La importancia del archivo

Por: Arelys Marrugo Puello.

Tomando como punto de apoyo la documentación suministrada por el SENA para

el aprendizaje sobre gestión documental podemos explicar todo lo relacionado con
archivo desde su concepto, evolución, clasificación e importancia.

En primera instancia podemos decir que un archivo es un Conjunto de documentos,

sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural
por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión.

La importancia de los archivos se remonta desde el origen de la escritura; es decir

desde los inicios de la humanidad misma, el solo significado de esta palabra nos
demuestra su valor (la palabra archivo proviene del latín Archivium y éste del griego
Archeion que significa principio, origen) y esto nos demuestra lo importante que han
sido para la evolución cultural, social, política y científica de la humanidad, puesto
que, estos recopilan, conservan y difunden información registrada en ellos. Es así,
como vemos que Los archivos son importantes para las entidades, porque los
documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones,
debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que
pueda requerir la empresa. Para ello precisa que todos estén involucrados en la
labor para que el archivo sea fácil de manejar.

Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se

apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado
que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes
documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el
manejo archivístico.
Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en
Archivos de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico.
De gestión:Son aquellos que permanecen en una oficina mientras están en tramite,
pueden estar en un lapso de 1 a 5 años.

Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos

de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.

Histórico: es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del

archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la
ciencia y la cultura. También puede conservar documentos históricos recibidos por
donación, depósito voluntario, adquisición o por expropiación.

Cabe mencionar en este texto que las características de los documentos que
componen un archivo son económicos, simples, funcionales, exactos y técnicos.

Y finalmente podemos concluir que el archivo:

 Ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad
 Es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un país
representada en la conservación de los documentos.
 Constituye un centro de consulta de la información
 Satisface las necesidades de información eficaz a consultar por parte de la
ciudadanía en general.
 Debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y consulta