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MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS ASISTENTE
ADMINISTRATIVO
HOTEL
NAPOLITANO
Luffi
MANUAL DE FUNCIONES
HOTEL NAPOLITANO
ELABORADO POR:
VILLAVICENCIO, META
2. INTRODUCCION
Por eso la necesidad de crear este manual fue creciendo al ver las múltiples ocupaciones que una asistente
tiene y que en algún momento siente que no sabe por dónde comenzar a pesar de tener siempre la
tutoría de su jefe inmediato.
Esperando de gran manera que sea de apoyo y de fácil compresión para todos aquellos que estén en este
puesto como coordinadores de eventos de esta gran familia como lo es Hotel Napolitano.
aireado y silencioso.
Pretendiendo ser el mejor y único Hotel con garantía de atención especial y servicios excelentes
del turismo.
Al año 2016 estar certificados como uno de los mejores hoteles cumpliendo con las normas
técnicas de sostenibilidad de Turismo Sostenible, según lo ordenado por el Gobierno Nacional de
Colombia. Para el caso de Hotelería aplicando la Norma Técnica Sectorial NTS-TS 002
Establecimientos de Alojamiento y Hospedaje, Ley 1558 del 2012 y Resolución 2804 del 2014.
NIVEL: Administrativo.
OBJETIVO: Atender y aumentar el nivel de ventas que genere incremento en los ingresos de la
empresa.
FUNCIONES PRIMARIAS:
FUNCIONES SECUNDARIAS:
y retenciones practicadas.
REQUISITOS:
OTROS:
Contar con buena expresión oral y corporal, un buen léxico, buena actitud y excelente
presentación personal.
Disponer de tiempo suficiente en caso tal que el hotel requiera de su presencia o unos de
los eventos vendidos así lo necesite.
Ser organizada y tener buena memoria.
ELEMENTOS A CARGO:
Computador
Carpetas.
Para realizar ciertas funciones la coordinadora de eventos debe cumplir con unos procedimientos
claves para el buen desarrollo de las mismas, los cuales se basan en los procesos diarios que se
realizan en la empresa, a continuación se darán unos ejemplos claros de cómo realizar las
funciones principales que tiene con la empresa y luego se explicaran las funciones secundarias.
Cuando llega una solicitud de cotización lo primero que se debe hacer es llenar el formato que se
encuentra guardado en el computador como toma de cotización (anexo formato), imprimirlo y
1. Nombres y apellidos
2. Teléfono
3. Nombre de empresa- si viene de parte de alguna
4. Correo a donde se quiere hacer llegar la cotización
5. Que servicios requiere, si es salón especificar cual
6. La cantidad de personas
7. Si es alojamiento que acomodación necesita.
8. Si es evento de salón con que otros servicios lo requiere, solo salón, con video beam, con
refrigerios y almuerzos.
9. Todo debe ser claro y bien específico para no cometer errores al momento de realizar la
cotización.
Luego de haber tomado todos los datos a la persona que solicita la cotización (claro está
que las solicitudes también pueden ser enviadas por vía email, en este caso se debe llamar
a las persona para que todo quede más claro), paso a seguir es realizar la cotización, para
esto se tiene un formato guardado en el computador en escritorio, carpeta documentos
2013-2014, carpeta hotel napolitano 2014- carpeta cotizaciones 2014, aquí se encuentran
mes por mes las cotizaciones se
enterarse para saber qué servicios se prestaran y el costo de cada uno de ellos.
Si es una cotización con todo incluido se llama master, informar en la orden de servicio lo que la
recepcionista debe hacer, lo que el botones debe acomodar en el salón y como lleva
alimentación y alojamiento anunciar también a la camarera que tipo de habitación requiere para
que ella las acondicione en el momento de requerirlas, y a la cocina por medio de una orden de
cocina (anexo ejemplo), que menús solicitaran si lo hicieron, que ingredientes lleva (esto se
En caso tal que haya algún cambio en el menú o en las cantidades informar por medio de voz y
arreglar con esfero en las órdenes de cada uno – cocina y recepción- para que todos queden
informados.
Las órdenes de servicio se realizan y se imprime por lo general 3 que son una para botones, una
para recepción y una para la coordinadora de eventos, se hace firmar el recibido a quien se
entrega.
Se utiliza el programador de eventos para colocar todos los eventos que se hayan
confirmado primero el nombre del salón, luego el horario y por último el nombre de la
empresa o persona que toma el salón.
Se manejan varias carpetas en donde se archivan los documentos que se manejan en el
hotel dependiendo el servicio existen carpetas para documentos que tienen que ver con
las cotizaciones o carpetas de empresas con las que se tienen algún tipo de convenio
empresariales o de catálogo.
Carpetas para archivar documentación servicios:
Orden de servicio: se archivan todas las órdenes de servicio y de cocina, están separadas
mes por mes.
Eventos realizados de salones 2014: se archivan todas las cotizaciones confirmadas, esto es
cuando la empresa no tiene carpeta.
Eventos realizados de alojamiento 2014: Se archivan las cotizaciones realizadas por
concepto solo de alojamiento.
Eventos no realizados: son las cotizaciones que no se confirmaron por varios motivos, que
fueron canceladas o aplazadas.
Cuentas master: los todas las cuentas que llevan todos los servicios brindados por el hotel
o cuando es solo alojamiento de grupo (se considera grupo cuando vienen más de 10 pax).
Comunicados internos: se archivan todos los comunicados que se realizan para el personal
que labora en la empresa.
Toma de cotizaciones: carpeta donde se encuentran los formatos ya impresos para tomar
las cotizaciones.
Para realizar las funciones secundarias que cumple la coordinadora de eventos, cuando el gerente
Como bien se sabe cada fin de mes se debe realizar la nómina de pagos de los empleados del
Para realizar las facturas de los clientes de parqueadero mensuales como lo son el Hotel
Villavicencio y Chance consuerte, se tiene unos formatos para estas facturas, en el caso del hotel
1. El gerente administrativo tiene dos modelos de facturar uno que es para los clientes del
hotel mensuales y 24 horas, para los cuales se deben sacar copias de los Boucher que
envía el hotel junto con su respectivo tiquete de parqueadero el cual le entregan aquí en el
Esto es a grandes rasgos las funciones y procedimientos que se deben seguir en el Hotel
Napolitano, se requiere de mucha responsabilidad y ganas de aprender para que el personal que
se encuentre en esta área aprenda lo que cada día trae para aprender, además que cuenta con el
personal de la parte administrativa que siempre está dispuesto a colaborar para que cada día se
pueda mejorar y con el gran apoyo de todo el personal que labora en la empresa.