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ISO 9001:2015
1 º S E M E ST R E D E 2 0 1 8
Davidson Ramos Marina Beffa Monise Carla Thayna Gimenez Jackson Torquato de Sá
Redação Tabulação de dados Redação e Revisão Design Participante da pesquisa e
cliente Qualiex
Qualicast .......................................................................................................................................................24
Viver Excelência............................................................................................................................................31
“A adoção de um sistema de gestão da qualidade é uma decisão estratégica para uma organização que
pode ajudar a melhorar seu desempenho global e a prover uma base sólida para iniciativas de 36%
desenvolvimento sustentável”.
Por isso, é interessante saber que uma maioria significativa das empresas (64%) que estão buscando 64%
informações sobre a nova versão da norma já tem um processo estruturado de Planejamento Estratégico em
andamento.
Por outro lado, os 36% restantes também são um número significativo e bastante alarmante. A inclusão do
Sim Não
item 4 Contexto da Organização na versão 2015 da ISO 9001 deu um importante passo para mostrar às
empresas a importância do planejamento a longo prazo. Em nossos contatos com leitores do Blog da
Qualidade, percebemos que as empresas que já tem um processo de Planejamento Estratégico rodando e
tiveram muito mais facilidade com o item 4, pois nelas já existem práticas voltadas a entender o mercado e a
própria empresa em si.
Além disso, as informações levantadas durante o contexto da organização servem de base para orientar a
estratégia da empresa e garantir que a visão de longo prazo seja alcançada. Ao não ter um processo de
Planejamento Estratégico bem estruturado, corre-se o risco de trabalhar as informações do contexto de
forma mais rasa, superficial, apenas para “cumprir a norma”. Isso pode levar ao baixo alcance de resultados
ou, pior, a grandes prejuízos para a empresa, seja por não antecipar riscos que podem afetar a organização
ou por não perseguir oportunidades de mercado lucrativas.
Esse dado nos deixou um pouco alarmados aqui no blog, pois considerando que o prazo final para a transição 31%
para a nova norma é setembro de 2018, percebemos que a reta final vai concentrar muitas auditorias e
certificações.
Por isso, a partir deste trecho do eBook, vamos falar mais especificamente sobre essas 373 empresas 69%
(69%) que ainda estavam em busca de se certificar na nova versão da norma, aprofundando-se um pouco mais
no contexto delas e procurando entender melhor como estava o processo de transição.
Sim Não
55%
Sim Não
A ISO 9001:2015 trouxe à tona diversos itens muito importantes para a gestão que não estavam
necessariamente presentes na sua versão anterior. São exemplos desses itens a gestão de riscos
(extremamente importante na prevenção de falhas e na antecipação de problemas de processo), a gestão de
mudanças (que visa garantir o menor impacto negativo possível às mudanças realizadas no SGQ) e o 45%
contexto da organização, já citado anteriormente neste eBook.
55%
É muito preocupante saber que pouco mais da metade das empresas que querem se certificar na ISO
9001:2015 este ano ainda não tenham começado a implantar os novos requisitos da norma, em especial por
dois motivos:
1. Primeiro porque alguns desses requisitos são completamente novos em relação à versão 2008 da Sim Não
norma e certamente precisarão de muita dedicação durante a implantação, complicando o processo de
certificação/transição e tornando prazo ainda mais apertado;
2. Segundo porque esses itens trouxeram mudanças significativas para as organizações, ajudando a
reduzir a burocracia, antecipar riscos, planejar mudanças, analisar o mercado e a organização em si e atingir
mais resultados. Dessa forma, não trabalhar esses itens é muito mais importante do que “não atender a
norma”, pois as empresas estão deixando de evoluir significativamente sua gestão e deixando de alcançarem
maiores resultados com o SGQ.
Percebemos também que a corrida pela certificação está um pouco mais adiantada que a implantação dos
requisitos. Enquanto 55% dos profissionais já estavam trabalhando os novos itens da 9001:2015, 63% das 37%
empresas já estavam com auditoria marcada.
Quanto a esse dado, vale ressaltar que 8% das empresas já tinham suas auditorias de certificação/transição 63%
marcadas mesmo sem terem começado a trabalhar os novos itens da norma. Isso é preocupante porque,
dependendo do contexto dessas organizações (porte, quantidade de processos e pessoas envolvidas, escopo
de certificação, etc), pode ser que a certificação/transição fosse até mesmo inviável diante do prazo, devido
a complexidade de implantação dos itens.
Sim Não
Empresas com alto fluxo de informações geralmente tem dificuldade de consolidá-las e fazer com que
essas informações se transformem em ações que realmente saem do papel. Da mesma forma, a gestão em
planilhas, geralmente, dificulta e torna mais complexa a coleta e a análise de informações, reduzindo
bastante o engajamento das equipes nas rotinas do SGQ. 75%
Sim Não
Durante a tabulação das respostas, identificamos que 38% das empresas que utilizam softwares para SGQ
eram clientes do nosso software para Gestão da Qualidade, o Qualiex.
25%
Ao nos aprofundarmos um pouco neste número, ficamos felizes de saber que 75% dos nossos clientes já
estavam trabalhando com os novos requisitos da norma, pois isso é fruto direto do nosso trabalho com
criação de conteúdo e da qualificação do nosso time.
Além disso, 15% das empresas que NÃO utilizam o Qualiex afirmaram não ter conhecimento algum sobre 75%
os novos requisitos da ISO 9001:2015. Por outro lado, nenhuma empresa cliente Qualiex afirmou
desconhecer os novos requisitos.
Sim Não
pesquisa
18,84% 13,04%
Gestão de riscos
- Todos os colaboradores da empresa têm que conhecer e acessar os riscos levantados nos
9,96%
processos? E qual deve ser o nível de detalhamento das informações que eles precisam
2,90%
acessar?
3,44%
4,17% 9,42% - Como fazer com que os gestores mais antigos enxerguem a importância de gerenciar
4,53%
4,89% 5,25% riscos e da mentalidade de riscos?
- O processos e procedimentos precisam ter seus nomes alterados para a nova versão da
norma?
- Ainda é preciso ter o Manual da Qualidade na empresa? Quais itens ele deve abordar?
18,84% 13,04%
Diferenças entre a versão 2008 e 2015 da norma
- É preciso apresentar um cronograma da transição para a ISO 9001:2015?
9,96%
2,90% - Qual é o melhor caminho para dar início ao processo de transição/implantação?
3,44%
4,17% 9,42% - O que é preciso fazer para deixar a empresa preparada para a transição/implantação da
4,53%
4,89% 5,25% 2015 e para as auditorias?
18,84% 13,04%
Contexto da organização
- Como amarrar o planejamento estratégico de forma efetiva e simples com todo o sistema
9,96%
de gestão?
2,90%
3,44% - Como engajar os líderes (responsáveis) nos novos requisitos da norma mesmo diante de
4,17% 9,42% um momento de crise econômica?
4,53% 5,25%
4,89%
18,84% 13,04%
Informação documentada
- O que devo fazer com as versões obsoletas de documentos do SGQ?
9,96%
2,90% - Como controlar documentos externos (manuais, laudos, etc)?
3,44%
4,17% 9,42%
4,53% 4,89%
5,25%
18,84% 13,04%
Processos e procedimentos
- Como fazer o mapeamento de processos?
9,96%
2,90% - Preciso utilizar o Diagrama de Tartaruga para atender a ISO 9001:2015?
3,44%
9,42% - Quais processos precisam de indicador na ISO 9001:2015?
4,17%
4,53% 5,25%
4,89%
Processos de auditoria
18,84% 13,04%
- Quais são as melhores perguntas para se fazer para a Qualidade em uma auditoria
interna?
- Que tipos de cursos são aceitos como qualificação para auditores internos da ISO
9,96%
2,90%
9001:2015? Somente presenciais ou online também?
- Se o dono do processo não estiver presente no momento da auditoria, ele pode ser
substituído por alguém que o represente?
18,84% 13,04%
Dúvidas diversas
- A ISO 9001:2015 tem relação com o PBQP-H?
2,90% 9,96%
Davidson: Falando de forma mais ampla, Jackson, como foi o processo Gestão de Risco não é simples. Eu já venho da área de Gestão de
de transição para a ISO 9001:2015 aí na Top Service? Projetos, antes de trabalhar aqui na Top Service, então eu já entendia o
conceito de Gestão de Risco por conta do PMI, que faz parte da
Jackson: Acredito que o desafio seja mais ou menos o mesmo na metodologia de gestão de projetos. Para implantar isso em uma
maior parte das empresas, a Qualidade é uma área de apoio, então a empresa, o sistema ajuda muito, porque a forma como a gestão de
maior dificuldade é conseguir agenda e engajamento de todos os riscos foi preparada no sistema, de forma visual, com o mapa sendo
envolvidos na execução dos processos do SGQ. A nova versão da norma preparado pelo sistema automaticamente (ele faz o cálculo de
trouxe uma mudança de metodologia, a norma não só “incluiu probabilidade e impacto), facilita muito na hora de explicar o conceito
requisitos novos”, ela mudou conceitualmente, então a transição aos envolvidos.
envolve o conceito de partes interessadas, envolve Planejamento
Estratégico, envolve todos os personagens da organização. Nós estamos no projeto de implantação de gestão de riscos há 8
meses, tivemos que escrever um procedimento interno para direcionar
E é aí que está o problema: hoje, na maioria das organizações, temos como gostaríamos de fazer aqui na empresa, porque o negócio da Top
mais executores do que planejadores, então o trabalho acaba sendo Service é bem específico, é turismo de incentivo, não é um turismo
um pouco solitário mesmo. Corremos atrás das pessoas para que o comum, então tivemos que pegar a metodologia de riscos e adaptar
planejamento seja executado, para que elas participem, para que o internamente. Na hora de transmitir isso para as pessoas, o sistema
engajamento vire realidade! Conseguimos evidenciar o engajamento, ajudou muito, porque ele dá um caráter bem prático de “como lidar
mas para fazer ele acontecer de verdade, é um desafio diário. com a coisa”, sabe? De como vamos fazer a gestão de riscos na nossa
empresa e até mesmo, por exemplo, de o “que o auditor vai ver” na
Davidson: Como foi implantar os novos requisitos presentes na versão hora da auditoria. A dificuldade foi mais encaixar isso tudo na rotina,
2015 da norma, como a Gestão de Riscos por exemplo? por ser um método completamente novo para todos.
Jackson: Admiro muito o trabalho do Qualiex, porque o conceito da
Mas a gestão de riscos, assim como o próprio SGQ em si, é um se adaptando à metodologia, muitas vezes gente que nunca viu isso na
processo que nunca termina. A gente vai passar pela auditoria, e vida. Então é uma reimplantação na verdade. A Top Service tem 115
sempre há pontas soltas a trabalhar. A Análise de Reincidências e as funcionários hoje, temos um turnover mínimo, mas sempre tem
Ações não vão terminar, é uma “implantação que não termina”. A colaboradores entrando e saindo. Então, estamos implantando o
gente vai mudar, a cultura vai levar a mudanças, mas ainda vai levar tempo todo, não existe término da implantação, existe uma adaptação
um tempo para podermos dizer que “o processo está implantado”, é contínua. Para quem já “caiu essa ficha”, consegue lidar bem com o
como o próprio SGQ em si, o SGQ nunca para de ser implantado. sistema de gestão.
Sempre temos novos colaboradores, novos gestores, novos processos
para adaptar e trazer à realidade da melhoria contínua. Davidson: Na rotina, no dia a dia de trabalho mesmo, em que o Qualiex
mais ajuda vocês?
Davidson: Isso que você falou é muito importante, muito legal, Jackson.
Porque aqui no blog recebemos muitas reclamações e comentários de Jackson: Temos uma média de 300 não conformidades por ano,
empresa que tem “certificado para gringo ver”, como costumamos dizer. registradas, isso nos 3 anos que estamos usando o Qualiex. O sistema
E nós temos uma preocupação muito grande de realmente viver a agilizou muito o registro, que antes era feito em formulário, em Word,
qualidade, nos esforçamos para difundir isso. Às vezes, algumas pessoas, etc. Então, de 3 anos para cá, o sistema agilizou muito isso e aumentou
de forma muito errada, dizem que SGQ é burocracia, que Qualidade é o registro de não conformidades em 30%. O que agilizou mais foi nesse
burocracia, e não é! A qualidade só é burocracia se a empresa preparar a aspecto.
Qualidade para a auditoria e acabar nisso!
Mas, do começo do ano pra cá, começamos a mudar com a transição
Jackson: É, exatamente! Não acaba, até mesmo porque existe um para a norma nova, e é engraçado isso, porque há uma mudança
turnover nas empresas, tem sempre gente entrando, tem sempre gente estrutural, então a gestão de risco acaba fazendo com que você
aglutine as não conformidades em temas, e aí você tem as mesmo acontecimentos que não são NCs. Inclusive o que não consta na
reincidências; então, por exemplo, das 300 NCs, 10 são da mesma instrução de trabalho, por exemplo, mas que está conforme, pois existe
causa raiz, e vou passar a tratar aquele tema dentro da gestão de a diferença entre a opinião da pessoa e o que realmente é uma não
riscos por exemplo, facilita a gestão como um todo. conformidade. Estamos usando o Supply para ajudar nesse aspecto. Ao
O que eu percebo que está acontecendo é que a utilização do sistema invés de ser registrada uma NC de algo que está conforme, a pessoa
está mudando, antes eu tratava 80% das ocorrências no Tracker*, registra a opinião no software como uma “avaliação de entrega
como não conformidades, hoje mudou um pouco, 60% são tratadas no interna”. Então a gente evoluiu um pouquinho o conceito do Supply. E
Tracker, 30% no módulo de gestão de riscos, e o restante é dividido isso é um ganho de engajamento que eu não tinha antes, por exemplo,
entre os outros módulos, por que nós temos quase todos os módulos na avaliação das informações que rodam dentro da empresa e de
do Qualiex. Usamos bastante o Supply* e o Docs*, mas na rotina fornecedores externos. Com o sistema, isso se tornou possível.
mesmo, hoje, o que mais usamos é o Tracker e o Risks*.
Davidson: Só para ficar um pouco mais claro para quem está lendo o
Davidson: Você acha que, de alguma forma, o Qualiex ajudou você com eBook, quando você fala de fornecedores, que tipos de fornecedores
o engajamento das pessoas aí na Top Service? Como você avalia isso? são? Quais os fornecedores que se encaixam no ramo de negócios de
vocês?
Jackson: No geral sim, não tem como não aumentar o engajamento,
né? Porque o software agiliza muito os processos. Por exemplo, antes, Jackson: A Top Service é uma agência de turismo corporativo, então
nossa avaliação de fornecedores era muito precária, porque era feita nós somos uma espécie de intermediário. O que a gente faz é ligar um
em planilhas. Depois que implantamos o Supply, passamos a evoluir cliente, uma empresa, a fornecedores locais. A empresa deseja mandar
não só na avaliação de fornecedores externos, mas também na um grupo de executivos para a Alemanha, por exemplo, e nós temos
avaliação das entregas internas. Porque existe um caráter conceitual. nossos fornecedores lá, para atender essa empresa. Mas também
Quando você tem um sistema que te permite abrir uma não temos fornecedores aqui no Brasil, da área de transporte, de
conformidade, tudo que foge daquilo que você espera, as pessoas alimentação. Temos fornecedores tanto no Brasil como fora. Existe toda
entendem como uma não conformidade e registram, às vezes, até uma cadeia de fornecedores envolvida.
Estamos liderando um movimento voltado a falar de qualidade no Brasil. Muita gente diz que qualidade
é assunto obsoleto, que se discutia na década de 80 e 90. Como isso pode ser verdade se os produtos e
serviços ainda são ruins?
A qualidade é o começo da excelência. Entregar com qualidade é fazer o melhor possível com os
recursos que se tem para cumprir os requisitos combinados. Mas a excelência vai muito mais longe, a
excelência não quer cumprir requisitos, ela quer que você se supere, que amanhã seja melhor que hoje,
e que daqui um ano, por isso, a excelência é maior que a qualidade.
Essa comunidade consolida boa parte do trabalho que temos feito para gerar conteúdo e inspirar
pessoas a viver excelência no seu dia a dia, pessoas que estudam e trabalham duro para simplificar o
trabalho do dia a dia e engajar as pessoas num ciclo de melhoria contínua.