ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

GUIA DE APRENDIZAJE N° 1

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA

DIANA PAOLA BALLEN BELTRAN

.C.C 35426686.

Tutor:

ANDRES RIVAS NARANJO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ZIPAQUIRA

ASISTENCIA ADMINISTRATIVA 1094327

MAYO 2016

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INTRODUCCION

Un evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso

posible. Así, se dice eventualmente o ante todo evento en previsión de algo que,

previsiblemente, podría ocurrir en una circunstancia determinada y es

generalmente un hecho imprevisto.

La organización de un evento es herramienta de mercadeo, que permite acercarnos

y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los

productos y/o servicios de la empresa.

Para lograr que el evento cumpla sus

objetivos se debe tener en cuenta varias

fases que componen la organización de un

evento. Son las siguientes: Planificación

Producción Realización y Evaluación.

El desarrollo de ésta guía permitirá identificar y aplicar al desarrollo de un evento

las siguientes fases:

• Planificación: “Se define el objetivo del acto, que esperamos conseguir, con

qué medios contamos, audiencia prevista (asistentes, público en general, etc.) y que

objetivo deseamos Transmitir a los asistentes. Debemos establecer un calendario,

asignar recursos, hacer todas las especificaciones necesarias para llevar a cabo el

acto y definir con claridad todos los objetivos.

2
• Producción: Actividades previas al evento. Pre-evento. Se organizan equipos

de trabajo, se asignan tareas, se establecen vías de comunicación entre los equipos

y con personas y equipos del exterior, se define la imagen al completo del acto”.

De esta forma, el organizar un evento de manera responsable, favorece las

relaciones empresa/cliente, y facilita la adaptación de su producto o servicio de

forma directa sobre su mercado, lo que repercutirá en el éxito del mismo.

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OBJETIVO GENERAL

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta

el objeto social de la empresa.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Identifica el concepto de evento, su clasificación, etapas y agentes e

importancia de la planificación y organización en la empresa.

 Estructurar eventos menores aplicando las etapas, los conceptos básicos y

las directrices de la organización.

 Seleccionar los recursos humanos, técnicos y tecnológicos requeridos para

la planeación, coordinación y ejecución del evento.

 Seleccionar las propuestas de los proveedores, teniendo en cuenta los

requerimientos para el evento y cumpliendo con el presupuesto asignado.

 Recurrir a las reglas, protocolos y normas para la realización de un evento

según políticas de la organización, utilizando el proceso administrativo.

 Organizar un evento, para promocionar los bienes o servicios de la

empresa, según las políticas de la organización.

 Realizar una propuesta con la organización de un evento, incluyendo la

conformación de comités y la coordinación de actividades para su desarrollo,

de acuerdo a las necesidades y políticas de la organización.

4
 1. Teniendo en cuenta sus habilidades y destrezas o sus experiencias de

trabajo, suponga lo siguiente:

La empresa en la que usted trabaja recibirá la visita de unos inversionistas

japoneses, su jefe le ha pedido que le presente una propuesta con una actividad

para darles la bienvenida.

La propuesta debe contener:

Cronograma o Agenda

ACTIVIDAD DIAS
REUNIÓN PLANEACIÓN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Definir tipo de evento x x x x x
Definir objetivo general y específicos. x x x x x
Definir metas x x x x x
Definir estrategias de ventas x x x x x
Definir políticas x x x x x
Definir programa de actividades x x
REUNION ORGANIZACIÓN x x
Jerarquización x x
División de funciones x x
Toma de decisiones x x
PRESENTACION Y APROBACION DE CRONOGRAMA x x x
PRESUPUESTO x x x
Lista de requerimientos x x x
Cotizaciones x x x x
Elaboración de tarjetas de invitación. x x x x

5
Elaboración de la presentación x x x x
Incursionar en los medios de comunicación y redes sociales. x x x x
Elaboración obsequios x x x x
Reservación del salón x x x x
Enviar invitación x x
Estampación x x
Confirmar asistencia x x
Distribución de publicidad x x x
CONTROL PRELIMINAR x
DIA DEL EVENTO x
Evaluación del evento.

• Cotizaciones
REQUERIMENTOS CANTIDAD VALOR C/U TOTAL
Invitados Japoneses más invitados especiales de la 25
Empresa
Recordatorio 15 15000 225000
Copia de Folder 25 3500 87500
INVITACIONES 0
Invitaciones 25 3000 75000
LUGAR 0
Salón Cultural de Zipaquirá 1 450000 450000
Decoración 1 380000 380000
Sonido, tv y otros 1 150000 150000
Parqueadero 1 120000 120000
SERVICIO GASTRONÓMICO 0
Entrada caliente 25 1500 37500
Desayuno 25 4000 100000
Bebida (H2O) 50 800 40000
Postre 25 2000 50000
Total 1715000

• Recursos físicos, humanos y financieros requeridos para la actividad.

RECURSOS FISICOS

 Salón De eventos

 Menaje

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  Decoración

 Sonido

 Comida

RECURSOS HUMANOS

 Chef (1)

 Chef Auxiliar(1)

 Meseros (1)

.2. Realice lectura autorregulada Determinar las necesidades del Cliente. Manejo y

Organización de Eventos. Copyright © 2003 SENA - CEV Comunidad Educativa

Virtual - Todos los derechos reservados, del PDF Concepto de Eventos y Tipos,

elabore un mapa conceptual con los aspectos más importantes e un Evento.

7
 2. Realice la lectura que se encuentra en el documento Word “Comités” del

Maestro: Alejandro Peralta Mendívil, realice un resumen ejecutivo de dos

páginas.

EL COMITÉ ORGANIZADOR

Zipaquirá, Junio 2 de 2016

ELABORADO POR: Diana Paola Ballén Beltrán.

OBJETIVO

Identificar la importancia de organizar los comités pertinentes dentro de la

organización de un evento.

LOS COMITES

“Comité” significa: grupo admitido encargado de llevar a término algún asunto,

propósito, negocio, actividad, acción, tarea y en general de gestionar lo necesario

para la consecución de un proyecto, especialmente si lo hacen en representación

8
de una colectividad que los eligió Los vocablos junta, comisión, jurado, corporación,

consejo, delegación pueden ser esgrimidos como sinónimos de comité.

"Comité Organizador", Este grupo debe de estar combinado por los personajes que

políticamente, económicamente, socialmente, institucionalmente y

profesionalmente deban de ser integrados a la organización para que aumente la

viabilidad y el éxito del evento. La estructura básica de un comité organizador es:

- Presidente.

- Vicepresidente.

- Secretario.

- Vocales y Coordinadores.

"Comités Independientes", tienen su propia organización (presidente,

vicepresidente, secretario y vocales), y que se encargan de un explícito espacio

dentro de la organización general.

"Comité Organizador Central" cabeza principal del evento.

Dependiendo del tipo de evento que se vaya a organizar y del tamaño del mismo se

pueden crear diversos comités dependientes del comité organizador Central.

Ejemplos de Comités

1. Comité Honorífico: Agregado por autoridades de alto nivel, sobre todo con poder

de autorización del patrocinio gubernamental ó privado.

9
2. Comité Ejecutivo: conformado por autoridades administrativas del área

educativa, cultural y deportiva, toma de decisiones y resolución de problemas.

3. Comité Financiero: son los "contables" del evento, encargados de todo lo que

tenga que ver con los ingresos y gastos.

4. Comité Técnico: profesionales en la materia del evento que resolverán cualquier

situación que requiera la opinión y el conocimiento de un experto.

Creación de comités dependerá de varios factores (como el económico), y tamaño

e importancia del evento. A mayor tamaño y jerarquía, mayor número de comités o

coordinadores encargados de las distintas aéreas del evento.

Se debe hacer reuniones periódicas con los comités, en conjunto o por separado,

para evaluar las actividades, y para recoger propuestas, explicaciones ó cualquier

situación que se considere oportuna solventar.

CONCLUSION

Dentro de un comité organizador es de vital importancia organizar y conformar los

comités de apoyo para ejecutar las diferentes actividades con el objetivo de que el

evento a la hora de evaluarlo sea prospero.

Transcriptor: Diana Paola Ballén Beltrán.

10
 3. Realice lectura del archivo “Planificación y organización de eventos “y

enuncie 10 aspectos para ser socializados en sesión.

1. Tipo de evento que se quiere realizar

2. Duración y estilo del evento

3. Presupuesto

4. Valoración del tiempo que se va emplear

5. Recursos que se necesitan

6. Fecha de celebración

7. Lugar de celebración

8. Personal

9. Hospedaje

10. Hoja de planificación.

4.

Con base al material de apoyo Planificación Y Organización De Eventos. Estructure

con su Ficha, cada uno de los ítems que se encuentran allí aplicándolo a la logística

de su propio evento:

 Tabla resumen

 Objeto

 Alcance

 Responsabilidades

 Entradas

11
  Salidas

 Procesos relacionados

 Diagrama de flujo del evento

 Desarrollo del evento

 Definiciones

 Formatos y referencias

Tabla de resumen.
Sector empresarial

subsector Organización de eventos

actividad Presentación y sustentación

Guía/ actividad Organización de reuniones (comités)

Tipología del proceso especifico
proceso Planificación y organización de evento

Responsables de proceso Grupo asistencia administrativa

Procesos relacionados No aplica

entradas Definición de objetivos

salidas Evento planificado

 Objeto

El objeto de este procedimiento es presentar y sustentar las propuestas generadas

a las empresas por parte del grupo de asistencia administrativa
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  Alcance.

El alcance abarca las actividades que involucran la planificación y la organización

de del evento empresarial

 Actividades a las que afecta este proceso

Afecta a las actividades de tipo logístico económico y de programación

organizacional
 Responsabilidades

Organizadores grupo de asistencia administrativa

Persona designada vocero
 Entradas

Protocolo a seguir (programa de apertura)

 Salidas

Evaluación de evento

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 fijacion de aspectos

presentacion y
sustentacion proyectos
administrativos 2016

abarca 6 horas, evento publico:

empresarial y tiene planificacion inicial y
apertura, desarrollo y empresarios,jurados
presupuesto
finalizacion e invitados

programacion

organizacion tecnica

listado de
necesidades comida
y bebidas extras

16 de julio 2016,
restaurante la
cascada

empresarios jurados
invitados y
apendices

personal auxiliar
meseros y personal
logistico

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Desarrollo:
Objetivo a conseguir es la presentación y sustentación de proyectos administrativos
2016
 Apertura puntual del evento
 Desarrollo del protocolo establecido
 Cumplir con orden de programa establecido
 Evaluación y análisis de resultados
 El evento tendrá una duración de 6 horas
 El estilo será formal
 El espacio será cerrado
 La situación geográfica en la ciudad
 Según la temática es empresarial

Público objetivo:
Empresarios y jurados
Invitados generales
Aprendices grupo
Presupuesto:
Salón de montaje: $200.000
Recepción: $ 10.000 por persona
Invitaciones: $ 55.000
Pendón: $ 20.000
Maestro de ceremonia: $ 50.000
Alquiler del equipo: $200.000
Impuestos: $ 100.000
Programación.
 Presentación digital
 Saludo de bienvenida

 Himno nacional

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  Himno del SENA
 Oración
 Presentaciones
 Palabras del aprendiz
 Palabras del instructor
 Agradecimientos
 Palabras opcionales
 Marcha final

Listado de necesidades:
 Equipos
 Luz
 Invitaciones
 Discurso
 Decoración
 Tarima y escenografía
 Pendón
 Personal auxiliar
 Muebles
 Limpieza
 Fotografía
 Documentación

5. Es hora de Investigar más sobre la Organización de eventos: De manera

autónoma en bases de datos o en su medio de investigación predilecto,

indague sobre los aspectos o conceptos que considere necesarios en su

formación. Luego participe en socialización plenaria con su instructor y sus

compañeros de grupo.

Como estudiante del programa de formación de Asistencia Administrativa,

conocer y manejar el tema de Eventos, lo propongo como una herramienta

16
 importante, que permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y

ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de la empresa.

Identificar el paso a paso para la elaboración de un evento nos conduce a evitar

errores y a ampliar la oportunidad de interactuar con los diferentes entes de

sociedad, aprovechando esta congruencia para concluir el objetivo inicial del

evento programado y celebrado efectivamente.

6. Con los conocimientos ya adquiridos sobre organización de eventos por

parte de su GAES así como con la asesoría de su tutor realice:

 Un informe con sus compañeros aprendices de la Ficha que tenga la

Organización de un evento, de acuerdo a los protocolos y necesidades de

la organización.

 Una propuesta de un evento, donde presente una de las propuestas

hechas a la empresa objeto de estudio.

PRESENTACION DE PROYECTOS EMPRESARIALES 2016

Zipaquirá, 4 de mayo de 2016

ELABORADO POR: Alicia Aguilar Ramos

María del Carmen Pachón Usaquén

Diana Marcela Tinoco Gómez

Diana Paola Ballén Beltrán

David Herrera

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OBJETIVOS

Organizar y ejecutar el evento tipo conferencia en el que se presentaran los

proyectos del programa Técnico en Asistencia Administrativa.

PREEVENTO

1. Organización de comités de trabajo.

 Comité de logística

 Comité financiero

2. Fecha del evento: 16 de julio de2016, hora: 9:00 am.

3. Lugar: Restaurante La Cascada, Carrera 10 2 10, Zipaquirá

4. Asistentes: 100 personas

Actividad 9:00 9:30 10:00 10:30 11:00 11:30 12:30 1:00

Actos protocolarios

Presentación de

asistentes

Intervención del

aprendiz

Exposición de los 2

primeros proyectos

Breack

Exposición de los 3

ultimos proyectos

Intervención de

18
delegados e invitados

especiales

Brindis

 Expositores: Aprendices del programa, 24.

 Acompañantes: Familiares, 2 por aprendiz, 48

 Invitados especiales: Docentes jurados, 4

 Delegados: Representantes de la empresas y su acompañante, 10

5. Cronograma:

6. Recursos:

 Humano: 1 Anfitrión y 1 Meseros.

 Materiales: Salón de eventos de La Cascada, quien nos

proporcionará sillas, mesas, decoración y sonido.

 Técnicos: Video Beam y Portátil

7. Presupuesto:

EGRESO COSTO

Publicidad 55.000

Invitaciones para delegados e

invitados especiales.

Pendón 20.000

Impresos A cargo de cada proyecto.

Alquiler y Montaje Salón 200.000

Desayuno 10.000 por plato

19
Brindis(Champagne + Descorche) 87.000

Recurso humano:

Mesero 50.000

Alquiler de Equipos Préstamo de Aprendiz

Imprevistos 100.000

TOTAL PROYECTADO 1.512.000

8. Diseño de Invitaciones:

EVENTO

 Realización del Acto de Inauguración y Protocolarios.

 Lectura del Orden del día o acta.

 Presentación de proyectos.

 Breack o descanso.

 Intervención de delegados e invitados especiales y brindis.

 Marcha final.

POST-EVENTO

 Agradecimiento a los asistentes: Jurados, empresarios, docentes,

administrativos y familiares.
20
  Cumplimiento de compromisos adquiridos: Pagos faltantes al administrador

del lugar del evento. Devolución de equipos en préstamo.

CONCLUSIONES

Mediante el desarrollo de estas actividades en el orden establecido y cumpliendo

con los recursos y presupuesto proyectados, se espera ejecutar el evento sin

mayores imprevistos y cumpliendo con la expectativa de sus asistentes.

Alicia Aguilar Ramos

María del Carmen Pachón Usaquén
Diana Marcela Tinoco Gómez
Diana Paola Ballén Beltrán
David Herrera

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CONCLUCIONES

En conclusión esta guía sobre eventos, fue la introducción a una nueva forma de

interactuar con la sociedad en sus diferentes niveles, ya que como vimos

anteriormente, el empleo de los eventos nos facilita oportunidades ideales para

consolidar vínculos, fortalecer equipos de trabajo, recompensar logros, presentar

importantes cambios dentro de la empresa y tantas otras situaciones más. Y ya

sea una pequeña, mediana o gran empresa, los eventos corporativos son buenas

ocasiones que ofrecen interesantes resultados.

Para la correcta organización de cualquier tipo de evento que se quiera realizar,

dependiendo si es de tipo laboral, social, empresarial, deportivo, recreativo o

artístico se deben de tener en cuenta los siguientes parámetros; planificación y

organización.

El primer paso a la hora de planificar un evento es tener un objetivo conciso y claro,

para comenzar a determinar los elementos que son de vital importancia para la

realización del mismo.

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BIBLIOGRAFIA

 Documento: Planeación y Organización de Eventos.

 Manejo y Organización de Eventos. Copyright © 2003. SENA- CEV

Comunidad Educativa Virtual- Todos los derechos reservados. PDF

Concepto Evento y Tipos.

 Documento Word Apuntes de la Materia. Gestión de la Educación Física II

del Maestro: Alejandro Peralta Mendívil.

 Documento: Planeación y Organización de Eventos.

 Ingrese a las BASE DE DATOS SENA. Puede acceder a Colecciones de

libros, revistas, artículos, índices bibliográficos, resúmenes y tesis en texto

completo en inglés y español, que pueden ser consultadas desde la red del

SENA.

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ANEXOS

A continuación anexo fotos, como evidencia de un evento desarrollado en

clase.

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25