POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD Y POLÍTICA DE DATOS

I. Introducción

CONSULTORES EN SALUD OCUPACIONAL S.A. CINCO en cumplimiento de la Ley

1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, mediante los cuales se establecen
disposiciones para la protección de datos personales y vigilando los derechos que tienen
todas las personas de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido
sobre ellas en bases de datos o archivos y la Resolución 839 de 2017 la cual establece
el manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de los
expedientes de las historias clínicas y el manejo que se debe dar en caso de liquidación,
la “IPS Cinco S.A.” como responsable del tratamiento de los datos personales de sus
grupos de interés conformado por los usuarios, colaboradores, contratistas, entidades
responsables de pago y las entidades de inspección, vigilancia y control, ha recopilado
información en el desarrollo de su actividad económica, por lo cual se compromete con
el cumplimiento de la normativa mencionada y la protección de los derechos de las
personas e informar a su grupo de interés que adopta las siguientes políticas sobre
recolección, tratamiento y uso de datos personales.

II. Responsable del tratamiento de datos

La “IPS Cinco S.A.”, identificada con NIT. 800.229.209-9, con domicilio Principal en la
ciudad de Medellín, Carrera 43A # 34-95 Torre Norte Local 504, CC Almacentro, Correo
Electrónico: cincosamedellin@hotmail.com, teléfono 261 10 11, es la responsable del
tratamiento de los datos obtenidos de sus diferentes grupos de interés.

III. Principios generales que se acogen para garantizar la protección de los

datos personales de los clientes de “IPS Cinco S.A.”:

Dentro del compromiso legal y corporativo de “IPS Cinco S.A.” para garantizar la
confidencialidad de la información personal de sus clientes se establece como principios
generales para el tratamiento de la información, en desarrollo de lo establecido en la ley
1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, los siguientes:

Principio de Legalidad: No habrá tratamiento de información personal de los pacientes

sin observar las reglas establecidas en la normatividad vigente.

Principio de finalidad: La incorporación de datos a las bases de datos físicas o digitales

de “IPS Cinco S.A.” deberá obedecer a una finalidad legítima, la cual será oportunamente
informada al titular en la cláusula de autorización para el tratamiento y en la política de
privacidad.

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Tel: 261 10 11 - 232 25 85
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Principio de libertad: “IPS Cinco S.A.” únicamente realizará tratamiento de datos
personales de sus pacientes cuando cuenten con la autorización de éstos en los términos
del art. 3 literal a) de la ley 1581 de 2012 y el Capítulo II del decreto 1377 de 2013.

Principio de veracidad y calidad: “IPS Cinco S.A.” propenderá porque la información

de sus pacientes sea veraz y se encuentre actualizada, para lo cual dispondrá de medios
eficientes para la actualización y rectificación de los datos personales. Igualmente,
CINCO S.A. se abstendrán de llevar a cabo el tratamiento de la información cuando
existan dudas sobre la calidad o veracidad de la misma.

Principio de transparencia: Dentro de los mecanismos que se establezcan para el

ejercicio de los derechos de los titulares de la información personal, se garantizará al
titular y a sus causahabientes, así como a los terceros autorizados por éste, el acceso a
la información sobre datos personales que le conciernan.

Principio de acceso y circulación restringida: “IPS Cinco S.A.” se compromete a

garantizar que la información personal únicamente podrá ser accedida por las personas
autorizadas, así mismo su circulación se limitará al ejercicio de las finalidades autorizadas
por el paciente.

Principio de seguridad: “IPS Cinco S.A.” adelantará todas las medidas técnicas,
administrativas y humanas para garantizar que la información personal de los titulares
almacenada en bases de datos físicas o digitales no circule o sea accedida por personas
no autorizadas.

La “IPS CINCO S.A.”, en cumplimiento de su actividad económica, ha obtenido y

conservado desde su constitución, datos personales de sus grupos de interés, en
adelante titulares, los cuales son recolectados, almacenados, organizados, usados,
transmitidos, actualizados, rectificados y en general administrados, de acuerdo con la
respectiva relación y/o vinculación (civil, laboral, o comercial) aplicando las siguientes
políticas:

IV. Datos solicitados a los titulares

Cinco S.A. como responsable y el área ADMINISTRATIVA como encargada del

tratamiento de los datos, administra posterior a la autorización del titular la siguiente
información:

Usuarios: nombres, apellidos, número de cedula, fecha de nacimiento, edad, personas

a cargo, persona de contacto, hábitos, antecedentes laborales, teléfono, dirección y
correo electrónico.

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Empresas: NIT, dirección, correo electrónico, teléfono, celular, razón social y ARP.

Empleados: hoja de vida (nombres y apellidos, número de cedula, personas a cargo,

dirección, teléfono, correo electrónico, fecha de nacimiento, estudios, referencias
personales y familiares, experiencia laboral), seguridad social y referencia bancaria.

V. Uso y tratamiento de los datos

1. La “IPS CINCO S.A.”, está comprometida con el uso y tratamiento de los datos
personales y datos sensibles de sus titulares, evitando el acceso no autorizado a
terceros para conocer, vulnerar, modificar, divulgar y/o destruir la información, para
lo cual cuenta con políticas de seguridad de la información que incluyen medidas
de control de obligatorio cumplimiento.

2. La “IPS CINCO S.A.”, solicita a los titulares de la información los datos necesarios
para realizar los certificados médico-laborales y dar cumplimiento a con los
servicios habilitados por el ente territorial en cumplimiento de la normativa vigente
que regula el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

3. Salvo las excepciones previstas en la ley, el tratamiento de los datos personales

sólo podrá realizarse con el consentimiento previo, expreso e informado de sus
titulares, manifestado por escrito que permitan concluir de forma veraz que otorgó
la autorización.

4. La “IPS CINCO S.A.”, solicitará a las entidades responsables de pago y

colaboradores, los datos personales necesarios para establecer una relación y/o
vinculación (civil, laboral o comercial). La información sensible requerida será de
libre y voluntaria entrega por parte del respectivo Titular, quien deberá otorgar su
consentimiento y autorización para su respectivo tratamiento.

5. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los usuarios de La “IPS

CINCO S.A.”, tendrá la siguiente finalidad:

 Para la prestación de servicios médico-laborales de sus usuarios.

 Actualización de datos entregados por el Titular.
 Entrega de certificados de a los clientes y usuarios.
 Dar respuesta a requerimientos a entidades de control.
 Evaluación de indicadores de oportunidad y calidad de los servicios.
 Evaluación de la calidad de los productos y servicios de salud ofrecidos por la
institución.
 Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
 Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser
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 requerida.
 En general para cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de
la “IPS CINCO S.A.”.

6. El tratamiento de los datos personales proporcionados por los colaboradores de la

“IPS CINCO S.A.”, tendrá la siguiente finalidad:

 Realización del proceso de selección de personal de acuerdo con su aptitud para

un cargo.
 Establecer una relación contractual.
 Ofrecer oportunidades de capacitación.
 Evaluaciones de desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar,
seguridad y salud en el trabajo.
 Cumplir el proceso de afiliación al Sistema General de Seguridad Social Integral
(entidades promotoras de salud, administradoras de riesgos laborales, fondos de
pensiones y cesantías y Caja de Compensación)
 Efectuar el proceso de Remuneración.
 Cumplir con exigencias judiciales.
 Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser
requerida.
 En general para cualquier otra finalidad que se derive de la vinculación contractual.

7. El tratamiento de los datos personales proporcionados por clientes, contratistas o

proveedores de La “IPS CINCO S.A.”, sean personas naturales o jurídicas, tendrá
la siguiente finalidad:

 Realizar la vinculación contractual.

 Efectuar el reconocimiento económico por la prestación del servicio.
 Suministro de información a las autoridades competentes en caso de ser
requerida.
 Ejercer acciones legales y en la defensa de las mismas.
 Cumplir con exigencias judiciales.

VI. Derechos de los titulares

1. Derechos

 Conocer, actualizar y rectificar los datos que aparezcan en la misma. Este derecho
se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos,
fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté
expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

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  Conocer por qué y para qué la “IPS CINCO S.A.”, recolecta información en base
de datos.
 Revocar en cualquier momento la autorización dada para contener información
personal en las bases de datos de la “IPS CINCO S.A.”.
 Solicitar la supresión de los datos cuando en el tratamiento se considere que no
se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en
conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
 Poner queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando considere
que le ha sido violado por parte de la “IPS CINCO S.A.”, su derecho al Habeas
Data.
 Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
 Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento

2. Ejercicio de los derechos sobre los datos personales

Los titulares de la información podrán, en cualquier tiempo ejercer los derechos

consagrados anteriormente, para ejercer el derecho el titular de la información podrá
comunicarse al teléfono 261-1011 o al celular 312-780-5848, enviar un correo electrónico
a cincosamedellin@hotmail.com, establecer contacto a través de la página web
http://www.seguridadysaludcinco.com.co o dirigirse personalmente a la sede principal
ubicada en el centro comercial Almacentro Carrera 43A #34-95 Torre Norte Local 504

VII. Deberes de la “IPS CINCO S.A.”

1. Garantizar al usuario el pleno y efectivo derecho constitucional de habeas data.

2. Mantener la información en condiciones de seguridad y privacidad.
3. Hacer uso de la información para los fines misionales y previstos en la ley.
4. Tramitar de manera oportuna los reclamos que tengan los usuarios frente a la
información consignada en la base de datos.
5. No vender, circular o intercambiar la base de datos de sus usuarios, sin causa
legal o contractual que lo justifique.
6. Se debe conservar prueba del cumplimiento de la información suministrada al
Titular, y cuando éste lo solicite, entregarle copia de esta.
7. Al momento de solicitar al Titular la autorización la “IPS CINCO S.A.” deberá
informar de manera clara y expresa lo siguiente:

 El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad

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 del mismo.
 El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas,
cuando estas versen sobre datos sensibles.
 Los derechos que le asisten como Titular.
 La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable
del Tratamiento.

VIII. Preferencias para el envío de información comercial, publicidad y ofertas de

productos y servicios:

Los titulares podrán contactarse con "IPS CINCO S.A." por los medios señalados para
el ejercicio de los derechos con el fin de manifestar sus preferencias para el envío de
ofertas comerciales, publicidad e información sobre servicios, igualmente podrán solicitar
la cancelación del envío de éstas ofertas, sin perjuicio de que "IPS CINCO S.A." puedan
continuar enviando información que resulte necesaria para la ejecución de la relación
contractual. Nuestro objetivo es cumplir con la solicitud de cancelación efectuada por el
titular dentro de un plazo razonable.

IX. Vigencia del tratamiento de los datos:

La información suministrada por los titulares, permanecerá almacenada por el término

necesario para el cumplimiento de los fines para los cuales fue incorporada y en
cumplimiento de la normatividad vigente.

X. Modificaciones a la política de Privacidad y tratamiento de datos personales:

"IPS CINCO S.A." se reserva el derecho de modificar las normas de confidencialidad y

protección de datos con el fin de adaptarlas a nuevos requerimientos de tipo legal,
jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor
servicio.

La información se manejará desde la sede principal de "IPS CINCO S.A.", dirección

carrera 43A # 34-95, CC Almacentro, Torre Norte, consultorio 504.

XI. Manejo de la información en caso de liquidación:

Teniendo en cuenta la Resolución 839 de 2017 que establece el manejo, custodia,

tiempo de retención, conservación y disposición final de las historias clínicas, así como
el manejo que le debe dar en caso de liquidación, la “IPS CINCO S.A.” está
comprometida a su custodia por un periodo mínimo de quince (15) años contados partir
de la última atención realizada por la IPS, conservando los mismos documentos de

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manera digital en un disco duro del servidor principal de la empresa y un backup con la
empresa proveedora del software (SIGA).

Las solicitudes de historias clínicas y certificados laborales, en caso de liquidación, se

solicitaran al correo marlacm2009@hotmail.com o al teléfono 3103613033.

XII. Aceptación de esta Política de Privacidad:

El titular de la información acepta el tratamiento de sus datos personales conforme los

términos de esta Política de Privacidad, cuando proporciona los datos a través de
nuestros canales o punto de atención o cuando adquiere o solicita uno de nuestros
servicios.

XIII. Vía para la presentación de consulta.

Las consultas o reclamaciones presentadas por el titular podrán presentarse de por los
siguientes medios:

 Escrita: en carta original radicada en la sede principal ya mencionada.

 Correo electrónico: correo electrónico dirigido al área responsable del tratamiento
de datos.
 Llamada: a los números antes mencionados comunicándose con el área
encargada.

XIV. Vigencia

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y su vigencia estará sujeta

a la finalidad del tratamiento de los datos personales propios de la naturaleza jurídica de
la "IPS CINCO S.A.".

Representante legal,

____________________
Marla Castillo Moscarella
CC 32640083

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