Gestión Financiera

CÓDIGO ANH- GFI- CR- 01 TIPO APOYO VERSIÓN 7

LÍDER Líder del Grupo Administrativo y Financiero

Administrar eficazmente los recursos financieros de la entidad, reconocer, registrar y revelar todos los hechos económicos ,
OBJETIVO
transacciones y operaciones financieras con el fin de presentar razonable y oportunamente la información financiera.

INICIO Programación presupuestal y financiera

ALCANCE
FIN Publicación de los informes y estados financieros

PROVEEDORES ENTRADA ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

- Ministerio de - Parámetros y
- Comunicación interna con la
Hacienda y directrices para la - Realizar solicitud de la necesidad presupuestal - Todos los
P solicitud de la formulación del
Crédito estructuración del para inversión y funcionamiento a todas las áreas. procesos
anteproyecto de áreas
Público presupuesto

- Información de - Consolidar, revisar y validar el anteproyecto de

- Todos los - Anteproyecto de presupuesto de - Gestión
necesidades P presupuesto de la entidad vs las metas del
procesos la ANH para ser aprobado financiera
presupuestales Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

- Anteproyecto de
- Gestión - Acta de Aprobación del - Gestión
presupuesto de la P - Gestionar la aprobación del anteproyecto.
financiera anteproyecto de presupuesto estratégica
ANH

- Gestión - Anteproyecto de - Gestionar la aprobación del anteproyecto de - Gestión

P - Acta de consejo Directivo
estratégica Presupuesto Presupuesto por el Consejo Directivo. Financiera
 Gestión Financiera

PROVEEDORES ENTRADA PHVA ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

- Consejo - Elaborar el documento consolidado de anteproyecto - Anteproyecto de

- Acta de consejo - Ministerio de Hacienda
directivo de la P de presupuesto para ser presentado a Ministerio de presupuesto
Directivo y Crédito Público
ANH Hacienda y Crédito Público y Registro en SIIF. consolidado

- Ministerio de - Observaciones al
- Realizar ajustes al anteproyecto de presupuesto en - Anteproyecto de - Ministerio de Hacienda
Hacienda y anteproyecto de P
caso de ser necesario. presupuesto ajustado y Crédito Público
Crédito Público presupuesto

- Necesidades del
proceso.
- Metodología - Planes, programas y
- Gestión de
estandarizada para la P - Estructurar los proyectos del proceso. proyectos del proceso - Gestión de proyectos
proyectos
definición de proyectos. para aprobación.
- Requisitos de las
normas y legales.

- Requisitos para
- Necesidades para crear,
elaborar, actualizar y - Contribuir con el control de documentos del Sistema
actualizar y modificar la
- Gestión integral control de documentos. P Integrado de Gestión (crear, actualizar y modificar la - Gestión integral
documentación del
- Caracterización del documentación del proceso).
proceso.
proceso.

- Caracterización del
- Gestión integral proceso.
- Requisitos de normas
- Condiciones de riesgo y
- Identificación de condiciones de riesgo y requisitos requisitos legales
P - Gestión integral
legales aplicables al proceso. aplicables a cada
proceso identificados.
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PROVEEDORES ENTRADA PHVA ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

- Congreso de la - Desagregación, asignación y registro en el SIIF del - Presupuesto

- Ley de Presupuesto H - Todos los procesos
Republica presupuesto de la ANH. desagregado

- Solicitud de apoyo - Estructurar indicadores financieros y realizar - Indicadores Financieros

- Gestión
Financiero a la H evaluaciones financieras a los procesos - Evaluaciones - Gestión contractual
Contractual
Gestión Contractual contractuales. Financieras

- Solicitudes de
certificado de - Certificados de
- Todos los disponibilidad Disponibilidad
H - Tramitar solicitudes presupuestales (CDP Y RP). - Todos los procesos
procesos Presupuestal CDP presupuesta y registros
- Solicitudes para presupuestales
registro presupuestal

- Ministerio de Hacienda
y Crédito Público
- Todos los - Presupuesto - Registrar la ejecución presupuestal de la entidad, de - Informe de ejecución
H - Ministerio de Minas y
procesos desagregado ingresos y gastos. presupuestal
Energía
- Todos los procesos

- Entidades
Financieras que - Ministerio de hacienda
- Extractos DCV H - Administración del portafolio de inversiones. - Informe de inversiones
custodian los y crédito público
títulos valores
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PROVEEDORES ENTRADA PHVA ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

- Contaduría General de
- Documentos soporte e
la Nación
- Todos los idóneo de los hechos
- Contraloría General de
procesos económicos generados
- Informes y Estados la Republica
- Supervisores de por la la ANH. H - Registros contables, Validación y control.
Financieros - Congreso
contratos y (Informes, actas de
- Control Interno Otras
convenios recibo y satisfacción,
entidades(Comité
Acta de terminación).
Directivo).

- Todos los
- Solicitud PAC H - Programación del PAC (plan anual de caja) - Pagos - Todos los procesos
procesos

- Facturas y documento
equivalente (cuenta de
- Todos los cobro) - Radicación, verificación y registro de la - Registro de la obligación y
- Todos los procesos
procesos - Autorización de pago, H obligaciones, liquidación de impuestos, el giro de los recursos.
- Contratistas
- Contratistas facturas de servicios Realización del desembolso. - Pagos
públicos, Solicitud
pago nomina.

- Solicitud de reintegro - Comprobante de

- Todos los tanto interno como contabilización del - Todos los procesos
procesos externo. H - Registro del ingreso, reintegros y devoluciones. reintegro. - Contratistas
- Contratistas - Recibo de - Orden de pago de los
consignación recursos a reintegrar.
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PROVEEDORES ENTRADA PHVA ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

- Gestión de contratos - Gestión de contratos en

en producción - Manejar, custodiar, enviar y recibir de las - Certificado de producción
- Garantías y demás
- Gestión de contratos entidades financieras las garantías y demás custodia. - Gestión de contratos en
documentos que los H
en exploración documentos que lo ameriten de los contratos exploración
ameriten
- Promoción y TEA´S e E&P. - Conciliación. - Promoción y asignación de
asignación de áreas áreas

- Informes - Conciliaciones (Bancos, Ingresos, Almacén –

- Todos los procesos
- Contaduría General de la
- Extractos Bancarios Activos Fijos, Nomina, Reciprocas,
- Estados financieros Nación
- Soportes idóneos H Legalización del Gasto, Litigios y Demandas,
aprobados - Entes de control
para soportar un Derechos Económicos).
- Todos los procesos
registro contable. - Revisión mensual de estados financieros.

- Vicepresidencia de - Cuenta de cobro a - Liquidación facturas e intereses de mora

Operaciones y Operador - Elaboración de factura - -Emisión factura - Todos los procesos
H
Regalías - Reporte EPIS - Seguimiento al pago de la misma - Estado de facturación
- EPIS y Litoteca - Prestación del - Circularizaciones saldos de cartera
Servicio

- Todos los procesos

- Registros,
- Ministerio de - Circular e - Contaduría General de la
- Realizar el cierre financiero. (Presupuestal, - conciliaciones
Hacienda y Crédito instructivos para H Nación
contable y tesorería) . - Informes
Público cierre Financiero - Entes de control
- Estados Financieros
 Gestión Financiera

PROVEEDORES ENTRADA PHVA ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

- Ministerio de Hacienda y Crédito

Público
- Ministerio de - Reporte de - Verificar el cumplimiento de las metas de - Informe de
- Entes de Control,
Hacienda y Crédito Ejecución V ejecución presupuestal de las áreas de la ejecución
- Ministerio de Minas y Energía
Público Presupuestal SIIF entidad. presupuestal
- Todos los procesos y demás
órganos que lo requieran.

- Directrices y
lineamientos
- Identificación
- Aciones de mejora
- Todos los procesos oportunidades de A - Ajustes o mejoras en el proceso - Gestión financiera
implementadas
mejora, lecciones
aprendidas y
buenas practicas
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DIAGRAMA DE FLUJO
APERTURA PRESUPUESTAL
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
EXPEDICIÓN CDP
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
EXPEDICIÓN CRP
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
CIERRE CONTABLE
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
CIERRE CONTABLE
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
CIERRE PRESUPUESTAL
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
CIERRE PRESUPUESTAL
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
CUSTODIA DE DOCUMENTOS
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
INVERSIONES EN TES
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DIAGRAMA DE FLUJO
INVERSIONES EN TES
Gestión Financiera

DIAGRAMA DE FLUJO
INVERSIONES EN TES
 Gestión Financiera

MATRIZ DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Experto Gestor
G3 T1 Outsourcing Gerentes Ordenador Oficina Gerente Todos los
Actividades VAF Grado 7 Planeación
Grado Financiero de área del gasto Jurídica VORP procesos
Funciones de
Tesorería 15

Realizar solicitud de la necesidad presupuestal

para inversión y funcionamiento a todas las C R A
áreas.

Consolidar, revisar y validar el anteproyecto de

presupuesto de la entidad vs las metas del R C
Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

Gestionar la aprobación del anteproyecto. R A

Gestionar la aprobación del anteproyecto de
R
Presupuesto por el Consejo Directivo.
Elaborar el documento consolidado de
anteproyecto de presupuesto para ser
A R C
presentado a Ministerio de Hacienda y Crédito
Público y Registro en SIIF.
Realizar ajustes al anteproyecto de
R A C
presupuesto en caso de ser necesario.
Desagregación, asignación y registro en el SIIF
R A C
del presupuesto de la ANH.
Estructurar indicadores financieros y realizar
evaluaciones financieras a los procesos A C
contractuales
Tramitar solicitudes presupuestales (CDP Y RP) R R A A A
Registrar la ejecución presupuestal de la
A R R C
entidad, de ingresos y gastos.
Administración del portafolio de inversiones. A R C

Registros contables, Validación y control A R

 Gestión Financiera

MATRIZ DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD

Experto
G3 Gestor T1 Outsourcing Gerentes Ordenador Oficina Gerente Todos los
Actividades VAF Grado 7 Planeación
Grado 15 Financiero de área del gasto Jurídica VORP procesos
Funciones
de Tesorería

Programación del PAC (plan anual de caja) A R

Radicación, verificación y registro de la

obligaciones, liquidación de impuestos, Realización A R C
del desembolso.

Registro del ingreso, reintegros y devoluciones R C A

Manejar, custodiar, enviar y recibir de las
entidades financieras las garantías y demás
R C A
documentos que lo ameriten de los contratos
TEA´S e E&P.
Conciliaciones (Bancos, Ingresos, Almacén –
Activos Fijos, Nomina, Reciprocas, Legalización del
R R C R R A
Gasto, Litigios y Demandas, Derechos
Económicos).
Liquidación facturas e intereses de mora,
Elaboración de factura, Seguimiento al pago de la R
misma, Circularizaciones saldos de cartera

Realizar el cierre financiero. (Presupuestal,

A R C
contable y tesorería) .

Verificar el cumplimiento de las metas de

R A C
ejecución presupuestal de las áreas de la entidad.

Ajustes o mejoras en el proceso R A C

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INDICADORES

FRECUENCI
NOMBRE Tipo DECRIPCION CALCULO META A DE
MEDIDA

El indicador nos muestra la variación de

Concepto Gestión
EFICACIA un periodo a otro en cuanto al Comparación vigencia actual Vs. La
Presupuestal y 100% Anual
concepto dado por la CGR sobre los Vigencia Anterior
financiera-CGR
estados financieros.

Nivel de ejecución
del PAC EFICACIA El indicador muestra la ejecución del
(PAC ejecutado/PAC aprobado)*100 100% Mensual
PAC de acuerdo con la programación.

Oportunidad en la
El indicador nos muestra la
presentación de
EFECTIVIDAD oportunidad en la presentación de los Indicador Simple – Numero de días
informes financieros 100% Mensual
informes financieros tanto a nivel frente a la meta
interno como a los entes externos.

Nivel de
(No de Hallazgos soportados y
cumplimiento al plan (No de Hallazgos soportados y remitidos
EFICACIA remitidos a Control Interno / No.
de mejoramiento de a Control Interno / No. hallazgos CGR 100% Semestral
hallazgos CGR practicados Área
la CGR – Financiera practicados Área Financiera)*100
Financiera)*100