1.

EXCEL 2013

Es un programa a la creación, modificación y manejo de hojas de cálculo. Permite elaborar trabajos

de oficina generalmente de la administración y contabilidad pero, posee una gran gama de
funciones y herramientas, es útil en otros campos, como la creación de base de datos, etc., permite
además el procesamiento de texto y tiene varias diversas herramientas matemáticas y graficas
estadísticas con los que se pueden elaborar registros informaciones, en una forma ordenada.
2. COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL

Excel 2013 dispone de varias herramientas que permiten la administración de información la

siguiente imagen señala los componentes de la interfaz en la parte izquierda lo más importante.

Al ingresar a Excel también dispone de pantalla de inicio a la izquierda la barra de muestra a los
documentos recuperados y recientes abajo se encuentra la opción abrir otros libros también se
observa el avatar asociado a la cuenta de Microsoft además está el cuadro de búsquedas de
plantillas y abajo están las opciones de búsqueda sugeridas.
La siguiente imagen señala los componentes de la derecha de la interfaz de Excel 2013 más
importantes.

3. COMPONENTES MÁS UTILIZADOS

La hoja electrónica u hoja de cálculo es una herramienta bastante útil porque permite ser utilizadas
en diferentes ámbitos ejemplos: contabilidad contabilidad planificación y seguimiento presupuesto
etc. Los componentes disponibles que más utilizan se describen a continuación.

3.1 CUADRO DE NOMBRES

Este cuadro indica la celda que está activa la celda donde se está editando en este momento permite
nombrar y renombrar celdas o rangos de celda.

3.2 SELECCIONAR TODO

Este botón permite seleccionar todas las celdas de hoja de cálculo.

3.3 ETIQUETA DE HOJA

Permite identificar y navegar por las diferentes hojas de cálculo de del libro al ingresar a Excel se
genera la hoja utilizando el botón hoja nueva puede agregar las hojas que sean necesarias.
3.4 CELDA ACTIVA

En la forma de indicar la celda en la que se está indicando en la que se está indicando o ingresando
información de cada celda es identificar la intersección de una columna y una fila ejemplo A1 indica
que se encuentra en la columna A y la fila 1.
3.5 BARRA DE FÓRMULAS

Es el componente más importante ya que se utiliza para ingresar la información operaciones o

funciones a realizar sobre los datos su función principal es de la ingresar formulas o informaciones.
Observe a la izquierda del cuadro de texto de la barra de fórmulas hay tres botones: cancelar,
introducir e insertar función los botones cancelar introducir se activa el cuadro de las formulas y
realizar el ingreso o modificaciones de información presionando el cuadro de fórmulas y realizar el
ingreso de modificaciones de información necesaria. A la derecha se encuentra el amplificador o
reductor de la barra de fórmulas conforme utilice Excel escribirá formulas cada vez más largas que
no se podrán visualizar completamente en la barra de fórmulas presione sobre este botón de la
barra de fórmulas aumentara de tamaño para desplegar 3 líneas a la vez también puede utilizar la
combinación de las teclas Ctrl + Mayus + u para activarlo o desactivarlo.

3.6 ENCABEZADO DE COLUMNA

Es la forma de identificar a las columnas, al generar u libro de trabajo y están representados por
letras, que van desde A hasta XFD esto equivale a 16,384 columnas.

3.7 ENCABEZADO DE FILA

Es la forma de identificar a las filas al generar un libro de trabajo y están representados por números.
Desde la fila 1 hasta la fila 1, 048,576.
4. OPERANDO CELDAS

Cada una de las celdas de las hojas de cálculo que componen el libro de trabajo está dividida en
celdas las cuales están identificadas por letras de la columna y número de las filas dando como
resultado una intersección por lo que en cada intersección se le llama referencia o intersección o
dirección de celdas.

4.1 SELECCIONAR CELDAS

Cada celda permite ingresar un numero texto de fórmulas para seleccionar una celda solo haga clic
sobre sobre ella o escriba la referencia en el cuadro de nombres rango es un conjunto de celdas. Si
necesita seleccionar más de una celda realice uno de los siguientes procedimientos.

 Celdas continuas: clic en la primera celda y arrastre el ratón hasta la última celda sin soltar
el botón izquierdo ejemplo: B2:D2

 Observe los encabezados de columna y fila resaltan en el color verde y las celdas
seleccionadas adquieren un color de fondo gris.
 Escribiendo la referencia trasládese al cuadro de nombres y escriba en la celda inicial y final
separada por dos puntos (:) ejemploA1:A4 este rango está integrado por 4 celdas. También
se puede escribir el nombre de una celda, ejemplo B4

 Celdas no continuas: presione la tecla Ctrl y seleccione una a una las celas a trabajar este
procedimiento permite seleccionar varios rangos ejemplos: A3 B2 C4

 Fila completa clic en el encabezado de la fila a trabajar ejemplo fila 2

  Columna completa clic en el encabezado de la columna a trabajar columna B

 Varias Columnas Continuas: Clic en el encabezado de la primera columna y arrastre hasta la

última columna sin soltar el botón del ratón. Ejemplo: Columnas A:C.

 Varias Filas Continuas: Clic en el encabezado de la primera gila y arrastre hasta la última fila
sin soltar el botón del ratón. Ejemplo: Filas 2:4.

 Toda La Fila de Calculo: Clic en el botón seleccionar todo.

 Varias Columnas no Continuas: Presione la tecla Ctrl y presione una a una los encabezados
de las columnas a trabajar. Ejemplo: Columnas A y C.

 Varias Filas No Continuas: Presione la tecla Ctrl y seleccione uno a uno los encabezados de
fila a trabajar. Ejemplo: Filas 2 y 4.

4.2 INGRESO DE INFORMACIÓN

Después de seleccionar una celda, puede ingresar un número, texto, imágenes, formas o una
formula, etc.

5. MANEJO DE FILAS Y COLUMNAS

Conforme se ingresa información a la hoja de caculo se hace necesario agregar filas o columnas en
posiciones intermedias para desplazar los datos.
5.1 ORDENAR DATOS

Es importante tener ordenada la información en las celdas porque nos permite localizar de forma
fácil un dato o un conjunto de datos, Excel permite ordenar la informacion de forma ascendente o
descendente en función del contenido de las celdas, los que pueden ser:

 Números
 Fechas
 Texto
 Color de celda
 Fuente
 Icono
 5.2 RELLENAR RANGOS

Para ingresar datos a las celdas dispone de herramientas controlador de relleno, que se encuentra
en la esquina inferior de la derecha de la celda, se activa cada vez que posiciona en una celda cuando
está en el uso del puntero cambia a forma de cruz, esta herramienta permite realizar las siguientes
tareas.

 Copiar el valor de la celda original en la siguiente.

 Copiar el formato de la celda original a la que necesita afectar.
 Agregar una serie de valores consecutivos en un rango de celdas.

5.3 agregar dibujos e imágenes

Los libros de trabajo no se componen solo de números y texto también permite agregar imágenes
o dibujos, esquemas que ilustran el contenido de la hoja

5.4 TAMAÑO DE CELDAS

En una hoja de cálculo se puede especificar un ancho de columna de 0 (cero) a 225. Este valor
representa el número de caracteres que se pueden mostrar en una celda que tiene el formato con
la fuente estándar el ancho de la columna predeterminado es de 8.43 caracteres. Si una columna
tiene un ancho de 0 se oculta puede especificar un alto de la fila de 0 y 409 este valor representa la
medida en puntos de alto (1 punto es igual a 1/72 pda. o 0.035 cm) el alto de la fila predeterminado
es de 12.75 puntos (aproximadamente 1/6 pda o 0.04 cm ) si una fila tiene un alto de 0 se oculta.

5.5 BORDES

Los bordes permiten darle a la hoja de cálculo un aspecto más ordenado y vistoso, utilizando estilos
de borde predefinidos, puede agregar rápidamente un borde alrededor de celdas o rangos de
celdas. Si los bordes de celda predefinidos no se adaptan a sus necesidades, también puede crear
un borde personalizado.

6. FORMATO DE DATOS
La presentación de los datos en el documento es muy importante no solo a nivel estético sino
también a nivel práctico ya que facilita la correcta interpretación de los datos o las relaciones entre
sí. Excel dispone de opciones que permiten mostrar los datos en un formato correcto por que el
modo como se presenta el valor en la celda es independiente del dato en sí. Al aplicar diferentes
formatos de números puedes cambiar la apariencia de un numero sin modificarlos el formato de un
número no afecta el valor real de la celda que se utiliza para realizar los cálculos el valor real se
muestra en la barra de fórmulas.

Los formatos de un número que están disponibles en Excel los encuentra en la pestaña inicio ubique
al grupo de numero clic en la flecha junto al combo general se muestra una lista de formatos de un
numero disponibles clic en el selector de cuadro de dialogo ubicado junto a número.

La siguiente tabla muestra un resumen de los formatos de número que están disponibles:
formato descripción
general Formato de número predeterminado, es aplicado cuando se escribe un número. La mayor parte de
los números a los que se aplica el formato se muestran cómo se escriben. Si la celda no es lo
suficientemente ancha para mostrar todo el número, el formato general redondea los números con
decimales. También se utiliza la notación científica (exponencial) para los números grandes (12 o
más dígitos)
Numero Se utiliza para la presentación de números en general. Se puede especificar el número de posiciones
decimales que se va a usar, el uso de un separador de miles y el modo en que se muestran los
números negativos.
Moneda Se usa con los valores monetarios y se muestra el símbolo de moneda predeterminado junto a los
números se puede definir el número de posiciones decimales, el separador de miles y el modo en
que se muestran los números negativos.
Contabilidad Este formato también se utiliza los valores monetarios, pero alinea los símbolos de monedas y las
comas decimales de la columna
Fecha Muestra los números de una serie que representan fechas y horas como valores de fecha, según el
tipo y la configuración regional (ubicación) especificados. Los formatos de la fecha comienzan con
un asterisco  responden a cambios de la configuración de fecha y hora, que se especifican en el
panel de control. Los formatos sin asterisco no son afectados por la configuración del panel de
control.
Hora Muestra los números de serie que representan fechas y horas como valores de hora, según el tipo y
la configuración regional (Ubicación) especificados. Los formatos de fecha que comienzan con un
asterisco (*) responden a cambios de la configuración regional de la fecha y hora, que se especifica
en el panel de control.
Porcentaje Multiplica el valor de la celda por 100 y muestra el resultado con un símbolo de porcentaje (%).
Puede definir al número de posiciones decimales que sea usar.
Fracción Muestra un número como fracción, según el tipo de fracción que se especifique.

Científico Muestra un número en notación exponencial, en el que se reemplaza parte del número por E+n,
donde E (Exponente) multiplica el numero anterior por 10 elevado n. Ejemplo, un formato científico
de 2 decimales muestra 12345678901 como 1,23E+10; 1,23 se multiplica por 10 elevado a la deima
potencia. Se puede especificar el número de posiciones decimales que se desea usar.
Texto Este formato trata el contenido de una celda como texto y l muestra cómo se escribe, incluso si se
escriben números.
Especial Muestra un número como un código postal, un número de teléfono o un número de seguridad
social.
Personalizado Permite modificar una copia de un código de formato de número existente. Use este formato para
crear un formato personalizado que se agregue a la lista de códigos de formato de número. Se puede
agregar entre 200 y 250 formatos de número personalizados, según la versión de idioma de Excel
que este instalada en su equipo.

6.1 CUADRO FORMATO DE CELDAS

En ocasiones es necesario aplicar un mayor grado de exactitud a las cantidades que ingresan para
realizar posteriormente cálculos dispone del cuadro formato de celdas que se encuentra en el
selector de cuadro de dialogo ubicado junto a un número. El cuadro incluye varias pestañas que
permiten definir un conjunto de opciones de formato para aplicar las celdas seleccionadas entre
ellas fuente alineación y numero la siguiente imagen señala las partes del cuadro.
 6.2 FORMATO CONDICIONAL
Es una herramienta de la hoja de cálculo que permite que el formato de un rango se adapte a su
contenido para ello se necesita definir un conjunto de reglas con relación al valor que pueda
almacenar la tabla cuando se ingresa la información la hoja verifica si cumple alguna de las reglas
definidas si es verdadero aplica el formato que corresponde.

También permite resaltar rápidamente información importante en una hoja de cálculo pero a veces
las reglas de formato predefinidas del programa no lo son las que se necesitan por lo cual es
importante desarrollar su propia regla de formato condicional que ayude a agilizar que las reglas
integradas no puedan realizar.

7. TABLAS

Cuando se genera una tabla en una hoja de cálculo de Excel es más fácil administrar y analizar lo0s
datos Excel agrega la tabla otras características integradas como: filtrado ordenación y sombreado
de filas.
8. FORMULAS Y FUNCIONES

La función principal de la hoja de cálculo es facilitar la administración de información y automatizar

los cálculos que se realizan sobre los mismos. Para realizar las operaciones de cálculo se elaboran
fórmulas que permiten generar operaciones matemáticas de todo tipo.

8.1 FORMULAS

Son ecuaciones que permiten realizar cálculos sobre los valores de una hoja de calculo para realizar
los cálculos se combinan valores constantes referencias de celda o funciones en expresiones
matemáticas y lógicas al agregar una función predefinida a la formula se transforma en una función
anidada.
Puede crear una formula sencilla para sumar restar multiplicar o dividir los valores de la hoja de
cálculo las formulas sencillas siempre inician con un signo igual (꞊) seguido de constantes que son
valores numéricos y operadores de cálculo como el signo más (+) el signo menos (-) el asterisco (*)
o la barra diagonal (/) ejemplo la formula ꞊ 7+12*17 multiplica los dos últimos números y suma el
primer número al resultado siguiendo el orden estándar de las operaciones matemáticas la
multiplicación se realiza antes de la suma.

Ejemplos de los tipos de fórmulas que pueden escribir en una hoja de cálculo

 ꞊v1+v2+v3, suma los valores de la celda v1 v2 y v3

 ꞊suma(m1:m10) utiliza la función suma para obtener la suma del rango a10:a10
 =Hoy(), retorna la fecha actual.
 ꞊si(p1>0) utiliza la función si para validar la celda p1 para verificar si contiene un valor mayor
que 0

Cada una de las formulas está formado de los siguientes componentes:

 1. Signo igual (꞊)
2. Funciones: la función si
3. Referencias: p1 retorna al valor de la celda p1
4. Constantes: números o valores escritos directamente en una formula como 0
5. Operaciones: el > operador (mayor que) y los paréntesis

8.2 REFERENCIA RELATIVA

Es un identificar del valor de una fórmula que puede cambiar si esta se mueve o copia a otra
posición recuerde que de una celda se identifica con una letra de la columna y el número de la fila
ejemplos V1 m9 p52

Teniendo en cuenta que un valor relativo puede variar dependiendo de su posición y que la
referencias a la celdas es utilizada en su mayoría en formulas en otras filas y columnas la referencias
de la celda se ajustara automáticamente.
8.3 REFERENCIAS ABSOLUTAS

Es la representación de una dirección especifica de una celda o rango cuando la formula se copia se
conserva la formula integra. La referencia. Absoluta determina colocando el signo de dólar ($) antes
de la letra de la columna y antes del número de la fila que se quiere sea absoluto ejemplo: $V$15.
8.4 OPERADORES

Los operadores especifican el tipo de cálculo que desee realizar los elementos de una forma como
suma resta multiplicación o división hay orden predeterminado en el que se producen cálculos
puede combinar este orden utilizando paréntesis

8.4.1 OPERANDO ARITMÉTICOS

Permite ejecutar las operaciones matemáticas básicas como suma resta o multiplicación combinar
números y generar resultado numéricos utilice los siguientes operadores aritméticos la siguiente
tabla muestra dichos operadores:

Operador significado Ejemplo

+ (signo más) suma 3+3
-(signo menos) Resta negación 3+1,+1
*(asterisco) Multiplicación 3*3
/ barra diagonal División 3/3
% signo porcentaje Porcentaje 20%
^acento circunflejo exponente 3^2
 8.4.2 OPERADORES DE COMPARACIÓN

Permiten comparar dos o más valores cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores
el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO la siguiente tabla muestra dichos operadores.

Operador significado Ejemplo

꞊ signo igual Igual que A1꞊b1
>Signo mayor que Mayor que A1>b1
<signo menor que Menor que A1<b1
>꞊ signo mayor o igual que Mayor o igual que A1>꞊b1
<꞊signo menor o igual que Menor o igual que A1<꞊b1
<>signo distinto de Distinto de A1<>b1

8.4.3 OPERADORES DE REFERENCIA

Permite combinar rangos de celda para los cálculos la siguiente tabla muestra los dichos operadores.

operador Significado Ejemplo

: dos puntos operador de rango que genera una referencia estas B5:b15
incluidas
; Punto y coma Operadores de unión que combina varias referencias en SUMA: B15
dos puntos una sola “;” hacer referencia a dos o más celdas
separadas “;” se utilizan para indicar un rango de celdas
dependiendo de cómo este configurado el sistema
operativo en algunos equipos de debe utilizar la coma
como operador en un lugar del punto y la coma
(espacio) Operador de intersección, genera una referencia a las B7:D7 C6: C8
celdas comunes a las dos referencias.

8.5 FUNCIONES
Son formulas predefinidas que facilitan la elaboración de operaciones de todo tipo y se clasifican
por categorías de acuerdo al propósito que han sido definidas. Cada función se identifica por un
nombre específico y actual sobre uno más o datos que se llamen argumentos para invocar una
función se escribe su identificador y uno o más valores entre paréntesis es el resultado de la
operación realizada a los valores regrese como resultado de la función también se puede presionar
clic en el botón insertar función de la barra de fórmulas la siguiente imagen señala la categorías de
grupos de biblioteca de funciones
1. Insertar función: permite buscar una función ingresada una breve descripción:
2. Autosuma: despliega automáticamente las funcio0nes comunes:
3. Recientes: permite acceder a las funciones utilizadas recientemente
4. Financieras: permite utilizar funciones para cálculos financieros ejemplo; pago (PAGO)
5. Lógicas: permite utilizar funciones que evalúan los argumentos por valor y condición
6. Texto: permite utilizar funciones que trabajan con argumentos de texto y también permite
trabajar con argumentos de texto: ejemplo convertir palabras a mayúsculas.
7. Fecha y hora: Permite utilizar funciones que utilizan datos y tiempo: obtiene resultado como la
fecha y la hora actual
8. Búsqueda y referencia: Permite utilizar funciones para obtener resultados por búsqueda y
referencia.
9. Matemáticas y Trigonométricas: permite utilizar funciones con argumentos numéricos ejemplo
redondear valores (REDONDEAR)
10. Más funciones: Permite utilizar funciones adicionales dentro de las categorías de estadística,
ingeniería, cubo, información y contabilidad.

Sintaxis de una función de Excel:

1. Estructura: es la estructura de una función inicia con el signo igual (꞊) luego el nombre de la
función paréntesis de apertura los argumentos de la función separados por comas y paréntesis
de cierre.
2. Nombre de la función: se refiere al nombre especifico de la función si se necesita obtener un
lista de las funciones disponibles clic en la celda y presione la combinación de teclas Mayus+F3
que se activa el cuadro de dialogo insertar función:
3. Argumentos: pueden ser números texto o valores lógicos como VERDADERO o FALSO matrices
y valores de error como # n/a, o referencias de celda el argumento que designe debe generar
un valor valido para ese argumento argumentos que pueden ser también constantes formulas
u otras funciones.
4. Argumento o información sobre herramientas: es la información específica de la herramienta
con su respectiva sintaxis y los argumentos, se despliega cuando escribe la función. Ejemplo al
escribir la función ꞊ Redondear se muestra la información sobre la función.

9. gráficos

Los gráficos estadísticos son un elemento básico de la hoja de cálculo ya que facilitan la comprensión
de características de una serie de valores. Excel dispone de una amplia variedad de modelos que
permiten adaptar la presentación a su necesidad. Para acceder a los gráficos trasládese a la pestaña
insertar y ubique al grupo Gráficos: la siguiente imagen señala las categorías disponibles en el grupo
de gráficos.

9.1 TIPOS DE GRÁFICOS

Además de la cantidad de tipos de gráficos disponibles los graficos proporcionan múltiples opciones
de personalización para que puedan ser adaptados a su necesidad, al seleccionar cada una de las
categorías se muestra en menú de variantes en los tipos son:

 Graficos de columnas: representan la relación entre series de datos que evolucionan en el

tiempo. La imagen muestra las opciones disponibles para este tipo de gráficos: columnas 2-D
columnas 3-D y más graficos de columnas
 Graficos de líneas: Representan las tendencias de varias series de datos a intervalos regulares
sobre una escala común; la imagen muestra las opciones disponibles para este tipo de graficos:
líneas 2-D líneas 3-D y más graficos de líneas

 Graficos circulares: Representa la proporción de cada valor de la serie respecto al total. La

imagen muestra las opciones disponibles para este tipo de gráfico: graficos 2-D grafico circular
3-D, anillo y más graficos de líneas.

 Graficos de áreas: Representa la magnitud relativa de los valores en el transcurso del tiempo.
La imagen muestra las opciones disponibles para este tipo de graficos: Área 2-D Área 3-D y más
graficos de áreas.

 Graficos de barras: similares a los graficos de columnas a la diferencia de que se incluye las
categorías de eje vertical y los valores en el eje horizontal. Barra en 2-D barra en 3-D y más
graficos de barra.

 Gráficos de dispersión: Representan la proporción de cada valor de la serie al respecto al total

se utilizan si hay una única serie de datos o un número de altos de etiquetas. La siguiente imagen
se muestra las opciones disponibles para este tipo de grafico dispersión burbuja y más graficos
de dispersión.

 Graficos de cotización, superficie y radial: Cotización se utiliza en el ámbito financiero y

representa unas series de datos a series específicas máximo o mínimos: superficie agrega un
efecto tridimensional s los graficos del área respecto al punto central.

 Grafico combinado: Representan los números de un gráfico que ha criado ampliamente de una
serie de datos a serie de datos (ejemplo precio volumen) puede trazar una o más series de datos
de un eje secundario muestra los valores para la serie de datos. Un gráfico que muestra la
combinación de graficos de columnas y líneas. La imagen muestra las opciones disponibles para
este tipo de graficos: cuadro combinado y crear grafico combinado personalizado.

En la hoja de cálculo, una seria es cada conjunto de datos de la misma naturaleza, cada conjunto de
valor que toma un determinado concepto. Para crear gráficos estadísticos se utilizan una o varias
series, la primera de ellas se asignará al eje horizontal y las otras al eje vertical.

9.2 ELEMENTOS DE LOS GRÁFICOS

Un gráfico consta de numeroso elementos algunos de ellos se presentan de forma predeterminados
y otros se pueden agregar según las necesidades para la presentación de los elementos del grafico
pueden moverlo a otras ubicaciones dentro del grafico su tamaño o formato. Tambien se puede
eliminar los elementos del que grafico que necesite mostrar. La siguiente imagen señala sus
elementos

10 PROTECCIÓN DE HOJA DE CÁLCULO

Excel dispone de herramientas que permiten proteger archivos para evitar que alguien abra un libro
sin contraseña conceder acceso de solo la lectura a un libro o incluso proteger una hoja de cálculo
para que no elimine accidentalmente las formulas. Es importante recordar los siguientes aspectos
al utilizar esta herramienta.

 Si olvida o pierde la contraseña Microsoft no puede recuperarla.

 No debe asumir que porque protege un libro o hoja de cálculo con una contraseña es
completamente seguro.