si el control actual es una casilla de ve
se selecciona la opción.
 entrar: equivale a hacer clic en el botón seleccionado (el botón que muestra el contorno)
 esc: equivale a hacer clic en el botón cancelar
 alt+letra subrayada del elemento del cuadro de diálogo: ir al elemento correspondiente

las normas o referencias apa, como habrás podido notar hasta el momento, tienen una estructura específica para cada
tipo de cita, referencia, título, cuadros descriptivos, imágenes y hasta la forma en la que presentas el contenido en
general de cualquier texto de índole científico o académico.

pero como la mejor manera de aprender es con el ejemplo, más que una guía en la que te diga cómo se hace, voy a
darte algunos ejemplos concretos de los usos más comunes que se da a las referencias apa en la presentación de
trabajos escritos. voy a ir en el orden lógico que se presentan, comenzando por la portada y terminando en la
bibliografía o referencias, índices de gráficos y figuras y anexos, para que tengas un modelo claro que consultar a la
hora que necesites realizar cualquier trabajo.

recomendaciones generales para la presentación de trabajos escritos

debes saber que cuando presentas algún trabajo escrito y quieres hacerlo bajo las normas o referencias apa hay algunos
parámetros que debes seguir para que cumplas a cabalidad con lo que la norma exige.

aunque es posible que la institución en la que estés estudiando sea un poco más flexible en cuanto a algunas reglas, es
bueno conocer las generalidades de la norma para que te sea más fácil adaptarlas luego a lo que tu institución exige. de
esta manera, según las normas apa todo trabajo escrito debe:

 presentarse en hojas tamaño carta (a4, 21cm x 27cm).

 todos los márgenes son iguales, según la nueva edición de la norma. la anterior contemplaba un margen doble al
lado izquierdo por el tema de la encuadernación, pero la nueva edición los dejó todos en 2,54cm, considerando que
actualmente se utiliza más el formato digital que el formato impreso.
 el tipo de fuente recomendado es times new roman en tamaño 12.
 el interlineado o espaciado en todo el texto debe ser doble (salvo en las citas textuales mayores a 40 palabras que
veremos más adelante).
 todos los párrafos deben tener sangría de 5 espacios en la primera línea (menos en las referencias al final donde el
espaciado va en la segunda línea, pero esto también lo veremos más adelante en detalle).
 el texto debe estar alineado siempre hacia la izquierda (a excepción de la portada que lleva el texto centrado).

en líneas generales esas son las recomendaciones para los textos que, según las normas apa deben contener:

 portada que contenga el título del documento, nombre del autor o autores, fecha nombre de la institución, carrera
y asignatura.
 página de presentación: similar a la portada pero en esta se agrega la ciudad.
 resumen (abstract) en el que se hace una presentación breve de todo el documento, se recomienda que contenga
solo entre 600 y 900 caracteres.
 contenido del trabajo: bajo las normas específicas para las citas o referencias que se hagan, no hay un límite en
cuanto al número de páginas o la cantidad de capítulos.
 referencias: son todas las fuentes citadas, no debe confundirse con la bibliografía en la que se incluyen todas las
fuentes consultadas así no hayan sido citadas o referenciadas en el texto.
 notas al pie de página: todas las que se hayan incluido en el trabajo, no hay un límite pero se recomienda utilizar
solo las que realmente sean necesarias.
 índice de tablas.
 índice de figuras.
 apéndices o anexos.

¿cómo se hace una portada según las normas apa?

las normas para hacer una portada, según la sexta edición de la norma del 2009 que es la que aun se encuentra vigente,
indican que los márgenes deben ser de 2,54cm en los cuatro lados de la hoja, el texto debe ser centrado y el título, solo
por tratarse de la portada, va todo en mayúsculas (se recomienda que no contenga más de 12 palabras).

dentro del contenido que debe incluir la portada está:

 título del trabajo: todo en mayúscula, centrado en la parte superior de la hoja.

 autor o autores: van un poco más abajo de la mitad de la hoja y solo se colocan las iniciales en mayúsculas.
 fecha: si no hay una fecha exacta solo se deben colocar mes y año de la publicación del documento. se coloca justo
debajo del nombre del autor o autores.
 nombre de la institución: se coloca como todo nombre propio, con mayúsculas en cada inicial, y va en la parte
inferior de la hoja, unos cuantos espacios debajo de la fecha.
 carrera: aplica para los trabajos que se realizan de tipo académico, acá se coloca la carrera universitaria que se
está cursando o el grado en el que se está, por ejemplo: ingeniería en sistemas mención programación o ii año de
ciencias mención administración.
 asignatura: esto solo aplica en el caso de los trabajos de tipo académico, se coloca la asignatura o materia para la
cual se está elaborando el documento.

a continuación te presento una portada de un texto académico donde podrás ver todos estos elementos:

no haré un apartado distinto para la página de presentación pues solo debo agregarte que es la misma portada pero al
final, debajo de la asignatura, colocas la ciudad y el país en el que se publica el documento.

elaboración del resumen o abstract según las normas apa

esta parte del texto es una de las cosas que casi siempre se dejan para el final pues, como su nombre lo indica, es un
resumen del contenido de toda la publicación. lo complicado de realizarlo quizás esté en el hecho de que debe resumir
en tan solo 900 caracteres (como máximo) el contenido de cientos de páginas que puede contener todo el trabajo de
investigación.

las normas específicas para la presentación son las siguientes:

 no se coloca en el índice: según lo que indican las normas apa, se debe colocar el número a la página, pero esta no
se coloca en el índice.
 se recomienda que contenga una versión corta del título en la cabecera que no exceda los 50 caracteres, esta línea
debe ir toda en mayúsculas y encima de la palabra resumen, alineada a la izquierda.
 la palabra resumen (o abstract) debe ir en la línea inmediatamente inferior al resumen del título, centrada y con la
primera letra en mayúscula.
 el texto debe resumir las tres partes principales del trabajo: sección introductoria incluyendo el planteamiento del
problema, tesis central o investigación realizada, conclusiones o disertaciones finales.
 no se utiliza sangría en la primera línea de este texto pero si vas a comenzar un nuevo párrafo si debes incluirla
aunque lo ideal es que sea un solo párrafo.
 todo el texto debe estar en alineación justificado, es decir, cuadrado.
 debe haber una línea que contenga las palabras claves del texto, en minúsculas y separadas por comas y con sangría
de cinco espacios al inicio, las palabras deben estar contenidas en el texto.
 hay quienes prefieren incluir las versiones en inglés y en español del resumen en la misma página sin embargo no
existe ni una restricción ni una obligación según la norma respecto a esto.

a continuación un ejemplo de cómo se debe ver un resumen elaborado según las normas apa:

normas generales para el contenido del trabajo

en el contenido del trabajo se recomienda incluir citas o referencias de autores que sustenten la investigación o las
hipótesis que se estén planteando. cada una de ellas tiene una manera diferente de presentarse, ya en el apartado
sobre citas te expliqué cómo deben hacerse, por lo cual te invito a que veas los ejemplos de esa página como consulta y
de este modo pasaremos a algo que suele generar muchas dudas: la elaboración de la bibliografía y las referencias.

referencias y bibliografía: ¿son lo mismo?

esta es una de las principales dudas que se generan a la hora de hacer esa lista de autores y libros que se coloca al final
de todo trabajo de investigación y es bueno aclarar lo siguiente: no son lo mismo pues la lista de referencias debe
contener solo los libros que han sido citados en el textomientras que la bibliografía contiene todos los textos que hayan
sido consultados durante la investigación, así estos no hayan sido citados ni referenciados.

en este sentido, el autor debe incluir ambas “listas” teniendo en cuenta que la bibliografía va después de las
referencias, en todo caso ambas se presentan de la misma manera y de allí precisamente la confusión, a saber la
presentación según la norma lo indica es:

 deben ir organizadas en orden alfabético, no en el orden en el que aparecen en el texto.

 el interlineado que se utiliza es de 1,5 y la alineación es con sangría francesa (más adelante explicaré cómo hacerla
en word).
 en las referencias deben estar todos los textos que se citaron o se referenciaron y en la bibliografía todos los que se
consultaron, no deberías omitir ninguno, así sean fuentes electrónicas.

a continuación te muestro un ejemplo de cómo deben verse las referencias y bibliografía:

hacer este formato de sangría en la bibliografía es más sencillo de lo que parece, una vez más microsoft te permite
hacerlo de forma automática gracias a las herramientas de word. a continuación te explico paso a paso cómo hacerlo.

paso a paso para agregar la sangría francesa a la bibliografía

lo primero que debes hacer es tener todo el texto con el formato que apa exige: apellido del autor, inicial del primer
nombre. (año de publicación). título completo del libro. ciudad: editorial.

1. una vez que tengas toda tu lista de autores ordenada alfabéticamente, sin ningún tipo de viñetas, como párrafos
normales, seleccionas todo el texto que quieres modificar:

2. en la parte superior te ubicas en la pestaña inicio y allí buscas en la parte de abajo donde dice “párrafo”. amplías
esta sección haciendo clic en la esquina derecha que tiene una pequeña flechita dentro de un recuadro.

3. se abrirá el cuadro de configuración de párrafo y dentro de él debes buscar la segunda sección que se llama
“sangría”. al lado derecho te aparece un menú desplegable que indica “sangría especial”. selecciona allí la opción
“sangría francesa” y presiona el botón “aceptar”.

como verás es un procedimiento muy sencillo que no te tomará más de 2 minutos hacerlo, pero para que funcione
correctamente y tus referencias y bibliografías te queden bien, te recomiendo tener toda la información de los libros
ordenada en la forma en que te indiqué que debe hacerse según el estilo apa.
una buena práctica sería que en la medida en que vayas citando o consultando libros los vayas agregando a tu lista de
fuentes bibliográficas en word (ya te he explicado antes cómo se añade una nueva fuente bibliográfica), de esa manera
al final solo tendrás que añadirlas a la bibliografía.

las partes finales del trabajo escrito

luego de que elabores las referencias y la bibliografía (recuerda que es el orden correcto en el que van) vas a incluir las
otras partes que te mencioné al principio: las notas al pie de página, cuyo formato es un poco más sencillo pues
simplemente se mantiene el doble interlineado como en el resto del texto y van enumeradas según el orden de
aparición.

en el índice de tablas y el índice de figuras (son dos diferentes y debes diferenciar esto también en el contenido) vas a
colocar, según su orden de aparición en el contenido, todas las tablas y todas las figuras que utilizaste.

el formato en el que se presenta sigue siendo el mismo: espaciado doble y alineación a la izquierda, en cuanto a la
colocación de guías (puntos) desde el final del texto hasta el número de página la norma no indica nada específico así
que es algo que queda a discreción del autor o de la institución.

recuerda también que si usas la herramienta de word para enumerar tus tablas y tus figuras, al final puedes
simplemente añadir el índice de forma automática. hay muchos tutoriales en internet sobre la elaboración de índices,
pero te recomiendo que consultes la página oficial de microsoft donde explican el uso correcto de la herramienta.

a continuación te muestro cómo deben verse los índices:

los anexos y apéndices deben ir identificados con una página separada que solo contenga la palabra anexos en el medio,

todo en mayúsculas y en este caso se permite utilizar un tamaño de fuente más grande para que se vea bien. recuerda
que estas páginas hacen parte del contenido así que también deben ir enumeradas.

los gráficos deben ir identificados, enumerados y se debe citar la fuente de la cual fueron obtenidos. a continuación te
muestro un ejemplo de cómo deben verse los anexos:

esto es un acercamiento a las principales cosas que debes saber sobre las referencias apa, recuerda que si deseas más
información sobre la norma o conseguir el manual oficial puedes dirigirte a la página web de la asociación americana de
psicólogos donde está publicada o a la web oficial de las normas apa: www.apastyle.org.

modelo de carta de trabajo

petición de aumento de sueldo:

bilbao, 8 de julio de 2014

sr. ildefonso garcía garcía

director del banco tiroles
tirolessbank s.a.

estimado señor:

a través de la presente carta desearía hacerle saber mi propuesta de aumento de sueldo, cosa que en mi parecer creo merecer dados
los 23 años de antigüedad que llevo en este banco, así como la nueva responsabilidad de la que me estoy haciendo cargo, asumiendo
totalmente bajo mi dirección los nuevos proyectos de préstamos y créditos hipotecarios del nuevo siglo.

actualmente preparo el enlace matrimonial con mi futura mujer. estamos esperando la llegada de gemelos y por tanto en breve
espacio de tiempo queremos cambiar nuestro pequeño piso por una casa mayor.

es por todo esto que le ruego tenga presente considerar mi propuesta de aumento de sueldo.

le agradezco de antemano su atención prestada.

esperando una pronta respuesta.

un saludo cordial

departamento de crédito hipotecario

alfonso roca
(firma)