Manuales Fse Sedcaldas

Comprometidos con la Educación
TABLA DE CONTENIDO
GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

EDUCATIVOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS ESTATALES DE CALDAS
Presentación _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 4
Alcance _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5
Finalidad _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5
Gestión de Documentos _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 6
Elaboración _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 7
COMPETENCIAS DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS
Acuerdo Consejo Directivo para establecimiento y adopción de la Guía _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 9

1. Reglamento para la Contratación hasta una cuantía inferior a los 20 smlmv _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 13
2. Reglamento para el Manejo de Tesorería _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 57
3. Reglamento para el reconocimiento de gastos de viaje y/o inscripción de educandos en eventos… _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 79
4. Procedimiento para el Préstamo de Bienes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 85
5. Procedimiento para la Explotación de Bienes _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 92
6. Procedimiento para la utilización de recursos económicos en la realización de actividades enmarcadas en el PEI _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 99
7. Procedimiento para las acciones de capacitación inscritas en los Planes de Mejoramiento Institucional _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 105
8. Procedimiento para Presupuesto y sus Modificaciones _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 111
9. Plan de Compras _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 126
10. Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 131
11. Reglamento para el Manejo de Proyectos Pedagógicos Productivos - PPP _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 135
12. Reglamento para el Manejo de Caja Menor _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 145
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Guía F.S.E. - Secretaría de Educación Departamental
COMPETENCIAS DE LOS DIRECTIVOS DOCENTES ORDENADORES DEL GASTO
Resolución para Establecimiento y Adopción de la Guía _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 155

Resolución para la Liquidación del Presupuesto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 159
Resolución para las Modificaciones al Presupuesto _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 167
Resolución para la Adopción del Plan de Compras _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 170
Resolución para la Aprobación del Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 173
Resolución para las Modificaciones al PAC _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 177
Resolución para la Constitución de Cuentas Por Pagar _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 180
Resolución para el Manejo de Caja Menor _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 183
OTROS PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS
Plan Operativo Anual de Inversión (POAI) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 190

Proceso de Empalme _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 196
Decreto 4791 de 2008 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 209
Decreto 4807 de 2011 _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 220
GLOSARIO CONTRATACIÓN
Definición de términos utilizados en el reglamento para la contratación _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 228
BIBLIOGRAFÍA _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 234

GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS
DE SERVICIOS EDUCATIVOS DE LOS ESTABLECIMIENTOS
EDUCATIVOS ESTATALES DE CALDAS

PRESENTACIÓN de navegación de los establecimientos educativos y que es en última

instancia el que determina los gastos y las inversiones que han de
contemplarse en el presupuesto, ya que deben guardar estricta relación
El artículo 2° del Decreto 4791 del 19 de Diciembre de 2008, define con los planes, programas y proyectos que se deriven, tanto de la
los Fondos de Servicios Educativos, como: “cuentas contables creadas evaluación institucional, como del plan de acción que dé respuesta a
por la ley como un mecanismo de gestión presupuestal y de ejecución los objetivos y metas institucionales.
de los recursos de los establecimientos educativos estatales para la
adecuada administración de sus ingresos y para atender sus gastos Finalmente, es preciso señalar, la responsabilidad tan grande que
de funcionamiento e inversión distintos a los de personal”. En este tienen los consejos directivos, puesto que de sus acertadas decisiones
sentido, todos los establecimientos educativos de Colombia y en depende en gran medida el éxito de la gestión del gobierno escolar.
particular los del departamento de Caldas, deben tener perfectamente Allí tienen asiento representantes de toda la comunidad educativa;
establecidos, los reglamentos y procedimientos que exige la citada por lo tanto el trabajo es en representación de todos los estamentos
norma para el éxito en la gestión administrativa y financiera como institucionales de una sociedad que, urbana o rural, pequeña o de
pilar de la administración y para garantizar una educación de calidad gran tamaño, espera de sus instituciones los elementos necesarios
que, como lo plantea el Ministerio de Educación Nacional, es el camino para alcanzar el progreso y bienestar de todos los ciudadanos.
a la prosperidad de toda la nación.
En concordancia con lo anterior, la Secretaría de Educación del

Departamento de Caldas ha diseñado la presente guía de consulta ALCANCE
obligada, para todos los Directivos Docentes ordenadores del gasto; la
cual contempla orientaciones claras y precisas para que los consejos El presente trabajo se afianza como una herramienta guía, ágil
directivos adopten, mediante acuerdo los diferentes reglamentos y y sencilla para que los usuarios: ordenadores del gasto, consejos
procedimientos, garantizando una administración eficiente de los directivos, comunidad educativa, personal asesor y de apoyo y los
Fondos de Servicios Educativos, en los que los principios de economía, organismos de control, identifiquen de forma clara el proceder en
transparencia, objetividad, publicidad y responsabilidad, se lleven a la gestión administrativa y financiera de los Fondos de Servicios
cabo de conformidad con los postulados de la función administrativa. Educativos del departamento.
Y es a partir de un estudio serio de la realidad institucional, que se

pueden definir acertadamente los parámetros de una administración FINALIDAD
que aunque austera, propicie la prestación del servicio educativo,
con toda efectividad, con apego a la normatividad vigente y con una El propósito o finalidad de esta guía es mejorar, estandarizar y
única meta: cobertura, calidad, pertinencia, eficiencia e inclusión, regular los procedimientos y procesos concernientes a la actividad
en un marco de parámetros, procesos y acciones concomitantes con presupuestal, contable, financiera, contractual y administrativa de
los postulados del Proyecto Educativo Institucional, que es la carta los Fondos de Servicios Educativos; precisar la responsabilidad y
competencias de sus administradores; así como también, brindar

garantías a los ordenadores del gasto para que al momento de ejecutar

sus presupuestos, lo realicen con seguridad y confianza. ELABORACIÓN
GESTIÓN DE DOCUMENTOS La elaboración de la presente guía, estuvo a cargo y participación de
los funcionarios de la Secretaría de Educación de Caldas:
Se recopilan y ponen a disposición los diferentes formatos con los
cuales se pretende: Dr. Tulio Marulanda Mejía
Secretario de Despacho
1. Agilizar y estandarizar las operaciones de las personas responsables Secretaría de Educación Departamental
de los procesos administrativo, contractual, financiero, presupuestal
y contable. Dra. Luz Dary Calvo Mejía
Jefe Unidad Administrativa y Financiera
2. Facilitar el diligenciamiento de los documentos requeridos. Secretaría de Educación Departamental
3. Buscar la unicidad de criterios en los formatos que serán utilizados Dra. Amalia Lucia Giraldo Trujillo
en todos los procesos, los cuales darán cuenta de lo actuado en Grupo Jurídico
cada uno de los procedimientos llevados a cabo. Entre ellos: Secretaría de Educación Departamental
- Minutas. Carlos Ariel Valencia Bedoya

- Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Alberto Olivar Hoyos
- Estudios Previos. Rosemberg Llanos Velásquez
- Invitación Pública. Fernando Nieto González
- Conformación del Comité Asesor Grupo de Gestión Financiera
- Aceptación de la Oferta. Secretaría de Educación Departamental
- Designación del Supervisor.
- Idoneidad del Contratista.
- Solicitud de Propuesta.
- Acta de Liquidación.
- Aprobación de la Garantía.
- Registro Presupuestal o Compromiso Presupuestal.
- Conciliación Bancaria.
- Acuerdos y Resoluciones.
- Formularios diversos.

COMPETENCIAS DE LOS
CONSEJOS DIRECTIVOS

ACUERDO CONSEJO DIRECTIVO PARA
ESTABLECIMIENTO Y ADOPCIÓN DE LA GUÍA

CONSEJO DIRECTIVO d) Que el artículo 5 del decreto 4791 de 2008, establece como
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ funciones del consejo directivo, frente a la administración del
Fondo de Servicios Educativos entre otras:
• Aprobar el presupuesto para cada vigencia.

ACUERDO No.___
• Adoptar el reglamento para el manejo de tesorería.
(Fecha)
• Aprobar las modificaciones al presupuesto.
• Reglamentar los procedimientos y formalidades para toda
contratación que no supere los veinte (20) SMLMV.
“POR MEDIO DEL CUAL SE ESTABLECE Y ADOPTA LA GUÍA PARA LA
• Autorizar al rector para la utilización de bienes del establecimiento
ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS”
educativo, bien sea gratuita u onerosamente.
• Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos
para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales,
El consejo Directivo del establecimiento educativo
deportivos o la participación de educandos en representación del
________________________, en uso de sus atribuciones legales, en
establecimiento educativo.
especial las conferidas en el Decreto 1860 de 1994, Ley 715 de 2001,
Decreto 4791 de 2008, Ley 87 de 1993, Decreto 4807 de 2011, Decreto
734 de 2011 y,
ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO. Establecer y adoptar la guía que orientará

la administración del Fondo de Servicios Educativos de la institución,
CONSIDERANDO:
conforme a los reglamentos y procedimientos exigidos en el Decreto
4791 del 19 de Diciembre de 2008 y Decreto 4807 de Diciembre 20 de
a) Que el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994, establece como
2011.
función del consejo directivo la toma de decisiones que afecten
el funcionamiento del establecimiento educativo, excepto las que
sean competencia de otra autoridad.
ARTÍCULO SEGUNDO. Definir la estructura de la guía, tal como se
detalla a continuación:
b) Que es función del consejo directivo adoptar y expedir reglamentos
1. Reglamento para la contratación hasta una cuantía inferior a los
y procedimientos que orienten la gestión administrativa y
20 smlmv.
financiera.
2. Reglamento para el manejo de tesorería.
c) Que de conformidad con el artículo 3 del Decreto 4791 de 2008, el
rector o el director rural en coordinación con el consejo directivo
3. Reglamento para el reconocimiento de gastos de viaje y/o
del establecimiento educativo administra el Fondo de Servicios
inscripción de educandos en eventos.
Educativos.
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4. Procedimiento para el préstamo de bienes. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
5. Procedimiento para la explotación de bienes.
6. Procedimiento para la utilización de recursos económicos en la Para constancia se firma en ____________ a los_______ días del mes
realización de actividades enmarcadas en el PEI. de _____________ del año ____.
7. Procedimiento para las acciones de capacitación inscritas en los

Planes de Mejoramiento Institucional. FIRMAS: MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO.
8. Procedimiento para presupuesto y sus modificaciones.
9. Plan de Compras.
10. Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC.
11. Reglamento para el manejo de Proyectos Pedagógicos Productivos

- PPP.
12. Reglamento para el manejo de caja menor.
ARTÍCULO TERCERO. La guía que establece los reglamentos y

procedimientos internos para la administración del Fondo de Servicios
Educativos, es parte integral de este acuerdo y su principal anexo.
ARTÍCULO CUARTO. El presente acuerdo rige a partir de su

aprobación y deroga todas las normas que le sean contrarias.
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1. REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN HASTA UNA
CUANTÍA INFERIOR A LOS 20 SMLMV

REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN HASTA 4. Celeridad. Las actuaciones contractuales del establecimiento
UNA CUANTÍA INFERIOR A LOS 20 SMLMV educativo se adelantarán con austeridad de tiempo, medios y gastos
y se impedirán las dilaciones o retardos en la ejecución del contrato.
(Artículo 17 decreto 4791 de 2008)
5. Economía. Los recursos del Fondo de Servicios Educativos del
establecimiento educativo deben ser administrados adecuadamente
Capítulo I en medios de tiempo y gastos, de tal manera que se logre la mayor
austeridad y eficiencia.
DE LOS PRINCIPIOS, INHABILIDADES E
6. Imparcialidad. El establecimiento educativo realizará la
INCOMPATIBILIDADES escogencia del futuro contratista, sin tener en cuenta factores de afecto
o interés y, en general cualquier clase de motivación subjetiva.
Artículo 1. DE LOS PRINCIPIOS. Prevalecerán en todos los procesos 7. Publicidad. Sin perjuicio de lo estipulado en el Artículo 19 del
de contratación del Fondo de Servicios Educativos, los principios
Decreto 4791 de 2008, se dispondrán y utilizarán los medios de
rectores de la función administrativa y, que conforme lo establece el
publicidad necesarios y exigidos en este manual para todos los
artículo 209 de la Constitución Nacional, se enuncian:
procesos.
1. Igualdad. El establecimiento educativo dará un trato igual a los 8. Buena fe. Las actuaciones de los particulares y de los administradores
proponentes y/o contratistas, cuando estos se encuentren en igualdad
del Fondo de Servicios Educativos deberán ceñirse a los postulados de
de condiciones según los parámetros definidos por la institución. Por lo
la buena fe, la cual se presumirá en todas las gestiones que aquéllos
tanto no existirán preferencias frente a los mismos.
adelanten.
2. Moralidad. Las actuaciones que adelante el establecimiento 9. Eficiencia. Las actuaciones contractuales del establecimiento
educativo, en desarrollo de la actividad contractual, deben ceñirse a
educativo guardarán estricta relación con las necesidades previamente
los postulados de la ética y cumplirse con absoluta transparencia en
establecidas en el presupuesto de gastos de la vigencia.
interés común. En tal virtud, el Directivo Docente ordenador del gasto
y las personas que por su rol tengan a cargo funciones a cargo del
10. Responsabilidad. El Directivo Docente en su calidad de
Fondo de Servicios Educativos, están obligados a actuar con rectitud,
ordenador del gasto y demás personas que intervengan en las etapas
lealtad y honestidad.
de la contratación, tienen la obligación de proteger los derechos del
establecimiento educativo, del contratista o proveedor, de la sociedad
3. Eficacia. El establecimiento educativo, adelantará los procesos y del medio ambiente que puedan verse afectados por el desarrollo
de contratación apuntando siempre al cumplimiento de sus fines u
del contrato.
objetivos.
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Artículo 2. DE LAS INHABILIDADES, IMPEDIMENTOS E 1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como:
INCOMPATIBILIDADES. El establecimiento educativo sólo podrá mobiliario, textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales,
contratar con personas que no estén incursas en las inhabilidades, licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de
impedimentos, o incompatibilidades establecidas para la contratación propiedad intelectual.
con recursos públicos, la cual deberá ser declarada bajo la gravedad
de juramento por parte del proponente y/o contratista. 2. Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y
adecuación de los bienes muebles e inmuebles del establecimiento
Serán aplicables en los procesos de selección que adelante el educativo, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que
establecimiento educativo el régimen de inhabilidades, impedimentos impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento
e incompatibilidades legales previstas en la normatividad vigente. educativo estatal deben contar con estudio técnico y aprobación
previa de la entidad territorial certificada respectiva.
Artículo 3. DE LAS INHABILIDADES O INCOMPATIBILIDADES
SOBREVINIENTES. Si llegare a sobrevenir inhabilidad o 3. Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban
incompatibilidad en el contratista, éste cederá el contrato, previa inventariarse y estén destinados a la producción de otros bienes
autorización escrita del establecimiento educativo o, si ello no fuere y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de
posible, renunciará a su ejecución. oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor.
4. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de

devolución, como papel y útiles de escritorio, elementos de aseo,
Capítulo II
cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio,
gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario para el
DE LA EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS establecimiento educativo.
5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el

Artículo 4. EJECUCIÓN DE LOS RECURSOS. Conforme lo estipula funcionamiento del establecimiento educativo.
el artículo 2 del Decreto 4791 de 2008 y, éste reglamento, la ejecución
de los recursos del establecimiento educativo sin importar la cuantía 6. Adquisición de impresos y publicaciones.
de los bienes y/o servicios demandados o contratados, se realizarán
únicamente a través del Fondo de Servicios Educativos. 7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e Internet,
en las condiciones fijadas por la entidad territorial.
Artículo 5. UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos sólo
pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden 8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los
estricta relación con el Proyecto Educativo Institucional: bienes del establecimiento educativo cuando no estén amparadas
16

por la entidad territorial certificada respectiva, así como las primas 14. Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica
por la expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias. enmarcada en los planes de mejoramiento institucional.
9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje 15. Contratación de los servicios de transporte escolar de la población
y manutención, cuando sean aprobados por el consejo directivo de matriculada entre transición y undécimo grado, cuando se requiera,
conformidad con el reglamento interno de la institución. Los costos de acuerdo con la reglamentación expedida en éste manual, sin
que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del perjuicio de lo estipulado por el Ministerio de Transporte.
docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por
la entidad territorial no haya generado e] pago de viáticos. 16. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para
la población matriculada entre transición y undécimo grado,
10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y incluyendo alimentación, transporte y materiales.
proyectos pedagógicos productivos.
17. Costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller.
11. Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para
una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades 18. Costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio
diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal solicitadas por los estudiantes, boletines, agenda y manual de
de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo convivencia, carné escolar.
directivo del establecimiento educativo y se rigen por las normas
y principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán Artículo 6. PROHIBICIÓNES EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO. No
celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias se podrán realizar, de ninguna forma y bajo ninguna denominación,
de las relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento los siguientes gastos:
de jornada laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos
del Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de 1. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del Fondo
acreencias laborales de ningún orden. de Servicios Educativos.
12. Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y 2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración
culturales para los educandos, en las cuantías autorizadas por el de personal, tales como viáticos, pasajes, gastos de viaje,
consejo directivo. desplazamiento y demás, independientemente de la denominación
que se les dé, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9° del
13. Inscripción y participación de los educandos en competencias artículo 11 del Decreto 4791/2008.
deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local,
regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo 3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del establecimiento
directivo. educativo.
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4. Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación a. Velar porque no se realice ningún cobro por derechos académicos
para el desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias, o servicios complementarios a los estudiantes matriculados en el
señaladas en el artículo 9 del Decreto 4807 de 2011. establecimiento educativo entre transición y undécimo grado, en
ningún momento del año, de acuerdo con las normas contenidas
5. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros en el Decreto 4807 de 20 de Diciembre de 2011.
que defina el Ministerio de Educación Nacional.
b. Ejecutar los recursos de gratuidad, de acuerdo con las condiciones
6. Financiar la capacitación de funcionarios. y lineamientos establecidos en el presente reglamento, la Ley 715
de 2001, el Decreto 4791 de 2008 y las normas de contratación
7. Financiar el pago de gastos suntuarios. pública vigentes.
c. Reportar trimestralmente la ejecución de los recursos de gratuidad

Capítulo III a la Secretaría de Educación Departamental, de acuerdo con los
lineamientos y procedimientos, que para ello defina el Ministerio
DE LOS RECURSOS DE GRATUIDAD EDUCATIVA de Educación Nacional. De conformidad con el literal C del artículo
11 del Decreto 4807 de 2011.
Artículo 7. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE

GRATUIDAD. Los recursos del Sistema General de Participaciones, por Capítulo IV
su destinación social constitucional, no pueden ser objeto de embargo.
En los términos establecidos en la Ley 715 de 2001, los recursos del DEL PROCESO CONTRACTUAL
Sistema General de Participaciones no harán unidad de caja con los
demás recursos del presupuesto.
Artículo 9. PROCESO CONTRACTUAL. Se entiende por proceso
Parágrafo. La administración de los recursos de gratuidad deberá contractual, el conjunto de etapas, actividades y trámites que el
realizarse en cuenta separada de los demás recursos de la institución. establecimiento educativo debe realizar para la adquisición de obras,
bienes o servicios que se requieran en el alcance de sus objetivos en
Artículo 8. OBLIGACIONES. En consonancia con las competencias la ejecución del presupuesto, en cumplimiento de su cometido estatal.
que se señalan en las leyes 115 de 1994 y 715 de 2001, se establecen
las siguientes disposiciones: Parágrafo. Las obras, bienes o servicios, objeto de los contratos deben
estar contemplados en el presupuesto de la vigencia y a su vez, en el
1. Los rectores y directores de las instituciones educativas estatales respectivo plan de compras.
deben:
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Los activos que adquiera el establecimiento educativo, gratuita u Modelo Certificado de Disponibilidad Presupuestal
onerosamente, deben ser inmediatamente, inventariados.
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO
Artículo 10. ETAPA PRECONTRACTUAL. Esta etapa tiene como EDUCATIVO_______________________
objetivo la planeación y preparación del proceso contractual y
comprende los siguientes aspectos: 1. Planeación 2. Expedición del
Certificado de Disponibilidad Presupuestal 3. Estudios Previos 4. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL No.___
Autorizaciones por parte del consejo directivo cuando a ello haya lugar
5. Invitación Pública y 6. Selección del Contratista.
El suscrito Directivo Docente ordenador del gasto certifica que hay
1. Planeación. Antes de iniciar cualquier trámite contractual, el disponibilidad presupuestal en los siguientes términos:
Directivo Docente ordenador del gasto, deberá efectuar todos los
análisis sobre la necesidad del bien o servicio que se requiera de
acuerdo con el presupuesto de gastos e inversiones y el plan de FECHA:
compras de la vigencia, así como la conveniencia y oportunidad
de realizar la contratación. APROPIACIÓN PRESUPUESTAL:
2. Expedición del Certificado de Disponibilidad DISPONIBILIDAD: $___________,

Presupuestal. Todos los actos administrativos que afecten las
apropiaciones presupuestales deberán contar con certificados de OBJETO:
disponibilidad previos que garanticen la existencia de apropiación
suficiente para atender éstos gastos. FORMA DE PAGO:
Y que esta apropiación presupuestal reunió todos los trámites legales

y que fue aprobado por el consejo directivo, previo estudio del
proyecto presentado por el ordenador del gasto del establecimiento
educativo.
Nombre y Firma,
Directivo Docente ordenador del gasto
Elaboró:
19

3. Estudios Previos. La entidad elaborará un estudio previo De conformidad con lo establecido en el artículo 10 del Reglamento
que serán los estudios y documentos previos soporte para la para la contratación, establecido por el consejo directivo mediante
elaboración de la invitación pública y que el establecimiento acuerdo No.__, se realizan los siguientes estudios previos.
educativo formulará para la participación de cualquier interesado,
de tal manera que puedan estimar el alcance de la necesidad, el a. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE SE PRETENDE
objeto, el plazo, las condiciones técnicas, el valor estimado del
SATISFACER CON LA CONTRATACIÓN: (Sucinta descripción de
contrato y su respaldo presupuestal. La elaboración del estudio
la necesidad a satisfacer, dando respuesta a interrogantes como:
previo para todo proceso contractual es función y responsabilidad
¿Qué necesidad o necesidades se pretenden satisfacer?, ¿por qué
del Directivo Docente ordenador del gasto.
es necesaria la contratación del bien o servicio?, ¿qué sucedería en
En la elaboración de los estudios previos se deben contener los
caso de no efectuarse la contratación del bien o servicio?)
siguientes aspectos mínimos:
b. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO A CONTRATAR: El establecimiento
a. La descripción de la necesidad que se pretende satisfacer con la
educativo __________ requiere seleccionar al contratista que ofrezca
contratación.
condiciones para (¿Qué bien o servicio se requiere?).
b. La descripción del objeto a contratar.
c. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS: El oferente deberá
c. Las condiciones técnicas exigidas. sujetarse a las características técnicas descritas a continuación, so
pena de rechazo de la oferta. (Ejemplo),
d. El valor estimado del contrato.
DESCRIPCIÓN Y UNIDAD
CANTIDA- VALOR VALOR
e. El certificado de disponibilidad presupuestal. ITEM CARACTERÍSTICAS DE
DES UNITARIO TOTAL
TÉCNICAS MEDIDA
Resmas de papel
fotocopia tamaño
Modelo Documento de Estudios Previos 1 carta por 500 Unidades 10 9.000 90.000
hojas ( tipo
ESTUDIOS PREVIOS PARA PROCESO DE SELECCIÓN CONTRATACIÓN o peso del papel)
CON BASE EN EL REGLAMENTO DEL CONSEJO DIRECTIVO. Resmas de papel
fotocopia tamaño
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO 2 oficio por 500 Unidades 10 10.000 100.000
EDUCATIVO_______________________ hojas (tipo o
peso del papel)
20

Sobres de Manila 5. Invitación Pública. Se contratará tomando como única

3 tamaño carta (tipo Unidades 200 200 40.000 consideración las condiciones del mercado, para ello deberá
de sobres) publicarse en la cartelera del establecimiento educativo por el
Etc… término mínimo de un día hábil, con nota de fijación y desfijación,
TOTAL $230.000
firmada por el Directivo Docente ordenador del gasto; una
invitación pública, la cual incluirá entre otros datos, la siguiente
información:
d. VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO: El valor estimado del
A. Objeto.
contrato es de $ ________ correspondiente a la sumatoria valor total
B. Condiciones técnicas exigidas (cuando sea necesario).
de todos los bienes relacionados.
C. Plazo de ejecución.
D. Forma de pago.
e. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: El E. Plazo y lugar para presentar ofertas.
establecimiento educativo ___________ cuenta con el CDP No.___ F. Requisitos habilitantes. Se indicará la manera en que se acreditará
del mes de _________ del año _____ por valor de $_________. la capacidad jurídica: para personas naturales, que se encuentren
inscritos en cámara de comercio como comerciantes en actividad
mercantil similar a la de la invitación, lo cual se verificará con
Fecha, el registro mercantil, renovado; y para personas jurídicas que se
encuentren inscritos en cámara de comercio y que su objeto social
sea similar al de la invitación, lo cual se verificará con el certificado
Nombre y Firma, de existencia y representación legal, de igual manera, renovado.
Directivo Docente ordenador del gasto G. Presupuesto destinado.
H. Cronograma del proceso.
I. Causales de rechazo.
4. Autorizaciones por parte del consejo directivo. Para J. Declaratoria de desierto el proceso.
solicitar la autorización de un contrato que requiera aprobación K. Condiciones generales.
por parte del consejo directivo, el Directivo Docente ordenador
del gasto presentará a éste órgano escolar los estudios previos, Parágrafo. Con la firma de la invitación pública por parte del Directivo
quien lo someterá a su análisis y deliberación para la consecuente Docente ordenador del gasto se entiende aprobada la apertura del
aprobación, negación o inclusión de aspectos que considere proceso contractual, por lo que no se requerirá acto adicional alguno.
necesarios; sin perjuicio de las anotaciones que deban consignarse
y certificarse en acta.
21

Modelo Invitación Pública Resmas de papel

fotocopia tamaño
INVITACION PÚBLICA A PRESENTAR OFERTAS No___ DE FECHA____ 2 oficio por 500 Unidades 10 10.000 100.000
hojas (tipo o peso
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO del papel)
EDUCATIVO_______________________
Sobres de Manila
El establecimiento educativo___________________________ del 3 tamaño carta (tipo Unidades 200 200 40.000
municipio de_________, departamento de Caldas, convoca a de sobres)
presentar oferta a los interesados de acuerdo con los términos de la
presente invitación pública.
3. PLAZO: El plazo de ejecución es de………días o meses contados
Teniendo en cuenta que la cuantía a contratar se encuentra dentro del a partir del día siguiente a la firma del contrato y a la expedición
reglamento para la contratación establecido por el consejo directivo, del Registro Presupuestal (RP).
al ser inferior a 20 salarios mínimos legales mensuales vigentes, se
efectúa esta invitación pública con observancia de lo estipulado en 4. FORMA DE PAGO: El establecimiento educativo pagará al
dicha reglamentación. CONTRATISTA el 100% del valor del contrato en efectivo, una vez
haya ejecutado el objeto del mismo.
1. OBJETO: (El mismo del estudio previo correspondiente).
5. PLAZO Y LUGAR PARA PRESENTAR OFERTAS: Los
2. CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS: El oferente deberá proponentes podrán entregar sus ofertas en el establecimiento
sujetarse a las características técnicas descritas a continuación: educativo ___________, del municipio de ________ Caldas,
(Ejemplo), ubicado en ________, en el horario de ___________, hasta el dd/
mm/año. La institución podrá prorrogar la fecha prevista para
la entrega de las propuestas del presente proceso cuando así
DESCRIPCIÓN Y UNIDAD lo estime conveniente. La prórroga de la fecha de entrega de
CANTIDA- VALOR VALOR
TEM CARACTERÍSTICAS DE
DES UNITARIO TOTAL propuestas se dará a conocer a los proponentes a través de este
TÉCNICAS MEDIDA
mismo medio y lugar (cartelera).
Resmas de papel
fotocopia tamaño
6. REQUISITOS HABILITANTES. Serán hábiles aquellas
1 carta por 500 Unidades 10 9.000 90.000 propuestas que cumplan con todos y cada uno de los requisitos
hojas (tipo o peso habilitantes que se indican a continuación:
del papel)
22

REQUISITOS PERSONAS JURIDICAS:

7. PRESUPUESTO OFICIAL: El establecimiento educativo
a. Certificado de existencia y Representación Legal expedido por ___________ cuenta con un presupuesto destinado para el
la cámara de comercio, con fecha de expedición no mayor a contrato por valor de $____________.
treinta (30) días anteriores a esta invitación; en dicho certificado
se verificará si el objeto social del oferente permite realizar el 8. CRONOGRMA DEL PROCESO:
objeto de la presente invitación.
ACTIVIDAD FECHA, HORA Y LUGAR
b. Certificación que acredite que la empresa se encuentra al día
en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral, Del día….al día…. Mes y año
así como los parafiscales cuando corresponda. Esta certificación de 8:00 am. a 5:00 pm.
debe estar suscrita por el Revisor Fiscal cuando corresponda o, Publicación de la Invitación Cartelera pública fijada
a falta de este, por el Representante Legal, la cual se entenderá en el establecimiento
educativo____________
expedida bajo la gravedad del juramento. Artículo 50 Ley789 de
2002.
Hasta el día…..del Mes…. del año
Plazo y lugar para presentar oferta
____ a las…….., en la Rectoría de
c. Fotocopia de la cedula de ciudadanía del representante legal. y cierre del proceso
la institución (u otro lugar)
d. RUT. Verificación de requisitos El día… del mes de…. del año ____
-documentos para participar Rectoría de la institución
REQUISITOSPERSONAS NATURALES:
Comunicación y publicación en El día… del mes de…. del
a) Certificado de matrícula de persona natural, expedida por la cartelera de aceptación de la año _____ Cartelera pública
oferta o declaratoria de desierto el fijada en el establecimiento
cámara de comercio, con fecha de expedición no mayor a treinta
proceso. educativo____________
(30) días anteriores a esta invitación; en este se verificará que
el proponente está inscrito como comerciante y que su actividad
comercial le permite realizar el objeto de la presente invitación. 9. CAUSALES DE RECHAZO: Serán rechazadas las propuestas
cuando en ellas se presente al menos una de las siguientes
b) Certificación en la cual se manifieste que se encuentra al día causales:
en el pago de aportes al sistema de seguridad social integral.
Esta manifestación se entenderá presentada bajo la gravedad a) Cuando se presenten dos o más propuestas por el mismo
del juramento. oferente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes para
la misma invitación.
c) Fotocopia de la cedula de ciudadanía.
23

b) Cuando la propuesta sea presentada extemporáneamente, es - Cuando ninguna de las ofertas presentadas cumpla con los
decir, luego de la fecha y hora señaladas en la invitación para requisitos mínimos exigidos.
presentar la propuesta.
11. CONDICIONES GENERALES:
c) Cuando el proponente registre antecedentes disciplinarios,
fiscales y/o penales. a) SELECCIÓN DEL CONTRATISTA: La escogencia del contratista
recaerá sobre la oferta con el precio más bajo, siempre y cuando
d) No aportar la oferta con la respectiva propuesta económica o no esta satisfaga los requerimientos del establecimiento educativo.
aportarla debidamente suscrita o suscrita por persona diferente Una vez recibidas las propuestas, éstas se ordenarán de menor
del representante legal, sin que medie autorización alguna. a mayor precio, verificándole los requisitos habilitantes a la de
menor precio, si esta no cumple se verificará a la que se encuentre
e) Cuando el proponente oferte cantidades y/o características en segundo lugar y así sucesivamente. En caso de empate a
diferentes a las solicitadas por el establecimiento educativo. menor precio, se adjudicará a quien haya entregado primero
la oferta entre los empatados, según el orden de entrega de las
f) Cuando el objeto social del proponente que sea persona jurídica, mismas. La institución podrá adjudicar el contrato cuando sólo
no guarde relación con el objeto a contratar. se haya presentado una oferta, siempre y cuando ésta cumpla
con los requerimientos contenidos en la invitación pública.
g) Cuando la actividad económica del proponente (persona
natural), no guarde relación con el objeto a contratar. b) ADJUDICACION DEL CONTRATO: Será suficiente la
comunicación de aceptación de la oferta, al oferente que ofrezca
h) Cuando se presenten varias ofertas por parte del mismo oferente, el menor precio y cumpla con los requisitos. La misma será
por si o por interpuesta persona, o la participación de una misma publicada a través de este medio (cartelera).
persona en más de una oferta, a través de las diferentes formas
de asociación. c) DE LA SUPERVISIÓN: El ejercicio de la adecuada vigilancia
y control del contrato, así como constatar la debida ejecución
i) Cuando el proponente en su propuesta económica exceda el del objeto contractual estará a cargo del Sr(a) _______________,
presupuesto oficial asignado para el contrato. designado por el ordenador del gasto.
10. DECLARATORIA DE DESIERTO EL PROCESO: El Nombre y Firma,

establecimiento educativo, declarará desierto el presente Directivo Docente ordenador del gasto
proceso al vencimiento del plazo previsto para adjudicar, en los
siguientes casos:
6. Selección del Contratista. La escogencia del contratista recaerá
- Cuando no se presente oferta alguna. sobre la oferta con el precio más bajo, siempre y cuando esta
24

satisfaga los requerimientos del establecimiento educativo. Una respetuosamente le solicito su colaboración para evaluar las
vez recibidas las propuestas, éstas se ordenarán de menor a mayor propuestas recibidas, con ocasión de la invitación pública No.___ de
precio, verificándole los requisitos habilitantes a la de menor fecha_____.
precio, si ésta no cumple se verificará a la que se encuentre en
segundo lugar y así sucesivamente. En caso de empate a menor La evaluación deberá efectuarse a las___ horas del día__ del
precio, se adjudicará a quien haya entregado primero la oferta mes___, del año, en_________ y de acuerdo a lo establecido en el
entre los empatados, según el orden de entrega de las mismas. numeral 6 del artículo 10 del reglamento para la Contratación del
establecimiento educativo.
El establecimiento educativo podrá adjudicar el contrato cuando
sólo se haya presentado una oferta, siempre y cuando ésta cumpla Agradezco su gestión y colaboración en beneficio del establecimiento
con los requerimientos contenidos en la invitación pública. educativo.
Parágrafo 1. La verificación y la evaluación de las ofertas será Atentamente,

adelantada por quien sea designado por el Directivo Docente ordenador
del gasto sin que se requiera de pluralidad alguna. Dicha función Nombre y Firma,
podrá ser ejercida por funcionarios o por particulares, quienes deberán Directivo Docente ordenador del gasto
realizar dicha labor de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a
las reglas contenidas en la invitación pública, con el fin de recomendar
a quien corresponda el sentido de la decisión a adoptar de conformidad
Parágrafo 2. El evaluador, el cual estará sujeto a las inhabilidades
con la evaluación efectuada. e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, recomendará
a quien corresponda, de conformidad con la evaluación efectuada.
En el evento en el cual el Directivo Docente ordenador del gasto no
Modelo Documento Evaluación de Propuestas acoja la recomendación efectuada por el evaluador, deberá justificarlo
mediante acto administrativo.
EDUCATIVO_______________________
Parágrafo 3. Mediante la comunicación al oferente que presente el
Ciudad y Fecha menor precio y que cumpla con los requisitos de la invitación pública,
la institución manifestará la aceptación expresa e incondicional de la
Señor(a) misma.
ASUNTO: Evaluación de propuestas.
Dando cumplimiento al Parágrafo 1 del numeral 6 del artículo 10

del Reglamento para la contratación del establecimiento educativo,
25

Modelo Aceptación de la oferta El acto de adjudicación del contrato se publicará en la cartelera del
establecimiento educativo por un día hábil, con nota de fijación y
desfijación, firmado por el Directivo Docente ordenador del gasto.
EDUCATIVO_______________________ De la totalidad del trámite, se dejará constancia de lo actuado, como
soporte de la contratación.
Ciudad y fecha Artículo 11. ETAPA CONTRACTUAL. Esta etapa comprende el

perfeccionamiento del contrato; es decir, cuando se logra el acuerdo
Señor(a) entre las partes y éste se lleve a escrito.
ASUNTO: Aceptación de oferta, Invitación Pública No._____ Parágrafo 1. Requisitos de ejecución: se requerirá de la expedición
del registro presupuestal y/o de la constitución de la garantía cuando
Me permito informarle que una vez evaluada su propuesta se requiera y su aprobación.
presentada dentro de la invitación publica No._______, cuyo objeto
es: __________________________________, la misma cumple con Una vez cumplidos los requisitos de ejecución del contrato, el contratista
todos los requisitos habilitantes exigidos en la invitación y se ajusta iniciará la ejecución del objeto contractual, esto es: la preparación de
a las condiciones del presupuesto oficial estimado en el proceso las actividades previas para la entrega del bien o la ejecución de la
de la referencia. En consecuencia su propuesta es aceptada por el obra o la prestación del servicio.
establecimiento educativo, por un valor de $________________,
cuyo plazo de ejecución es_____________________. Modelo Registro Presupuestal
EI supervisor designado para verificar el cumplimiento del contrato
es ____________________, identificado con la cédula de ciudadanía FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO
número ________________, (cargo en la institución, si tiene). EDUCATIVO_______________________
Cualquier situación del contrato será atendida por el Directivo
Docente ordenador del gasto del establecimiento educativo. REGISTRO PRESUPUESTAL No. __
El suscrito Directivo Docente ordenador del gasto certifica que

Cordial saludo, mediante el Certificado de Disponibilidad Presupuestal No.__ se hizo
la apropiación presupuestal para atender el compromiso descrito en
los siguientes términos:
Nombre y Firma,
Directivo Docente ordenador del gasto FECHA DE COMPROMISO:
26

BENEFICIARIO: Parágrafo 2. El Directivo Docente en su calidad de ordenador del

CC o NIT: gasto, en ningún caso podrá ser supervisor de un contrato.
VALOR: $
IMPUTACIÓN PRESUPUESTAL:
OBJETO: Modelo Designación del Supervisor
SON: (valor en letras)

EDUCATIVO______________________
Nombre y Firma,
Ciudad y Fecha
Elaboró Señor(a)
Parágrafo 2. Para los pagos que realice el establecimiento educativo ASUNTO: Designación de supervisión.
al contratista, éste deberá presentar factura que cumpla con los
requisitos de los artículos 774 del Código de Comercio y 617 del Le informo que usted ha sido designado(a) para efectuar la
Estatuto Tributario, o documento equivalente. supervisión a las obligaciones derivadas del proceso contractual,
cuyo objeto es__________________________, a surtirse mediante la
Artículo 12. DE LA SUPERVISIÓN DEL CONTRATO. La supervisión invitación publica No____.
contractual implica el seguimiento al ejercicio del cumplimiento
obligacional por la entidad contratante sobre las obligaciones a cargo La supervisión se realizará teniendo en cuenta las funciones
del contratista. y responsabilidades descritas en los artículos 12, 13 y 14 del
Reglamento para la contratación, establecido mediante acuerdo
Parágrafo 1. El Directivo Docente ordenador del gasto designará un No.___ por el consejo directivo.
supervisor o persona responsable de ejercer la adecuada vigilancia
y control del contrato, así como constatar la debida ejecución de los Agradezco su gestión y colaboración en beneficio del establecimiento
mismos. educativo.
El supervisor está facultado para solicitar informes, aclaraciones y Adjunto copia de los estudios previos.
explicaciones sobre el desarrollo de la ejecución del contrato, y será
responsable por mantener informada a la institución de los hechos o Atentamente,
circunstancias que puedan constituir actos de corrupción tipificados
como conductas punibles, o que puedan poner o pongan en riesgo el Nombre y Firma,
cumplimiento del contrato, o cuando tal incumplimiento se presente. Directivo Docente ordenador del gasto
27

Artículo 13. RESPONSABILIDAD DEL SUPERVISOR. La persona Modelo contrato de compraventa o suministro
designada como supervisor de un contrato, será responsable por la
omisión de las funciones como supervisor del contrato en cuestión;
quiere decir lo anterior, que será sujeto de las acciones penales, fiscales CONTRATO DE COMPRAVENTA O SUMINISTRO
y disciplinarias que puedan darse como consecuencia de la indebida FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO
supervisión del contrato. EDUCATIVO_______________________
Artículo 14. OBLIGACIONES DEL SUPERVISOR, SEGÚN LA CONTRATISTA RUT

CLASE DE CONTRATO. DIRECCIÓN RÉGIMEN
TELÉFONO CIUDAD
1. En los contratos de compraventa y suministro: OBJETO
VALOR FORMA DE PAGO
a. Programar con el contratista y el ordenador del gasto, o persona CDP PLAZO
delegada por éste la fecha y hora de entrega de los bienes,
teniendo en cuenta el plazo de entrega convenido.
b. Verificar que los bienes objeto del contrato reúnan las Entre los suscritos, de una parte___________________, mayor
especificaciones técnicas requeridas por la institución. de edad, con domicilio en ___________________, identificado(a)
con la cédula de ciudadanía No.__________, expedida en
c. Verificar que los elementos objeto del contrato se entreguen dentro ______________, obrando en nombre propio y representación
del término establecido para ello. del establecimiento educativo ____________________, en su
calidad de Directivo Docente ordenador del gasto, cargo para el
d. Verificar el cumplimiento de las obligaciones que se deriven del cual fue nombrado(a) mediante Resolución No.___________, de
objeto del contrato. _________ quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE,
y por la otra, __________________________, también mayor de
e. Conjuntamente con el Directivo docente ordenador del gasto hacer edad, con domicilio en ________, identificado(a) con la cédula de
la revisión y exigir de forma inmediata al contratista el cambio de ciudadanía No.___________, expedida en________, propietario
los bienes que no cumplan con las especificaciones requeridas. del establecimiento de comercio denominado ____________, con
matricula mercantil No.___________ renovada para el 2012, quien se
denominará EL CONTRATISTA, hemos convenido suscribir el presente
contrato, previo el proceso de selección descrito en el reglamento
de contratación del consejo directivo, toda vez que la cuantía del
presente contrato es inferior a veinte (20) salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
28

El CONTRATISTA declara no estar incurso en ninguna causal de 2. En los contratos de obra y prestación de servicios:
inhabilidad e incompatibilidad para contratar con la institución,
establecidas en la normatividad vigente, especialmente, lo a. Vigilar el cumplimiento del objeto del contrato.
preceptuado en los artículos 8 y 9 de la ley 80 de 1993, y demás
normas concordantes y complementarias aplicables. Además, b. Expedir certificación de cumplimiento parcial y total del objeto del
acreditó que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales contrato.
relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los
propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando c. Exigir al contratista que cumpla con las obligaciones que se
corresponda. Este requisito deberá acreditarse para la realización deriven del objeto del contrato.
del pago derivado de este contrato.
d. Para cada pago constatará con los soportes correspondientes
La supervisión de las obligaciones contractuales, será ejercida por
los pagos de salud, pensión y riesgos profesionales, este último
el Señor(a) ___________, identificado con la cédula de ciudadanía
cuando sea exigible su afiliación, conforme lo ordena la Ley 100
número ____________, quien cumplirá con las funciones y
de 1993.
responsabilidades descritas en los artículos 12, 13 y 14 del
Reglamento de contratación del consejo directivo.
e. Suscribir el acta de liquidación del contrato conjuntamente con el
MULTAS Y PENAL PECUNIARIA: de acuerdo con lo establecido en ordenador del gasto y el contratista.
el artículo 17 de la ley 1150 de 2007, el establecimiento educativo
podrá imponer al contratista, previo informe del supervisor, multas f. Remitir a la rectoría copia de la totalidad de las actas generadas
por mora o incumplimientos parciales. durante la ejecución del contrato.
LIQUIDACIÓN: Se hará dentro de los 4 meses siguientes al vencimiento
del plazo contractual.
CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: Será obligación del contratista Modelo contrato de obra
mantener al establecimiento educativo libre de cualquier daño o
perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven
de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. CONTRATO DE OBRA
Se firma en ____________, a los ___ días del mes de _______ del EDUCATIVO_______________________
año_____.
CONTRATISTA RUT
DIRECCIÓN RÉGIMEN
EL ORDENADOR DEL GASTO EL CONTRATISTA TELÉFONO CIUDAD
29

OBJETO (Mantenimiento, conservación, reparación, etc., se QUINTA ANTICIPOS. (Optativo) El contratante dará por
debe detallar que es lo que se quiere con la mano de adelantado con la firma de este contrato al contratista, la suma
obra). de _________________ ($__________), SEXTA PÓLIZAS. (Optativo
VALOR FORMA DE PAGO según el valor del contrato) El contratista garantizará la calidad
y cumplimiento de la obra contratada, con la presentación de
CDP PLAZO
pólizas de calidad y cumplimiento, al igual que por posibles daños
extracontractuales a terceros.
Entre los suscritos, de una parte___________________, mayor
El CONTRATISTA declara no estar incurso en ninguna causal de
de edad, con domicilio en ___________________, identificado(a)
con la cédula de ciudadanía No.__________, expedida en
establecidas en la normatividad vigente, especialmente, lo
______________, obrando en nombre propio y representación del
establecimiento educativo ____________________, en su calidad
normas concordantes y complementarias aplicables. Además,
de Directivo Docente ordenador del gasto, cargo para el cual fue
acreditó que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales
nombrado(a) mediante Resolución No.___________, de _________
quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE, y por la
propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando
otra, __________________________, también mayor de edad, con
corresponda. Este requisito deberá acreditarse para la realización
domicilio en ________, identificado(a) con la cédula de ciudadanía
No.___________, quien se denominará EL CONTRATISTA, hemos
La supervisión de las obligaciones contractuales, será ejercido por
convenido suscribir el presente CONTRATO DE OBRA, previo el
el Señor(a) ___________, identificado con la cédula de ciudadanía
proceso de selección descrito en el reglamento de contratación del
número ____________, quien cumplirá con las funciones y
consejo directivo, toda vez que la cuantía del presente contrato es
responsabilidades descritas en los artículos 12, 13 y 14 del
inferior a veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Reglamento de contratación del consejo directivo, en especial la de
Contrato que además, se regirá por las siguientes cláusulas:
remitir a la rectoría de la institución, copia o fotocopia legible de la
PRIMERA OBJETO. En desarrollo del presente contrato, el contratista se
totalidad de las actas generadas durante la ejecución de contrato
obliga para con el contratante a ejecutar las obras de ((mantenimiento,
incluyendo la de liquidación.
conservación, reparación, etc., se debe detallar que es lo que se
MULTAS Y PENAL PECUNIARIA: de acuerdo con lo establecido en
quiere con la mano de obra). SEGUNDA MATERIALES. Los materiales
el artículo 17 de la ley 1150 de 2007, el establecimiento educativo
que se utilizarán serán los siguientes (se describe detalladamente
podrá imponer al contratista, previo informe del supervisor, multas
las especificaciones de los materiales que se utilizarán). TERCERO
por mora o incumplimientos parciales.
VALOR DE MATERIALES. El valor de los materiales mencionados
LIQUIDACIÓN: Se hará dentro de los 4 meses siguientes al vencimiento
en el punto anterior serán cubiertos por (definir quién los cubre,
del plazo contractual.
contratista o contratante). CUARTO HERRAMIENTAS. El contratista
CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: Será obligación del contratista
utilizará su propia herramienta y equipos, al igual que si utiliza o
subcontrata ayudantes, serán por su propia cuenta y riesgo, respecto
a salarios y prestaciones sociales.
30

perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven otra, __________________________, también mayor de edad, con
de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. domicilio en ________, identificado(a) con la cédula de ciudadanía
Se firma en ____________, a los ___ días del mes de _______ del No.___________, quien se denominará EL CONTRATISTA, hemos
año _____ convenido suscribir el presente contrato, previo el proceso de
selección descrito en el reglamento de contratación del Consejo
EL ORDENADOR DEL GASTO EL CONTRATISTA Directivo, toda vez que la cuantía del presente contrato es inferior a
veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
El CONTRATISTA declara no estar incurso en ninguna causal de
Modelo contrato de prestación de servicios establecidas en la normatividad vigente, especialmente, lo
normas concordantes y complementarias aplicables. Además,
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS acreditó que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales
EDUCATIVO_______________________
propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando
corresponda. Este requisito deberá acreditarse para la realización
CONTRATISTA RUT
La supervisión de las obligaciones contractuales, será ejercido por
DIRECCIÓN RÉGIMEN el Señor(a) ___________, identificado con la cédula de ciudadanía
TELÉFONO CIUDAD número ____________, quien cumplirá con las funciones y
OBJETO responsabilidades descritas en los artículos 12, 13 y 14 del
VALOR FORMA DE PAGO Reglamento de contratación del consejo directivo, en especial la de
CDP PLAZO remitir a la rectoría de la institución, copia o fotocopia legible de la
totalidad de las actas generadas durante la ejecución de contrato
Entre los suscritos, de una parte___________________, mayor incluyendo la de liquidación.
de edad, con domicilio en ___________________, identificado(a) MULTAS Y PENAL PECUNIARIA: de acuerdo con lo establecido en
con la cédula de ciudadanía No.__________, expedida en el artículo 17 de la ley 1150 de 2007, el establecimiento educativo
______________, obrando en nombre propio y representación del podrá imponer al contratista, previo informe del interventor, multas
establecimiento educativo ____________________, en su calidad por mora o incumplimientos parciales.
de Directivo Docente ordenador del gasto, cargo para el cual fue LIQUIDACIÓN: Se hará dentro de los 4 meses siguientes al vencimiento
nombrado(a) mediante Resolución No.___________, de _________ del plazo contractual.
quien en adelante se denominará EL CONTRATANTE, y por la CLÁUSULA DE INDEMNIDAD: Será obligación del contratista
31

perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven la otra, __________________________, también mayor de edad, con
de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes. domicilio en ________, identificado(a) con la cédula de ciudadanía
No.___________, expedida en________, actuando en calidad de
Se firma en ____________, a los ___ días del mes de _______ del __________ del __________, según acta de posesión No. _____
año _____ de fecha _______, facultado para celebrar el presente contrato de
conformidad con lo establecido en la constitución nacional y la
ley, y que para los mismos efectos se denominará EL CONTRATISTA
EL ORDENADOR DEL GASTO EL CONTRATISTA _____________, hemos convenido en suscribir el presente contrato
interadministrativo, previas las siguientes consideraciones: 1. Que
de acuerdo con el artículo 2, numeral 2 de la ley 1150 de 2007, la
Modelo contrato interadministrativo modalidad de selección de contratación directa, solo procederá en
los siguientes casos literal c) “contratos interadministrativos, siempre
que las obligaciones derivadas de los mismos tengan relación
CONTRATO INTERADMINISTRATIVO directa con el objeto de la entidad ejecutora señalado en la ley o
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO en sus reglamentos” 2. Que de conformidad con el parágrafo del
EDUCATIVO_______________________ artículo 14 de la ley 80 de 1993, en los contratos interadministrativos
se prescindirá de la utilización de las cláusulas excepcionales. 3.
(JUSTIFICACIÓN DEL OBJETO). 4. Que el (CONTRATISTA) presentó
propuesta, y que las actividades a desarrollar están contempladas
CONTRATISTA RUT
dentro del citado proyecto. En consideración a lo anterior pactan
DIRECCIÓN RÉGIMEN las siguientes cláusulas: PRIMERA: OBJETO. (EL CONTRATISTA) se
TELÉFONO CIUDAD obliga para con EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO_____________
OBJETO a ejecutar el (OBJETO DEL CONTRATO), de conformidad con la
VALOR FORMA DE PAGO propuesta presentada, la cual hace parte integral de este documento.
CDP PLAZO
SEGUNDA- PLAZO: Desde el día de la firma del presente contrato y
hasta el ___________. TERCERA- VALOR Y FORMA DE PAGO: para
todos los efectos legales y fiscales, el valor del presente contrato es la
Entre los suscritos, de una parte___________________, mayor de
suma de $_________, los cuales serán cancelados al (CONTRATISTA)
edad, con domicilio en ___________________, identificado(a) con la
en un 100% a la legalización de este acuerdo. CUARTA- REGISTRO,
cédula de ciudadanía No.__________, expedida en ______________,
DISPONIBILIDAD Y RESERVA PRESUPUESTAL: De conformidad con
obrando en nombre propio y representación del establecimiento
el artículo 25, numeral 6 y 13 de la ley 80 de 1993, el ordenador
educativo ____________________, en su calidad de Directivo Docente
del gasto del establecimiento educativo se compromete a hacer el
ordenador del gasto, cargo para el cual fue nombrado(a) mediante
registro y reserva presupuestal con la cual debe cubrirse el valor
Resolución No. __________, de _________ quien en adelante se
del presente contrato, con cargo al certificado de disponibilidad
denominará EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO____________, y por
32

presupuestal No. ___, con fecha de expedición __________. Una celebrado este contrato en consideración a la capacidad técnica y
vez hecho el registro y la reserva, dicha partida presupuestal sólo administrativa del (CONTRATISTA) y por lo tanto le está prohibido
podrá destinarse al cumplimiento del contrato para el cual se ceder total o parcialmente los derechos que tenga por éste, salvo
efectuó, a menos que quede libre del compromiso aquí originado. expresa autorización escrita por el establecimiento educativo, según
QUINTA -OTRAS OBLIGACIONES A CARGO DEL (CONTRATISTA): lo señalado en el inciso 3 del artículo 41 de la ley 80 de 1993. DECIMA-
Además de lo pactado en la cláusula primera de este acuerdo, (EL SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS CONTRACTUALES. Los conflictos que
CONTRATISTA) se obliga para con EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO se sucedan durante la ejecución del objeto contractual, se solucionarán
a: 1) Permitir la vigilancia y control de la ejecución por parte de de conformidad con los mecanismos previstos en el capítulo VIII
la institución a través del supervisor designado, 2) Invertir de de la ley 80 de 1993. DECIMA PRIMERA- PERFECCIONAMIENTO Y
conformidad con las normas vigentes que le sean aplicables, la EJECUCIÓN: Los contratos del estado se perfeccionan cuando se logre
propuesta presentada y dentro del plazo contractual los recursos acuerdo sobre el objeto y la contraprestación y éste se eleve a escrito
aportados para la ejecución del mismo. 3) Presentar un informe de y para su ejecución se requiere de la expedición del correspondiente
actividades y de inversión. SEXTA- INEXISTENCIA DE LA RELACION registro presupuestal. PARAGRAFO: Todos los gastos que demande la
LABORAL DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO_________CON (EL ejecución del presente contrato estarán a cargo del (CONTRATISTA)
CONTRATISTA) __________: Para todos los efectos legales no existe quien además manifiesta que EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO no
vínculo laboral entre EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO y (EL tiene que hacer desembolsos diferentes a los aquí pactados.
CONTRATISTA) y/o el personal o entidad que este requiera para la
ejecución de este acuerdo. PARÁGRAFO PRIMERO: (EL CONTRATISTA)
solo tendrá derecho a los emolumentos expresamente convenidos Se firma en ____________, a los ___ días del mes de _______ del
en este documento. PARAGRAFO SEGUNDO: será obligación del año _____.
(CONTRATISTA) mantener el establecimiento educativo libre de
cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y
que se deriven de sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o EL ORDENADOR DEL GASTO EL CONTRATISTA
dependientes. SÉPTIMA- LIQUIDACIÓN: La liquidación del presente
contrato se realizará de acuerdo a lo previsto en los artículos 60 de
la ley 80 de 1993 y 11 de la ley 1150 de 2007, dentro de los 4 meses Artículo 15. GARANTÍAS. La garantía única de cumplimiento
siguientes al vencimiento del plazo contractual, aclarando que si tiene por objeto respaldar el cumplimiento de todas y cada una
existe remanente, este será consignado en la cuenta del Fondo de de las obligaciones que surjan a cargo de los contratistas frente al
Servicios Educativos de la Institución. OCTAVA- SUPERVISIÓN: Para establecimiento educativo, por razón de la celebración, ejecución y
la supervisión del presente contrato, se designa como supervisor(a) liquidación de los contratos. Por tanto con sujeción a los términos
del mismo a _____________________, quien tendrá a cargo las respectivos del contrato deberá cubrir cualquier hecho constitutivo
funciones y responsabilidades descritas en los artículos 12, 13 y de incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista en los
14 del Reglamento de Contratación. NOVENA- PROHIBICION DE términos de la respectiva garantía.
CEDER LOS DERECHOS: EL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ha
33

En los contratos ejecutados con observancia del presente reglamento,

no será obligatoria la exigencia de constitución de la garantía, salvo 5. Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos
en el evento que el administrador del Fondo de Servicios Educativos suministrados. El valor de estas garantías se determinará en
así lo considere, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la naturaleza y las
a la forma de pago, caso en el cual, se dejará constancia escrita en el obligaciones contenidas en cada contrato. Su vigencia deberá
documento de estudios previos. establecerse con sujeción a los términos del contrato, y deberá
cubrir por lo menos el lapso en que de acuerdo con la legislación
La póliza amparará, según el caso, la cobertura de los siguientes civil o comercial, el contratista debe responder por la garantía
riesgos: mínima presunta y por vicios ocultos.
1. Buen manejo y correcta inversión del anticipo: el valor de la 6. Calidad del servicio. El valor y la vigencia de estas garantías se
póliza deberá ser equivalente al ciento por ciento (100%) del determinarán en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, la
monto entregado al contratista como anticipo con una vigencia naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.
equivalente al plazo del contrato y 4 meses más (el término para
su liquidación). 7. Responsabilidad extracontractual: El valor asegurado en las pólizas
que amparan la responsabilidad extracontractual que se pudiera
2. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal, llegar a atribuir a la administración con ocasión de las actuaciones,
incluyendo en ellas el pago de multas y cláusula penal pecuniaria, hechos u omisiones de sus contratistas o subcontratistas, no
cuando se hayan pactado en el contrato. El valor de la póliza podrá ser inferior al cinco por ciento (5%) del valor del contrato.
deberá ser equivalente mínimo al diez por ciento (10%) del valor La vigencia de esta garantía se otorgará por todo el período de
del contrato con una vigencia equivalente al plazo del contrato y ejecución del contrato.
4 meses más (el término para su liquidación).
La aprobación de la garantía le corresponde al Directivo Docente
3. Pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones ordenador del gasto mediante el mecanismo establecido para ello.
laborales. El valor de esta garantía no podrá ser inferior al cinco
por ciento (5%) del valor total del contrato y deberá extenderse por
el plazo del contrato y tres años más. Modelo aprobación de la garantía
4. Estabilidad y calidad de la obra. El valor de esta garantía se
determinará en cada caso de acuerdo con el objeto, el valor, CONTRATISTA _____________________________________
la naturaleza y las obligaciones contenidas en cada contrato.
La vigencia no será inferior a cinco (5) años, salvo que el
establecimiento educativo justifique técnicamente la necesidad La garantía presentada en la póliza No. _______________
de una vigencia inferior. expedida por la compañía de seguros _____________________
34

cumple con lo estipulado en la Ley 80 de 1993 y su decreto CONTRATO No

reglamentario 4828 de Diciembre de 2008. Además, se ajusta OBJETO DEL CONTRATO
a la cláusula ____________________________ del contrato No.
CONTRATISTA
______________________ .
IDENTIFICACIÓN
VALOR INICIAL
La presente se revisa y se firma a los: ____________________ PLAZO
FECHA INICIACIÓN
FECHA TERMINACION
DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO

Entre los suscritos, de una parte___________________, mayor de
edad, con domicilio en ___________________, identificado(a) con la
Artículo 16. LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO. La liquidación de los cédula de ciudadanía No.__________, expedida en ______________,
contratos se hará de mutuo acuerdo, según el término fijado para ello, obrando en nombre propio y representación del establecimiento
que será de cuatro (4) meses contados a partir del vencimiento del educativo ____________________, en su calidad de Directivo
plazo del contrato, si en el contrato no se pacta un plazo diferente. Docente ordenador del gasto, cargo para el cual fue nombrado(a)
También en esta etapa las partes acordarán los ajustes, revisiones y mediante Resolución No.___________, de _________ quien en
reconocimientos a que haya lugar. adelante se denominará EL CONTRATANTE; __________ mayor de
edad con domicilio en______________, identificado(a) con la cédula
En el acta de liquidación, constarán los acuerdos, conciliaciones y de ciudadanía No. ______ expedida en ________, en su calidad de
transacciones a que llegaren las partes para poner fin a las divergencias SUPERVISOR y por la otra, __________________________, también
presentadas y poder declararse a paz y salvo. mayor de edad, con domicilio en ________, Identificado(a) con la
cédula de ciudadanía No. ___________, expedida en________, quien
se denominará EL CONTRATISTA, nos reunimos con el objeto de
liquidar el contrato de la referencia, previas las consideraciones que
Modelo acta de liquidación del contrato se describen a continuación:
1º. Que el establecimiento educativo _____ y _______,

ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO NÚMERO _______, SUSCRITO celebraron el contrato No._______, siendo su objeto:
ENTRE EL ________________________.
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO _________ Y ___________
2º. Que el valor del mismo se pactó inicialmente en suma de $_______,
el cual se canceló de la siguiente manera: ________________,
35

3º. Que la duración del mismo se pactó en ______, el cual no se a. Por vencimiento del término del contrato o cumplimiento del
modificó en el periodo de desarrollo del mismo. objeto a satisfacción del Fondo de Servicios Educativos.
4º. Que el contratista cumplió a entera satisfacción con el objeto b. Por incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista.
del contrato número ____ de acuerdo con las condiciones en él
establecidas, y que por tanto no hubo lugar a aplicar multas o c. Por mutuo acuerdo debidamente justificado.
sanciones.
d. Por fuerza mayor o caso fortuito.
5º. Que el establecimiento educativo _____ y _______, se declaran
a PAZ Y SALVO por todo concepto, frente al contrato e. Por las causas de Ley.
número______, objeto de liquidación.
f. Cuando así se estipule en los contratos, y halla lugar a ello, por
Para constancia, se firma en _____ a los ___ días del mes de ____ terminación unilateral por parte del establecimiento educativo,
del año _____. teniendo en cuenta para este caso lo señalado en el artículo 17 de
la ley 80 de 1993.
_____________________________________ _______________
ORDENADOR DEL GASTO (CONTRATANTE) CONTRATISTA
Capitulo V
___________________________
SUPERVISOR DE LOS CONTRATOS
Artículo 17. LIQUIDACIÓN UNILATERAL. En aquellos casos en

que el contratista no se presente a la liquidación bilateral previa Artículo 19. RÉGIMEN DE LOS CONTRATOS. Los contratos que
notificación o convocatoria que le haga el establecimiento educativo, realice el establecimiento educativo por debajo de los 20 SMLMV,
o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la institución estarán sometidos a las normas que define el presente reglamento, así
tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos como a los postulados de las Leyes 80 de 1993 y 715 de 2001, 1150
(2) meses siguientes al vencimiento del plazo para liquidar de mutuo de 2007 y especialmente el Decreto 4791 de 2008, así como las demás
acuerdo. normas que los modifiquen o reglamenten.
Artículo 18. CAUSALES DE TERMINACIÓN DE LOS Artículo 20. DOCUMENTO CONTRACTUAL. Para la formalización
CONTRATOS. Los contratos que celebre el establecimiento educativo de las acciones contractuales, el establecimiento educativo empleará:
terminarán entre otras, por las siguientes causas: CONTRATOS.
36

Artículo 21. DEL CONTRATO DE TRANSPORTE. En la celebración toda vez que no se trata del arrendamiento de un inmueble, sino de un
de los contratos de transporte, la selección de contratista, se realizará espacio físico dentro del establecimiento educativo para la prestación
de acuerdo a las disposiciones contenidas en éste reglamento. Cuando del servicio de alimentación escolar. La adjudicación de la cafetería
el valor del contrato de transporte se encuentre entre los 20 SMLMV y se hará antes del primero (1) de Diciembre de cada año. El plazo
los 28 SMLMV, se acudirá al proceso de selección de mínima cuantía del contrato deberá ser de un año escolar, pudiendo ser prorrogado
descrito en el Decreto 0734 de 2012. Si se supera esta cuantía se indefinidamente, para tal efecto, el consejo directivo, con dos (2) meses
acudirá entonces, al proceso de menor cuantía indicado en el Decreto de anticipación a la fecha de terminación como mínimo, definirá si
antes citado. En todo caso se seguirán los lineamientos señalados por dadas las condiciones en que se viene administrando la cafetería
la Secretaría de Educación Departamental, establecidos a través de escolar, se justifica la renovación del contrato; en todo caso, el Directivo
circulares, resoluciones, etc. para la ejecución de los recursos en la Docente ordenador del gasto, inmediatamente dará aviso por escrito,
operación del transporte escolar. al concesionario, sobre la decisión adoptada por el consejo directivo.
Si hubiere renovación, se acordará el nuevo canon de concesión y
Artículo 22. REQUISITOS EN LOS CONTRATOS DE TRANSPORTE condiciones. El concesionario deberá igualmente, en todos los casos
ESCOLAR. Serán de obligatorio cumplimiento en la celebración de comunicar con un mes de anticipación a la terminación del contrato, si
contratos de transporte escolar los siguientes requisitos: no está interesado en continuar o prorrogar dicha concesión.
1. Fotocopia de la licencia de tránsito del vehículo, expedida por el Artículo 24. CAUSALES DE TERMINACION ANTICIPADA DE LA
Ministerio de Transporte o el organismo que haga sus veces. CONCESIÓN DE LA CAFETERÍA ESCOLAR. El Directivo Docente
ordenador del gasto podrá en cualquier momento revocar el contrato
2. Fotocopia de la cédula y de la licencia de conducción del conductor. de concesión de la cafetería escolar de manera unilateral, cuando se
presenten situaciones o conductas demostrables, en cualquiera de los
3. Copia de la constancia de revisión técnico mecánica del vehículo, siguientes eventos.
expedida por un centro de diagnóstico autorizado y que se
encuentre vigente. 1. Insolvencia financiera del concesionario.
4. Seguro obligatorio de accidentes de tránsito (SOAT). 2. Ineficiencia en la prestación del servicio.
5. Copia de las pólizas de responsabilidad civil contractual y 3. Expendio de productos y/o toda clase de alimentos que puedan
extracontractual vigentes. afectar la salud mental o física de la comunidad educativa, así
6. Contar con un botiquín de primeros auxilios debidamente como de los que no estén contemplados en cláusula específica
equipado. estipulada en el contrato de concesión.
Artículo 23. DE LA CONCESIÓN DE LA CAFETERIA ESCOLAR. 4. El incurrimiento en mora del pago de las obligaciones a cargo del
La cafetería escolar se adjudicará mediante la modalidad de concesión, concesionario.
37

5. Cuando se causen perjuicios al establecimiento educativo. obrando en su propio nombre, quien en adelante se denominará
EL CONCESIONARIO, hemos convenido celebrar el presente
6. En caso de que el concesionario ceda o subarriende total o
parcialmente los bienes muebles e inmuebles objeto del contrato
CONTRATO DE CONCESIÓN, previas las siguientes consideraciones.
1). Que el servicio de tienda escolar se considera como actividad
de concesión, así como también en aquellos que dé destinación
conexa al servicio educativo toda vez que el mismo se orienta a la
diferente a la pactada en cláusula específica estipulada en el
satisfacción de necesidades de la comunidad educativa. 2). Que el
contrato.
establecimiento educativo cuenta dentro de sus instalaciones físicas
con la infraestructura necesaria para el funcionamiento de la tienda
Parágrafo. El Directivo Docente ordenador del gasto deberá informar
escolar. 3). Que es necesario entregar en concesión la prestación del
por escrito al concesionario la decisión de revocatoria unilateral del
servicio de tienda escolar. 4). Que el consejo directivo de la institución
contrato de concesión, y acordar con éste un plazo no mayor a treinta
mediante acuerdo autorizó al rector para la celebración del contrato
días calendario para el retiro de la institución. En este tiempo, se
de concesión en atención a lo prescrito en el numeral 8 del artículo
podrán surtir las etapas para la nueva adjudicación.
5 del Decreto 4791 de 2008. 5). Que el contrato a celebrar es inferior
a (20) veinte salarios mínimos legales mensuales vigentes, motivo
por el cual se encuentra autorizado y regulado mediante acuerdo del
Modelo contrato de concesión consejo directivo, en atención a lo determinado en el numeral 6 del
artículo 5 del Decreto 4791 de 2008. CONTRATO DE CONCESIÓN
que se regirá por las siguientes cláusulas y en lo no previsto en ellas,
CONTRATO DE CONCESIÓN DE TIENDA O CAFETERÍA ESCOLAR por la ley: PRIMERA OBJETO: EL CONCEDENTE transfiere en
No.____ CONCESIÓN al CONCESIONARIO quien acepta recibir en tal condición
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO los bienes muebles e inmuebles destinados para la prestación
EDUCATIVO_______________________ del servicio de cafetería escolar a la comunidad educativa, con
estricta sujeción a las cláusulas estipuladas en el presente contrato.
Entre los suscritos, de una parte___________________, mayor de SEGUNDA DESTINACIÓN: el CONCESIONARIO se obliga a destinar
edad, con domicilio en ___________________, identificado(a) con la los bienes muebles e inmuebles objeto del presente contrato para: a)
cédula de ciudadanía No.__________, expedida en ______________, el expendio de comidas ligeras y bebidas calientes, gaseosas y jugos
obrando en nombre y representación del establecimiento educativo o batidos y misceláneos, y tendrá la exclusividad de dicho suministro
____________________, en su calidad de Directivo Docente ordenador dentro del área del inmueble; b) No expender productos que puedan
del gasto, cargo para el cual fue nombrado(a) mediante Resolución afectar la salud mental o física de la comunidad educativa. TERCERA
No.___________, de _________ quien en adelante se denominará REMUNERACION: EL CONCESIONARIO a título de remuneración
EL CONCEDENTE, y por la otra, __________________________, pagará mensualmente por el derecho al uso y goce de los bienes
también mayor de edad, con domicilio en ________, identificado(a) entregados en concesión la suma de $____________, pago que se
con la cédula de ciudadanía No.___________, expedida en________, realizará dentro de los cinco primeros días de cada mensualidad,
38

en la tesorería de la institución. PARAGRAFO: cuando por previo acuerdo entre las partes, cuando por razones del servicio
circunstancias propias de la dinámica educativa no se realiza jornada sea necesaria la atención a los usuarios. OCTAVA PRECIOS: Los
escolar, el pago mensual será proporcional a los días efectivos de precios que se cobren en el ejercicio de la prestación del servicio de
clase. CUARTA DURACIÓN: será de ___________meses, contados cafetería, serán autorizados por el Directivo Docente ordenador del
a partir del perfeccionamiento del presente contrato. El consejo gasto de la institución. NOVENA AMPLIACIONES Y MEJORAS: EL
directivo de la institución, con dos (2) meses de anticipación a la CONCESIONARIO deberá: a). Abstenerse de realizar mejoras, arreglos
fecha de terminación como mínimo, definirá si dadas las condiciones o modificaciones a los bienes entregados sin previa autorización
en que se viene administrando la cafetería escolar, se justifica la escrita del rector; b). el mantenimiento de los bienes muebles
renovación del contrato. En todo caso el CONCEDENTE dará aviso entregados en CONCESION será por cuenta del CONCESIONARIO; c).
al CONCESIONARIO de la decisión adoptada por el consejo, con el El CONCESIONARIO se compromete a devolver los bienes recibidos
fin de acordar el nuevo canon de concesión y condiciones para la en el mismo estado en que fueron entregados, salvo el desgaste
renovación. EL CONCESIONARIO deberá igualmente comunicar natural derivado de su uso y destinación ordinarios; d). Los bienes
con un mes de anticipación si no está interesado en continuar dados en CONCESIÓN se individualizarán mediante acta de entrega
con el contrato. El plazo máximo de celebración del contrato, o suscrita entre las partes. DÉCIMA: Para todo lo relacionado con
adjudicación de la tienda o cafetería escolar es de un año lectivo, el contrato, EL CONCESIONARIO se entenderá exclusivamente con
pudiendo ser prorrogado indefinidamente. QUINTA LINDEROS: El el Directivo Docente ordenador del gasto. DÉCIMA PRIMERA
inmueble, área o espacio donde funciona la cafetería escolar tiene CAUSALES DE TERMINACION ANTICIPADA: EL CONCEDENTE
los siguientes linderos: por el Oriente con________, por el Occidente podrá en cualquier momento revocar el contrato de manera
con____, por el Norte con ______ y por el Sur con_____. SEXTA unilateral, informando AL CONCESIONARIO la decisión por escrito,
OBLIGACIONES DEL CONCESIONARIO: EL CONCESIONARIO SE cuando se presenten situaciones o conductas demostrables en
COMPROMETE A: a). Pagar cumplidamente el canon de concesión; cualquiera de los siguientes eventos: a) Insolvencia financiera del
b). Mantener en perfecto estado de aseo los bienes muebles e CONCESIONARIO; b) ineficiencia en la prestación de servicios de
inmuebles objeto del presente contrato; c). Cancelar oportunamente cafetería escolar; c) Violación a las obligaciones determinadas en las
los cobros de servicios públicos y demás obligaciones derivadas del cláusulas: segunda y décima quinta del presente contrato; d). La
giro normal de sus actividades en el inmueble que se da en concesión mora del COCESIONARIO en el pago de las obligaciones a
y que se generen a su cargo; d). Vigilar porque las personas que su cargo; e). Cuando se causen perjuicios a la institución. DÉCIMA
allí laboren observen una ejemplar conducta en la prestación de sus
SEGUNDA CLÁUSULA PENAL: Si cualquiera de las partes
servicios; e) Prestar el servicio de cafetería de acuerdo con las normas
incumpliere una cualquiera de las obligaciones a su cargo, deberá
sanitarias establecidas para este tipo de actividades. f) Acatar las
pagar a la otra la suma de $_____________ pesos a título de pena
directrices impartidas por la rectoría para la prestación del servicio
de cafetería escolar y la correcta utilización de los bienes entregados derivada de dicho incumplimiento. DÉCIMA TERCERA CLÁUSULA
en concesión. SEPTIMA HORARIO DE ATENCIÓN: El horario de COMPROMISORIA. Toda controversia o diferencia relativa a este
prestación del servicio de la cafetería escolar es de: en la mañana contrato, su ejecución y liquidación, se resolverá por un Tribunal de
de___ a ____ y en la tarde de ___ a ___, pero podrá ser modificado Arbitramento designado para el efecto. DÉCIMA CUARTA GASTOS:
39

Todos los gastos que generen la legalización o publicación del f. Designación del supervisor.
presente contrato correrán a cargo del CONCESIONARIO. DÉCIMA
QUINTA PROHIBICIONES: Queda prohibido, y así se obliga EL g. Registro Presupuestal.
CONCESIONARIO, a ceder o subarrendar total o parcialmente los
bienes muebles e inmuebles objeto del presente contrato, así como h. Verificación en línea de los antecedentes judiciales.
tampoco dar destinación diferente a la pactada en la cláusula
i. Verificación en línea de los antecedentes disciplinarios
segunda del presente contrato. DÉCIMA SEXTA: El presente
(Procuraduría General de la Nación) a nombre del representante
contrato se perfecciona cuando se logre el acuerdo sobre el objeto y
legal y de la persona jurídica.
éste se eleve a escrito.
j. Verificación en línea de los antecedentes de responsabilidad fiscal
Para constancia se firma el presente contrato en _______ a los ______
(Contraloría General de la República).
días del mes de _____ del año_____.
k. Aceptación de la oferta.
__________________ __________________
EL CONCEDENTE EL CONCESIONARIO
Modelo certificación de idoneidad
Artículo 25. DOCUMENTOS DEL CONTRATO.
1. DOCUMENTOS QUE DEBE GENERAR EL ESTABLECIMIENTO FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO
EDUCATIVO: EDUCATIVO_______________________
a. Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP).

EL SUSCRITO, DIRECTIVO DOCENTEORDENADOR DEL GASTO:
b. Estudios Previos. una vez verificada la hoja de vida con sus respectivos soportes y la
propuesta económica del Señor(a) ____________, hace la siguiente
c. Invitación Pública o solicitud de propuesta (para contratos de
prestación de servicios).
CONSTANCIA:
d. Certificación de Idoneidad (para contratos de prestación de
servicio).
Que en su hoja de vida y los respectivos soportes se evidencia que
e. Designación Evaluador de las propuestas. está en capacidad de ejecutar el objeto del contrato que se pretende
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celebrar, cual es: ________, ya que ha demostrado la idoneidad y DOCUMENTOS TECNICOS:

experiencia directamente relacionada con dichas actividades.
Propuesta técnico– económica: _______________________________
Ciudad y Fecha
DOCUMENTOS JURIDICOS:
Nombre y Firma, - Fotocopia del RUT.
Directivo Docente ordenador del gasto - Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes
parafiscales relativos al Sistema de Seguridad Social Integral,
así como los propios de Sena, ICBF y Cajas de Compensación
familiar, cuando corresponda. (Certificación PILA).
Modelo invitación para formular propuesta - El formato único de hoja de vida diligenciado con los respectivos
soportes, en los que se pueda evidenciar la experiencia específica
en el objeto que se pretende contratar.
FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO - Declaración de bienes y rentas.
EDUCATIVO_______________________
OTRAS CONDICIONES:
Ciudad y Fecha
El plazo para la ejecución del contrato será desde la legalización,
Señor(a) hasta el _________________.
La forma de pago es:
ASUNTO: Invitación para formular propuesta. El plazo máximo para la entrega de la propuesta con toda su
documentación será el día __________ hasta las _____ horas, en el
La presente es con el fin de extenderle invitación para formular establecimiento educativo__________, ubicado en ______________.
propuesta técnico económica para celebrar el contrato de prestación
de servicios, el cual tendrá por OBJETO: ___________. El presupuesto asignado es la suma de $____________.
ACTIVIDADES A REALIZAR: ______________________________ Atento saludo,
LUGAR DE EJECUCIÓN: ___________________________________ Nombre y Firma,

Para el efecto, usted deberá presentar, la siguiente documentación:
41

2. DOCUMENTOS QUE DEBE APORTAR EL CONTRATISTA: REFERENCIA: -INVITACION PUBLICA No. ___ DE FECHA ____.
a. En caso de persona jurídica aportar el certificado de existencia y ASUNTO: PROPUESTA ECONÓMICA.

Representación legal.
El suscrito, obrando en nombre propio y/o en representación de
b. En caso de personas naturales certificado de inscripción en cámara _________, de conformidad con lo establecido en la invitación
de comercio cuando el contratista sea comerciante, que sea objeto del presente proceso, ofrezco proveer los bienes o servicios
expedido mínimo con 30 días de antelación a la elaboración de la correspondientes, bajo las características técnicas establecidas, en
minuta y que tenga un objeto social relacionado directamente con los términos y conforme con las condiciones y cantidades previstos
el objeto a contratar. en la invitación pública y documentos técnicos, por un valor
total fijo como precio irrevocable de _________________ PESOS
c. Propuesta. COLOMBIANOS ($.....), según el siguiente cuadro:
d. Fotocopia del RUT.

VALOR
VALOR
TOTAL
e. Acreditar que se encuentra al día en el pago de aportes parafiscales ÍTEM OBJETO CANT VR UNIT IVA UNITARIO CON
POR
relativos al Sistema de Seguridad Social Integral, así como los IVA
ÍTEM
propios del Sena, ICBF y Cajas de Compensación familiar, cuando VALOR TOTAL DE LA OFERTA
corresponda.
NOTA: Los precios incluyen el IVA y demás costos que se generen
f. Fotocopia de la cédula de ciudadanía del contratista.
con ocasión de proveer o entregar los bienes o servicios en el lugar
señalado.
g. Garantía única de cumplimiento cuando corresponda.
Formato sugerido para la propuesta del oferente

______________________________
NOMBRE DEL PROPONENTE
Ciudad y fecha CEDULA DE CIUDADANÍA
DIRECCIÓN COMERCIAL:
Señores TELÉFONOS: FIJO: CELULAR:
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO: _________ FAX:
CORREO ELECTRÓNICO:
42

2.1. EN LOS CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u
además de los requisitos descritos anteriormente, es necesario que onerosamente, previa verificación del procedimiento establecido
aporte los siguientes: por dicho órgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el
decreto 1860 de 1994.
a. Formato Único de Hoja de Vida y declaración de bienes y rentas 3. Los contratos en los que se destinen recursos para gastos de viaje
con los respectivos soportes (página web de la función pública). de los educandos tales como transporte, hospedaje y manutención.
Los costos que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los
b. La propuesta, es decir la forma y/o actividades que se ejecutarán gastos del docente acompañante, siempre y cuando la comisión
en desarrollo del contrato. otorgada por la entidad territorial no haya generado el pago de
viáticos.
c. Fotocopia de la matricula y/o tarjeta profesional, cuando aplique. 4. Los que contemplen realización de actividades pedagógicas,
científicas, deportivas y culturales para los educandos, así como
Artículo 26. DOCUMENTOS NO EXIGIBLES. No se deberán su cuantía.
solicitar al proponente o futuro contratista los siguientes documentos: 5. Inscripción y participación de los educandos en competencias
deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local,
1. Inscripción en el Registro Único de Proponente (RUP). regional, nacional o internacional.
6. Los de contratación de servicios técnicos y profesionales
2. Inscripción en el SICE, ya que este Sistema fue suprimido por el prestados para una gestión específica y temporal en desarrollo de
artículo 222 del decreto 0019 de 2012. actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas
por personal de planta. Estos contratos se ejecutarán conforme lo
3. Garantía de seriedad de las ofertas. estipule el Estatuto de la Contratación Estatal para la modalidad de
contratación directa. En ningún caso podrán celebrarse contratos
de trabajo, ni estipularse obligaciones propias de las relaciones
Capítulo VI laborales tales como subordinación, cumplimiento de jornada
laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de
OTRAS DISPOSICIONES Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de acreencias
laborales de ningún orden.
Artículo 27. COMPETENCIA DEL CONSEJO DIRECTIVO. Serán Artículo 28. COMPETENCIA DEL DIRECTIVO DOCENTE
autorizados por el Consejo Directivo los siguientes contratos: ORDENADOR DEL GASTO. El Directivo Docente ordenador del gasto
podrá celebrar toda clase de contratos cuya cuantía sea menor a diez
1. Aquellos iguales o superiores a diez (10) SMLMV. (10) SMLMV, sin perjuicio de aquellos que requieran aprobación del
2. Los contratos cuyo objeto sea la concesión o arrendamiento de consejo directivo.
los bienes muebles o inmuebles que han sido o están dispuestos
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Artículo 29. DELEGACION PARA CONTRATAR. El Directivo 12. Liquidación del contrato.
Docente en su calidad de ordenador del gasto no podrá delegar total o
parcialmente la competencia para celebrar contratos. Artículo 31. PROCEDIMIENTO PARA LA CONTRATACIÓN DE
GASTOS DE VALOR MINÍMO. El establecimiento educativo podrá
Artículo 30. CONTRATACIÓN DIRECTA. Conforme al numeral 4 del contar con un valor mensual de siete (7) salarios mínimos diarios
artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, los contratos que celebre el Directivo legales vigentes para atender gastos de emergencia comprobada y
Docente ordenador del gasto, amparado en una de las causales de pagos excepcionales. Se entiende por emergencia comprobada, las
contratación directa (ibídem), se ejecutarán de acuerdo al siguiente reparaciones locativas que requieran atención inmediata. Por pagos
procedimiento: excepcionales, los destinados a sufragar gastos de acarreos, correos,
etc. En todo caso, estos gastos (emergencia comprobada y pagos
1. Verificar si la necesidad está prevista en el presupuesto y plan de excepcionales), deberán ser de valor mínimo. El procedimiento para la
compras. ejecución de estos recursos es el siguiente:
2. Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 1. El Directivo Docente ordenador del gasto dentro de los primeros
tres (3) días hábiles al inicio de cada mes, expedirá un certificado
3. Elaboración de Estudios Previos. de disponibilidad presupuestal por la cuantía de siete (7) salarios
mínimos diarios legales vigentes.
4. Obtener la autorización del consejo directivo.
2. Una vez surja la necesidad, se hará un acuerdo verbal para la
5. Designación del supervisor. prestación del servicio, previa consulta en línea de antecedentes
fiscales, (www.contraloria.gov.co) antecedentes disciplinarios
6. Solicitud de propuesta y demás requisitos de Ley. (www.procuraduria.gov.co) y antecedentes penales (www.policia.
gov.co) una vez se verifique que el proveedor del bien o servicio
7. Evaluación de constancia de idoneidad y experiencia. no se encuentra reportado en los portales antes mencionados, se
procederá a la expedición del Registro Presupuestal.
8. Firma de la minuta contractual por el proponente y el Directivo
Docente ordenador del gasto. 3. Para el pago, la persona que preste el servicio deberá entregar
al establecimiento educativo, la factura o documento equivalente,
9. Expedición del Registro Presupuestal. fotocopia de la cédula de ciudadanía y RUT (del prestador del
servicio), cuando lo posea.
10. Ejecución del contrato.
4. Giro del cheque por el valor correspondiente y a nombre de la
11. Pago. Exigir factura que cumpla con los requerimientos de ley, y persona prestadora del servicio.
pago de Seguridad Social y Parafiscales, cuando corresponda.
44

5. Dentro de los tres (3) últimos días hábiles del mes, el Directivo
Docente ordenador del gasto procederá a cancelar el Certificado
de Disponibilidad Presupuestal (CDP), así no se hayan ejecutado
los recursos, es decir, los recursos no son acumulables.
De ninguna forma podrá utilizarse el procedimiento anterior para la

adquisición de materiales y servicios que deban proveerse por medio
de contrato, como útiles de oficina o papelería, elementos de aseo,
lavandería y cafetería, fotocopias, entre otros.
La expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP),

por la cuantía antes señalada, sólo podrá realizarse una única vez en
el mes, de acuerdo con el numeral 1 de este artículo.
PARÁGRAFO 1: En la ejecución de recursos que se realicen con

fundamento en este artículo, se deberá dar estricto cumplimiento a lo
estipulado en el Capítulo I DE LOS PRINCIPIOS, INHABILIDADES
E INCOMPATIBILIDADES del presente Reglamento.
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2. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERÍA

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE TESORERÍA B. La resolución de creación y aprobación del establecimiento

educativo, expedida por la Secretaria de Educación Departamental.
DEFINICIÓN C. La resolución de nombramiento del Directivo Docente ordenador

del gasto del establecimiento educativo.
DEFINICIÓN DE TESORERÍA. Las operaciones de tesorería son aquellas D. Los recursos físicos, humanos y financieros para administrar de
que se originan en la administración de fondos y garantizan la liquidez manera adecuada el Fondo de Servicios Educativos.
y correcta destinación de recursos financieros.
1.2. Una vez cumplidas las anteriores condiciones, el
FINALIDAD. Determinar los procedimientos y funciones que Directivo Docente ordenador del gasto procede a:
deberán cumplirse en los procesos de: creación del Fondo de Servicios
Educativos, recaudos, pagos y seguimiento y control permanente del PASOS:
flujo de caja.
1. Abrir las cuentas bancarias necesarias para el manejo de los
MANEJO DEL EFECTIVO. Todos los recursos percibidos por el recursos, a nombre del establecimiento educativo, en una
establecimiento educativo se administrarán desde las cuentas entidad bancaria que esté sujeta a la inspección y vigilancia de
bancarias registradas. la Superintendencia Financiera; de conformidad con el Artículo
15 del Decreto 4791 de 2008.
CAPÍTULO I 2. Registrar la cuenta bancaria ante la tesorería de la entidad

territorial certificada a la que pertenece el establecimiento
educativo, (Secretaría de Educación Departamental SED).
1. CREACIÓN DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS Para su efecto, se enviará con oficio motivado, constancia de
existencia de los productos bancarios.
1.1. Procedimiento para la creación del Fondo de
Servicios Educativos. Para su creación, el establecimiento
debe contar con: 1.3. Documentos que debe aportar el Directivo Docente
ordenador del gasto al momento de gestionar la apertura
A. La autorización de la Secretaria de Educación Departamental y de la cuenta ante la entidad financiera:
el acuerdo de aprobación por parte del consejo directivo. Como
prerrequisito, la Secretaría de Educación verificará la existencia - Resolución de nombramiento del Directivo Docente ordenador
de consejo directivo, consejo de padres de familia y proyecto del gasto y del funcionario que registre la segunda firma para los
educativo institucional. retiros.
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- El acto administrativo de creación y aprobación del establecimiento del concepto que lo genere, debe estar soportado en el recibo de caja,
educativo. que para el efecto, expida la institución.
- Solicitud de apertura de cuenta, indicando el nombre y documento 2.1.1. Requisitos de los recibos de caja. El establecimiento
de las personas autorizadas para el manejo de la misma. educativo no está obligado a solicitar autorización de numeración para
facturación ante la DIAN, en consecuencia, tampoco a cumplir con lo
- Fotocopia de la cédula de ciudadanía ampliada al 150% del estipulado en el artículo 617 del Estatuto Tributario; sin embargo, en
Directivo Docente ordenador del gasto y del Auxiliar Administrativo observancia del artículo 774 del Código de Comercio y para un mayor
o persona que registra la segunda firma. control, en los recibos de caja que expida la institución, deben cumplir
los siguientes requisitos:
- Fotocopia del NIT del establecimiento educativo.
• Estar denominado como recibo de caja.
- Solicitud de las excepciones del caso, ejemplo: Gravamen a los
Movimientos Financieros GMF, que por tratarse de recursos • Nombre del establecimiento educativo y NIT.
públicos, la entidad financiera debe exonerar de este gravamen.
• Número de la resolución de creación y aprobación del
Deben existir al menos dos cuentas, una para recursos propios y otra establecimiento educativo.
para transferencias, conforme lo estipula el Decreto 1101 de 03 de
Abril de 2007, reglamentario del artículo 91 de la Ley 715 de 2001, así • Código DANE.
como el decreto 4807 de 2011.
• Nombre completo y No. de identificación de la persona que realiza
Cuando con ocasión de nuevos recursos y/o necesidad se precise el pago.
de la apertura de nuevos productos bancarios, el Directivo Docente • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración
ordenador del gasto procederá a su apertura, según procedimiento consecutiva de recibo de caja.
establecido. De tal hecho se enviará notificación a la entidad territorial
certificada, dentro del mes calendario siguiente al hecho. • Fecha de su expedición.
• Concepto que origina el ingreso (venta de bienes o servicios,

CAPÍTULO II aportes o donaciones).
2. RECAUDOS • Valor total de la operación.
2.1. Soporte de los recaudos. Todo recaudo o ingreso de • Forma de pago (efectivo o cheque).
recursos a caja, sea en efectivo o en cheque, e independientemente
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• Firma del funcionario que ejerza la función de tesorería. - Si es en cheque, número de cheque, nombre del banco, y monto
del cheque o cheques a consignar.
• El nombre o razón social y el NIT del impresor del recibo de caja.
- Información del depositante.
Nota: Los recibos de caja que se emitan por medio de cualquier
programa contable o software, deben igualmente contener los - La copia de la consignación debe estar firmada y sellada por el
requisitos señalados anteriormente, con excepción del último punto. funcionario del banco, o con el timbre de la máquina registradora.
2.2. Procedimiento para los recaudos en cheques. - En la copia anotar el o los números de los recibos de caja a que
corresponde el valor o el monto de la consignación.
- Verificar que este girado a nombre del establecimiento educativo,
que se encuentre cruzado, que esté girado a la fecha, que el valor 2.4. Procedimiento para el manejo del libro auxiliar de caja.
tanto en números y letras corresponda y que no presente tachones En el libro auxiliar de caja se debe registrar todo ingreso con el número
y/o enmendaduras. del recibo expedido, nombre de quien efectúo el pago, concepto y
valor. Cuando se presente anulación de recibos de caja, éstos se deben
- Al momento de elaborar el formato de consignación, anotar anular, tanto el original como las copias, registrando la anulación en
al respaldo del cheque los siguientes datos del establecimiento el libro auxiliar de caja y conservando el archivo en consecutivo de los
educativo: nombre, No. de cuenta al que va a ser consignado el originales con sus respectivas copias.
cheque que debe ser el del FSE, NIT, teléfono y dirección.
El libro de auxiliar de caja y sus soportes deben evidenciar los siguientes
aspectos:
2.3. Procedimiento para las consignaciones. Cuando se
realicen consignaciones, verificar que en el formato de consignación • Fecha de los movimientos.
se diligencie y/o incluya la siguiente información:
• Registro en forma individual y consecutiva de los recibos de caja
- Fecha. expedidos, incluyendo los anulados.
- Tipo de cuenta. • Registro individual de las consignaciones a los bancos.
- Número de cuenta. • Cuando se cruce el saldo débito contra el crédito efectuado, el

saldo del libro será igual a cero (0).
- El monto a consignar.
• Los libros se deben llevar con letra clara y legible sin tachones ni
enmendaduras.
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2.5. De las funciones: b. Cuadre de los ingresos (confrontación de la documentación

soporte contra el efectivo y/o cheques recibido).
2.5.1. Las funciones más importantes que se realizan dentro del
proceso de recaudos o ingresos a caja, son las siguientes: PASOS:
a. Recepción y procesamiento del pago, aporte o donación. 1. El Auxiliar administrativo con funciones de tesorería, suma los
valores de todos los recibos de caja que se expidieron durante el
b. Cuadre de los ingresos (confrontación de la documentación soporte día, es decir, obtiene el total facturado.
contra el efectivo recibido).
2. Realiza arqueo de caja obteniendo el total recaudado en el día,
c. Elaboración y envío de los depósitos diarios a bancos. es decir, total efectivo más el total de cheques recibido.
d. Archivo de documentos de caja. 3. Confronta el valor total de lo facturado contra el valor total
recaudado.
2.5.2. Definición de las funciones:
a. Recepción y procesamiento del pago, aporte o donación. c. Elaboración y Envío de los depósitos diarios a bancos.
PASOS: PASOS:
1. El deudor, aportante o donante se presenta a tesorería para 1. El Auxiliar administrativo con funciones de tesorería, diligencia
realizar el pago. los correspondientes formatos de consignación, elaborando por
separado, formato para el total de efectivo y formato para los
2. Efectúa el correspondiente pago, en efectivo o en cheque. cheques.
3. El Auxiliar administrativo con funciones de tesorería, recibe el 2. Realiza consignaciones en el banco correspondiente.
pago y expide el recibo de caja, el formato original lo entrega al
pagador y la copia queda para la institución. 3. Ejecuta el respectivo descargo en el libro auxiliar de caja por el
valor total consignado
4. Ejecuta el registro del pago en el libro auxiliar de caja o sistema
automatizado.
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d. Archivo de documentos de caja. Los pagos o desembolsos se realizarán conforme al cronograma de

pagos que establezca el establecimiento educativo.
PASOS:
3.1.1. Soporte de los pagos. Para todos sus efectos, la factura
1. El Auxiliar administrativo con funciones de tesorería, archiva en o documento equivalente y el comprobante de egreso son los
carpeta, ordenada y cronológicamente las copias de los formatos documentos que soportan los pagos o cancelación de las obligaciones
de consignación, selladas o timbradas por el cajero del banco. pecuniarias que la institución adquiere con un proveedor o contratista.
El comprobante de egreso deberá contener:
2. Las copias de los recibos de caja, deben quedar fijas en la colilla
del talonario y cuando este se termine, debe ser igualmente • Estar denominado expresamente como “Comprobante de Egreso”.
archivado.
• Nombre del establecimiento educativo y NIT.
CAPÍTULO III • Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración

consecutiva.
3. PAGOS
• Fecha de su expedición.
Todo pago se efectuará con sujeción a la disponibilidad de fondos. No • Concepto que origina el pago (compra de bienes o servicios).
podrá adquirirse compromiso sin la verificación de saldo líquido para
su posterior atención. • Beneficiario del pago: nombre completo y No. de identificación,
si es persona natural. Nombre o razón social y NIT, si es persona
“El rector o director rural no puede asumir compromisos, obligaciones jurídica.
o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con la disponibilidad
de recursos en tesorería, ni puede contraer obligaciones imputables • Nombre del banco, número de cuenta y número del cheque girado.
al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre
apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible” Párrafo • Partidas contables.
segundo del artículo 10 del Decreto 4791 de 2008.
• Valor total de la operación.
3.1. Procedimiento para los pagos. En el establecimiento
educativo, no se generan pagos en efectivo, excepto cuando se • Valor neto a pagar.
maneje fondo de caja menor. La modalidad de pago será de contado,
por la incapacidad jurídica frente a las condiciones que permite el • Firma del funcionario que elabora, del Directivo Docente y del
endeudamiento público; el instrumento de pago será el cheque. beneficiario.
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3.1.2. Procedimiento para la autorización de pagos. El pago 3.5. De las funciones:

debe ser autorizado por el Directivo Docente ordenador del gasto, quien
firmará el cheque a girar y el comprobante de egreso; título valor y 3.5.1. Las funciones más importantes que se realizan dentro del
documento contable que además deberá ser firmado por la persona proceso de pagos, son las siguientes:
que cumpla las funciones de tesorería o pagaduría. Se entiende que
las firmas del Directivo Docente ordenador del gasto en el cheque y el a. Recepción de la factura de venta o documento equivalente.
comprobante de egreso, constituyen para todos sus efectos la orden de
pago. b. Liquidación del valor a pagar.
3.2. Procedimiento requisitos de los beneficiarios de pagos. c. Elaboración del cheque, girándose a nombre de la persona natural
Para todo pago el beneficiario, con sujeción al régimen tributario al que o jurídica beneficiaria, nunca a nombre del Directivo Docente
pertenezca, común o simplificado, deberá presentar factura de venta ordenador del gasto o del auxiliar administrativo, tenga este a
o documento equivalente, con el pleno de los requisitos estipulados cargo o no, funciones de tesorería y, elaboración del comprobante
para ello en el artículo 774 del Código de Comercio, y artículo 617 de egreso.
del Estatuto Tributario (Factura) y, Artículo 3 del Decreto 522 de 2003
(Documento equivalente). d. Pago y archivo de soportes de pago.
3.3. Retenciones. Al momento de efectuar un pago por compra 3.5.2. Definición de las funciones:
de bienes o servicios, se efectúa la respectiva retención en la fuente,
aplicándose para ello los montos base y tasas fijadas en la tabla a. Recepción de la factura de venta o documento equivalente.
de retención vigente. No podrá ser fragmentado o dividido el valor
a pagar, en varios de menor cuantía, con el objeto de no practicar PASOS:
retención en la fuente; ello podría generar graves sanciones y multas
por parte de la DIAN al Directivo Docente en su calidad de ordenador 1. El cobrador se presenta a tesorería para efectuar el cobro por
del gasto. Las retenciones se practicarán a título de Renta, IVA e ICA, concepto de venta, suministro o prestación de servicios a la
según aplique. institución.
3.4. Procedimiento para los cheques anulados. Se anotará el 2. El Auxiliar administrativo con funciones de tesorería, exige al
número respectivo en el libro de bancos, en donde podrá verificarse el cobrador factura de venta con requisitos de ley, en su defecto,
consecutivo de los cheques girados y los anulados. Al cheque anulado, documento equivalente.
se le coloca en letra grande y cubriendo toda la cara frontal la escritura
“ANULADO” y deberá archivarse y custodiarse. El proceso de archivo 3. Constata con el Directivo Docente ordenador del gasto, si los
y custodia aplica también para los talonarios de chequeras agotadas. bienes o servicios adquiridos cumplen o cumplieron con las
exigencias.
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b. Liquidación del valor a pagar. CAPÍTULO IV
PASOS: 4. SEGURIDADES
1. El Auxiliar administrativo con funciones de tesorería, liquida el

pago, efectuando las retenciones cuando aplique, según tabla 4.1 Seguridades en el manejo de efectivo. El efectivo de la
vigente. institución está constituido por los saldos en caja menor y caja general,
y los saldos disponibles en cuentas de ahorros y/o corrientes.
c. Elaboración del cheque, girándose a nombre de la persona
natural y, elaboración del comprobante de egreso.  El efectivo en caja se debe mantener en un lugar seguro, siempre
bajo llave; en custodia y responsabilidad de la persona que ejerza
PASOS: las funciones de tesorería
1. El Auxiliar administrativo con funciones de tesorería, elabora  Consignar diariamente los dineros recaudados.
cheque por el valor neto a pagar.
 Establecer horarios diferentes para efectuar las consignaciones.
2. Elabora comprobante de egreso.
3. Remite cheque y comprobante de egreso al Directivo Docente  El Directivo Docente ordenador del gasto debe realizar arqueos
ordenador del gasto para su revisado y firma, en ambos periódicos, siempre en compañía de la persona encargada del
documentos. manejo del efectivo, esto es: confrontar el total de lo facturado
durante el día con el dinero físico recaudado; cotejar los egresos de
4. Obtiene firma del cobrador en el comprobante de egreso. caja contra el respectivo ingreso en bancos, verificando soportes;
de igual manera, solicitar los saldos de las cuentas a la entidad
5. Firma comprobante de egreso y cheque. financiera correspondiente y compararlos con los registrados en
los libros de bancos de la institución.
d. Pago y archivo de soportes de pago.
4.2 Seguridades en el manejo de cheques y chequeras.
PASOS:
 Al momento de recibir la chequera de la entidad financiera,
1. Entrega cheque al cobrador.
verificar la secuencia numérica de los cheques.
2. Realiza asientos contables correspondientes.
 Por ninguna circunstancia mantener cheques firmados sin valor o
3. Archiva documentación soporte de pago. en blanco.
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 La chequera debe permanecer siempre en custodia y 5.2 Programación: En la programación anual del PAC se debe
responsabilidad del Directivo Docente ordenador del gasto. determinar mes a mes los recaudos y los gastos que se puedan ordenar,
y clasificarlos conforme la distribución del presupuesto.
 Revisar cada cierto tiempo que la cantidad de cheques se
encuentren en el orden correcto de acuerdo a su numeración. 5.3 Elaboración del Flujo de Caja: La base para elaborar el
flujo de caja, es el presupuesto de ingresos y egresos y el plan de
 Mantener oportunamente actualizadas las firmas de las personas compras, aprobados mediante acuerdo por el consejo directivo. Según
que están autorizadas para firmar los cheques. las nuevas necesidades de la vigencia y no contempladas previamente
se harán los respectivos ajustes mensuales. Estas modificaciones serán
 En el diligenciamiento de cheques, tratar de utilizar siempre el reflejadas en el presupuesto y el plan de compras, y deberán ser
mismo molde de letra y el mismo bolígrafo o lapicero, siempre de aprobadas por el consejo directivo.
tinta negra.
 Utilizar las colillas de la chequera personal o las copias de las CAPÍTULO VI

chequeras forma continua, para llevar el control de beneficiarios,
saldos y conceptos. 6. OTROS ASPECTOS GENERALES
 Cuando se extravíe uno o varios cheques, solicitar inmediatamente

a la entidad financiera el bloqueo u orden de no pago de tales 6.1. Fondo de Caja Menor. El establecimiento educativo podrá
cheques. contar con un fondo de caja menor de conformidad con la resolución
vigente que para el efecto, expida el Ministerio de Hacienda y Crédito
Público; de acuerdo a la citada norma el Directivo Docente ordenador
CAPÍTULO V del gasto podrá constituir el fondo mediante resolución.
6.2. Póliza de Manejo. Para la debida garantía de protección

5. SEGUIMIENTO Y CONTROL PERMANENTE DEL de los recursos, se contará con una póliza de manejo constituida de
FLUJO DE CAJA conformidad con las normas del sector público y con cargo a los recursos
del Fondo de Servicios Educativos, aún si el tesorero es contratista, en
5.1 Definición: El flujo de caja o también Programa Anual razón de que la póliza de manejo no es un costo de legalización del
Mensualizado de Caja – PAC es el instrumento mediante el cual se contrato sino derivado del cumplimiento de funciones del mismo.
define el monto máximo mensual de fondos disponibles para efectuar el
pago de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones 6.3. Costos Financieros. La comisión bancaria por recaudos y
presupuestales incorporadas en el presupuesto. El ordenador del gasto consultas, así como el costo de chequeras y demás, será convenida con
del establecimiento educativo define la meta global de pagos. la respectiva entidad bancaria.
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6.4. Funciones de los asistentes para la gestión financiera. que resulten afectados los recursos del establecimiento educativo,
Se deberá contar con un contador público, habilitado para la firma de conformidad con la Ley.
de estados financieros y cumplirá funciones de contabilidad y
asesoría contable. Cuando el establecimiento educativo lo amerite 6.4.2. Funciones y Responsabilidades del Auxiliar
podrá asociarse con otros establecimientos educativos para este administrativo con funciones de tesorería:
cumplimiento.
1. Participar en la elaboración del presupuesto de ingresos y gastos
6.4.1. Funciones y Responsabilidades del Contador Público: conforme lo estipula el reglamento interno y el Decreto 111 de
1996 y demás reglamentos concordantes.
1. Coadyuvar en la elaboración del presupuesto, plan de compras y
el PAC o flujo de efectivo. 2. Efectuar los recaudos de efectivo que por diferentes conceptos
ingresen a la institución.
2. Llevar la contabilidad de la institución.
3. Asistir al Directivo Docente ordenador del gasto en todos los
3. Elaborar los informes financieros, económicos, sociales y procesos contractuales que éste adelante.
ambientales de la institución, y demás que esta deba presentar a
la entidad territorial. 4. Orientar y elaborar pagos a contratistas o proveedores de bienes y
servicios.
4. Asistir al Directivo Docente ordenador del gasto en la preparación
de los informes de estados financieros que este deba presentar 5. Participar en la presentación de proyectos de adquisición de
ante el consejo directivo y/o la comunidad educativa. recursos, inversión y asignación de los mismos.
5. Elaborar los informes financieros que requieran los órganos de 6. Elaborar las conciliaciones bancarias.
control y los demás que soliciten las entidades del Estado.
7. Manejo de libros contables, en las condiciones que le sean
6. Elaborar las respectivas declaraciones tributarias de la institución. asignadas.
7. Atender solicitudes de información financiera y presupuestal. 8. Facilitar y proveer oportunamente la información para la
elaboración de reportes y estados financieros.
8. Asesorar trámites ante la DIAN, cámara de comercio y otros
organismos. 9. Participar en la elaboración de los informes presupuestales,
financieros y contractuales que requieran los organismos de
9. Responder solidariamente por los hallazgos u otras control, y los demás, que soliciten las entidades del estado.
responsabilidades fiscales, penales, disciplinarias y económicas en
57

10. Responder por la custodia de los dineros y demás valores que CAPÍTULO VII
ingresen a la institución por todo concepto y que estén bajo su
responsabilidad. 7. CONCILIACIÓN BANCARIA
11. Las demás que considere necesarias el Directivo Docente ordenador

del gasto. La conciliación bancaria no es un registro contable, es una herramienta
de control interno aplicada al efectivo depositado en instituciones
6.4.3. Funciones y Responsabilidades del Directivo Docente financieras.
ordenador del gasto. Sin perjuicio de las responsabilidades
contenidas en el artículo 6 del Decreto 4791 de 2008, se establecen 7.1. Método. La conciliación bancaria mensual, se efectuará por
las siguientes: el método de Saldos Encontrados, que se basa en la elaboración
de la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de el
Banco o el de la Institución), y mediante el cotejo de valores entre
1. Ordenar la ejecución contractual de los gastos e inversiones
los documentos (Extracto Vs. Libro de Bancos) establecer y reflejar
presupuestados para la vigencia, previa observancia de la
las diferencias presentadas en: depósitos, pagos, notas débito, notas
disponibilidad de recursos.
crédito y posibles errores que puedan presentarse ya sea por parte de
2. Ejecutar los recursos del Fondo de Servicios Educativos con la entidad financiera o por la institución; compensar las discrepancias
sujeción a la Ley 715 de 2001, decreto 4791 de 2008 y las demás entre ambos y al final encontrar o llegar al saldo contrario. No obstante,
normas que los modifiquen o complementen. En todo caso, con como el saldo del extracto bancario resulta ser más confiable que el
observancia de las normas de austeridad del gasto. de libros, siempre se deberá empezar con el saldo registrado en el
3. Solicitar los informes financieros, necesarios, a los auxiliares extracto.
administrativos con funciones de tesorería, con el objeto de ejercer
el respectivo control. 7.2 Objetivo. Cotejar las cifras presentadas por la entidad financiera
con las cifras registradas en los libros de bancos del establecimiento
4. Practicar arqueos periódicos y sorpresivos sobre los recursos, educativo para tener la seguridad y confiabilidad de que la información
títulos valores y bienes de la institución, siempre en presencia de que se presenta en los diversos reportes es real, así como llevar un
la persona encargada de su manejo. adecuado control del saldo de los recursos disponibles en el banco.
5. Responder por la administración de los recursos del Fondo de
Servicios Educativos. 7.3 Políticas.
6. Atender oportunamente los pagos de las obligaciones contraídas
con proveedores o contratistas. 1. La elaboración de las conciliaciones bancarias debe ser mensual,
y se elaborará una conciliación por cada cuenta que la institución
7. Responder por el buen manejo, archivo y custodia de la información tenga en el banco.
presupuestal, financiera y contractual de la institución.
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2. La información que se muestre en el formato de conciliación - NOTAS CRÉDITO NO CONTABILIZADAS: comprende el valor de
bancaria deberá ser clara y precisa, de manera que pueda ser los abonos que la entidad financiera efectúa a la cuenta, ya sea
interpretada sin ningún problema por las personas que así lo por el reconocimiento de intereses, ajustes, reintegros, cheques
requieran. devueltos, etc. los cuales no han sido cargados en libros.
3. Si después de cotejar los valores, se establece que hay errores en + CHEQUES COBRADOS NO CONTABILIZADOS: el valor de los cheques
la información suministrada por el banco, inmediatamente se hará pagados por la entidad financiera, es decir, que aparecen cargados
la respectiva reclamación por escrito y se dejará copia de ésta para en el extracto y que no han sido contabilizados o descontados en
fines de seguimiento y archivo. libros.
4. A cada conciliación bancaria se adjuntará el extracto y en caso de + CONSIGNACIONES PENDIENTES: es el valor de las consignaciones
existir reclamaciones o solicitud de aclaración de valores, copia del o depósitos cargados en libros pero que por alguna razón no
oficio que fue dirigido al banco. Estos documentos se archivarán aparecen reflejadas en el extracto bancario.
cronológicamente, en función de su guarda y custodia.
+ NOTAS DÉBITO NO CONTABILIZADAS: comprende los valores
7.4 Procedimiento. cargados por parte del banco a la cuenta, por diferentes conceptos
como: cobro de comisiones, retenciones, GMF, costo de chequeras,
1. El Auxiliar administrativo con funciones de tesorería, dentro de los etc. los cuales no han sido abonados o descontados en libros.
5 (cinco) primeros días hábiles de cada mes recibe el extracto del
banco. +/- AJUSTES POR ERRORES PRESENTADOS: son los errores que puedan
presentarse tanto por parte del banco como de la institución.
2. Elabora “Conciliación Bancaria” cotejando e identificando En caso de que existan diferencias y éstas se deban a errores
diferencias y vaciando en el formato correspondiente la siguiente de registro por parte de la institución, se efectúan los ajustes
información: correspondientes.
= SALDO DEL BANCO: es el saldo que aparece en el extracto del = SALDO EN LIBROS: corresponde al saldo registrado en el libro
banco. auxiliar de la respectiva cuenta, es decir con el que finaliza el
mes. A éste valor se debe llegar ya que es el fin del método de
- CHEQUES PENDIENTES DE COBRO: corresponde al valor de los
conciliación utilizado, el de Saldos Encontrados.
cheques girados por la institución, ya descontados en libros y que
a la fecha de corte del extracto no han sido cobrados.
3. Si existen diferencias y éstas se deben a errores u omisiones de
registro por parte del banco, el auxiliar administrativo con funciones
- CONSIGNACIONES NO CONTABILIZADAS: corresponde al valor de
de tesorería, elabora un oficio en original y copia, dirigido a la
las consignaciones que aparecen abonadas en el extracto y que no
entidad bancaria en donde especifica diferencias y solicita su
han sido cargadas en libros.
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aclaración, le anexa copia del extracto y si hay lugar a ello, los - El banco hace un abono a la cuenta cuando el valor representa un
documentos que respalden los movimientos no correspondidos. El ingreso para el establecimiento educativo.
oficio de reclamación o solicitud de aclaración de valores deberá
ser firmado por el Directivo Docente ordenador del gasto, con - El banco hace un cargo a la cuenta cuando el valor representa un
idéntica firma registrada en el banco. egreso para el establecimiento educativo.
4. Acude a la entidad financiera correspondiente y entrega al asesor Por el contrario,

comercial o funcionario encargado, el oficio y documentación
anexa, y obtiene de éste el acuse de recibido en la copia del oficio. - El establecimiento educativo hace un abono a la cuenta cuando
la afecta en libros por la columna del HABER, es decir, el valor
5. Archiva conciliación bancaria debidamente firmada junto con representa un egreso para la institución.
el original del extracto bancario y copia del oficio entregado al
banco, para fines de guarda y custodia. - El establecimiento educativo hace un cargo a la cuenta cuando
la afecta en libros por la columna del DEBE, es decir, el valor
CUANDO SE RECIBE EL SIGUIENTE EXTRACTO BANCARIO representa un ingreso para la institución.
6. Verifica que los movimientos de ajustes estén incluidos en el Modelo conciliación bancaria
extracto bancario.
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ___________
7. Al efectuar la conciliación bancaria registra en ella los ajustes CONCILIACIÓN BANCARIA
correspondientes a fin de reflejar los saldos encontrados. Mes de ___ del año ____
BANCO (DAVIVIENDA S.A O BANAGRARIO)
Cuenta Corriente No. ________________
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
DETALLE PARCIAL TOTAL
SALDO EXTRACTO BANCARIO 500,00
IMPORTANTE
Menos CHEQUES PENDIENTES DE COBRO (Cheques
1. Nótese, que de no existir diferencias ocasionadas por errores del girados que ya han sido descontados en libros, pero no
cobrados en la entidad bancaria) 0,00
banco, sólo es necesario realizar los pasos: 1, 2 y 5.
Cheque No.__. Girado a: ________________. En la
fecha: dd/mm/año 0,00
2. De los abonos y los cargos:
Cheque No. ______. Girado a _____________. En la
fecha: dd/mm/año 0,00
60

Menos CONSIGNACIONES NO CONTABILIZADAS

(Consignaciones que aparecen abonadas en el extracto
y que no han sido cargadas en libros) 0,00
Consignación efectuada por el Sr(a). ___________. En
la Fecha: dd/mm/año 0,00
Consignación efectuada por el Sr(a). ___________. En
la Fecha: dd/mm/año 0,00
Menos NOTAS CRÉDITO NO CONTABILIZADAS

(Intereses, reintegros, cheques devueltos, etc. abonados
en el extracto pero no cargados en libros) 0,00
Abono intereses el dd/mm/año 0,00
Mas CHEQUES COBRADOS NO CONTABILIZADOS

(Cheques cobrados y que no han sido descargados en
libros) 0,00
Cheque No. _________________. Cobrado en la fecha:
dd/mm/año 0,00
Mas CONSIGNACIONES PENDIENTES (Consignaciones

cargadas o asentadas en libros y que no aparecen
registradas en el extracto 0,00
Consignación efectuada por el Sr(a). ___________ En la
Fecha: dd/mm/año 0,00
Mas NOTAS DÉBITO NO CONTABILIZADAS (Comisiones,

retenciones, 4X1000, costo de chequeras, etc. cargadas
en el extracto pero no contabilizadas aún en libros) 0,00
Costo chequera valor descontado el dd/mm/año 0,00
Mas o Menos AJUSTES POR ERRORES PRESENTADOS

(errores de registro ya sea por mayor o menor valor
del valor real u omisiones tanto del banco como de la
Institución Educativa) 0,00
0,00
SALDO EN LIBROS AL día/mes/año 500,00
Ciudad, día/mes/año
61

3. REGLAMENTO PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE VIAJE Y/O
INSCRIPCIÓN DE EDUCANDOS EN EVENTOS

REGLAMENTO PARA EL RECONOCIMIENTO DE GASTOS DE VIAJE 2. Solicitud de recursos económicos para la participación
Y/O INSCRIPCIÓN DE EDUCANDOS EN EVENTOS de educandos y docente acompañante en eventos:
(Numerales 9 y 13 del artículo 11 Decreto 4791 de 2008) Para la participación de estudiantes y docente acompañante en eventos,
los estudiantes interesados, realizarán el respectivo trámite a través
del diligenciamiento del formulario: “SOLICITUD DE RECURSOS
La participación de estudiantes en eventos de tipo académico, deportivo, ECONÓMICOS PARA GASTOS DE VIAJE Y/O INSCRIPCIÓN DE
artístico, tecnológico o cultural, entre otros, es una oportunidad de
EDUCANDOS EN EVENTOS”.
extensión, representación y proyección del establecimiento educativo.
Así mismo, es un estímulo para quienes han logrado demostrar una alta
El ó (los) estudiantes podrán realizar la solicitud, ya sea porque han
competencia en el campo del saber o hacer específico. La necesidad de
recibido invitación directa por parte del Directivo Docente ordenador
garantizar la asistencia de los estudiantes a estos eventos, justifica la
del gasto o por el ente organizador, ó porque han sido informados
definición de directrices para su financiación con recursos económicos
del evento y tienen las competencias que justifican su asistencia. Los
del Fondo de Servicios Educativos.
costos que deban asumirse por tal concepto, podrán incluir los gastos
del docente acompañante, siempre y cuando la entidad territorial no
En el orden de lo expresado, harán parte de este reglamento:
haya generado el pago de viáticos.
1. Cuantías aprobadas para la participación de educandos

en eventos: SOLICITUD DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA GASTOS DE VIAJE Y/O
INSCRIPCIÓN DE EDUCANDOS EN EVENTOS
El total de los gastos de viaje y el valor de las inscripciones serán INSTITUCIÓN EDUCATIVA:
cancelados 100% con los recursos del Fondo de Servicios Educativos. Fecha de la solicitud:
En todo caso, deberán observarse las normas vigentes en austeridad
TIPO DE EVENTO (detalle el evento al frente de la
del gasto y las que en adelante las modifiquen. Para tal efecto, previo opción que corresponda)
estudio y análisis de los costos o gastos que deban cargarse al Fondo de
Deportivo:
Servicios Educativos, el consejo directivo, en cumplimiento al artículo
5 numeral 9 decreto 4791 de 2008, fijará y aprobará la cuantía por Cultural:
estudiante, la que podrá incluir el valor de la inscripción, alojamiento, Artístico:
manutención y transporte. De igual manera, fijará y aprobará el total
Académico:
de los gastos aprobados para el docente acompañante, que incluirá:
alojamiento, manutención y transporte. Procedimiento que deberá Tecnológico:
quedar consignado en acta. Otra (cuál)
Objetivo de la asistencia:
65

Fecha de salida: APROBACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA GASTOS DE VIAJE

Y/O INSCRIPCIÓN DE EDUCANDOS EN EVENTOS
Fecha de regreso:
Inscripción:
Días de permanencia:
Transporte:
Valor individual de la inscripción:
Hospedaje:
Valor total de la inscripción:
Manutención:
ESTUDIANTES
Total recursos o gastos de viaje aprobado:
Nombre: Firma:
Nombre: Firma: ESTUDIANTE
Nombre: Firma: Nombre: Firma:
Nombre: Firma: AUTORIZACIÓN DE LOS PADRES DE FAMILIA
DOCENTE ACOMPAÑANTE Nombre: Firma:
Nombre: Firma: Nombre: Firma:
NOTA: Este formulario se debe entregar con copia de la invitación,
plegable o comunicación que convoca. DOCENTE ACOMPAÑANTE
Nombre: Firma:
El Directivo Docente ordenador del gasto del establecimiento educativo,
3. Aprobación de participación de educandos en eventos: certifica que el consejo directivo aprobó los recursos económicos para
gastos de viaje, conforme al artículo 11 numeral 9 Decreto 4791 de 2008,
El Directivo Docente ordenador del gasto, comunicará a través del previa solicitud del estudiante________________, lo cual consta en acta
No.__ del__.
formulario “APROBACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA
GASTOS DE VIAJE Y/O INSCRIPCIÓN DE EDUCANDOS EN DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO
EVENTOS”, a cada uno de los estudiantes interesados en participar y/o
Nombre: Firma:
inscribirse en el evento, el total de los gastos aprobados por el consejo
directivo. El formulario deberá ser firmado en su respectivo orden, OBSERVACIONES: EN EL TÉRMINO DE TRES DÍAS HÁBILES,
por el estudiante, los padres de familia, el docente acompañante y el POSTERIORES A LA FINALIZACIÓN DEL EVENTO, SE DEBEN
Directivo Docente ordenador del gasto; en conformidad, observancia y PRESENTAR A LA TESORERÍA DE LA INSTITUCIÓN: COPIA DE LA
CONSIGNACIÓN PARA LA INSCRIPCIÓN O SOPORTE DE PAGO;
aceptación de lo allí estipulado.
FACTURAS DE VIAJE: HOTELES Y ALIMENTACION; Y CONSTANCIA DE
ASISTENCIA.
66

De igual manera, el Directivo Docente ordenador del gasto, comunicará a cultural, entre otras, representen salida de los educandos y docente
través del formulario “APROBACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS acompañante del establecimiento educativo, deberá constituirse
PARA GASTOS DE VIAJE A DOCENTE ACOMPAÑANTE”, el total de póliza, con cargo al Fondo de Servicios Educativos.
los gastos aprobados por el consejo directivo, al docente acompañante,
quién deberá firmarlo en conformidad, observancia y aceptación de lo
allí estipulado. 5. Procedimiento posterior para la sustentación del gasto.
En el término de tres días hábiles, posteriores al evento, él ó (los)

APROBACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA GASTOS DE VIAJE estudiantes, y el docente acompañante (si lo hubiere) presentarán a la
A DOCENTE ACOMPAÑANTE tesorería de la institución los siguientes documentos:
Transporte:
Hospedaje:
- Soporte de inscripción: consignación, recibo de caja o documento
equivalente.
Manutención: - Tiquetes de transporte.
Total gastos de viaje aprobado: - Factura o documento equivalente del hotel o sitio de hospedaje.
DOCENTE ACOMPAÑANTE - Facturas o documentos equivalentes de los sitios de alimentación.
- Constancia de permanencia durante el evento.
Nombre: Firma:
DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO Cuando el evento sea de tipo local, es decir, si el establecimiento
El Directivo Docente ordenador del gasto del establecimiento educativo, educativo es urbano y el evento es en el municipio donde está ubicada
certifica que el consejo directivo aprobó los recursos económicos para la institución, se podrán cargar al Fondo de Servicios Educativos, sólo
gastos de viaje del docente acompañante_____________________, ya el valor de inscripciones.
que estos no están cubiertos por la entidad territorial, lo cual consta en
acta No.__ del__. Los documentos soporte del gasto total en que incurra la institución,
Nombre: Firma: por cada uno de los conceptos antes señalados, se sustentarán con
OBSERVACIONES: EN EL TÉRMINO DE TRES DÍAS HÁBILES, los formatos: “APROBACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS
POSTERIORES A LA FINALIZACIÓN DEL EVENTO, SE DEBE PRESENTAR PARA GASTOS DE VIAJE Y/O INSCRIPCIÓN DE EDUCANDOS
A LA TESORERÍA DE LA INSTITUCIÓN LAS FACTURAS DE VIAJE: EN EVENTOS” y “APROBACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS
HOTELES Y ALIMENTACION.
PARA GASTOS DE VIAJE A DOCENTE ACOMPAÑANTE”, cada
uno con sus respectivos soportes.
4. Constitución de Póliza:
Cuando se presenten situaciones excepcionales, como por ejemplo,
En todos los casos que la realización de actividades pedagógicas, participación de varios estudiantes en una actividad o evento; el
ya sea de tipo académico, deportivo, artístico, tecnológico o consejo directivo podrá autorizar al Directivo Docente ordenador del
67

gasto para que conforme al reglamento para la contratación, adelante

los procedimientos pertinentes para satisfacer los servicios requeridos,
es decir, que sean pagados directamente por la institución. En tales
casos, no se diligenciarán los formatos establecidos. Sin perjuicio del
cumplimiento de procedimientos obligatorios como constitución de
póliza y obtención de los permisos de los padres de familia.
68

4. PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE BIENES

PROCEDIMIENTO PARA EL PRÉSTAMO DE BIENES 4. Reponer o responder por el bien en caso de pérdida, hurto, o daño.
5. No dar utilización diferente a la inicialmente solicitada.

Los bienes muebles en inventarios y los espacios e instalaciones
del establecimiento educativo son propiedad del ente territorial. El 6. No subarrendar, entregar o ceder el bien, objeto de préstamo.
Directivo Docente ordenador del gasto, tiene la responsabilidad de
su administración y custodia. La comunidad educativa y autoridades Competencia para el préstamo de bienes:
civiles, tienen a derecho su uso. Consecuentemente, deberán propender
por su cuidado cuando éstos les sean asignados o prestados, con el fin Todo préstamo de bienes muebles del establecimiento educativo, es
de evitar el deterioro o daño, no exceder el uso normal y racional, y competencia del Directivo Docente ordenador del gasto.
asegurar el conocimiento necesario para el adecuado manejo de los
mismos. Por consiguiente, el consejo directivo, establece el siguiente Cuando la solicitud sea para el préstamo de espacios e instalaciones
procedimiento, donde se determinan las condiciones para el préstamo del establecimiento educativo, para la realización de actividades
de los bienes de la institución. educativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales de la respectiva
comunidad educativa; la competencia de autorización será así:
El establecimiento educativo debe ejercer el control directo sobre
los bienes de su propiedad, por tal razón es necesario tener un Préstamo de manera eventual, sin exceder un día: competencia del
procedimiento confiable y oportuno, que permita la individualización Directivo Docente ordenador del gasto.
y localización de los bienes e identificación de quienes los poseen y/o
hacen uso de espacios o instalaciones. Préstamo por un periodo determinado, sin exceder una semana:
competencia del consejo directivo.
Obligaciones de los tomadores de bienes en calidad de
préstamo: Préstamo de manera permanente, sin exceder la vigencia: competencia
del ente territorial.
Los tenedores de bienes en calidad de préstamo, tendrán las siguientes
obligaciones: Devolución forzosa de bienes:
1. Garantizar la reposición del bien en las mismas condiciones en En los casos en los que el tenedor del bien, incumpla cualquiera
que fue recibido y con el límite del tiempo pactado. de los compromisos y responsabilidades, suscritos en el formulario
“SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE BIENES”, deberá hacer devolución
2. Emplear el bien en acciones de legalidad. inmediata de éste al establecimiento educativo.
3. Propender por el buen uso y evitar el deterioro o daño. Trámite para el préstamo de bienes muebles:
71

1. Diligenciamiento del formulario. “SOLICITUD DE PRÉSTAMO Email:

DE BIENES”. Es requisito indispensable, que dicho documento esté
TIEMPO DE SOLICITUD PRÉSTAMO DEL BIEN
firmado por el solicitante, en señal de observancia y cumplimiento
a los compromisos y responsabilidades allí contenidas. Desde:
Hasta:
2. Aprobación y entrega del bien al solicitante, por parte del Directivo COMPROMISOS Y RESPONSABILIDADES EN LA
Docente ordenador del gasto, para ello se debe diligenciar el TENENCIA DE BIENES
formulario “APROBACIÓN DE PRÉSTAMO DE BIENES POR En calidad de responsable por la tenencia del bien
PARTE DEL DIRECTIVO DOCENTEORDENADOR DEL GASTO”, _________________________ , de propiedad de la institución
el cual deberá ser firmado por el solicitante o responsable del bien, educativa_____________________________, acepto las siguientes
en señal de observancia y cumplimiento a lo allí estipulado. responsabilidades:
a. Garantizar la reposición del bien en las mismas condiciones en que
3. Devolución y verificación de condiciones iníciales del bien y, fue recibido y con el límite del tiempo pactado.
en los casos requeridos trámites de reposición. Es obligatorio b. Emplear el bien en acciones de legalidad.
diligenciar la sección: OBSERVACIONES (en la entrega del bien c. Propender por el buen uso y evitar el deterioro o daño.
a la institución). De conformidad deberán firmar los intervinientes
d. Reponer o responder por el bien, en caso de pérdida, hurto, deterioro
responsables: Directivo Docente ordenador del gasto y solicitante. o daño.
e. No dar utilización diferente a la inicialmente solicitada.
SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE BIENES f. No subarrendar el bien, objeto de préstamo
INSTITUCION EDUCATIVA: ACEPTACIÓN

Nombre: Firma:
Fecha:
Identificación y descripción del bien:
Objeto de uso del bien: APROBACIÓN DE PRÉSTAMO DE BIENES POR PARTE DEL DIRECTIVO
DATOS DEL SOLICITANTE - RESPONSABLE DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO
Nombre de persona natural o jurídica: INSTITUCION EDUCATIVA:
Fecha:
Identificación CC ó NIT:
Identificación y descripción del bien:
Dirección sede principal o residencia:
Objeto de uso del bien:
Ciudad:
NOMBRE DEL SOLICITANTE - RESPONSABLE
Números de contacto (fijo y móvil):
72

TIEMPO DE APROBACIÓN PRÉSTAMO DEL BIEN Trámite para el préstamo de espacios e instalaciones:
Desde:
1. Diligenciamiento del formulario. “SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE
Hasta:
BIENES”. Es requisito indispensable, que dicho documento esté
CARACTERÍSTICAS DEL BIEN firmado por el solicitante, en señal de observancia y cumplimiento
a los compromisos y responsabilidades allí contenidas.
RECIBO A SATISFACCIÓN Y COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD 2. Aprobación por quien corresponda, de acuerdo a la competencia
Yo, _______________ tomador, certifico que he recibido a entera antes señalada.
satisfacción el bien, objeto de préstamo. Además, soy consciente de que
cualquier incumplimiento a los de los compromisos y responsabilidades 3. Entrega del bien al solicitante, por parte del Directivo
suscritas previamente en el formato solicitud de préstamo de bienes, Docente ordenador del gasto, para ello se debe diligenciar el
genera la devolución forzosa e inmediata de los mismos a la institución. formulario “APROBACIÓN DE PRÉSTAMO DE ESPACIOS O
ACEPTACIÓN INSTALACIONES POR PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO”
Nombre: Firma: ó “APROBACIÓN DE PRÉSTAMO DE BIENES POR PARTE
OBSERVACIONES: En la devolución del bien a la institución. DEL DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO”, el
a. El bien fue recibido en cual deberá ser firmado por el solicitante o responsable del bien,
las condiciones iniciales en señal de observancia y cumplimiento a lo allí estipulado.
entregadas al solicitante
4. Devolución y verificación de condiciones iníciales del bien y, en los
b. El bien presenta daño o
casos requeridos trámites de reposición. Es obligatorio diligenciar
deterioro, ocasionado por
la sección: OBSERVACIONES (en la devolución del bien a la
situaciones anormales
institución). De conformidad deberán firmar los intervinientes
de uso. Deberá hacerse
responsables: Directivo Docente ordenador del gasto y solicitante.
efectivo el compromiso de
responsabilidad.
Fecha de devolución:
APROBACIÓN DE PRÉSTAMO DE ESPACIOS O INSTALACIONES POR
PARTE DEL CONSEJO DIRECTIVO
EL QUE ENTREGA
INSTITUCION EDUCATIVA:
Nombre: Firma:
Fecha:
EL QUE RECIBE (DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO)
Identificación y descripción del espacio o instalación:
Nombre: Firma:
Objeto de uso del espacio o instalación:
73

NOMBRE DEL SOLICITANTE - RESPONSABLE EL QUE ENTREGA

Nombre: Firma:
TIEMPO DE APROBACIÓN PRÉSTAMO DEL EL QUE RECIBE (DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO)
ESPACIO O INSTALACIÓN Nombre: Firma:
Desde:
Hasta:
APROBACIÓN
El directivo docente certifica que el espacio o instalación objeto de
préstamo fue autorizado por el consejo directivo, tal como consta en
acta No. __ del ___
CARACTERÍSTICAS DEL ESPACIO O INSTALACIÓN
RECIBO A SATISFACCIÓN Y COMPROMISO DE RESPONSABILIDAD

Yo, _______________ tomador, certifico que he recibido a entera
satisfacción el espacio o instalación objeto de préstamo. Además,
soy consciente de que cualquier incumplimiento a los compromisos
y responsabilidades suscritas previamente en el formato solicitud de
préstamo de bienes, genera la devolución forzosa e inmediata del mismo
a la institución.
ACEPTACIÓN
Nombre: Firma:
OBSERVACIONES: En la devolución del bien a la institución.
a. El espacio o instalación fue
recibido en las condiciones iniciales
entregadas al solicitante
b. El espacio o instalación presenta
daño o deterioro, ocasionado por
situaciones anormales de uso. Deberá
hacerse efectivo el compromiso de
responsabilidad.
74

5. PROCEDIMIENTO PARA LA EXPLOTACIÓN DE BIENES

PROCEDIMIENTO PARA LA EXPLOTACIÓN DE BIENES continúa con el procedimiento, es decir, remitir la solicitud al ente
territorial certificado para su aprobación (Secretaría de Educación
(Numeral 1 del artículo 8 del Decreto 4791 de 2008) Departamental). Surtido éste trámite, si hay aprobación, se procede a
la firma del contrato entre las partes, Directivo Docente ordenador del
gasto y solicitante.
La explotación de bienes con contraprestación en dinero o especie
es una actividad que fortalece las finanzas del Fondo de Servicios Explotación de bienes de manera eventual:
Educativos. Este renglón de ingresos se considera operacional y siempre
que sea en forma permanente deberá sustentarse con un estudio El formulario “SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE BIENES CON
previo que garantice la cobertura de costos, es decir, como mínimo CONTRAPRESTACIÓN EN DINERO O ESPECIE”, diligenciado y
el valor del mantenimiento adecuado del bien y el pago de servicios firmado por el interesado en el uso del bien, debe ser presentado al
complementarios utilizados como agua, luz, entre otros, y someterse Directivo Docente ordenador del gasto.
a aprobación del ente territorial. En los casos que la explotación del
bien sea eventual, será suficiente la autorización del consejo directivo. En este caso, el consejo directivo autorizará directamente la entrega del
bien, además fijará el canon o valor del alquiler. El consejo directivo,
en los casos que considere necesarios para sus fines pertinentes, podrá
Explotación de bienes de manera permanente: solicitar el estudio previo que garantice la cobertura de costos, así
como la conformación de un comité asesor para su evaluación.
El formulario “SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE BIENES CON
CONTRAPRESTACIÓN EN DINERO O ESPECIE, CON ESTUDIO Responsabilidades en la tenencia del bien:
PREVIO DE COBERTURA DE COSTOS”, diligenciado y firmado
por el interesado en el uso del bien, debe ser presentado al Directivo Los tenedores de bienes con contraprestación en dinero o espacie,
Docente ordenador del gasto. tienen las siguientes obligaciones:
Con personal del establecimiento educativo, que cumpla el perfil, a. Pagar el valor en dinero o especie convenido y en los plazos
se conformará un comité asesor, con un número de 3 integrantes, señalados.
presidido por el Directivo Docente ordenador del gasto. Dicho comité
tendrá la función de evaluar el estudio previo presentado, comprobar b. Garantizar la reposición del bien en las mismas condiciones en
si efectivamente éste garantiza la cobertura de costos y emitir un que fue recibido y con el límite del tiempo pactado.
concepto de viabilidad técnica y financiera del mismo; procedimiento
que deberá quedar consignado en acta. Una vez viabilizado el estudio c. Emplear el bien en las acciones descritas en la solicitud.
previo, es decir, si tiene concepto favorable, el consejo directivo
procede a fijar el canon o valor del alquiler. Si el solicitante acepta d. Propender el buen uso y evitar el deterioro o daño del bien.
las condiciones pactadas, el Directivo Docente ordenador del gasto
77

e. Reponer y responder por el bien en caso de pérdida, hurto, 1. Diligenciamiento del formulario. “SOLICITUD DE PRÉSTAMO
deterioro o daño. DE BIENES CON CONT RAPRESTACIÓN EN DINERO O
ESPECIE, CON ESTUDIO PREVIO DE COBERTURA DE
f. No subarrendar, entregar o ceder el bien. COSTOS”, es requisito indispensable, que dicho documento esté
firmado por el solicitante, en señal de conocimiento y cumplimiento
a los compromisos y responsabilidades allí contenidas.
Contrato suscrito para la explotación del bien:
2. Conformación del comité asesor para realizar la evaluación al
El contrato se suscribirá una vez el ente territorial apruebe la entrega estudio y emitir concepto de viabilidad.
del bien, es decir, en todos los casos que sean de manera permanente.
Y opcionalmente cuando el consejo directivo o el Directivo Docente 3. Si el comité asesor emite concepto favorable, el consejo directivo
ordenador del gasto lo requieran en los casos que sean de manera fija el canon o valor del alquiler.
eventual. La forma del convenio será la minuta contractual para la
explotación de bienes. 4. Si el solicitante acepta las condiciones que establezca la
institución, entre ellas el canon o valor del alquiler, el Directivo
Devolución forzosa de bienes objeto de préstamo con contraprestación Docente ordenador del gasto remite la solicitud al ente territorial
en dinero o especie: certificado para obtener su aprobación.
En los casos que el tenedor de un bien o bienes, incumpla 5. Obtenida la aprobación por parte del ente territorial, se procede a
cualquiera de los compromisos y responsabilidades, suscritos en la entrega del bien y firma de la minuta contractual entre Directivo
el documento “SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE BIENES CON Docente ordenador del gasto y solicitante.
CONTRAPRESTACIÓN EN DINERO O ESPECIE, CON ESTUDIO
PREVIO DE COBERTURA DE COSTOS” o “SOLICITUD DE 6. Devolución y verificación de condiciones iníciales del bien y, en los
PRÉSTAMO DE BIENES CON CONTRAPRESTACIÓN EN DINERO casos requeridos trámites de reposición. Responsables: Directivo
O ESPECIE, deberá hacer devolución inmediata al establecimiento Docente ordenador del gasto y solicitante.
educativo del bien o bienes en tenencia, lo cual no genera ningún
reembolso por parte de la institución al tenedor de los mismos. Lo SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE BIENES CON CONTRAPRESTACIÓN EN
anterior sin perjuicio de las demás cláusulas estipuladas en minuta DINERO O ESPECIE, CON ESTUDIO PREVIO DE
contractual. COBERTURA DE COSTOS
Presentado por:
Trámite para el préstamo de bienes con contraprestación en Dirección:
dinero o especie, cuando este es de manera PERMANENTE: Teléfono:
Email:
78

Fecha: c. Emplear el bien en acciones de legalidad.

Objeto de uso del bien: d. Propender por el buen uso y evitar el deterioro o daño del bien.
TIEMPO DE USO DEL BIEN e. Reponer o responder por el bien en caso de pérdida, hurto, deterioro
Desde: o daño.
Hasta: f. No dar utilización diferente a la inicialmente solicitada.
PROYECCION DE INGRESOS, COSTOS Y GASTOS g. No subarrendar o ceder el bien.
INGRESOS Observaciones:
Ventas generadas: SOLICITANTE
Otros ingresos: Nombre: Firma:
TOTAL INGRESOS
GASTOS Trámite para el préstamo de bienes con contraprestación
De Administración: en dinero o especie, cuando este es de manera EVENTUAL:
De Operación:
Otros Costos o gastos:
1. Diligenciamiento del formulario. “SOLICITUD DE PRÉSTAMO
DE BIENES CON CONTRAPRESTACIÓN EN DINERO O
TOTAL GASTOS
ESPECIE”, es requisito indispensable, que dicho documento esté
ANALISIS DE RIESGOS
firmado por el solicitante, en señal de conocimiento y cumplimiento
Tipo de riesgo asociado: a los compromisos y responsabilidades allí contenidas.
Descripción:
Técnico: SOLICITUD DE PRÉSTAMO DE BIENES CON CONTRAPRESTACIÓN
Mercadeo: EN DINERO O ESPECIE
Operacional: Presentado por:
Temporales: Dirección:
COMPROMISOS Y RESPONSABILIDADES EN LA TENENCIA DEL BIEN Teléfono:
En calidad de responsable por la tenencia del Email:
bien___________________________ , de propiedad de la institución Fecha:
educativa_____________________________, acepto las siguientes
Objeto de uso del bien:
responsabilidades:
TIEMPO DE USO DEL BIEN
a. Pagar anticipadamente el valor pactado.
Desde:
b. Garantizar la reposición del bien en las mismas condiciones en que fue
recibido y con el límite del tiempo pactado. Hasta:
79

COMPROMISOS Y RESPONSABILIDADES EN LA TENENCIA DEL BIEN Devolución y verificación de condiciones iníciales del bien y, en los
casos requeridos trámites de reposición. Es obligatorio diligenciar
En calidad de responsable por la tenencia del
bien___________________________ , de propiedad de la institución la sección: OBSERVACIONES (en la devolución del bien a la
educativa_____________________________, acepto las siguientes institución). De conformidad deberán firmar los intervinientes
responsabilidades: responsables: Directivo Docente ordenador del gasto y solicitante.
a. Pagar anticipadamente el valor pactado.
b. Garantizar la reposición del bien en las mismas condiciones en que fue APROBACIÓN DE PRÉSTAMO DE BIENES CON CONTRAPRESTACIÓN
recibido y con el límite del tiempo pactado. EN DINERO O ESPECIE
c. Emplear el bien en acciones de legalidad. INSTITUCION EDUCATIVA:
d. Propender por el buen uso y evitar el deterioro o daño del bien. Fecha:
e. Reponer o responder por el bien en caso de pérdida, hurto, deterioro Identificación y descripción del bien:
o daño. Objeto de uso del bien:
f. No dar utilización diferente a la inicialmente solicitada. Valor del canon o alquiler:
g. No subarrendar o ceder el bien. NOMBRE DEL SOLICITANTE - RESPONSABLE
Observaciones:
SOLICITANTE TIEMPO DE APROBACIÓN DEL PRÉSTAMO DEL BIEN
Nombre: Firma: Desde:
Hasta:
2. Aprobación y fijación del canon o valor del alquiler por parte del CARACTERÍSTICAS DEL BIEN
consejo directivo.
RECIBO A SATISFACCIÓN, COMPROMISOS Y RESPONSABILIDADES
3. Entrega del bien por parte del Directivo Docente ordenador Yo, _______________ tomador del bien, certifico que he recibo a
del gasto al solicitante, a través del diligenciamiento del entera satisfacción el bien. Además, soy consciente de que cualquier
formulario “APROBACIÓN DE PRÉSTAMO DE BIENES CON incumplimiento a cualquiera de los compromisos y responsabilidades
CONTRAPRESTACIÓN EN DINERO O ESPECIE.”. Es obligatorio suscritas previamente en el formato “solicitud de préstamo de bienes con
que el solicitante firme este documento en conformidad de recibo contraprestación en dinero o especie”, genera la devolución forzosa e
inmediata de los mismos a la institución, y no tendré derecho a ninguna
del bien y observancia a los compromisos y responsabilidades.
clase ni cuantía de reembolso.
En este punto, se firma minuta contractual cuando el Directivo ACEPTACIÓN
Docente ordenador del gasto lo estime conveniente, en tal caso no Nombre: Firma:
es necesario diligenciar el formato de aprobación. OBSERVACIONES (En la devolución del bien a la institución)
80

a. El bien fue recibido en las

condiciones iniciales entregadas al
solicitante
b. El bien presenta daño o deterioro,
ocasionado por situaciones
anormales de uso. Deberá
hacerse efectivo el compromiso de
responsabilidad.
EL QUE ENTREGA
Nombre: Firma:
EL QUE RECIBE (DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO)
Nombre: Firma:
Nota: en los casos que el consejo directivo, exija el estudio previo, se

dará además cumplimiento al punto 2, contenido en el trámite para el
préstamo de bienes de manera permanente.
81

6. PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS EN LA
REALIZACION DE ACTIVIDADES ENMARCADAS EN EL PEI.

PROCEDIMIENTO PARA LA UTILIZACIÓN DE RECURSOS El Directivo Docente ordenador del gasto presentará al consejo
ECONÓMICOS EN LA REALIZACION DE ACTIVIDADES directivo la solicitud. Este órgano escolar, previo estudio y análisis de
ENMARCADAS EN EL PEI. la importancia que tenga para la institución el proyecto y de los costos
que deban cargarse al Fondo de Servicios Educativos, por tal concepto;
determinará positiva o negativamente la aprobación, en caso de ser
(Numeral 12 del artículo 11 del Decreto 4791 de 2008)
positiva, además, fijará su cuantía.
Podrán solicitar recursos para la realización de actividades enmarcadas

El desarrollo del Proyecto Educativo Institucional, precisa la realización en el PEI, el Directivo Docente ordenador del gasto y los docentes
de actividades de tipo pedagógico, científico, deportivo y cultural. coordinadores de Sede, a través del diligenciamiento y presentación
Por consiguiente y de conformidad con el numeral 9 del artículo 5
del formulario “SOLICITUD DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA
y el numeral 12 del artículo 11 del decreto 4791 de 2008; el consejo
directivo de la institución, define el presente procedimiento para la
LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES ENMARCADAS EN EL PEI”,
adjuntando a este las respectivas cotizaciones que permitan apreciar
realización de las actividades enmarcadas en el PEI.
los servicios y/o bienes requeridos y su costo. Estos documentos deberán
entregarse mínimo con veinte (20) días calendario de anticipación a la
1. Actividades autorizadas: fecha prevista para la realización de las actividades.
Con recursos del Fondo de Servicios Educativos de la institución, podrán

SOLICITUD DE RECURSOS ECONÓMICOS PARA LA REALIZACIÓN DE
llevarse a cabo dentro de la gestión anual escolar todas las actividades
ACTIVIDADES ENMARCADAS EN EL PEI
de tipo pedagógico, científico, deportivo y cultural; siempre y cuando
guarden estricta relación con el PEI. Son también prerrequisitos: Presentado por:
primero. Que hayan sido incluidas en el presupuesto de gastos de la Sede Educativa:
respectiva vigencia y, segundo. Que los servicios y/o bienes requeridos, Fecha:
estén incluidos en el plan de compras. Comunidad educativa beneficiada:
Objetivo General de la actividad:
En caso de que las actividades específicas a realizar, no hayan sido
FECHA DE REALIZACIÓN DEL EVENTO
incluidas en el presupuesto de gastos de la respectiva vigencia,
dependiendo de su relevancia; excepcionalmente, se procederá de Desde:
conformidad con lo dispuesto en el procedimiento para las modificaciones Hasta:
presupuestales. TIPO DE ACTIVIDAD
Pedagógica:
2. Solicitud de recursos económicos:
Científica:
Deportiva:
85

Cultural: efectuarán conforme lo establece el reglamento para la contratación

del establecimiento educativo.
PROYECCION DE GASTOS
Materiales y Suministros: El Directivo Docente ordenador del gasto comunicará a través de
Impresos y publicaciones: formulario “APROBACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS POR EL
Comunicaciones y transporte: CONSEJO DIRECTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
Elementos de aseo, cafetería y lavandería: ENMARCADAS EN EL PEI”, al responsable de las actividades con
Otros: diez días de anticipación a la fecha prevista por éste para la realización
Total Gastos:
de las actividades, de igual manera, mínimo con dos (2) días de
anticipación hará la entrega de los elementos requeridos.
Observaciones:
SOLICITANTE
Nombre: Firma: APROBACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS POR EL CONSEJO
Importante: Esta solicitud se debe presentar con cotizaciones adjuntas DIRECTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES
que permitan apreciar los servicios y/o bienes requeridos, y su costo. ENMARCADAS EN EL PEI
Presentado por:
Sede Educativa:
3. Aprobación de recursos económicos:
Fecha:
El valor asignado a cada evento, podrá ser igual a la sumatoria de Comunidad educativa beneficiada::
las actividades que lo conforman. En todo caso, el monto máximo Objetivo General de la actividad:
para cada evento es hasta los dos (2) SMLMV, precisando que con FECHA APROBADA PARA LA REALIZACIÓN DEL EVENTO
los recursos del Fondo de Servicios Educativos solo podrán atenderse Desde:
gastos que guarden estricta relación con el PEI, y en cumplimiento a la Hasta:
normatividad vigente sobre austeridad en el gasto público.
RECURSOS APROBADOS
Si las actividades superan el valor del monto de los dos (2) SMLMV, Materiales y Suministros:
los responsables de las actividades tienen toda su autonomía para Impresos y publicaciones:
gestionar el excedente requerido por otras fuentes legales. En todo Comunicaciones y transporte:
caso, se debe dar cumplimiento a la resolución No. 2618 de Mayo de Elementos de aseo, cafetería y lavandería:
2012 de la Secretaría de Educación de Caldas.
Otros:
En ningún caso, se podrá entregar dinero en efectivo al responsable
de las actividades para que éste contrate su ejecución. La aplicación Total recursos aprobados:
de los recursos aprobados en la realización de las actividades, se Observaciones:
86

DOCENTE O DIRECTIVO DOCENTE RESPONSABLE Fecha:

Nombre: Firma: Comunidad educativa beneficiada:
DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO Objetivo General de la actividad:
Nombre: Firma: FECHA DE REALIZACIÓN DEL EVENTO
Importante: Finalizado el evento, el responsable, dentro de los quince Desde:
días hábiles siguientes a la culminación del mismo, presentará al consejo Hasta:
directivo un informe ejecutivo, donde conste: descripción breve de la
realización, acciones programadas vs. acciones ejecutadas, impacto en la TIPO DE ACTIVIDADES REALIZADAS
comunidad, fortalezas y debilidades. Pedagógica:
Científica:
Deportiva:
Cuando el responsable de las actividades, sea el Directivo Docente
ordenador del gasto, no será necesario diligenciar el formulario de Cultural:
“APROBACIÓN DE RECURSOS ECONÓMICOS POR EL CONSEJO INFORME DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS
DIRECTIVO PARA LA REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES Descripción General:
ENMARCADAS EN EL PEI”, en tal caso bastará con la respectiva Acciones Programadas:
anotación de la aprobación en acta. Acciones Ejecutadas:
Fortalezas:
4. Informe de actividades: Debilidades:
Impacto en la comunidad:
Finalizado el evento, el responsable, ya sea, Docente o Directivo Docente
Alcance del Objetivo:
ordenador del gasto, dentro de los quince días hábiles siguientes a
la culminación del mismo, presentará al consejo directivo un informe Observaciones:
ejecutivo, donde conste: descripción breve de la realización, acciones DOCENTE O DIRECTIVO DOCENTE RESPONSABLE
programadas, acciones ejecutadas, fortalezas, debilidades, impacto Nombre: Firma:
en la comunidad y si se alcanzó o no el objetivo. Esta información será
fuente de consolidación para el informe de gestión anual. 5. Recursos generados en el desarrollo de las actividades:
INFORME DE REALIZACIÓN DE ACTIVIDADES ENMARCADAS

La realización actividades enmarcadas en el PEI, tienen una
EN EL PEI connotación social, por lo que el valor agregado radica en el beneficio
de la comunidad educativa. Por consiguiente, su realización en
Presentado por:
ningún caso podrá generar recursos económicos con cargo ó no, al
Sede Educativa: Fondo de Servicios Educativos.
87

7. PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES DE CAPACITACIÓN INSCRITAS EN LOS
PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL

PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES DE CAPACITACIÓN 2. Solicitud de capacitación:

INSCRITAS EN LOS PLANES DE MEJORAMIENTO
INSTITUCIONAL Podrán solicitar capacitaciones en acciones de mejoramiento de la
gestión escolar y académica enmarcadas en el Plan de Mejoramiento
(Numeral 14 del artículo 11 del Decreto 4791 de 2008) Institucional, el Directivo Docente ordenador del gasto y Docentes,
siempre y cuando éstos últimos hagan parte del consejo directivo o
de cualquier comité debidamente conformado, para prestar asesoría
De conformidad con el numeral 14 del artículo 11 del Decreto 4791 o apoyo en procedimientos administrativos, financieros, contables
de 2008, que establece: “UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS”. “Acciones contractuales y ambientales. La aprobación de la solicitud, así como
de mejoramiento de la gestión escolar y académica enmarcada en los su cuantía corresponderá, en todos los casos al consejo directivo.
planes de mejoramiento institucional”; el programa de capacitación
en el establecimiento educativo corresponde a una acción inmediata La solicitud se realizará a través del diligenciamiento y presentación
a la actividad escolar y académica que consolida la búsqueda de del formulario “SOLICITUD DE CAPACITACIÓN EN ACCIONES
calidad inscrita en el plan único de mejoramiento, como instrumento DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y ACADÉMICA
indispensable para procurar el buen uso de los recursos públicos y ENMARCADAS EN EL PMI”, adjuntando a este copia de la invitación,
garantizar la eficacia del proceso del control previo y posterior de plegable o comunicación que convoca. Estos documentos deberán
auditoría, disminuyendo el riesgo de hallazgos. entregarse mínimo con diez (10) días calendario de anticipación a la
fecha prevista para la iniciación de la capacitación.
En este sentido el establecimiento educativo de forma autónoma, sin la
existencia previa de una auditoria con enfoque integral, inicia acciones
de mejoramiento continuo para la constante búsqueda de calidad de SOLICITUD DE CAPACITACIÓN EN ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE
la educación, a partir de actividades de capacitación administrativa LA GESTIÓN ESCOLAR Y ACADÉMICA ENMARCADAS EN EL PMI
y docente. Paralelamente se da cumplimiento al numeral 10.4 del Presentado por:
artículo 10 de la Ley 715 de 2001.
Sede Educativa:
Fecha:
1. Recursos para capacitaciones:
Ciudad y lugar de la capacitación:
Siendo la capacitación una acción de la gestión escolar y académica Tema de Capacitación:
que propende el mejoramiento y de conformidad con el numeral 14 del Objetivo General de la Capacitación:
artículo 11 del Decreto 4791 de 2008, el consejo directivo aprobará en Relación Capacitación - Plan de Mejoramiento:
el presupuesto anual de cada vigencia, un monto máximo de dos (2)
FECHA DE ASISTENCIA
SMLMV, para atender las necesidades de capacitación, que consten en
el plan de mejoramiento institucional. Desde:
Hasta:
91

COSTO CAPACITACIÓN Hasta:

Valor de la inscripción: COSTOS O GASTOS APROBADOS
Otros: Inscripción:
SOLICITANTE Otros:
Nombre: Firma: DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO
Observaciones: Nombre: Firma:
NOTA: Este formulario se debe entregar con copia de la invitación, Observaciones:
plegable o comunicación que convoca.
Cuando el asistente a la capacitación sea el Directivo Docente ordenador
del gasto, no será necesario diligenciar el formulario “APROBACIÓN
3. Aprobación de capacitación:
DE CAPACITACIÓN EN ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA
El Directivo Docente ordenador del gasto comunicará a través de GESTIÓN ESCOLAR Y ACADÉMICA ENMARCADAS EN EL PMI”,
formulario “APROBACIÓN DE CAPACITACIÓN EN ACCIONES en tal caso bastará con la respectiva anotación de la aprobación en
acta del consejo directivo, previa presentación a éste órgano escolar
DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y ACADÉMICA
del formulario diligenciado “SOLICITUD DE CAPACITACIÓN EN
ENMARCADAS EN EL PMI”, al Docente solicitante mínimo con
siete (7) días de anticipación a la fecha prevista de iniciación de la ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y
capacitación, de igual manera, mínimo con dos (2) días de anticipación ACADÉMICA ENMARCADAS EN EL PMI”.
hará la entrega de los recursos requeridos. 4. Procedimiento posterior para la sustentación del gasto.
En el término de tres días hábiles, posteriores a la capacitación, el

APROBACIÓN DE CAPACITACIÓN EN ACCIONES DE MEJORAMIENTO personal capacitado presentará a la tesorería institucional los siguientes
DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y ACADÉMICA ENMARCADAS EN EL PMI
documentos:
Presentado por:
Sede Educativa: - Soporte de inscripción: consignación, recibo de caja o documento
Fecha: equivalente.
Ciudad y lugar de la capacitación: - Tiquetes de transporte.
- Factura o documento equivalente del hotel o sitio de hospedaje.
Tema de Capacitación:
- Facturas o documentos equivalentes de los sitios de alimentación.
Objetivo General de la Capacitación: - Constancia de permanencia durante la capacitación.
Relación Capacitación - Plan de Mejoramiento:
PERMANENCIA APROBADA
Cuando la capacitación se dé en el municipio de donde hace parte
el establecimiento educativo, se podrán cargar al Fondo de Servicios
Desde:
Educativos, sólo el valor de inscripciones.
92

Los documentos soporte del gasto total en que incurra la institución, Fondo de Servicios Educativos, socializará brevemente lo aprendido
por cada uno de los conceptos antes señalados, se sustentarán con los durante la capacitación, con lo que se garantiza la transferencia del
formatos presentados al Directivo Docente ordenador del gasto o al consejo conocimiento. La socialización dependiendo de la temática podrá
directivo, según corresponda. Cada uno con los respectivos soportes. tratarse en colectivo o por áreas según corresponda y en los casos
requeridos será el referente inicial de procesos requeridos en el marco
5. Socialización de capacitaciones: de la legalidad o estándares definidos. De cada socialización se
levantará un acta donde conste por los menos: fecha, lugar, asistentes,
Durante las jornadas pedagógicas programadas por el establecimiento tema tratado, tareas que quedan pendientes y resumen ejecutivo.
educativo, el personal asistente a capacitaciones atendidas desde el
FORMATO DEL PLAN EN EL QUE SE INSCRIBEN LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y ACADÉMICA
INSCRIPCIÓN DE LAS ACCIONES DE MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN ESCOLAR Y ACADÉMICA

DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO _________________________________________
NIT No.: MUNICIPIO:
DIRECTIVO DOCENTE: VIGENCIA:
ASPECTOS A FORTALECER:
INFORMACIÓN SOBRE LOS PLANES DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONALES
DESCRIPCIÓN DE INDICADOR DE DIMENSION DE LA FECHA DE
CONCEPTO OBJETIVO FECHA DE INICIO
METAS GESTIÓN META CUALIFICADA TERMINACIÓN
CAPACITACIÓN
PERSONAL
DIRECTIVO
CAPACITACIÓN
PERSONAL
DOCENTE
CAPACITACIÓN
ADMINISTRATIVOS
CAPACITACIÓN EN
OTROS PROCESOS
93

8. PROCEDIMIENTO PARA EL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES

PROCEDIMIENTO PARA EL PRESUPUESTO Y SUS MODIFICACIONES estipulada para el acuerdo de aprobación, será máximo hasta el 30 de
Noviembre de cada anualidad.
1. PRESUPUESTO ANUAL 1.3 RESOLUCIÓN DE LIQUIDACIÓN: Corresponde al acto

administrativo o resolución expedida por el Directivo Docente ordenador
Es el instrumento de planeación financiera mediante el cual en cada del gasto, en el que se liquida y queda en firme el presupuesto anual
vigencia fiscal se programa el presupuesto de ingresos y de gastos. El de ingresos y de gastos.
de ingresos se desagrega a nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de
gastos se desagrega en funcionamiento e inversión, el funcionamiento La resolución de liquidación del presupuesto anual de ingresos y
por rubros y la inversión por proyectos. gastos, deberá ser firmada por el Directivo Docente ordenador del
gasto y el Auxiliar administrativo con funciones de tesorería, la fecha
Para que el presupuesto del establecimiento educativo, de la respectiva de la resolución de liquidación será máximo hasta el 5 de Diciembre
vigencia quede en firme, se deberán surtir las siguientes etapas: de cada anualidad.
Anteproyecto, Acuerdo de aprobación y Resolución de liquidación:
El acuerdo de aprobación del presupuesto anual de ingresos y gastos
1.1 ANTEPROYECTO: Es el proyecto anual del presupuesto de para la siguiente vigencia, deberá ser presentado a la Secretaría
ingresos y gastos que elabora el Directivo Docente ordenador del gasto de Educación Departamental, a través del correo electrónico
y lo presenta al consejo directivo para su consideración y aprobación. informesfinancieros@sedcaldas.gov.co, a más tardar el 5 de Diciembre
de cada anualidad.
El anteproyecto o proyecto del presupuesto anual de ingresos y gastos,
deberá ser firmado por el Directivo Docente ordenador del gasto y 2. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO
por el Auxiliar administrativo con funciones de tesorería. La fecha de
presentación al consejo directivo para su análisis y aprobación, será Una vez aprobado el presupuesto anual de ingresos y gastos del Fondo
antes del 16 de Noviembre de cada anualidad. de Servicios Educativos de la institución, para la siguiente vigencia,
el Directivo Docente en su calidad de ordenador del gasto, puede
1.2 ACUERDO DE APROBACIÓN: Es el acto de ley expedido por el empezar a afectarlo, a partir del 1 de Enero y hasta el 31 de Diciembre.
consejo directivo donde aprueba el proyecto anual del presupuesto de En todo caso, deben observarse las normas vigentes en materia de
ingresos y de gastos presentado por el Directivo Docente ordenador del austeridad del gasto y las que en adelante la modifiquen.
gasto, no sin antes analizarlo e introducirle ajustes.
Para la ejecución de los recursos, el Directivo Docente ordenador
El acuerdo de aprobación del presupuesto anual de ingresos y gastos, del gasto no se puede desviar de lo contenido en el presupuesto de
deberá ser firmado por los miembros del consejo directivo. Para que gastos aprobado, ni puede gastar más de lo establecido por rubro o
el acuerdo surta efectos de Ley, tendrá que estar firmado por la mitad apropiación. No obstante, cuando por necesidad justificada requiera
más uno de sus miembros, es decir, por mayoría absoluta. La fecha la creación de un nuevo rubro o aumentar uno insuficiente, puede
97

realizar una modificación al presupuesto, no sin antes obtener la Los RP son recursos ya comprometidos y destinados a un fin
respectiva aprobación del consejo directivo. específico, que no pueden ser desviados. Por lo tanto, así esos recursos
permanezcan en tesorería independientemente del tiempo, no tienen
Las afectaciones presupuestales se llevarán a cabo mediante la el carácter de disponibilidad.
expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y registros
presupuestales y en observancia de lo estipulado en el reglamento Es preciso reiterar, que el Directivo Docente en su calidad de ordenador
para la contratación de la institución. del gasto no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos sin
contar con disponibilidad de recursos en tesorería, ni puede contraer
2.1 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: obligaciones imputables al presupuesto de gastos del Fondo de
Documento o acto administrativo expedido por el ordenador del gasto, Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan
con el cual se garantiza la existencia de apropiación presupuestal el saldo disponible.
disponible y libre de afectación para la asunción de compromisos.
Este documento afecta preliminarmente el presupuesto mientras se 3. MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO ANUAL
perfecciona el compromiso y se efectúa el correspondiente Registro
Presupuestal. En cualquier mes del año fiscal que se esté ejecutando el presupuesto
del establecimiento educativo, este se puede modificar en cada uno de
El certificado de Disponibilidad Presupuestal se expedirá, después de sus rubros, justificando la modificación El presupuesto se modifica ya
la planeación del gasto y antes de la elaboración del estudio previo; sea por traslados, adiciones y reducciones.
de conformidad con el reglamento para la contratación. De igual
manera, deberán cumplir con requisitos de ley, como: fecha, número, Toda modificación al presupuesto anual del Fondo de Servicios
descripción del rubro afectado, disponibilidad, firma del auxiliar Educativos se hará por acuerdo de aprobación del consejo directivo,
administrativo con funciones de tesorería que lo expide, y firma del seguido a este, el Directivo Docente ordenador del gasto expedirá la
ordenador del gasto. respectiva resolución complementaria; en cada uno de estos actos se
deberá especificar el origen y la destinación de los recursos, los rubros
2.2 REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación mediante la a modificar y el respectivo valor.
cual se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la
apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin. 3.1 ADICIONES: Son las operaciones mediante las cuales se
modifica el monto total del presupuesto; aumentándolo, ya sea por la
El Registro Presupuestal se expedirá, al momento o después de la firma
incorporación de un recurso no previsto en el presupuesto inicial, o por
del contrato por las partes; el Registro Presupuestal es el requisito para
un mayor recaudo de recursos de un rubro ya existente.
el perfeccionamiento del contrato. De igual manera, deberán cumplir
con requisitos de ley, como: fecha, número, descripción del rubro
Toda adición al presupuesto que supere el 20% del presupuesto inicial,
afectado, C.C o NIT del beneficiario, nombre del beneficiario, firma
además del acuerdo aprobatorio del consejo directivo, deberá contar
del auxiliar administrativo con funciones de tesorería que lo expide, y
con autorización de la Secretaría de Educación Departamental.
firma del ordenador del gasto.
98

3.2 REDUCCIONES: Son las operaciones mediante las cuales se FISCAL 201_ Y SE DETALLAN LAS FUTURAS APROPIACIONES
modifica el monto total del presupuesto; disminuyéndolo. Aplica DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO
cuando el recaudo de los ingresos presupuestados no se comporte de EDUCATIVO________________________”
acuerdo con lo esperado o se calcule que no van a ingresar la totalidad
de los recursos. El Directivo Docente ordenador del gasto del establecimiento educativo
_________________, en uso de sus atribuciones legales y en especial
3.3 TRASLADOS: Son las modificaciones que no varían el total del las que le confiere el Decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008, Ley 115
presupuesto, sino, que cambian la composición del mismo. Se ejecuta del 8 de Febrero de 1994, Ley 715 del 21 de Diciembre de 2001, Decreto
cuando se requiere la utilización de un rubro que no dispone de los 111 de 1996, Decreto 4807 del 20 de Diciembre de 2011; presentó para
recursos suficientes para cubrir una necesidad, es decir, se realiza la su aprobación el ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO DE INGRESOS Y
disminución de un rubro existente para incrementar uno insuficiente. GASTOS PARA LA VIGENCIA FISCAL 201_, ante el consejo directivo y,
3.3.1. Limitaciones a los traslados presupuestales: CONSIDERANDO:

- No podrá reducirse la participación porcentual del gasto de inversión
dentro del total de las apropiaciones. a) Que conforme los artículos, 2 al 9 de que trata el Decreto 4791 de
- No se podrán realizar traslados de inversión hacia funcionamiento. Diciembre de 2008 sobre la definición, administración, ordenación
y responsabilidades de los rectores y directores rurales, entre ellas,
4. ARCHIVO: la de elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de
Servicios Educativos y presentarlo ante el consejo directivo para
Con el fin de garantizar la conservación y custodia de los documentos su aprobación
inherentes al presupuesto del establecimiento educativo, estos
permanecerán en una carpeta denominada “presupuesto”, en esta se b) Que los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables
archivarán ordenada y cronológicamente los documentos derivados creadas por la ley como mecanismo de gestión presupuestal y
del mismo, los que se enuncian: anteproyecto, acuerdo de aprobación, de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos
resolución de liquidación, traslados, adiciones y reducciones. Por su estatales, para la adecuada administración de sus ingresos y para
parte, los CDP´S y RP´S se adjuntarán a los contratos. atender sus gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los
de personal.
CONSEJO DIRECTIVO
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ c) Que el presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos es el
instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto
ACUERDO No.___ de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y
(Fecha) el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel
“POR MEDIO DE LA CUAL SE FIJA EL ACUERDO DE de rubros, e inversión a nivel de proyectos
PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS PARA LA VIGENCIA
99

d) Que corresponde al CONSEJO DIRECTIVO DEL ESTABLECIMIENTO ARTÍCULO 1. Fijar el presupuesto anual de ingresos para la vigencia
EDUCATIVO _____________________, antes del inicio de cada 201_ del establecimiento educativo _____________, por un valor
vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante de ___________________ ($_____________) el cual se detalla a
acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto continuación:
presentado por el rector o director rural. INSTITUCION EDUCATIVA ________________________
RUT:______________________
MUNICIPIO, CALDAS
e) Que los Fondos de Servicios Educativos podrán ser financiados

EJECUCION PRESUPUESTAL INGRESOS PERIODO_________________________
CODIGO DETALLE PPUESTO S PPUESTO INGRESOS INGRESOS INGRESOS MAYOR

NE
con recursos de la nación, de entidades territoriales, de entidades

S SALDO X
5544 DE LOS RUBROS PRESUPUESTALES APROBADO NE C CIO DEFINITIVO ANTERIORES RECIBIDOS ACUMULADOS EJECUTAR VALOR
IO
IC DU
CGR 201_ AD RE 201_ PERIODO PERIODO RECAUDO
oficiales, de particulares y con sus ingresos operacionales, siempre 0 CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERIA
y cuando estén destinados a financiar gastos distintos de lo de 1 INGRESOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0
personal. En su administración y ejecución los establecimientos 11 INGRESOS CORRIENTES 0 0 0 0 0 0 0 0 0
educativos, a través de su respectivo consejo directivo y del rector 11.02.01 TASAS MULTAS Y CONTRIBUCIONES 0 0 0 0 0 0 0 0 0
o director rural, deberán sujetarse a lo dispuesto en el presente

11.02.01.01.37.03 VENTA DE SERVICIOS EDUCATIVOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.01.01.37.03.01 Servicios Complementarios 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.01.01.37.03.02 Programas Especiales 0 0 0 0 0 0 0 0 0
decreto, y demás disposiciones pertinentes. 11.02.01.01.37.03.03 Otros Servicios Educativos 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.01.01.37.98 OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0

11.02.01.01.37.98.01 Arrendamientos 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.01.01.37.98.02 Fotocopias 0 0 0 0 0 0 0 0 0
PARÁGRAFO: Los recursos de ley 21 de 1982 podrán ser girados 11.02.02

11.02.02.01
TRANSFERENCIAS Y APORTES APROBADOS
TRANSFERENCIAS PARA FUNCIONAMIENTO
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
por el Ministerio de Educación Nacional a las entidades territoriales 11.02.02.01.03.01

11.02.02.01.03.01.03
Del nivel Departamental
Aportes recibidos de Gbnos Departamentales
0
0
0 0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
mediante convenio, en cuyo caso se incorporarán en su respectivo

11.02.02.01.03.01.98 Otras transferencias Departamentales 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.02.01.05 DEL NIVEL CENTRAL DISTRITAL Y MUNICIPAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0
presupuesto, o ser girados directamente a los establecimientos 11.02.02.01.05.01

11.02.02.01.05.01.01
Del Nivel Central Municipal y/o Distrital
Aportes recibidos de Gbnos Municipales
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
educativos para ser manejados, a través de los Fondos de Servicios

11.02.02.01.05.01.02 Transferencias Municipales y/o Distritales 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.02.01.05.01.03 Otras transferencias Municipales 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Educativos. En este último caso la ejecución de dichos recursos por 11.02.02.03.01

11.02.02.03.01.01
DEL NIVEL NACIONAL
DEL NIVEL CENTRAL NACIONAL
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
parte del Directivo Docente ordenador del gasto, se sujetará a la

11.02.02.03.01.01.01 Del SGP Educación 0 0 0 0 0 0 0 0 0
DEL SISTEMA GRAL DE PARTICIP. EDUCACION:
11.02.02.03.01.01.07 Recursos de calidad 0 0 0 0 0 0 0 0 0
destinación y orientaciones que para el efecto expida el mencionado 11.02.04 OPERACIONALES 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ministerio.
11.02.04.03 VENTAS DE SERVICIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.04.03.01 Servicios Educativos 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.04.03.01.01 Matriculas e Inscripciones 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.04.03.01.03 Habilitaciones 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.04.03.01.05 Programas Especiales 0 0 0 0 0 0 0 0 0
f) Que corresponde al rector o director del establecimiento educativo,

11.02.04.03.01.98 Otros servicios educativos 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12 RECURSOS DE CAPITAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0
antes del inicio de la vigencia fiscal, elaborar el proyecto de 12,02

12.02.06
OTROS RECURSOS DE CAPITAL
DONACIONES
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
presupuesto y sus correspondientes modificaciones, teniendo en

12.02.06.01 De Particulares y Organismos Privados 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12.02.06.02 De Entes Públicos 0 0 0 0 0 0 0 0 0
cuenta el desarrollo del plan operativo y el Proyecto Educativo 12.02.03

12.02.03.01
RENDIMIENTOS DE OPERACIONES FCIERAS
Rendimientos - Otros Títulos
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Institucional. 12.02.02
12.02.02.03
VENTA DE ACTIVOS
Venta de Activos Financieros
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
12.02.02.01 Venta de Activos no Fcieros al Sector Público 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12.02.02.04 Venta de Activos no Fcieros al Sector Privado 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12.02.01 OTROS RECURSOS DEL BALANCE 0 0 0 0 0 0 0 0 0

12.02.01.01 RECUPERACION DE CARTERA 0 0 0 0 0 0 0 0 0
ACUERDA:
12.02.01.01.01 Ingresos Tribut. causados en Vigencias Anteriores 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12.02.98 OTROS RECURSOS DE CAPITAL APROBADOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0
NOMBRE RECTOR(A) TESORERO
100

ARTÍCULO 2. Fijar el presupuesto anual de gastos para la vigencia ARTÍCULO 3. Los ingresos contendrán los valores que por cualquier
201_ del establecimiento educativo _____________, por un valor de concepto reciba el establecimiento educativo y se clasificarán en
_______________________ ($_____________) el cual se detalla a grupos con sus correspondientes fuentes de ingresos, de la siguiente
continuación: manera:
INSTITUCIÓN EDUCATIVA ____________________________
1.- Ingresos Operacionales: Son ingresos operacionales las rentas

RUT: _____________________________
MUNICIPIO, CALDAS
EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS PERIODO___________________
CODIGO DETALLE PPTO

APROBADO
ADICC. REDUCC. PPTO
DEFINITIVO
EGRESOS
ACUM.ANTER
PAGOS
PERIODO
OBLIGACION
CONTRAIDA
AJUSTE EGRESOS
ACUMULADO
PPTO POR
EJECUTAR
o fuentes de ingresos públicos o privados de que dispone o puede
2 GASTOS - - - - - - - - - -
disponer regularmente y sin intermitencia el Fondos de Servicios
Educativos del establecimiento, los cuales se obtienen por la utilización
21 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO - - - - - - - - - -
21,01 GASTOS DE PERSONAL - - - - - - - - - -
21.01.02
21.01.02.03
Servicios Personales Indirectos
Jornales
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
- de los recursos en la prestación del servicio educativo (docencia,
extensión e investigación) por la explotación de bienes o servicios.
21.01.02.05 Honorarios Profesionales - - - - - - - - - -
21.01.02.09 Servicios Técnicos (Características de Eventualidad) - - -
21.01.02.98 Otros servicios Personales indirectos (Dec. 4791 de 2008) - - -
21,02 GASTOS GENERALES APROBADOS - - - - - - - - - -
21.02.01 ADQUISICION DE BIENES - - - - - - - - - -
2.- Transferencia de recursos públicos: Son recursos financieros

21.02.01.01 Materiales y Suministros - - - - - - - - - -
21.02.01.03 Compra de Equipo - - - - - - - - - -
21.02.01.05 Enseres y Equipos de Oficina - - - - - - - - - -
girados directamente al Fondo de Servicios Educativos por las entidades

21,02,01,08 Compra de Semovientes -
21.02.02 ADQUISICION DE SERVICIOS - - - - - - - - - -

21.02.02.15 Mantenimiento - - - - - - - - - -
21.02.02.05
21.02.02.13
21.02.02.07
Comunicaciones y transportes
Impresos y publicaciones
Servicios Publicos
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públicas de cualquier orden.
21.02.02.09 Seguros - - - - - - - - - -
21.02.02.17 Arrendamientos - - - - - - - - - -
21.02.02.03 Gastos de viaje Educandos - - - - - - - - - -
3.- Recursos del Capital: Son aquellas rentas que el establecimiento

21.02.02.25 Gastos Imprevistos - - - - - - - - - -
21.02.02.31 Sostenimiento de Semovientes - - - - - - - - - -
21.02.02.27 Capacitación -Bienestar social -Estímulos Educandos - - - - - - - - - -
obtiene eventualmente por concepto de recursos del balance,

21.02.02.23 Gastos Financieros - - - - - - - - - -
21.02.02.05 Dotación de Personal - - - - - - - - - -
21.02.02.98 Otros gtos por Adquisiciones de Bienes - - - - - - - - - -
21.02.02.98 Otros gtos por Adquisiciones de Servicios - - - - - - - - - -
21,03
21.03.01.03.01
TRANSFERENCIAS CORRIENTES APROBADAS
Transferencias al Sector Público-Deptos
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rendimientos financieros, donaciones en efectivo u otros, bien sea
directamente o a través del Fondo de Servicios Educativos.
21.03.01.05.02 Transferencias al Sector Público-Distritos y Mpal - - - - - - - - - -
21.03.98.98 Otras Transferencias Corrientes - - - - - - - - - -
22 GASTOS DE COMERCIAL/ Y PRODUCCIÓN - - - - - - - - - -
22,01 GASTOS DE COMERCIAL/ Y PRODUCCIÓN - - - - - - - - - -
PARÁGRAFO. Todos los ingresos no tributarios y demás recursos

22,01,01 Comercial-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - -
22.01.98 Comercial-Otros Gastos - - - - - - - - - -
22,02 Industrial-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - -

22,02,01
22,02,01.98
22,02,03
Industrial-Cpra de Bienes y Servicios
Industrial otros gastos
Agrícola-Cpra de Bienes y Servicios
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que en las normas legales se autorice su recaudo y manejo, deberán
ingresar al Fondo de Servicios Educativos, a través de la tesorería de la
22,02,03.98 Agrícola-Otros Gastos - - - - - - - - - -
23 SECTOR EDUCAC-GASTOS DE INVERSIÓN - - - - - - - - - -
23,01
23,01,01,03
INFRAESTRUCTURA SECTOR EDUC.
Mejoramientoo y mantenimiento Infraestruct.
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institución, y por los responsables de los recaudos.
23,01,01,03,49 Propia del Sector - Planteles Educativos - - - - - - - - - -
23.01.02.03 Infraestructura Administrativa - - - - - - - - - -
ARTÍCULO 4. El presupuesto contendrá la totalidad de los ingresos,

23,02 DOTACION - - - - - - - - - -
23.02.01 EQUIPOS, MATERIALES, SUMINISTRO Y SS PPIOS - - - - - - - - - -

23.02.01.01 Adquisición y/o produccion de eqpos, material y sum - - - - - - - - - -
tanto los generados por la institución como los transferidos por las
23.02.01.01.01 Dotacion y/o adquisicion de maquinaria y eqpo -materiales y suministros - - - - - - - - - -
23.02.01.01.07 Mant/to de equipo, material y Suministro Educativo - - - - - - - - - -
23.02.01.01.09 Servicio de Transporte Educativo - - - - -
entidades públicas, así como la totalidad de los gastos.

23,02,01,02 Mantenimiento de equipos mater. sumin/ y ss - - - - - - - - - -
23.04 INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS - - - - - - - - - -
23.04.01.01 DISEÑO PARA INVESTIGACIÓN BÁSICA,APLICADA Y ESTUDIO - - - - - - - - - -
23.04.01.02
23.04.01.02.98
23.04.01.02.99
PROYECTOS TRANSVERSALES
Proyecto PRAE
Proyecto de desplazados
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PARÁGRAFO: Los ingresos obtenidos con destinación específica,
deberán destinarse únicamente para lo que fueron aprobados por las
23.04.01.02.100 - - - - - - - - - -
23.04.01.02.101 - - - - - - - - - -
entidades que asignaron los recursos.

RECTOR(A) TESORERO
101

ARTÍCULO 5. Los egresos contendrán las apropiaciones; gastos o del presupuesto de la institución, complementarias a las contempladas
erogaciones, que requiera el establecimiento educativo estatal para en el Estatuto Orgánico del Presupuesto, Decreto 111 de 1996, el Decreto
su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto 4791 de Diciembre 19 de 2008 y el Decreto 4807 del 20 de Diciembre
Educativo Institucional demande. Los egresos deben guardar estricto de 2011, en armonía con acuerdos y resoluciones expedidas con
equilibrio con el presupuesto de ingresos. posterioridad que contengan aspectos relacionados con el presupuesto
y rigen únicamente para la vigencia fiscal comprendida entre Enero 01
ARTÍCULO 6. Las afectaciones al presupuesto se harán teniendo en de 201_ y Diciembre 31 de 201_.
cuenta el concepto de la prestación principal que origina el compromiso
que se adquiere y con cargo a la apropiación que corresponda al ARTÍCULO 9. Las disposiciones generales rigen para los órganos
concepto, se cubrirán los demás costos inherentes. De acuerdo con el que conforman en presupuesto general de la institución, sin perjuicio
principio de programación integral, las apropiaciones para proyectos de lo establecido en el procedimiento para el presupuesto y sus
de inversión de propiedad planta y equipo, mantenimiento del modificaciones.
establecimiento educativo y material educativo se priorizará de acuerdo
a lo establecido en el PEI y estos deben incluir simultáneamente los ARTÍCULO 10. Los actos administrativos que afecten las apropiaciones
gastos de inversión, los costos administrativos y los gastos generales. incluidas en el presupuesto deberán contar con certificados de
disponibilidad presupuestal previamente expedidos por el funcionario
PARÁGRAFO: Las transferencias o giros que las entidades territoriales autorizado para ello y con el registro presupuestal, como requisito de
efectúen al establecimiento educativo, no podrán ser comprometidos perfeccionamiento de los mismos.
por el Directivo Docente ordenador del gasto hasta tanto no se reciban
los recursos en las cuentas de la institución. De igual manera los órganos ejecutores, deberán tramitar los actos
administrativos dando cumplimiento a los procedimientos y métodos
ARTÍCULO 7. La aprobación del presupuesto, su ejecución y las establecidos por el Directivo Docente ordenador del gasto, para efectos
modificaciones se harán en observancia a lo establecido en el de la ejecución presupuestal del gasto, en la ordenación el registro
procedimiento para el presupuesto y sus modificaciones, que hace parte presupuestal, obligación y pago de las mismas.
de la guía para la administración del Fondo de Servicios Educativos de
la institución, y de conformidad con las disposiciones establecidas en ARTÍCULO 11. Prohíbase tramitar actos administrativos y obligaciones
la Ley orgánica del Presupuesto y las normas legales vigentes. que afecten el presupuesto de gastos, cuando no se reúnan los requisitos
señalados en el artículo anterior y demás que se exija la ley, o cuando
DISPOSICIONES GENERALES se configuren como hechos cumplidos. El Directivo docente ordenador
del gasto o en quienes estos hayan delegado tal facultad responderán
DEL CAMPO DE APLICACIÓN disciplinaria, fiscal y penalmente por incumplir lo establecido en este
acuerdo y en las normas presupuestales vigentes.
ARTÍCULO 8. Las disposiciones generales del presente acuerdo
corresponden a las normas tendientes a asegurar la correcta ejecución
102

ARTÍCULO 12. EL Directivo Docente ordenador del gasto en la COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

resolución de liquidación clasificará y definirá los ingresos y gastos.
Igualmente efectuará las aclaraciones y correcciones de leyenda Para constancia se firma en _________ a los___ días del mes de______
necesarias para enmendar los errores de transcripción y aritméticos del año_____.
que figuren el presupuesto. Así mismo mediante resolución realizará
los ajustes de codificación y otras disposiciones que se requieran en el Fíjese en cartelera.
desarrollo operativo del sistema presupuestal y que sean necesarios
para el sostenimiento y buen funcionamiento de la herramienta
adoptada y las que se tengan que ajustar de conformidad con la FIRMAS: MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTICO.
normatividad vigente.
ARTÍCULO 13. Los órganos que conforman el presupuesto, elaborarán CONSEJO DIRECTIVO
un programa general de ejecución y desembolsos o giros, detallado por ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________
proyectos y por rubros presupuestales de acuerdo a las apropiaciones,
sobre bienes y servicios que requieran para su funcionamiento y
gestión el cual constituirá el PAC. ACUERDO No.___
(Fecha)
ARTÍCULO 14. Las Cuentas por Pagar de la vigencia fiscal siguiente,
serán constituidas, a más tardar el 31 de Diciembre de la vigencia
fiscal que termina; mediante resolución expedida por el Directivo “Por medio de la cual se ADICIONAN, REDUCEN, TRASLADAN
Docente ordenador del gasto. Las Cuentas por pagar, son aquellas O ADICIONAN POR TRASLADO, en unos rubros dentro de los
que se constituyen con base en las obligaciones existentes a Diciembre ingresos CON O SIN DESTINACIÓN ESPECIFICA dentro de los
31, las cuales surgieron por recibir a satisfacción bienes y servicios rubros de gastos para la vigencia fiscal de 201_,”.
contratados y que por diferentes causas, no se pudo realizar el pago.
El Consejo Directivo del establecimiento educativo ______________ en
PARÁGRAFO: Las partidas para reconocer las cuentas por pagar uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas en la Ley
son: Cuentas por Pagar Constituidas, Cuentas por Pagar Pendientes de 115 de Febrero 8 de 1994, la Ley 715 de Diciembre 21 de 2001 y el
Cancelar, y Cuentas por Pagar Canceladas. Decreto 4791 de 19 de Diciembre de 2008 y,
CONSIDERANDO:
a) Que mediante el acuerdo No. ________ de fecha ______, se aprobó

el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia fiscal 201__.
103

b) Que mediante la resolución Nº ______ de fecha_____, se liquidó ARTICULO SEGUNDO: Realizar las siguientes ADICIONES,
y desglosó el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia REDUCCIONES, TRASLADAR O ADICIONAR POR TRASLADO dentro del
fiscal 201__. presupuesto de ingresos CON O SIN DESTINACIÓN ESPECIFICA y/o
dentro de los rubros de gastos.
c) Que se hace necesario para el normal funcionamiento del
establecimiento educativo hacer unas adiciones, reducciones por RUBRO CONCEPTO VALOR
traslados y unas adiciones por traslados en unos rubros dentro del
SECTOR EDUCACIÓN –GASTOS
presupuesto de rentas y gastos, lo que permitirá el cumplimiento 23 $__________
DE INVERSIÓN
del objeto social.
23,04 INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS $__________
ACUERDA
Diseños para Investigación
23,04.01, 01 $__________
básica, aplicada y estudios.
ARTÍCULO PRIMERO: Realizar las siguientes ADICIONES, APOYO A LA ATENCIÓN
REDUCCIONES, TRASLADAR O ADICIONAR POR TRASLADO dentro del EDUCATIVA DE POBLACIÓN
presupuesto de ingresos CON O SIN DESTINACIÓN ESPECIFICA y/o 23.04.01.02.98.02 EN SITUACIÓN DE $__________
dentro de los rubros de gastos. DESPLAZAMIENTO EN DEPTO
DE CALDAS 201___
RUBRO CONCEPTO VALOR
1 PRESUPUESTO DE $________ ARTICULO TERCERO: El presente acuerdo rige a partir de la fecha
INGRESOS de su promulgación.
11.02 NO TRIBUTARIOS $________
APROBADOS
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
11.02.02.01 TRANSFERENCIAS $________ Para constancia se firma en _______ a los ________ días del mes de
PARA ______ del año______.
FUNCIONAMIENTO
11.02.02.01.03.01 De nivel $________ FIRMAN: MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO
Departamental
11.02.02.01.03.01.03 Aportes recibidos $________
de Gobiernos
Departamentales
Con Destinación
Específica
104

9. PLAN DE COMPRAS

PLAN DE COMPRAS institución dentro de los parámetros de calidad y oportunidad acordes

con el presupuesto aprobado por el consejo directivo.
ALCANCE: El Plan de Compras es el procedimiento establecido para ELABORACIÓN: El procedimiento para la elaboración del Plan
las actividades de programación, ejecución, seguimiento y control de Compras, se iniciará con la extracción de los bienes y servicios a
del presupuesto aprobado; es también una herramienta de gestión adquirirse en el transcurso de la vigencia conforme al presupuesto
administrativa integrada al presupuesto; al sistema contable y aprobado, y su posterior vaciado en el formato establecido para ello;
financiero y al plan de acción institucional, para hacer uso racional y finalizará con su adopción por parte del consejo directivo.
estratégico de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.
EJECUCIÓN: La ejecución de los recursos para la adquisición de los
FINALIDAD: Contar con una herramienta para controlar y garantizar bienes y servicios se hará en el marco del régimen de Contratación
que los recursos presupuestales asignados se ejecuten con oportunidad Estatal, el Estatuto Orgánico de Presupuesto y el Reglamento
y eficiencia durante la vigencia fiscal. para la contratación hasta una cuantía inferior a los veinte (20)
SMLMV. Los productos recibidos se evaluarán de conformidad con
El Directivo Docente en su calidad de ordenador del gasto, dará las especificaciones establecidas en los estudios previos, informe
cumplimiento al artículo 74 de la Ley 1474 de 2011, que establece: de conveniencia y las características ofrecidas por el proveedor y
“Plan de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia aceptadas por el establecimiento educativo.
de la presente ley, todas las entidades del Estado a más tardar el 31
de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva página web RESPONSABILIDAD: Serán responsables de la formulación del Plan
el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual se especificarán los de Compras en el establecimiento educativo: _____________________
objetivos, las estrategias, los proyectos, las metas, los responsables, _______________.
los planes generales de compras y la distribución presupuestal de sus
proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión. PERIODO: El Plan de Compras se elaborará por el término de un año,
teniendo en cuenta los compromisos y necesidades del establecimiento
A partir del año siguiente, el Plan de Acción deberá estar acompañado educativo y de acuerdo al principio de anualidad del presupuesto
del informe de gestión del año inmediatamente anterior. aprobado del 01 de Enero de ______ al 31 de Diciembre de _________.
Igualmente publicarán por dicho medio su presupuesto debidamente

desagregado, así como las modificaciones a este o a su desagregación.” CONSEJO DIRECTIVO
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________
POLÍTICAS: Las políticas de compras del establecimiento educativo
serán las de adelantar todos los procesos contractuales teniendo ACUERDO No.___
en cuenta los principios de economía, imparcialidad, eficiencia y (Fecha)
efectividad con el fin de garantizar el adecuado funcionamiento de la
107

“POR MEDIO DEL CUAL SE ADOPTA EL PLAN DE COMPRAS 1,3,4 y 5 se harán con sujeción al programa general de compras
PARA LA VIGENCIA_______”. debidamente aprobado por el consejo directivo y de conformidad
con las normas que rigen la materia”.
El consejo directivo del establecimiento educativo ______________ en
uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas en la Ley e) Que para el buen funcionamiento del Fondo de Servicios Educativos
115 de Febrero 8 de 1994, la Ley 715 de Diciembre 21 de 2001 y el del establecimiento educativo se hace necesario distribuir y
Decreto 4791 de 19 de Diciembre de 2008 y, aprobar el Plan de Compras para la vigencia fiscal __________.
CONSIDERANDO: ACUERDA:
a) Que el Directivo Docente ordenador del gasto presentó el proyecto ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Plan de Compras del
de presupuesto para la vigencia fiscal _________ al consejo establecimiento educativo _____________________________ para la
directivo para el estudio y aprobación. También presentó la vigencia fiscal ____________, por un valor de _____________________
distribución desagregada de las partidas presupuestales que ($______________), tal como consta en el anexo que hace parte
conforman el presupuesto general, donde están contenidas las integral del presente acuerdo.
necesidades y requerimientos de cada una de las áreas académicas
y dependencias de la institución que sirvieron de soporte para la ARTÍCULO SEGUNDO: El presente acuerdo rige a partir del 1 de
elaboración del Plan de Compras. Enero del año ______.
b) Que el consejo directivo mediante acuerdo No.___ de fecha _____, COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
aprobó el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 201_.
c) Que la Ley 1474 de 2011, en su artículo 74, establece: “Plan

de acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia Para constancia se firma en __________ a los _____días del mes______
de la presente Ley, todas las entidades del estado a más tardar del año________.
al 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva
página Web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual
se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las FIRMAS: MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO.
metas, los responsables, los planes generales de compras y la
distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los
indicadores de gestión.”
d) Que con base en el parágrafo 1º del artículo 11 del Decreto 4791

de 2008, “Las adquisiciones a que hacen referencia los numerales
108

10. PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA PAC

PROGRAMA ANUAL MENSUALIZADO DE CAJA - PAC 115 de Febrero 8 de 1994, la Ley 715 de Diciembre 21 de 2001 y el
Decreto 4791 de 19 de Diciembre de 2008 y,
Definición: El Programa Anual Mensualizado de Caja – PAC o también CONSIDERANDO:

flujo de caja, es el instrumento mediante el cual se define el monto
máximo mensual de fondos disponibles para efectuar el pago a) Que el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994, establece como
de los compromisos asumidos en desarrollo de las apropiaciones función del consejo directivo la toma de decisiones que afecten el
presupuestales incorporadas en el presupuesto. El ordenador del gasto funcionamiento de la institución, excepto las que sean competencia
del establecimiento educativo define la meta global de pagos. de otra autoridad.
Programación: En la programación anual del PAC se debe determinar b) Que es función del consejo directivo adoptar y establecer
mes a mes los recaudos y los gastos que se puedan ordenar, y los reglamentos y procedimientos que orienten la gestión
clasificarlos conforme la distribución del presupuesto. administrativa y financiera.
Elaboración del Flujo de Caja: La base para elaborar el flujo de c) Que de conformidad con el artículo 3 del Decreto 4791 de 2008, el
caja, es el presupuesto de ingresos y egresos y el plan de compras, Rector o el director rural en coordinación con el consejo directivo
aprobados mediante acuerdo por el consejo directivo. Según las del establecimiento educativo estatal administra el Fondo de
nuevas necesidades de la vigencia y no contempladas previamente se Servicios Educativos.
harán los respectivos ajustes mensuales. Estas modificaciones serán
reflejadas en el presupuesto y el plan de compras, y deberán ser d) Que el artículo 5 del decreto 4791 de 2008, establece las funciones
aprobadas por el consejo directivo. del consejo directivo frente a la administración del Fondo de
Servicios Educativos, entre otras:
CONSEJO DIRECTIVO • Aprobar el presupuesto para cada vigencia.

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ • Adoptar el reglamento para el manejo de tesorería.
• Aprobar las modificaciones al presupuesto.
ACUERDO No.___ • Reglamentar los procedimientos y formalidades para toda
(Fecha) contratación que no supere los veinte (20) SMLMV.
“POR MEDIO DEL CUAL SE APRUEBA EL PROGRAMA ANUAL e) Que por medio del acuerdo No. _________, de fecha_____, se
MENSUALIZADO DE CAJA – PAC PARA LA VIGENCIA ____” aprobó el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia
fiscal_____________ y se detallaron las futuras apropiaciones del
El Consejo Directivo del establecimiento educativo ______________ en Fondo de Servicios Educativos del establecimiento educativo.
uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas en la Ley
111

f) Que la adquisición de bienes deberá hacerse con sujeción al plan COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
de compras aprobado por el consejo directivo.
Para constancia, se firma en____ a los___ del mes de_____ del
g) Que las modificaciones al presupuesto, según lo dispuesto en el año_______.
artículo 12 del decreto 4791 de 2008, son objeto de autorización
por parte del consejo directivo.
FIRMAS: MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO.
h) Que por lo anterior, se hace necesario aprobar el Programa Anual
Mensualizado de Caja PAC, correspondiente a la vigencia fiscal del
año_____________. El PAC será el instrumento mediante el cual
se definirá el monto mensual de fondos disponibles con el fin de
cumplir los compromisos.
ACUERDA
ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el Programa Anual Mensualizado de

Caja PAC, financiado con los recursos que contiene la totalidad de los
ingresos que recibe el establecimiento educativo a través del Fondo
de Servicios Educativos, conforme el artículo 8 del Decreto 4791 del
19 de Diciembre de 2008 y el Decreto 4807 del 20 de Diciembre de
2011. Correspondiente a la vigencia fiscal __________, en la suma de
____________________________, $_____________, clasificado según
sus fuentes de ingresos y discriminados así:
Aquí se copia el cuadro elaborado en Excel (se importa o se pega)

Ingresos.

Gastos
ARTÍCULO SEGUNDO: El presente acuerdo rige a partir de la fecha

de su expedición.
112

11. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE PROYECTOS
PEDAGÓGICOS PRODUCTIVOS (PPP)

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE PROYECTOS PEDAGÓGICOS estrategias que permitan en los estudiantes implementar bancos
PRODUCTIVOS (PPP) de proyectos pedagógicos productivos, planes de negocios y otras
acciones tendientes a formar cultura emprendedora.
CONSEJO DIRECTIVO
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ b) Que el decreto 4791 de 2008 en el artículo 3, establece que el
rector o director rural en coordinación con el consejo directivo del
establecimiento educativo estatal administra el Fondo de Servicios
ACUERDO No.____ Educativos de acuerdo a las funciones otorgadas por la Ley 715
Fecha de 2001 y el decreto en comento.
c) Que el decreto 4791 de 2008, parágrafo del artículo 3, define

“POR LA CUAL SE CREA Y REGLAMENTA EL RUBRO APOYO A como administración del Fondo de Servicios Educativos todas
PROYECTOS PEDAGÓGICOS PRODUCTIVOS”. las acciones de presupuesto, recaudo, conservación, inversión,
compromiso, ejecución de recursos y rendición de cuentas entre
otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo dispuesto
El consejo directivo del establecimiento por el consejo directivo.
educativo_____________________, en uso de sus atribuciones legales
y, d) Que el decreto 4791 de 2008, numeral 10 del artículo 11, establece
que los recursos de los Fondos de Servicios Educativos pueden ser
CONSIDERANDO: utilizados para sufragar costos destinados al sostenimiento de
semovientes y proyectos pedagógicos productivos.
a) Que la Ley 1014 de 2006 establece en el Capítulo III “Fomento
de la cultura del emprendimiento” lo siguiente: Artículo 12 Literal e) Que el establecimiento educativo________________________
b). “Contribuir al mejoramiento de las capacidades, habilidades y dentro de su plan de estudios y su proyecto educativo institucional
destrezas en las personas, que les permitan emprender iniciativas cuenta con el desarrollo de proyectos pedagógicos productivos
para la generación de ingresos por cuenta propia”. Ibídem, Literal dirigidos y supervisados, los cuales tienen como fin promover
c) “Promover alternativas que permitan el acercamiento de las competencias laborales y específicas en sus educandos.
instituciones educativas al mundo productivo” y, Artículo 13
numeral 2. “Transmitir en todos los niveles escolares conocimiento, f) Que con el fin de promover este tipo de actividades, se hace
formar actitud favorable al emprendimiento, la innovación y la necesario crear un rubro de “apoyo a proyectos pedagógicos
creatividad y desarrollar competencias para generar empresas”. productivos”, como soporte para el desarrollo de este tipo de
proyectos dirigidos y supervisados.
Por lo tanto es necesario fortalecer el área de emprendimiento
en los establecimientos educativos, a través de la generación de
115

ACUERDA: PARÁGRAFO 1. El consejo directivo informará a cada sede los recursos

disponibles en el rubro “Apoyo a proyectos pedagógicos productivos”
de acuerdo a los aportes y utilidades de cada una de ellas.
ARTÍCULO PRIMERO. Crear y reglamentar el rubro “Apoyo a proyectos
pedagógicos productivos” dentro del Fondo de Servicios Educativos del PARÁGRAFO 2. Los recursos de este rubro sólo podrán ser invertidos
establecimiento educativo________________ para apoyar el desarrollo en proyectos pedagógicos productivos dirigidos o supervisados con el
de los proyectos pedagógicos productivos dirigidos y/o supervisados, a visto bueno del Comité de Apoyo Agropecuario que se conforme en
través de las siguientes acciones: cada sede.
1. Apoyar el desarrollo de proyectos pedagógicos productivos (PPP) PARÁGRAFO 3. Cada sede tendrá derecho a realizar inversiones por
dirigidos y/o supervisados, con recursos económicos destinados el valor equivalente a los recursos que adicione a dicho fondo.
para esta actividad, provenientes de aportes de entidades, venta
de productos de los PPP dirigidos de cada sede, devolución de PARÁGRAFO 4. Los recursos de una sede no podrán ser invertidos en
aportes y utilidades de los PPP supervisados apoyados por la otra, sin autorización del Comité de Apoyo Agropecuario.
institución, de acuerdo a lo establecido por el Comité de Apoyo
Agropecuario. ARTÍCULO SEGUNDO. COMITÉ DE APOYO AGROPECUARIO. Para
el manejo eficiente del rubro “Aportes para proyectos pedagógicos
2. Administrar de manera eficiente y transparente, los recursos del productivos’ se conformará en cada sede un Comité de Apoyo
rubro “Apoyo a proyectos pedagógicos productivos” del Fondo Agropecuario que velará por el buen desarrollo de los PPP y el manejo
de Servicios Educativos bajo las condiciones de administración de los recursos disponibles. El Comité de Apoyo Agropecuario estará
estipuladas por la legislación. integrado por docentes, representantes de los padres de familia y
representantes de los estudiantes. El consejo directivo dictará mediante
3. Ingresar al Fondo de Servicios Educativos con destinación acuerdo el reglamento interno de dichos comités.
específica al rubro “Apoyo a proyectos pedagógicos productivos”
los recursos entregados por cada sede, provenientes de la venta de
ARTÍCULO TERCERO. MANEJO DE LOS RECURSOS. Para el
productos agropecuarios de los PPP dirigidos y los aportes de los
manejo de los recursos del rubro “Apoyo a proyectos pedagógicos
PPP supervisados apoyados por la institución.
productivos”, se tendrá en cuenta lo siguiente:
4. Adicionar al rubro “Apoyo a proyectos pedagógicos productivos”
A. Cada sede del establecimiento educativo entregará al Fondo de
con destinación específica del Fondo de Servicios Educativos, los
Servicios Educativos los recursos provenientes de la venta de
recursos entregados por cada sede para este rubro, provenientes
productos agropecuarios, devolución de aportes y utilidades de
de las utilidades de los PPP supervisados apoyados, de actividades
proyectos supervisados apoyados, con destinación específica al
realizadas por la institución o de aportes de entidades.
rubro “Apoyo a proyectos pedagógicos productivos”, creado para
tal fin.
116

B. El establecimiento educativo adquirirá materias primas, insumos CONSEJO DIRECTIVO

y asumirá otros costos con cargo al rubro “Apoyo a proyectos ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________
pedagógicos productivos”, para el establecimiento de proyectos
pedagógicos productivos dirigidos y supervisados en cada sede,
de acuerdo con los requisitos legales. ACUERDO No.___
(Fecha)
C. La compra de materia prima, insumos y pago de otros gastos, se
realizará de acuerdo a las solicitudes de cada Comité de Apoyo “POR MEDIO DEL CUAL SE ESTABLECE EL REGLAMENTO INTERNO
Agropecuario por un valor que no supere los recursos disponibles DEL COMITÉ DE APOYO AGROPECUARIO”.
para la sede en este rubro.
D. El Comité de Apoyo Agropecuario definirá, el valor costo de los El Consejo Directivo del establecimiento educativo ______________ en
proyectos dirigidos y supervisados que se van a apoyar. uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas en la Ley
115 de Febrero 8 de 1994, la Ley 715 de Diciembre 21 de 2001 y el
E. El estudiante se compromete a devolver al fondo los recursos Decreto 4791 de 19 de Diciembre de 2008 y,
y utilidades del proyecto pedagógico productivo supervisado
apoyado por la institución, de acuerdo a lo estipulado por el CONSIDERANDO
Comité de Apoyo Agropecuario.
a). Que en el Fondo de Servicios Educativos del establecimiento
F. Una vez el estudiante reintegra a la institución los recursos de educativo____________ existe en el presupuesto aprobado para
acuerdo a lo acordado con el Comité de Apoyo Agropecuario, el la vigencia ____ del día__ mes__ del año___ el rubro, “’Apoyo
establecimiento educativo entregará el paz y salvo. a proyectos pedagógicos productivos”, reglamentado mediante
acuerdo No._____ de fecha ______, con el fin de apoyar el
desarrollo de proyectos pedagógicos productivos (PPP), dirigidos
COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE y supervisados en la institución, de acuerdo al Proyecto Educativo
Institucional (PEI).
Para constancia se firma en _______ a los ________ días del mes de b). Que en el artículo segundo del acuerdo No. _______________
______ del año______. de______________ “POR LA CUAL SE CREA Y REGLAMENTA EL
RUBRO “APOYO A PROYECTOS PEDAGÓGICOS PRODUCTIVOS” se
establece que el consejo directivo dictará el reglamento interno de
FIRMAN: MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO éste comité.
117

ACUERDA: 4. Hacer seguimiento durante el desarrollo de los PPP, así como al

resultado de los mismos.
ARTÍCULO PRIMERO. Reglamentar el funcionamiento del Comité de
Apoyo Agropecuario para el buen manejo de los recursos disponibles 5. Velar porque se realice permanentemente la inversión de los
para el desarrollo de Proyectos Pedagógicos Productivos (PPP), recursos disponibles en el rubro “Apoyo a proyectos pedagógicos
descritos en el PEI. productivos”, con el fin de contribuir al fortalecimiento del
aprendizaje de los estudiantes y el adecuado uso de los recursos.
ARTÍCULO SEGUNDO. OBJETIVOS DEL COMITÉ DE APOYO
AGROPECUARIO. Son objetivos del Comité de Apoyo Agropecuario los 6. Presentar informes periódicos al consejo directivo y a la comunidad
siguientes sobre los proyectos apoyados, avances, dificultades, resultados y
rendimientos que se presentan en el desarrollo de los proyectos
1. Velar por el buen desarrollo de los proyectos pedagógicos pedagógicos productivos.
productivos (PPP) de la sede.
7. Comprometer a la comunidad educativa para que apoye el
2. Gestionar recursos tendientes al crecimiento y sostenibilidad del desarrollo de los PPP en la sede.
rubro “Apoyo a Proyectos Pedagógicos Productivos”.
8. Definir las utilidades de cada PPP supervisado al momento de su
3. Fomentar la creación de empresa en la región o desde el aula aprobación para la sostenibilidad y crecimiento del mismo.
de clase, a través de las áreas tecnología e informática y
emprendimiento. ARTÍCULO CUARTO. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL COMITÉ DE
APOYO AGROPECUARIO:
ARTÍCULO TERCERO. FUNCIONES GENERALES DEL COMITÉ
DE APOYO AGROPECUARIO: 1. Definir los proyectos pedagógicos productivos a establecer
teniendo en cuenta los recursos disponibles en el rubro “Apoyo
1. Brindar apoyo técnico, administrativo y de gestión para el a proyectos pedagógicos productivos”, la pertinencia y el valor
desarrollo de los Proyectos Pedagógicos Productivos dirigidos y pedagógico de los mismos.
supervisados de la sede.
2. Definir el monto que será destinado a PPP dirigidos y a PPP
2. Servir de mediador entre la comunidad, estudiantes y docentes supervisados, de acuerdo a los recursos disponibles en el rubro
para superar las dificultades que se puedan presentar durante el “Apoyo a proyectos pedagógicos productivos” de la sede.
desarrollo de los Proyectos Pedagógicos Productivos.
3. Solicitar al Directivo Docente de la institución los insumos
3. Plantear y desarrollar estrategias que faciliten la consecución
necesarios para el establecimiento de los PPP definidos.
de recursos para un mejor funcionamiento de los Proyectos
Pedagógicos Productivos.
118

4. Llevar registros técnicos y contables que den cuenta de la inversión 2. Los recursos provenientes de los proyectos pedagógicos
de los recursos y el desarrollo de los PPP. productivos PPP dirigidos y supervisados apoyados, recursos
aprobados y utilidades, serán entregados por el Comité de Apoyo
5. Nombrar un interventor para que haga el seguimiento al PPP. Agropecuario a través de consignación en una cuenta especial que
para el efecto se abra. Dichos recursos serán adicionados al rubro
ARTÍCULO QUINTO. DE LAS REUNIONES Y OTROS ASUNTOS. correspondiente en el presupuesto de la vigencia.
El Comité de Apoyo Agropecuario se reunirá ordinariamente dentro de 3. El Comité de Apoyo Agropecuario entregará al Directivo Docente
los cinco primeros días hábiles de cada mes, con el fin de atender las ordenador del gasto un informe describiendo inversiones
solicitudes y evaluar el estado en el que se encuentran los proyectos realizadas, ventas, utilidades y recursos totales del rubro “Apoyo a
pedagógicos productivos y, extraordinariamente para atender proyectos pedagógicos productivos”.
situaciones especiales cuando así lo considere.
4. El consejo directivo dará el visto bueno al informe presentado por
Las decisiones que tome el comité serán consignadas en un libro de el Comité de Apoyo Agropecuario de cada sede.
actas, las cuales serán numeradas en orden consecutivo. Se llevarán
registros donde se especifique el manejo de los recursos disponibles ARTICULO SÉPTIMO. En cuanto a los proyectos pedagógicos
en el rubro “Apoyo a proyectos pedagógicos productivos” del Fondo de productivos, se tendrá en cuenta que:
Servicios Educativos (FSE).
1. El estudiante presentará al comité de Apoyo Agropecuario un
El Comité de Apoyo Agropecuario deberá presentar un informe cada proyecto pedagógico productivo el cual deberá ser pertinente y
tres meses al consejo directivo y a la comunidad, sobre las inversiones coherente con las actividades propias de la región, además de
realizadas, el estado de los proyectos pedagógicos productivos y los garantizar la sostenibilidad del mismo; para ello incluirá el costo
resultados del ejercicio. de los insumos y otros costos en el valor total del proyecto.
PARÁGRAFO. Los informes que deben rendir los diferentes comités 2. El comité evaluará el proyecto presentado, podrá solicitar que se
de Apoyo Agropecuario de que trata éste artículo, se sucederán en la realicen ajustes y establecerá su viabilidad con el fin de que sea
última semana de los meses de Abril, Julio y Octubre. aprobado el monto de los recursos requeridos por parte del consejo
directivo.
ARTÍCULO SEXTO. RETORNO DE LOS INGRESOS.
3. El estudiante favorecido firmará un compromiso con el
1. Las utilidades generadas por los proyectos pedagógicos establecimiento educativo que lo obliga a devolver el capital
productivos (PPP) supervisados apoyados, serán llevados al invertido y las utilidades de dicho capital, definidos y acordados
Fondo de Servicios Educativos (FSE) al rubro ‘Apoyo a proyectos con el Comité de Apoyo Agropecuario dependiendo del tipo de
pedagógicos productivos” de la sede. proyecto, en el término acordado.
119

4. Una vez el estudiante devuelva el capital y las utilidades, el

establecimiento educativo expedirá un paz y salvo por dicho
concepto.
ARTÍCULO OCTAVO. APROBACIÓN DE RECURSOS Y CRITERIOS

PARA LA ASIGNACION DE LOS MISMOS. El consejo directivo
seleccionará a los estudiantes beneficiarios y fijará la cuantía de los
recursos para costos e insumos, en los correspondientes proyectos
pedagógicos productivos, presentados; previos los conceptos de
viabilidad de los proyectos emitidos por parte del Comité de Apoyo
Agropecuario. En la asignación de recursos, se tendrán en cuenta los
siguientes criterios:
a. Orden de presentación de la solicitud.
b. Que exista saldo disponible en el rubro.
c. Ser una persona con calidad humana, colaborador y con gran

sentido de pertenencia por la institución.
Para constancia se firma en _______ a los ________ días del mes de

______ del año______.
FIRMAS: MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO
120

12. REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR

REGLAMENTO PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR el establecimiento educativo para su adecuado funcionamiento
administrativo y operativo.
DEFINICIÓN. La caja menor es un fondo fijo reembolsable que se 1.5 ORDENACIÓN DEL GASTO. La ordenación del gasto de caja
crea en las empresas u organizaciones para atender pagos menores, menor está a cargo del Directivo Docente en su calidad de ordenador
previamente determinados y cuantificados. del gasto.
FINALIDAD. El objeto de la caja menor del establecimiento educativo 1.6 DESIGNACIÓN DEL ENCARGADO O RESPONSABLE: La
es el de atender en forma ágil y funcional gastos de funcionamiento persona encargada o responsable del manejo de caja menor y de los
que están previamente identificados y definidos en el presupuesto, recursos es designada por el Directivo Docente ordenador del gasto, y
que tengan el carácter de urgente de menor cuantía. debe constar en la resolución de constitución de la caja menor expedida
para cada vigencia.
CAPÍTULO I
El ó los funcionarios del establecimiento educativo que tengan funciones
DE LA CONSTITUCIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO de tesorería o pagaduría, así como el Directivo Docente ordenador del
DE CAJA MENOR gasto no pueden en ningún caso ser encargados del manejo de caja
menor. Por lo tanto, el funcionario encargado o responsable del manejo
de caja menor es diferente al que tiene las funciones de tesorería o
1.1 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Para la constitución y pagaduría.
reembolso de caja menor se debe contar previamente con la expedición
del respectivo Certificado de Disponibilidad Presupuestal. 1.7 PÓLIZA DE MANEJO: Acto seguido a la designación del
encargado o responsable del manejo de caja menor, el Directivo
1.2 CUANTÍA: La cuantía del fondo de caja menor es de un salario Docente ordenador del gasto procede a constituir las fianzas y garantías
mínimo legal mensual vigente (1 SMLMV). necesarias que ampare el monto total de caja menor: imputables a los
recursos del Fondo de Servicios Educativos.
1.3 CONSTITUCIÓN: La constitución de caja menor se realiza para
cada vigencia, a través de resolución expedida por el Directivo Docente 1.8 APERTURA DE LOS LIBROS: El funcionario encargado
ordenador del gasto, con observancia en todo caso de la resolución o responsable del manejo de caja menor debe abrir un libro de
que para tal efecto expida anualmente el Ministerio de Hacienda y contabilidad, foliado, donde registrará diariamente las operaciones
Crédito Público, a través de la Dirección General del Presupuesto que la afecten; indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto,
Público Nacional. concepto y valor, según los comprobantes que respalden cada
operación.
1.4 DESTINACIÓN: El fondo de caja menor es utilizado para
sufragar únicamente gastos urgentes de menor cuantía que requiera
123

1.9 DEL PRIMER GIRO: Se puede efectuar, sólo si se cumplen los b) REPARACIÓN: corresponde a los gastos para, reparación urgente
siguientes requisitos: de bienes muebles e inmuebles de propiedad de la institución
o recibidos en comodato y que se requieran para el normal
a) Que exista resolución de constitución de la caja menor, expedida funcionamiento de la institución.
y firmada por el Directivo Docente ordenador del gasto, con
observancia de lo estipulado en la resolución que para el efecto c) IMPRESOS Y PUBLICACIONES: por esta apropiación se pueden
expida anualmente la Dirección General del Presupuesto Público ordenar y pagar los gastos por edición de formas, escritos,
Nacional del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, empastados
de documentos, sellos, suscripciones, adquisición de revistas,
b) Que el Directivo Docente ordenador del gasto haya constituido libros y pago de avisos y videos de televisión.
o ampliado la fianza de manejo y esté debidamente aprobada,
amparando el monto total del valor de la caja menor. d) COMUNICACIONES Y TRANSPORTE: apropiación destinada a
cubrir los gastos por concepto de empaques y acarreos, télex, fax
CAPÍTULO II y telégrafo. Igualmente, por esta apropiación se ordenan y pagan
gastos de viaje de los educandos y de los docentes acompañantes,
DEL MANEJO DE CAJA MENOR en las condiciones establecidas por el consejo directivo y cuando
la entidad territorial no haya generado el pago de viáticos.
2.1 IDENTIFICACIÓN DEL GASTO. Las apropiaciones presupuestales
o gastos, que se afectan con los recursos de caja menor de la institución, e) OTROS GASTOS GENERALES: gastos en que debe incurrir la institución
son los siguientes, siempre y cuando tengan la condición de urgencia y que por su naturaleza no se clasifican dentro de los anteriores.
inaplazable y cuantía menor:
2.2 LIMITACIÓN AL GASTO. Ningún gasto imputable a caja menor
a) Materiales y suministros. puede ser mayor al diez por ciento de la cuantía de caja menor; de
b) Reparación de bienes muebles e inmuebles. igual manera, el monto total o la sumatoria de gastos de un mismo
c) Impresos y Publicaciones. rubro o apropiación no puede ser mayor al quince por ciento de la
d) Comunicación y transporte. cuantía de caja menor.
e) Otros gastos generales.
2.3 PROHIBICIONES. No se pueden realizar con fondos de caja
a) MATERIALES Y SUMINISTROS: bienes de consumo final o fungibles menor las siguientes operaciones:
que no son objeto de devolución e indispensables para el correcto
funcionamiento del establecimiento educativo, tales como: • Fraccionar cuentas de un mismo elemento o servicio.
papelería, útiles de escritorio, elemento de aseo y cafetería,
• Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto
medicinas y materiales desechables de laboratorio, gas, carbón o
de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten,
cualquier otro combustible necesario.
deban constar por escrito.
124

• Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y • Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien
las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que
y pensiones. correspondan a la destinación de que trata el numeral 1.4 del
presente reglamento.
• Cambiar cheques o efectuar préstamos.
• Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia
• Adquirir elementos cuya existencia está comprobada en el almacén
fiscal que se está legalizando.
o depósito de la institución.
• Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos • Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o
para su legalización. reembolsado la caja menor según el caso.
2.4 REEMBOLSOS. Los reembolsos se efectúan en la cuantía de los • Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto,
gastos realizados, en forma mensual o cuando se haya consumido más teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del estatuto
de un setenta por ciento (70%); lo que ocurra primero. orgánico del presupuesto o Ley 111 de 1996.
En los reembolsos se reportan los montos totales de los gastos realizados 2.6 MANEJO DEL DINERO: El manejo del dinero de caja menor es
por cada una de las apropiaciones presupuestales. en efectivo, para tal efecto, se debe disponer de un cofre metálico con
cerradura, que debe permanecer siempre bajo llave y custodia del
La tesorería de la institución no puede entregar nuevos recursos al funcionario responsable de su manejo.
auxiliar administrativo encargado o responsable del manejo de caja
menor hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. CAPÍTULO III
2.5 LEGALIZACIÓN. La legalización de los gastos de caja menor se OTRAS DISPOSICIONES

efectúa durante los cinco (5) días siguientes a su realización.
3.1 LEGALIZACIIÓN DEFINITIVA. La legalización definitiva de la
En la legalización de los gastos para efectos de reembolsos, se exige el caja menor, constituida para cada vigencia fiscal se hace antes del 29
cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: de Diciembre, fecha en la cual se realiza el reintegro del saldo sobrante
y el respectivo cuentadante es responsable por el incumplimiento de
• Que las facturas o documentos equivalentes, presentados como su legalización oportuna y el manejo del dinero que se encuentre a su
soporte de los pagos efectuados con los fondos de la caja menor cargo, sin perjuicio de las demás acciones legales a que hubiere lugar.
cumplan con los requisitos de ley, sean los originales y se
encuentren firmados por los acreedores. 3.2 ARQUEOS. El Directivo Docente en su calidad de ordenador del
gasto es quién realiza arqueos periódicos y sorpresivos a los recursos
de caja menor.
125

La función de practicar arqueos a los recursos de caja menor es CONSIDERANDO:

indelegable.
a) Que el establecimiento educativo requiere de la disponibilidad de
3.3 CAMBIO DEL ENCARGADO O RESPONSABLE. Cuando sea una caja menor para atender gastos de carácter urgente de menor
necesario el traslado de la caja menor a otra persona, por enfermedad, cuantía y que se requieren para la buena marcha de la institución.
retiro, vacaciones o ausencia temporal del titular, el Directivo Docente
ordenador del gasto designará a quien corresponda o considere b) Que en el presupuesto anual de gastos del establecimiento
mediante acto administrativo; e igualmente, reportará la novedad a la educativo_____________________, se incluyen partidas para
aseguradora para que también ejecute el cambio. atender las erogaciones que se imputan a caja menor, las cuales se
identifican así: materiales y suministros, impresos y publicaciones,
En el momento que se cambie el responsable de la caja menor, se mantenimiento, comunicaciones y transporte.
ejecuta una legalización efectuando el reembolso de los gastos
realizados con corte a la fecha. ACUERDA:
3.4 CANCELACIÓN DE CAJA MENOR. Cuando por diferentes causas, Artículo Primero. Autorizar al Directivo Docente ordenador del
se decida la cancelación de caja menor, el funcionario encargado o gasto para constituir y poner en funcionamiento la caja menor del
responsable la legalizará en forma definitiva, reintegrando el saldo de establecimiento educativo.
los fondos que recibió.
Artículo Segundo. Adoptar el REGLAMENTO DE LA CAJA MENOR
DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL ESTABLECIMIENTO
CONSEJO DIRECTIVO
EDUCATIVO___________ del Municipio de _____________, contenido
en el anexo que forma parte integrante del presente acuerdo.
Artículo Tercero. La constitución, puesta en funcionamiento y manejo

ACUERDO No.___ de la caja menor del Fondo de Servicios Educativos del establecimiento
(Fecha) educativo_____________ del Municipio de _____________, se
adelantará con sujeción a las normas previstas en el reglamento que
“POR MEDIO DEL CUAL SE CREA Y REGLAMENTA LA CAJA MENOR por este acto administrativo se adopta.
DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO_________.”
El Consejo Directivo del establecimiento educativo ______________ en
uso de sus facultades legales, especialmente las conferidas en la Ley Para constancia, se firma en __________, a los_______ días del mes de
115 de Febrero 8 de 1994, la Ley 715 de Diciembre 21 de 2001 y el ____________ del año ____.
Decreto 4791 de 19 de Diciembre de 2008 y,
FIRMAS: MIEMBROS DEL CONSEJO DIRECTIVO.
126

COMPETENCIAS DE LOS DIRECTIVOS DOCENTES
ORDENADORES DEL GASTO

RESOLUCIÓN PARA ESTABLECIMIENTO Y ADOPCIÓN DE LA GUÍA

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ h) Que el artículo 5 del decreto 4791 de 2008, establece como
funciones del consejo directivo, frente a la administración del
RESOLUCIÓN No.___ Fondo de Servicios Educativos entre otras:
(Fecha)
• Aprobar el presupuesto para cada vigencia.
“POR MEDIO DE LA CUAL SE ESTABLECE Y ADOPTA LA • Adoptar el reglamento para el manejo de tesorería.
GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE SERVICIOS • Aprobar las modificaciones al presupuesto.
EDUCATIVOS” • Reglamentar los procedimientos y formalidades para toda
contratación que no supere los veinte (20) SMLMV.
• Autorizar al rector para la utilización de bienes del establecimiento
El Directivo Docente del establecimiento educativo _________________, educativo, bien sea gratuita u onerosamente.
ordenador del gasto, en uso de sus atribuciones legales y en especial • Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos
las que le confiere el Decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008, Ley 115 para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales,
del 8 de Febrero de 1994, ley 715 del 21 de Diciembre de 2001, Decreto deportivos o la participación de educandos en representación del
111 de 1996, el Decreto 4807 del 20 de Diciembre de 2011 y, teniendo establecimiento educativo.
en cuenta que el consejo directivo mediante acuerdo No.___ de fecha
_____, estableció y adoptó la guía para la administración del Fondo de RESUELVE:
Servicios Educativos de la institución y,
ARTÍCULO PRIMERO. Establecer y adoptar la guía que orientará
CONSIDERANDO: la administración del Fondo de Servicios Educativos de la institución,
conforme a los reglamentos y procedimientos exigidos en el Decreto
e) Que el artículo 23 del Decreto 1860 de 1994, establece como 4791 del 19 de Diciembre de 2008 y Decreto 4807 de Diciembre 20 de
función del consejo directivo la toma de decisiones que afecten 2011.
el funcionamiento del establecimiento educativo, excepto las que
sean competencia de otra autoridad. ARTÍCULO SEGUNDO. Definir la estructura de la guía, tal como se
detalla a continuación:
f) Que es función del consejo directivo adoptar y expedir reglamentos
y procedimientos que orienten la gestión administrativa y 13. Reglamento para la contratación hasta una cuantía inferior a los
financiera. 20 smlmv.
g) Que de conformidad con el artículo 3 del Decreto 4791 de 2008, el 14. Reglamento para el manejo de tesorería.
rector o el director rural en coordinación con el consejo directivo
del establecimiento educativo administra el Fondo de Servicios 15. Reglamento para el reconocimiento de gastos de viaje y/o
Educativos. inscripción de educandos en eventos.
131

16. Procedimiento para el préstamo de bienes.
17. Procedimiento para la explotación de bienes.
18. Procedimiento para la utilización de recursos económicos en la

realización de actividades enmarcadas en el PEI.
19. Procedimiento para las acciones de capacitación inscritas en los

Planes de Mejoramiento Institucional.
20. Procedimiento para presupuesto y sus modificaciones.
21. Plan de Compras.
22. Programa Anual Mensualizado de Caja.
23. Reglamento para el manejo de Proyectos Productivos Pedagógicos, PPP.
24. Reglamento para el manejo de caja menor.
ARTÍCULO TERCERO. La guía que establece los reglamentos y

procedimientos internos para la administración del Fondo de Servicios
Educativos, es parte integral de este acuerdo y su principal anexo.
ARTÍCULO CUARTO. La presente Resolución rige a partir de su

aprobación y deroga todas las normas que le sean contrarias.
Para constancia se firma en ____________ a los_______ días del mes

de _____________ del año ____.
FIRMAS: DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO Y

AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE TESORERÍA.
132

RESOLUCIÓN PARA LA LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ de ejecución de los recursos de los establecimientos educativos

estatales, para la adecuada administración de sus ingresos y para
atender sus gastos de funcionamiento e inversión, distintos a los
RESOLUCIÓN No. de personal.
(Fecha)
c) Que el presupuesto anual del Fondo de Servicios Educativos es el
instrumento financiero mediante el cual se programa el presupuesto
“POR MEDIO DE LA CUAL SE LIQUIDA Y DESGLOSA EL de ingresos desagregado a nivel de grupos y fuentes de ingresos y
PRESUPUESTO DE INGRESOS Y GASTOS PARA LA VIGENCIA el presupuesto de gastos desagregado en funcionamiento a nivel
FISCAL 201_ Y SE DETALLAN LAS FUTURAS APROPIACIONES de rubros, e inversión a nivel de proyectos.
DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS”
d) Que los Fondos de Servicios Educativos podrán ser financiados
con recursos de la nación, de entidades territoriales, de entidades
El Directivo Docente del establecimiento educativo _________________, oficiales, de particulares y con sus ingresos operacionales, siempre
ordenador del gasto, en uso de sus atribuciones legales y en especial y cuando estén destinados a financiar gastos distintos de lo de
las que le confiere el Decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008, Ley 115 personal. En su administración y ejecución los establecimientos
del 8 de Febrero de 1994, ley 715 del 21 de Diciembre de 2001, Decreto educativos, a través de su respectivo consejo directivo y del rector
111 de 1996, el Decreto 4807 del 20 de Diciembre de 2011 y, teniendo o director rural, deberán sujetarse a lo dispuesto en el presente
en cuenta que el consejo directivo mediante acuerdo No.___ de fecha decreto, y demás disposiciones pertinentes.
_____, aprobó el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia
201_ y, PARÁGRAFO. Los recursos de ley 21 de 1982 podrán ser girados por el
Ministerio de Educación Nacional a las entidades territoriales mediante
CONSIDERANDO: convenio, en cuyo caso se incorporarán en su respectivo presupuesto,
o ser girados directamente a los establecimientos educativos para
ser manejados, a través de los Fondos de Servicios Educativos. En
a) Que conforme los artículos, 2 al 9 de que trata el Decreto 4791 de este último caso la ejecución de dichos recursos por parte del rector o
Diciembre de 2008 sobre la definición, administración, ordenación director de la institución, se sujetará a la destinación y orientaciones
y responsabilidades de los rectores y directores rurales, entre ellas, que para el efecto expida el mencionado Ministerio.
la de elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de
Servicios Educativos y presentarlo ante el consejo directivo para e) Que corresponde al rector o director del establecimiento educativo,
su aprobación antes del inicio de la vigencia fiscal, elaborar el proyecto de
presupuesto y sus correspondientes modificaciones, teniendo en
b) Que los Fondos de Servicios Educativos son cuentas contables cuenta el desarrollo del plan operativo y el Proyecto Educativo
creadas por la ley como mecanismo de gestión presupuestal y Institucional.
135

RESUELVE: ARTÍCULO 2. Liquidar el presupuesto anual de gastos para la vigencia

201_ del establecimiento educativo _____________, por un valor de
ARTÍCULO 1. Liquidar el presupuesto anual de ingresos para la _______________________ ($_____________) el cual se detalla a
vigencia 201_ del establecimiento educativo _____________, por un continuación:
valor de ___________________ ($_____________) el cual se detalla a INSTITUCIÓN EDUCATIVA ____________________________
continuación: RUT: _____________________________

MUNICIPIO, CALDAS
EJECUCION PRESUPUESTAL DE GASTOS PERIODO___________________
INSTITUCION EDUCATIVA ________________________

CODIGO DETALLE PPTO ADICC. REDUCC. PPTO EGRESOS PAGOS OBLIGACION AJUSTE EGRESOS PPTO POR
RUT:______________________
APROBADO DEFINITIVO ACUM.ANTER PERIODO CONTRAIDA ACUMULADO EJECUTAR
MUNICIPIO, CALDAS
EJECUCION PRESUPUESTAL INGRESOS PERIODO_________________________ 2 GASTOS - - - - - - - - - -
21 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO - - - - - - - - - -
CODIGO DETALLE PPUESTO S PPUESTO INGRESOS INGRESOS INGRESOS MAYOR
S NE SALDO X
5544 DE LOS RUBROS PRESUPUESTALES APROBADO NE C CIO DEFINITIVO ANTERIORES RECIBIDOS ACUMULADOS EJECUTAR VALOR 21,01 GASTOS DE PERSONAL - - - - - - - - - -
IO
IC DU
CGR 201_ AD RE 201_ PERIODO PERIODO RECAUDO
21.01.02 Servicios Personales Indirectos - - - - - - - - - -
21.01.02.03 Jornales - - - - - - - - - -
0 CUENTAS DE PRESUPUESTO Y TESORERIA 21.01.02.05 Honorarios Profesionales - - - - - - - - - -
21.01.02.09 Servicios Técnicos (Características de Eventualidad) - - -
21.01.02.98 Otros servicios Personales indirectos (Dec. 4791 de 2008) - - -
1 INGRESOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0
21,02 GASTOS GENERALES APROBADOS - - - - - - - - - -
21.02.01 ADQUISICION DE BIENES - - - - - - - - - -

11 INGRESOS CORRIENTES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.02.01.01 Materiales y Suministros - - - - - - - - - -
21.02.01.03 Compra de Equipo - - - - - - - - - -
21.02.01.05 Enseres y Equipos de Oficina - - - - - - - - - -
21,02,01,08 Compra de Semovientes -
11.02.01 TASAS MULTAS Y CONTRIBUCIONES 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.01.01.37.03 VENTA DE SERVICIOS EDUCATIVOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.02.02 ADQUISICION DE SERVICIOS - - - - - - - - - -
11.02.01.01.37.03.01 Servicios Complementarios 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.02.02.15 Mantenimiento - - - - - - - - - -

21.02.02.05 Comunicaciones y transportes - - - - - - - - - -
11.02.01.01.37.03.02 Programas Especiales 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.02.02.13 Impresos y publicaciones - - - - - - - - - -
11.02.01.01.37.03.03 Otros Servicios Educativos 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.02.02.07 Servicios Publicos - - - - - - - - - -
21.02.02.09 Seguros - - - - - - - - - -
21.02.02.17 Arrendamientos - - - - - - - - - -
11.02.01.01.37.98 OTROS INGRESOS NO TRIBUTARIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0
21.02.02.03 Gastos de viaje Educandos - - - - - - - - - -
11.02.01.01.37.98.01 Arrendamientos 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.02.02.25 Gastos Imprevistos - - - - - - - - - -
11.02.01.01.37.98.02 Fotocopias 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.02.02.31 Sostenimiento de Semovientes - - - - - - - - - -
21.02.02.27 Capacitación -Bienestar social -Estímulos Educandos - - - - - - - - - -
21.02.02.23 Gastos Financieros - - - - - - - - - -
11.02.02 TRANSFERENCIAS Y APORTES APROBADOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.02.02.05 Dotación de Personal - - - - - - - - - -
11.02.02.01 TRANSFERENCIAS PARA FUNCIONAMIENTO 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.02.02.98 Otros gtos por Adquisiciones de Bienes - - - - - - - - - -
21.02.02.98 Otros gtos por Adquisiciones de Servicios - - - - - - - - - -
11.02.02.01.03.01 Del nivel Departamental 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.02.01.03.01.03 Aportes recibidos de Gbnos Departamentales 0 0 0 0 0 0 0 0 21,03 TRANSFERENCIAS CORRIENTES APROBADAS - - - - - - - - - -
11.02.02.01.03.01.98 Otras transferencias Departamentales 0 0 0 0 0 0 0 0 0 21.03.01.03.01 Transferencias al Sector Público-Deptos - - - - - - - - - -
21.03.01.05.02 Transferencias al Sector Público-Distritos y Mpal - - - - - - - - - -
21.03.98.98 Otras Transferencias Corrientes - - - - - - - - - -
11.02.02.01.05 DEL NIVEL CENTRAL DISTRITAL Y MUNICIPAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.02.01.05.01 Del Nivel Central Municipal y/o Distrital 0 0 0 0 0 0 0 0 0 22 GASTOS DE COMERCIAL/ Y PRODUCCIÓN - - - - - - - - - -
11.02.02.01.05.01.01 Aportes recibidos de Gbnos Municipales 0 0 0 0 0 0 0 0 0
22,01 GASTOS DE COMERCIAL/ Y PRODUCCIÓN - - - - - - - - - -
11.02.02.01.05.01.02 Transferencias Municipales y/o Distritales 0 0 0 0 0 0 0 0 0
22,01,01 Comercial-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - -
11.02.02.01.05.01.03 Otras transferencias Municipales 0 0 0 0 0 0 0 0 0 22.01.98 Comercial-Otros Gastos - - - - - - - - - -
22,02 Industrial-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - -

11.02.02.03.01 DEL NIVEL NACIONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0
22,02,01 Industrial-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - -
11.02.02.03.01.01 DEL NIVEL CENTRAL NACIONAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 22,02,01.98 Industrial otros gastos - - - - - - - - - -
11.02.02.03.01.01.01 Del SGP Educación 0 0 0 0 0 0 0 0 0 22,02,03 Agrícola-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - -
22,02,03.98 Agrícola-Otros Gastos - - - - - - - - - -
DEL SISTEMA GRAL DE PARTICIP. EDUCACION:
11.02.02.03.01.01.07 Recursos de calidad 0 0 0 0 0 0 0 0 0
23 SECTOR EDUCAC-GASTOS DE INVERSIÓN - - - - - - - - - -
11.02.04 OPERACIONALES 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23,01 INFRAESTRUCTURA SECTOR EDUC. - - - - - - - - - -
11.02.04.03 VENTAS DE SERVICIOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23,01,01,03 Mejoramientoo y mantenimiento Infraestruct. - - - - - - - - - -

23,01,01,03,49 Propia del Sector - Planteles Educativos - - - - - - - - - -
11.02.04.03.01 Servicios Educativos 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23.01.02.03 Infraestructura Administrativa - - - - - - - - - -
11.02.04.03.01.01 Matriculas e Inscripciones 0 0 0 0 0 0 0 0 0
11.02.04.03.01.03 Habilitaciones 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23,02 DOTACION - - - - - - - - - -
11.02.04.03.01.05 Programas Especiales 0 0 0 0 0 0 0 0 0

23.02.01 EQUIPOS, MATERIALES, SUMINISTRO Y SS PPIOS - - - - - - - - - -
11.02.04.03.01.98 Otros servicios educativos 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23.02.01.01 Adquisición y/o produccion de eqpos, material y sum - - - - - - - - - -
23.02.01.01.01 Dotacion y/o adquisicion de maquinaria y eqpo -materiales y suministros - - - - - - - - - -
23.02.01.01.07 Mant/to de equipo, material y Suministro Educativo - - - - - - - - - -
12 RECURSOS DE CAPITAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0
23.02.01.01.09 Servicio de Transporte Educativo - - - - -
12,02 OTROS RECURSOS DE CAPITAL 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23,02,01,02 Mantenimiento de equipos mater. sumin/ y ss - - - - - - - - - -
12.02.06 DONACIONES 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12.02.06.01 De Particulares y Organismos Privados 0 0 0 0 0 0 0 0 0
23.04 INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS - - - - - - - - - -
12.02.06.02 De Entes Públicos 0 0 0 0 0 0 0 0 0
23.04.01.01 DISEÑO PARA INVESTIGACIÓN BÁSICA,APLICADA Y ESTUDIO - - - - - - - - - -
12.02.03 RENDIMIENTOS DE OPERACIONES FCIERAS 0 0 0 0 0 0 0 0 0
23.04.01.02 PROYECTOS TRANSVERSALES - - - - - - - - - -
12.02.03.01 Rendimientos - Otros Títulos 0 0 0 0 0 0 0 0 0
23.04.01.02.98 Proyecto PRAE - - - - - - - - - -
23.04.01.02.99 Proyecto de desplazados - - - - - - - - - -
12.02.02 VENTA DE ACTIVOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 23.04.01.02.100 - - - - - - - - - -
23.04.01.02.101 - - - - - - - - - -
12.02.02.03 Venta de Activos Financieros 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12.02.02.01 Venta de Activos no Fcieros al Sector Público 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12.02.02.04 Venta de Activos no Fcieros al Sector Privado 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12.02.01 OTROS RECURSOS DEL BALANCE 0 0 0 0 0 0 0 0 0

12.02.01.01 RECUPERACION DE CARTERA 0 0 0 0 0 0 0 0 0 RECTOR(A) TESORERO
12.02.01.01.01 Ingresos Tribut. causados en Vigencias Anteriores 0 0 0 0 0 0 0 0 0
12.02.98 OTROS RECURSOS DE CAPITAL APROBADOS 0 0 0 0 0 0 0 0 0
136
NOMBRE RECTOR(A) TESORERO

ARTÍCULO 3. Los ingresos contendrán los valores que por cualquier ARTÍCULO 5. Los egresos contendrán las apropiaciones; gastos o
concepto reciba el establecimiento educativo y se clasificarán en erogaciones, que requiera el establecimiento educativo estatal para
grupos con sus correspondientes fuentes de ingresos, de la siguiente su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto
manera: Educativo Institucional demande. Los egresos deben guardar estricto
equilibrio con el presupuesto de ingresos.
1.- Ingresos Operacionales: Son ingresos operacionales las rentas
o fuentes de ingresos públicos o privados de que dispone ARTÍCULO 6. Las afectaciones al presupuesto se harán teniendo en
o puede disponer regularmente y sin intermitencia el Fondos de cuenta el concepto de la prestación principal que origina el compromiso
Servicios Educativos del establecimiento, los cuales se obtienen que se adquiere y con cargo a la apropiación que corresponda al
por la utilización de los recursos en la prestación del servicio concepto, se cubrirán los demás costos inherentes.
educativo (docencia, extensión e investigación) por la explotación
de bienes o servicios. De acuerdo con el principio de programación integral, las apropiaciones
para proyectos de inversión de propiedad planta y equipo,
2.- Transferencia de recursos públicos: Son recursos financieros mantenimiento del establecimiento educativo y material educativo se
girados directamente al Fondo de Servicios Educativos por las priorizará de acuerdo a lo establecido en el PEI y estos deben incluir
entidades públicas de cualquier orden. simultáneamente los gastos de inversión, los costos administrativos y
los gastos generales.
3.- Recursos del Capital: Son aquellas rentas que el establecimiento
obtiene eventualmente por concepto de recursos del balance, PARÁGRAFO: Las transferencias o giros que las entidades territoriales
rendimientos financieros, donaciones en efectivo u otros, bien sea efectúen al establecimiento educativo, no podrán ser comprometidos
directamente o a través del Fondo de Servicios Educativos. por el Directivo Docente ordenador del gasto hasta tanto no se reciban
los recursos en las cuentas de la institución.
PARÁGRAFO. Todos los ingresos no tributarios y demás recursos
que en las normas legales se autorice su recaudo y manejo, deberán ARTÍCULO 7. La aprobación del presupuesto, su ejecución y las
ingresar al Fondo de Servicios Educativos, a través de la tesorería de la modificaciones se harán en observancia a lo establecido en el
institución, y por los responsables de los recaudos. procedimiento para el presupuesto y sus modificaciones que hace parte
de la guía para la administración del Fondo de Servicios Educativos de
ARTÍCULO 4. El presupuesto contendrá la totalidad de los ingresos, la institución, y de conformidad con las disposiciones establecidas en
tanto los generados por la institución como los transferidos por las la Ley orgánica del Presupuesto y las normas legales vigentes.
entidades públicas, así como la totalidad de los gastos.
PARÁGRAFO: Los ingresos obtenidos con destinación específica,

deberán destinarse únicamente para lo que fueron aprobados por las
entidades que asignaron los recursos.
137

DISPOSICIONES GENERALES se exija la ley, o cuando se configuren como hechos cumplidos. En

quienes se haya delegado tal facultad responderán disciplinaria, fiscal
DEL CAMPO DE APLICACIÓN y penalmente por incumplir lo establecido en esta resolución.
ARTÍCULO 8. Las disposiciones generales del presente acuerdo ARTÍCULO 12. Elaborar un programa general de ejecución y
corresponden a las normas tendientes a asegurar la correcta ejecución desembolsos o giros, detallado por proyectos y por rubros presupuestales
del presupuesto de la institución, complementarias a las contempladas de acuerdo a las apropiaciones, sobre bienes y servicios que requieran
en el Estatuto Orgánico del Presupuesto, Decreto 111 de 1996, el Decreto para su funcionamiento y gestión el cual constituirá el PAC.
4791 de Diciembre 19 de 2008 y el Decreto 4807 del 20 de Diciembre
de 2011, en armonía con acuerdos y resoluciones expedidas con ARTÍCULO 13. Las Cuentas por Pagar de la vigencia fiscal siguiente,
posterioridad que contengan aspectos relacionados con el presupuesto serán constituidas, a más tardar el 31 de Diciembre de la vigencia
y rigen únicamente para la vigencia fiscal comprendida entre Enero 01 fiscal que termina; mediante resolución expedida por el Directivo
de 201_ y Diciembre 31 de 201_. Docente ordenador del gasto. Las Cuentas por pagar, son aquellas
que se constituyen con base en las obligaciones existentes a Diciembre
ARTÍCULO 9. Las disposiciones generales rigen para los órganos 31, las cuales surgieron por recibir a satisfacción bienes y servicios
que conforman en presupuesto general de la institución, sin perjuicio contratados.
de lo establecido en el procedimiento para el presupuesto y sus
modificaciones. PARÁGRAFO: Las partidas para reconocer las cuentas por pagar
son: Cuentas por Pagar Constituidas, Cuentas por Pagar Pendientes de
ARTÍCULO 10. Los actos administrativos que afecten las apropiaciones Cancelar, y Cuentas por Pagar Canceladas.
incluidas en el presupuesto deberán contar con certificados de
disponibilidad presupuestal previamente expedidos por el funcionario ARTÍCULO 14. La presente Resolución rige a partir de la fecha de su
autorizado para ello y con el registro presupuestal, como requisito de expedición.
perfeccionamiento de los mismos.
COMUNIQUESE Y CUMPLASE
De igual manera, se deberán tramitar los actos administrativos dando
cumplimiento a los procedimientos y métodos establecidos por el
ordenador del gasto, para efectos de la ejecución presupuestal del Para constancia se firma en_______ a los ____ días del mes de ____
gasto, en la ordenación el registro presupuestal, obligación y pago de del año_____:
las mismas.
Fíjese en cartelera.
ARTÍCULO 11. Prohibir el trámite de actos administrativos y
obligaciones que afecten el presupuesto de gastos, cuando no se FIRMAS: DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO Y EL
reúnan los requisitos señalados en el artículo anterior y demás que AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE TESORERÍA.
138

RESOLUCIÓN PARA LAS MODIFICACIONES AL PRESUPUESTO


1 PRESUPUESTO DE INGRESOS $________

RESOLUCIÓN No.
(Fecha) 11.02 NO TRIBUTARIOS APROBADOS $________
TRANSFERENCIAS
11.02.02.01 $________
“Por medio de la cual se ADICIONAN, REDUCEN, TRASLADAN PARA FUNCIONAMIENTO
O ADICIONAN POR TRASLADO, en unos rubros dentro de los
11.02.02.01.03.01 Del nivel Departamental
ingresos CON O SIN DESTINACIÓN ESPECIFICA dentro de los
rubros de gastos para la vigencia fiscal de 201_,”. Aportes recibidos de Gobiernos
11.02.02.01.03.01.03 Departamentales Con $________
El Directivo Docente del establecimiento educativo _________________, Destinación Específica
ordenador del gasto, en uso de sus atribuciones legales y en especial
las que le confiere el Decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008, Ley 115 ARTICULO SEGUNDO: Realizar las siguientes ADICIONES,
del 8 de Febrero de 1994, ley 715 del 21 de Diciembre de 2001, Decreto REDUCCIONES, TRASLADAR O ADICIONAR POR TRASLADO dentro del
111 de 1996; y que mediante acuerdo No_____ de fecha_______, presupuesto de ingresos CON O SIN DESTINACIÓN ESPECIFICA y/o
el consejo directivo aprobó unas adiciones y traslados dentro del dentro de los rubros de gastos.
presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia fiscal 201____ y,
CONSIDERANDO:
SECTOR EDUCACIÓN –GASTOS DE
23 $_______
d) Que se hace necesario para el normal funcionamiento del INVERSIÓN
establecimiento educativo hacer unas adiciones, reducciones por 23,04 INVESTIGACIÓN Y ESTUDIOS $_______
traslados y unas adiciones por traslados en unos rubros dentro del
presupuesto de rentas y gastos, lo que permitirá el cumplimiento Diseños para Investigación básica,
23,04.01, 01 $_______
aplicada y estudios.
del objeto social.
APOYO A LA ATENCIÓN EDUCATIVA
RESUELVE: DE POBLACIÓN EN
23.04.01.02.98.02 $______
SITUACIÓN DE DESPLAZAMIENTO EN
DEPTO DE CALDAS 201___
ARTÍCULO PRIMERO: Realizar las siguientes ADICIONES,
REDUCCIONES, TRASLADAR O ADICIONAR POR TRASLADO dentro del
presupuesto de ingresos CON O SIN DESTINACIÓN ESPECIFICA y/o ARTICULO TERCERO: la presente resolución rige a partir de la fecha
dentro de los rubros de gastos. de su promulgación.
141

Para constancia se firma en ________ a los __________ días del mes

del año_____.

AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE TESORERIA.
142

RESOLUCIÓN PARA LA ADOPCIÓN DEL PLAN DE COMPRAS

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ 1,3,4 y 5 se harán con sujeción al programa general de compras
debidamente aprobado por el consejo directivo y de conformidad
RESOLUCIÓN No. con las normas que rigen la materia”.
(Fecha)
i) Que una vez aprobado el presupuesto por unanimidad, los
miembros del consejo directivo aprobaron la distribución de las
“POR MEDIO DE LA CUAL SE ADOPTA EL PLAN DE partidas presupuestales propuestas y fundamento del diseño del
COMPRAS PARA LA VIGENCIA_________”. Plan de Compras para la respectiva vigencia fiscal.
j) Que el Plan de Compras que se adopta a través del presente acto

El Directivo Docente del establecimiento educativo _________________, Administrativo podrá ser sujeto de las modificaciones y adiciones
ordenador del gasto, en uso de sus atribuciones legales y en especial necesarias que surjan en la aplicación del Plan de Acción
las que le confiere, la Ley 715 del 21 de Diciembre de 2001, el Decreto institucional.
4791 de Diciembre 19 de 2008, y teniendo en cuenta que el consejo
directivo mediante acuerdo No.___ de fecha _____, aprobó el Plan de RESUELVE:
Compras para la vigencia_____ y,
ARTÍCULO PRIMERO: Adoptar el Plan de Compras del
CONSIDERANDO: establecimiento educativo _____________________________ para la
vigencia fiscal ____________, por un valor de _____________________
f) Que el consejo directivo mediante acuerdo No.___ de fecha _____, ($______________), tal como consta en el anexo que hace parte
aprobó el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia 201_. integral de la presente resolución.
g) Que la Ley 1474 de 2011, en su artículo 74, establece: “Plan de

acción de las entidades públicas. A partir de la vigencia ARTÍCULO SEGUNDO: La presente resolución rige a partir del 2 de
de la presente Ley, todas las entidades del estado a más tardar Enero de del año_______.
al 31 de enero de cada año, deberán publicar en su respectiva
página Web el Plan de Acción para el año siguiente, en el cual COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE
se especificarán los objetivos, las estrategias, los proyectos, las
metas, los responsables, los planes generales de compras y la Para constancia se firma en __________ a los____ días del mes_____
distribución presupuestal de sus proyectos de inversión junto a los del año_______.
indicadores de gestión.”
h) Que con base en el parágrafo 1º del artículo 11 del Decreto 4791 AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE TESORERÍA.
de 2008, “Las adquisiciones a que hacen referencia los numerales
145

RESOLUCIÓN PARA LA APROBACIÓN DEL PROGRAMA ANUAL
MENSUALIZADO DE CAJA - PAC

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ • Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos
estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar
los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo
RESOLUCIÓN No. directivo.
(Fecha)
• Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de
“POR MEDIO DE LA CUAL SE APRUEBA EL PROGRAMA ANUAL adición y reducción presupuestal y los de traslados presupuestales,
MENSUALIZADO DE CAJA - PAC VIGENCIA________”. para aprobación del consejo directivo.
• Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y

El Directivo Docente del establecimiento educativo________________, ordenar los gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios
ordenador del gasto, en uso de sus atribuciones legales y en especial Educativos, de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de
las que le confiere el Decreto 4791 de diciembre 19 de 2008, Ley 115 la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y
del 8 de febrero de 1994, Ley 715 de 2.001, Decreto 111 de 1.996, de tesorería.
Decreto 4807 de 1994, Decreto 734 de 2011 y,
• Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos
CONSIDERANDO: del Fondo de Servicios Educativos.
a) Que mediante acuerdo No.____________ de fecha • Presentar al final de cada vigencia fiscal a las autoridades
_________________, el consejo directivo aprobó el Presupuesto educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el
de ingresos y gastos para la vigencia ___________, informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de
recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la
b) Que mediante resolución No. ____________de fecha entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente.
___________________, el ordenador del gasto liquidó y desglosó
el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia___________, • El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos
con una apropiación inicial de ____________________________, con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al
$_________________. Alcalde respectivo, en periodicidad que éste determine, un
informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido
c) Que el artículo 6 del Decreto 4791 de 2008, establece que los por parte de esta entidad territorial.
rectores o directores rurales en relación con el Fondo de Servicios
Educativos son responsables de: d) Que por lo anterior, se hace necesario adoptar el Programa Anual
Mensualizado de Caja PAC, vigencia _____________,
• Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios
Educativos y presentarlo para su aprobación al consejo directivo.
149

e) Que para darle cumplimiento a lo anterior y garantizar la adecuada FIRMAS: DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO Y
ejecución del presupuesto de la vigencia______________, AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE TESORERÍA.
conforme a los principios presupuestales,
RESUELVE
ARTÍCULO PRIMERO: Aprobar el Programa Anual Mensualizado de

Caja - PAC, financiado con los recursos que conforman el Fondo de
Servicios Educativos conforme el artículo 8 del Decreto 4791 del 19
de Diciembre de 2008 y el Decreto 4807 del 20 de Diciembre de 2011,
vigencia __________, en la suma de ____________________________,
$_____________, clasificado según sus fuentes de ingresos y
discriminados según el cuadro anexo, y que hace parte integral de la
presente resolución así:

Ingresos.
ARTÍCULO SEGUNDO: Distribúyase la suma total mensualizada

aprobada en el artículo anterior entre los capítulos del presupuesto
de gastos e inversión de la institución, cuya desagregación en los
diferentes códigos y rubros de gastos se ha mensualizado según el
cuadro anexo, y que hace parte integral de la presente resolución así:

Gastos
ARTÍCULO TERCERO: La presente resolución surte efectos fiscales a

partir del 1 de Enero del año__________.
Para constancia se firma en _________a los_____ días del mes

de______ del año_____.
150

RESOLUCIÓN PARA LAS MODIFICACIONES AL PAC

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ • Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios
Educativos y presentarlo para su aprobación al consejo directivo
RESOLUCIÓN No. • Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos
(Fecha) estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar
los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo
directivo.
“Por medio de la cual se MODIFICA el Programa Anual
Mensualizado de Caja PAC, vigencia ________”. • Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos
de adición, reducción del presupuesto y los de traslados
presupuestales, para aprobación del consejo directivo.
El Directivo Docente ordenador del gasto del establecimiento educativo
_________________, en uso de sus atribuciones legales y en especial d) Que por lo anterior, se hace necesario modificar el Programa Anual
las que le confiere el Decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008, Ley 115 Mensualizado de Caja PAC, correspondiente a la vigencia fiscal del
del 8 de Febrero de 1994, Ley 715 de 2001, Decreto 111 de 1.996, año_____________,
Decreto 4807 de 1994, Decreto 734 de 2011 y,
e) Que para darle cumplimiento a lo anterior y garantizar la adecuada
CONSIDERANDO: ejecución del presupuesto de la vigencia______________,
conforme a los principios presupuestales:
a) Que mediante acuerdo No.____________ de fecha
_________________, el consejo directivo aprobó el presupuesto
de ingresos y gastos para la vigencia ___________, RESUELVE
b) Que mediante resolución No. ____________de fecha ARTÍCULO PRIMERO: ACREDITESE ó CONTRA-ACREDITESE, el
___________________, el ordenador del gasto liquidó y desglosó Programa Anual Mensualizado de Caja PAC, vigencia __________, en la
el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia___________, suma de ___________________________________, $_____________,
con una apropiación inicial de ____________________________, según el cuadro anexo, y que hace parte integral de la presente
$_________________. resolución así:
c) Que el artículo 6 del Decreto 4791 de 2008, establece que los

rectores o directores rurales en relación con el Fondo de Servicios ARTÍCULO SEGUNDO: ACREDITESE ó CONTRA-ACREDITESE,
Educativos son responsables de: Programa Anual Mensualizado de Caja PAC, vigencia __________, en la
suma de ___________________________________, $_____________,
153

según el cuadro anexo, y que hace parte integral de la presente

resolución así:
ARTÍCULO TERCERO: Ordenar a la tesorería del establecimiento

educativo _________________________, realizar los cambios
establecidos en la presente resolución.
ARTÍCULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha

de su expedición.
Para constancia se firma en ______ a los___ del mes de______ del

año______.
FIRMAS. DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO Y

AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE TESORERÍA
154

RESOLUCIÓN PARA LA CONSTITUCIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ en tesorería, a Diciembre 31 de _______, derivadas de la entrega a

satisfacción de los bienes y/o servicios contratados.
RESOLUCIÓN No.
0850 CUENTAS POR PAGAR CONSTITUIDAS (CR)
(Fecha)
085001 Gastos de Personal: $_________
“POR MEDIO DE LA CUAL SE CONSTITUYEN LAS CUENTAS POR 085002 Gastos Generales: $_________
PAGAR EN LA TESORERIA AL CIERRE DE LA VIGENCIA FISCAL
_______ DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO, LAS CUALES SERÁN 85003 Transferencias Corrientes: $_________
INCLUIDAS PARA LA VIGENCIA FISCAL________, DEL FONDO DE 085005 Gastos de Comercialización y Producción: $_________
SERVICIOS EDUCATIVOS DE LA INSTITUCION”.
085006 Otros Gastos de Funcionamiento: $_________
El Directivo Docente del establecimiento educativo _________________, 085015 Gasto de Inversión – Sector Educación: $_________
ordenador del gasto, en uso de sus atribuciones legales y en especial
las que le confiere el Decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008, Ley 115 ARTICULO SEGUNDO. Autorizar a la tesorería del establecimiento
del 8 de Febrero de 1994, Ley 715 del 21 de Diciembre de 2001, Decreto educativo para hacer la cancelación de los saldos de las cuentas por
111 de 1996, y teniendo en cuenta que el consejo directivo mediante pagar previo lleno de la documentación exigida para la legalización y
acuerdo No.___ de fecha______, aprobó el presupuesto de ingresos y pago que establezca el manual de tesorería.
gastos para la vigencia fiscal _________ y,
ARTICULO TERCERO. Constituir el PAC especial por los valores de las
CONSIDERANDO: cuentas por pagar constituidas sin afectación presupuestal.
Que al cierre de la vigencia fiscal __________, el establecimiento ARTICULO CUARTO. La presente resolución rige a partir del 1 de
educativo tiene un saldo de cuentas por pagar por valor de Enero hasta el 31 de Diciembre de ________.
$________________(letras); según el informe de ejecución presupuestal
de gastos, a Diciembre 31 de _________. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE.
RESUELVE: Dada en __________ a los 31días del mes de diciembre de ________,
ARTICULO PRIMERO. Constituir CUENTAS POR PAGAR por valor de

$_________________ (letras), según se detalla a continuación y cuya FIRMAS: DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO Y
fuente de financiación serán los recursos que se encuentran existentes
AUXILIAR ADMINISTRATIVO CON FUNCIONES DE TESORERÍA
157

RESOLUCIÓN PARA EL MANEJO DE CAJA MENOR

ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO ____________ RESUELVE:
Artículo Primero. CONSTITUCIÓN Y CUANTÍA. Constitúyase la caja

RESOLUCIÓN No. menor del establecimiento educativo_____________________________
(Fecha) para la vigencia fiscal del año _____, por una cuantía total de un
salario mínimo legal vigente (1 SMLMV).
“POR MEDIO DE LA CUAL SE PONE EN FUNCIONAMIENTO LA Artículo Segundo. DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. Para
CAJA MENOR DEL ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO_________ Y SE la constitución de la caja menor, se ha expedido el Certificado de
DICTAN OTRAS DISPOSICIONES SOBRE LA MATERIA.” Disponibilidad Presupuestal No._________ del mes de __________
del año ____, por valor de $_______, equivalente a un salario mínimo
legal mensual vigente (1 SMLMV).
El Directivo Docente ordenador del gasto del establecimiento educativo
_____________________ en uso de sus facultades legales y, Artículo Tercero. DESTINACIÓN. El fondo de caja menor será
utilizado para sufragar únicamente gastos urgentes de menor
CONSIDERANDO cuantía que requiera la institución para su adecuado funcionamiento
administrativo y operativo.
a) Que Conforme al artículo __ de la resolución No. ___ del mes de
___ del año____, de la Dirección General del Presupuesto Público Artículo Cuarto. IDENTIFICACIÓN DEL GASTO. Las apropiaciones
Nacional, el ordenador del gasto, mediante resolución, constituye presupuestales o gastos, que se afectarán con lo recursos de caja
la caja menor para cada vigencia; en la que además, debe indicar menor de la institución, serán las siguientes:
la cuantía, el responsable, la finalidad y la clase de gastos que se
pueden realizar.
a) Materiales y suministros.
b) Que el Consejo Directivo, mediante acuerdo No.___, de b) Mantenimiento.
fecha_________ autoriza al Directivo Docente del establecimiento c) Impresos y Publicaciones.
educativo_____________ para constituir y poner en funcionamiento
d) Comunicación y transporte.
la caja menor.
e) Otros gastos generales.
c) Que con base en lo anterior, se hace necesario proceder a constituir
de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia, Parágrafo. De conformidad con lo preceptuado en las disposiciones
la caja menor de la institución para la vigencia fiscal del año generales del presupuesto de ingresos y gastos de la institución para
____, así como establecer otras disposiciones para su correcto la vigencia fiscal del año ______, la definición de las apropiaciones es
funcionamiento. la siguiente:
161

a) MATERIALES Y SUMINISTROS: bienes de consumo final o fungibles Artículo Sexto. PÓLIZAS. El establecimiento educativo con recursos
que no son objeto de devolución e indispensables para el correcto del Fondo de Servicios Educativos tramitará y adquirirá una póliza de
funcionamiento del establecimiento educativo, tales como: manejo mediante la cual se ampararán los dineros de caja menor.
papelería, útiles de escritorio, elemento de aseo y cafetería,
medicinas y materiales desechables de laboratorio, gas, carbón o Artículo Séptimo. PROHIBICIONES. No se podrán realizar con
cualquier otro combustible necesario. fondos de caja menor las siguientes operaciones:
b) MANTENIMIENTO: corresponde a los gastos para conservación, • Fraccionar cuentas de un mismo elemento o servicio.
reparación o mantenimiento de bienes muebles e inmuebles de
propiedad de la institución o recibidos en comodato y que se • Efectuar pagos de contratos cuando de conformidad con el Estatuto
requieran para el normal funcionamiento de la institución. de Contratación Administrativa y normas que lo reglamenten, que
deban constar por escrito.
c) IMPRESOS Y PUBLICACIONES: por esta apropiación se pueden
ordenar y pagar los gastos por edición de formas, escritos, • Reconocer y pagar gastos por concepto de servicios personales y
publicaciones, revistas y libros, trabajos tipográficos, empastados las contribuciones que establece la ley sobre la nómina, cesantías
de documentos, sellos, suscripciones, adquisición de revistas, y pensiones.
libros y pago de avisos y videos de televisión.
• Cambiar cheques o efectuar préstamos.
d) COMUNICACIONES Y TRANSPORTE: apropiación destinada a
cubrir los gastos por concepto de empaques y acarreos, télex, fax • Adquirir elementos cuya existencia esta comprobada en el almacén
y telégrafo. Igualmente, por esta apropiación se ordenan y pagan o depósito de la institución.
gastos de viaje de los educandos y de los docentes acompañantes,
en las condiciones establecidas por el consejo directivo y cuando • Pagar gastos que no contengan los documentos soportes exigidos
la entidad territorial no haya generado el pago de viáticos. para su legalización.
E) OTROS GASTOS GENERALES: gastos en que debe incurrir la Artículo Octavo. APERTURA DE LIBROS. El funcionario encargado
institución y que por su naturaleza no se clasifican dentro de los o responsable del manejo de caja menor abrirá un libro de contabilidad,
anteriores. foliado, donde registrará diariamente las operaciones que la afecten;
indicando: fecha, imputación presupuestal del gasto, concepto y valor,
Artículo Quinto. ORDENACIÓN DEL GASTO Y RESPONSABILIDAD. según los comprobantes que respalden cada operación.
La ordenación del gasto de caja menor está a cargo del Directivo
Docente quien encargará para su respectivo manejo a un auxiliar Artículo Noveno. REEMBOLSO. Los reembolsos se harán en la
administrativo, diferente al que tiene las funciones de tesorería o cuantía de los gastos realizados, en forma mensual o cuando se haya
pagaduría; quién, además, será el responsable de los recursos. consumido más de un setenta por ciento (70%); lo que ocurra primero.
162

En los reembolsos se deberán reportar los montos totales de los gastos Parágrafo. La legalización definitiva de la caja menor, constituida
realizados por cada una de las apropiaciones presupuéstales. para la vigencia fiscal se hará antes del 29 de diciembre, fecha en la
cual se deberá reintegrar el saldo sobrante y el respectivo cuentadante
Parágrafo 1. La tesorería de la institución no podrá entregar nuevos responderá por el incumplimiento de su legalización oportuna y el
recursos al auxiliar administrativo encargado o responsable del manejo manejo del dinero que se encuentre a su cargo, sin perjuicio de las
de caja menor hasta tanto no se haya legalizado el gasto anterior. demás acciones legales a que hubiere lugar.
Artículo Décimo. LEGALIZACIÓN. La legalización de los gastos de Artículo Décimo Primero. MANEJO DEL DINERO. El manejo del
caja menor deberá efectuarse durante los cinco (5) días siguientes a dinero de caja menor será en efectivo, para tal efecto, se dispondrá de
su realización. un cofre metálico con cerradura, que deberá permanecer siempre bajo
llave y custodia del funcionario responsable de su manejo.
En la legalización de los gastos para efectos de reembolsos, se exigirá
el cumplimiento de los requisitos que a continuación se indican: Artículo Décimo Segundo. ARQUEOS. El Directivo Docente en su
calidad de ordenador del gasto deberá realizar arqueos periódicos y
• Que las facturas o documentos equivalentes, presentados como sorpresivos a los recursos de caja menor.
soporte de los pagos efectuados con los fondos de la caja menor
cumplan con los requisitos de ley, sean los originales y se Parágrafo. La función de practicar arqueos a los recursos de caja
encuentren firmados por los acreedores. menor es indelegable.
• Que los gastos estén agrupados por rubros presupuestales, bien Artículo Décimo Tercero. LIMITACIÓN AL GASTO. Ningún gasto
sea en el comprobante de pago o en la relación anexa, y que imputable a caja menor podrá ser mayor al diez por ciento de la
correspondan a los autorizados en los artículos 3 y 4 de la presente cuantía de caja menor; de igual manera, el monto total o la sumatoria
Resolución. de gastos de un mismo rubro o apropiación, podrá ser mayor al quince
por ciento de la cuantía de caja menor.
• Que la fecha del comprobante del gasto corresponda a la vigencia
fiscal que se está legalizando. Artículo Décimo Cuarto. RESPONSABLE. El manejo de la caja
menor del establecimiento educativo, durante la vigencia______,
• Que el gasto se haya efectuado después de haberse constituido o estará a cargo de _________________.
reembolsado la caja menor según el caso.
Artículo Décimo Quinto. VIGENCIA. La presente resolución rige a
• Que se haya expedido la resolución de reconocimiento del gasto,
partir de la fecha de su expedición.
teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 110 del estatuto
orgánico del presupuesto.
163

Para constancia, se firma en___________ a los ____ días del mes de

___________ del año _____.
FIRMAS: DIRECTIVO DOCENTE ORDENADOR DEL GASTO.
164

OTROS PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS

PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIÓN POAI

168

PLAN OPERATIVO ANUAL • Contribuir al cumplimiento, seguimiento de objetivos y metas.

DE INVERSIÓN – POAI
• Articular la planeación.
DEFINICIÓN: El Plan Operativo Anual de Inversiones POAI, es un • Constituirse en la base para la elaboración del Plan de Acción.
elemento integral del sistema presupuestal, que tiene por objeto
determinar los programas, subprogramas y proyectos de inversión PLAN DE ACCIÓN: Es el instrumento de planificación que señala las
a ejecutar durante la vigencia fiscal. También es el instrumento de tareas o proyectos de inversión que deben realizarse por sectores y
gestión que permite operacionalizar los objetivos y metas establecidas por ciertas personas, grupos de personas o comunidades educativas
en el PEI. durante un periodo fiscal; en este se expresan los objetivos, metas,
políticas, programas, subprogramas y proyectos de inversión, los
Este instrumento debe ser programado con todos los recursos que van cuales son el resultado de un proceso de concertación y corresponden
a ser destinados a inversión y debe precisar cada una de las fuentes a los compromisos adquiridos en el PEI.
de financiación del plan, en especial, las de destinación específica
para inversión, como el caso de los asignados por cada componente RIESGOS Y CONTROLES
del Sistema General de Participaciones o los determinados por el ente
territorial según sea el caso. El POAI es la base sobre la cual las distintas Riesgos:
dependencias de la institución elaboran los planes de acción. El mismo
facilita el seguimiento y la evaluación de los programas y proyectos - No incluir todos los proyectos de inversión de las distintas
que se van a ejecutar, y permite observar el nivel de cumplimiento de dependencias del establecimiento educativo por falta de recursos
las metas fijadas en el Plan de Acción, en relación con la satisfacción o por la no presentación de los mismos a tiempo.
de las necesidades básicas de la población educativa.
Controles:
ALCANCE: El POAI es el instrumento a aplicar en toda la programación
de la ejecución del presupuesto de inversión del establecimiento - Comunicar por escrito los plazos límite para entrega de la
educativo. información sobre recursos a ser incluidos en POAI.
CARACTERISTICAS DEL POAI - En caso de no recibir respuesta en los tiempos programados, se

asigna el cupo predefinido para la dependencia de la vigencia
• Reflejar las inversiones en materia del cumplimiento del PEI. fiscal anterior.
• Ser el nexo entre el PEI y el sistema presupuestal.
• Garantizar la debida destinación presupuestal.
169

Formato para relacionar la información Formato para la consolidación de los proyectos

preliminar de los proyectos
ESTABLECIMIENTO EDUCATIVO: VIGENCIA:
CONTENIDO
CONSOLIDACION DE LA PROGRAMACION PARA PLAN OPERATIVO ANUAL DE INVERSIONES POAI , PLAN DE ACCION Y PLAN DE COMPRAS
ACCIONES ACCIONES VALOR VALOR
FUENTE DE RECURSOS: PROPIOS Y GESTION
DESCRIPCIÓN INDICADOR Tiempo de ejecución de los proyectos: según cronograma y proyección de cada uno. Ver los respectivos anexos
DEL RUBRO DE PORCENTAJE TIEMPO DE PLAN DE
No PROYECTO PROGRAMADAS CUMPLIDAS PRESUPUESTO PRESUPUESTADO EJECUTADO CUMPLIMIENTO EJECUTADO EJECUCIÓN RESPONSABLES COMPRAS OBSERVACIONES
1 PRAES - AMBIENTAL INCIDENCIA DE PROYECTOS EN EL PEI: El crecimiento institucional es una meta de trabajo conjunto. Por eso, la planeación institucional desde los
requerimientos de las área y proyectos especificos de las mismas, fortalece el Proyecto Educativo Institucional. En la medida en que las diversas instancias se
2 IDIOMAS compromenten en la planeación institucional se cualifica todo el sistema educativo.
3 DEMOCRACIA
AS
C.
PR
ES
TO
.
YE
AB
ID /
O
M
NT OS
AD
AD
O
CA RS /
EC
4 TIEMPO LIBRE
TIV
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JE
EN
LO
SP
AN
TI
TA
AN
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CU
AC
VA
RE
PL
5 VALORES
1 Gestión anual
6 TECNOLOGIA
COMPETENCIA LABORAL escolar
7 EDUCACIÓN SEXUAL
8 PROYECTOS
PEDAGÓGICOS
PRODUCTIVOS 2 Educación
Ambiental
9 OTROS
3 Formación
ciudadana y
Formato para la proyección y el seguimiento democracia
de los proyectos
4 Idiomas
CONTENIDO
ACCIONES ACCIONES VALOR VALOR 5 Tiempo libre

DESCRIPCIÓN INDICADOR actividades
DEL RUBRO DE PORCENTAJE TIEMPO DE PLAN DE ludicas y
No PROYECTO PROGRAMADAS CUMPLIDAS PRESUPUESTO PRESUPUESTADO EJECUTADO CUMPLIMIENTO EJECUTADO EJECUCIÓN RESPONSABLES COMPRAS OBSERVACIONES
1 PRAES - AMBIENTAL deportivas
2 IDIOMAS
6 Competencia
logico
3 DEMOCRACIA matemática
4 TIEMPO LIBRE
5 VALORES
7 Prevención de
6 TECNOLOGIA emergencias y
COMPETENCIA LABORAL
desastres
7 EDUCACIÓN SEXUAL
8 PROYECTOS
PEDAGÓGICOS 8 valores
PRODUCTIVOS
9 OTROS
9 media tecnica
10 sexualidad
170

Presupuesto de inversión por proyectos

INSTITUCIÓN EDUCATIVA
RUT:
MUNICIPIO, CALDAS
PRESUPUESTO DE INVERSIÓN POR PROYECTOS
CODIGO DETALLE PPTO ADICC. REDUCC. PPTO PRAES IDIOMAS DEMOCRACIA TIEMPO VALORES TECNOLOGIAS EDUCACIÓN PROYECTOS TOTAL
RUBRO APROBADO DEFINITIVO AMBIENTAL LIBRE COMPET. LABOR. SEXUAL PEDAGOGICOS P. acumulado
2 0 GASTOS - - - - - - - - - - - - - - - - -
21 03 GASTOS DE FUNCIONAMIENTO - - - - - - - - - - - - - - - - -
21,01 0320 GASTOS DE PERSONAL - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.01.02 Servicios Personales Indirectos - - - - - - - - - - - - - - - - -

21.01.02.03 032006 Jornales - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.01.02.05 032008 Honorarios Profesionales - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.01.02.09 032010 Servicios Técnicos (Características de Eventualidad) - - -
21.01.02.98 032103 Otros servicios Personales indirectos (Dec. 4791 de 2008) - - -
21,02 0321 GASTOS GENERALES APROBADOS - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.01 ADQUISICION DE BIENES - - - - - - - - - - - - - - - - -

21.02.01.01 032106 Materiales y Suministros - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.01.03 032103 Compra de Equipo - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.01.05 032104 Enseres y Equipos de Oficina - - - - - - - - - - - - - - - - -
21,02,01,08 032120 Compra de Semovientes - -
21.02.02 ADQUISICION DE SERVICIOS - - - - - - - - - - - - - - - - -

21.02.02.15 032107 Mantenimiento - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.05 032108 Comunicaciones y transportes - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.13 032109 Impresos y publicaciones - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.07 032110 Servicios Publicos - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.09 032111 Seguros - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.17 032112 Arrendamientos - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.03 032113 Gastos de viaje Educandos - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.25 032119 Gastos Imprevistos - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.31 032121 Sostenimiento de Semovientes - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.27 032123 Capacitación -Bienestar social -Estímulos Educandos - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.23 032124 Gastos Financieros - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.05 032125 Dotación de Personal - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.98 032190 Otros gtos por Adquisiciones de Bienes - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.02.02.98 032191 Otros gtos por Adquisiciones de Servicios - - - - - - - - - - - - - - - - -
21,03 0323 TRANSFERENCIAS CORRIENTES APROBADAS - - - - - - - - - - - - - - - - -

21.03.01.03.01 032303 Transferencias al Sector Público-Deptos - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.03.01.05.02 032304 Transferencias al Sector Público-Distritos y Mpal - - - - - - - - - - - - - - - - -
21.03.98.98 032323 Otras Transferencias Corrientes - - - - - - - - - - - - - - - - -
22 0325 GASTOS DE COMERCIAL/ Y PRODUCCIÓN - - - - - - - - - - - - - - - - -
22,01 0325 GASTOS DE COMERCIAL/ Y PRODUCCIÓN - - - - - - - - - - - - - - - - -

22,01,01 032501 Comercial-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - - - - - - - - -
22.01.98 032502 Comercial-Otros Gastos - - - - - - - - - - - - - - - - -
22,02 0325 Industrial-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - - - - - - - - -

22,02,01 032503 Industrial-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - - - - - - - - -
22,02,01.98 032504 Industrial otros gastos - - - - - - - - - - - - - - - - -
22,02,03 032505 Agrícola-Cpra de Bienes y Servicios - - - - - - - - - - - - - - - - -
22,02,03.98 032506 Agrícola-Otros Gastos - - - - - - - - - - - - - - - - -
FIRMAS
ORDENADOR(A) DEL GASTO TESORERO
171

PROCESO DE EMPALME

PROCESO DE EMPALME los establecimientos educativos del departamento a los cuales se

ordene su disolución, fusión o escisión.
OBJETIVOS GENERALES: AMBITO DE APLICACIÓN:
Garantizar la entrega de la información contable pública y demás El presente documento debe ser aplicado por todos los establecimientos
información conforme la Ley 594 del 2000 por parte de los Directivos educativos cuando se presente cambio por cualquier circunstancia del
Docentes ordenadores del gasto salientes de los establecimiento Directivo Docente – rector o director rural, ya sea por traslado o disfrute
educativos a los Directivos Docentes ordenadores del gasto entrantes, de la pensión así como también, por el efecto de actos que ordenen
y que la misma revele con razonabilidad, los hechos financieros, la disolución, fusión o escisión de la institución.
económicos, sociales y ambientales de la institución en la cual se
produce el cambio. DEFINICIÓN DEL PROCESO DE EMPALME.
OBJETIVOS ESPECIFICOS: Es un proceso de interacción entre el Directivo Docente saliente y

Directivo Docente entrante, en el cual el primero hace entrega de la
• Generar un espacio de diálogo y reflexión, de tal manera que administración al segundo.
se retroalimenten los procesos de gestión pública, a partir de la
experiencia del Directivo Docente saliente y el ánimo y compromiso La administración saliente debe hacer entrega de manera detallada,
del nuevo Directivo. oportuna, clara y transparente de todos los aspectos relacionados
• Apoyar a los Directivos Docentes nombrados en el cumplimiento con la gestión de los recursos financieros, humanos, tecnológicos y
de sus funciones y en el conocimiento de la realidad financiera, administrativos, y sus resultados en términos de los bienes y servicios
económica, social y ambiental de la institución que entra a prestados a la comunidad.
administrar.
• Garantizar el cumplimiento de las obligaciones contables de APERTURA DEL PROCESO DE EMPALME.
conformidad con las normas y procedimientos determinados por
la Contaduría General de la Nación. El proceso debe iniciarse en el momento que es nombrado para la
• Reglamentar un procedimiento que ilustre acerca de los aspectos institución un nuevo Directivo Docente por medio de resolución
a tener en cuenta, entre los servidores públicos que asumen motivada, donde se indica la fecha de presentación al establecimiento
la administración de la entidad y quienes entregan su cargo, educativo y desde ese preciso momento de común acuerdo con el
determinando la información y documentos que deben entregarse, Directivo Docente saliente se definen las estrategias para llevar a cabo
así como las verificaciones a efectuar en dicho proceso. el empalme, programación de reuniones, entrega de bienes muebles e
• Precisar aspectos relacionados con la entrega y recibo de la inmuebles, presentación de informes, etc.
información, cuando se produzca cambio de Directivo Docente en
175

FINALIZACIÓN DEL PROCESO DE EMPALME. diferentes procesos que se adelantan, debe brindarle las orientaciones
y recomendaciones que considere pertinentes para el buen desarrollo
El proceso finaliza con la realización de un acto formal en donde las de la gestión. El Directivo Docente entrante, por su parte, tiene el
partes firman el ACTA DE INFORME DE GESTIÓN. No obstante, deber de recibir, aprender y asumir dichos procesos, y de ser necesario,
el Directivo Docente saliente debe atender las citaciones que los ajustarlos de acuerdo con las prioridades, recursos, competencias y la
organismos de control demanden con posterioridad a tal fecha. normatividad vigente.
IMPORTANCIA DEL PROCESO DE EMPALME. El Directivo Docente saliente debe elaborar y entregar al nuevo
Directivo Docente entrante, un acta de informe de gestión, el Directivo
• Para conocer los resultados de la Gestión de la Administración entrante debe recibirlo, revisarlo y verificar que la información allí
saliente, es decir, los logros y principales obstáculos. consignada se encuentre libre de irregularidades.
• Para que el Directivo Docente saliente ordene la información más CONDICIONES PARA LLEVAR A CABO EL PROCESO DE EMPALME.
importante del establecimiento educativo y la ponga a disposición
del nuevo Directivo Docente. Para que el proceso de empalme sea efectivo debe ser:
• Para que el nuevo Directivo Docente conozca si hay proyectos • ORGANIZADO: Se recomienda definir un equipo que participe
importantes que se ejecutan o hay procesos judiciales que en el empalme, esto permite unificar la solicitud y entrega oficial
involucran al establecimiento educativo. de la información, posibilita una visión articulada de la situación
del establecimiento educativo en sus diferentes áreas y permite
• Para que el Directivo Docente saliente de pautas administrativas y establecer la disponibilidad y consistencia de la información
de gestión al nuevo Directivo Docente. entregada.
• Para garantizar que las cuentas queden claras con relación al • TRANSPARENTE: El Directivo Docente saliente debe estar en
estado del patrimonio institucional, lo mismo que los inventarios disposición de brindar orientaciones y presentar informes sobre
de bienes. la totalidad de los asuntos relacionados con la institución, como
de hacer un inventario y entrega de la información y estadísticas
• Para mejorar la gestión pública. básicas que soportan dichos informes.
RESPONSABILIDADES Y OBLIGACIONES QUE GENERA EL • INTEGRAL: El proceso de empalme debe cubrir todas las áreas
PROCESO DE EMPALME. del establecimiento educativo y debe tener el conocimiento de
todos los detalles que inciden en el desarrollo de las competencias,
El Directivo Docente saliente tiene la responsabilidad de documentar, incluyendo la prestación de los servicios a su cargo, hasta los
entregar y acompañar al nuevo Directivo Docente en la adopción de los aspectos financieros y administrativos.
176

PLAZOS PERMITIDOS PARA PRESENTAR Y APROBAR 1. RECURSOS MATERIALES Y FINANCIEROS: Se refiere al inventario
FORMALMENTE EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN. de bienes muebles e inmuebles y al reporte de la información
financiera, presupuestal, contable y contractual del establecimiento
De acuerdo a la Resolución orgánica 5674 de 2005 de la Contraloría educativo.
General de la República; los directivos salientes están en la obligación
de presentar el acta de informe de gestión dentro de los 15 días hábiles 2. RECURSOS HUMANOS: Se refiere a la composición de la planta
siguientes a la finalización de su administración. Dicha entrega debe de personal en relación con la estructura organizacional del
ser realizada mediante un acto formal. establecimiento educativo. No sólo se trata de identificar el
número de administrativos, docentes, coordinadores, sus calidades
El Directivo Docente entrante, está obligado a realizar una revisión y y cualidades profesionales, sino también, evaluar sus respectivas
verificar el contenido del acta de informe de gestión, dentro de los 30 competencias.
días hábiles siguientes a la entrega y recepción del despacho; periodo
durante el cual el Directivo Docente saliente puede ser requerido para 3. RECURSOS ADMINISTRATIVOS: Se refiere a la disponibilidad de
que haga las aclaraciones y proporcione la información adicional que instrumentos técnicos y procedimientos para facilitar no sólo la
le sea requerida, salvo que medie caso fortuito mayor. gestión administrativa y fiscal, sino también, procurar mecanismos
de control en los procesos al interior del establecimiento educativo,
En el evento de que el Directivo Docente entrante detecte irregularidades como también, el seguimiento al PEI, y PMI.
en los documentos y recursos recibidos, debe de inmediato informar a
la Secretaria de Educación Departamental, para que esta, a través de La información del estado de los recursos debe:
la oficina de Inspección y Vigilancia, ejerza las acciones pertinentes.
• Estar desagregada por vigencias fiscales.
ACTA DE INFORME DE GESTIÓN.
• Ser considerada como un insumo para el proceso auditor y un
La Contraloría General de la República, fijo una metodología para la referente de la rendición de cuentas para fines de la función de
elaboración de informes que contengan la documentación mínima vigilancia y control fiscal.
requerida para llevar a cabo un buen proceso de empalme. Se trata
del acta de informe de gestión; dicha acta es un documento escrito, Además del Acta de Informe de Gestión, deben presentarse todos
que debe ser elaborado por todos los ordenadores del gasto que los documentos soporte que sean requeridos y la información sobre
administraron fondos o bienes del Estado, en el momento que termina gestión y procesos jurídicos.
el periodo de su administración o tiene lugar la separación del cargo.
Tal como lo dispone el Artículo 10 de la Ley 951 de 2005: EL ACTA DE INFORME DE GESTIÓN SE PRESENTA A:
• Los Directivos Docentes entrantes.
177

• Oficina de Inspección y Vigilancia de la Secretaría de Educación • Los reglamentos y procedimientos. (tesorería-presupuesto-

Departamental. contratación Etc.).
• Unidad Administrativa y Financiera de la Secretaria de Educación • Informe de los recursos o transferencias recibidas para proyectos
Departamental. (Oficina que informará del cumplimiento a los de inversión institucional
Grupos de Talento Humano y Gestión financiera).
• Soportes contractuales.
INFORMACION FINANCIERA Y PRESUPUESTAL.
• Proceso Contable:
Se recomienda hacer un ejercicio juicioso de empalme en el tema,
Sistema o aplicativo para elaborar la información Contable.
financiero y presupuestal que le permita al Directivo Docente entrante
identificar las principales fuentes de recursos, sus destinaciones
Libros de Contabilidad Principal y Auxiliares, debidamente actualizados
específicas al igual que la priorización de los gastos que requiere el
a la fecha de la entrega del cargo con todos los documentos y
ente público anexando:
soportes contables correspondientes a las transacciones y operaciones
registradas.
• El presupuesto de la vigencia y/o el aprobado para la siguiente
vigencia. Situaciones especiales que afecten los procesos y reclamaciones en
contra y a favor del establecimiento educativo.
• El plan de compras.
Las situaciones que se encuentren pendientes de resolver en materia
• El plan operativo anual de inversiones. contable.
• Plan financiero. Anexos de los Estados Contables Básicos certificados junto con el
Contador de la Institución, Notas a los Estados Contables elaborados
• El Plan anualizado de Caja – PAC con corte al mes anterior de la entrega.
• Ejecuciones presupuestales de ingresos y gastos. Cuentas bancarias corrientes y de ahorros que posea la entidad con
o sin restricciones de alguna índole acompañadas de los extractos
• Modificaciones al presupuesto
bancarios a la fecha de presentación de los Estados Financieros.
• Cuentas por pagar presupuestales.
Acreedores: es necesario identificar uno a uno de aquellos con los que
• Gestiones que se han hecho o se vienen adelantando para mejorar se tengan saldos pendientes de cancelar o los contratos que no se han
o potenciar los ingresos y recaudos del establecimiento educativo. liquidado y pagado.
178

INFORMACION SOBRE CONTRATACION. Bienes inmuebles:
Una relación de todos los procesos de contratación incluidos los de • Ubicación.

inversión donde se detalle el objeto, fechas de inicio, modalidades
y montos de cada uno de los contratos celebrados por la institución, • Valor catastral.
indicando además:
• Utilización.
• Aseguramiento.
• Relación de procesos de contratación en curso.
• Relación de los contratos en ejecución. LISTADO DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO POR VIGENCIAS.
• Prórrogas o adiciones. Archivo documental sobre la documentación relacionado con los

educandos por vigencias.
• Estado de las garantías.
CONSECUENCIAS EN EL INCUMPLIMIENTO DE ESTE PROCESO.
• Casos de incumplimiento.
Se exponen de una parte a las sanciones disciplinarias que establece el
• Reclamaciones y como han sido resueltas. Código Único Disciplinario, por parte de Oficina de Control Disciplinario
adscrita a la Gobernación de Caldas. De otra parte a que la Contraloría
• Procesos judiciales: elaborar un inventario en detalle de todos los
Departamental imponga las sanciones de que trata el articulo 101
procesos.
de la Ley 42 de 1993 y la Resolución orgánica 5554 de 2004 o las
normas que las sustituya, modifiquen o adicionen.
INFORMACION SOBRE RECURSOS FISICOS.
El Directivo Docente saliente que no cumpla con la presentación del
Bienes muebles:
informe, no lo haga en la forma u oportunidad establecidas, o no
comparezca a las citaciones que en forma escrita hagan las contralorías,
• Listado de bienes - inventario actualizado. podrá recibir una multa.
• Condiciones de mantenimiento y estado de los mismos. Igualmente, y de acuerdo con la Ley 951 de de 2005, El Directivo
Docente saliente que dejare de cumplir con esta disposición será
• Aseguramiento. sancionado disciplinariamente en los términos de la Ley.
Es así que la Ley 734 de 2002 en sus artículos 34 y 35 contempla los

deberes y prohibiciones de todo servidor público, cuya inobservancia
179

da lugar a la acción disciplinaria, que puede llevar a las siguientes Modelo Formato para adjuntar al Acta de Empalme
sanciones:
AREA: GESTIÓN DIRECTIVA
• Destitución e inhabilidad general, para las faltas gravísimas
EN
dolosas o realizadas con culpa gravísima. EXISTE CONSTRU
CCIÓN
NO
EXISTE
PROCESO COMPONENTE EVIDENCIAS OBSERVACIONES
Misión, Visión, Política de Calidad,
• Suspensión en el ejercicio del cargo e inhabilidad especial para las Valores y Principios en el marco de una
institución integrada.
faltas graves dolosas o gravísimas culposas. Direccionamiento Metas institucionales
estratégico y
Conocimiento y apropiación del
horizonte
direccionamiento estratégico por la
• Suspensión, para las faltas graves culposas. institucional
comunidad educativa.
Política de integración de personas con
capacidades disímiles o diversidad
• Multa, para las faltas leves dolosas cultural
Articulación de planes, proyectos y

acciones. Existencia y desarrollo del
• Amonestación escrita, para las faltas leves culposas. PRAE, Programa de Prevención de la
drogodependencia. Proyecto de
Educación Sexual, Uso Creativo del
Gestión Tiempo Libre,
Estratégica
Por otro lado, El Directivo Docente que recibe a conformidad el Acta
Bilingüismo y otros:_________
____________________
de Informe de Gestión y no verifique el estado de veracidad de la Estrategia Pedagógica
información, asume de allí en adelante la responsabilidad de los Seguimiento y Autoevaluación

Consejo Directivo
bienes, procesos y recursos que recibió. Consejo Académico
Comisiones de evaluación y promoción
Gobierno Comités de Convivencia

Escolar
Consejo Estudiantil
Personero Estudiantil
Asamblea de Padres de Familia
Consejo de Padres de Familia
Cultura Identificación y divulgación de buenas

Institucional prácticas
Ambiente Físico
Manual de convivencia
Clima
Actividades Extracurriculares
Escolar
Bienestar del Alumno
Manejo de Conflictos
Padres de Familia
Autoridades educativas
Relaciones Otras instituciones
con el
entorno Sector Productivo
Comunicación con todo el personal

institucional
180

recursos recursos para el aprendizaje acorde con
los requerimientos de la institución
Existe manual de procedimientos para

los suministros y dotación
Existe un programa de mantenimiento
de
equipos y recursos para el aprendizaje
Existen manuales de protección y
seguridad
Existe un manual de control de
inventarios Comprometidos con la Educación
Las bajas de bienes de la institución,
fueron aprobadas por el consejo
directivo, y están las actas.
La póliza que ampara los bienes
muebles, esta vigente.
Se elabora oportunamente el
AREA: GESTIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA presupuesto anual del Fondo de
Servicios Educativos, y de acuerdo al
EN procedimiento para el presupuesto
INEXIS
EXISTE CONSTRU- establecido por el consejo directivo.
TENTE
PROCESO COMPONENTE CCIÓN EVIDENCIAS OBSERVACIONES
Se realiza el mantenimiento de la planta Reposan debidamente guardados y
física de acuerdo con las necesidades custodiados en archivo, todos los
prioritarias y con las posibilidades documentos inherentes al presupuesto
económicas como: los anteproyectos, los acuerdos
aprobatorios, las resoluciones de
Se realizan programas para la liquidación, los acuerdo y resoluciones
adecuación de la planta física de modificaciones, las ejecuciones
Se hace un adecuado seguimiento al presupuestales, las resoluciones de
uso de los espacios cuentas por pagar, etc.
Existe un procedimiento establecido por Existe el Plan de Compras.

el consejo directivo para el préstamo de
bienes muebles y espacios de la Existe el Plan Anualizado de Caja (PAC)
institución.
Existe el Plan Operativo Anual de
Existe un procedimiento establecido por Inversiones (POAI)
el consejo directivo para la explotación
de los bienes muebles y espacios de la Existe el Reglamento para la
Administración
institución. contratación de bienes y servicios hasta
de la
una cuantía inferior a los 20 smlmv, y
planta física
Existe un plan para la adquisición de los esta actualizado.
y de los
recursos recursos para el aprendizaje acorde con
los requerimientos de la institución Apoyo Reposan debidamente guardados y
Financiero y custodiados en archivo, todos los
Existe manual de procedimientos para Contable contratos y sus soportes.
los suministros y dotación
Existe el Reglamento para el manejo de
Existe un programa de mantenimiento tesorería y su correspondiente manual
de de de procedimientos
equipos y recursos para el aprendizaje
Existen manuales de protección y Reposan debidamente guardados y
seguridad custodiados en archivo, todos los
documentos soporte de tesorería.
Existe un manual de control de
inventarios La institución cuenta con un programa
Las bajas de bienes de la institución, contable propio. Existe la respectiva
fueron aprobadas por el consejo licencia.
directivo, y están las actas.
La póliza que ampara los bienes Reposan debidamente guardados y
muebles, esta vigente. custodiados en archivo y por anualidad,
toda la documentación soporte contable,
Se elabora oportunamente el
como los MyB, los BG, los ER, los Flujos
presupuesto anual del Fondo de
de Efectivo, los Estados de Cambios en
Servicios Educativos, y de acuerdo al
el Patrimonio, los Libros Auxiliares, etc.
procedimiento para el presupuesto
establecido por el consejo directivo.
El Manual de Contratación se
encuentra debidamente
Reposan debidamente guardados y
actualizado
custodiados en archivo, todos los
documentos inherentes al presupuesto
Se rinden las cuentas a las entidades de
como: los anteproyectos, los acuerdos
Control Fiscal en los tiempos
aprobatorios, las resoluciones de
estipulados.
liquidación, los acuerdo y resoluciones
de modificaciones, las ejecuciones
presupuestales, las resoluciones de
cuentas por pagar, etc.
Existe el Plan de Compras.
Existe el Plan Anualizado de Caja (PAC)
Existe el Plan Operativo Anual de

Inversiones (POAI)
Existe el Reglamento para la
contratación de bienes y servicios hasta
una cuantía inferior a los 20 smlmv, y
esta actualizado.
Apoyo Reposan debidamente guardados y

Financiero y custodiados en archivo, todos los
Contable contratos y sus soportes.
Existe el Reglamento para el manejo de

tesorería y su correspondiente manual
de de procedimientos

custodiados en archivo, todos los
documentos soporte de tesorería.
181
La institución cuenta con un programa
contable propio. Existe la respectiva
licencia.

LIBRO MANUALES FSE2.indd 181 custodiados en archivo y por anualidad, 07/12/2012 3:36:00
toda la documentación soporte contable,
AREA: GESTIÓN ACADÉMICA AREA: GESTIÓN COMUNIDAD

EN EN
INEXIS INEXIS
EXISTE CONSTRU- EXISTE CONSTRU
TENTE TENTE
PROCESO COMPONENTE CCIÓN EVIDENCIAS OBSERVACIONES PROCESO COMPONENTE CCIÓN EVIDENCIAS OBSERVACIONES
Existe el proceso de matrícula: SIMAT y Atención educativa a grupos
Medio Físico poblacionales diversos
Existe el Archivo Académico Accesibilidad y
Apoyo a la Permanencia Necesidades y expectativas de los
gestión Existe un programa sistematizado para estudiantes
académica emitir boletines de calificaciones Proyectos de vida
Los registros escolares de valoración,
Escuela Familiar
están
actualizados. Proyección a Oferta de servicios a la comunidad
Existe el manual de funciones para la comunidad Uso de la planta física y de los medios
todos los cargos de la institución con los
perfiles definidos para cada uno de ellos Servicio social estudiantil
Participación de los estudiantes
Se elaboró el programa de inducción a
estudiantes, directivos, administrativos y Asamblea y consejo de padres de
Participación familia
docentes
y
Se realizan programas de formación y convivencia Participación de las familias
capacitación
Se manejan Proyectos Pedagógicos
La asignación académica se implementa Productivos. Cuales:
de acuerdo con los perfiles del cargo Prevención de Riesgos Físicos
Prevención
Existen los horarios de clases por Prevención de riesgos psicosociales
de riesgos
grupos y por docentes
Programas de seguridad
Se encuentran completas y actualizadas
las hojas de vida de: Se prestan y controlan servicios de
transporte, restaurante, cafetería y
Administración salud (enfermería, odontología,
Talento Docentes
de psicología)
Humano Directivos servicios
complementarios Se desarrolla en forma continua el
Administrativos programa de apoyo a estudiantes con
Estudiantes necesidades especiales educativas
Se realiza anual y/o semestralmente la

evaluación del desempeño de:
Docentes
Fecha
Directivos
Administrativos
Existe un programa de
apoyo a la investigación Firma de quien entrega Firma de quien recibe
El manual de convivencia y manejo de
conflictos se encuentra debidamente
actualizado
Existen programas de Bienestar del
Talento
Humano
182

DECRETO 4791 DE 19 DE DICIEMBRE DE 2008

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL Artículo 3. ADMINISTRACIÓN DEL FONDO DE SERVICIOS

DECRETO 4791 DE 2008 EDUCATIVOS. El rector o director rural en coordinación con el consejo
(diciembre 19) directivo del establecimiento educativo estatal administra el Fondo de
Servicios Educativos de acuerdo con las funciones otorgadas por la Ley
Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 11, 12, 715 de 2001 y el presente decreto.
13 y 14 de la Ley 715 de 2001 en relación con el Fondo de
Servicios Educativos de los establecimientos Parágrafo. Se entiende por administrar el Fondo de Servicios
educativos estatales. Educativos las acciones de presupuestación, recaudo, conservación,
inversión, compromiso, ejecución de sus recursos y rendición de
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA, cuentas, entre otras, con sujeción a la reglamentación pertinente y a lo
en ejercicio de las facultades conferidas por el numeral 11 del dispuesto por el consejo directivo.
artículo 189 de la Constitución Política y los artículos 11, 12,
13 y 14 de la Ley 715 de 2001, Artículo 4. ORDENACIÓN DEL GASTO. Los fondos de servicios
educativos carecen de personería jurídica. El rector o director rural es
DECRETA: el ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos y su ejercicio
no implica representación legal.
Artículo 1. ÁMBITO DE APLICACIÓN. Las normas contenidas en
el presente decreto son aplicables a las entidades territoriales y a los Artículo 5. FUNCIONES DEL CONSEJO DIRECTIVO. En relación
establecimientos educativos estatales. con el Fondo de Servicios Educativos, el consejo directivo cumple las
siguientes funciones:
Artículo 2. DEFINICIÓN. Los fondos de servicios educativos son
cuentas contables creadas por la ley como un mecanismo de gestión 1. Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes
presupuestal y de ejecución de los recursos de los establecimientos y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos
educativos estatales para la adecuada administración de sus ingresos del proyecto presentado por el rector o director rural.
y para atender sus gastos de funcionamiento e inversión distintos a los
de personal. 2. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorería, el cual por
lo menos determinará la forma de realización de los recaudos y de
Parágrafo. Con sujeción a lo establecido en la normatividad vigente, los pagos, según la normatividad existente en la entidad territorial
la administración y ejecución de estos recursos por parte de las certificada, así como el seguimiento y control permanente al flujo
autoridades del establecimiento educativo, es autónoma. Los ingresos de caja y los responsables en la autorización de los pagos.
del Fondo de Servicios Educativos son recursos propios de carácter
público sometidos al control de las autoridades administrativas y 3. Aprobar las adiciones al presupuesto vigente así como los traslados
fiscales de los órdenes nacional y territorial. presupuestales que afecten el mismo.
185

4. Verificar la existencia y presentación de los estados contables por Artículo 6. RESPONSABILIDADES DE LOS RECTORES O
parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las DIRECTORES RURALES. En relación con el Fondo de Servicios
normas contables vigentes expedidas por el Contador General de Educativos, los rectores o directores rurales son responsables de:
la Nación, con la periodicidad señalada por los organismos de
control. 1. Elaborar el proyecto anual de presupuesto del Fondo de Servicios
Educativos y presentarlo para aprobación al consejo directivo.
5. Determinar los actos o contratos que requieran su autorización
expresa. 2. Elaborar el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos
estimado mes a mes, hacer los ajustes correspondientes y presentar
6. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades los informes de ejecución por lo menos trimestralmente al consejo
y garantías para toda contratación que no supere los veinte (20) directivo.
salarios mínimos legales mensuales vigentes (s. m. l. m. v.).
3. Elaborar con la justificación correspondiente los proyectos de
7. Aprobar la contratación de los servicios que requiera el adición presupuestal y los de traslados presupuestales, para
establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de aprobación del consejo directivo.
conformidad con la ley.
4. Celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y
8. Autorizar al rector o director rural para la utilización por parte de ordenar los gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios
terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso Educativos, de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de
del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y
previa verificación del procedimiento establecido por dicho órgano de tesorería.
escolar de conformidad con lo dispuesto en el Decreto 1860 de
1994. 5. Presentar mensualmente el informe de ejecución de los recursos
del Fondo de Servicios Educativos.
9. Aprobar la utilización de recursos del Fondo de Servicios Educativos
para la realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, 6. Realizar los reportes de información financiera, económica, social
deportivos, o la participación de los educandos en representación y ambiental, con los requisitos y en los plazos establecidos por
del establecimiento educativo y fijar la cuantía que se destine los organismos de control y la Contaduría General de la Nación, y
para el efecto. efectuar la rendición de cuentas con la periodicidad establecida
en las normas.
10. Verificar el cumplimiento de la publicación en lugar visible y de
fácil acceso del informe de ejecución de los recursos del Fondo de 7. Suscribir junto con el contador los estados contables y la
Servicios Educativos. información financiera requerida y entregarla en los formatos y
fechas fijadas para tal fin.
186

8. Presentar, al final de cada vigencia fiscal a las autoridades Cuando la explotación del bien sea eventual debe contar con la
educativas de la respectiva entidad territorial certificada, el autorización previa del consejo directivo y quien lo usa deberá
informe de ejecución presupuestal incluyendo el excedente de restituirlo en las mismas condiciones que le fue entregado.
recursos no comprometidos si los hubiere, sin perjuicio de que la
entidad pueda solicitarlo en periodicidad diferente. 2. Transferencias de recursos públicos. Son los recursos financieros que
las entidades públicas de cualquier orden y sin contraprestación
9. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos alguna deciden girar directamente al establecimiento educativo a
con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al través del Fondo de Servicios Educativos.
Alcalde respectivo, en la periodicidad que este determine, un
informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido 3. Recursos de capital. Son aquellas rentas que se obtienen
por parte de esta entidad territorial. eventualmente por concepto de recursos de balance, rendimientos
financieros, entre otros.
Artículo 7. PRESUPUESTO ANUAL. Es el instrumento de planeación
financiera mediante el cual en cada vigencia fiscal se programa el Parágrafo 1°. Los ingresos operacionales del Fondo de Servicios
presupuesto de ingresos y de gastos. El de ingresos se desagrega a Educativos no pueden presupuestar recursos por concepto de créditos
nivel de grupos e ítems de ingresos, y el de gastos se desagrega en o préstamos.
funcionamiento e inversión, el funcionamiento por rubros y la inversión
por proyectos. Parágrafo 2°. Los recursos financieros que se obtengan por el pago
de derechos académicos del ciclo complementario en las escuelas
Artículo 8. PRESUPUESTO DE INGRESOS. Contiene la totalidad normales superiores deben ser incorporados en el presupuesto
de los ingresos que reciba el establecimiento educativo a través del del Fondo de Servicios Educativos como una sección presupuestal
Fondo de Servicios Educativos sujetos o no a destinación específica. Se independiente.
clasificará en grupos con sus correspondientes ítems de ingresos de la
siguiente manera: Artículo 9. PRESUPUESTO DE GASTOS O APROPIACIONES.
Contiene la totalidad de los gastos, las apropiaciones o erogaciones
1. Ingresos operacionales. Son las rentas o recursos públicos o
que requiere el establecimiento educativo estatal para su normal
privados de que dispone o puede disponer regularmente el Fondo
funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo
de Servicios Educativos del establecimiento, los cuales se obtienen
Institucional demande, diferentes de los gastos de personal.
por utilización de los recursos del establecimiento en la prestación
del servicio educativo, o por la explotación de bienes y servicios.
El presupuesto de gastos debe guardar estricto equilibrio con el
presupuesto de ingresos y las partidas aprobadas deben entenderse
En aquellos casos en que los ingresos operacionales sean por la
como autorizaciones máximas de gasto.
explotación de bienes de manera permanente, debe sustentarse
con estudio previo que garantice la cobertura de costos y someterse
a aprobación de la entidad territorial.
187

Artículo 10. EJECUCIÓN DEL PRESUPUESTO. La ejecución del 2. Mantenimiento, conservación, reparación, mejoramiento y
presupuesto del Fondo de Servicios Educativos debe realizarse con adecuación de los bienes muebles e inmuebles del establecimiento
sujeción a lo determinado en la Ley 715 de 2001, el presente decreto educativo, y adquisición de repuestos y accesorios. Las obras que
y las disposiciones territoriales expedidas en materia presupuestal. impliquen modificación de la infraestructura del establecimiento
En todo caso, deben observarse las normas vigentes en materia de educativo estatal deben contar con estudio técnico y aprobación
austeridad del gasto y las que en adelante las modifiquen. previa de la entidad territorial certificada respectiva.
El rector o director rural no puede asumir compromisos, obligaciones 3. Adquisición de los bienes de consumo duradero que deban
o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con disponibilidad inventariarse y estén destinados a la producción de otros bienes
de recursos en tesorería, ni puede contraer obligaciones imputables y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de
al presupuesto de gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre oficina, de labranza, cafetería, mecánico y automotor.
apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible.
4. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de
Parágrafo 1°. Las transferencias o giros que las entidades territoriales devolución, como papel y útiles de escritorio, elementos de aseo,
efectúen al Fondo de Servicios Educativos no pueden ser comprometidos cafetería, medicinas y materiales desechables de laboratorio,
por el rector o director rural hasta tanto se reciban los recursos en las gas, carbón, o cualquier otro combustible necesario para el
cuentas del respectivo Fondo. La entidad territorial deberá informar establecimiento educativo.
a cada establecimiento educativo estatal a más tardar en el primer
trimestre de cada año, el valor y las fechas que por concepto de dichas 5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el
transferencias realice, y dar estricto cumplimiento a la información funcionamiento del establecimiento educativo.
suministrada.
6. Adquisición de impresos y publicaciones.
Parágrafo 2°. Los ingresos obtenidos con destinación específica
deben utilizarse únicamente para lo que fueron aprobados por quien 7. Pago de servicios públicos domiciliarios, telefonía móvil e
asignó el recurso. Internet, en las condiciones fijadas por la entidad territorial.
Artículo 11. UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos sólo 8. Pago de primas por seguros que se adquieran para amparar los
pueden utilizarse en los siguientes conceptos, siempre que guarden bienes del establecimiento educativo cuando no estén amparadas
estricta relación con el Proyecto Educativo Institucional: por la entidad territorial certificada respectiva, así como las primas
por la expedición de las pólizas de manejo que sean obligatorias.
1. Dotaciones pedagógicas del establecimiento educativo tales como
mobiliario, textos, libros, materiales didácticos y audiovisuales, 9. Gastos de viaje de los educandos tales como transporte, hospedaje
licencias de productos informáticos y adquisición de derechos de y manutención, cuando sean aprobados por el consejo directivo de
propiedad intelectual. conformidad con el reglamento interno de la institución. Los costos
188

que deban asumirse por tal concepto podrán incluir los gastos del 17. Adicionado por el art. 9, Decreto Nacional 4807 de 2011
docente acompañante, siempre y cuando la comisión otorgada por
la entidad territorial no haya generado el pago de viáticos. 18. Adicionado por el art. 9, Decreto Nacional 4807 de 2011
10. Sufragar los costos destinados al sostenimiento de semovientes y Parágrafo 1°. Las adquisiciones a que hacen referencia los numerales
proyectos pedagógicos productivos. 1, 3, 4 y 5 se harán con sujeción al programa general de compras
debidamente aprobado por el consejo directivo y de conformidad con
11. Contratación de servicios técnicos y profesionales prestados para las normas que rigen la materia.
una gestión específica y temporal en desarrollo de actividades
diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal Parágrafo 2°. En las escuelas normales superiores, los gastos que
de planta. Estos contratos requerirán la autorización del consejo ocasione el pago de hora cátedra para docentes del ciclo complementario
directivo del establecimiento educativo y se rigen por las normas deben sufragarse única y exclusivamente con los ingresos percibidos
y principios de la contratación estatal. En ningún caso podrán por derechos académicos del ciclo complementario.
celebrarse contratos de trabajo, ni estipularse obligaciones propias
de las relaciones laborales tales como subordinación, cumplimiento Artículo 12. ADICIONES Y TRASLADOS PRESUPUESTALES.
de jornada laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos Todo nuevo ingreso que se perciba y que no esté previsto en el
del Fondo de Servicios Educativos no podrán destinarse al pago de presupuesto del Fondo de Servicios Educativos, será objeto de una
acreencias laborales de ningún orden. adición presupuestal mediante acuerdo del consejo directivo, previa
aprobación de la entidad territorial, de conformidad con el reglamento
12. Realización de actividades pedagógicas, científicas, deportivas y que esta expida para tal efecto. En este acuerdo se deberá especificar
culturales para los educandos, en las cuantías autorizadas por el el origen de los recursos y la distribución del nuevo ingreso en el
consejo directivo. presupuesto de gastos o apropiaciones.
13. Inscripción y participación de los educandos en competencias Cuando se requiera efectuar algún gasto cuyo rubro no tenga
deportivas, culturales, pedagógicas y científicas de orden local, apropiación suficiente, de existir disponibilidad presupuestal se
regional, nacional o internacional, previa aprobación del consejo efectuarán los traslados presupuestales a que haya lugar, previa
directivo. autorización del consejo directivo, sin afectar recursos de destinación
específica.
14. Acciones de mejoramiento de la gestión escolar y académica
enmarcadas en los planes de mejoramiento institucional. Artículo 13. PROHIBICIONES EN LA EJECUCIÓN DEL GASTO. El
ordenador del gasto del Fondo de Servicios Educativos no puede:
15. Adicionado por el art. 9, Decreto Nacional 4807 de 2011
1. Otorgar donaciones y subsidios con cargo a los recursos del Fondo
16. Adicionado por el art. 9, Decreto Nacional 4807 de 2011 de Servicios Educativos.
189

2. Reconocer o financiar gastos inherentes a la administración La función de tesorería o pagaduría del Fondo no puede ser ejercida
de personal, tales como viáticos, pasajes, gastos de viaje, por el personal docente o directivo docente, y debe estar amparada
desplazamiento y demás, independientemente de la denominación por una póliza de manejo equivalente por lo menos al valor de lo
que se le dé, sin perjuicio de lo dispuesto en el numeral 9 del presupuestado en el año inmediatamente anterior. El retiro de recursos
artículo 11 de presente decreto. requerirá la concurrencia de al menos dos firmas, una de las cuales
deberá ser la del rector o director rural en su calidad de ordenador del
3. Contratar servicios de aseo y vigilancia del establecimiento gasto.
educativo.
Artículo 16. CONTABILIDAD. Los fondos de servicios educativos
4. Adicionado por el art. 10, Decreto Nacional 4807 de 2011 estatales deben llevar contabilidad de acuerdo con las normas vigentes
expedidas por el Contador General de la Nación.
La entidad territorial certificada debe establecer las condiciones en
6. Adicionado por el art. 10, Decreto Nacional 4807 de 2011 que se realizará el proceso operativo de preparación y elaboración de
la contabilidad del establecimiento educativo estatal.
Parágrafo. Con el fin de optimizar el uso de los recursos, dos o más
Artículo 14. FLUJO DE CAJA. Es el instrumento mediante el cual establecimientos educativos podrán celebrar acuerdos entre sí con el
se define mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden pagar, fin de contratar conjuntamente los servicios contables requeridos.
clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los requerimientos
del plan operativo. Artículo 17. RÉGIMEN DE CONTRATACIÓN. La celebración
de contratos a que haya lugar con recursos del Fondo de Servicios
Artículo 15. MANEJO DE TESORERÍA. Los recursos del Fondo de
Educativos, debe realizarse con estricta sujeción a lo dispuesto en el
Servicios Educativos se reciben y manejan en una cuenta especial
estatuto contractual de la administración pública, cuando supere la
a nombre del Fondo de Servicios Educativos, establecida en una
cuantía de veinte (20) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
entidad del sistema financiero sujeta a la inspección y vigilancia de la
Superintendencia Financiera, registrada en la tesorería de la entidad
Si la cuantía es inferior a los veinte (20) salarios mínimos legales
territorial certificada a la cual pertenezca el establecimiento educativo.
mensuales vigentes se deben seguir los procedimientos establecidos
La entidad territorial certificada debe ajustar el manual de funciones
en el reglamento expedido por el consejo directivo, de conformidad
respecto de quien debe ejercer la función de tesorería o pagaduría del
con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 715 de 2001, y en todo
Fondo de Servicios Educativos y el perfil profesional requerido para
caso siguiendo los principios de transparencia, economía, publicidad,
tal efecto. Así mismo, debe establecer el proceso para el registro de
y responsabilidad, de conformidad con los postulados de la función
la cuenta y determinar las condiciones de apertura y manejo de la
administrativa.
misma, al igual que señalar políticas de control en la administración
de dichos fondos.
190

Parágrafo. Cuando un particular destine bienes o servicios para 2. Al inicio de cada vigencia fiscal, enviar a la entidad territorial
provecho directo de la comunidad educativa, debe realizarse un certificada copia del acuerdo anual del presupuesto del Fondo,
contrato entre este y el rector o director rural, previa autorización numerado, fechado y aprobado por el consejo directivo.
del consejo directivo, en el cual se señale la destinación del bien y
la transferencia o no de la propiedad. Este contrato se regirá por las 3. Publicar mensualmente en lugar visible y de fácil acceso la
normas del Código Civil. relación de los contratos y convenios celebrados durante el período
transcurrido de la vigencia, en la que por lo menos se indique el
Si se adquieren obligaciones pecuniarias en virtud de tales contratos, nombre del contratista, objeto, valor, plazo y estado de ejecución
estas deben ser de tal clase que se puedan cumplir dentro de las reglas del contrato.
propias de los gastos del Fondo.
4. A más tardar el último día de febrero de cada año y previa
Artículo 18. CONTROL, ASESORÍA Y APOYO. Respecto del Fondo convocatoria a la comunidad educativa, celebrar audiencia pública
de Servicios Educativos, corresponde a las entidades territoriales para presentar informe de la gestión realizada con explicación de
certificadas en educación ejercer el control interno, brindar asesoría y la información financiera correspondiente, incluyendo los ingresos
apoyo administrativo, contractual, financiero, presupuestal y contable obtenidos por conveníos con particulares, premios, donaciones u
de acuerdo con las normas vigentes. otros, cuyo principal propósito sea el de beneficiar a la comunidad
educativa.
La entidad territorial certificada debe ejercer seguimiento en la
administración y ejecución de los recursos de los fondos de servicios 5. El rector o director rural de aquellos establecimientos educativos
educativos, para lo cual el establecimiento educativo debe suministrar con sede en los municipios no certificados, deberá presentar al
toda la información que le sea solicitada. Alcalde respectivo, en la periodicidad que este determine, un
informe sobre la ejecución de los recursos que hubiere recibido
Artículo 19. RENDICIÓN DE CUENTAS Y PUBLICIDAD. Con el fin por parte de esta entidad territorial.
de garantizar los principios de moralidad, imparcialidad, publicidad
y transparencia en el manejo de los recursos del Fondo de Servicios Artículo 20. RESPONSABILIDAD FISCAL Y DISCIPLINARIA.
Educativos el rector o director rural debe garantizar el cumplimiento Siempre que el Estado sea condenado con ocasión de obligaciones
de lo siguiente: contraídas en contravención de lo dispuesto en la ley y el presente
decreto, la entidad territorial certificada procederá a iniciar los proceso
1. Publicar en el sitio web del establecimiento educativo, así como de responsabilidad disciplinaria y fiscal a que haya lugar, y a ejercer
en un lugar visible y de fácil acceso del mismo, el informe de la acción de repetición de conformidad con la ley contra los servidores
ejecución de los recursos y los estados contables del Fondo de públicos que resultaren responsables de dicha contravención o contra
Servicios Educativos. los miembros del consejo directivo, cuando estos últimos no fueren
servidores públicos.
191

Artículo 21. VIGENCIA Y DEROGACIÓN. Este decreto rige a partir

de la fecha de su publicación y deroga los Decretos 1857 de 1994 y 992
de 2002, y todas las disposiciones que le sean contrarias.
Publíquese y cúmplase.
Dado en Bogotá, D. C., a 19 de diciembre de 2008.
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,

Oscar Iván Zuluaga Escobar.
La Ministra de Educación Nacional,

Cecilia María Vélez White.
192

DECRETO 4807 DE 20 DE DICIEMBRE DE 2011

MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL el artículo 13 del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales
DECRETO 4807 DE 2011 y Culturales, el artículo 28 de la Convención Internacional sobre los
(diciembre 20) Derechos del Niño, el artículo 26 de la Convención Americana sobre
Derechos Humanos y el artículo 13 del Protocolo Adicional en materia
Por el cual se establecen las condiciones de aplicación de la de Derechos Económicos, Sociales y Culturales.
gratuidad educativa para los estudiantes de educación preescolar,
primaria, secundaria y media de las instituciones educativas estatales Que la Corte Constitucional, a partir de una interpretación armónica
y se dictan otras disposiciones para su implementación de los artículos 44 y 67 de la Constitución Política con los tratados
internacionales de derechos humanos suscritos por el Estado
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA Colombiano, ha señalado en diversas oportunidades, entre otras en las
sentencias T323 de 1994, T-550 de 2005, T-1228 de 2008 y en la C-376
En ejercicio de sus facultades constitucionales y legales, en particular de 2010, que la educación es un derecho de carácter fundamental,
de las previstas en el numeral 11 del artículo 189 de la Constitución obligatoria para todos los menores entre 5 y 18 años de edad, y que
Política, el artículo 5° de la Ley 715 de 2001 y el artículo 140 de la se debe implementar progresivamente la gratuidad para la realización
Ley 1450 de 2011 del derecho a la educación, eliminando de forma gradual el cobro
de los servicios complementarios de los que trata el artículo 67 y los
CONSIDERANDO demás gastos establecidos.
Que la Constitución Política de Colombia en su artículo 44 consagra la Que la Corte Constitucional en la Sentencia C-376 de 2010 resolvió la
educación como un derecho fundamental de los niños y en su artículo exequibílidad condicionada del artículo 183 de la Ley 115 de 1994, en
67 señala que es un derecho de la persona y un servicio público que el entendido de que no aplica la regulación de cobros académicos en
tiene una función social, y que será gratuita en las instituciones del las instituciones educativas estatales en el nivel de educación básica
Estado, sin perjuicio del cobro de derechos académicos a quienes primaria, la cual es obligatoria y gratuita, y mientras progresivamente
puedan sufragarlos. se alcanza la gratuidad universal para los niveles de secundaria y
superior.
Que el artículo 93 de la Constitución Política de Colombia establece que
los derechos constitucionales tienen que interpretarse de conformidad Que el artículo 183 de la Ley 115 de 1994 y el numeral 12 del artículo
con los tratados internacionales sobre derechos humanos ratificados 5° de la Ley 715 de 2001 señalan como competencia de la Nación
por el Estado Colombiano. reglamentar las condiciones de costos, tarifas de matrículas, pensiones,
derechos académicos y otros cobros que se hacen en las instituciones
Que diversos tratados internacionales sobre derechos humanos educativas.
ratificados por Colombia señalan la obligación de los Estados para
garantizar la implantación progresiva de la educación gratuita, entre
otros el artículo 26 de la Declaración Universal de los Derechos Humanos,
195

Que la Ley 715 de 2001 señala como competencia de la Nación el PARÁGRAFO 1. Para la asignación de los recursos de gratuidad se
realizar las acciones necesarias para mejorar la administración de los excluyen de los beneficiarios a los estudiantes de ciclos 1, 2, 3, 4, 5,
recursos del Sistema General de Participaciones. 6 de educación para adultos, el ciclo complementario de las escuelas
normales superiores, grados 12 y 13, y a estudiantes atendidos en
Que el artículo 140 de la Ley 1450 de 2011 establece que los recursos instituciones educativas estatales que no son financiados con recursos
del Sistema General de Participaciones para educación que se del Sistema General de Participaciones.
destinen a gratuidad educativa deberán ser girados directamente
a las instituciones educativas estatales, de conformidad con la PARÁGRAFO 2. Los estudiantes atendidos mediante la contratación de
reglamentación que el Gobierno Nacional establezca. la prestación del servicio educativo, en cualquiera de sus modalidades
contractuales, no se encuentran incluidos en la asignación de recursos
Que el artículo 16 de la Ley 715 de 2001, señala que la participación de gratuidad de que trata el presente Decreto, pues dichos recursos se
para educación del Sistema General de Participaciones, será distribuida incluyen en el valor pagado al prestador del servicio por la atención
atendiendo los siguientes criterios: i) población atendida ii) población educativa de estos estudiantes. En consecuencia, el prestador del servicio
por atender en condiciones de eficiencia iii) equidad. educativo contratado no podrá realizar cobros a la población atendida
por conceptos de derechos académicos, servicios complementarios,
Que los cobros de derechos académicos y servicios complementarios o por alguno de los componentes de la canasta educativa ofrecida o
han sido una barrera para el acceso y la permanencia escolar en cualquier otro concepto.
la educación preescolar, básica y media, y ante ello el Estado debe
generar políticas públicas orientadas a mejorar la accesibilidad de la ARTÍCULO 3. FINANCIACIÓN. La gratuidad educativa se financiará
población en edad escolar a todos los niveles educativos, a fin de que con los recursos de la participación para educación del Sistema General
se logre garantizar la realización del derecho a la educación. de Participaciones por concepto de calidad, de que tratan los artículos
16 y 17 de la Ley 715 de 2001.
DECRETA
Las entidades territoriales podrán concurrir con otras fuentes de
ARTÍCULO 1. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN. El presente recursos en la financiación de la gratuidad educativa conforme a
Decreto tiene por objeto reglamentar la gratuidad educativa para todos lo reglamentado en el presente Decreto y en concordancia con las
los estudiantes de las instituciones educativas estatales matriculados competencias previstas en la Constitución Política y la ley.
entre los grados transición y undécimo.
ARTÍCULO 4. METODOLOGÍA PARA LA DISTRIBUCIÓN DE LOS
ARTÍCULO 2. ALCANCE DE LA GRATUIDAD EDUCATIVA. La RECURSOS. El Departamento Nacional de Planeación en coordinación
gratuidad educativa se entiende como la exención del pago de con el Ministerio de Educación Nacional definirá la metodología para
derechos académicos y servicios complementarios. En consecuencia, la distribución de los recursos del Sistema General de Participaciones
las instituciones educativas estatales no podrán realizar ningún cobro que se destinen a la gratuidad educativa.
por derechos académicos o servicios complementarios.
196

ARTÍCULO 5. RESPONSABILIDAD EN EL REPORTE DE b) El Ministerio de Educación Nacional elaborará la respectiva

INFORMACIÓN. Los rectores y directores de las instituciones resolución de distribución efectuada por el Conpes Social para
educativas estatales, los secretarios de educación y los gobernadores y aprobación del Ministerio de Hacienda.
alcaldes de los departamentos y de los municipios certificados, serán
responsables solidariamente por la oportunidad, veracidad y calidad c) Para proceder al giro de los respectivos recursos a los Fondos de
de la información que suministren para la asignación y distribución Servicios Educativos, los rectores y directores de las instituciones
de los recursos de gratuidad. Las inconsistencias en la información educativas estatales deberán hacer llegar al Ministerio de Educación
darán lugar a responsabilidades disciplinarias, fiscales y penales, en Nacional, a través del departamento o del municipio certificado,
concordancia con lo dispuesto en el inciso 2° del artículo 96 de la Ley la información sobre las instituciones educativas beneficiarias, el
715 de 2001. Fondo de Servicios Educativos al cual se deben girar los recursos,
la certificación de la cuenta bancaria en la cual se realizará el giro
ARTÍCULO 6. DESTINATARIOS DEL GIRO DIRECTO. En y la demás información que el Ministerio establezca para dicho
consonancia con el artículo 140 de la Ley 1450 de 2011, los recursos fin, en las condiciones y plazos que determine para el efecto.
del Sistema General de Participaciones que se destinen a gratuidad
educativa serán girados por el Ministerio de Educación Nacional d) El Ministerio de Educación Nacional elaborará una resolución
directamente a los Fondos de Servicios Educativos de las instituciones que contenga la desagregación de la asignación de recursos
educativas estatales. por establecimiento educativo, la cual se constituirá en el acto
administrativo que soporte el giro de los recursos.
PARÁGRAFO. Para las instituciones educativas estatales que no
cuenten con Fondo de Servicios Educativos, el giro se realizará al e) Con base en lo anterior el Ministerio de Educación Nacional debe
Fondo de Servicios Educativos al cual se asocien. realizar los giros a los Fondos de Servicios Educativos. Una vez el
Ministerio haya efectuado la totalidad de los giros, informará a cada
municipio para que éstos efectúen las operaciones presupuestales
ARTÍCULO 7. PROCEDIMIENTO PARA EL GIRO. Para el giro de
pertinentes.
los recursos del Sistema General de Participaciones para gratuidad
educativa por parte del Ministerio de Educación Nacional a los Fondos
de Servicios Educativos de las instituciones educativas estatales, se PARÁGRAFO 1. En caso de que los rectores y directores de las
establece el siguiente procedimiento: instituciones educativas estatales no remitan la información en los
términos previstos por el Ministerio de Educación Nacional, no se
a) Los municipios y distritos, una vez sea aprobado el documento realizará el giro, el cual se efectuará cuando se cumpla con los requisitos
Conpes Social, procederán a realizar los ajustes correspondientes previstos y se informará a los organismos de control y al Ministerio de
en sus presupuestos para garantizar la aplicación de este gasto. Hacienda y Crédito Público para los fines pertinentes.
Estos recursos deberán estar incorporados en sus presupuestos
“sin situación de fondos”.
197

PARÁGRAFO 2. El Conpes Social determinará el número de giros de PARÁGRAFO. La destinación de los recursos para gratuidad educativa
los recursos del Sistema General de Participaciones para gratuidad deberá realizarse teniendo en cuenta las políticas, programas y
educativa. proyectos en materia educativa contemplados en el plan de desarrollo
de la respectiva entidad territorial y en coordinación con ésta.
ARTÍCULO 8. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS. Los recursos de
calidad destinados para gratuidad se administrarán a través de los ARTÍCULO 10. PROHIBICIÓN DE USO DE LOS RECURSOS. Se
Fondos de Servicios Educativos conforme a lo definido en el artículo adicionan los siguientes numerales al artículo 13 del Decreto 4791 de
11 de la Ley 715 de 2001, el Decreto 4791 de 2008, las normas de 2008, relacionado con las prohibiciones en la ejecución de los recursos
contratación vigentes, las que las modifiquen o sustituyan y las que se de los Fondos de Servicios Educativos:
establecen en el presente Decreto.
4. Financiar alimentación escolar, a excepción de la alimentación
En todo caso los recursos del Sistema General de Participaciones se para el desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias
administrarán en cuentas independientes de los demás ingresos de los señalada en el artículo anterior del presente decreto.
Fondos de Servicios Educativos.
5. Financiar cursos preparatorios del examen del ICFES, entre otros
ARTÍCULO 9. UTILIZACIÓN DE LOS RECURSOS. Se adicionan que defina el Ministerio de Educación Nacional.
los siguientes numerales al artículo 11 del decreto 4791 de 2008,
relacionado con la utilización de los recursos de los Fondos de Servicios 6. Financiar la capacitación de funcionarios.
Educativos de las instituciones educativas estatales:
7. Financiar el pago de gastos suntuarios.
15. Contratación de los servicios de transporte escolar de la población
matriculada entre transición y undécimo grado, cuando se requiera, ARTICULO 11. OBLIGACIONES. En consonancia con las competencias
de acuerdo con la reglamentación expedida por el Ministerio de que se señalan en las leyes 115 de 1994 y 715 de 2001, se establecen
Transporte. las siguientes disposiciones:
16. Desarrollo de las jornadas extendidas y complementarias para 1. Los rectores y directores de las instituciones educativas estatales
la población matriculada entre transición y undécimo grado, deben:
incluyendo alimentación, transporte y materiales.
a) Velar porque no se realice ningún cobro por derechos académicos
17. Costos asociados al trámite para la obtención del título de bachiller. o servicios complementarios a los estudiantes matriculados en la
institución educativa estatal entre transición y undécimo grado, en
18. Costos asociados a la elaboración de certificaciones de estudio ningún momento del año, de acuerdo con las normas contenidas
solicitadas por los estudiantes, boletines, agenda y manual de en el presente Decreto.
convivencia, carné escolar.
198

b) Ejecutar los recursos de gratuidad, de acuerdo con las condiciones PUBLÍQUESE Y CÚMPLASE
y lineamientos establecidos en el presente Decreto, la Ley 715
de 2001, el Decreto 4791 de 2008 y las normas de contratación
pública vigentes. Dado en Bogotá D. C., a 20 de diciembre de 2011.
c) Reportar trimestralmente la ejecución de los recursos de gratuidad a

la secretaría de educación de la entidad municipal, si la institución EL MINISTRO DE HACIENDA Y CREDITO PÚBLICO,
educativa es de un municipio certificado; o a la alcaldía municipal JUAN CARLOS ECHEVERRY GARZÓN
y a la secretaria de educación departamental si la institución
educativa es de un municipio no certificado, de acuerdo con LA MINISTRA DE EDUCACIÓN NACIONAL,
los lineamientos y procedimientos que defina el Ministerio de
MARIA FERNANDA CAMPO SAAVEDRA
Educación Nacional.
2. Los gobernadores y los alcaldes de los municipios certificados EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN,
deberán realizar el seguimiento al uso de los recursos según las HERNANDO JOSÉ GÓMEZ RESTREPO
competencias asignadas en la Ley 715 de 2001, en el Sistema
de Información de Seguimiento a la Gratuidad y reportar
semestralmente dicho seguimiento al Ministerio de Educación
Nacional.
ARTÍCULO 12. MONITOREO DE LOS RECURSOS ASIGNADOS.

El Ministerio de Educación Nacional implementará el Sistema de
Información de Seguimiento a la Gratuidad. De igual forma, podrá
adelantar auditorías para el monitoreo de los recursos asignados para
gratuidad educativa. En desarrollo de estas auditorías se podrá solicitar
información de carácter técnico, administrativo, legal y financiero y, en
general, la necesaria para la verificación de la adecuada utilización de
los recursos de gratuidad.
ARTÍCULO 13. VIGENCIA. El presente Decreto rige a partir de la

fecha de su publicación, deroga el Decreto 135 de 1996, y las demás
normas que le sean contrarias.
199

GLOSARIO CONTRATACIÓN

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS UTILIZADOS EN EL CONSTANCIA DE IDONEIDAD Y EXPERIENCIA: Constancia suscrita

REGLAMENTO PARA LA CONTRATACIÓN. por el ordenador del gasto, en la que certifica que el proponente o
futuro contratista está en capacidad de ejecutar el contrato porque
demuestra la idoneidad y experiencia directamente relacionada con
ACEPTACIÓN DE LA OFERTA: Es el acto de adjudicación u oficio el área objeto del contrato. Aplica únicamente en los contratos de
mediante el cual, el directivo docente comunica al oferente que presente prestación de servicios.
el menor precio y que cumpla con los requisitos de la invitación, la
aceptación expresa de su propuesta. CONTRATO: En el derecho privado es un acuerdo de voluntades entre
dos personas, que es fuente de derechos y obligaciones, y es ley para
ACTA DE LIQUIDACIÓN: Es el documento mediante el cual las partes las partes.
realizan un balance tanto financiero como de actividades contractuales
para poder declararse a paz y salvo. ESTUDIOS PREVIOS SIMPLIFICADOS: Es el documento mediante
el cual el establecimiento educativo manifiesta que están dadas las
ACUERDO: Es una decisión tomada por el Consejo Directivo, es la condiciones (planeación, necesidad y disponibilidad de recursos) para
manifestación de su voluntad y que produce efectos jurídicos. iniciar un proceso contractual
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: Documento FSE: Fondos de Servicios Educativos.

o acto administrativo expedido por el Ordenador del Gasto, con el cual
se garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y GARANTÍA ÚNICA DE CUMPLIMIENTO: Documento que o
libre de afectación para la asunción de compromisos. Este documento garantiza el cumplimiento de las obligaciones del contratista a favor
afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el de la institución, durante la ejecución y liquidación del contrato. Debe
compromiso y se efectúa el correspondiente Registro Presupuestal. estar vigente por el plazo de ejecución del mismo y por otro término
más, según sea el caso.
CONCEDENTE: En el contrato de Concesión, es la persona que da
o entrega el espacio físico a un tercero para que éste lo usufructúe o IMPEDIMENTO: Señalamiento o causa de legal que restringe en
administre. la persona, la capacidad de celebrar contratos con el estado. Los
impedimentos se dan por situaciones presentes.
CONCESIONARIO: Es la persona que recibe o toma el espacio físico
para administrarlo, obteniendo con ello una utilidad o rentabilidad. INCOMPATIBILIDAD: Prohibición dirigida a la persona que
desempeña funciones públicas, a quien, por ese hecho, no puede
CONDICIONES TÉCNICAS EXIGIDAS: Características físicas de los ejercer ciertas actividades o de manera, simultánea, las de otros cargos
bienes demandados, especialmente a: forma, medida, tamaño, color, o empleos, en guarda del interés superior que puede verse afectado y
textura y calidad. de preservar la imparcialidad y la independencia que deben guiar las
actuaciones públicas.
203

INHABILIDAD: señalamiento o causa legal que recae sobre una objeto del contrato. La regulación y reglas para la aplicación de esta
persona que pretende celebrar contratos con el estado y que le prohíbe modalidad de selección se encuentran en el artículo 94 de la Ley 1474
participar en el proceso de selección y por ende celebrar contratos. Las de 2011 y en el Decreto 0734 de 2012.
inhabilidades se dan en el individuo por situaciones pasadas.
MINUTA CONTRACTUAL: Documento escrito en el que se estipulan
Tanto las inhabilidades como las incompatibilidades son definidas los datos y condiciones más relevantes del contrato.
previamente por la ley, quiere decir lo anterior que son taxativas.
OBJETO DEL CONTRATO: El objeto es la esencia del contrato, se
INVITACIÓN PÚBLICA: Es el documento mediante el cual la refiere directamente a la necesidad que se requiere satisfacer con la
institución establece unilateralmente las reglas de juego para el proceso contratación.
de selección y ejecución de un contrato, previamente soportado en el
estudio previo. ORDENADOR DEL GASTO: Se refiere a la capacidad de ejecución del
presupuesto. En los FSE el ordenador del gasto es el Directivo Docente
LICENCIA DE TRÁNSITO DEL CONDUCTOR: Documento que de la institución, y su ejercicio no implica representación legal.
habilita a su titular para manejar vehículos automotores de acuerdo
con las categorías que para cada modalidad establece el Ministerio de PEI: Proyecto Educativo Institucional.
Transporte.
PMI: Plan de Mejoramiento Institucional.
LICENCIA DE TRÁNSITO DEL VEHÍCULO: Documento expedido
por el Ministerio de Tránsito, o por quién este designe, para que el PROPONENTE: Es toda persona natural o jurídica que aspire a
vehículo pueda circular. celebrar un contrato con la institución educativa.
MENOR CUANTÍA: Es una de las modalidades de contratación de PROVEEDOR: Persona natural o jurídica que abastece a la institución
la selección abreviada, que opera cuando la cuantía del contrato sea de bienes o servicios.
mayor a 28 y menor o igual a 280 SMLMV, y el objeto del contrato no
sea la adquisición o suministro de bienes y servicios de características REGISTRO PRESUPUESTAL: Es la operación mediante la cual
técnicas uniformes y de común utilización, ni en aquellos objetos en se perfecciona el compromiso y se afecta en forma definitiva la
los que operen causales de contratación directa. La regulación para la apropiación, garantizando que ésta no será desviada a ningún otro fin.
aplicación de esta modalidad de selección se encuentra en el Decreto
0734 de 2012 REQUISITOS HABILITANTES: Son los requisitos, las condiciones de
experiencia, la capacidad jurídica, financiera y de organización de los
MÍNIMA CUANTÍA: Modalidad de selección mediante la cual la proponentes que se les exige para la participación en el proceso de
institución adquiere bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del selección, conforme las condiciones del contrato a suscribir y a su valor.
diez por ciento (10%) de la menor cuantía, independientemente del
204

REVISIÓN TECNICOMECÁNICA: Es un procedimiento unificado formula a determinados proponentes. Se da especialmente en los

establecido para todos los vehículos automotores mediante el cual se contrato de prestación de servicios.
verifican las condiciones mecánicas, ambientales y de seguridad a
través de la revisión técnico mecánica y de emisiones contaminantes SUPERVISOR: Persona designada por el Directivo Docente para llevar
realizadas en los Centros de Diagnóstico Automotor legalmente a cabo la función de vigilancia, seguimiento y control en la ejecución
constituidos para tal fin. y liquidación del contrato, por lo cual es también responsable por el
mismo.
RUP: Registro Único de Proponentes.
UNIDAD DE CAJA: Uno de los principios del sistema presupuestal.
RUT: Registro Único Tributario. Documento de la DIAN donde se Establece que, con el recaudo de todas las rentas y recursos de capital
encuentra la información básica y la actividad de las personas se atenderá el pago oportuno de las apropiaciones autorizadas en el
naturales y jurídicas. presupuesto de la respectiva vigencia.
SECOP: El Sistema Electrónico para la Contratación Pública.
SELECCIÓN DEL CONTRATISTA: Se da a través de la oferta con el

precio más bajo, que satisface los requerimientos de la institución y
que cumple con la totalidad de los requisitos habilitantes.
SICE: Sistema de Información para la Vigilancia de la Contratación

Estatal. Derogado por el artículo 222 del decreto 0019 de Enero 2012.
SMLMV: Salarios Mínimos Legales Mensuales Vigentes. Determinado

anualmente.
SOAT: SEGURO OBLIGATORIO DE ACCIDENTES DE TRÁNSITO SOAT.

Es un seguro obligatorio para todos los vehículos automotores que
transiten por el territorio colombiano, que ampara los daños corporales
que se causen a las personas en accidentes de tránsito ya sean
peatones, pasajeros o conductores.
SOLICITUD DE PROPUESTA: Especie de cotización, pero con

información más precisa y completa, que el ordenador del gasto
205

BIBLIOGRAFÍA

• Decreto 111 de 15 de Enero de 1996.
• Ley 80 de 28 de Octubre de 1993.
• Ley 594 de 14 de Julio de 2000.
• Ley 734 de 13 de Abril de 2002.
• Ley 951 de 31 de Marzo de 2005.
• Ley 1150 de 16 Julio de 2007.
• Decreto 4791 de 19 Diciembre de 2008.
• Ley 1474 de 12 Julio de 2011.
• Decreto 4807 de 20 Diciembre de 2011.
• Decreto 0734 de 13 Abril de 2012.
209

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Comprometidos con la Educación

GUÍA PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LOS FONDOS DE SERVICIOS

COMPETENCIAS DE LOS CONSEJOS DIRECTIVOS

Acuerdo Consejo Directivo para establecimiento y adopción de la Guía _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 9

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COMPETENCIAS DE LOS DIRECTIVOS DOCENTES ORDENADORES DEL GASTO

Resolución para Establecimiento y Adopción de la Guía _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 155

OTROS PROCEDIMIENTOS Y NORMATIVAS

Plan Operativo Anual de Inversión (POAI) _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 190

Definición de términos utilizados en el reglamento para la contratación _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 228

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Comprometidos con la Educación

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PRESENTACIÓN de navegación de los establecimientos educativos y que es en última

En concordancia con lo anterior, la Secretaría de Educación del

Y es a partir de un estudio serio de la realidad institucional, que se

LIBRO MANUALES FSE2.indd 5 07/12/2012 3:35:12

garantías a los ordenadores del gasto para que al momento de ejecutar

- Minutas. Carlos Ariel Valencia Bedoya

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Comprometidos con la Educación

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Comprometidos con la Educación

LIBRO MANUALES FSE2.indd 9 07/12/2012 3:35:13

• Aprobar el presupuesto para cada vigencia.

ARTÍCULO PRIMERO. Establecer y adoptar la guía que orientará

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4. Procedimiento para el préstamo de bienes. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE

5. Procedimiento para la explotación de bienes.

7. Procedimiento para las acciones de capacitación inscritas en los

8. Procedimiento para presupuesto y sus modificaciones.

10. Programa Anual Mensualizado de Caja - PAC.

11. Reglamento para el manejo de Proyectos Pedagógicos Productivos

12. Reglamento para el manejo de caja menor.

ARTÍCULO TERCERO. La guía que establece los reglamentos y

ARTÍCULO CUARTO. El presente acuerdo rige a partir de su

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Comprometidos con la Educación

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4. Adquisición de bienes de consumo final que no son objeto de

5. Arrendamiento de bienes muebles e inmuebles necesarios para el

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c. Reportar trimestralmente la ejecución de los recursos de gratuidad

Artículo 7. ADMINISTRACIÓN DE LOS RECURSOS DE

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2. Expedición del Certificado de Disponibilidad DISPONIBILIDAD: $___________,

Y que esta apropiación presupuestal reunió todos los trámites legales

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Sobres de Manila 5. Invitación Pública. Se contratará tomando como única

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Modelo Invitación Pública Resmas de papel

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REQUISITOS PERSONAS JURIDICAS:

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10. DECLARATORIA DE DESIERTO EL PROCESO: El Nombre y Firma,

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Parágrafo 1. La verificación y la evaluación de las ofertas será Atentamente,

ASUNTO: Evaluación de propuestas.

Dando cumplimiento al Parágrafo 1 del numeral 6 del artículo 10

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1º. Que el establecimiento educativo _ y ___,