Manual para la Evaluación de Desempeño 1

Adriana Ximena Torres Rico

Agosto 2019

Servicio nacional de aprendizaje “SENA”

Gestión de talento humano por competencias – metodología (1881733)
 Manual para la Evaluación de Desempeño 2

Adriana Ximena Torres Rico

Instructora Sandra Victoria Bermejo Rojas

Agosto 2019
Servicio nacional de aprendizaje “SENA”
Gestión de talento humano por competencias – metodología (1881733)
 Tabla de Contenidos 3

Justificación ......................................................................................................................... 4
Objetivos ............................................................................................................................. 5
Políticas y normas ............................................................................................................... 6
Definición de evaluación ……………………………….……….………………………...7
Beneficios de este proceso ................................................................................................. .7
Participantes……………………………………………………………………………….7
Periodicidad………………………………………………………………………………..7
Proceso de evaluación……………………………………………………………………..8
➢ Antes de la evaluación……………………………………………………………..8
➢ Durante la evaluación (entrevista de evaluación)….…………..…………………..8
➢ Después de la evaluación (seguimiento al proceso)………………………………..9
Instrumentos………………………………………………………………………………..9
Instructivo para los instrumentos…………………………………………………………..14
 JUSTIFICACION 4

El presente Manual de Evaluación de Desempeño surge de la necesidad que tiene la Distribuidora

LAP S.A.S, de evaluar el recurso humano en función de cumplir con los objetivos, metas, planes y
programas propuestos. Para llevar a cabo este proceso se han diseñado procedimientos y formatos
de fácil comprensión de los involucrados, evaluadores y evaluados, los mismos que posibilitaran su
aplicación transparente, técnica, justa y equitativa, que reflejaran de la mejor manera posibles, los
potenciales del personal de la organización.

Con la evaluación de desempeño la Distribuidor LAP S.A.S, busca determinar el valor del
trabajo de cada empleado en la organización y a la vez permite medir el nivel competitivo de
la empresa ya que con el buen desempeño de los empleados se logra reflejar la eficiencia y
logro de los objetivos de las unidades y de la empresa como un todo.

El propósito de este manual es apoyar al trabajador y jefe para facilitar su aplicabilidad en las
tareas y funciones, por lo cual este manual ha sido elaborado mediante una metodología que
permita la flexibilidad para su modificación y/o actualización mediante hojas intercambiables
de acuerdo con las políticas que emita la organización.

Este manual debe ser dado a conocer a todos los funcionarios relacionados con el proceso; para
su apropiación, uso y operación. Las dependencias de la empresa deben contar con mecanismos
que garanticen su adecuada difusión.
 OBJETIVOS 5

OBJETIVO GENERAL

Evaluar los colaboradores de la Distribuidora LAP SAS para identificar sus fortalezas y debilidades,
con el fin de medir y mejorar el rendimiento en el desempeño de las labores.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

➢ Evaluar y retroalimentar objetivamente al personal sobre el desempeño demostrado en el

área trabajo.

➢ Identificar y conocer las necesidades reales de capacitación del personal, e incorporarlas al

programa de capacitación a fin de lograr un mejor aprovechamiento dentro de la institución
y llevar a cabo actividades que potencien su desarrollo profesional y técnico en los
diferentes puestos de la organización.

➢ Contribuir al mejoramiento del clima organizacional, estimulando en el empleado el deseo

de superación, a través de la comunicación efectiva.

➢ Reconocer el desempeño excelente por los empleados de la empresa.

➢ Establecer políticas que sirvan para la toma de decisiones de manera asertiva y le permitan
a la organización promover, reubicar, suspender o destituir a los empleados.

➢ Mejorar la relación superior y subordinado, al verificar el desempeño individual.

➢ Prever información de retroalimentación para mejorar el comportamiento laboral de los

trabadores.

➢ Proporcionar datos para efectuar promociones de los colaboradores a puestos o cargos de

mayor nivel.

➢ Efectuar rotación del personal de acuerdo a los conocimientos, habilidades y destrezas

mostradas en su desempeño.

➢ Detectar necesidades de capacitación de los colaboradores.

 POLÍTICAS Y NORMAS 6

POLÍTICAS

➢ El proceso de evaluación del desempeño se efectuará en dos periodos: enero a junio y

julio a diciembre.

➢ Es responsabilidad del jefe de cada área aplicar la evaluación de desempeño durante los
primeros 10 días del mes asignado.

➢ Los resultados de la evaluación del desempeño serán utilizados en los procesos de

promociones y ascensos del personal de la distribuidora LAP S.A.S.

➢ Cada evaluador deberá recibir capacitaciones del modelo de evaluación antes de

aplicarlo.

➢ El resultado de cada evaluación debe tener 3 fases: autoevaluación, evaluación del jefe
inmediato y evaluación de un par.

NORMAS

➢ El área de gestión humana será la responsable de desarrollar el proceso de evaluación del

desempeño de los empleados y de dar la asesoría necesaria para su aplicación a los jefes
de cada área.

➢ La evaluación de desempeño solo se aplicará a personal de planta.

➢ La evaluación del desempeño de cada empleado será realizada por el jefe inmediato, en
forma objetiva aplicando el formulario de evaluación del desempeño, siguiendo los
lineamientos proporcionados por el área de gestión de talento humano.

➢ Los empleados que no estén de acuerdo con su evaluación después de ser revisada con su
jefe inmediato, podrán solicitar por escrito una revisión a gestión del talento humano
dentro de cinco días hábiles a partir del día que efectuó la evaluación.

➢ En los casos de ausencia del responsable de la evaluación de los empleados, por motivo
de renuncia, licencia u otra causa no prevista que le impida efectuar las evaluaciones del
personal, será el jefe inmediato superior quien realice las evaluaciones del desempeño.

➢ El área de Gestión del talento humano, era el responsable de archivar en los expedientes
de los empleados, los formularios diligenciados en el proceso de evaluación del
desempeño por empleado.
 DEFINICIÓN DE EVALUACIÓN 7

La evaluación del desempeño es un sistema que permite conocer cual es el cumplimiento de las
obligaciones laborales de un empleado. Su importancia es documentar que tan productivo es un
empleado y en qué áreas podrían emprenderse acciones de mejora o en que labores podría ser más
productivo.

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

➢ Mejora el desempeño, mediante la retroalimentación.

➢ Permite establecer políticas de compensación de acuerdo al cumplimiento de logro de

objetivos o metas.

➢ Ayuda a conocer las necesidades de capacitación y desarrollo.

➢ Planeación y desarrollo de la carrera profesional: guía las decisiones sobre posibilidades

profesionales específicas.

➢ Permite identificar posibles errores en el diseño del puesto de trabajo, el desempeño

insuficiente puede indicar errores en la concepción del puesto.

➢ Se fomenta la comunicación tanto entre compañeros como con los líderes de procesos.

PARTICIPANTES

En la evaluación de desempeño participa todas personal que tengan relación laboral directa con
la Distribuidora LAP. SAS, formalizada a través de un contrato de prestación de laboral, en
cualquiera de los cargos existentes.

PERIODICIDAD

Este proceso es necesario realizarla dos veces al año, esto para poder definir que debemos tener
en cuenta para el plan de capacitación y evidenciar si los empleados están desarrollando de manera
eficiente sus las labores asignadas
 PROCESO DE EVALUACIÓN 8

ANTES DE LA EVALUACIÓN

Definición de criterios y evidencias del desempeño laboral

En este momento de debe tener establecidos todos los parámetros a evaluar, la población y las
características necesarias además de la recopilación de datos acordes al proceso.

Es importante tener en cuenta el factor riesgo de todo proceso, y en el caso de la evaluación de

desempeño la resistencia al cambio, el temor, el estrés de la población objeto de evaluación debe
tener siempre un acompañamiento del área de gestión
del talento humano.

Estas evidencias son de tres tipos:

1. Las evidencias del producto son los resultados esperados del trabajo del empleado, con
sus características de calidad tal como se han convenido al fijar las contribuciones y metas
individuales. Descripción de puesto de trabajo, análisis de funciones y planes de trabajo
establecidos por la organización.

2. Evidencias de desempeño o comportamiento de empleado directamente relacionado con

la forma como se espera que actúe el empleado al realizar el trabajo. Cumplimiento de
metas, satisfacción del cliente interno y externo, clima organizacional. Se define en
términos de actitudes, valores o manifestaciones tales como oportunidad, amabilidad,
transparencia.

3. Evidencias de conocimientos y comprensión se refieren a la aplicación de los conceptos,

principios, habilidades y destrezas que le permiten al empleado lograr un desempeño
eficaz en la realización del trabajo. Capacidad de adaptación, estructura del puesto de
trabajo y su relación con las metas del mismo.

DURANTE LA EVALUACIÓN (ENTREVISTA DE EVALUACIÓN)

En este momento del proceso en DISTRIBUIDORA LAP S.A.S, se desarrolla durante el periodo
que el empleado ejerce sus funciones, partir del momento en que se concretan los compromisos y
hasta el día en que se comuniquen los resultados.

Esta fase comprende las siguientes actividades:

➢ Realización del seguimiento al desempeño del empleado, asignación de puntaje a cada

actividad.

➢ Conformación de portafolio de evidencias. Seguimiento a cumplimiento de metas y

estándares del puesto de trabajo.
 9
➢ Prescribir acciones correctivas.

DESPUÉS DE LA EVALUACIÓN (SEGUIMIENTO AL PROCESO)

La fase de verificación del cumplimiento de compromisos se realiza al finalizar cada período de

evaluación semestral de conformidad a la programación aprobada. Esta fase comprende las
siguientes actividades:

➢ Comparar los logros obtenidos contra compromisos adquiridos.

➢ Valorar los resultados alcanzados por el empleado.

➢ Realizar la realimentación a cada empleado.

INSTRUMENTOS

Formato de evaluación de desempeño:

Evaluación de desempeño
Datos del evaluado:
Nombres: Apellidos:

Cargo actual: Fecha evaluación:

Datos del evaluador:

Nombres: Apellidos:

Relación con Jefe supervisor cliente colega

el evaluado: inmediato
Indicadores de gestión
Marque con una X la calificación comentarios
respuesta que usted cree que
es correcta

Desempeño en el trabajo
Planifica y organiza el trabajo 1 2 3 4 5
para lograr objetivos

Está motivado para lograr 1 2 3 4 5

diversos resultados
 10
Es creativo para proyectar 1 2 3 4 5
nuevas ideas.

Le preocupa el aprovechamiento de 1 2 3 4 5
los
recursos de la empresa
Comunicación
Su comunicación oral es eficaz 1 2 3 4 5

Se comunica por escrito 1 2 3 4 5

con eficacia.

En reuniones de trabajo 1 2 3 4 5
contribuye con información
relevante.
Desarrollo profesional
Solicita y obtiene de su jefe 1 2 3 4 5
inmediato, la aprobación y
autorización de sus planes de
desarrollo profesional y logra así,
nuevas oportunidades de
aprendizaje y crecimiento.

Proyecta su desarrollo profesional 1 2 3 4 5

de acuerdo con las políticas y
objetivos de la institución.

Aplica los nuevos aprendizajes 1 2 3 4 5

obtenidos en la capacitación
adquirida recientemente

Aprovecha las oportunidades de 1 2 3 4 5

desarrollo profesional para
mejorar su Productividad.

Objetividad
Cumple con sus funciones con 1 2 3 4 5
absoluta imparcialidad

Empleo de métodos de 1 2 3 4 5
investigación que garanticen la
recopilación técnica y científica de
evidencias.
 11
informa sobre los actos u omisiones 1 2 3 4 5
constitutivos de delito de sus
subordinados o iguales en
categoría jerárquica.

Atiende con diligencia la solicitud 1 2 3 4 5

de auxilio o queja de la ciudadanía,
y de sus propios subordinados.

Eficiencia y eficacia
Evitar que las pruebas pierdan su 1 2 3 4 5
calidad probatoria y se facilite la
correcta tramitación del
procedimiento correspondiente.

cumple y hace cumplir con 1 2 3 4 5

diligencia las órdenes que recibe con
motivo del desempeño de sus
funciones.

Evita todo acto u omisión que 1 2 3 4 5

produzca deficiencia en su
cumplimiento.

Entrega a información que le es 1 2 3 4 5

solicitada, en los términos de las
leyes correspondientes

Firma evaluador Firma evaluado

Formato de retroalimentación:

Entrevista de retroalimentación
Datos del evaluado:
Nombres: Apellidos:

Cargo actual: Fecha evaluación:

Datos del evaluador:

Nombres: Apellidos:
 12
Relación Jefe supervisor cliente colega
con el inmediato
evaluado:
Escala de calificación
Supera las 100% a más de cumplimiento
expectativas

Cumple las 76 a 100% de cumplimiento

expectativas

Cumple la mayoría de 51 a 75% de cumplimiento

las expectativas

Cumple parcialmente 26 a 50% de cumplimiento

las expectativas

No cumple las 0 a 25% de cumplimiento

expectativas

Indicadores de gestión
No. DESCRIPCIÓN PUNTAJE PUNTAJE COMENTARIOS
INDICADOR OBTENIDO ESPERADO Y/O
(%) (%) OBSERVACIONES

1 Desempeño 100%
en el trabajo

2 Comunicación 100%

3 Desarrollo 100%
profesional

4 Objetividad 100%

5 eficiencia y 100%
eficacia

Puntaje total
Fortalezas Debilidades
Formato de plan de mejoramiento 13

Plan de mejora
Datos del evaluado:
Nombres: Apellidos:

Cargo actual: Fecha evaluación:

Datos del evaluador:

Nombres: Apellidos:

Relación Jefe supervisor cliente colega

con el inmediato
evaluado:
descripción
Persona que requiere
plan de mejora.

Debilidades (aspectos
que necesitan acción
correctiva)

Descripción de la
acción de mejora.

Objetivo (s)
Metas (s)

Plazo de ejecución Fecha inicio

Fecha final
Responsable (s)
 INSTRUCTIVO PARA LOS INSTRUMENTOS 14

INSTRUCTIVO EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Para utilizar y diligenciar el formato de evaluación es necesario seguir los siguientes pasos:

Información general:

➢ Nombre y apellido del evaluado.

➢ Cargo actual del evaluado
➢ Fecha en la que se realiza la evaluación
➢ Nombre y apellido del evaluador

Indicadores de gestión:

Se identifica los indicadores que se desean evaluar. Definir los indicadores con el evaluador de
acuerdo con la finalidad asignada a su dependencia y dentro del marco de las funciones del
empleado. Se deben plantear indicadores objetivos y de real evaluación.

Escala de Calificación:

Asignar porcentajes a cada indicador, de acuerdo a la siguiente información:

Marque con una X el grado de consecución, siendo:

Supera las expectativas 100% a más de cumplimiento

Cumple las expectativas 76 a 100% de cumplimiento

Cumple la mayoría de las expectativas 51 a 75% de cumplimiento

Cumple parcialmente las expectativas 26 a 50% de cumplimiento

No cumple las expectativas 0 a 25% de cumplimiento

Firma del evaluado y del evaluador:

Al terminar de diligenciar el formato de evaluación, el evaluado y el evaluador debe firmar en el

correspondiente espacio asignado.
INSTRUCTIVO ENTREVISTA DE RETROALIMENTACIÓN 15

Información general:

➢ Nombre y apellido del evaluado

➢ Cargo actual del evaluado
➢ Fecha en la que se realiza la evaluación
➢ Nombre y apellido del evaluador
➢ Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

Escala de Calificación:

➢ Numero: Se debe enumerar cada uno de los indicadores a evaluar.

➢ Indicador: Se escribe el indicador que se evaluó.
➢ Porcentaje obtenido: Se escribe el porcentaje que obtuvo el evaluado en cada indicador.
➢ Porcentaje esperado: Se asignan porcentajes a cada actividad, de acuerdo con la meta de
cada indicador.
➢ Comentarios y/o observaciones: Se escribe los comentarios de los resultados de cada
indicador.
➢ Puntaje total: Se suman todos los porcentajes obtenidos por cada indicador y se divide
en el número de indicadores, el resultado será el promedio del puntaje obtenido.
➢ Fortalezas: Indicar cuales fueron las características en las que presenta mayor habilidad
y destreza.
➢ Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor carencia,
que aspectos merece acciones correctivas.

INSTRUCTIVO PLAN DE MEJORA

Información general:

➢ Nombre y apellido del evaluado

➢ Cargo actual del evaluado
➢ Fecha en la que se realiza la evaluación
➢ Nombre y apellido del evaluador
➢ Relación directa del evaluador con el evaluado (leer opciones)

Descripción:

➢ Persona o área que requiere plan de mejora: escriba nuevamente el nombre del
evaluado.
➢ Debilidades: indique cuales fueron las características en las que presenta mayor carencia,
que aspectos merece acciones correctivas.
➢ Descripción acción de mejora: Relacione las actividades que usted planteará como
acción de mejora a las debilidades halladas.
➢ Objetivo(s): Describa brevemente el objetivo que se pretende lograr con la actividad16
planteada para mejorar la debilidad.
➢ Metas(s): Defina la meta a alcanzar identificando la unidad de medida.
➢ Plazo de ejecución: Determine en plazo en que se espera alcanzar la meta propuesta, si
las actividades sobrepasan una vigencia, debe determinar para cada año el porcentaje de
cumplimiento y en lo posible defina un posible entregable, que le permita a al evaluador
evaluar el nivel de avance de la actividad. Coloque la fecha de inicio de plan de mejora
y al final del proceso coloque la fecha fina.
➢ Responsable(s): Escriba en Cargo y nombre de la persona responsable de adelantar la
actividad.
➢ Indicador de cumplimiento: en este indicador se debe colocar todos los aspectos
positivos o negativos que el evaluado obtuvo durante el plan de mejora y cuál fue el nivel
de cumplimiento.
➢ Observaciones: Presente comentarios u observaciones que considere necesarios.
➢ Firma del evaluado y del evaluador: Al terminar de diligenciar el formato de evaluación,
el evaluado y el evaluador debe firmar y colocar el nombre en el correspondiente espacio
asignado.