REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

UNIVERSIDAD RAFAEL URDANETA

FACULTAD DE INGENIERÍA
ESCUELA DE INGENIERÍA DE COMPUTACIÓN

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN AUTOMATIZADO

PARA EL CONTROL DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA
FERRE-IMPERCON C.A

Trabajo Especial de Grado presentado ante la Universidad Rafael Urdaneta

para optar al título de: Ingeniero de Computación

Autor:
Br. RINCÓN ARGUELLES, LISSETT CRISTINA
HCA: 196

Tutor:
LCDO. GENYELBERT ACOSTA MSC.

MARACAIBO SEPTIEMBRE 2014

DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION AUTOMATIZADO PARA EL
CONTROL DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA FERRE-
IMPERCON C.A

Rincón Arguelles Lissett Cristina

C.I V- 21.165.073

telf.: 0414-6396613

lissettrincona@gmail.com

Lcdo. Genyelbert E. Acosta

C.I V-10.420.774

Telf.: 0416-2612290

genyelbert.uru@hotmail.com

Tutor Académico
 ÍNDICE GENERAL

ÍNDICE DE CUADROS ...................................................................................... v

ÍNDICE DE FIGURAS ........................................................................................ vi
RESUMEN……………………………………………………………………….. vii
ABSTRAC.......................................................................................................... viii
INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 9

CAPITULO I: FUNDAMENTACIÓN
1.1. Planteamiento .................................................................................... 11
1.2. Formulación del problema................................................................. 14
1.3. Objetivos de la investigación .............................................................. 14
1.3.1 Objetivo General ......................................................................... 14
1.3 2 Objetivos Específicos.................................................................. 14
1.4. Justificación e Importancia ................................................................. 14
1.5. Delimitación de la Investigación ......................................................... 16

CAPITULO II: MARCO TEÓRICO

2.1. Descripción de la empresa ................................................................. 17
2.2 Antecedentes de la investigación ........................................................ 19
2.3 Bases teóricas de la investigación ...................................................... 24
2.3.1 Sistema ...................................................................................... 24
2.3.2 Sistema de Información ............................................................. 25
2.3.2.1 Características de los sistemas de información ............ 27
2.3.3 Procesos actuales de facturación ............................................. 29
2.3.3.1 Flujo de Información de los datos de la
facturación............................................................................... 30
2.3.3.2 Registro ......................................................................... 30
2.3.3.3 Emisión de factura ........................................................ 31
2.3.4 Requerimientos ......................................................................... 32
2.3.4.1 Entrada.......................................................................... 33
2.3.4.2 Proceso ......................................................................... 35
2.3.4.3 Salida ............................................................................ 36
2.3.4.4. Almacenamiento ........................................................... 37
2.3.5 Diseño ........................................................................................ 39
2.3.5.1 Diseño de datos ............................................................ 40
2.3.5.2 Diseño arquitectónico .................................................... 41
2.3.5.3 Diseño de la Interfaz ..................................................... 41
2.4 Sistema de Variable ............................................................................... 42
 2.4.1 Definición conceptual ................................................................ 42
2.4.2 Definición operacional ............................................................... 42

CAPITULO III: MARCO METODOLÓGICO

3.1 Tipo de investigación ........................................................................... 44

3.2 Diseño de la investigación ................................................................... 44
3.3 Técnica de recolección de datos…………………………..…..…… 46
3.3.1 Observación documental .......................................................... 46
3.4 Instrumento ......................................................................................... 46
3.41 Entrevista no estructurada ......................................................... 47
3.5 Fases de la investigación .................................................................... 47

CAPITULO IV: RESULTADOS

4.1 Fase I: Análisis de requerimientos ....................................................... 48
4.1.1 Requerimiento del Sistema………………………………….. 49
4.1.2 Requerimientos de entrada ....................................................... 50
4.1.3 Requerimiento de procesos ...................................................... 52
4.1.4 Requerimientos de Almacenamiento ........................................ 54
4.1.5 Requerimientos de Salida…………………………………… 55
4.2 Fase II. Diseño .................................................................................... 56
4.3. Fase III: Construcción del sistema automatizado para el control
del proceso de facturación ........................................................................ 57
4.4. Fase IV Pruebas ................................................................................ 66

CAPITULO V: MANUAL DEL USUARIO

5.1 Requerimientos de Harware y software ............................................... 67
5.2 Instalacion del sistema ........................................................................ 68
5.3 Operación del sistema……………………………………………..… 68

CONCLUSIONES………………………………………………………………. 87
RECOMENDACIONES ...................................................................................... 88
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS................................................................... 89
 ÍNDICE DE CUADROS

CUADROS PP

1 Operacionalización de la variable…...…………………………………… 43
 ÍNDICE DE FIGURAS

FIGURAS PP

1. Organigrama de la empresa Ferre-Impercon, C.A………………… 18

2. Sistema de Facturación actual………………………………………. 49
3. Símbolos usados en el Diagrama de Flujo…………………………. 50
4. Diagrama de flujo de los requerimientos de entrada…………….. 51
5. Administrador………………………………………………………... 52
6. Cliente…………………………………………………………………... 53
7. Factura………………………………………………………………….. 53
8. Presupuesto…………………………………………………………….. 53
9. Presupuesto detalle……………………………………………………… 53
10.Producto……………………………………………………………………. 54
11.Parámetro……………………………………………………………….. 54
12. Diagrama de almacenamiento del sistema de facturación……………. 55
13. Diagrama de estructura de diseño …………………………………….. 56
14.Pantalla de Inicio………………………………………………………….. 57
15.Inicio del sistema………………………………………………………….. 59
16.Página Principal……………………………………………………………. 59
17. Administración de Clientes ......................................................................... 60
18. Agregar Nuevo Cliente ............................................................................... 60
19.Eliminar Cliente……………………………………………………………. 61
20.Administración de Productos…………………………………………….. 61
21.Agregar Nuevo Producto…………………………………………………. 62
22.Eliminar Producto………………………………………………………….. 62
23.Facturación………………………………………………………………... 63
24.Buscar Producto…………………………………………………………… 63
25.Presupuesto………………………………………………………………... 64
26.Impresión del Presupuesto……………………………………………….. 65
27.Lista de productos…………………………………………………………. 65
28.Lista de Clientes ......................................................................................... 66
RINCON A, Lissett A Trabajo Especial de Grado. DESARROLLO DE UN
SISTEMA DE INFORMACION AUTOMATIZADO PARA EL CONTROL DEL
PROCESO DE FACTURACIÓN DE LA EMPRESA FERRE-IMPERCON C.A
Universidad Rafael Urdaneta. Facultad de Ingeniera, Maracaibo, Edo Zulia.
Venezuela Septiembre de 2014.

RESUMEN

El objetivo genera de la investigación fue Desarrollar un sistema de

información automatizado para el control del proceso de facturación de la empresa
Ferre-Impercon, C.A, fundamentada con los autores Kendall y Kendall (2005),
Montiel (2012), Pablos, López, Agius, Romo ,Medina (2012), Pressman, (2010),
Quintero (2009), Rodes (2012), Riggs, J. (2005). La misma fue de tipo descriptiva
con un diseño no experimental de campo. La técnica de recolección de datos
utilizada fue la observación documental y observación directa y el instrumento de
recolección de datos fue la entrevista no estructurada. Se determinaron los
requerimientos del sistema de información. los cuales consisten en la búsqueda de
una solución informática que permita agregar, modificar, eliminar y consultar
registros de clientes, para facturas y crear reportes de operación minimizando
tiempos de respuesta y además de mantener la integridad de la información por
medio de controles de acceso al sistema. Asimismo, se especificaron,
estableciéndose procedimientos necesarios para la ejecución del sistema
atendiendo a las necesidades del usuario, dichos requerimientos son entrada,
proceso, almacenamiento y salida. Luego se diseñó el sistema donde se procedió
a la creación de las interfaces, además, se establecieron como se realizaron cada
uno de los proceso, así como la estructura del sistema de información, color de
ambiente y se incorporó el contenido del mismo, fusionado de forma armónica con
imágenes, textos, entre otras características. Luego se construyó un sistema
que cumpliera los requerimientos de la empresa para controla sus operaciones de
facturación, luego se realizaron las pruebas pertinentes para corroborar a
efectividad y evaluar su funcionamiento. Por último se recomienda la
implementacion del sistema.

Palabras Claves: Sistema de información, automatización, facturación

Correo electrónico: lissettrincona@gmail.com
RINCON A, Lissett A Grade Hoc. DEVELOPMENT OF AN INFORMATION SYSTEM
FOR AUTOMATED PROCESS CONTROL COMPANY BILLING FERRE-Universidad
Rafael Urdaneta IMPERCON CA. Faculty of Engineering, Maracaibo, Zulia State.
Venezuela September 2014

ABSTRACT

The aim of the research was generated Develop a computerized information

system for the control of the billing company Ferre-Impercon, CA, founded with
Kendall and Kendall (2005), Montiel (2012), Pablos Lopez, Agius authors Romo,
Medina (2012), Pressman (2010), Quintero (2009), Rodes (2012), Riggs, J. (2005). It
was descriptive with a non-experimental field design. The data collection technique
used was documentary observation and direct observation and data collection
instrument was the unstructured interview. Requirements of the information system
were determined. which consist in finding a software solution that enables you to add,
modify, delete and view customer records, invoices and create reports for operation
and minimizing response times while maintaining the integrity of the information
through access controls system. They were specified, establishing procedures for the
implementation of the system in response to user requirements, these requirements
are input, processing, storage and output. System where they proceeded to the
creation of interfaces also settled as performed each process and the structure of the
information system, ambient color is then designed and the content thereof is
incorporated, fused harmoniously with images, texts, among other features. A system
that meets the requirements of the company to control their billing operations is then
built, then the relevant evidence to support effectiveness and evaluate their
performance were performed. Finally the implementation of the system is
recommended.

Keywords: Information system, automation, billing

Email: lissettrincona@gmail.com
 INTRODUCCIÒN

Hoy en día a nivel mundial, es innegable que la informática es una tecnología

innovadora y avasallante que está afectado al mundo, facilitando y mejorando la
calidad de vida, haciendo que se resuelva cualquier clase de problema, como por
ejemplo: si se realiza una compleja operación aritmética, se tardaría mucho tiempo
en resolverla, en cambio con un software de aplicación se puede resolver en cuestión
de segundos. De la misma manera, si se desea llevar un registro y control de
documentos, en vez de buscar entre muchos papeles, se puede encontrar la
información requerida con solo un click, sin necesidad de ocupar tanto espacio con
los archivos, facilitando el trabajo y ahorrando tiempo.

En relación a lo anteriormente expuesto, Ferre-Impercon, C.A, empresa

venezolana líder en el ramo de la impermeabilización a nivel nacional, ha
considerado el desarrollo de un sistema automatizado para el control del proceso de
facturación , como herramienta capaz de manejar los registros de trabajos de
impermeabilización, ventas de impermeabilizantes y otros productos ofrecidos por la
empresa ; generar facturas y reportes.Con base con lo anterior, se desarrolló un
sistema de información automatizado para el control del proceso de facturación de la
empresa.

Para desarrollar este proceso se realizará esta investigación la cual consta de

cuatro (4) capítulos descritos de la siguiente manera:

En el Capítulo I, se presenta la contextualización del problema, el objetivo

general y los específicos, la justificación y por último la delimitación de la
investigación.

El Capítulo II, representado por el marco teórico, se encuentra sustentado por

los antecedentes de la investigación y los fundamentos teóricos que sirven de
soporte a la variable de estudio. Asimismo, se muestra el sistema de variables y la
definición de los términos básicos de la investigación.

El Capítulo III, constituye el marco metodológico, en donde se establecen la

modalidad de la investigación, el tipo, la operacionalización de las variables, la
población y la muestra objeto de estudio, las técnicas utilizadas para la recolección
de información, la validez, así como los procedimientos para el desarrollo de la
investigación.

En el capítulo IV, se plasmaron los resultados de la investigación dándole

respuesta a cada uno de los objetivos específicos, también se realizó las
conclusiones, recomendaciones y referencias bibliográficas
 11

CAPÍTULO I

EL PROBLEMA

1. Planteamiento del problema

La información se define como un conjunto organizado de datos, que

constituyen un mensaje sobre un ente o fenómeno. Durante años , el ser humano ha
utilizado diferentes métodos para el manejo de la información y toma de decisiones,
utilizando como base el papel. Elaborar manualmente los procesos cotidianos de una
organización ha sido la forma mas común para la realización de tareas como
facturación, registro y control de ingreso o egreso, entre otros.

Actualmente la economía y operaciones de las organizaciones e incluso de

países enteros está basada en la información, esto obliga a los empresarios y
particulares a interactuar directa o indirectamente con sistemas de diferente índole:
manuales o automatizados que permitan manejarla de la forma más eficaz. Esto se
evidencia en el creciente interés de la población por acercarse a la tecnología en los
diferentes sectores de la vida pública.

Es importante mencionar, la integración de particulares y empresas al trabajo

con equipos de cómputo, los cuales agilizan el procesamiento de grandes cantidades
de datos y le suministran al usuario la información. Esta integración ayuda a mejorar
los procesos administrativos de la organización, lo cual se traduce en mayor
competitividad y éxito en las actividades emprendidas.

En ese sentido, la modernización de las organizaciones implica la

transformación de la gestión administrativa así como cambios en las relaciones
internas y con el entorno. Por lo que se hace necesario flexibilizar las estructuras
hacerlas más livianas y promover esquemas que aseguren mayor compromiso de
todas las dependencias de la organización, agilizando los procesos internos.
 12

Es así, como en la década de los noventa el Instituto Nolan Norton patrocinó

un estudio en que todos concordaban en que los sistemas contables y de facturación
manuales no eran suficientes para conocer la situación de las empresas, y que era
necesario reunir nuevos conceptos. Durante un año y con la participación de varias
empresas, se buscó un nuevo modelo para medir la actuación de las mismas.
Norton (2000) fue el líder del proyecto y Kaplan (2000) trabajó como asesor
académico.

Con la experiencia y conocimientos aportados por los participantes se llegó a un

producto final: El Cuadro de Mando Integral, Balanced Scorecard o como se le
conoce en su traducción: Sistema Balanceado de Indicadores o Cuadro de Mando
Integral denominándose así, a un conjunto de indicadores de gestión que permiten
el control, así como el seguimiento del cumplimiento de la estrategia de largo plazo
definida por la compañía. A su vez estos indicadores deben estar balanceados a
través de toda la organización e inclusive agrupados en cuatro dimensiones
representativas: Finanzas, Procesos, clientes y recursos humanos. Norton, desarrolló
el método en tres artículos publicados en el negocio Review (1999) de Harvard.

Su idea era que las medidas financieras tradicionales fueran sustituidas con
medidas operacionales referentes a la satisfacción de cliente, procesos internos y a
la capacidad de innovar. Estas tres medidas asegurarían los resultados financieros
futuros, y conducirían a la organización hacia sus metas estratégicas mientras que
mantenían las cuatro perspectivas del balance, como herramienta de gestión
gerencial.

Es por ello que en los últimos años muchas empresas han incorporado nuevos
sistemas de gestión que permiten la automatización en la ejecución de los procesos
con el fin de aumentar la cantidad y eficacia en la gestión de los servicios que realiza.
Estos sistemas denominados de flujo de trabajo son sistemas informáticos que
permiten la integración de los distintos procesos así como, el control automático de
los elementos de esos procesos, desde personas ordenadores hasta información y
documentación. La aplicación de estos nuevos sistemas de gestión a los procesos de
 13

facturación permite agilizar la circulación tanto de información como de documentos,

obteniéndose una mayor eficacia en el servicio prestado. Todas estas medidas
(evaluaciones) se enmarcan en un sistema de gerencia estratégico que conduzca la
mejora y que permita prepararse para el futuro.

Por otra parte, para las empresas venezolanas, la factura constituye en la

actualidad más que un documento comercial o mercantil, un documento cuya
importancia específica es, en mayor parte, de naturaleza fiscal. De allí que, para que
las facturas puedan emitirse por vía electrónica o telemática es necesario obtener la
autorización correspondiente de la Administración Tributaria y, por supuesto, cumplir
con las condiciones y requisitos que deben reunir las facturas transmitidas para que
tengan la misma validez que las realizadas de forma manual.

Ferre-Impercon, C.A, objeto de este estudio, presta servicios a clientes

particulares y empresas desde hace 8 años, período en el cual se han observado
deficiencias en la calidad de sus servicios, así como su parte operativa y
administrativa. Cada venta es facturada manualmente y registrada en planillas.

En relación a lo anteriormente expuesto, Ferre-Impercon, C.A, empresa

venezolana líder en el ramo de la impermeabilización a nivel nacional, ha
considerado el desarrollo de un sistema automatizado para el control del proceso de
facturación, como herramienta capaz de manejar los registros de trabajos de
impermeabilización, ventas de impermeabilizantes y otros productos ofrecidos por la
empresa ; generar facturas y reportes.

Esta información es utilizada como instrumento eficaz para la administración

por lo cual se busca la organización de datos haciéndolos de fácil registro,
almacenamiento, procesamiento, recuperación y comunicación de acuerdo a los
requerimientos de los usuarios involucrados contando así con un sistema funcional
que satisfaga sus necesidades. En tal sentido y en función de esta situación se ha
planteado el siguiente problema de investigación:
 14

1.2. Formulación del problema

¿Cómo desarrollar un sistema automatizado para el control del proceso de

facturación de la empresa Ferre-Impercon, C.A ?

1.3 Objetivos

1.3.1 Objetivo general

Desarrollar un sistema de información automatizado para el control del proceso

de facturación de la empresa Ferre-Impercon, C.A

1.3.2 Objetivos específicos

• Identificar los procesos actuales para el control de facturación de Ferre-

Impercon, C.A.
• Determinar los requerimientos del sistema de información automatizado para
el control del proceso de facturación de Ferre-impercón, C.A.
• Diseñar el sistema de información automatizado para el control del proceso
de facturación de Ferre-Impercón,C.A
• Elaborar el sistema de información automatizado para el control del proceso
de facturación de Ferre-Impercón,C.A.
• Evaluar el sistema de información automatizado para el control del proceso
de facturación de Ferre-Impercón,C.A a través de pruebas específicas.

1.4. Justificación e Importancia

A su fin de lograr los objetivos propuestos en la presente investigación, se

desarrollará un sistema automatizado para el control del proceso de facturación de
Ferre-Impercón, C.A. , empleando técnicas de Análisis y Diseño de Sistemas de
Información el cual permitirá obtener un registro actualizado , de fácil consulta y
consistente que contiene los datos de los productos ofrecidos por la empresa, así
 15

como las operaciones asociadas a ellos, facilitando el manejo de la información

necesaria para llevar a cabo los procesos de la empresa.

Técnicamente, el desarrollo de la investigación permitirá conocer los aspectos

relacionados con la automatización de procesos de facturación , lo cual ofrecerá a los
usuarios y clientes mayor calidad en los servicios prestados que traerá como
consecuencia la eliminación de problemas como inconsistencia o pérdida de
datos,retardos al momento de consultar información errores en la secuencia de
registros y dificultades en la modificación de datos.

En cuanto a su metodología la investigación se justificará con la finalidad de

acceder a fuentes secundarias documentales: libros, tesis de grado, páginas
electrónicas, manuales, normas entre otros. Estas técnicas e instrumentos de
recolección de datos van ser utilizadas para la construcción, ejecución y evaluación
del sistema, siendo este último punto, otro elemento novedoso integrado al
mecanismo de valoración de confiabilidad del programa y la respuesta real que éste
ofrece a las necesidades de los trabajadores.

Esta investigación servirá como apoyo y punto de partida a trabajos de

características similares y aportará conocimientos referentes al análisis y diseño de
sistemas de información automatizados, basados en técnicas propuestas en ella y
servirá para el desarrollo de proyectos a gran escala. Por consiguiente desde el
punto de vista práctico, en toda empresa es necesario contar con sistemas
automatizados, los cuales minimicen los riesgos basados en un profundo
conocimiento de las causas que lo motivan y en la posibilidad de estar al alcance
para prevenir los problemas, evitando consecuencias y procurando un buen
desarrollo de la vida laboral y que garantice en todo momento la seguridad de los
datos , instalaciones , materiales y medio ambiente.

En este orden de ideas, es importante señalar que el sistema de información

desarrollado permitirá disminuir los costos asociados a papelería, imprenta y
mobiliario, además de proporcionar un mejor aprovechamiento del espacio físico y
 16

ofreciendo un ambiente de trabajo óptimo para el cumplimiento de los objetivos de la

empresa.

1.5. Delimitación

Temporal. En el mismo sentido, se especifica que el presente estudio será

realizado en un lapso comprendido entre Enero de 2014 y Julio de 2014.

Espacial. La investigación se llevara a cabo en la empresa Ferre-Impercon,

C.A situada en la calle 1, campo Niquitao, frente al sindicato Petrolero, La concepción
estado Zulia.

Científica. En lo correspondiente a la delimitación científica la misma será

desarrollada en el área Ingeniería de Computación, específicamente Análisis y
Diseño de sistemas de automatizados.
 17

CAPÍTULO II

MARCO TEÓRICO

En relación al marco teórico, Hernández, R; Fernández, C y Baptista, P. (2008),

expresan que éste "implica analizar teorías, investigaciones y antecedentes que se
consideren validos para el cuadro del estudio"(p.68). Orienta todos sus aspectos de
la fundamentación teórica, determina la voluntad de la investigadora de analizar la
realidad objeto de estudio de acuerdo a una explicación precedente por los
conceptos y aportes proporcionados por autores reconocidos y por los antecedentes
de las variables de la investigación.

2.1 Descripción de la Empresa

Ferre-Impercon, C.A es una empresa de impermeabilizaciones líder en el sector

de las empresas de impermeabilización, con una solución a medida para su
problema de humedad. Esta empresa esta dirigida a muy diferentes espectros
sociales: Industria, Construcciones, Edificios Singulares, Comunidades de
Propietarios, aportando a cada uno de ellos la solución más idónea para sus
necesidades en cada momento. Cuenta para ello con un equipo humano con
formación personalizada en la propia entidad y en estrecha colaboración con los
fabricantes de los productos más sofisticados, en sus diferentes áreas y con una
experiencia de más de diez años en el mercado.

Misión

Atender las necesidades de mantenimiento de los hogares y oficinas

hermosillenses oportunamente con servicios de calidad, seriedad y a buenos precios.

Visión

Ganar la credibilidad y confianza de los hermosillenses para poder posicionarnos

como la opción No1 en mantenimiento de inmuebles.
 18

Valores

Ser una empresa que se esfuerza día con día, para ofrecer un mejor servicio a los
clientes de alta calidad y confiable, esto a través de la práctica de los valores que a
continuación se destacan.
Calidad: en todos los ámbitos de cada uno de los proyectos que se realizan.
Puntualidad: en la entrega de los trabajos solicitados por nuestros clientes.
Coherencia: entre lo que nos comprometemos con nuestro cliente y lo que
efectuamos como trabajo.
Comunicación: constante y efectiva, entre todos los miembros que forman parte
de la empresa, así como con los proveedores y clientes.
Confianza: en que se realizan las labores de la mejor manera, con la finalidad de
satisfacer a cada uno de nuestros clientes.
Compromiso: con los clientes, al brindarles un servicios de calidad y con el medio
ambiente, al respetar y cumplir todas las normas establecidas para el cuidado de
éste.
Organigrama

Gerente General

Secretaria

Compras Recursos Operaciones y

Humano Mantenimiento

Almacenista

Ejecutores

Figura 1: Organigrama de la empresa Ferre-Impercon, C.A

 19

2.2 Antecedentes de la investigación

Los antecedentes constituyen referencias investigativas efectuadas

anteriormente, cuyos temas y resultados solidan con el estudio actual. En este
sentido, se exponen estudios que refieren parte de los criterios analizados en
relación al desarrollo de un sistema automatizado para el control del proceso de
facturación

Primeramente, se tomo la investigación de Vera (2013), titulada “Propuesta de un

sistema administrativo bajo plataforma móvil para el manejo de la información de la
empresa Stractox de Venezuela C.A”. Realizada en la Universidad Rafael Urdaneta,
la cual tuvo como objetivo general proponer un sistema administrativo bajo
plataforma móvil para el manejo de la información de la empresa Stractox de
Venezuela C.A” . la cual tuvo como objetivo general.

La misma utilizó un estudio de tipo descriptivo proyectivo, teniendo en cuenta que

además se encuentra dentro de los proyectos factibles, con un diseño no
experimental, utilizando como técnicas de recolección de datos, la observación
directa y la entrevista no estructurada la cual se aplicó a una población conformada
por el departamento administrativo de la empresa. Para el desarrollo del sistema se
obtuvo la ayuda por dos expertos 02 en el área de ingeniería del software.

El sistema se desarrolló aplicando la metodología de Senn, J. (2005), en lo

correspondiente a aplicaciones web, mediante sus 5 fases de desarrollo las cuales
son: Investigación preliminar, determinación de los requerimientos del sistema,
diseño del sistema recomendado, desarrollo y documentación del sistema, pruebas y
mantenimientos del sistema.

A su vez, para su codificación se usó el lenguaje de programación web HTML,

PHP y el manejador de base de datos MYSQL, se pudo constatar el cumplimiento
exitoso de los objetivos planteados al inicio de la investigación, en este sentido se
concluyó que la aplicación web móvil brindará al personal dentro y fuera de la
 20

empresa recibir información de manera más rápida, proporcionando facilidad de

consulta y obtención de información exacta y precisa. En base a los resultados
obtenidos, se recomienda la puesta en marcha de la aplicación en la web, además
de realizar actualizaciones, mantenimiento periódicos, de tal forma de ofrecer
información actualizada y oportuna.

En consecuencia de lo anterior, se puede afirmar que el aporte más resaltante

que brindó esta investigación, consistió en conocer algunas de las herramientas de
programación, con que se cuenta hoy en día, y que pueden ser utilizadas en la
construcción del sistema, quizás por su versatilidad y su fácil manejo, en otro sentido,
se utilizaron los fundamentos teóricos que respaldaron la presente investigación.

Dentro del mimos contexto, se analizó la investigación de Montiel (2012), titulada

“Sistema de información web para la gestión de pedidos a domicilio de la empresa
beca occidente, C.A”. Realizada en la Universidad Rafael Urdaneta.El objetivo de
este trabajo fue proponer un Sistema de Información Web para la gestión de pedidos
a domicilio de la empresa BECA Occidente, C.A. La investigación fue de tipo
proyectiva y, según su diseño, no experimental factible de campo.

Se utilizó la entrevista informal como instrumento de recolección de datos, en

conjunto con una serie de visitas a los establecimientos de la empresa, con el
objetivo de determinar los requerimientos del sistema. Dichos instrumentos fueron
aplicados a una población de un 1 individuo, como representante de la empresa y
experto en el área de computación. El Sistema de Información Web se basó en la
metodología planteada por Pressman 2005, conformada por cinco 5 etapas: Análisis,
Diseño, Código, Prueba y Mantenimiento.

Del mismo modo, se utilizó el lenguaje PHP para realizar las funciones de
interacción con el servidor, SQL para la comunicación e interacción con la base de
datos. Una vez realizadas todas las etapas, se obtuvieron resultados altamente
satisfactorios, demostrando el correcto funcionamiento del sistema y cumpliendo de
 21

manera favorable los objetivos. Se recomienda el uso el sistema por parte de la

empresa debido a que facilitará la gestión, manejo y entrega de los pedidos a
domicilio.

Este antecedente, tiene gran relevancia para el estudio actual, debido a su

similitud con los objetivos planteados, lo que hace necesaria su utilización como
aporte y referencia sobre el problema de la variable presentada en esta investigación,
aportando información que debe considerarse para efectos de la variable objeto de
estudio.

Asimismo, se revisó la investigación de Suarez (2012), titulada “Desarrollo de

un sistema de información automatizado para el control de facturación e inventario de
Óptica Pelayo, Realizada en el Politécnico Universitario Santiago Mariño, la cual
tuvo como tuvo como objetivo general desarrollar un sistema de información
automatizado para el control de facturación e inventario en Óptica Pelayo. La
investigación fue de tipo descriptiva porque en ella se miden conceptos y variables
específicas que postulan con precisión el objeto de estudio, y aplicada porque
resuelve el problema planteado en un período determinado de tiempo.

El diseño de investigación adoptado fue el no experimental de tipo transversal -

descriptivo, pues solo se definieron y analizaron las variables, sin algún tipo de
manipulación. La población está conformada por la propietaria de la empresa. Las
técnicas de recolección de datos fueron la observación directa, la entrevista informal
no estructurada y la observación documental. El sistema se desarrolló siguiendo seis
de las ocho fases del Modelo de Procesos WATCH de Montilva 2000, las cuales
fueron:

Análisis de dominio de la aplicación, descubrimiento de requerimientos,

especificación de requerimientos, diseño del sistema, implementación del sistema y
pruebas del sistema. La herramienta utilizada para el desarrollo fue Visual Basic 8.0.
Los resultados obtenidos en la investigación cumplieron los objetivos planteados,
 22

concluyendo que el sistema de información automatizado agilizará los procesos de

facturación e inventario de Óptica Díaz, C.A.

El aporte dado por la investigación anterior se basó principalmente en

presentar un marco teórico muy claro, preciso y conciso de lo que se trata un sistema
de información. Asimismo, en él se encuentran herramientas metodológicas para el
diseño, coadyuvando en el proceso de construcción del presente estudio, siendo el
aporte altamente significativo, ya que se relaciona con la temática estudiada, así
aportándoles unas ideas fundamentales a las personas que desean realizar
estudios referido a este tipo de investigación.

Por su parte, Montes (2011), realizó un estudio titulado “Desarrollo de un

sistema de información para la automatizacion de las historias médicas clínicas.
Maracaibo. Estado Zulia”. Realizada en la Universidad Rafael Urdaneta. El objetivo
de la investigación fue proveer la mayor calidad posible a los pacientes de las
instituciones hospitalarias del estado Zulia, donde se investigó mediante aplicaciones
de teoría y conceptos básicos de Sistema de Información, las posibilidades de
solventar la problemática actual con respecto a las historias clínicas.

El tipo de investigación según Senn fue descriptivo, aplicativo ya que

caracterizó las condiciones reales del proceso de historias médicas solucionara la
problemática actual en un tiempo corto. Se utilizó el programa visual basic 6.0 ya que
es orientado a objetos, posee una interfaz gráfica, es fácil de codificar y permite la
conexión abierta con la base de datos. La metodología para el desarrollo del sistema
de información fue la propuesta por kendall y kendall en 1997. Los resultados de la
investigación fueron satisfactorios ya que se diseñó, y se realizaron las pruebas del
sistema obteniendo disminución de los costos, eficacia y eficiencia en los procesos
de automatización, por último se recomendó la utilización del sistema y la utilización
de los diferentes sistemas de seguridad del mismo.

La investigación señalada anteriormente, sirvió de reseña por la similitud de las

herramientas de programación que se utilizaron para realizar el sistema, así como
 23

también en la recopilación de datos ya que provienen de fuentes similares (datos

reales proporcionados por la empresa), demostrando la validez del mismo, sirviendo
como patrón fundamental para establecer la metodología para medir el sistema de
facturación.

Finalmente, se tomó la investigación de Quintero (2009), titulada “Sistema de

información automatizado para facilitar al supervisor el registro y control del recurso
humano de las instituciones educativas”. Realizada en la Universidad Rafael
Urdaneta. El objetivo principal de la fue proponer un sistema de información para
facilitar al supervisor el registro y control del recurso humano de las instituciones
educativas adscritas al municipio escolar Cabimas, Estado Zulia.

Se fundamenta teóricamente a partir de los aportes sobre Sistemas de

Información de autores como: Kendall and Kendall 2006, Mosley, Megginson, Prieto
2005, Laudon 2004, Ivancevich 2006 entre otros. El tipo de investigación fue de
carácter descriptivo y de campo, con un diseño no experimental-transeccional. La
población estuvo constituida por diecisiete 17 sujetos que integran el personal de
supervisores escolares. Como técnica de recolección de información se aplico una
encuesta con un cuestionario de 36 preguntas cerradas.

El instrumento preliminar fue sometido a la validez del contenido a través del

juicio de cinco expertos. La confiabilidad se determino aplicando a una prueba piloto
el cálculo del estadístico Kuder - Richardson resultando muy alta 0.93. Se tabularon
los datos para el análisis final y, se determino que existe la necesidad de diseñar un
sistema de información con la finalidad de: agilizar procesos, ofrecer respuestas
rápidas, oportunas, confiables, eficientes, eficaces, para facilitar al supervisor escolar
el registro y control del recurso humano de las instituciones educativas.

El antecedente mencionado fue relevante para la investigación, porque se

tomaran referencias bibliográficas que permitirán fundamentar teóricamente la
 24

investigación, así como se tendrá en cuenta la metodología utilizada para desarrollar

el sistema de información.

2.3 Bases teóricas

En este capítulo se analizan y exponen teorías, investigaciones, consideradas

válidas y confiables, en dónde se organiza y conceptualiza el estudio. Al respecto,
Bavaresco, A. (2001), indica que las bases teóricas tiene que ver con las teorías que
brindan al investigador, el apoyo inicial dentro del conocimiento del objeto de estudio,
es decir, cada problema posee algún referente teórico, lo que indica, que el
investigador no puede hacer abstracción por el desconocimiento, salvo que sus
estudios se soporten en investigaciones puras o bien exploratorias

2.3.1 Sistema

El termino sistemas según Pablos, López, Agius, Romo ,Medina (2012), es

utilizado hoy en día de manera muy habitual y para referirse a muchas, variadas y
distintas cuestiones, en fin se emplea para designar un concepto o una herramienta
para explicar como es y o que ocurre en una determinada tarea como la económica,
la social, la tecnología, la física entre otros.

Dentro del mismo contexto, los autores Kendall y Kendall (2005) definen los
sistemas como el conjunto de elementos organizados que se encuentra en
interacción, los cuales buscan una meta o metas en común, operando para ellos
sobre una información y sobre una energía o materias u organismos en referencia
temporal para producir como salida la información o energía, materia u organismo.

2.3.2 Sistema de información

Un sistema de información es un sistema (SI), (basado en el computador) que

procesa datos, en forma tal que pueden ser utilizados por quien los recibe para fines
de toma de decisiones. A su vez, se infiere que es un medio organizado de
 25

proporcionar información pasada, presente y futuro (proyecciones) relacionadas con

las operaciones internas y conocimiento externo de la organización.

Dentro de este contexto, Pablos, López, Agius, Romo ,Medina (2012), lo definen
como un conjunto de recursos técnicos, humanos y económicos, interrelacionados
dinámicamente y organizados en torno al objetivo de satisfacer las necesidades de
información de una organización empresarial para la gestión y la correcta adopción
de decisiones. Por su parte, Pressman (2010), considera que un sistema de
información es un sistema hombre/máquina que procesa datos a fin de registrar los
detalles originados por las transacciones que ocurren en las entidades que forman una
organización y aporta una variedad de reportes, que sean requeridos por los entes
externos, además discurre y maneja al sistema de información como ingeniería del
software. La nueva tecnología tiene un impacto significativo sobre la línea información
de una empresa garantizándole ventajas competitivas sostenibles.

Los autores, en sus análisis hacen hincapié en la importancia de las herramientas

de información para el logro de ventajas comparativas y el incremento del rendimiento
del capital que en realidad se muestran como índices para medir la productividad de
las empresas. Afirman que el programa base de la organización es incrementar la
productividad, y que los sistemas de información contribuyen positiva y eficazmente en
el logro de este objetivo

En el mismo ángulo de argumentación, Montilva (2006), indica que un sistema

de información está caracterizado porque: es abierto, interactúa con su ambiente
mediante el intercambio de información y se adapta a las necesidades del ambiente
que lo contiene; es un sistema hombre – máquina, permite el uso de máquinas
(computadoras) que automatizan los procesos rutinarios de trasformación, los cuales
son controlados y dirigidos por el hombre; su entrada está constituida por datos en
información, constituye la función esencial del sistema de información.

En el mismo orden de ideas, Cortéz (2008) afirma que los sistemas de

información vienen a ser uno de los principales productos que la computación e
 26

informática provee. De hecho, si se considera la palabra informática, ella se deriva de

la composición de dos palabras. Por un lado, información y por otro, automática, lo
que lleva a decir que la informática es el tratamiento de la información por medios
automáticos.

Los medios automáticos se refieren a los dispositivos computacionales (CPU,

impresoras, cajeros automáticos, entre otros) y el software que corre encima de esos
dispositivos. La información es la salida que proveen esos dispositivos para ser
interpretados por personas u otros sistemas de información, los cuales, a su vez,
tienen sus propios dispositivos y personas. Se definirá un sistema de información
como un sistema basado en computadora, el cual es alimentado con datos por medio
de procedimientos de entrada y convierte los datos en información. La información se
muestra por medio de procedimientos de salida.

Por su parte, Senn (2005), asevera que un sistema es un conjunto de dos o

más elementos de cualquier clase interrelacionados; la información es un dato que
ordenado en un contexto adecuado por medio de un procesamiento adquiere
significado y proporciona conocimientos. Interactúan entre sí para lograr un objetivo
común. Este es el medio por el cual los datos fluyen, así mismo proporcionan servicio
a todos los demás sistemas de una organización y enlazan todos sus componentes
de tal forma que estos trabajen con eficiencia para alcanzar el mismo objetivo.

De acuerdo con los conceptos de los autores anteriormente mencionados se

determinó que un sistema de información es un conjunto de elementos o
componentes que se relacionan entre sí para lograr un objetivo común, el cual es
mantenido con datos por medio de modos de entrada y convierte los datos en
información. La información se observa por medio de procedimientos de salida.
Además se infiere que un sistema de información corresponde a un conjunto de
elementos interrelacionados que bajo un procedimiento específico (datos de entrada,
procesamiento de información y salidas), permiten agilizar procesos y obtener
resultados precisos y oportunos; convirtiéndose en una solución a los problemas
generados por los procedimientos manuales
 27

2.3.2.1. Características de los sistemas de información

Pressman (2010), expresa que la concepción de los SI han evolucionado desde

inicios de la década de los años noventa desde un enfoque meramente informacio-
nal; hasta enfrentar este nuevo siglo con un reto fundamental: resolver la interopera-
bilidad semántica, en la cual un hecho puede ser más que una simple descripción, si
se desea lograr una verdadera interpretación de la realidad. Los SI, vistos desde otro
ángulo, son esencialmente artefactos del conocimiento que capturan y representan
este recurso en ciertos dominios.

Un SI, según Senn (2005), es el conjunto de los elementos y procesos que in-
tervienen dinámicamente en la explotación de información cognitiva, concebida en el
marco de un grupo social concreto y para áreas determinadas, cuyo propósito es fa-
cilitarles el acceso al conocimiento y apoyarlos en la toma correcta de decisiones.
Los profesionales e investigadores que estudian este tema han tratado tradicional-
mente con los problemas de identificar, capturar, y representar el conocimiento del
dominio dentro de estos sistemas y el ámbito en el cual se aplican.

El enfoque tradicional del concepto de SI se auxilia de la teoría de sistema, tan

aplicada a la praxis de los procesos de la organización como sistema abierto, com-
plejo y dinámico. Determinados autores expresan esta definición en relación directa
con las organizaciones, sus procesos y estructuras, las tecnologías y las personas.
Desde esta perspectiva, la verdadera naturaleza del SI radica en su objetivo dentro
de la organización, más que en su esencia (está centrado en conocer el para qué,
más que en el cómo o el qué).

Es conclusivo caracterizar el SI como un conjunto formal de procesos que, ope-

rando sobre una colección de datos e información estructurados según las necesida-
des de la organización, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de
ella) necesaria para las operaciones, las actividades de dirección y la toma de deci-
siones. Actualmente, los SI se enfrentan a dos retos fundamentales. En primer lugar,
 28

su diseño, desarrollo e implementación son procesos que confluyen en diferentes

contextos, con distintos puntos de vista y suposiciones acerca de determinado domi-
nio.

Esto provoca problemas de comunicación por falta de entendimiento comparti-

do y por la complejidad de la realidad. En segundo lugar, las representaciones en los
SI deben corresponderse, lo más estrechamente posible, con la realidad y los proce-
sos que ellos representan para que finalmente cumplan con los objetivos diseñados.
Según Montilva (2010), las características de los sistemas de información son:

1 Es un sistema hombre-máquina, integrado por personas, equipos y procedi-

mientos, estas características pueden originar funciones pues podría pensarse que
no es posible la existencia de un sistema de información sin un computador; aseve-
ración del todo falsa, pues se sabe que en la actualidad, una actualización mediana o
grande difícilmente puede concebir y utilizar un sistema de información sin el uso de
computadoras que faciliten el procedimiento de los datos. Por lo tanto, dicha relación
en un sistema de información, depende del grado o nivel de participación de perso-
nas o del grado y nivel de utilización de máquinas, por lo que se puede aceptar como
tal, a un sistema de información manual, a un sistema de información mecanizado o
a un sistema de información computarizado.

2 La operación central del sistema de información está constituida por el proce-

sador de datos, el cual permite capturar y procesar los datos originados por las tran-
sacciones y entidades (procesamiento de transacciones); y producir y diseminar in-
formación para la organización y su ambiente (procesamiento de información). En
este orden de ideas, se puede observar la evolución de la tecnología, así como los
distintos puntos de vista sobre la necesidad de implementación de los sistemas de
información para el procesamiento de los datos; por lo que cabe destacar la impor-
tancia que representa el desarrollo, crecimiento y transformación de los SI para esta
investigación, ya que permitirá elaborar un modelo de toma de decisiones a través de
una red de área local.
 29

2.3.3. Procesos actuales de facturación

La facturación según Rodes (2012) se aplica principalmente para gestionar un

control sobre todos los movimientos financieros que posee una empresa o negocio.
Este método se realiza cuando la facturación recibe información de parte del resto de
las aplicaciones que por una parte, se refieren a los datos del cliente, y por otra parte
a los procesos y trabajos que se realizan convirtiendo dicha información en líneas
listas para facturar, por ejemplo, numero de trabajadores, números de recibos de
listados, asientos contables, IVA, entre otros. En una empresa se posee acceso a
toda la data que pueda llegar a afectar en algún modo la facturación de la misma,
para poder realizar alguna que otra consulta e incluso, en muchos casos,
modificaciones.

Los sistemas de facturación suelen permitir la impresión de informes,

semanales, mensuales, anuales para poder tener un control de apoyo cuando se
trate de saber los movimientos económicos de su empresa, lo que se quiere decir
con esto es que puede ver informes detallados sobre el estado de sus clientes, así
como también suelen incluir las actividades diarias que son realizadas, tales como
los pagos recibidos, los nuevos clientes, los pagos pendientes, y cualquier
movimiento que sea facturado en un día de trabajo.

En muchos casos, estos informes de cuentas a cobrar suelen estar

almacenados junto a otros importantes informes financieros de la empresa o el
comercio; algunos ejemplos son los informes de gastos, que tienen el fin de analizar
si están o no aumentando los beneficios y es probable que esto lo ayude a planificar
el futuro de su negocio. Generalmente estos informes de facturación suelen
generarse en el mismo sistema de facturación de la PC, aunque también se pueden
llevar a cabo en planillas de cálculo normales; muchos de los sistemas de facturación
que llevan instalados las computadoras de las grandes empresas, suelen generar los
análisis automáticos, pero es importante que tenga en cuenta que esto solo puede
realizarse si posee el software correcto ya que en muchos casos, algunos programas
no poseen este beneficio.
 30

2.3.3.1. Flujo de Información de los datos de la facturación

Tal como lo explica Puchol (2007), la información es el material del que están
hechas las organizaciones, por el que funcionan y a través del cual prosperan o
fracasan. La información permite que una empresa identifique y satisfaga las
demandas de los mercados competitivos; a través de la información las
organizaciones comparten objetivos, idean estrategias, toman decisiones e integran
comportamientos, la información permite que la innovación siga su curso, que se
produzca el cambio, que mejoren la calidad y el servicio.

De igual forma, Ulrich y Brockbank (2006), exponen que el flujo de información

es muy importante, ya que toda organización debe gestionar el flujo entrante de
información, del cliente, accionista, económica y reguladora, tecnológica y
demográfica para asegurarse que los empleados reconocen y se adaptan a las
realidades externas, también deben gestionar y dirigir el flujo interno para tener un
control absoluto de la misma.

2.3.3.2. Registro

Según Nevado (2008), un registro es un tipo o conjunto de datos almacenados

en un sistema. Existen distintos tipos de registros, pero en todos los casos hay una
referencia al concepto de almacenar datos o información sobre el estado, procesos o
uso de la computadora. En primer lugar, un registro del sistema viene a ser una base
de datos que tiene el fin de almacenar configuración, opciones y comandos propios
del sistema operativo.

Del mismo modo, Santamaría (2003), define que un registro es un conjunto de

campos que contienen los datos que pertenecen a una misma repetición de entidad;
De acuerdo a lo establecido en el Manual de Mantenimiento de Vehículos de Kia
Motors (2008), un registro de vehículos es el conjunto de archivos, dicho conjunto
genera una base de datos, ésta a su vez contiene toda la información
 31

correspondiente a un grupo específico de vehículos, para llevar un control detallado

de costos y presupuestos.

Cuando se tiene un grupo o flotilla de vehículos, regularmente se debe a que

esta agrupación es para prestar un servicio, por consiguiente es fundamental que los
vehículos se encuentren en condiciones operativas, es decir, que dichos vehículos
estén funcionando adecuadamente para que se pueda brindar el servicio en forma
apropiada; por lo tanto es primordial la realización de un oportuno registro de
vehículos.

De acuerdo a lo anterior, se deduce que un registro está configurado por el

conjunto de datos que pertenecen a una entidad en particular. En todos estos casos,
el empleo de registros tiene el fin de almacenar información, ponerla en relación y
colocarla al alcance bajo un índice o sistema de orden que permita su acceso en
cualquier momento. Los registros son el método que tanto el usuario como el sistema
informático utilizan para acceder y utilizar toda la información.

2.3.3.3. Emisión de factura

Es el conjunto de operaciones que se realiza para expresar los valores que

debe cobrarse a cada consumidor, en un documento denominado factura, guía de
recibo, o aviso de cobranza. Esta operación es simple, pero sin embargo pueden
presentar complicaciones, en función del volumen de facturas a emitir, pueden
realizarse en forma manual, semi mecánica o sistematizadas

2.3.4. Requerimientos

Un requerimiento es una necesidad documentada sobre el contenido, forma o

funcionalidad de un producto o servicio considerando las especificidades de los
clientes, los mismos son declaraciones que identifican atributos, características,
capacidades, cualidades que necesita cumplir un sistema de información (o un
software) para que tenga valor y utilidad para el usuario. En otras palabras, los
 32

requerimientos muestran qué elementos y funciones son necesarias para el

desarrollo de un proyecto.

Pressman (2010), establece que la tarea del análisis de requisitos es un

proceso de descubrimiento, refinamiento, modelado y especificación. Se refina en
detalle el ámbito del software, y se crean modelos de los requisitos de datos, flujo de
información y control, y del comportamiento operativo. Se analizan soluciones
alternativas y se asignan a diferentes elementos del software. El análisis de
requisitos permite al desarrollador o desarrolladores especificar la función y el
rendimiento del software, indica la interfaz del software con otros elementos del
sistema y establece las restricciones que debe cumplir el software.

En este sentido., kotoya (1997), afirma que los requerimientos se definen como
las descripciones de cómo el sistema debe comportarse, la información acerca del
dominio de la aplicación, las restricciones operativas del sistema o las
especificaciones de las propiedades o atributos del sistema; con los requerimientos
se determina las características que el usuario desea del sistema y entender cuáles
son sus necesidades en términos de diseño.

Seguidamente, Lan Sommerville (2005) define los requerimientos para un

sistema como la descripción de los servicios proporcionados por el sistema sus
restricciones operativas. Estos requerimientos reflejan las necesidades de los
clientes de un sistema que ayude a resolver algún problema corno el control de un
dispositivo, hacer un pedido o encontrar información.

Con base a lo reflejado por los autores, es importante destacar que un

requerimiento es la condición o capacidad que debe poseer un sistema o un
componente de un sistema para satisfacer un contrato, un estándar, una
especificación u otro documento formalmente impuesto, así como cubrir una
necesidad documentada sobre el contenido, forma o funcionalidad de un producto o
servicio.
 33

2.3.4.1. Entrada

Los datos de entrada se deben manejar muy cuidadosamente ya que son la

fuente más probable de errores en todo el sistema de información gerencial. Si se
crean errores en cualquier punto entre el punto de origen y la entrada al equipo de
computación, estos errores serán propagados a todo el sistema. Correspondientes a
la captura y registro de los eventos o transacciones del sistema y a los datos que
alimentarán a la base de datos. Para cada tipo de entrada se debe especificar la
fuente, los elementos de datos que contiene, el método y medio de captura y los
procedimientos y controles de edición y validación que sean necesarios.

Según Pressman (2010), el requerimiento de entrada verifica la solicitud de

curso, es el proceso medular de transformación y manipulación de la información,
para efectuar este requerimiento se utilizan los diagramas de flujo de datos, los
cuales sirven para representar un sistema o un software en varios niveles de
abstracción. Lo anterior quiere decir que existe un proceso de refinamiento de los
diagramas, el cual arranca desde un diagrama contexto. El refinamiento que se hace,
viene a representar un mayor flujo de información y de detalle funcional del software.

Por su parte, Riggs (2005), asegura que consiste en el desarrollo de

especificaciones y procedimientos para la preparación de datos, la realización de los
procesos necesarios para poner los datos de transacción en una forma utilizable para
su procesamiento. De acuerdo a lo anterior, es importante mencionar, que los
procesos de entrada, requeridos por el sistema en desarrollo, son: productos,
proveedores, tanques, usuario, materiales, clientes, empleados; existen cinco
objetivos que controlan la cantidad de entrada requerida, a enviar los retrasos,
controlar los errores y mantener la sencillez de los pasos necesarios, estos son:
control de la calidad de entrada, evitar los retrasos, evitar los errores en los datos,
evitar los pasos adicionales, mantener la Sencillez del proceso.

Por último, Blake (2004), refiere que es el proceso mediante el cual el sistema
de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las
 34

entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se
proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos
o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último
se denomina interfaces automáticas.

Con base a las teorías de los autores mencionados se infiere que el

requerimiento de entrada es el vínculo que une al sistema de información con el
mundo y sus usuarios, es el proceso mediante el cual el sistema de Información
obtiene los datos requeridos para efectuar los procesos pertinentes que se
requieren dentro de las empresas con el fin de apoyar las actividades de las mismas.

Teniendo en cuentas a lo anterior, es importante tener en cuenta la importancia

que tiene el sistema de facturación para la empresa, ya que la factura para ella es el
documento que refleja la provisión del servicio, junto a la fecha de devengo, además
de indicar la cantidad a pagar como contraprestación. En este documento se
encuentran los datos del expedidor y del destinatario, el detalle de los productos y
servicios suministrados, los precios unitarios, los precios totales, los descuentos y los
impuestos. Por eso los datos de entrada al sistema deben ser correctos y sin errores.
En este caso se tomara en cuenta la base de datos de los proveedores, inventario de
los productos utilizados para el servicio, lista de clientes y los diferentes servicios
que se prestan

2.3.4.2. Proceso

El procesamiento de la información es un proceso lógico del pensamiento

donde intervienen las distintas ciencias que convergen en los currículos de cualquier
subsistema educacional y no verbal donde se producen intercambios significativos de
análisis, comparaciones, predicciones e interpretaciones. También se puede decir
que es una técnica usada para manipular datos para el empleo humano o de
máquinas. Pressman (2010), El proceso es una descripción narrativa de lo que debe
cumplir el proceso.
 35

Por ejemplo (a) verificar solicitud de curso: se examina si el código de curso

especificado es válido, además de corroborar los requisitos del curso para poder
asignarlo al estudiante. (b) verificar identificación: verifica que la identificación
proporcionada por el estudiante sea autorizada en el sistema. Como práctica, puede
completar el diccionario de los tres diagramas anteriores. Como primer paso defina
las unidades externas, luego los almacenes de datos, los elementos de datos y. por
último, los procesos.

En este orden de ideas, Riggs (2005), afirma que procesar datos es el

equivalente de pensar para la computadora - calculando, comparando y tomando
decisiones. Las máquinas tienen que pensar de la manera más difícil, pueden hacer
solamente una cosa por vez, un paso a paso continuo. Los procedimientos complejos
deben ser desmenuzados en pasos muy simples. Después éstos pasos pueden ser
repetidos miles de millones de veces, pueden probarse toda clase de opciones y
guardar una lista con lo que funcionó y con lo que no.

En otras palabras, procesamiento de información consiste en convertir los datos

en bruto del instrumento de recolección y datos en una forma legible por el
computador. Luego se puede hacer uso de procedimiento computarizado de análisis
de datos para extraer la información de los datos. Además se dice que es cualquier
ordenación otro tratamiento de datos, o los elementos básicos de información,
mediante el empleo de un sistema.

2.3.4.3. Salida

El término salida se usa para denotar cualquier información producida por un

sistema de información, ya sea impresa o en una pantalla que será entregada a los
usuarios. Algunos datos requieren un procesamiento extenso antes de que se
conviertan en salida adecuada, y otros datos son guardados y considerados salida
cuando se les recupera con poco o ningún procesamiento. La salida puede tomar
muchas formas, la permanente tradicional de los reportes impresos y la fugaz, tal
 36

como la de las pantallas VDT, microformas y sonido. Los usuarios dependen de la

salida para realizar sus tareas, y frecuentemente juzgan el mérito de un sistema
únicamente por su salida.

Según Riggs (2005), el término salida se aplica a cualquier información

producida por un sistema, ya sea impresa, desplegada o verbal. Cuando los analistas
diseñan la salida, seleccionan métodos para representar la información y crean
documentos, informes u otros formatos que contienen información producida por el
sistema. Los métodos de salida varían a lo largo de los sistemas, para algunos, como
un informe de inventarios de la cantidad de mercancía, el sistema del computador,
bajo el control del programa, nada mas consulta los datos que se tienen a mano en el
almacenamiento, y los ensambla en una forma que sea presentable.

En el mismo sentido, Martínez (2013), aporta que para crear la salida más útil
posible, los analistas de sistemas trabajan de cerca con los usuarios, por medio de
un proceso interactivo hasta que el resultado se considera satisfactorio. Cuando los
analistas diseñan la salida, seleccionan métodos para representar la información y
crean documentos, informes u otros formatos que contienen información producida
por el sistema. Los analistas deben decidir cuándo imprimir, desplegar o presentar
su salida en forma audible. La salida impresa puede utilizar papel en blanco o formas
preimpresas, la salida visual puede utilizar una o múltiples pantallas para desplegar
información.

Resumiendo lo anterior, las organizaciones de acuerdo con sus necesidades

adecuan sus salidas a formas preimpresas, formas múltiples o los documentos de
retorno. Las salidas se generan a través de variados medios como impresoras,
cámaras e impresoras de tarjetas. Hoy día son empleadas las impresoras láser por
su velocidad y la integración eficiente de las gráficas. La plantilla es el modelo que
usan los analistas para mostrar la localización de la información. El diseño de la
plantilla puede ser manual o por computadora. Allí se marcan valores que son
 37

constantes y los variables; además se indican los resúmenes, los totales y las
marcas de control para enfatizar puntos específicos de información

2.3.4.4. Almacenamiento

Corresponden al almacenamiento de datos del sistema. Se debe identificar los

registros lógicos necesarios, sus estructuras y las relaciones entre ellos, así como
también, los medios de almacenamiento y los volúmenes estimados. En otras
palabras corresponde a guardar los datos obtenidos a través de la captura del mismo.
Según Pressman (2010). En este procedimiento se utilizan convenciones de flotación
de estructuras de archivos o de datos. No se forzará a escoger una en particular,
aunque se recomienda adoptar alguna. Ésta puede ser la que se estudia en su curso
de Bases de Datos. De todos modos, en la fase de análisis se debe dar una
especificación preliminar de los almacenes de datos.

Según Senn (2005), es una de las actividades o capacidades más importantes

que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede
recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información
suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos.
Asimismo, para Riggs (2005), la memoria de la computadora (RAM) es un lugar
provisional de almacenamiento para los archivos que usted usa. La mayoría de la
información guardada en la RAM se borra cuando se apaga la computadora.

Por lo tanto, su computadora necesita formas permanentes de almacenamiento

para guardar y recuperar programas de software y archivos de datos que desee usar
a diario. Los dispositivos de almacenamiento (también denominados unidades)
fueron desarrollados para satisfacer esta necesidad. Los siguientes constituyen los
tipos más comunes de dispositivos de almacenamiento: Unidades de:

(a) Disco Duro: El disco duro es el sistema de almacenamiento más importante

de su computador y en el se guardan los archivos de los programas - como los
 38

sistemas operativo D.O.S. o Windows, las hojas de cálculo (Excel, Qpro, Lotus) los
procesadores de texto (Word, WordPerefct, Word Star, Word Pro), los juegos (Doom,
Wolf, Mortal Kombat) - y los archivos de cartas y otros documentos que usted
produce.

(b) Utilidad de Desfragmentación de Disco: Al transcurrir el tiempo, es posible

que los archivos se vuelvan fragmentados porque se almacenan en posiciones
diferentes en el disco. Los archivos estarán completos cuando se abran, pero la
computadora lleva más tiempo al leer y escribir en el disco. Están disponibles
programas de desfragmentación que corrigen esto. Para obtener acceso al programa
de desfragmentación de disco bajo Windows 95, haga clic en Inicio. Ilumine
Programas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema. Haga clic en Utilidad de
Desfragmentación de Disco.

(c) Compresión de Datos: Usted puede obtener espacio libre en la unidad de

disco duro o en disquetes al comprimir los datos que están almacenados en éstos.
En Windows 95, haga clic en Inicio. Ilumine Programas, Accesorios, luego en
Herramientas de Sistema. Haga clic en DriveSpace.

(d) Detección de Daños: Si experimenta problemas con los archivos, tal vez
quiera averiguar si existen daños en el disco. ScanDisk de Windows 95 verifica los
archivos y las carpetas para encontrar errores de datos y también puede verificar la
superficie física del disco. Para ejecutar ScanDisk, haga clic en Inicio. Ilumine
Programas, Accesorios, luego en Herramientas de Sistema. Haga clic en ScanDisk.
Además, es posible que la unidad de disco duro puede estar 'infectada' con un virus,
si ha transferido los archivos o datos de otra computadora. Existen varios programas
de detección y limpieza de virus que están disponibles para usted. Simplemente hay
que pedirlos del distribuidor local de software para computadoras.

(e) Respaldo: Si la unidad de disco duro se descompone o si los archivos se

dañan o se sobrescriben accidentalmente, es una buena idea contar con una copia de
respaldo de los datos de la unidad de disco duro. Están disponibles varios programas
 39

de respaldo de uso con cintas, disquetes y aun con los medios desmontables. A
menudo, la computadora tendrá una utilidad de respaldo ya instalada.

(f) Unidad CD: Puede obtener acceso a la unidad de CD desde el panel frontal
de la computadora. La unidad de CD consiste en un dispositivo de 5,25 pulgadas con
una ranura cubierta o con una bandeja deslizable, un botón de carga / expulsión y un
indicador de actividad luminoso.

En conclusión se aporta que los dispositivos o unidades de almacenamiento de

datos son componentes que leen o escriben datos en medios o soportes de
almacenamiento, y juntos conforman la memoria o almacenamiento secundario de la
computadora. Estos dispositivos realizan las operaciones de lectura o escritura de los
medios o soportes donde se almacenan o guardan, lógica y físicamente, los archivos
de un sistema informático.

2.3.5. Diseño

El diseño de sistemas es el arte de definir la arquitectura de hardware y

software, componentes, módulos y datos de un sistema de cómputo para satisfacer
ciertos requerimientos. Es la etapa posterior al análisis de sistemas. El mismo tiene
un rol más respetado y crucial en la industria de procesamiento de datos. La
importancia del software multiplataforma ha incrementado la ingeniería de software a
costa de los diseños de sistemas.

En este orden de ideas, Gómez (2006), menciona al diseño como una

descripción o bosquejo que determina las propiedades formales o las características
exteriores de lo que se desea generar. Por otro lado, Whitten (2003) el diseño
consiste en detallar las especificaciones técnicas (informáticas) de la solución
resultante de la etapa de análisis de sistemas mediante un boceto que defina su
estructura.
 40

Dentro del mismo contexto, Muñoz y Rodríguez (2012), el diseño del sistema es
la estrategia de alto nivel para resolver problemas y construir una solución. Éste
incluye decisiones acerca de la organización del sistema en subsistemas, la
asignación de subsistemas a componentes hardware y software, y decisiones
fundamentales conceptuales y de política que son las que constituyen un marco de
trabajo para el diseño detallado

La importancia del diseño se puede describir con una sola palabra, calidad. El
diseño, según Pressman (2010), es el lugar en donde se fomentará la calidad en la
ingeniería, el mismo, proporciona las representaciones del software que se pueden
evaluar en cuanto a calidad. El diseño es la única forma de convertir exactamente los
requisitos de un cliente en un producto o sistema de software finalizado. Según el
autor mencionado el diseño debe contener lo siguiente:

2.3.5.1. Diseño de Datos

Transforma el modelo del dominio de información que se crea durante el análisis

en las estructuras de datos que se necesitarán para implementar el software. Los
objetos de datos y las relaciones definidas en una tabla de base de datos y el
contenido de datos detallado que se presenta en el diccionario de datos proporcionan
la base de la actividad del diseño de datos. Es posible que parte del diseño de datos
tenga lugar junto con el diseño de la arquitectura del software.

2.3.5.2. Diseño Arquitectónico

Pressman (2010), define la relación entre los elementos estructurales principales

del software, los patrones de diseño que se pueden utilizar para lograr los requisitos
que se han definido para el sistema, y las restricciones que afectan a la manera en
que se pueden aplicar los patrones de diseño arquitectónicos. La representación del
diseño arquitectónico -el marco de trabajo de un sistema basado en computadora-
 41

puede derivarse de la especificación del sistema, del modelo de análisis y de la

interacción del subsistema definido dentro del modelo de análisis.

2.3.5.3 Diseño de la Interfaz

Describe la manera de comunicarse el software dentro de sí mismo, con

sistemas que interoperan dentro de él y con las personas que lo utilizan. Una interfaz
implica un flujo de información (por ejemplo, datos y/o control) y un tipo específico de
comportamiento. Por tanto, los diagramas de flujo de control y de datos proporcionan
gran parte de la información que se requiere para el diseño de la interfaz.

Para hacer más compresible el concepto de interfaz, Pressman (2010), menciona

el siguiente ejemplo: “el plano de una casa (su diseño arquitectónico) no está
completo sin la representación de puertas, ventanas y conexiones de servicios para
el agua, electricidad y teléfono (por no mencionar la televisión por cable)”, (p. 259).
Las puertas, ventanas y conexiones de servicios del software informático es lo que
constituye el diseño de la interfaz de usuario.

El mismo autor afirma que el diseño de la interfaz se centra en tres áreas de

interés: (1) el diseño de la interfaz entre los componentes del software; (2) el diseño
de las interfaces entre el software y los otros productores y consumidores de
información no humanos (esto es, otras entidades externas) y (3) el diseño de la
interfaz entre el hombre (esto es, el usuario) y la computadora.

2.4 Sistema de variable

2.4.1 Definición conceptual

Un sistema de información es un sistema hombre/máquina que procesa datos a fin

de registrar los detalles originados por las transacciones que ocurren en las entidades
que forman una organización y aporta una variedad de reportes, que sean requeridos
 42

por los entes externos, además discurre y maneja al sistema de información como
ingeniería del software ( Pressman , 2010),

2.4.2 Definición operacional

Un sistema de información es un conjunto integrado de personas y

máquinas cuyo objetivo es entregarle a una organización la información requerida
para apoyar las operaciones, la administración y la toma de decisiones; el sistema
se realizará en cinco fases, procesos actuales, Requerimientos, Diseño,
Construcción, y Pruebas, Las cuales permiten conocer cómo en forma útil, eficaz y
dinámica se va generar el sistema de facturación , para convertir exactamente los
requisitos de un cliente en un sistema finalizado. (Rincon, 2014)
 43

Cuadro 1
Operacionalización de la variable
Objetivo General Desarrollar un sistema automatizado para el control del proceso de
facturación de la empresa Ferre-Impercon, C.A
Objetivos específicos Variable Dimensiones Indicadores
Identificar los procesos Flujo de
Información de los
actuales para el control de
datos de la
facturación de Ferre- Procesos facturación
Registro
Impercon, C.A. Actuales
Emisión de factura
Determinar los
requerimientos del Entrada
sistema de información Requerimientos Proceso
Sistema
automatizado para el del sistema Salida
automatizado
control del proceso de Almacenamiento
para el control del
facturación de Ferre-
proceso de
impercón, C.A.
facturación
Diseñar el sistema de Diseño de Datos
información automatizado Diseño
para el control del Diseño Arquitectónico
proceso de facturación de Diseño de la
Ferre-Impercón,C.A Interfaz
Elaborar el sistema de
información automatizado
para el control del
proceso de facturación de Objetivo a realizado cuando corra el
Ferre sistema
Evaluar el sistema de
información automatizado
para el control del
proceso de facturación de
Ferre
Fuente : Rincón (2014)
 44

CAPÍTULO III

MARCO METODOLÓGICO

En lo que respecta al marco metodológico, Arias, F (2006) lo define como el

“conjunto de pasos, técnicas y procedimientos que se emplean para formular y resol-
ver problemas”(p.18).Es decir se toman en cuenta los procedimiento para hallar res-
puesta a las preguntas e incógnitas que se plantearon en la problemática propuesta,
para que esta sea resuelta tomando en cuenta que esta metodología incurre en lo
que sería el tipo de investigación a utilizar en una investigación.

3.1. Tipo de investigación

El tipo y nivel de investigación considerado para los efectos de este estudio es

el descriptivo y tomando en consideración la definición de Arias (2006).Consiste en la
caracterización de un hecho, fenómeno, individuo o grupo, con el fin de establecer su
estructura o comportamiento. Por su parte, Hernández, Fernández y Baptista, (2006),
consideran que el propósito de “los estudios descriptivos es buscar especificar las
propiedades importantes de personas, grupos, comunidades ó cualquier otro fenó-
meno que sea sometido a análisis” (p.60), y se medirá y se evaluarán diversos as-
pectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar.

Con el soporte teórico de estas definiciones, la presente investigación se carac-

teriza por ser descriptiva, ya que se realizó un estudio sobre la viabilidad de desarro-
llar un sistema automatizado para el control del proceso de facturación de la empresa
Ferre-Impercon, C.A, siendo esta la propuesta habría que identificar las característi-
cas de las variables para determinar sus relaciones.

3.2 Diseño de la investigación

En cuanto al diseño, la investigación se encuentra dentro de los estudios no ex-

perimentales, Arias (2006) sostiene que el diseño no experimental “la investigación
 45

de campo es aquella que consiste en la recolección de datos directamente de los

sujetos investigados, o de la realidad donde ocurren los hechos (datos primarios), sin
manipular o controlar variable alguna, es decir, el investigador obtiene la información
pero no altera las condiciones existentes. De allí su carácter de investigación no ex-
perimental”. Además, explican los autores que en el diseño no experimental como
son los transaccionales descriptivos, tienen como objeto indagar la incidencia y los
valores en el que se manifiesta una o más variables.

Dentro del mismo contexto, el diseño se enmarca dentro de un contexto no

transeccional o transversal, definida por Hernández, Fernández y Baptista (2006),
definida como la que se recolectan los datos en un solo momento, en un tiempo úni-
co. Haciendo referencia a lo anterior este trabajo posee un diseño no experimental
de tipo transversal, puesto que se recolectan las evidencias sin la manipulación de
las variables de investigación. Y los datos fueron obtenidos en un solo momento una
sola vez. Ya que se realizó la consulta de las fuentes documentales una sola vez en
una visita realizada a la empresa donde facilitaron todos los datos necesarios para
realizar el proceso de facturación de de la empresa objeto de estudio.

Aunado a lo anterior, la investigación es de campo, según Bavaresco (2001. p,

28), este tipo de investigación se realiza en el propio sitio donde se encuentra el
objeto de estudio. Ello permite el conocimiento más a fondo del problema por parte
del investigador y puede manejar los datos con seguridad. Los diseños de campo se
refieren a los métodos a emplear cuanto los datos de interés se recogen en forma
directa de la realidad mediante el trabajo concreto del investigador y sus equipos.

Estos datos obtenidos directamente de la experiencia empírica, son llamados

primarios denominación que aluden al hecho que son datos de primera mano.. En
este caso la información fue recolectada en la empresa Ferre-Impercon, C.A
directamente de los sujetos investigados en realidad donde ocurren los hechos, sin
manipular o controlar variable alguna, es decir, se obtuvo o la información sin alterar
las condiciones existentes. Además de la consulta de las fuentes de información para
la recolección de los datos necesarios para el sistema
 46

3.3 Técnica de recolección de datos

En lo concerniente a las técnicas e instrumentos de recolección Arias (2006),

las como las distintas formas o maneras de obtener la información, y los instrumen-
tos como los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la infor-
mación. La investigación de este trabajo implica un plan detallado de procedimientos
que conduzcan a reunir datos con un propósito específico, para ello se utilizaron las
siguientes técnicas de recolección e instrumentos:

3.3.1. Observación documental

Para Tamayo y Tamayo (2005), la observación documental es la que se reali-

za con base en la revisión de documentos, manuales, revistas, actas científicas o
cualquier tipo de publicación considerado como fuente de investigación, es decir, se
vale de fuentes científicas para la recolección de datos. Teniendo en cuenta lo en la
investigación se hizo referencia a distintos documentos, entre libros para ver las dife-
rentes metodologías para desarrollar un sistema automatizado para el control del
proceso de facturación. También se revisaron los documentos de la empresa para
recolectar la información para tomar la base de datos.

3.4. Instrumento

El instrumento según Hurtado (2007) constituyen la vía mediante la cual es po-

sible aplicar una determinada técnica de recolección de información. Los instrumen-
tos son los medios materiales que se emplean para recoger y almacenar la informa-
ción tales como fichas, formatos de cuestionario, guías de entrevista, listas de cotejo,
escala de actitudes u opinión, entre otras. Con base a esta definición los instrumen-
tos utilizados fueron la entrevista no estructurada y una ficha para anotar los aspec-
tos resaltantes como los requerimientos para la elaboración del proceso de factura-
ción.
 47

3.4.1. Entrevista no estructurada

Además de la observación documental se utilizó la entrevista no estructurada

que puede definirse según Chávez (2007), como interrogatorio en forma espontánea
que permite profundizar en la mente del interrogado, donde se conversó con el jefe
de facturación, para señalar las principales problemáticas del proceso dándole
enfoque requerido al trabajo a realizar y las necesidades principales. Para el
particular de esta investigación se llevaron a cabo diversas entrevistas a los
encargados de la facturación de la empresa obteniendo de ellas información
necesaria acerca de los procesos de facturación y se determinaron las
especificaciones del sistema, de acuerdo a los requerimientos, necesidades y
procedimientos existentes.

3.5 Fases de la investigación

Las fases de la investigación es el proceso que se realiza para describir las acti-
vidades que se han de realizar, en este caso se seguirá la metodología establecida
por Roger S. Pressman (2006). La cual permite conocer cómo en forma útil, eficaz y
dinámica se va desarrollar un sistema automatizado para el control del proceso de
facturación, para convertir exactamente los requisitos de un cliente en un sistema finali-
zado; haciendo hincapié en todo lo referente al diseño: del software, de los datos, de
la arquitectura del software y de la interfaz. Dichas fases son:

Fase 1: Análisis de requerimientos

Fase 2: Diseño.
Fase 3: Construcción del sistema automatizado para el control del proceso de
facturación
Fase 4: Pruebas.
 48

CAPÍTULO IV

RESULTADOS

El presente capítulo muestra los resultados obtenidos durante el transcurso de la

recolección de la información, dichos resultados se constituyeron en un proceso que
involucra la codificación, el procesamiento, la interpretación y el análisis de los
mismos, con el propósito de realizar las conclusiones y recomendaciones de la
investigación, permitiendo describir el cumplimiento de los objetivos planteados para
la construcción del sistema de información. Los Resultados estarán dados en cuatro
fases las cuales son: Análisis de requerimientos, Requerimiento del sistema Diseño,
Construcción del sistema automatizado para el control del proceso de facturación y
Pruebas.

4.1 Fase I: Análisis de requerimientos

Utilizando las técnicas de observación directa y entrevista no estructurada se

evaluaron los procesos realizados en la organización, quién los realiza y cómo se
realizan. Todos los procesos llevados a cabo en la empresa Ferre-Impercon, C.A.
son realizados por dos encargados de facturar los servicios y ventas de la empresa,
además del gerente general que son las personas que conocen se realizan de
manera manual este proceso.

Actualmente, la facturación, se realiza en talonarios de factura preimpresos, en

los cuales se escribe manualmente la información necesaria de acuerdo a las
normas tributarias establecidas por la ley, como son el nombre del diente, cédula de
identidad o RIF, dirección y teléfono. Además de ello, en la factura se especifica la
cantidad de artículos vendidos, descripción y precio de venta, así como los datos del
servicio prestado. Al final de la misma, se totaliza y se le adiciona el impuesto de ley.
Se conserva en la óptica una copia al carbón de la misma para archivo. Tal y como
se observa en la figura 2
 49

Figura 2: Sistema de Facturación actual

Fuente: Rincón (2014)

4.1.1 Requerimiento del Sistema

El sistema de información automatizado para llevar el control del proceso

correspondiente a la facturación de la empresa FERRE-IMPERCON, C.A, será una
herramienta que le brinde al usuario una interfaz amigable, con un manejo sencillo de
datos en un tiempo de respuesta mínimo; además, ofrecerá confiabilidad en el
manejo de la información. Para poder determinar cuáles son las necesidades del
usuario, se utilizó la técnica de la entrevista no estructurada, la cual, sirvió como
instrumento para establecer los requerimientos que se describen a continuación.
 50

4.1.2 Requerimientos de entrada

Para obtener resultados en esta fase, es necesario la realización de diagrama

de flujos con la finalidad de graficar las entradas y los proceso en función de lo que
se desea en la organización, ya que el resultado que ofrece muestra gráficamente los
procesos y los flujos de datos del sistema a la organización; Para la realización de
los diagramas de flujos de datos se usan los símbolos que se muestran en la figura2.

Figura 3. Símbolos usados en el Diagrama de Flujo.

Fuente: Rincón (2014)

La descripción de los símbolos, así como su representación grafica, muestran una

vez establecida la simbología que se empleará en los diagramas de flujo de datos; en
este sentido a continuación se presenta dicho diagrama permitiendo de esta manera
describir detalladamente las actividades que se realizan en dichos procesos.
 51

Figura 4. Diagrama de flujo de los requerimientos de entrada

Fuente: Rincón (2014)

 52

Después de hacer la representación gráfica de los requerimientos de entrada,

como se puede apreciar en la figura 2; es relevante resaltar que dichos
requerimientos corresponden al enlace que une el sistema de información con los
usuarios. En dicho enlace, existen aspectos generales que se deben tener en cuenta,
como son: los objetivos del diseño de entrada y la captura de datos para la entrada.
Los primeros pertenecen al desarrollo de las especificaciones y de los
procedimientos para la preparación de los datos, la realización de los procesos
necesarios para poner los datos de una transacción en forma tal que sean útiles para
su procesamiento.

En el sistema de información, todo lo referente a la captura de los datos de

entrada se realizará por medio de la digitalización a través del uso del teclado y la
pantalla. En toda transacción, existen datos considerados como más importantes que
otros, por eso se debe saber cuales se utilizarán y formarán la entrada. Existen dos
tipos de datos: los variables, que son aquellos que cambian para cada transacción o
toma de decisión y los de identificación; que son los que caracterizan en forma única
a la información, cuando ésta se está procesado.

4.1.3 Requerimiento de procesos

Con respecto con los requerimientos de proceso y con base al diagrama de flujo,
existen ocho (8) procesos, los cuales están constituidos por toda la información que
hace referencia al sistema de facturación de la empresa iniciando con el proceso
administrador, luego clientes, factura, factura detalle, presupuesto, presupuesto
detalle, productos y parámetros, tal y como se presenta en las figuras 4, 5, 6, 7, 8, 9 ,
10 y 11
Figura 5. Administrador

Fuente: Rincón (2014)

 53

Figura 6. Cliente

Fuente: Rincón (2014)

Figura 7. Factura

Fuente: Rincón (2014

Figura 8. Presupuesto

Fuente: Rincón (2014

Figura 9. Presupuesto detalle

Fuente: Rincón (2014

 54

Figura 10. Producto

Fuente: Rincón (2014)

Figura 11. Parámetro

Fuente: Rincón (2014

4.1. 4 Requerimientos de Almacenamiento

El almacenamiento es fundamental para guardar y para recuperar programas

de software y archivos de datos que se usan frecuentemente. Los archivos del
proceso de facturación fueron almacenados en un disco duro, el cual fue el
procedimiento de almacenamiento más importante para el sistema de información,
pues por su capacidad, permite guardar gran cantidad de información de todo tipo;
además, permite un acceso directo a la información que se requiere, bien sea un
archivo, un programa o cualquier otro tipo de dato. Siempre se debe procurar que el
disco duro se encuentre en buenas condiciones para evitar molestias en el desarrollo
del sistema.

Si la unidad de disco duro se descompone o si los archivos se dañan o se

sobrescriben accidentalmente, es indispensable contar con una copia de respaldo de
los datos de la unidad de disco duro. El Administrador del sistema de facturación,
almacenara los datos de los usuarios en una base de datos manejada por MySQL,
 55

que es un sistema de gestión de bases de datos relacionales, multihilo y multiusuario

con más de seis millones de instalaciones. 1 MySQL donde el servidor podrá
devolver autorización de acceso a los usuarios.

Además, para el sistema de resguardo de la información, las copias de respaldo

y recuperación se realizarán a diario a través de una tarea programada en el servidor
de Dominio, en un disco duro auxiliar con una capacidad 1 Un terabyte es una unidad
de almacenamiento de información cuyo símbolo es el TB, (equivale a 1024
megabytes (MB)) el cual es resguardado por el administrador del sistema.

Figura 12: Diagrama de almacenamiento del sistema de facturación

. Fuente: Rincón (2005)

4.1.5 Requerimientos de Salida

Una vez implantado e instalado el sistema de facturación, con sistema operativo

bajo las aplicaciones XAMPP versión 1.7.7, NetBeans 8.0, Apache 2.2.21 y lenguajes
MySQL 5.5.16, Java 2 y Jasper Reports podrá ingresar el usuario. Con este último
requerimiento, se concluye este segundo objetivo específico que fue aplicado de
acuerdo con la primera fase de la metodología de Pressman que es constituida por
los requerimientos de entrada, proceso, salida u almacenamiento. Seguidamente se
le da continuidad a la segunda fase para la implantación del sistema que
corresponde al diseño.
 56

4.2 Fase II. Diseño

El contenido es la base para la creación de un sistema de facturación

automatizado, este debe adecuarse a la imagen de la empresa, en él deben incluirse
colores, menú, vínculos, imágenes, con el fin de facilitar el uso del mismo.
Tomando en cuenta los estándares de contenido y funcionalidad para la creación del
sistema, mencionados en el diseño del sitio, el equipo de trabajo deberá proceder a
implementarlo. Por otra parte, se tuvo claro los procesos que componen el sistema
tal como clientes, factura, factura detalle, presupuesto, presupuesto detalle,
productos y parámetros, seguidamente se presentó dicha estructura en la figura 13

Figura 13: Diagrama de estructura del diseño

Fuente: Rincón (2005)

 57

Seguidamente se muestra la figura 14 que muestra como se diseñó la página el

sistema automatizado para el control del proceso de facturación de la empresa Ferre-
Impercon, C.A que muestra la pantalla de acceso, en la cual debe introducirse el
nombre de usuario y contraseña. Para la realización del diseño de las imágenes se
utilizó XAMPP version 1.7.7, NetBeans 8.0 y Apache 2.2.21, luego se procedió a
escoger el estilo del sistema, quedando como resultado un estilo de gris con azul
tenue y , verde marino con blanco para las presentaciones y se trabajó con los
mismos colores . Después del diseño ya determinado, se llevó a cabo la construcción
del Sistema siguiendo cada una de las pautas establecidas en el diseño.

Figura 14: Pantalla de Inicio

Sistema de facturación de la empresa FERRE IMPERCON

Fuente: Rincón, (2014)

4.3. Fase III: Construcción del sistema automatizado para el control del
proceso de facturación

Con respecto, a la construcción del sistema de información está relacionado

con la arquitectura del diseño donde se construirá el sistema, de acuerdo a lo
anteriormente especificado en el diseño. Se desarrollarán los diferentes módulos,
bases de datos, interfaces gráficas y las aplicaciones de interfaz entre el software y
el dispositivo. Para así poder aplicar pruebas antes de la instalación del sistema. En
este mismo orden de ideas, en el actual sistema, la construción se realizó despues
 58

de haber recopilado toda la información necesaria y de culminar las etapas de diseño,

sin embargo, se tomó en consideración los requerimientos señalados por los
resultados de la observacion directa que se realizó.

Aplicaciones:

 XAMPP version 1.7.7

 NetBeans 8.0
 Apache 2.2.21

Lenguajes:

 MySQL 5.5.16
 Java 2
 Jasper Reports

Después de haber obtenido toda la información necesaria, se procedió a la

creación de las interfaces, así mismo, se establecieron como se realizaría cada
proceso, así como la estructura del sistema de información, color de ambiente y se
incorporó el contenido del mismo, fusionado de forma armónica con imágenes,
animaciones, textos, gráficos, entre otras características.

Dentro del mismo ángulo de ideas, se muestra la figura 15, la cual

relacionan la construcción del Módulo de Entrada, donde se muestra el Usuario, allí
en este renglón la persona autorizada a operar el sistema introduce su nombre de
acceso .luego da una contraseña, la cual es una palabra personalizada y encriptada
que permite la identificación inequívoca del usuario autorizado del sistema. Su
finalidad es evitar el acceso a personas ajenas a los procesos operativos de la
empresa.
 59

Figura 15: Inicio del Sistema

Sistema de facturación de la empresa FERRE IMPERCON C.A

Fuente: Rincón, (2014)

Luego de la autenticación del usuario, se muestra la pantalla principal del

sistema, esta contiene una barra de menú con las opciones cliente, productos,
facturación, reportes, seguridad, salir, tal y como se observa en la figura 15.

Figura 16: Pagina Principal

Fuente: Rincón (2005)

Dependiendo de la labor a realizar, se escogerá la opción correspondiente,

dichas opciones se explican por sí solas, de acuerdo a lo mostrado en los pantallazos
que se presentan a continuación.
 60

Figura 17: Administración de Clientes

Fuente: Rincón (2005)

Administración de Clientes: al seleccionar esta opción en el menú, el sistema

permite el registro, consulta, modificación y eliminación, de la información
correspondiente a los clientes.
Agregar clientes: Presione el botón Agregar Nuevo Cliente y a continuación se
mostrará la siguiente ventana: Llene todos los campos y luego presione el botón
Registrar
Figura 18: Agregar Nuevo Cliente

Fuente: Rincón (2005)

 61

Figura 19: Eliminar Cliente

Fuente: Rincón (2005)

Eliminar Cliente: Presione el botón Cancelar y el Nuevo registro del cliente se

mostrará en la ventana principal. Para eliminar un cliente debe seleccionarlo
presionando Doble Click en un registro de la cuadricula, una vez seleccionado el
cliente, sus datos serán cargados en la parte inferior de la ventana. Presione el botón
Eliminar y a continuación los datos del cliente serán eliminados.
Administración de Productos: Este módulo permite el registro, consulta,
modificación y eliminación de productos.

Figura 20: Administración de Productos

Fuente: Rincón (2005)

 62

Figura 21: Agregar Nuevo Producto

Fuente: Rincón (2005)

Presione el botón Agregar Nuevo Producto y a continuación se mostrará la

siguiente ventana: Llene todos los campos y luego presione el botón Registrar.
Presione el botón Cancelar y el nuevo registro del producto se mostrará en la
ventana principal:

Figura 22: Eliminar Producto

Fuente: Rincón (2005)

Para eliminar un producto debe seleccionarlo presionando Doble Click en un

registro de la cuadricula. Una vez seleccionado el producto, sus datos serán
cargados en la parte inferior de la ventana. Presione el botón Eliminar y a
continuación los datos del producto serán eliminados.
 63

Facturación

Seleccione la opción en el menú. Se mostrará la siguiente ventana y la lista de

facturas. Para crear una nueva Factura haga click en la pestaña Detalle Factura:

Figura 23: Facturación

Fuente: Rincón (2005)

Presione el botón Agregar Producto y se mostrará la siguiente ventana de

búsqueda:
Figura 24: Buscar producto

Fuente: Rincón (2005)

Ingrese parte de la descripción del producto o si desea un listado general deje

el campo vacio y luego presione el botón Buscar, Haga Doble Click en el producto
que desee agregar a la factura. Para editar la cantidad de productos que desea
facturar haga doble click en la celda Cantidad y luego modifique la cantidad y
 64

presione la tecla Enter. Ingrese la Cédula o RIF del cliente al que se le realizara la
factura y luego presione la tecla ENTER. Presione el botón guardar para culminar la
factura. Una vez guardada la factura, esta se mostrara en la pestaña del listado de
facturas. Presione el botón imprimir y se mostrará una ventana con los datos de la
factura lista para imprimir.

Presupuesto

Al seleccionar esta opción en el menú se mostrará la siguiente ventana y la lista

de presupuestos. Para crear un Nuevo Presupuesto haga click en la pestaña Detalle
Presupuesto. Presione el botón Agregar Producto y se mostrará la siguiente ventana
de búsqueda. Ingrese parte de la descripción del producto o si desea un listado
general deje el campo vacio y luego presione el botón Buscar, Haga Doble Click en
el producto que desee agregar al Presupuesto.

Para editar la cantidad de productos que desea en el presupuesto haga doble

click en la celda Cantidad y luego modifique la cantidad y presione la tecla Enter.
Ingrese la Cédula o RIF del cliente al que se le realizará el Presupuesto y luego
presione la tecla ENTER. Presione el botón guardar para culminar el Presupuesto.
Una vez guardado el Presupuesto, este se mostrara en la pestaña del listado de
presupuestos. Presione el botón imprimir y se mostrará una ventana con los datos
del presupuesto lista para imprimir.

Figura 25: Presupuesto

Fuente: Rincón (2005)

 65

Figura 26: Impresión del presupuesto

Fuente: Rincón (2005)

Listado de productos
Al seleccionar esta opción en el menú, se muestra la siguiente ventana con el
inventario de productos:

Figura 27: Lista de productos

Fuente: Rincón (2005)

Luego al seleccionar esta opción en el menú, se observa la siguiente ventana

con el listado de clientes:
 66

Figura 26: Lista de Clientes

Fuente: Rincón (2005)

Una vez diseñado y construido el sistema se pasa a la implementación, donde

se realiza una serie de actividades para traducir las especificaciones del producto
tipo software, el objetivo alcanzado en este proceso fue el de tener un sistema
parcialmente probado para comprobar que se cumplan los requerimientos así como
también la documentación del sistema.

4.4. Fase IV Pruebas

Posterior a la codificación del sistema, se sometió a una serie de pruebas, con la

finalidad de garantizar evaluar el sistema para lo cual se simularon ventas que
permitiera generar facturas y reportes, lo cual permitió efectuar correcciones al
encontrar fallas, para así optimizar el sistema.
 67

CAPÍTULO V

MANUAL DEL USUARIO

El sistema automatizado para el control del proceso de facturación de la

empresa Ferre-Impercon, C.A, es una herramienta de soffware realizada con la
finalidad de automatizar los procesos de facturación en la empresa, la misma permite
al usuario modernizar y agilizar las operaciones mediante la utilización de los
recursos informáticos.

Es importante tener en cuenta que este sistema es muy facil de manejar, la

reduccion del tiempo de operaciones y el hecho de permitir a la empresa a dar un
paso al frenta de la tecnologia se refiere. Tambien es beneficiones en cuanto al
espacio e insumos, pues hace posible la eliminacion de archivos en papel; asimismo
ofrece seguridad mediante la asignacion de claves de usuario al personal autorizado,
de este modo se evita que personas ajenas a la empresa tengan aceso a las
operaciones administrativas de la misma

5.1 Requerimientos

Para que el sistema automatizado para el control del proceso de facturación de la

empresa Ferre-Impercon, C.A sea el más eficiente se requieren de los siguientes
elementos

5.2 Instalacion del sistema

La instalacion del sistema automatizado para el control del proceso de

facturación de la empresa Ferre-Impercon se hace sencilla debido a que cuenta con
un instalador que realiza todas las operaciones automáticamente
 68

Para obtener resultados en esta fase, es necesario la realización de diagrama

de flujos con la finalidad de graficar las entradas y los proceso en función de lo que
se desea en la organización, ya que el resultado que ofrece muestra gráficamente los
procesos y los flujos de datos del sistema a la organización; Para la realización de
los diagramas de flujos de datos se usan los símbolos que se muestran en la figura2.

Figura 3. Símbolos usados en el Diagrama de Flujo.

Fuente: Rincón (2014)

La descripción de los símbolos, así como su representación grafica, muestran una

vez establecida la simbología que se empleará en los diagramas de flujo de datos; en
este sentido a continuación se presenta dicho diagrama permitiendo de esta manera
describir detalladamente las actividades que se realizan en dichos procesos.
 69

Diagrama de flujo de los requerimientos de entrada

Fuente: Rincón (2014)

 70

Después de hacer la representación gráfica de los requerimientos de entrada,

es relevante resaltar que dichos requerimientos corresponden al enlace que une el
sistema de información con los usuarios. En dicho enlace, existen aspectos
generales que se deben tener en cuenta, como son: los objetivos del diseño de
entrada y la captura de datos para la entrada. Los primeros pertenecen al desarrollo
de las especificaciones y de los procedimientos para la preparación de los datos, la
realización de los procesos necesarios para poner los datos de una transacción en
forma tal que sean útiles para su procesamiento.

En el sistema de información, todo lo referente a la captura de los datos de entrada

se realizará por medio de la digitalización a través del uso del teclado y la pantalla.
En toda transacción, existen datos considerados como más importantes que otros,
por eso se debe saber cuales se utilizarán y formarán la entrada. Existen dos tipos
de datos: los variables, que son aquellos que cambian para cada transacción o toma
de decisión y los de identificación; que son los que caracterizan en forma única a la
información, cuando ésta se está procesado

5.3 Operación del sistema

Inicio de Sesión

Coloque el nombre de usuario y contraseña en los campos correspondientes.

Luego presione el botón Iniciar Sesión.
 71

Ventana Principal:

Una vez iniciada la sesión se mostrará la siguiente ventana, la cual contiene todas
las opciones disponibles en el sistema.

Administración de Clientes:
Seleccione la siguiente opción en el menú:

El siguiente módulo permite el registro, consulta, modificación y eliminación:

 72

Agregar clientes:

Presione el botón Agregar Nuevo Cliente y a continuación se mostrará la siguiente

ventana:
Llene todos los campos y luego presione el botón Registrar

Presione el botón Cancelar y el Nuevo registro del cliente se mostrará en la

ventana principal:
 73

Eliminar Cliente:
Para eliminar un cliente debe seleccionarlo presionando Doble Click en un
registro de la cuadricula,

Una vez seleccionado el cliente, sus datos serán cargados en la parte inferior de la
ventana.
Presione el botón Eliminar y a continuación los datos del cliente serán eliminados.
 74

Administración de Productos:
Seleccione la siguiente opción en el menú:

El siguiente módulo permite el registro, consulta, modificación y eliminación:

 75

Agregar producto:

Presione el botón Agregar Nuevo Producto y a continuación se mostrará la

siguiente ventana:
Llene todos los campos y luego presione el botón Registrar

Presione el botón Cancelar y el nuevo registro del producto se mostrará en la

ventana principal:
 76

Eliminar Producto:
Para eliminar un cliente debe seleccionarlo presionando Doble Click en un registro
de la cuadricula,

Una vez seleccionado el producto, sus datos serán cargados en la parte inferior de la
ventana.
Presione el botón Eliminar y a continuación los datos del producto serán eliminados.
 77

Facturación:
Seleccione la opción en el menú:

Se mostrará la siguiente ventana y la lista de facturas:

 78

Para crear una nueva Factura haga click en la pestaña Detalle Factura:

Presione el botón Agregar Producto y se mostrará la siguiente ventana de

búsqueda:

Ingrese parte de la descripción del producto o si desea un listado general deje el

campo vacio y luego presione el botón Buscar, Haga Doble Click en el producto que
desee agregar a la factura:
 79

Para editar la cantidad de productos que desea facturar haga doble click en la
celda Cantidad y luego modifique la cantidad y presione la tecla Enter:
 80

Ingrese la Cédula o RIF del cliente al que se le realizara la factura y luego

presione la tecla ENTER:

Presione el botón guardar para culminar la factura:

 81

Una vez guardada la factura, esta se mostrara en la pestaña del listado de

facturas:
 82

Presione el botón imprimir y se mostrará una ventana con los datos de la factura
lista para imprimir:

Presupuesto:
Seleccione la opción en el menú:

Se mostrará la siguiente ventana y la lista de presupuestos:

Para crear un Nuevo Presupuesto haga click en la pestaña Detalle Presupuesto:

 83

Presione el botón Agregar Producto y se mostrará la siguiente ventana de

búsqueda:

Ingrese parte de la descripción del producto o si desea un listado general deje el

campo vacio y luego presione el botón Buscar, Haga Doble Click en el producto que
desee agregar al Presupuesto:
 84

Para editar la cantidad de productos que desea en el presupuesto haga doble

click en la celda Cantidad y luego modifique la cantidad y presione la tecla Enter:
 85

Ingrese la Cédula o RIF del cliente al que se le realizará el Presupuesto y luego

presione la tecla ENTER:

Presione el botón guardar para culminar el Presupuesto:

 86

Una vez guardado el Presupuesto, este se mostrara en la pestaña del listado de

presupuestos:

Presione el botón imprimir y se mostrará una ventana con los datos del presupuesto
lista para imprimir:
 87

Listado de Productos:
Seleccione la opción en el menú:

Se mostrará la siguiente ventana con el inventario de productos:

 88

Listado de Clientes:
Seleccione la opción en el menú:

Se mostrará la siguiente ventana con el listado de clientes:

 89

CONCLUSIONES

Una vez concluida la investigación de acuerdo con cada uno de los objetivos
específicos se efectúan las siguientes conclusiones:

Con respecto a identificar los procesos actuales para el control de facturación de

Ferre-Impercon, C.A. se pudo conocer que los procesos facturación actualmente, son
realizados de forma enteramente manual, vaciando la información en talonarios, lo
cual se traduce en pérdida de información, deterioro o confusiones al momento de
manipular los datos.

Dentro del mismo contexto, se determinaron los requerimientos del sistema de

información. los cuales consisten en la búsqueda de una solución informática que
permita agregar, modificar, eliminar y consultar registros de clientes, para facturas y
crear reportes de operación minimizando tiempos de respuesta y además de
mantener la integridad de la información por medio de controles de acceso al
sistema. Asimismo, se especificaron, estableciéndose procedimientos necesarios
para la ejecución del sistema atendiendo a las necesidades del usuario, dichos
requerimientos son entrada, proceso, almacenamiento y salida

Luego se diseñó el sistema de información automatizado donde se procedió a

la creación de las interfaces, además, se establecieron como se realizaron cada uno
de los proceso, así como la estructura del sistema de información, color de ambiente
y se incorporó el contenido del mismo, fusionado de forma armónica con imágenes, ,
textos, entre otras características.

Con respecto a Implementar y evaluar el sistema de información automatizado

para el control del proceso de facturación de Ferre-Impercón,C.A , se logró construir
un sistema que cumpliera los requerimientos de la empresa para controla sus
operaciones de facturación, luego se realizaron las pruebas pertinentes para
corroborar a efectividad y evaluar su funcionamiento.
 90

RECOMENDACIONES

Una Vez concluida la investigacion teiendo en cuenta cada uno de los objetivos
especificos se llegaron a las siguientes recomendaciones

Se recomienda implantar el sistema de facturación diseñado para que mejoren

los procesos que se efectúan dentro de la empresa, ya que a través de su uso se
puede logra importantes mejoras, pues automatizan los procesos, haciendo mas fácil
y seguro dicho proceso.

Capacitar al talento humano a través de esfuerzos pedagógicos, académicos y

prácticos que le ofrezca la empresa en el desarrollo, implementación y puesta en
práctica de habilidades, conocimientos y creencias que permitan al personal que se
dedica de la empresa a manejar las nuevas tecnologías de información, más
exactamente el sistema de facturación

Realizar mantenimiento preventivo al sistema de manera periódica, y respaldar la

informacion

Desarrollar módulos que permitan la integración del cliente al sistema, por medio
de la creación de un registro o historial del cliente asociada a las facturas de compra,
ademas de desarrollar módulos que permitan obtener datos estadísticos de ventas.

Finalmente hacer varias pruebas del funcionamiento hasta verificar que la misma
sea eficiente y eficaz para que la gestión administrativa y contable se lleve a cabo
con éxito dentro de la empresa objeto de estudio.
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