Informe Gestión Documental

Libey Tatiana Lombana Caicedo

Yenny Alejandra Pérez Pérez

11°1

Grado:

Ángela mena

Docente:

Institución Educativa Doce de Octubre

Media Técnica

Medellín

2019
 La gestión documental.

La gestión documental es el conjunto de normas que se aplican para gestionar los documentos de

todo tipo que se crean y reciben en una organización. Esa gestión de documentos debe facilitar su

recuperación, permitir la extracción de información, el expurgo de los que no sean necesarios, la

conservación de los que son importantes durante el tiempo que sean útiles, así como la destrucción

cuando ya no se necesitan, utilizando para todo esto métodos eficaces y eficientes.

En sí, la gestión documental permite:

-Revisión de información, Ahorro y eficiencia, Categorización de archivos, Eliminación de

archivos que han perdido vigencia, Almacenamiento ordenado, Custodia de documentos.

De este modo, permite a la empresa administrar de manera eficaz todo lo relacionado a su archivo,

brindando ayuda de manera considerable a la ejecución y revisión de todo lo que es calificado

como importante para la empresa.

El administrador de archivos permite:

• Gestionar archivos.

• Manipular bases de datos.

• Revisar estructuras de documentación.

• Acceder rápidamente a documentos.

Es de esta manera que la gestión documental no solo les aporta orden a los archivos, también

proveen de información detallada de su prioridad y de su aporte para la empresa. Por lo tanto,

podemos decir lo que los pasos centrales de la gestión documental se resumen en:

-Revisión, Análisis, Categorización., Aplicación de estrategias, Establecimiento de matrices.

¿Qué documentos puede procesar un sistema de gestión documental?

Los documentos que se pueden procesar con la gestión documental son muy variados y de distintos

tipos: Los documentos llegan en forma de papel o electrónicos.

Ventajas y Beneficios.

-Es un beneficio importante obtener un sistema de gestión documental en el que todos los

documentos de la empresa estén controlados y centralizados.

-Es muy posible que su empresa realice operaciones en diferentes países con muchas tareas

diferentes. En estos casos, es absolutamente necesario que su empresa tenga algún tipo de

organización de sus documentos.

-Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de

la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos.

-Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los

datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información.

La importancia de un sistema de gestión documental se basa en los siguientes puntos base:

-Se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor documental central.
-Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas tengan que recuperar los documentos

desde diferentes lugares y departamentos. Los documentos son inmediatamente recuperados por

la persona que está buscando la información.

-Seguridad: Acceso a la información y los documentos de manera segura y estructurada, al poder

definir diferentes permisos de acceso a los datos y documentos dentro del sistema de gestión

documental.

-Control de cambios de los documentos y control de revisiones y accesos que se realizan a los

documentos.

Dentro de las acciones realizadas en este proceso de gestión documental, está la clasificación,

ordenamiento y signatura de los archivos.

-Clasificación: Empezamos con un proceso de revisión de los documentos con el fin de separarlos

en clases o grupos y sus respectivas subdivisiones. Todo, respetando la estructura orgánica de la

empresa y sus necesidades.

-Ordenamiento: Una vez estructurados los grupos de clasificación, se inicia el proceso de relación

de los documentos. Este ordenamiento puede ser alfabético, numérico, alfanumérico o

cronológico.

-Signatura: De esta manera se les asignan a los archivos sus símbolos de codificación, los cuales

permiten la identificación rápida dentro de los grupos de clasificación.

Ordenar los documentos de archivo en series y subseries:

Al momento de llevar cabo la destinación de la información, se ejecuta la clasificación, marcación

y ordenamiento de las carpetas o de sus raíces en caso de los documentos electrónicos. En este

punto se detalla la ubicación de los documentos, con el fin de facilitar su visualización y revisión.

Dicha ordenación se ejecuta gracias a la revisión de la información, lo que ayuda a establecer por

medio de instrumentos archivísticos, su disponibilidad y tratamiento a través del tiempo, su

relevancia y su categoría central y subalterna. Lo anterior, manteniendo la estructura

organizacional de los documentos.

Informe mixto.

Éste es un informe mixto, ya que estos están destinados a una organización y al mismo tiempo se

da a conocer la información al público en general.

Conclusiones.

La gestión documental se ha convertido en una herramienta básica para las entidades que

requieren de un control, supervisión, almacenamiento, e incluso la recuperación de los

documentos. Además la cantidad de canales a través de la información que llega a la empresa,

con esto grandes volúmenes de información quedan desestructurados y repartidos por los

distintos sistemas de la organización, esto supone terminar con la búsqueda infinita de

documentos por las redes de carpeta de la organización agilizando el ritmo de trabajo.

Las organizaciones mejoran el flujo de trabajo con la gestión documental permitiendo seguir las

tareas incompletas, conocer aquellas que hayan finalizado o automatizar las tareas repetitivas que

terminaran ahorrando tiempo a la organización.

 Bibliografías.

https://smarterworkspaces.kyocera.es/blog/la-gestion-documental-definicion-conceptos-clave-e-

importancia-en-la-actualidad/

https://atsgestion.net/gestion-documental/

http://www.tbs-telecon.es/importancia-gestion-documental