ADMINISTRACION DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL
 INTRODUCCIÓN

 Por medio de la administración documental se

recopilan datos los cuales se convierten en
información que se evidencia en su cuerpo o
contenido; a su vez, ofrece todo lo necesario para
poder responder a un requerimiento, brindar una
comunicación asertiva o solicitar una respuesta y
realizar una acción como persona natural o como
empresa.
 REGISTRO DE ENTRADA

Se reciben las cartas luego se registrarán y archivarán

aquellas que guarden relación con la actividad de la
empresa:
 suministradores
 Distribuidores
Todo aquello que suministra información que involucra
la empresa.
 A estas comunicaciones se las asigna un número, el
cual servirá como referencia y será anotado en el
Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

se debe asignar un número, el cual servirá como
referencia y será anotado en el Libro Registro de
Entrada de Correspondencia.
 REGISTRO DE ENTRADA DE
CORRESPONDENCIA
REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA
ENTRADA

Nº orden de Fecha de
entrada entrada
Clase Remitente Destinatario Asunto Anexos

Día Mes
 REGISTRO DE SALIDA DE
CORRESPONDENCIA
REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA

Referencia Fecha Nº orden de Clase Anexos Destinatario Asunto

salida
 CORRESPONDECIA INTERNA

 En las grandes y medianas empresa además de los de

entrada y salida, se lleva un registro para
las comunicaciones internas. Según el volumen de
comunicaciones y el organigrama de la empresa, éste
puede ser:
 único
 o existir tantos como departamentos haya
 (Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)
 RECEPCIÓN, ENVÍO Y
REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

 Este procedimiento consiste en la recepción/envío de

correspondencia (carta, hoja de ruta, formulario,
correspondencia interna) y el registro posterior en el
Sistema de Administración de Correspondencia en
ambiente WEB desarrollado para el efecto.
 CORRESPONDENCIA RECIBIDA
Recepción

Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de

Sistemas de información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:
 Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas
de
Información.
 Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.
 Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.
 Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el
departamento de origen no utilice el Sistema en la WEB y
siga con el procedimiento manual).
 Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para
su conocimiento, registro y asignación de la tarea.
 REGISTRO EN EL SISTEMA

 El Coordinador del Centro de Sistemas de Información

registrará la correspondencia recibida en el Sistema
de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el
o los responsable(s) de la ejecución del
requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el
documento para su posterior seguimiento.
 CORRESPONDENCIA ENVIADA

 Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora

sus propias cartas, hojas de ruta y correspondencia en general,
debido a que el departamento no tiene una secretaria asignada.
Solamente aquellos documentos relacionados con adquisiciones,
envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el
visto bueno del Coordinador del Centro de Sistemas de
Información. Las cartas deben seguir una numeración correlativa,
estar impresas en papel membretado y emitirse en doble ejemplar.
 Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y

responsabilidad de cada funcionario del Centro de
Sistemas en coordinación con el asistente a medio
tiempo asignado al departamento, quien entregará el
documento original en el departamento de destino y
hará sellar la copia del mismo.
 Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el

Coordinador del Centro de Sistemas de información
registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el
número correlativo que emite el sistema en la copia de
la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el

Coordinador del C.S.I. devolverá la copia al asistente
para que la guarde en el archivador correspondiente.
 CONCLUSIÓN

 El proceso de cada uno de los documentos busca que

se tenga un orden en todas las cosas de tal forma que
sea coordinado y permita la fluidez de la información
de principio a fin, hasta llegar al archivo.