EVALUACIÓN MÓDULO - I

CASO:

UNA EMPRESA DE DISTRIBUCIÓN DE MATERIALES DE CONSTRUCCION “ABC

SAC”, ESTA CONSTITUIDA COMO EMPRESA FAMILIAR, Y DE ACUERDO A UNA
AUDITORIA EXTERNA SUGERIDA POR LA GERENCIA GENERAL SE EVIDENCIÓ
LOS SIGUIENTES PROBLEMAS EN LAS SIGUIENTES ÁREAS:

GERENCIA GENERAL

Conclusiones

1) Falta de manejo para plantear y aplicar políticas para la empresa como en el caso
de: política de crédito, política de cobranza, política de pagos, política de
personal, etc.
2) Responsabilidad en no planificar, implementar y evaluar el control interno.
3) No existe planificación de las actividades y el desarrollo de las áreas, ni menos de
las metas y objetivos que se desea alcanzar en el corto, mediano y largo plazo.
4) No existe directivas o lineamientos establecidos a seguir para todos los locales,
como política de crédito, de pago, de personal, etc.
5) No existe un Manual de Organización y Funciones ni menos un organigrama.
6) No existe comunicación del desempeño de la empresa mediante convocatoria a
Junta de Accionistas, siendo una responsabilidad legal.

RECURSOS HUMANOS – PERSONAL

Conclusiones
1) La selección de personal es efectuada sin criterio profesional, no se evidencian
evaluaciones del personal contratado (de acuerdo al cargo a ocupar), el conocer
si estaban capacitados para el puesto ni mucho menos se efectúa evaluación de
desempeño.
2) Por el tipo de organización familiar, los administradores de los locales han tenido
el plazo suficiente para ordenar y controlar el desempeño del personal, siendo
evidenciado en la falta de administración del recurso humano encargado de la
distribución de materiales, el cual recibe una orden de entrega y estas no son
controladas o supervisadas.
 3) El personal en el almacén u operarios, manipulan productos riesgosos como
fierro, ladrillo o cemento, y no cuentan con la debida protección e indumentaria
para evitar accidentes de trabajo.
4) No existe separación de funciones debido al volumen de ventas de la empresa,
una persona realiza mucha actividad a la vez asumiendo demasiadas
responsabilidades que generan desordenes, como es el caso de una persona de
venta que a la ves efectúa la cobranza, manipulación de efectivo, rendición de
cuenta, y también ver por el despacho de mercadería.

FINANZAS

Conclusiones
1) Falta de manejo de presupuestos.
2) Falta de aplicación de un sistema de costeo, lo cual permitiría reflejar el verdadero
costo de un producto a vender Dicha aplicación permitirá a la gerencia una
herramienta más para el análisis denominado el punto de equilibrio.
3) Desconocimiento de la aplicación de otros instrumentos financieros, que permitan
diversificar el financiamiento y la inversión de la empresa ABC.
4) No existe un plan de inversiones y financiamiento, que vayan de la mano con los
objetivos que busca alcanzar ABC.

VENTAS

Conclusiones

1) Las vendedoras son solo recibidoras de órdenes y de dinero, y especialmente

solo promueven la venta de fierro, cemento y ladrillo, y no de otros artículos de
ferretería, como es el caso de artículos para gasfitería.
2) Las ventas en el rubro de lubricantes no son efectuadas siguiendo criterios de
técnicas de venta, la persona encargada del local de lubricantes, así como de la
vendedora no tienen la iniciativa de esforzarse por vender los artículos
almacenados, demostrando la pasividad debido a la falta de control.
3) No existe separación de funciones entre vendedoras y cajera, una sola persona
realiza la misma función.
4) Existe una desconexión entre las ventas y el personal para despacho de
mercadería, recibiendo reclamos por parte de los clientes en la demora de
entrega. Las ventas en horas de la tarde reciben un lema al cliente “mañana a
las 9am su material está en obra”, y llegado el día siguiente se convierte en un
caos, porque no hay un control de órdenes de pedido y por zona.
5) No existe un estudio de mercado para conocer las opiniones de los clientes.
6) Las ventas desde hace 6 años tienen a la tendencia a crecer, el número de
trabajadores en planilla son 16 para no efectuar distribución de utilidades a los
trabajadores.
 La empresa cuenta con 62 colaboradores por recibos de honorarios y
tercerización de servicio legal e informático.

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO - EMPRESA ABC

En la auditoría externa se procedió a evaluar el control interno, obteniéndose los

resultados a continuación:

1. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL COMPONENTE AMBIENTE DE

CONTROL

2. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DEL RIESGO

 3. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE ACTIVIDADES ECONÓMICA

4. RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE INFORMACIÓN YCOMUNICACIÓN

5 RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE MONITOREO Y CONTROL

SE PIDE PLANTEAR LO SIGUIENTE:

1. ¿Qué solución plantea para la mejora del desarrollo organizacional?

Según los problemas evidenciados en las áreas y en los resultados de evaluación

de control interno, obtenidos por la auditoria externa se ha llegado a la conclusión que;
se tiene que realizar los siguientes planes de acción con el objetivo de solucionar los
problemas evidenciados de la empresa, los cuales se realizó de la siguiente manera:
 GERENCIA GENERAL

 Implementar el planeamiento estratégico de la empresa, para que se tenga claro

el objetivo principal (misión y visión), asimismo se realizar la estructura del
organigrama.
 Implementar el Reglamento Interno de la empresa con el objetivo de tener un
control adecuado de las normas y políticas establecidas por la empresa.
 Implementar un plan de trabajo de las actividades a realizar de cada área, a corto,
mediano y largo plazo, asimismo realizar reuniones con el equipo de trabajo para
verificar el avance de las tareas realizadas manteniendo los objetivos de la
empresa.
 Implementar los documentos de gestión MOF, ROF, CAP.
 Realizar convocatorias con la junta de accionistas de la empresa para
mantenerse actualizados sobre la información de la empresa si hay problemas o
déficit, y así poder establecer posibles soluciones, manteniendo el óptimo
funcionamiento de la empresa.

RECURSOS HUMANOS – PERSONAL

 Establecer una comisión encargada para la convocatoria de personal, asimismo

realizar las convocatorias de acuerdo al MOF de tal manera que el personal a
contratar sea de acuerdo al perfil que se requiera para el puesto.
 Realizar evaluaciones de desempeño al personal para tener un compromiso del
personal con la organización y genere mayor productividad.
 Establecer un responsable de almacén que realice la distribución de materiales
con un sistema de inventario óptimo y así tener un control adecuado de los
suministros de la empresa.
 Llevar una adecuada gestión de riesgos, y así brindar la seguridad al personal y
evitar posibles accidentes en el trabajo.
 Respetar el MOF para que el personal realice las funciones que le corresponde y
evitar carga laboral.

FINANZAS

 Mantener una contabilidad efectiva, balance general de la empresa para tener un

control adecuado de la economía.
 Efectuar el costo y beneficio de los productos.
 Realizar reuniones con los directivos sobre los instrumentos financieros y así
tener un control adecuado de la economía de la empresa.

VENTAS

 Capacitar al personal sobre los productos específicos que ofrece la empresa.

 Realizar reuniones motivacionales y de identificación con todo el personal,
teniendo clara la misión y visión de la empresa, así de esta manera generar
mayor compromiso.
  Realizar el TUPA Texto Único de Procedimientos Administrativos, para tener
establecido el tiempo de entrega de los productos.
 Tener un libro de reclamaciones o sugerencias, para realizar mejoras en la
atención al cliente.
 Formalizar el contrato del personal para generar mayor compromiso e
identificación institucional.

2. ¿Qué recomendaciones efectuaría alrededor del área de recursos humanos?

 Mejorar la gestión del área de Recursos Humanos generando una estrategia

organizacional para apoyar a las diversas áreas de la organización en
consecución con los objetivos, metas y las expectativas de crecimiento de la
empresa.
 Mejorar el proceso de selección del personal de acuerdo al perfil que se requiere
en las diversas áreas, con las competencias necesarias para desarrollar sus
actividades de manera óptima, realizar las capacitaciones al personal asimismo
aplicar las evaluaciones de desempeño para que se fortalezca el rendimiento
laboral.
 Realizar reuniones con los directivos juntamente con el área de RRHH para
determinar situaciones y proponer soluciones. Asimismo, motivar y crear un mejor
clima laboral generando comunicación y compromiso.
 Estar al día con las actualizaciones y novedades que ofrezca el mercado laboral
para fortalecer las estrategias de gestión de RRHH.

Atentamente,

Luis La Rosa