COSTOS DE

ALIMENTOS Y
BEBIDAS
COSTOS, COSTOS FIJOS, COSTOS VARIABLES PRECIO DE VENTA, MARGEN
DE CONTRIBUCIÓN BRUTO MARGEN DE CONTRIBUCIÓN NETO, COSTOS,
GASTO, MANO DE OBRA
martes, 10 de febrero de 2015

CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Bibliografia. Sistemas de Control SICO SENA HOTEL,

ADOLFO SCHEEL MAGENBERGUER

CONTENIDO

I.CT. CONTROL DE COSTOS DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

I.CT.1. Información General

I.CT.2. Proceso de Medición del Costo

I.CT.3. Proceso de Control de Producción y Consumo

I.CT.4. Proceso de Evaluación del Costo

1. INFORMACIÓN GENERAL
OBJETIVO
 Brindar las herramientas necesarias para la medición del costo de venta de alimentos y bebidas,
como efecto de la utilización de un inventario disponible, necesario para el desarrollo de las
operaciones normales de la empresa, velando porque dicha medición se ajuste a los parámetros
presupuestales establecidos por la administración.
El contralor de alimentos y bebidas o jefe de costos debe velar porque el consumo
corresponda a la producción y a la venta lo cual se logra mediante una buena
administración del costo, teniendo en cuenta los siguientes factores:
 Que no exista desperdicio de materia prima.
 Que la mercancía tenga su adecuada rotación.
 Que la producción se ajuste a la receta standard.
 Estableciendo todos los métodos de control para evitar las fugas
de materia prima o de mercancía
 Que exista una asociación correcta entre el precio de
venta y consumo

La materia prima debe ser sometida a ciertos instrumentos de medición que

concreticen su tratamiento, generando los respectivos registros que se reflejaran en
los estados financieros.
La aplicación de estos instrumentos de medición conforma el sistema de costos
para alimentos y bebidas, conduciendo a la determinación de dos posiciones
básicas:
 Concentración de inventario de alimentos y bebidas reflejado en el
balance general.
 Medición de los costos de venta y gasto de alimentos y bebidas como resultado
operacional.

El sistema de costos industrial contempla la implantación de instrumentos para la

medición de asignaciones (materia prima, mano de obra y carga fabril), que
conducen a determinar el producto en proceso, a través de órdenes de
producción. Estas órdenes de producción facilitan el manejo contable del consumo
de materia prima, asignación de mano de obra al producto y de la carga fabril.

En la operación de alimentos y bebidas no existe la practica de órdenes de

producción ya que no se conoce un volumen de producción que sea preestablecido,
excepto en el caso de banquetes o eventos especiales. Lo anterior deduce que la
operación de alimentos y bebidas no permite la medición de producto en proceso
como se aplica en la empresa industrial.

El sistema de costos aplicado a la operación de alimentos y bebidas, se limita a la

medición del consumo de materia prima como causa efecto del proceso de
producción, sin contemplar la causación de costo de producción tal como se
presenta al existir el movimiento de inventario de producto en proceso.

En la operación de alimentos y bebidas el costo de venta representa la materia

prima utilizada para generar el producto terminado, mientras que el costo de venta
en la industria representa la medición de materia prima, mano de obra y carga fabril
 como efecto de la contabilización del costo de producción y el movimiento de
inventario de producto terminado.

Partiendo de la conceptualización de inventario aplicado a la operación de alimentos

y bebidas, que solo incluye materia prima, ya que no se contabiliza el producto en
proceso ni terminado como inventario, el sistema de costos, el cual con lleva el
manejo de inventario permanente, se reduce a los siguientes procesos durante el
período y al final del mismo:

Durante el período
 Registro de la compra de alimentos y bebidas
 Registro de la venta de alimentos y bebidas
 Registro del costo de venta de alimentos y bebidas
 Registro del gasto de alimentos y bebidas (créditos al costo)

Al final del período

 Conciliación de inventario
 Consolidación del costo bruto
 Registro crédito al inventario

En el siguiente resumen, se presenta el desarrollo de los anteriores procesos,

mostrando el registro de cada uno de ellos, la fuente de información y el resultado.

Proceso durante el período

REGISTRO EFECTO DOCUMENTO FUENTE
Compra de Incremento en el Entrada de mercancía y Listado de Entradas por
alimentos y inventario de Grupo - Proveedor
bebidas alimentos y bebidas

Información generada por auditoría

Venta de Consolidación de la de ingresos
alimentos y venta mensual de
bebidas alimentos y bebidas

Inventario de carnes o meat

Costo de venta de Determinación del tag
alimentos y costo bruto de Inventario diario de licores
bebidas alimentos y bebidas Consolidado por Bodega
Regletas
 Planilla de atenciones
Planilla de consumo alimentos
Gasto alimentos y Determinación de funcionarios
bebidas los créditos al costo Traslado entre centros de
producciòn
Planilla Contable de Alimentos y
Bebidas

Proceso fin del período

PROCESO CÁLCULO
Toma física de inventarios en Conteo físico de la mercancía o materia
almacenes y centros de producción prima existente y verificación contra los
listados de toma física de inventario,
tarjeta de inventario de carnes o
meat tag

Totales arrojados en los listados de

existencias de productos por grupos de
inventario deben ser iguales a los
totales de la cuenta de inventarios del
Conciliación de inventarios balance general.

Inventario inicial almacén + compras –

inventario final = costo bruto.

Comida empleados, transferencias,

atenciones en general.
Determinación de los costos bruto
= Costo bruto – créditos al costo

Crédito al inventario de alimentos y

Valorización de créditos al costo bebidas y débito al costo de venta de
 alimentos y bebidas y al gasto de
Determinación del costo de ventas comida empleados y atenciones

Registro contable

Relación organizacional

El control de costos e inventarios está en cabeza del contralor de alimentos y

bebidas o contralor de costos, posición que define la siguiente relación
organizacional:

Línea de autoridad: Contralor general o gerente general, dependiendo del tamaño

del hotel.
Línea de supervisión: Gerente de alimentos y bebidas
Relación funcional: Jefe de contabilidad, jefe de compras, chef, encargado de
recibo, almacenistas, supervisores de bares y restaurantes.

Proceso de control de inventario- función diaria

Para desarrollar este proceso, el contralor de alimentos y bebidas recibe los

siguientes documentos:

 Reporte de entrada de mercancías

 Entrada de mercancías
 Orden de Compra
 Las facturas, notas crédito y débito de los proveedores, que soportan los anteriores
documentos.
 Solicitud de compras de almacén o gestión de compras ( Tabulaciòn ), soporte de
las facturas del proveedor y de las entrada de Mercancías

Con esta información realiza las siguientes verificaciones:

 Que las “ Entradas de mercancías” que soportan el “ Listado de entradas grupo -
proveedor” se encuentren relacionados en su totalidad.

 Que las facturas, notas débito y notas créditos del proveedor, correspondan a
la información descrita en la “Entrada de mercancías”
 Que las “ Entrada de mercancías” , las facturas, notas débito y notas crédito del
proveedor, correspondan en su totalidad a los valores e información consignada en:

La “solicitud de compras de almacén o la tabulación de cotizaciones

Una vez verificada esta información, el contralor de alimentos y bebidas realiza los
respectivos registros para el control de inventario, es decir, que con la información
 de entradas y salidas de inventario, la cual se encuentra relacionada en las “
Entradas de mercancías” y en los “ Consumos Directos y los traslados ” genera sus
propios registros, dependiendo del sistema que utilice así:
 Si posee un software para este proceso, digita la información de entradas y salidas
de almacén.

Estos registros permiten tener actualizados en forma permanente los inventarios,

información indispensable en el control de los mismos, en la consolidación de los
costos bruto y conciliación del inventario final del período.

Información requerida

El área de contraloría de alimentos y bebidas debe tener conocimiento de todos los

movimientos generados por el ingreso de materia prima o mercancías al hotel, así
como las salidas de las mismas del almacén. Esta información se obtiene de los
siguientes documentos:

 Reporte de entrada de mercancías

 Entrada de mercancías
 Orden de Compra
 Las facturas, notas crédito y débito de los proveedores, que soportan los anteriores
documentos.
 Memorando de corrección de facturas
 Consumos Directos y traslados
 Solicitud de compras de almacén
 Informe de eventos
 Formato de cambio
 Anexo informe de eventos
 Comanda
 Cheque cuenta funcionarios y atenciones
 Factura de venta alimentos y bebidas
 Documento equivalente punto de venta
 Resumen de eventos ( fore cast )
 Planilla diaria venta y reposición de minibares
 Transferencia
 Refrigerio personal
 Orden de cortesía
 Tarjeta inventario de carnes

El control de costos de alimentos y bebidas está conformado por tres procesos

básicos, a saber:

 Proceso de medición del costo

 Proceso de control de producción y consumo
 Proceso de evaluación del costo

2. PROCESO DE MEDICIÓN DEL COSTO

En términos generales, la medición conduce a establecer cual es el consumo de

materia prima, lo que equivale a determinar el costo bruto de alimentos y bebidas,
al cual se le disminuyen los créditos al costo, definiendo así el costo de alimentos y
bebidas para un determinado período. Su cálculo parte de las “ entradas de
mercancías” y de los “ Consumos Directos y/ o los traslados.
Debido a que el costo bruto arrojado por el movimiento de inventario no representa
en su totalidad el costo de venta, ya que existen canalizaciones de materia prima
que conducen a consumos diferentes que no obedecen a la propia venta, es
necesario implantar una metodología específica que apunte a diferenciar el
consumo de materia prima entre lo que se utiliza para la elaboración de producto
terminado y otro tipo de canalizaciones. La primera situación determina el costo de
venta y la segunda define la medición de gasto alimentos y bebidas.

Recordemos que la medición del costo de venta se condiciona al mismo consumo

de materia prima necesaria para elaborar el producto terminado sin que se presente
contablemente otro tipo de medición tal como: Inventario de productos en proceso
o inventario de productos terminados, reduciendo el sistema a la aplicación de una
metodología que determine el tratamiento y consumo de dicha materia prima.

La medición del costo, se realiza a través de los siguientes procesos:

 Tratamiento de las entradas de mercancías

 Valorización de requisiciones de alimentos y bebidas

 Proceso de medición del gasto

 Toma de inventarios diarios

 Medición del costo de venta diariamente por centros de producción

 Conciliación de inventarios alimentos, bebidas y cigarrillos - fin de mes.

 Medición del costo de venta alimentos y bebidas total fin de mes

 Comprobaciones

 Elaboración comprobante para contabilidad

1. Tratamiento de las entradas de mercancía

 El contralor de alimentos y bebidas debe verificar diariamente todas las entradas de
mercancía generados por el área de recibo, puesto que estos constituyen el soporte
de las compras e ingresos a los inventarios, teniendo en cuenta ante todo los
siguientes aspectos:
 Que las entrada de alimentos, de bebidas y cigarrillos se encuentren debidamente
soportados con los documentos que le dieron origen, tales como:
Entrada de mercancía
Factura, nota crédito o débito del proveedor
Orden de compra
Solicitud de compras de almacén
Tabulación de cotización

 Que los precios tengan una fluctuación normal y que correspondan al valor pactado
por el jefe o encargado de compras.

 Que estén correctamente asignados los productos al grupo de inventario al que

pertenecen. Si el proceso se encuentra sistematizado, se debe verificar que los
productos estén codificados correctamente.

 Que las facturas cumplan con todos los requisitos legales

 Que las entradas de mercancía de alimentos, de bebidas y cigarrillos estén bien
totalizados.

 Que se hayan aplicado correctamente los descuentos e impuestos a los precios de

los productos.

 Que tenga las debidas aprobaciones.

Una vez verificada la información, el contralor de alimentos y bebidas o jefe de costos, imprime el
reporte listado de entrada de mercancías, con todos sus soportes son enviados a auditoría de
egresos para iniciar el proceso contable y radicación de pasivos.

2. Proceso de valorización de requisiciones de alimentos y bebidas

Consiste en imputar el precio a cada artículo solicitado, tomando como base el

promedio ponderado y teniendo en cuenta dos aspectos importantes:
 De dónde procede la requisición
 Qué grupo de inventario se maneja en la requisición

 Las requisiciones mediante las cuales se retira materia prima del almacén manejada
con tratamiento de inventario, las cuales han sido previamente autorizadas por el jefe
de costos o jefe de area, para dar salida formal del inventario.
 El software para el manejo de los inventarios, se alimenta con los entradas de
mercancía (entradas) y con las requisiciones de la misma ( salidas), mediante la
codificación de cada uno de los artículos, calculando así el precio promedio de todos
los productos existentes en el hotel y actualizando el monto de los inventarios así como
sus respectivas cantidades.
La valorización de las requisiciones se realiza con el solo hecho de digitar éstas
debidamente codificadas, identificando el centro de producción o el ambiente que
solicitó la materia prima o mercancía. Al registrar las requisiciones en el sistema, éste
mismo genera un subsistema de inventario en los centros de producción a donde se
despachó la mercancía.

El subsistema de inventario es la acumulación de materia prima que ha sido entregada

a cada centro de producción, es decir, es el costo bruto asignado a cada una de estas
dependencias, durante un determinado período.

En cuanto a los grupos de inventario que se manejan a través de la tarjeta de inventario

de carnes o meat-tag , en el momento en que llega la requisición, se debe tomar la
parte inferior de la tarjeta, la cual reposa en el área de costos y unirla a la superior que
viene anexa a la requisición, con el fin de verificar que la mercancía requisitada, sí
corresponde a la que ingresó al almacén, realizando así el respectivo cruce. Con
respecto a la parte superior de la tarjeta de meat- tag, ésta permanece en la bolsa de
la carne hasta cuando se haga entrega al centro de producción. En ese momento, se
retira del paquete y se anexa a la requisición.

3. Proceso de medición del gasto

Consiste en restar del costo de venta todas las asignaciones que se apropian a gasto
de alimentos y bebidas; se conoce comúnmente como "créditos al costo".
La metodología consiste en valorizar estos efectos y descontarlos del costo de ventas.
Los elementos más comunes que conforman los créditos del costo son:

 Cortesías internas al personal

Requisiciones al almacén con destino a cortesías internas del personal (agua cristal,
café, azúcar, gaseosa, leche para mantenimiento).
Se valoriza igual que las requisiciones que afectan el costo de venta, es decir, digitada
la información por centro de costo, debido a que son productos que no han sufrido
ningún proceso de transformación; el sistema toma su precio promedio y lo asigna al
centro de costos que solicitó la requisición.

 Programas de trabajo social

Generados mediante cheque cuenta funcionarios en los ambientes, con destino a
cubrir los programas de trabajo social diseñados por el área de recursos humanos o
la gerencia del hotel (tortas de cumpleaños, cumpleaños empleados, aniversarios del
 hotel, celebraciones del día de la madre, día de la secretaria, día del amor y la amistad,
etc).
Se valoriza transcribiendo el valor de la receta estándar que equivale al precio del
costo al “cheque cuenta funcionarios” o por medio de POSADMIN se imprime el
documento equivalente al precio de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es
atención o funcionario, y estos valores se acumulan diariamente en una planilla
denominada” planilla de atenciones” para definir el valor total generado por este
concepto durante el mes .

 Refrigerio personal
Este concepto resume los valores generados en cada área, cuando el hotel tiene
establecido este servicio en forma gratuita para sus empleados
Se valoriza transcribiendo el valor de la receta estándar que equivale al precio del
costo al “refrigerio personal” o por medio de POSADMIN se imprime el documento
equivalente al precio de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es atención o
funcionario y estos valores se acumulan diariamente en una planilla denominada”
planilla de atenciones” para definir el valor total generado por este concepto durante
el mes.

 Atenciones a huéspedes y clientes

Son todas aquellas cortesías producidas o procesadas dentro del hotel, las cuales se
encuentran registradas en los siguientes documentos:
a. En las requisiciones al almacén: Cuando son solicitadas para estaciones de
café (café, azúcar, instacrem, aromáticas, etc), agua cristal, gaseosas entre otras.
Éstas se valorizan a través del sistema mediante la digitación de la requisición
debidamente codificada, generando el gasto al área que solicitó el producto (
habitaciones). Estas áreas se denominan centros de costos.

b. Mediante órdenes de cortesía, las cuales son generadas por el área de reservas o
gerencia para el montaje de fruteros, tablas de queso, chocolates, licores o paquetes
especiales establecidos previamente.
Se valoriza transcribiendo el valor de la receta standard que equivale al precio del
costo a la “orden de cortesía o por medio de POSADMIN se imprime el documento
equivalente al precio de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es atención o
funcionario, y estos valores se acumulan diariamente en una planilla denominada
”planilla de atenciones” para definir el valor total generado por este concepto durante
el mes .

c. Mediante cheque cuenta funcionarios: Son generados en cada ambiente o centro

de facturación para consumos de huéspedes o clientes que han obtenido una
invitación por parte de la gerencia del hotel por razones de mercadeo. Es común la
utilización de este documento en los desayunos incluidos dentro de la tarifa de
habitación, las invitaciones a almorzar o cenar por parte del área de mercadeo o
gerencia.
 Se valoriza transcribiendo el valor de la receta standard que equivale al precio del
costo al “cheque cuenta funcionarios” o por medio de POSADMIN se imprime el
documento equivalente al precio de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es
atención o funcionario y estos valores se acumulan diariamente en una planilla
denominada ”planilla de atenciones”) para definir el valor total generado por este
concepto durante el mes.

 Comida empleados
Es el valor total del gasto imputado por concepto de la materia prima utilizada en la
elaboración de la comida dada al personal que labora en el hotel.
Su valoración se realiza a través de las requisiciones al almacén efectuadas por parte
de la cocina empleados, cuando existe ésta en forma independiente. Las requisiciones
tal como se expuso anteriormente, se valorizan mediante la digitación de cada uno de
los productos debidamente codificados en el sistema, cuando se trata de productos
que se manejan mediante inventario.

Cuando existe una sola cocina para producción de alimentos con destino a la venta y
a comida empleados, se promedia la materia prima utilizada, de acuerdo al número
de empleados que gozan de este beneficio, basándose en la receta estándar de los
menús diarios pre-establecidos.
La recopilación diaria se realiza mediante el diligenciamiento de la “planilla mensual
comida empleados con el fin de determinar el valor total del gasto generado en el mes.

Transferencias
Es un mecanismo de aplicación del costo al área que generó la venta y por
consiguiente implica un débito o incremento del costo del centro de producción o
venta que generó el ingreso y a la vez un crédito o disminución del costo, al centro de
producción o venta que requisitó la mercancía. Este tratamiento se da en aquellos
casos en que un área recurre a otra en lugar de solicitar al almacén, algún producto o
materia prima que requiera en el momento, con el fin de generar una venta. Los casos
más comunes son los limones y el azúcar que le solicita el bar a la cocina para los
cócteles.
Las transferencias se valorizan con la receta estándar si se trata de un producto que
ha sufrido proceso de transformación, o mediante la digitación en el sistema por medio
de una solicitud de traslado entre bodegas, definiendo el centro que entregó al igual
que el que recibió la mercancía. El sistema automáticamente al obtener la información
de los centros entre los cuales se llevó a cabo la transacción, incrementa el costo de
venta a uno y en el mismo valor lo disminuye al otro.

Alimentos y bebidas dañadas en el almacén

Incluye los productos descompuestos ó roturas por accidentes de trabajo. Este gasto
requiere un análisis previo de la causa que lo generó, estableciendo las debidas
responsabilidades.
Su valorización se hace mediante la receta estándar, si se trata de productos que han
sufrido algún proceso de transformación o mediante la valorización de la solicitud de
 traslado o de la solicitud de consumo, la cual debe estar previamente aprobada por la
gerencia o contraloría, para los productos que no han tenido ningún proceso de
transformación.

Consumos de funcionarios
Son aquellos gastos generados por la utilización de los servicios de restaurante por
parte de los funcionarios que tienen este derecho.
Se valoriza transcribiendo el valor de la receta standard que equivale al precio del
costo al “cheque cuenta funcionarios” o por medio de POSADMIN se imprime el
documento equivalente al precio de costo teniendo en cuenta la forma de pago si es
atención o funcionario y estos valores se acumulan diariamente en una planilla
denominada” planilla de consumo alimentos funcionarios” o en la “planilla de consumo
bebidas funcionarios”, para definir el valor total generado por este concepto durante el
mes.

4. Toma de inventarios diarios

El proceso de medición del costo de venta alimentos y bebidas diariamente, implica la

toma de inventarios diarios ya que las solas salidas de almacén no configuran costo
de venta, pues no toda la mercancía se consume; por tal razón estos inventarios son
indispensables para depurar el consumo. Estos inventarios no-solo son importantes
para la valorización del consumo, sino que también son fundamentales para ofrecer el
control de producción en cantidad.

Los inventarios diarios se deben realizar como su nombre lo indica, todos los
días, para los siguientes grupos de inventario:
 Inventario diario de carnes, en centros de producción (cocinas)
 inventario diario de bebidas en bares.
 Inventario diario de cigarrillos en bares.
Estos inventarios deben ser valorizados para determinar el costo de venta alimentos
y bebidas.
Para la toma física de inventarios diarios, la persona encargada de realizarlos debe
disponer de la siguiente información:

- Planilla de inventario de carnes formato

- Planilla de inventario diario de licores formato
- Regletas para medición de licores.

 Genera el valor del inventario existente en cada centro de producción.
 Define el consumo de materia prima ( costo bruto) tanto en cantidades como en
precio, durante el tiempo transcurrido entre el primer día del mes y el día de la toma
física del inventario.
 Traslada el inventario físico existente al inicial del día siguiente, para continuar el
proceso.
 Para verificar el consumo se palotean las comandas contra las facturas de venta y se
imprime por POSADMIN el listado “ Indice de popularidad de platos “

5. Medición del costo de venta diario en centros de producción

En términos generales, el costo bruto alimentos y bebidas consiste en determinar cuál
es el consumo de materia prima. Pero el costo bruto arrojado por el movimiento de
inventario no representa en su totalidad el costo de venta, ya que existen
canalizaciones de materia prima que conducen a consumos diferentes que no
obedecen a la propia venta. La primera situación genera la medición del costo de venta
y la segunda situación define la medición de gasto alimentos y bebidas.

El proceso de medición del costo de venta alimentos y bebidas consiste en aplicar una
metodología que conduzca a la "depuración" de la materia prima consumida, con el
objeto de identificar lo utilizado en la elaboración de producto terminado para la venta
y otras canalizaciones.

Lo ideal en un sistema de costos, es determinar el costo de ventas por el centro de

facturación, pero esto solo es posible cuando existe una cocina para cada centro de
facturación. Cuando una misma cocina despacha a varios centros de facturación, el
costo se debe manejar por centros de producción, asignando la venta de todos los
centros de facturación al de producción respectivo.

Para medir el costo de venta diariamente se requiere la siguiente información:

 Traslados entre centros de producción

 Venta de alimentos y bebidas del día así como la acumulada al mes
 Reporte de atenciones
 Planilla de consumo alimentos funcionarios
 Salida por consumo y/o traslados de comida personal

Con esta información se determina el costo venta alimentos y bebidas el cual se

consolida en el “informe de costos diario alimentos y bebidas ( formato), cuyo
diligenciamiento se resume en el siguiente esquema:

Costo bruto alimentos y bebidas, equivale al valor del consumo registrado en la

columna “consumos” de la planilla "listado movimiento de centros de producción
alimentos "( formato ) y “listado movimiento de centros de producción bebidas y
cigarrillos ( formato ).
La depuración del costo, consiste en restar del costo bruto, los créditos al costo, los
cuales se toman de las planillas de registro diario de esta información, es decir de la
“planilla de atenciones ( formato ), de la “ planilla de consumo alimentos funcionarios (
formato), de la “planilla de consumo bebidas funcionarios ( formato ), de la “planilla de
transferencias ( formato ) y de la “planilla mensual comida empleados ( formato)
El porcentaje de costo lo determina la relación existente entre el costo de venta
depurado, sobre la venta total del día.

Costo de venta alimentos y bebidas = Consumo materia prima - Créditos al costo.

costo de venta alimentos y bebidas

% de costo = ------------------------------------
venta alimentos y bebidas

El resultado del costo diario tiene un margen de error, debido a que la toma física del
inventario solamente se realiza sobre algunos grupos de ellos y no sobre la totalidad
del inventario.
Vale aclarar que el cálculo del costo bruto diario se hace aplicando el sistema de
inventario perpetuo o permanente en cambio al finalizar el período, el cálculo se hace
por juego de inventarios o inventario periódico.

6. Conciliación de inventarios alimentos, bebidas y cigarrillos fin de mes

Durante el período la toma de inventarios se realiza únicamente para carnes en
centros de producción y para bebidas y cigarrillos en los bares. Al finalizar cada
período, los inventarios incluyen toda la materia prima no procesada existente en el
hotel, es decir, en centros de producción, en bares y almacenes.

El cálculo del costo bruto se realiza por juego de inventarios así:

Inventario inicial + Compras - Inventario final = Costo bruto de alimentos y

bebidas

Estos inventarios consideran tanto la mercancía en almacén como en operación.

La conciliación se resume en verificar que el saldo de los inventarios generados por el

sistema de inventario perpetuo, sea igual al que resulta por juego de inventarios.

El sistema de inventario perpetuo o permanente se origina en el registro diario de

entradas y salidas del almacén, que al combinarlas con el inventario inicial del mes
origina un saldo final en cantidades y valores. Las cantidades resultantes en el
sistema, deben ser exactamente iguales a las encontradas en el inventario físico
realizado a fin de mes.

En caso de presentarse discrepancias, se debe hacer el seguimiento hasta determinar

el motivo de la misma, para proceder a realizar el ajuste.

Para finalizar la conciliación de los inventarios, se digita el inventario físico de cada

uno de los centros de producción y de facturación que manejan subsistemas de
inventario: cocinas y bares para la respectiva valorización.
 Toda esta información se resume en el reporte consolidado por bodega.

Toda la información de inventario y costo bruto de fin de mes se encuentra registrada

en los listados que genera el sistema, los cuales se deben imprimir una vez terminada
la conciliación de inventarios. Estos listados son:

Listados de entradas
 Listado de entradas por proveedores
 Listado de entradas por grupo

Listados de salidas
 Consolidado por bodega
 Consolidado neto por centro de costo

Listados de saldos de inventario

 Consolidado por bodega

Una vez generados todos los listados enunciados anteriormente, se ordena el cierre
del mes, cuyo proceso consiste en trasladar la información de inventario final del mes
en proceso a inventario inicial del mes siguiente y reiniciar la acumulación de las
entradas y salidas.

7. Medición del costo de venta alimentos y bebidas - fin de mes

Tal como se ha mencionado en este documento, el costo bruto alimentos y bebidas
consiste en determinar cuál es el consumo de materia prima. Pero el costo bruto
arrojado por el movimiento de inventario no representa en su totalidad el costo de
venta, ya que existen canalizaciones de materia prima que conducen a consumos
diferentes que no obedecen a la propia venta. La primera situación genera la medición
del costo de venta y la segunda situación define la medición de gasto alimentos y
bebidas.

Para medir el costo de venta de alimentos y bebidas de fin de mes se requiere la

siguiente información:
 Consolidación del costo bruto de alimentos y bebidas
 Planilla de atenciones
 Planilla de consumo alimentos funcionarios
 Planilla de transferencias
 Planilla mensual comida empleados

con esta información se determina el costo venta alimentos y bebidas el cual se

consolida en el “informe de costo de venta alimentos y bebidas consolidado que
contiene el resultado final de costos combinado. Este informe se encuentra soportado
 por el “informe de costo de venta alimentos) y por el “informe de costo de bebidas y
cigarrillos cuyo diligenciamiento se resume en el siguiente esquema:

El resultado de la medición del costo de venta de alimentos y bebidas se encuentra

consolidado en el informe de costos mensual, cuya elaboración consiste básicamente
en transcribir la información consignada en cada uno de los documentos enunciados
anteriormente, mediante el uso de una hoja electrónica como el excel y realizar los
cálculos correspondientes, para lo cual se debe realizar el siguiente procedimiento:

1. Elaborar el cuadro resumen “inventario en centros de producción”, cuya

información la toma del “ reporte consolidado por bodega resumido “).

2. Elaborar el cuadro resumen “consolidación costo bruto por grupo de inventario”.

Este proceso se realiza por juego de inventarios y la información de compras se
toma del “reporte entradas por grupo”, la cual debe coincidir con las compras
reportadas en los demás listados de entradas, es decir en los listados de entradas por
proveedores, por comprobante y por código.
El inventario inicial se toma del mismo cuadro resumen ”consolidación de costo bruto
por grupo de inventario del mes inmediatamente anterior, transcribiendo el valor del
inventario final.
Con respecto al inventario final, éste se transcribe del “reporte consolidado por
bodega “para la materia prima y mercancía que a fin de mes se encontraba en los
centros de producción y bares.
Con esta información se realiza el cálculo del costo bruto, que equivale al consumo de
materia prima, cuyo resultado sale de aplicar la siguiente formula:

Inventario inicial + compras = Mercancía disponible

Mercancía disponible – Inventario final = Costo bruto

Además este cuadro nos muestra el número de días de rotación de la mercancía,

herramienta indispensable para el área de compras y almacenes.

3. Elaborar el “resumen créditos al costo” el cual contiene una consolidación de todos

los créditos al costo. La información para esta planilla la toma de los siguientes
documentos:
 Comida empleados: Se toma de los valores consignados en la “planilla mensual
comida empleados”
 Atenciones: Se toma de los valores consignados en la “planilla de atenciones”
 Alimentos funcionarios: Se toma de los valores consignados en la “planilla de
consumo alimentos funcionarios”
 Bebidas funcionarios: Se toma de los valores consignados en la “planilla de consumo
bebidas funcionarios”.
 Transferencias entre ambientes : Se toma de los valores consignados en la “planilla
de transferencias”

Todas estas planillas se elaboran durante el transcurso del mes con la información
procedente de los listados de movimiento de centros de producción ( cocina
empleados), las transferencias, los cheque cuenta funcionarios y las órdenes de
cortesía.
4. Elaborar el cuadro resumen “comportamiento costo bruto” , el cual contiene una
transcripción de los porcentajes de costo bruto por cada grupo de inventario mes a
mes, durante el último año calendario. Esta información es muy valiosa como
elemento de comparación y toma de decisiones.

5. Elaborar el “informe de costo de venta alimentos”, el cual se diligencia con la

información contenida en el cuadro resumen “consolidación costo bruto por grupos de
inventario” y en el “resumen créditos al costo alimentos”,

6. . Para definir el porcentaje de costo de alimentos es necesario la comparación del

resultado en valores absolutos del mismo, con las ventas de alimentos generadas en
los diferentes centros de facturación.
La depuración del costo de ventas, se puede resumir en el siguiente esquema:
 Inventario inicial + Compras = Mercancía disponible
 Mercancía disponible - Inventario final = Costo bruto
 Costo bruto - Créditos al costo = Costo de venta
 Costo de venta / Venta = Porcentaje de costo

7. Elaborar el “informe de costo de venta bebidas y cigarrillos” , el cual se diligencia con

la información contenida en el cuadro resumen “consolidación costo bruto por grupos
de inventario” y en el “resumen de creditos al costo de bebidas” . Para definir el
porcentaje de costo de bebidas y cigarrillos es necesario la comparación del resultado
en valores absolutos del mismo, con las ventas de bebidas y cigarrillos generadas en
los diferentes centros de facturación.
8. Elaborar el “informe de costo de venta alimentos y bebidas y consolidado” el cual se
diligencia con la información contenida en el “informe de costo de venta alimentos” y
en el “informe de costo de venta bebidas y cigarrillos ” , Para definir el porcentaje de
costo combinado es necesario la comparación del resultado en valores absolutos del
mismo, con las ventas de alimentos, bebidas y cigarrillos generadas en los diferentes
centros de facturación.
9. El informe de costos de fin de mes, es una herramienta gerencial y está compuesto
por los siguientes documentos:
 Informe costo de venta a & b consolidado
 Informe de costo de venta alimentos
 Informe de costo de venta bebidas y cigarrillos
 Inventarios en centros de producción
 Consolidación costo bruto por grupos de inventario
 Resumen de gastos alimentos y bebidas
 Planilla de atenciones
 Planilla de consumo alimentos funcionarios
 Planilla de consumo bebidas funcionarios
 Planilla de transferencias
 Planilla mensual comida empleados
 Comportamiento costo bruto
 Concepto del contralor de alimentos y bebidas del resultado del mes y pronóstico para
el mes siguiente.

8. Comprobaciones

Es la comparación de la información generada por el sistema de inventario

permanente con la que arroja el sistema de inventario periódico, con el fin de tener la
certeza de que el proceso se cumplió a cabalidad. En el sistema seguido como ejemplo
existen cuatro tipos de comprobaciones y son:
 Inventario inicial
 Compras
 Costo bruto almacén alimentos y bebidas
 Saldo inventario final

Los listados que arroja el sistema seguido como ejemplo, están configurados bajo el
sistema de inventario perpetuo o permanente, mientras que el informe de costos está
configurado bajo el sistema de inventario periódico. La información contenida en los
dos documentos debe ser exactamente igual, puesto que el origen de los registros es
el mismo y las confrontaciones se realizan de la siguiente manera:

 Inventario inicial : El valor registrado por este rubro en el cuadro resumen

”consolidación costo bruto por grupos de inventarios”, debe ser igual :

- Al inventario final del mes anterior, cuyo valor figura en el cuadro

resumen denominado “consolidación costo bruto por grupos de inventario o en el
reporte consolidado por bodega”

 Compras: El valor registrado por este rubro en el cuadro resumen ”consolidación costo
bruto por grupos de inventarios”, debe ser igual a los que figuran en todos los informes
de entradas, así:

- Listado de entradas por grupo : El valor total de cada grupo de inventario debe ser
igual al valor registrado como compras por cada grupo.
  Costo bruto alimentos y bebidas: El valor registrado como costo bruto en el cuadro
resumen “consolidación costo bruto por grupos de inventario” (formato I CT 2 25) sin
incluir los inventarios en centros de producción, debe ser igual a:
- El total costo bruto que arroja el cuadro resumen “consolidación costo bruto por
grupos de inventario”, es igual valor registrado como costo bruto en el “informe de
costo de alimentos y bebidas consolidado”. De la misma manera se cruzan los dos
informes en cuanto a costo bruto para alimentos y para bebidas y cigarrillos.

 Saldo inventario final

- El inventario final registrado en el cuadro resumen “consolidación costo bruto por
grupos de inventario” , debe ser igual al total que arroja el “reporte consolidado por
bodega).

9. Elaboración comprobante para contabilidad

No solo basta conocer los componentes que conforman el costo de venta alimentos,
sino, comprender cómo se construye la metodología para determinar el cálculo. Es
importante considerar el concepto de “crédito al costo de ventas”, que significa el
descontar a éste las asignaciones que se apropian a gasto alimentos y bebidas. Este
concepto debe aplicarse ya que las bebidas, por ejemplo, provienen de requisiciones
de alimentos que han generado cargo a costo de venta alimentos. Esto quiere decir
que una requisición de alimentos tramitada por cocina principal genera tácitamente el
siguiente registro:
Cuenta Débito Crédito
Costo de venta alimentos xx
Inventario de alimentos Xx

Al efectuarse una transferencia de alimentos a bar o restaurante el movimiento

es:
Cuenta Débito Crédito
Costo de venta bebidas xx
Costo de venta alimentos Xx

Al efectuarse una transferencia a cocina empleados el movimiento es:

Cuenta Débito Crédito
Gasto comida empleados xx
Costo de venta alimentos Xx
En ambos casos se está efectuando un crédito al costo de venta de alimentos,
generando, como contra – partida o causa – efecto, un débito que incrementa el
costo de venta bebidas o el gasto alimentos.
Al igual que el cálculo del costo de alimentos, el de bebidas implica la definición de los
“créditos al costo de venta bebidas”, que consiste en determinar de las salidas del
almacén bebidas a bar o restaurante, qué apropiaciones se asignan a otros conceptos
diferentes al costo de venta de bebidas. Una requisición de bebidas tramitada por bar
se considera, inicialmente, como costo de venta bebidas generando el siguiente
movimiento:
Cuenta Débito Crédito
Costo de venta bebidas xx
Inventario bebidas xx

Al efectuarse una transferencia de bebidas a cocina principal se presenta el siguiente

movimiento:

Cuenta Débito Crédito

Costo de venta alimentos xx
Costo de venta bebidas xx

Lo mismo, si se tramita una transferencia a cocina empleados el movimiento es:

Cuenta Débito Crédito
Gasto bebida empleados xx
Costo de venta bebidas xx

Al igual que en alimentos, los anteriores ejemplos son los más usuales, pero existen
otros movimientos que implican registros de este tipo para los cuales se sigue con la
misma mecánica.

La planilla contable es el documento mediante el cual, el área de costos entrega a

contabilidad el registro de los movimientos generados en dicha área, como producto
de la utilización de materia prima para la venta de alimentos y bebidas así como la
asignación del gasto generado en cada una de las áreas operativas y administrativas
del hotel. Se denomina “ Planilla contable de alimentos y bebidas” y obedece a las
normas contables vigentes en el país. Su diseño está asociado al “Plan Unico de
Cuentas Para Comerciantes” y debe cumplir todos los principios de contabilidad
generalmente aceptados.
 Por tratarse de un comprobante contable, debe cumplir el principio de la partida doble,
es decir, los débitos deben ser iguales a los créditos y el código para cada cuenta es
el que figura en el plan de cuentas del hotel.

La información es tomada del informe de costos consolidado, del informe de costos

de alimentos y del informe de costos de bebidas, los cuales se encuentran soportados
por todos los listados del sistema y las planillas de valoración de créditos al costo
mensual.

PROCESO DE CONTROL DE PRODUCCIÓN Y CONSUMO

OBJETIVO

Verificar que el producto terminado sea realmente consumido por el demandante y

facturado por el cajero ( control de producción) y determinar si la materia prima
utilizada corresponde al consumo del producto terminado ( control de consumo).
El control de consumo de materia prima, se ejerce a través del manejo de inventarios,
sobre cantidades que homologuen la materia prima y el producto terminado, aplicado
solo a ciertos artículos que representan la base de control. Esta, para el caso de
producción alimentos, son las carnes, ya que estas absorben gran proporción del
costo de materia prima consumida y se trasladan del almacén porcionadas.

Esta homologación hace posible comparar las cantidades que "entran" a cocina, con
las deducidas de acuerdo al movimiento de la venta. De acuerdo a lo anterior el control
de consumo de materia prima para alimentos se reduce al cotejo entre materia prima
utilizada y producto terminado, teniendo en cuenta que la única materia prima que no
ofrece margen de error en la determinación del costo de venta son las carnes.
El instrumento básico para determinar un control adecuado de consumo de materia
prima, son los inventarios diarios de carnes en centros de producción, de bebidas y
cigarrillos en los bares. La respectiva comparación de consumo de tales productos
contra la venta se define como control de producción.

En otras palabras:
 El control de consumo se ejerce mediante el movimiento de inventario
 El control de producción se ejerce mediante la verificación de los documentos
originales de salida del producto terminado ( comanda), con el fin de determinar que
el producto, haya sido consumido y facturado correctamente, definiendo de esta
manera un consumo potencial, lo cual significa establecer qué cantidad de materia
prima se debió utilizar para la venta registrada, así como la cantidad de materia prima
asignada a gasto de alimentos y bebidas ( comida empleados, atenciones, etc).
El consumo potencial se obtiene de aplicar la receta estándar a cada uno de los
productos vendidos y asignados a gasto. Al restar la cantidad de materia prima y
mercancía resultante de este proceso al inventario existente, se obtiene el nuevo
inventario actualizado. En el sistema esta labor la desarrolla el computador, mediante
el siguiente proceso:
1. Consolida todas las ventas de los diferentes ambientes por cada tipo de producto en
el “ Indice popularidad de platos ”, en el cual se acumula la cantidad y precio promedio
diario y mensual de los productos consumidos.
2. Aplica la receta estándar a cada uno de los productos registrados en el anterior listado.
Todas las recetas estándar se consolidan en el listado salida de movimiento externo
3. Determina el consumo potencial de materia prima asociada al listado de popularidad
de platos.

Información requerida
 Comandas
 Cheque cuenta alimentos y bebidas. Este documento es utilizado para facturación de
servicios con cargo a cuenta huésped cuando el sistema de facturación es manual, o
la impresión se realiza a través de impresora diferentes a las de punto de venta.
 Factura de venta alimentos y bebidas. Opera exactamente igual que el literal anterior.
 Control de consumos parciales (vale) número Se utiliza para facturación de servicios
con cargo a cuenta huésped, cuando se utilizan impresoras de punto de venta.
 Factura de venta alimentos y bebidas- impresoras de punto de venta. Opera igual que
para el ítem anterior.
 Cheque cuenta funcionarios
 Listado de popularidad de platos

Las copias de las facturas de ambientes, cheque cuentas y vales son reunidas en
auditoría de ingresos, de donde son recogidas por contraloría de alimentos y bebidas
para realizar todos los cruces. En cuanto a las comandas, diariamente contraloría de
alimentos y bebidas, recoge las copias de las comandas del día anterior así:
 Primera copia: De los centros de producción ( cocinas) o bares.
 Segunda copia: Del archivo de los capitanes o meseros, para los hoteles que
manejan dos copias.

Una vez termina esta labor, une el juego completo, incluida la original que se encuentra
anexa a la copia de las facturas, cheque cuentas o vales de ambientes,
organizándolas en orden consecutivo para realizar todas las confrontaciones
necesarias.

Los cheque cuenta funcionarios, son recogidos en los ambientes diariamente por el
área de contraloría de alimentos y bebidas, con el fin de confrontar el consumo y
valorizar los créditos al costo.

a. Control de producción: Se realiza mediante el desarrollo de los siguientes procesos:

 Tratamiento de comandas y facturas en ambientes
 Tratamiento del informe de eventos como orden de producción

Tratamiento de comandas y facturas en ambientes

Una vez se haya unido todo el juego de comandas y organizado en orden
consecutivo, se debe verificar lo siguiente:
 Con respecto a las comandas
 Que la información consignada en la original y todas sus copias sea la misma.
Si esto se cumple quiere decir que no ha habido adulteraciones en las comandas en
ninguna de las áreas.

 Que no falte ningún consecutivo. Si esto se cumple significa que todo lo producido en
cocina, corresponde a lo demandado por el cliente.

 Que todas las copias y su original tengan el sello de caja, lo cual da fe de que ningún
pedido fue despachado sin este requisito y que en todo caso, el cajero tuvo
conocimiento previo de los productos que salieron para la venta.

Con respecto a las facturas ( venta a particulares) o vales ( cargo cuenta huésped)
 Que todos los productos despachados por el centro de producción o por los bares
estén debidamente cobrados, lo cual se obtiene de la comparación entre la comanda
y la factura o vale; al cumplirse esto significa que toda la venta se ha registrado
correctamente.

 Que los precios facturados correspondan a los determinados en las cartas o

convenios especiales, lo cual certifica que el cobro ha sido bien efectuado. Este cruce
se facilita cuando el proceso de facturación se encuentra sistematizado, por cuanto
los precios se encuentran grabados previamente, por lo cual para cambiar dicho
precio, el cajero requiere una gestión de aprobación.

 Que los valores registrados en las facturas, hayan sido transcritos correctamente en
las planillas de venta, lo cual garantiza que todo el proceso de facturación se cumplió
a cabalidad. Cuando este proceso se encuentra sistematizado, el mismo sistema
recopila la venta, lo cual minimiza el margen de error
Una vez terminado este cruce de información, archiva el juego de comandas en orden
consecutivo, anotando en el cuaderno “registro de consecutivos” ( formato I CT 3
01) todos los que han sido utilizados, reportando al responsable del área y al contralor
general, la pérdida o faltante de alguna de ellas si esto ocurre, con el fin de que se
tomen las medidas pertinentes. Lo propio hace con las facturas, cheque cuentas o
vales del día.

Tratamiento del “informe de eventos” ( formato V FE 5 01) como orden de producción

Este informe cumple la misma función de la comanda para las ventas generadas por
banquetes y debe hacerse llegar una copia a contraloría de alimentos y bebidas, en
el momento de su elaboración. En esta área deben ser organizadas las órdenes de
evento en orden cronológico, de acuerdo a la fecha de realización del evento. El
control de producción a través de este documento se realiza en dos instantes:
 En el momento de la solicitud de la materia prima al almacén
 Una vez finalizado el evento
 Control en el momento de la solicitud de la materia prima al almacén
Con anterioridad al evento, el centro de producción realiza la requisición de la materia
prima. En ese instante, el contralor de alimentos y bebidas debe verificar que la materia
prima solicitada al almacén, sí corresponda a la necesaria para cumplir a cabalidad el
servicio, teniendo en cuenta que cumpla también los estándares de calidad exigidos,
para lo cual define previamente el consumo potencial, mediante la asignación de la
receta estándar a los platos objeto de la negociación.
Control después de finalizado el evento
Diariamente toma las órdenes de evento de aquellos que debieron realizarse el día
anterior, de acuerdo a la fecha del evento y verifica la siguiente información con la
factura del evento:

 Que las condiciones de negociación pactadas en el informe, sean exactamente

iguales a las plasmadas en la factura.

 Que los precios correspondan a los estipulados en el informe de eventos.

 Que el número de personas garantizadas en el evento no sea inferior al número de

servicios facturados.

 Que no falte ningún consecutivo en las facturas.

 Que los valores y número de personas atendidas, relacionados en las planillas de

ventas corresponda a los relacionados en las facturas.

 Cuando se trate de una evento interno o alguna atención, debe ser valorizado con el
fin de determinar el costo de la materia prima y registrar el crédito al costo de ventas,
definiendo de esta manera el valor de asignación del gasto.

Una vez terminado este cruce de información, anexa la factura de venta al

respectivo informe de eventos y lo archiva en orden consecutivo, anotando en el
cuaderno “registro de consecutivos” ( formato prediseñado) todos los que han
sido realizados y facturados, con el fin de que no quede alguno sin la respectiva
facturación, reportando al responsable del área y al contralor general si ello ocurre,
para que se facture inmediatamente y se tomen las medidas pertinentes. Lo propio
hace con las facturas, cheque cuentas o vales del día correspondientes al área de
banquetes.

b. Control de consumo: Se realiza mediante el desarrollo de los siguientes procesos:

 Proceso control de consumo materia prima - alimentos en centros de producción
 Proceso control de consumo materia prima - bebidas y cigarrillos en bares
Proceso control de consumo materia prima - alimentos en centros de
producción
 El control de consumo se divide en dos partes importantes:
1. Ejercer una buena administración del costo

2. Medición del consumo en cantidades, cuyo requisito consiste en levantar diariamente

el inventario de carnes en centros de producción.

Una buena administración del costo, se realiza ante todo velando por el buen manejo
de la materia prima. Diariamente el contralor de alimentos debe revisar los cuartos
fríos, estantes y alacenas de los centros de producción y almacenes verificando lo
siguiente:

 Que la materia prima tenga una adecuada relación.

 Que exista una adecuada reutilización de la materia prima.

 Que las cocinas cumplan con los requerimientos de higiene y aseo.

 Que las mercancías tengan una buena manipulación.

 Que se utilicen los elementos y utensilios adecuados.

 En cuanto a las carnes que no han sido requisitadas por el centro de producción, es
decir que se encuentran en el almacén; en las tarjetas de meat-tag, se subraya con
resaltadores de diferentes colores el mes en que entró la mercancía, definiendo un
color para cada mes, con el fin de que su rotación sea la adecuada.

 Que las frutas y verduras sean utilizadas adecuadamente, teniendo en cuenta su

estado de maduración.

 Que no exista desperdicio de materia prima en los centros de producción.

Este proceso se complementa con la supervisión en la elaboración de las listas de

mercado conjuntamente con el chef y el almacenista.
La medición del consumo en cantidades descansa básicamente en los inventarios
diarios de carnes en centros de producción

Inventario inicial + requisición - inventario final = Consumo en cantidad

Consumo en cantidad x precio = Valor consumo (Costo bruto)

Si no se posee un sistema que calcule el consumo potencial, éste se obtiene de la

siguientes manera:
 Se toma la popularidad de platos y se asigna el gramaje de carne que utiliza cada
plato, denominada “ porción estándar”
 Se multiplica la cantidad de platos de cada tipo por la porción estándar de carne.
 Se totaliza la cantidad de carne utilizada en la venta, de acuerdo al resultado de la
popularidad de platos.
 En caso de que el sistema no genere la popularidad de platos, la información se
obtiene del paloteo de las comandas del día.
 Si la popularidad de platos no contiene la utilización de materia prima destinada a
gasto de alimentos y bebidas ( comida empleados, consumo funcionarios, atenciones,
etc); al resultado de consumo de carne obtenido, se debe agregar la cantidad
destinada a éste, tomando como base las comandas.
 En el caso de eventos, el consumo potencial se calcula con base en el informe de
eventos, en caso de no existir popularidad de platos.
 Cuando se utilizan buffets de venta abierta, el consumo potencial se realiza, midiendo
el montaje inicial y todas sus reposiciones, descontando las devoluciones o sobrantes.
Proceso control de consumo materia prima - bebidas en centros de producción
Al igual que el control de consumo para alimentos, este se realiza a través de los
inventarios diarios de bebidas en todos los bares; pero en forma total ya que en
este caso toda la materia prima, es perfectamente identificable con el producto
terminado.

Si no se posee un sistema que calcule el consumo potencial, éste se obtiene de la

siguientes manera:
 Se toma la popularidad de platos o productos en la parte referente a licores y cigarrillos
de cada ambiente que equivale a los productos efectivamente facturados,
determinando de esta manera el consumo potencial.
 En caso de que el sistema no genere la popularidad de platos, la información se
obtiene del paloteo de las comandas del día.
 Si la popularidad de platos o productos no contiene la utilización de licores destinada
a gasto de bebidas ( consumo funcionarios, atenciones, etc.); al resultado de consumo
obtenido en el ítem anterior, se debe agregar la cantidad destinada a éste, tomando
como base las comandas.
 En el caso de eventos, el consumo potencial se calcula con base en la requisición de
banquetes, la cual ha sido previamente cruzada con lo facturado.

I CT 4. PROCESO DE EVALUACIÓN DEL COSTO

OBJETIVO

Disponer de los instrumentos para evaluar los resultados, es decir, mecanismos de

retroalimentación que sean utilizados para definir qué tan acertados y adecuados son
los mismos.
 La base para aplicar dicha retroalimentación, es la comparación, lo que significa que
una vez obtenidos los resultados que miden la utilización de materia prima, se debe
disponer de la información necesaria que permita evaluar situaciones a través de la
misma comparación, determinando la causa de las variaciones detectadas.

Las comparaciones deben tender a resolver las siguientes preguntas:

 Con qué se compara?
 Cómo se compara?

La primera pregunta hace referencia a los diferentes análisis que se realizan antes de
concebirse un movimiento, es decir, procedimientos predeterminados que definen
comportamientos que condicionan la operación, lo cual conlleva un proceso de
planificación que conduzca a establecer parámetros que faciliten la comparación con
los resultados de la operación. Este proceso de planificación se inicia considerando el
perfil del consumidor, cuyo comportamiento define la estructura del producto, es decir,
la planificación del menú ( análisis de pre-venta).

La segunda pregunta hace referencia a la metodología que se desarrolla para

implantar una sistema de evaluación a partir de parámetros establecidos.

Costo predeterminado – análisis de pre-venta

La aplicación del costo predeterminado consiste en implantar un sistema de
información que sea útil para evaluar la operación de alimentos y bebidas, desde el
punto de vista del consumo de materia prima. Esta aplicación es lo que se denomina
"costo estándar" o "análisis de costo potencial", es decir, el definir el consumo de
materia prima adecuado de acuerdo a lo requerido para elaborar el producto
terminado.

Para lograr el costo estándar de cada producto terminado es necesario cumplir con el
siguiente proceso:
1. Definir la receta y porción estándar.

2. Determinar el costo de materia prima y especificaciones estándar.

3. Establecer el costo estándar por producto terminado.

4. Determinación de precio de venta.

 Receta estándar y porción estándar

La “receta estándar” ( formato I CT 4 01), es la relación de los ingredientes y
cantidades que se requieren para elaborar un producto determinado, incluyendo, la
forma de preparación, equipo que se utiliza, temperatura, tiempo de cocción y forma
de presentación. Al definir la receta estándar implica definir las porciones estándar,
que son las que unifican las porciones para obtener los productos. Las porciones
estándar, se aplican para carnes y algunas garnituras. El ejercer una supervisión
continua sobre las "porciones estándar", garantiza que el producto mantenga su
medida de consumo constante. Las porciones estándar deben establecer el peso que
representa la porción al ser servida, es decir, que en la receta estándar se debe
relacionar el peso requerido para ser elaborado. Para hallar la diferencia entre lo
requerido (receta estándar) y lo finalmente dispuesto para el consumo (porción
estándar) es necesario elaborar el "test de cocción" o "análisis de carnicería".

El análisis de carnicería es el instrumento neutralizante con el cual se evalúa la merma

que presentan las carnes al producirse el proceso de cocción, limpieza y
descongelamiento. La mayoría de las carnes sufren una merma del 10 al 15% de su
peso original al efectuarse la cocción.
Para mayor claridad en el cálculo del costo por porción, tomamos el siguiente
ejemplo, considerando una merma por cocción del 10% y tamaño porción de 200
gramos:
Peso original de la pieza 5 libras
Precio libra $ 6.000
Precio lote $30.000
Merma por cocción 5 libras x 10% = 0.5 libras
Rendimiento 5 libras - 0.5 libras = 4.5 libras
Conversión en gramos = 4.5 libras x 500 gramos = 2.250 gramos

2.250 gramos
Rendimiento porción estándar = ____________ = 11,25 porciones
200 gramos

$ 30.000 ( costo lote)

Costo por porción = ___________________ = $ 2. 666.67
11,25 porciones.

$ 2. 666.67 .
Factor de costo = ------------------- = 0.44
$6. 000 costo libra

El factor de costo = 0.44 ó 44% significa que cada porción puesta en la mesa, equivale
al 44% de la libra en precio.

El análisis de carnicería se elabora únicamente cuando hay cambio de carta o cambio

de cortes en las carnes o al iniciarse operaciones. La receta estándar debe revaluarse
cada tres meses cuando su elaboración es manual. Cuando se dispone de un software
para el proceso de costos, cada vez que el sistema actualiza precios, es decir, con
cada compra o conciliación de inventarios, actualiza también la receta estándar, lo
que le garantiza que en cualquier momento que se requiera, se tendrá con el último
precio promedio.
 Determinar el costo de materia prima y especificaciones estándar Consiste en
definir el costo de materia prima de acuerdo a los ingredientes y la cantidad
consignada en "la receta estándar" ya que implica analizar , los tipos de productos
que se requieren y determinar cómo son ofrecidos en el mercado, estableciendo la
forma más adecuada de compra, siguiendo los lineamientos de especificaciones
estándar ( ver ejemplo de éstas en SICO – Control de compras e inventario – Control
de compras – I CC ).
Cuando se posee un software para el proceso de costos, esta valorización se lleva a
cabo a través del sistema, teniendo en cuenta que hay que digitar las cantidades de
los ingredientes en la misma medida en que se compra el producto.

 Establecer el costo estándar por producto terminado

Es la valorización de la receta estándar, teniendo en cuenta todos los aspectos
enumerados aquí, además del “análisis de carnicería” que no es mas que el
instrumento para determinar el costo de la porción estándar de la carne, evaluando la
pérdida en limpieza, cocción y descongelamiento y la conveniencia de comprar las
carnes en determinada presentación, considerando la que genere mayor margen de
contribución, de acuerdo a las presentaciones en el mercado, considerando cuatro
formas: Porcionada, pieza, canal o en pie, para definir la cantidad que se debe
introducir en la receta estándar.

Cuando existe un software para el proceso de costos, esta valorización la realiza el

sistema, con el último precio promedio ponderado, el cual lo calcula con el movimiento
de compras y salidas. Cuando el proceso no se encuentra sistematizado dicha
valorización se debe revisar cada tres meses, debido al cambio permanente de precios
de compra de la materia prima.

 Determinación del precio de venta

Consiste en asignar el precio sugerido de venta al público, teniendo en cuenta el valor
y el porcentaje de costo del producto y un margen que refleje la relación costo -
beneficio para obtener la utilidad deseada, apoyándose en el listado “análisis costos
de recetas estándar

El precio de alimentos y bebidas es determinado posteriormente por la gerencia, con

base en la información del precio sugerido, teniendo en cuenta los precios del mercado
y el análisis de la competencia.

Para determinar el precio sugerido de venta al público, se aplica la siguiente fórmula:

costo materia prima (según receta estándar)

Precio de venta según costo = -----------------------------------------------------------
coeficiente de costo
Ejemplo: Si el precio de costo de la materia prima para el churrasco, según la receta
estándar es de $ 3. 000 y el coeficiente de costo definido por el hotel es del 35%, el
precio de venta según costo será:
$ 3.000 = $ 8.571
0.35

Cuando se vaya a realizar un incremento en los precios o haya un cambio de carta,

se debe determinar el precio, una vez realizada la evaluación al siguiente esquema:
 Costo según receta  Churrasco: Se relacionan cada uno de los
productos a vender
 Costo según receta  El costo determinado para porción
 Precio de venta según costo Resultado de aplicar la siguiente fórmula
Costo de materia prima
Coeficiente de costo
 Precio de mercado
 Precio definido  Estudio de precios de la competencia gerencia
de alimentos y bebidas y gerencia general
 Margen de contribución  El acordado, de acuerdo al análisis de
competencia y planificación de la utilidad
 Porcentaje de costo
 Diferencia entre el precio definido y el costo
según receta estándar.

 = Costo según receta

Precio de venta


 Análisis de la post - venta

La evaluación del costo conceptualmente, implica la comparación del costo

predeterminado con el costo de venta calculado y registrado.

En conclusión, el análisis de la pos-venta consiste en comparar el costo potencial

generado por aplicar la facturación de alimentos y bebidas con el costo real generado
en el control de producción (inventarios diarios), así como el mismo con el resultado
del costo de ventas mensual.
El sistema de facturación calcula el consumo potencial tanto en cantidades como en
precios, sacando un listado de consumo, que refleja, cuánto debe ser el consumo
potencial de acuerdo a la venta. Dicho consumo se debe comparar con la materia
prima efectivamente utilizada, definiendo así la dispersión.

Índices de precios e informe de gestión

El contralor de alimentos y bebidas debe realizar periódicamente un “análisis de
índices de precios” el cual condensa la relación de incrementos en precios de compra
de materia prima y mercancía, con el fin de determinar el efecto de los mismos en el
costo de venta, definiendo de esta manera el origen del resultado en el costo.

Además mensualmente debe entregar un “informe de gestión” el cual contiene un

análisis completo de los resultados obtenidos y los requerimientos para el logro de los
objetivos.

Bibliografia. Sistemas de Control SICO SENA HOTEL,

ADOLFO SCHEEL MAGENBERGUER