Makalah

Administrasi dan Organisasi

TRIFONIA S. R.

Universitas Kristen Indonesia Paulus

Tahun Ajaran 2016/2017
 Makalah Administrasi Organisasi

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur patut kita haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas segala
rahmat-NYA sehingga tugas makalah ini dapat tersusun hingga selesai . Tidak lupa kami juga
mengucapkan banyak terimakasih atas bantuan dari pihak yang telah berkontribusi dengan
memberikan sumbangan baik materi maupun pikirannya.

Dan harapan kami semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi
para pembaca, untuk ke depannya dapat memperbaiki bentuk maupun menambah isi dari tugas
kami ini agar menjadi lebih baik lagi.

Karena keterbatasan pengetahuan maupun pengalaman, masih terdapat banyak kekurangan

dalam makalah ini. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari pembaca sangat
diharapkan demi kesempurnaan makalah ini dan malakah selanjutnya.

Akhir kata semoga makalah ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.

Makassar, 13 April 2017

Penyusun

6
 Makalah Administrasi Organisasi

Daftar Isi
KATA PENGANTAR................................................................................................................................................................... i
Daftar Isi..................................................................................................................................................................................... ii
Bab I
Pendahuluan............................................................................................................................................................................. 1
1.1. Latar belakang....................................................................................................................................................... 1
1.2. Rumusan Masalah................................................................................................................................................ 1
Bab II
KONSEP TEORI......................................................................................................................................................................... 2
2.1. Pegertian Admistrasi.......................................................................................................................................... 2
2.2. Ciri Administrasi.................................................................................................................................................. 2
2.3. Fungsi Administrasi............................................................................................................................................ 3
2.4. Ruang Lingkup Administrasi........................................................................................................................... 3
2.5. Pengertian Organisasi........................................................................................................................................ 4
2.6. Ciri Organisasi....................................................................................................................................................... 4
2.7. Unsur Organisasi.................................................................................................................................................. 4
2.8. Hubungan Administrasi dan Organisasi..................................................................................................... 5
2.9. Fungsi Administrasi dalam Organisasi........................................................................................................ 5
Bab III
Kesimpulan................................................................................................................................................................................ 6

6
 Bab I

Pendahuluan

1.1. Latar belakang

Administrasi pengertian sehari-hari sering disamakan dengan tata usaha, yaitu berupa
kegiatan mencatat, mengumpulkan dan menyimpan suatu kegiatan atau hasil kegiatan untuk
membantu pimpinan dalam mengambil keputusan. Sedangkan organisasi adalah suatu wadah
pencapaian tujuan tertentu melalui kerjasama dengan orang lain.

Kerja dapat terselenggara dengan baik sehingga tujuan yang dikehendaki dapat
tercapai bila ada orang yang menyelenggarakannya. Dan masalah orang yang
menyelenggarakan kerja untuk mencapai tujuan inilah yang menjadi masalah pokok, karena
intisari daripada organiasasi ialah suatu usaha dari orang-orang secara bekerjasama untuk
mencapai suatu tujuan yang telah ditetapkan.

Jadi administrasi adalah penyelenggaranya dan organiasai adalah wadah orang yang
menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelengaraan kerja yang
dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama untuk mencapai suatu tujuan yang telah
ditetapkan.

Oleh karena itu administrasi dsangat erat hubungannya dengan administrasi. Karena
organisasi juga merupakan suatu susunan tertentu terdiri dari orang-orang atau kelompok-
kelompok tertentu yang menjalankan dan mengelola (administrasi) berbagai aktivitas manusia
baik dengan institusi atau lembaga maupun tidak dan mempunyai tujuan yang didalamnya
terdapat manajemen yang mengarahkan organisasi untuk dapat bekerja seefisien dan edektif
mungkin dalam mencapai dan mewujudkan tujuan organisasi.

1.2. Rumusan Masalah

2.1. Apa pengertian Admisitrasi?

2.2. Bagaimana ciri Administrasi?
2.3. Apa fungsi Administrasi?
2.4. Bagimana ruang lingkup Administrasi?
2.5. Apa pengertian Organisasi?
2.6. Bagimana ciri Organisasi?
2.7. Apa unsur Organisasi?
2.8. Bagimana hubungan Administrasi dan Organisasi?
2.9. Apa fungsi Administrasi dalam Organisasi?

1
 Bab II
KONSEP TEORI

2.1. Pegertian Admistrasi

 Administrasi dalam arti umum
Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan
kebijaksanaan untuk mencapai tujuan.

 Administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catat-mencatat, surat-
menyurat, pembukuan ringan, ketik-mengetik, agenda, dan sebagainya yang bersifat
teknis ketatausahaan.

 Administrasi dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang atau
lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara
berdaya guna dan berhasil guna.

 Admisitrasi menurut para ahli

a. Arthur Grager
Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat suatu organisasi
b. George Terry
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan
perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai
tujuan yang telah ditetapkan.
c. Sondang P. Siagian
Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang
didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan
sebelumnya.
d. William Leffingwell dan Edwin Robinson
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan di mana pekerjaan itu harus
dilakukan.
e. Ulbert
Administrasi secara sempit didefinisikan sebagai penyusunan dan pencatatan data
dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud
menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik
sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih
dikenal dengan istilah Tata Usaha
2.2. Ciri Administrasi
1. Terdapat kelompok manusia yang terdiri dari 2 orang atau dengan lebih
2. Terdapat kerja sama
3. Terdapat proses atau usaha
4. Terdapat bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan
5. Terdapat tujuan

2.3. Fungsi Administrasi

a. Planning/Perencanaan adalah penyusun perencanaan memerlukan kegiatan
adminitrasi, seperti pengumpulandata, pengolahan data, penyusunan perencanaan.
b. Organizing/Pengorganisasian adalah aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-
hubungan kerja anatara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam
mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan.
c. Staffing adalah salah satu fungsi dari manajemen yang menyusun personalia pada suatu
organiasik mulai dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha
untuk setiap tenaga petugas memberi daya guna yang maksimal kepada organisasi.
d. Directing/Pembimbingan adalah fungsi manajemen yang berhubungan usaha memberi
bimbingan, saran, perintah-perintah, untuk tugas yang dilaksanakan dengan baik dan
benar-benar tertuju dari yang telah ditetapkan semula.
e. Coordinating adalah sebagian daru fungsi manajemen untuk melakukan sejumlah
kegiatan agar berjalan baik dengan menghindari terjadinya kekacauan, percekcoka,
kekosongan kegiatan yang dilakukan dengan menghubungkan, menyatukan dan
menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam
usaha untuk mencapai tujuan organisasi.
f. Reporting adalah manajemen yang berada pada penyampaian perkembangan atau hasil
dari kegaitan dengan pemberian keterangaan dari tugas dan fungsi para pejabat yang
lebih tinggi baik lisan maupun tulisan sehingga dalam menerima laporan dapat
memperoleh gambaran tentang pelakasanaan tugas orang yang memberi laporan.
g. Budgeting adalah suatu kegaitan yang mengelola dan perencanaan yang berkelanjutan
mengenai keuangan atau anggaran.

2.4. Ruang Lingkup Administrasi

a. Menghimpun
Kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang
tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan
bilamana diperlukan.
b. Mencatat
Kegiatan yang mebubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-keterangan
yang diperluka sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan disimpan
c. Mengelola
Bermacam-macam kagiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
menyajikan dalam bentuk yang berguna.
d. Mengirim
Kegiatan yang menyimpan dengan berbagi cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
e. Menyimpan
Kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.
2.5. Pengertian Organisasi
 Pengertian secara umum
Pengertian organisasi adalah perkumpulan atau wadah bagi sekelompok orang untuk
bekerjasama, terkendali dan terpimpin untuk tujuan tertentu
 Menurut para ahli
a. Organisasi Menurut Stoner
Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang
di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.
b. Organisasi Menurut James D. Mooney
Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan
bersama.
c. Organisasi Menurut Chester I. Bernard
Organisasi merupakan suatu sistem aktivitas kerja sama yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih

2.6. Ciri Organisasi

1. Memiki tujuan dan sasaran
2. Memiliki komponen yaitu atasan dan bawahan
3. Adanya kerja sama yang terstruktur
4. Memiliki pendegelasian wewenang dan koordinasi tugas-tugas.
5. Memiliki keterikatakan format dan tatat tertip yang harus ditaat.

2.7. Unsur Organisasi

a. Man, adalah unsur utama pembentuk organisasi yang disebut sebagai personil atau
anggota yang menurut fungsi dan tingkatannya terdiri atas unsur
pimpinan/administrator sebagai pemimpin tertinggi organisasi, para manajer
pemimpin unit tertentu suatu kerja sesuai fungsinya dan para pekerja. Setiap hal
tersebut merupakan kekuatan organisasi.
b. Kerja Sama, adalah unsur organisasi dimana setiap anggota atau personil melakukan
perbuatan secara bersama-sama untuk tujuan bersama.
c. Tujuan Bersama, adalah Sasaran yang ingin dicapai/ diharapkan baik dari prosedur,
program, pola atau titik akhir dari pekerjaan organisasi tersebut.
d. Peralatan, adalah sarana dan prasarana yang berupa kelengkapan dari organisasi
tersebut baik itu berupa bangunan, materi, uang, dan kelengkapan lainnya.
e. Lingkungan, adalah unsur organisasi yang juga memiliki pengaruh. Faktor tersebut
adalah ekonomi, sosial budaya, strategi, kebijaksanaan. anggaran, dan peraturan yang
telah ditetapkan.
f. Kekayaan Alam, yang termasuk dengan kekayaan alam adalah air, cuaca, keadaan iklim,
flora dan fauna.
 g. Kerangka/Kontruksi Mental Organisasi, adalah landasan dari organisasi yang berada
pada visi organisasi tersebut dibuat.

2.8. Hubungan Administrasi dan Organisasi

Berdasarkan kedua definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa diantara keduanya
terdapat hubungan sebagai berikut :

1. Administrasi terdapat di dalam suatu bentuk organisasi atau lembaga. Organisasi atau
lembaga mempunyai seperangkat tujuan. Administrasi adalah alat bagi organisasi atau
lembaga dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.
2. Segala kegiatan administrasi harus selalu berorientasi pada tujuan organisasi atau
lembaga. Segala kegiatan administrasi harus berlangsung secara efektif dan efisien agar
tujuan-tujuan organisasi atau lembaga tercapai secara optimal. Karena tiap-tiap
organisasi atau lembaga melibatkan sedikitnya dua orang yang bekerja untuk mencapai
tujuan bersama, maka kerjasama di antara anggata-anggata organisasi atau lembaga
mutlak perlu dikembangkan secara harmonis. Setelah mengetahui arti dari
Administrasi,
3. Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan,
sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. Untuk merealisasikan
tercapainya tujuan diperlukan manajemen

2.9. Fungsi Administrasi dalam Organisasi

a. Perencanaan adalah memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan, bagaimana
melakukannya, kapan harus melakukannya, dan siapa yang harus melakukannya. Itu
peta jalan dari tempat organisasi adalah untuk mana ia ingin menjadi. Fungsi
perencanaan meliputi menetapkan tujuan dan mengaturnya dalam urutan logis.
Administrator terlibat baik dalam berbagai-pendek dan perencanaan jangka panjang.
b. Pengorganisasian melibatkan identifikasi tanggung jawab yang harus dilakukan,
pengelompokkan tanggung jawab ke departemen atau divisi, dan menetapkan
hubungan organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai upaya yang terkoordinasi
antara semua elemen dalam organisasi (Koordinasi). Pengorganisasian harus
memperhitungkan rekening pendelegasian wewenang dan tanggung jawab dan rentang
kendali dalam unit pengawasan.
c. Staffing berarti mengisi posisi pekerjaan dengan orang yang tepat pada waktu yang
tepat. Ini melibatkan menentukan kebutuhan kepegawaian, menulis deskripsi
pekerjaan, rekrutmen dan penyaringan orang untuk mengisi posisi.
d. Mengarahkan/Komandan adalah memimpin orang dengan cara yang mencapai tujuan
organisasi. Ini melibatkan tepat alokasi sumber daya dan menyediakan sistem dukungan
yang efektif. Mengarahkan memerlukan keterampilan interpersonal yang luar biasa dan
kemampuan untuk memotivasi orang. Salah satu isu penting dalam mengarahkan adalah
untuk menemukan keseimbangan yang benar antara penekanan pada kebutuhan staf
dan penekanan pada produksi ekonomi.
 e. Mengawasi adalah fungsi yang mengevaluasi kualitas di semua wilayah dan mendeteksi
atau potensi penyimpangan aktual dari organisasi rencananya. Hal ini menjamin kinerja
berkualitas tinggi dan hasil yang memuaskan dengan tetap menjaga lingkungan yang
tertib dan bebas masalah. Pengendalian meliputi manajemen informasi, pengukuran
kinerja, dan institusi tindakan korektif.
f. Penganggaran, dikecualikan dari daftar di atas, menggabungkan sebagian besar fungsi
administratif, dimulai dengan pelaksanaan rencana anggaran melalui penerapan
anggaran kontrol

Bab III
Kesimpulan

Administrasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan

kebijaksanaan untuk mencapai tujuan, sedangkan organisasi adalah perkumpulan atau wadah bagi
sekelompok orang untuk bekerjasama, terkendali dan terpimpin untuk tujuan tertentu, jadi
administrasi organisasi adalah usaha dan kegiatan yang berkenaan dengan penyelenggaraan
kebijaksanaan dalam perkumpulan atau wadah sekelompok orang untuk mencapai tujuan.
Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan kebijaksanaan,
sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. Administrasi adalah alat bagi
organisasi atau lembaga dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya