CAP.

III : Hoja de Cálculo – EXCEL 2016

INTRODUCCIÓN A EXCEL 2016

Excel fue el primer programa de hoja de cálculo que permitió al usuario definir la apariencia de
las hojas; la resolución inteligente de celdas, hace que al modificar una celda las otras celdas
afectadas, se actualicen automáticamente. Fue desarrollado por la empresa Microsoft e integra
el paquete de programas Office.

Excel es un software ¿?????, permite realizar operaciones matemáticas y estadísticas

interactuando con los datos, en base a ¿????? y ¿????? que hacen posible desarrollar

operaciones simples y complejas. Permite trabajar con tablas de datos, bases de datos, gráficos,
macros y otras aplicaciones avanzadas; es de gran ayuda en diversas áreas como producción,
educación, finanzas, administración, etc.

1. INICIAR EXCEL

Existen varias formas para ingresar al programa Excel, entre ellas tenemos:

(A) Desde el botón: INICIO \ TODOS LOS PROGRAMAS \ Microsoft Excel 2016

(B) Mediante un ícono de acceso directo en el escritorio o en la barra de tareas.

(C) Ingresando a un archivo hallado luego de la búsqueda de *.xlsx

(D) También haciendo clic en BOTON INICIO, digitando EXCEL y luego pulsar en el botón
ACEPTAR.

 PARA CERRAR EXCEL:

 Hacer clic en el botón cerrar ó

 Mediante la combinación de teclas ALT F4

 También en el Botón Archivo \ Salir de Excel

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 ELEMENTOS DE LA PANTALLA INICIAL DE EXCEL 2016

3 4 1 2

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 CAP. III : Hoja de Cálculo – EXCEL 2016

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL 2016

(1) BARRAS DE TÍTULO

(2) FICHAS O BANDAS DE OPCIONES

(3) BOTÓN ARCHIVO

(4) BARRA DE ACCESO RÁPIDO

(5) CINTA DE OPCIONES

(6) BARRA DE FÓRMULAS

(7) CUADRO DE NOMBRE

(8) ENCABEZADO DE COLUMNAS

(9) ENCABEZADO DE FILAS

(10) CELDA

(11) BARRA DE ESTADO

(12) ETIQUETAS O PESTAÑAS DE HOJA DE CÁLCULO

(13) BOTONES DE VISTA

(14) BARRA DE DESPLAZAMIENTO

(15) ZOOM

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4. LIBRO Y HOJA DE CÁLCULO EN EXCEL

LIBRO: Viene a ser un ARCHIVO y está formado por varias hojas de cálculo. Por defecto al iniciar
Excel en la barra de título nombra al archivo como Libro 1. La extensión de un libro o archivo en
Excel 2016 es XLSX.
HOJA: Es el elemento básico de un Libro de trabajo, aquí se organizan los datos y se realizan los
diversos cálculos. Por defecto al iniciar Excel, presenta tres hojas, las cuales se pueden incrementar
sencillamente haciendo clic en el ícono: ”Insertar hoja de cálculo” o presionando SHIFT F11.

Cada hoja tiene asignada una ETIQUETA O PESTAÑA, la cual se puede mover, cambiar de
nombre, eliminar, cambiar de color.

Insertar hoja de cálculo

DE HOJAS

5. EL ÁREA DE TRABAJO EN EXCEL

5.1 CARACTERÍSTICAS: COLUMNAS, FILAS, CELDAS

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El área de trabajo en Excel u Hoja, está formada por un conjunto definido de columnas
(verticales) y de filas (horizontales).

Botón para COLUMNAS

seleccionar toda
la hoja

F
I CELDA
L B5
A
S

COLUMNAS: Están distribuidas verticalmente y a cada una se le asigna una, dos o tres letras
mayúsculas del alfabeto en forma consecutiva, comenzando en A, B, …, Z, AA, AB, …, ZZ, AAA,
AAB, ……, hasta la columna XFD En una hoja existen 16384 columnas.

FILAS: Están distribuidas horizontalmente y a cada una se le asigna un número natural en

forma consecutiva, comenzando en 1, 2, 3, …hasta 148576 filas.
Para trasladarse en forma rápida de un extremo a otro, se puede usar Ctrl y las FLECHAS
DIRECCIONALES(teclado).
Debido al gran tamaño del área de trabajo en una hoja de cálculo, para poder imprimir se
debe configurar en hojas de tamaño A4, Oficio u otro. Esto se logra con los pasos:
Disposición de página\ Tamaño\ elegir un tamaño (ejm A4), también se puede indicar la
orientación (horizontal o vertical) y los márgenes.

Los límites de cada hoja A4 se visualizarán en forma de líneas punteadas en el área de trabajo,
lo puede verificar minimizando el zoom.

CELDA: Es el espacio formado por la intersección de una columna con una fila, el nombre
de la celda también se forma por dicha intersección. Por ejemplo: B5, será la celda formada
por la intersección de la columna B y la fila 5.
En el cuadro de nombres se puede ver el nombre de la celda activa.
En una celda se almacena un solo dato.

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5.2 SELECCIONAR: CELDA, BLOQUES, COLUMNAS, FILAS, HOJAS

Seleccionar una Celda:

 Clic con la cruz blanca sobre una celda.
 Pulsar las teclas direccionales (flechas) sobre las celdas.
 En el cuadro de nombres Ejm: escribir B81 y pulsar Enter.

Seleccionar un Bloque de Celdas:

 Arrastrando (presionando) la cruz blanca sobre el bloque.
 Pulsar Shift y teclas direccionales sobre las celdas.
 En el cuadro de nombres Ejm: escribir B3:B9 y pulsar Enter.

Seleccionar una Columna o Fila:

 Seleccionar una celda al inicio de una fila o columna, luego : Ctrl Shift y flecha abajo o a la
derecha.
 Hacer clic sobre el encabezado de fila o de columna.
Ejm: clic en la letra C o en el número 5.
 En el cuadro de nombres escribir:
C:C para seleccionar toda la columna C.
C:E para seleccionar las columnas C, D y E.
5:5 para seleccionar toda la fila 5.
5:8 para seleccionar las filas 5,6,7 y 8.

Seleccionar Celdas o bloques no contiguos:

 Seleccionar una celda o bloque, luego mantener presionado Ctrl y seguir seleccionando
más celdas o bloques no necesariamente consecutivos.

Seleccionar toda la Hoja:

 Pulsar las teclas Ctrl + E.
 Otra forma es haciendo clic en el recuadro “seleccionar todo” ubicado en la esquina
superior izquierda, por encima del encabezado de fila y a la izquierda del encabezado de
columna.

6. GUARDAR Y ABRIR UN LIBRO EN EXCEL

Luego de haber concluido con las operaciones en la o las hojas de trabajo del Excel, procedemos a
guardarlo, desde cualquier hoja se guardarán todas las hojas que hayamos utilizado, dentro de
un archivo o Libro.
Por ejemplo, si deseamos guardar el Libro en la dirección siguiente: D:\Ejemplos\Clase 01.xlsx
entonces realizaremos los pasos:

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a. Botón Archivo\ Guardar como.

b. Indicar la unidad de disco (ejm: D:\ ).
c. Clic en el icono: “Nueva carpeta”
d. Digitar el nombre de la carpeta (ejm: Ejemplos) luego Enter \ Enter.
e. Digitar el nombre del archivo o libro (ejm: Clase 01).
f. Clic en el botón Guardar.
7. TIPOS DE DATOS

DATOS:
Una celda acepta al menos cuatro tipos de datos, además fórmula y función.
a) Número REAL ( Ejm: 50 23.5 -45 )
b) Cadena de CARACTERES (Ejm: Total Cod001 Subtotal )
c) Fecha (Ejm: 12/05/12 12-Ene-2010 )
d) Hora (Ejm: 11:06:12 5:45 )

8. FÓRMULA Y FUNCIÓN
Tanto la fórmula como la función, son expresiones que permiten calcular operaciones y procesar
valores con los datos que están en las celdas, produciendo un nuevo valor que será asignado a
la celda en la cual se introduce dicha fórmula.

Esta fórmula calcula la suma algebraica de

los cuatro datos de la fila 1. Así: 4+12.3+3-
5 y el resultado es: 14.3

Esta fórmula calcula la suma

de los cuatro datos de la
columna A. Así: 4+12.3+3-
5 y el resultado es: 14.3

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Esta función calcula la suma algebraica de los

cuatro datos de la fila 1. Así: 4+12.3+3-5 y el
resultado es: 14.3

Esta función calcula la suma

algebraica de los cuatro datos de
la columna A. Así: (4+12.3+3-5) y
el resultado es: 14.3

FÓRMULA FUNCIÓN
Comienza con el signo = Comienza con el signo =
Se debe especificar explícitamente Se digita el nombre de la función y
cada celda y cada operador el argumento entre paréntesis.
aritmético. Ejm:
Ejm: =SUMA (A10:A14)
= (A10+A11+A12+A13+A14)

Ambos ejemplos brindan el mismo resultado, pero la expresión más

resumida es la Función, en este caso.

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