Aplicación de Tablas de Retención Documental

Las (TRD) se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que
permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e
importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que se debe
hacer con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad, comprendiendo las tablas de
retención documental en la actividad empresarial que genera diferentes
documentos en el día a día como: facturas, contratos, actas, etc. Estos son
creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, la práctica
documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión, central e
histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos, para
poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe
elaborar un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar las
categorías o tipo de cada documento. También se debe valorar la importancia de
cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organización
mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD) y finalmente definir los
tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico como
electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la Tabla
de Retención Documental (TRD).

se expidió un acuerdo. Este acuerdo reglamenta el procedimiento para la

elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas
de Retención Documental (TRD), con el fin de efectuar y facilitar tanto la gestión
documental como la organización de los archivos de las entidades del Estado,
teniendo como referente la metodología basada en la agrupación de los
documentos en series y subseries.

Muchos países como Colombia, han introducido en su marco legal a la obligación

de cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para
todas las organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones
públicas, Más allá de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla
de retención documental puede traer muchos beneficios a su organización, en
concreto todos los derivados de la implementación de un gestor documental,
Técnicas de gestión de documentos, control de flujos de trabajo, formas seguras
de compartir archivos y almacenamiento en la nube según los más avanzados
estándares de privacidad.