DOCUMENTOS DE USO FRECUENTE EN LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL

A. CARTAS:

Se dirigen a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores, proveedores, empresas,

etc.

CARTA COMERCIAL:

Se compone de tres partes:

Encabezamiento: En la parte superior de la carta. Contiene el membrete (nombre y dirección del emisor),

destinatario, lugar y fecha y saludo.

Cuerpo: Contiene una introducción, desarrollo y conclusión.

Cierre: Fórmula de despedida (“En espera de sus noticias le saluda atentamente.”), firma, nombre y cargo

del firmante.

Tamaño del papel DIN A–4, color blanco.

CARTA CIRCULAR:

Es una carta que informa de noticias de interés y que se envía con un mismo modelo para varios

destinatarios, sólo cambia el nombre y dirección de la persona a la que se dirige. La carta irá escrita en

papel timbrado, redactada cuidadosamente, de modo que dé la impresión de estar escrita sólo para la

persona a la que se envía.

CARTA DE PRESENTACIÓN:

Es el documento que acompaña al currículum vitae, solicitando participar en un proceso de selección.

Debe causar una impresión favorable. Su objetivo es despertar el interés de la persona que recibe la carta.
B.-CURRÍCULUM VITAE:

Es el documento que debe redactar el candidato a un puesto de trabajo. Contiene todos sus

datos personales, académicos y profesionales. Su objetivo principal es captar la atención del

receptor, para participar en una entrevista personal.

La estructura del CV:

Ejemplo:
 B. INFORMES:

Es un documento que se elabora a petición de una persona, departamento o entidad. Contiene una

exposición detallada y ordenada de hechos o actividades.

Existen diferentes tipos de informes:

Informe descriptivo o expositivo:

Se limita a relatar unos hechos de forma objetiva. Ejemplo: Informe sobre un accidente de trabajo

ocurrido en la empresa.

Informe valorativo:

Junto al análisis de los hechos da una visión personal, incluyendo recomendaciones y terminando con una

conclusión. Ejemplo: Informe que aportan los representantes de los trabajadores sobre la necesidad o no

de realizar un despido colectivo.

C. MEMORÁNDUM:
Es un documento específico de comunicación interna de la empresa. Aporta información sobre un único

tema.

Tiene una estructura propia:

 Se inicia con la palabra MEMORÁNDUM,

 a continuación, la persona que lo envía y su cargo, precedido de la preposición “De:”

 y a continuación, la persona a quien se dirige y su cargo, precedido de la preposición “A:”.

D. SALUDA:

Es una comunicación breve de cortesía, que se utiliza para comunicar hechos de carácter social.

Ejemplo:
 E. AVISO:

Es una comunicación breve, directa y concreta que informa al personal de la empresa de alguna noticia o

advertencia. Debe ir fechado y firmado por la persona que lo emite.

Ejemplo:

F. PEDIDO:

Es el documento que recoge los artículos que queremos comprar, así como las condiciones de compra:

Precio, forma de pago, forma de envío, plazo y lugar de entrega.

Ejemplo de carta pedido de libros sobre catálogo:

 Librería “El Conocimiento Universal”, S.A. de C.V.
Calzada del hueso, Numero 033 Col. Calvario. Quito.

Atte. Director de Ventas

Muy Señor Mío:

Acuso recibo de los catálogos de libros de su editorial que de manera amable usted me ha enviado, mismos
que nos son de gran interés.

Por tal motivo, le solicito tenga presente esta misiva como pedido formal de los siguientes ejemplares y
colecciones de su editorial presentes en los mencionados catálogos.

76 ejemplares de la colección “Biología, Química y Física para todos”.

20 ejemplares de su enciclopedia médica de 15 tomos “Mejora tu Salud”.

30 ejemplares de su enciclopedia “Nueva Historia de México”.

100 ejemplares de su libro “Historia del Derecho”.

200 ejemplares de su libro “Filósofos de Nuestro Tiempo”.

150 ejemplares de la colección “Novelas románticas”.

300 ejemplares de “Cuentos Épicos”.

50 ejemplares de “El Arte en el Mundo”.

10 ejemplares de “El Arte de la Decoración”.

8 ejemplares de “Ingeniería e Hidráulica”.

10 ejemplares del libro “Recetas de Cocina Tradicionales”.

50 ejemplares del Diccionario de Bolsillo.

20 ejemplares de su “diccionario Español-Inglés”.

15 “ejemplares de su diccionario “Español-Francés”.

15 ejemplares de su diccionario “Español-Alemán”.

30 Biblias

30 ejemplares de “Historia de la Iglesia Católica Romana”.

30 ejemplares de “Historia Sagrada, el viejo y nuevos testamentos con imágenes”.

El pago de los anteriores Libros, diccionarios, enciclopedias y colecciones, serializará de la manera habitual
mediante transferencia bancaria, una vez se haya recibido la mercancía.

Muy agradecidos Por su amable atención, le saluda atentamente a usted.

(Firma)
Evaristo García Gómez

G. ALBARÁN:

Es la nota de entrega que firma la persona que recibe una mercancía. Hace referencia al número de

pedido

H. FACTURA:

Documento que detalla y justifica una operación de compraventa o la prestación de un servicio, con la

mención, en su caso, del número, peso o medida, calidad y precio.

Este documento es expedido por el vendedor.

CARTAS COMERCIALES:

Modelos de cartas comerciales:

 Carta de informes: El estilo es tanto personal como comercial. En las de tipo personal una
empresa pide referencias a alguna persona que puede haber trabajado en la misma. En cuanto a
las comerciales, son destinadas a todo el personal que forma parte de las actividades
desarrolladas por la propia empresa para estar al tanto de clientes, proveedores o cualquier otro
sujeto.
 Carta de pedidos: Quedan destinadas hacia las solicitudes de información, gestión de pedidos o
cobros.

 Reclamos: Especiales para situaciones en las que se desea reclamar un pedido o una falta de
pago. Siempre deberán exponer las dificultades que hayan surgido.

 Carta de envíos: Son muy breves y fomentan la relación con el cliente, puesto que es una
notificación para anunciarle el envío de las mercancías que haya solicitado.
 Carta de presupuestos: A raíz de una consulta previa, la empresa envía un comunicado a los
interesados para dar respuesta a sus solicitudes. Son muy breves, pero deben de ser ingeniosas
para llamar la atención del cliente.

 Carta de reclamos: Derivan de quejas por situaciones que han afectado a cualquier parte del
negocio.
 Cartas para comunicados internos: Quedan reservados en el marco de una empresa:
o Circulares. Para que fluya la comunicación en toda la empresa y todos sus empleados y
miembros sean conocedores de todo aquello cuanto suceda.
o De saludo. para motivar a los trabajadores, para reconocimientos, así como para
invitaciones personales.

 Cartas de disculpa: Siempre puede haber errores en nuestra compañía, por lo tanto, no
está demás, tener preparada una carta para pedir perdón.

o A un cliente. Una carta de disculpa a un cliente, por si cometemos un error en el

servicio o vendemos un producto en mal estado.
o Por incumplimiento. Una carta de disculpa por incumplimiento, por si no
podemos atender un pedido a tiempo o cumplir con lo acordado.
o Por inasistencia. Una carta de disculpa por inasistencia, en caso de que no
asistamos una reunión o evento al que hemos sido invitados.
Al mismo tiempo hay diferentes clasificaciones de las cartas comerciales en función del estilo visual:

 Profesionales. La sangría es empleada a lo largo de todo el documento. Al iniciar cada párrafo,

así como en el saludo.
 Modernas. Son aquellas en las que el encabezado es alineado en la parte izquierda

 Modernas avanzadas. Para la despedida y la firma se cambia la alineación hacia la derecha.

 Evolucionadas. Son las que pueden llegar a omitir hasta el saludo o la despedida.
Frases comerciales más usuales:

1. ¿Hay alguna razón por la que, si le damos el producto a este precio, no aceptaría trabajar con
nosotros?
2. Si encontramos la manera de solucionar (objeción/problema), ¿querría firmar el contrato con
nosotros por (período)?
3. Entonces, ¿cuándo empezamos a implementar esta solución?
4. ¿Cómo le puedo ayudar?
5.
6. Teniendo en cuenta todos sus requerimientos, estos dos productos son los mejores para usted.
¿Prefiere que su empresa crezca con «x» o con «y»?
7. Si no tiene el producto correcto en el momento adecuado, podría ocurrir (consecuencia
negativa). ¿Quiere dar el siguiente paso para proteger su empresa?
8. ¿Por qué no lo prueba?
9. Si firma el contracto, le garantizo que haremos (una petición especial del cliente). ¿Qué le
parece?
10. Sé que necesita una solución antes de (fecha). Si contamos desde hoy, considerando la
implementación y la capacitación, debería firmar el contrato antes de (fecha) para conseguirlo.
¿Confiamos en que firmará antes de ese día?
11. ¿Se compromete a trabajar con nosotros hoy mismo?
12. ¿Qué sigue?
13. ¿Está listo para continuar? Puedo enviarle el contrato ahora mismo
14. Le interesa que logremos (funciones de la oferta), ¿cierto? Si comenzamos hoy mismo, verá los
resultados en (fecha)
15. ¿Cuándo podemos comenzar (la implementación, la capacitación, etc.)?
16. Sé que tiene un compromiso pronto; deberíamos pasar a la siguiente fase del acuerdo
17. ¿Cuál es su opinión?
18. A menos que tenga más preguntas, es momento de empezar
19. Hablemos de precios