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Trabajo Final presentado como requisito parcial para optar al título de:
Magister en Ingeniería Ambiental
Directora
Ph.D. Margarita María Andrade Mahecha
Docente Facultad Ingeniería y Administración
Resumen
Este trabajo presenta el diseño de un modelo de gestión integrado de las normas de
calidad (enfocada en el sector público), ambiente y salud ocupacional (GP 1000:2009, ISO
14001:2004 y OHSAS 18001:2007) aplicable al Macro-proceso de Gestión de Laboratorios
de la Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira. El trabajo se encuentra
estructurado en las siguientes fases: Diagnóstico sobre el cumplimiento de los requisitos
establecidos en dichas normas aplicados al macro-proceso de Gestión de Laboratorios; el
análisis de resultados del diagnóstico siguiendo el ciclo PHVA, el diseño de una
metodología para la gestión integrada y finalmente, el diseño de estrategias para la
implementación del modelo de gestión integrado. También hace referencia a los beneficios
que representa la integración de los tres sistemas, en la medida en que se optimicen los
procesos tanto académicos como administrativos, se promueva el mejoramiento continuo,
se prevengan, reduzcan y/o control en los impactos ambientales y riesgos laborales y se
preste un servicio de calidad en el Macro-proceso Gestión de Laboratorios de la sede
Palmira.
Abstract
This paper presents the design of a model of integrated management of quality standards
(focused on public sector), environment and occupational health (GP 1000: 2009, ISO
14001: 2004 and OHSAS 18001: 2007) applicable to the Macro-process Laboratory
Management at National University of Colombia, Palmira. This work is structured in the
following phases: Diagnosis on compliance with the requirements of the standards applied
to macro-management process Laboratories; analysis of diagnostic results following the
PHVA cycle, the design of a methodology for integrated management and finally, the
design of strategies for the implementation of integrated management model. It also refers
to the benefits that represents the integration of the three systems, to the extent that both
academic and administrative processes are optimized, continuous improvement is
promoted, reduction and prevention and / or control of environmental impacts and
occupational risks and quality service in the Macro-process management Laboratories
Palmira is provided.
Contenido
Pág.
Resumen ......................................................................................................................... V
Introducción .................................................................................................................... 1
2. Metodología ............................................................................................................ 19
2.1 Fase I: Diagnostico y análisis de condiciones actuales .................................. 20
2.2 Materiales y Métodos ..................................................................................... 21
2.2.1 Aplicación lista de chequeo por cada Norma ....................................... 21
2.2.2 Revisión de documentación, de cumplimiento de requisitos legales y de
requisitos internos aplicables al Macro-proceso ................................................ 26
2.3 Resultados y Discusión.................................................................................. 29
2.3.1 Análisis de resultados de las condiciones actuales ............................. 29
2.3.2 Diagnóstico de las condiciones actuales frente al cumplimiento de
requisitos ........................................................................................................... 31
Bibliografía .................................................................................................................... 63
Contenido IX
Lista de Figuras
Pág.
Lista de tablas
Pág.
1.2 Objetivos
La Gestión es definida como las actividades coordinadas para dirigir y controlar una
organización (ISO, ISO 9000:2005 Sistemas de Gestión de la Calidad, fundamentos y
vocabulario., 2005)
“Los elementos que se relacionan entre sí, dentro de una organización se denominan
procesos y son la base para la gestión” (Castillo Pinzón & Martínez, 2010). Para (Tor,
2011), “un proceso es la secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido
sobre una entrada, consumiendo unos recursos para obtener un resultado conforme a los
Capítulo 1. Antecedentes y Contexto del trabajo 7
requerimientos del cliente interno o externo”. La norma (ISO, ISO 9000:2005 Sistemas de
Gestión de la Calidad, fundamentos y vocabulario., 2005), define proceso “como el
conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados”.
Una vez definidos los procesos de una organización se identifican las entradas, actividades
y salidas (López, 2008). Los elementos principales de un proceso son: (López, 2008)
Objetivo del proceso: resultado esperado en atención a las expectativas de los clientes
Actividades: operaciones que transforman las entradas en salidas con un valor agregado
Recursos: personas, equipos, maquinas, información requerida para lograr los objetivos.
(Atehortúa, Bustamante, & Valencia, 2008), consideran que la gestión tiene una dimensión
muy amplia, la cual pasa por las cuatro etapas del ciclo PHVA, (Planificar, Hacer, Verificar
y Actuar). Donde Planificar es establecer los objetivos y procesos necesarios para
conseguir los resultados, teniendo en cuenta los requisitos del cliente y las políticas de la
8 Diseño de un modelo de gestión integrado aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
Sistema de Gestión Integrado: Según la norma UNE 66177 (2005) (Camona, Buiza,
Vasquez, & Rivas, 2005), el sistema de gestión integrado es un “conjunto formado por la
estructura de la organización, las responsabilidades, los procedimientos, los procesos y
los recursos que se establecen para llevar a cabo la gestión integrada de los sistemas”.
Por tanto, un sistema de gestión integrado se puede planear de forma que integre los
objetivos de las partes interesadas y los requisitos de las normas estandarizadas que se
van a integrar, sin necesidad de duplicar información, documentación y/o actividades. Un
enfoque de gestión integrado también busca reducir costos de implementación de las
normas cuando se realiza separadamente, optimizando el tiempo de los procesos y
promoviendo el desarrollo de una cultura organizacional con orientación hacia la mejora
continua de la organización.
Es así como nacen los estándares de calidad para hacer cumplir los requisitos que una
organización debe atender, para satisfacer los requerimientos acordados con sus clientes
a través de una mejora continua, de manera ordenada y sistemática, dando paso a los
sistemas de gestión. Los sistemas de gestión siguen los lineamientos de un organismo
internacional no gubernamental llamado ISO, Organización Internacional para la
Estandarización.
Las Normas de Gestión de Calidad tienen sus comienzos después de la segunda guerra
mundial, cuando se comenzó a exigir a los fabricantes que mantuvieran por escrito los
procedimientos aprobados. A partir de 1959, en los Estados Unidos se utilizó un programa
de requerimientos de calidad para los suministros militares. En 1968, la OTAN (La
Organización del Tratado del Atlántico Norte, también denominada la Alianza del Atlántico
o del Atlántico Norte, es una alianza militar intergubernamental basada en el Tratado del
Atlántico Norte firmado el 4 de abril de 1949) especificó la norma AQAP (Aseguramiento
de calidad para los procedimientos de los aliados) para aplicarla a los insumos militares de
la alianza. Con el tiempo y la presión de los compradores de insumos, la idea de la
estandarización fue más allá del ámbito militar, y en 1971, el Instituto de Estandarización
Británico publicó la norma BS 9000, específicamente para el aseguramiento de la calidad
en la industria electrónica; esta siguió desarrollándose para pasar a ser la BS 5750, más
general y aplicable.
La primera versión de la serie ISO 9000, fue publicada en 1987. La ISO 9000:1987 se
derivó de la BS 5750, utilizando además sus modelos para los sistemas de administración
de la calidad. La versión 1987 fue actualizada en 1994, posteriormente en el año 2000 y
hoy en día la versión vigente corresponde a la ISO 9000:2008. Con el paso del tiempo las
principales modificaciones se enfocaron a eliminar los requerimientos demasiado rígidos
de documentación y se incluyeron en forma explícita conceptos como la mejora continua,
y el seguimiento y medición de la satisfacción del cliente. La versión vigente de ISO 9001
es la de 2008, la cual está en proceso de actualización para la versión ISO 9001:2015.
Es de considerar que los sistemas de gestión son una herramienta administrativa que
ayuda a las organizaciones a identificar sus procesos, facilita el intercambio internacional
de bienes, apertura de nuevos mercados y mejores condiciones de negociación. Es
relevante mencionar que la implementación de un sistema de gestión debe estar
acompañada del compromiso institucional, directivo y de todos los niveles que participan
en el sistema, evidenciando la necesidad de pasar del discurso a la acción implementando
modelos integrados que permitan a las organizaciones gestionar y minimizar los principales
impactos y riesgos de sus productos y/o servicios.
Algunos autores consideran que la garantía de integración de los sistemas radica en hacer
una sola gestión, esto significa aplicar un solo planear, hacer, verificar y actuar (Castillo
Pinzón & Martínez, 2010). A su vez es posible evidenciar que el sistema de gestión de la
calidad ISO 9001, gestión ambiental ISO 14001 y gestión en seguridad y salud ocupacional
ISO 18001, tienen una serie de aspectos en común que permiten estudiarlos en forma
uniforme e integrarlos para efectos de su gestión, teniendo en cuenta el ciclo PHVA. Estos
aspectos para Castillo & Martínez (2010) son: Establecer una política, Fijar objetivos,
Definir responsabilidades y autoridades, Efectuar la documentación de los procesos,
actividades o tareas a realizar y mantener dicha documentación controlada, Planificar las
actividades y tareas a llevar a cabo para lograr los objetivos establecer procesos clave,
Efectuar mediciones y seguimiento o monitoreo de procesos, actividades y tareas, llevar
registros como evidencia de las actividades ejecutadas y controlar la gestión de los
mismos, tomar precauciones para controlar aquellos resultados o procesos que no
satisfacen las especificaciones, Tener prevista la toma de acciones correctivas y
preventivas cuando alguna situación no funciona de acuerdo a lo planificado, Efectuar la
evaluación del desempeño del sistema a través de auditorías, Revisar el sistema en forma
periódica por parte de la por parte de la dirección (González, 2011).
ISO 9001 (Sistemas de Gestión de Calidad –Requisitos), como líder en cuanto a número
de certificados a nivel mundial y en cada uno de los países presenta datos estables con
un ligero crecimiento. España, con 59.418 certificados, se encuentra en el tercer lugar
mundial en número de certificados ISO 9001 acumulados (China 1º con 334.032 e Italia 2º
con 137.390) y en el primer puesto en emisión de certificados a lo largo de 2012 seguido
por China y Rumanía. A lo largo del pasado 2012 en España se emitieron 6.361 certificados
ISO 9001.
14 Diseño de un modelo de gestión integrado aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
Como se muestra en la Figura 2, Estados Unidos es el país de América, con mayor número
de organizaciones certificadas en la norma de calidad ISO 9001, seguido de Brasil,
Colombia, Canadá y Argentina.
En Colombia, las certificaciones ISO pueden ser otorgadas por diferentes entidades que
ya han sido aprobadas con anterioridad por la Superintendencia de Industria y Comercio
(SIC). Sin embargo, como entidad máxima acreditada en nuestro país, se reconoce el
Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC). Así mismo, han sido
acreditadas por la SIC las siguientes entidades: SGS Colombia S.A., BVQI Colombia Ltda.,
16 Diseño de un modelo de gestión integrado aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
International Certificación and Training S.A. (IC & T), Cotecna Certificadora Services Ltda.,
y la Corporación Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico. (Jaceviro, 2012)
Las empresas bien sean grandes, medianas o pequeñas deben asumir los retos que trae
consigo el entorno y la situación actual. Una tendencia en la actualidad es que éstas se
desenvuelvan no solo a nivel nacional sino también a nivel internacional, debido a las
crecientes exigencias del mercado en cuanto a la calidad y productividad de bienes y
servicios, que demanda tener a la mano un menú de estrategias que le permitan evaluar
cuál de todas implementar de acuerdo a sus necesidades, lo importante es elegir
estrategias que apunten a la competitividad de la organización, por ello es necesario
cambiar los paradigmas tradicionales, com-prender que si no asumen el riesgo del cambio
sin importar los costos y el tiempo, los clientes los cambiaran. (González, 2011)
18 Diseño de un modelo de gestión integrado aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
Por último es importante mencionar que una parte importante para la implementación de
cualquier sistema de gestión es involucrar a las personas. Que éste permita elevar la
calidad de vida de todos sus miembros para que todos puedan desempeñarse y desarrollar
todo su potencial, y así contribuyan de manera eficiente y eficaz a la consecución de los
logros que trae consigo el sistema de gestión. El sistema de gestión debe ser comprendido
por todos sus miembros, para lograr el éxito de la implementación (González, 2011).
2. Metodología
Para el cumplimiento de los objetivos del presente trabajo, se propone una estructura por
fases, aplicando el concepto de ciclo Planear-Hacer-Verificar-Actuar (ciclo de Deming). En
la Figura 5, se explica la metodóloga general y el contenido de cada fase. Posteriormente
se va presentado el desarrollo de cada una.
En los 37 laboratorios se cuenta con una población total de 64 personas (conformada por
coordinadores y auxiliares de laboratorio/planta y contratistas), de los cuales respondieron
las listas de chequeo un 70%, (45/64) siendo una muestra fiable y representativa de la
población objeto de estudio.
El tamaño de la muestra se determinó con la siguiente fórmula: (Suárez & Tapia, 2012)
Dónde:
n = el tamaño de la muestra.
N = tamaño de la población.
σ = Desviación estándar de la población que, generalmente cuando no se tiene su valor,
suele utilizarse un valor constante de 0,5.
Z = Valor obtenido mediante niveles de confianza. Es un valor constante que, si no se
tiene su valor, se lo toma en relación al 95% de confianza equivale a 1,96.
e = Error de estimación del 9% (0,09), valor que queda a criterio del encuestador.
22 Diseño de un modelo de gestión integrado aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
(64)(0,5)2 (1,96)2
𝑛= = 41 .79
(64 − 1)(0,09)2 + (1,96)2 (0,5)2
Tabla 2 Porcentajes de ponderación asignados para cada etapa del ciclo PHVA teniendo
en cuenta la estructura de las Normas ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 y GP
1000:2009.
ISO OHSAS GP
P PLANIFICAR 15 15 35
H HACER 40 40 30
V VERIFICAR 35 35 15
A ACTUAR 10 10 10
CICLO
Sección Punto evaluado de la norma Ponderación
PHVA
Requisito general
Política Ambiental
1 - Planificación Aspectos ambientales 15% P
Requisitos legales
Objetivos, metas y programas
Recursos, funciones,
responsabilidad y autoridad
2 - Implementación - Competencia, formación y toma de
12%
generales conciencia
Comunicación
H
Documentación
3 - Implementación: Control de documentos
18%
control operacional Control operacional
Preparación y respuesta ante
4 - Emergencias 10%
emergencias
5 - Seguimiento y Seguimiento y medición
17%
medición
Evaluación de cumplimiento legal
No conformidad, accion correctiva V
6 - No conformidades, y acción preventiva.
18%
auditoría Control de Registros
Auditoría interna
7 - Revisión por la
Revisión por la dirección 10% A
dirección
PUNTAJE TOTAL 100%
24 Diseño de un modelo de gestión integrado aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
Tabla 4 Distribución de requisitos --GP 1000:2009 en las etapas del ciclo PHVA
1 - Requisitos
Requisitos generales 8%
generales
Generalidades
Manual de calidad
2 -Gestión documental 12%
Control de documentos
Control de registros P
Compromiso de la dirección
Enfoque al cliente
3 - Responsabilidad de Politica de calidad
15%
la dirección Planificación
Responsabilidad, autoridad y
comunicación
Provisión de los recursos
Talento humano
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Planificación de la realización del
4 - Gestión de los producto o prestación del servicio
recursos / Realización Procesos relacionados con el
cliente 30% H
del producto o
prestación del servicio Diseño y desarrollo
Adquisición de bienes y servicios
Producción y prestación del
servicio
Control de los equipos de
seguimiento y medición
Generalidades
Seguimiento y medición
5 - Medición, análisis y Control del producto y/o servicio no
15%
seguimiento conforme
V
Análisis de datos
Mejora
Mejora continua
6 - Mejora Acción correctiva 10%
Acción preventiva
7 - Revisión por la
Revisión por la dirección 10% A
dirección
PUNTAJE TOTAL 100%
Capítulo 2. Metodología 25
CICLO
Sección Punto evaluado de la norma Ponderación
PHVA
Requisito general
Política de S y SO
Identificación de Peligros,
1 - Planificación valoración de riegos y 15% P
determinacion de controles
Requisitos legales y otros
Objetivos y programas
Recursos, funciones,
responsabilidad, rendición de
cuentas y autoridad
2 - Implementación -
Competencia, formación y toma de 12%
generales
conciencia
Comunicación, participación y H
Documentación
3 - Implementación: Control de documentos
18%
control operacional Control operacional
Preparación y respuesta ante
4 - Emergencias 10%
emergencias
Medición y seguimiento del
desempeño
5 - Seguimiento y Evaluación de cumplimiento legal y
17%
medición otros
Investigación de incidentes V
No conformidad, accion correctiva
6 - No conformidades, y acción preventiva.
18%
auditoría Control de Registros
Auditoría interna
7 - Revisión por la
Revisión por la dirección 10%
dirección A
PUNTAJE TOTAL 100%
26 Diseño de un modelo de gestión integrado aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
Continuación Tabla 6
28 Diseño de un modelo de gestión integrado aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
Al realizar la revisión de los requisitos legales, tanto externos como los expedidos
internamente por la Institución, se concluye que la Universidad Nacional de Colombia, ha
identificado plenamente la normatividad que le aplica y a pesar de que implementa algunas
Capítulo 2. Metodología 29
Los requisitos de cada norma se agruparon por secciones que contienen los numerales
ordenados según la secuencia de las etapas del ciclo PHVA, a los cuales se asignó un
puntaje de acuerdo con el cumplimiento de dichos requisitos en una escala de 1 a 3 y para
cada sección se sacó un promedio como es mostrado en la Tabla 7.
CALIFICACIÓN
1 No cumple
2 Cumple parcialmente
3 Cumple totalmente
Tabla 8 Fórmulas utilizadas para ponderar cada requisito, de acuerdo con el ciclo PHVA
Formulas utilizadas para ponderar cada requisito de acuerdo con el ciclo PHVA
Punto
Sección evaluado de convenciones X = Puntaje obtenido Ponderacion Y = % de ponderación Y´ = % de cumplimiento
la norma
Requisito n A
Requisito n B
1 - Planificación Requisito n C a = promedio( A+B+C+D+E+ n….) a´= a / 3 * % ponderación a´´= a / 3 * 100
Requisito n D
Requisito n E
Requisito n F
Requisito n G b = promedio( F+G+H+I+n….) b´= b / 3 * % ponderación b´´= b / 3 * 100
PORCENTAJES DE
Requisito n H PONDERACION
2 - Implementación Requisito n I SEGÚN ESTRUCTURA DE
Requisito n J c = promedio( J+K+n…..) LAS NORMAS c´= c / 3 * % ponderación c´´= c / 3 * 100
Requisito n K Tabla 2
Requisito n L d = promedio de (L+n...) d´= d /3* % ponderación d´´= d /3* 100
Requisito n
3 - Seguimiento y M e = promedio( M+N+n...) e´= e / 3 * % ponderación e´´= e / 3 * 100
medición
Requisito n N
4 - No Requisito n O
conformidades, Requisito n P f = promedio( O+P+Q+n...) f´= f / 3 * % ponderación f´´= f / 3 * 100
auditoría Requisito n Q
5 - Revisión por la Requisito n
R g = promedio de (R+n...) g´= g / 3 * % ponderación g´´= g / 3 * 100
dirección
PUNTAJE TOTAL X = promedio Ʃ(a,b,c,d,e, f,g) Y = a´+ b´+ c´+ d´+ e´+ f´+ g´ Y = promedio Ʃ(a´´, b´´, c´´, d´´, e´´, f´´, g´´)
Una vez aplicadas las listas de chequeo con los requisitos de cada una de las normas, al
Macro-proceso Gestión de Laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia, sede
Palmira, los resultados obtenidos fueron los siguientes:
1 - Requisitos
Requisitos generales 3,00 8 8 100
generales
Generalidades
Manual de calidad
2 -Gestión documental 3,00 12 12 100
Control de documentos
Control de registros
Compromiso de la dirección
Enfoque al cliente
3 - Responsabilidad de Política de calidad
2,64 15 13 88
la dirección Planificación
Responsabilidad, autoridad y
comunicación
Provisión de los recursos
Talento humano
Infraestructura
Ambiente de trabajo
Planificación de la realización del
4 - Gestión de los producto o prestación del servicio
recursos / Realización Procesos relacionados con el
cliente 2,85 30 29 95
del producto o
prestación del servicio Diseño y desarrollo
Adquisición de bienes y servicios
Producción y prestación del
servicio
Control de los equipos de
seguimiento y medición
Generalidades
Seguimiento y medición
5 - Medición, análisis y Control del producto y/o servicio no
2,48 15 12 83
seguimiento conforme
Análisis de datos
Mejora
Mejora continua
6 - Mejora Acción correctiva 2,53 10 8 84
Acción preventiva
7 - Revisión por la
Revisión por la dirección 3,00 10 10 100
dirección
PUNTAJE TOTAL 2,79 100 93 93
PUNTAJE MAXIMO 3 100 100% 100%
De acuerdo con los hallazgos de las auditorías internas y con los resultados de la
aplicación de la lista de chequeo del presente trabajo, los cuales se reportan en la Tabla
10, la Institución debe priorizar los procedimientos de preparación y respuesta ante
emergencias ambientales (requisito 4.4.7) y los planes de acción para cerrar acciones
correctivas y preventivas (requisito 4.5), estos requisitos son transversales a todos los
procesos de la Universidad Nacional de Colombia.
Tabla 10 Resultados del cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión Ambiental, aplicada
al Macro-proceso Gestión de Laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
% %
Sección Punto evaluado de la norma Puntaje Ponderación de Porcentaje de
Ponderación cumplimiento
Requisito general
Política Ambiental
1 - Planificación Aspectos ambientales 2,94 15 15 98
Requisitos legales
Objetivos, metas y programas
Recursos, funciones,
responsabilidad y autoridad
2 - Implementación - Competencia, formación y toma de
3,00 12 12 100
generales conciencia
Comunicación
Documentación
3 - Implementación: Control de documentos
3,00 18 18 100
control operacional Control operacional
Preparación y respuesta ante
4 - Emergencias 2,38 10 8 79
emergencias
5 - Seguimiento y Seguimiento y medición
3,00 17 17 100
medición
Evaluación de cumplimiento legal
No conformidad, accion correctiva
6 - No conformidades, y acción preventiva.
2,96 18 18 99
auditoría Control de Registros
Auditoría interna
7 - Revisión por la
Revisión por la dirección 3,00 10 10 100
dirección
PUNTAJE TOTAL 2,90 100 97 97
PUNTAJE MAXIMO 3 100 100% 100%
Tabla 11 Resultados del cumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de Seguridad y
Salud ocupacional aplicada al Macro-proceso Gestión de Laboratorios de la Universidad Nacional
de Colombia, sede Palmira
3. Fase II. Diseño del modelo de gestión
integrado y documentación requerida
La integración de estas normas se realiza basada en la gestión por procesos, los cuales
interactúan entre sí para obtener los resultados planeados, transformando las entradas
(requisitos) en salidas (producto y/o servicio). En la propuesta de diseño del modelo de
gestión integrado aplicado al Macro-proceso de Gestión de Laboratorios de la Universidad
Nacional de Colombia, sede Palmira, se tomaron como referencia las normas, que facilitan
establecer, documentar y estructurar los sistemas de calidad, ambiente y seguridad y salud
ocupacional respectivamente, así:
36 Diseño de un modelo de gestión integrado, aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
Sistema de gestión de calidad para entidades del sector público (SGC): En el presente
trabajo se enmarca en planes estratégicos y de desarrollo de la institución. Se implementa
según GP 1000:2009.
En seguida se presentan los elementos que evidencian las diferencias entre los tres
sistemas, con el propósito de identificar mecanismos para garantizar su implementación
en el Macro-proceso de Gestión de Laboratorios de la Universidad Nacional de Colombia,
sede Palmira. (Higiene & Trabajo, 2004)
o SGC para las entidades públicas hace énfasis en la prestación del servicio, el énfasis
del SGA es el control y disminución de los impactos ambientales negativos y el énfasis
del SGSySO es la prevención los accidentes y las enfermedades laborales.
o Las auditorias del SGC buscan la certificación con fines de mejorar imagen institucional
y ser competitivas en el mercado. Las auditorias del SGA y del SGSySO además de la
certificación, están sujetas a revisiones de cumplimiento de requisitos de organismos
de vigilancia y control como los Ministerios de Ambiente y Trabajo respectivamente.
La Política HSEQ debe ser apropiada a los ejes misionales de la Universidad Nacional de
Colombia e incluir el compromiso hacia la mejora continua de acuerdo con los impactos
ambientales, los riesgos laborales, y las necesidades de servicio de sus usuarios.
También debe dejar explicito el cumplimiento de requisitos legales aplicables en materia
de calidad, ambiente y salud ocupacional y servir como marco para plantear objetivos
medibles y concretos. La política HSEQ debe ser documentada, socializada y
comunicada a todas las partes interesadas. En el marco del ciclo PHVA, la elaboración de
política se ubica en la fase de planeación, por tanto para elaborar la política HSEQ se
deben tener en cuenta todas aquellas actividades importantes en la Institución, que le
40 Diseño de un modelo de gestión integrado, aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
sirvan para dirigir, controlar y definir objetivos con relación a la prestación de sus
servicios, los aspectos ambientales y los riesgos laborales.
En la Figura 9 se mencionan los componentes esenciales para la integración de las
políticas en la Institución, partiendo de los principios misionales, el compromiso y liderazgo
de la alta dirección que deben generar lineamientos hacia la mejora continua y el
fortalecimiento de una cultura de calidad, cuidado ambiental y seguridad en el trabajo.
Manual de Gestión: El manual de gestión debe incluir el alcance del sistema integrado,
la estructura organizacional y el cumplimiento de normas que le apliquen. Aunque el
manual de gestión solo es un deber de la norma de calidad, este documento es
aplicable a las tres normas, donde se recopila la Política Integrada (HSEQ), los
objetivos de los tres sistemas, la misión, la visión, antecedentes, justificación,
procedimientos, funciones y responsabilidades en todos los niveles de la Institución
enmarcados en las especificidades de cada sistema. En este manual de gestión se
deberá contener la relación que hay entre los procesos tanto de calidad, como de
ambiente y salud ocupacional y ubicarlos en el mapa de macro-procesos de la
Institución. Como resultado de este trabajo se propone la información que debe
contener el Manual de Gestión HSEQ:
Antecedentes de Integración
Justificación de la integración
Política HSEQ
Objetivos HSEQ
Misión y visión de la integración
Organigrama con responsables del Sistema HSEQ
Funciones
Mapa de Procesos, interacción con HSEQ
Procedimientos integrados
Procedimientos específicos (calidad, ambiente y salud ocupacional)
44 Diseño de un modelo de gestión integrado, aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
Estos procedimientos integrados (HSEQ) y que son obligatorios para los tres sistemas
de gestión, aplican al proceso de Gestión de Laboratorios. Algunos procedimientos
específicos de cada norma se aplican de acuerdo con el alcance y objetivos de los
mismos. Los procedimientos del proceso de Gestión de Laboratorio deben responder a
los requisitos planteados en los procedimientos generales integrados, e incluir los
requisitos generales de las tres normas.
Capítulo 3. Fase II. Diseño del modelo de gestión integrado y documentación 45
requerida
Otros documentos que se deben tener en cuenta son los instructivos, formatos y
protocolos. Los instructivos son documentos propuestos para impartir instrucciones,
controles y la forma correcta para hacer las tareas diarias, en los instructivos se deben
dar pautas para la ejecución de las tareas con base en los sistemas de gestión
integrados. Los protocolos, siendo más específicos para cada tarea, constituyen el paso
a paso y el método establecido para realizar una actividad. Los formatos diligenciados
se convierten en registros que son las evidencias documentales de la ejecución de las
tareas. Los registros pueden ser documentos virtuales, video gráfico y/o fotográfico,
entre otros, y se convierten en información importante para medir resultados. En
laFigura11, se propone un diseño de integración documental para el Sistema HSEQ.
Con el fin de dar cumplimiento a los requisitos y necesidades de los usuarios se debe medir
la satisfacción en la prestación del servicio y la percepción de los usuarios respecto al
cumplimiento de requisitos de calidad. También se pueden definir mecanismos de
percepción de la sociedad con respecto al cumplimiento de requisitos ambientales y
satisfacción de los funcionarios con relación al cumplimiento de los requisitos de la salud
ocupacional.
Capítulo 3. Fase II. Diseño del modelo de gestión integrado y documentación 49
requerida
De acuerdo con los resultados obtenidos, el 97% de los encuestados dicen que los
sistemas de Gestión SI se pueden integrar. Muestran preferencia a la integración
de los sistemas de calidad, ambiente y salud ocupacional.
Eficiencia en la documentación.
Una auditoria tiene como finalidad conocer si el sistema implantado cumple con los
requisitos que le son aplicables y permite obtener evidencias objetivas. En este caso se
verificaría si el modelo de gestión integrado cumple con los requisitos de las normas de
calidad, ambiente y seguridad y salud ocupacional, y si en el Macro-proceso de Gestión de
Laboratorios de la sede Palmira, el modelo propuesto es eficaz para el logro de política y
objetivos integrados HSEQ. La realización de una auditoria debe llevarse a cabo de una
manera planeada, para ello se debe:
Para guiar la auditoria integrada en HSEQ, se ha diseñado una lista de chequeo que
contiene los Requisitos Generales, Política, Objetivos, Control de documentos y
registros, requisitos legales, seguimiento y medición, auditoría interna, revisión por la
dirección, etc. Se incluyen requisitos obligatorios y específicos de cada una de las
56 Diseño de un modelo de gestión integrado, aplicado a los laboratorios de la
Universidad Nacional de Colombia, sede Palmira
Para proyectar la auditoría interna con enfoque integrado para ser implementada en
laboratorios de la sede Palmira, se propone que esté liderada por el Sistema Nacional
de Laboratorios, con el acompañamiento del Sistema de Gestión Ambiental. En la tabla
15 se proponen las actividades que se desarrollarían en la auditoría integrada HSEQ,
teniendo en cuenta los recursos asociados a éstas.
5.1 Conclusiones
La integración de los sistemas de gestión, en especial los sistemas de calidad, ambiente y
salud ocupacional le permiten a la Institución enfocar sus procesos hacia la satisfacción de
los usuarios que reciben los servicios, la satisfacción de las personas que trabajan en la
Institución y en la responsabilidad con el ambiente y la sociedad.
A continuación se describen las principales conclusiones del diseño del modelo de gestión
integrado, aplicado al Macro-proceso de Gestión de Laboratorios en la Universidad
Nacional de Colombia, sede Palmira:
En un sistema de gestión integrado HSEQ, los procesos críticos son aquellos que
influyen en la prestación de un servicio conforme con los requisitos y exigencias de
los usuarios, también los que tienen que ver con la generación de impactos
ambientales significativos, y con la generación de daños a la salud de los
servidores, además con el logro de los objetivos Institucionales.
5.2 Recomendaciones
Entendida la integración de los sistemas de gestión HSEQ, como la tarea de fusionar
elementos comunes y similares de las normas de los sistemas a integrar (GP1000:2009
SGC, ISO 14001:2004 SGA y OHSAS 18001:2007 SGSySO), se requiere la realización de
actividades que permitan implementar estrategias y metodologías que de manera cíclica
desde diferentes áreas, conduzcan los procesos hacia la mejora continua. Se plantean las
siguientes recomendaciones:
Las acciones correctivas, siempre deben estar orientadas a eliminar la causa raíz
de una no conformidad. La institución debe evaluar la necesidad de implementar
acciones y evitar que vuelva a ocurrir el incumplimiento de un requisito.
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