2.1.1.

Plan

2.1.1.1. Definición

“Esta palabra que ahora nos ocupa tiene su origen etimológico en el latín. Así,
podemos saber que en concreto emana del vocablo latino planus que puede
traducirse como plano” (Pérez y Merino, 2009).

Un plan es una intención o un proyecto. Se trata de un modelo sistemático que

se elabora antes de realizar una acción, con el objetivo de dirigirla y
encauzarla. En este sentido, un plan también es un escrito que precisa los
detalles necesarios para realizar una obra (Pérez y Merino, 2009).

Según Sánchez (1982):

“El plan se define como el conjunto coherente de metas e instrumentos que tiene
como fin orientar una actividad humana en cierta dirección anticipada”.

El plan es una idea que se requiere una serie de paso con detalles de tiempo y
recursos utilizados para lograr un objetivo para hacer algo y también para llevar a
cabo el plan tiene que evalúan estrategia para tener una buena eficiencia y alto
rendimiento.

2.1.1.2. Tipo de planes

2.1.1.2.1. Plan operativo anual

a) Que es operativo

Según Pérez y Gardey (2011):

“Operativo es un término que puede utilizarse como sustantivo o como adjetivo. En

el primer caso, se trata de un dispositivo o un plan que se lleva a cabo para
desarrollar una acción y conseguir un objetivo”.

Operativo es aquello que se encuentra en funcionamiento. Este adjetivo se

aplica normalmente a la tecnología o sistemas organizativos para indicar que
se utilizan con normalidad. Cuando esto no ocurre, se dice que algo no está
operativo, es decir, no funciona por algún motivo (Navarro, 2015).

El operativo es el funcionamiento que tiene la entidad para llevar acabo los objetivos
y metas establecidas, si este no funciona por algún motivo no se llevara a realizar el
desarrollo de esa acción.
b) Que es plan operativo anual

Fajardo (2019) dijo: Programa organizado de actuaciones a realizar a corto

plazo, seleccionadas de un Plan Estratégico a largo plazo, previamente
establecido, y que están orientadas a conseguir objetivos relevantes para la
organización y avanzar hacia su Visión de futuro durante el periodo de un año
(p. 1).

Sigue Fajardo (2019) “Se trata pues de un instrumento de planificación directiva a

corto plazo que prioriza y determina los objetivos estratégicos anuales, asignando
actuaciones y recursos a diferentes áreas de la Organización” (p. 1).

Un plan operativo es un documento oficial en el que los responsables de una

organización (empresarial, institucional, no gubernamental) o un fragmento
del mismo (departamento, sección, delegación, oficina) enumeran los
objetivos y las directrices que deben cumplir en el corto plazo. Por ello, un
plan operativo se establece generalmente con una duración efectiva de un año,
lo que hace que también sea conocido como plan operativo anual o POA
(Peraza, 2015, p. 5).

Un plan operativo es un documento elaborado por una entidad en el cual se

enumeran pautas a seguir y alcanzar metas en el corto plazo que tiene establecido.

c) Para qué sirve el plan operativo anual

Segun Fajardo (2019, p. 1):

En términos generales pretende orientar la dinámica de los procesos y el uso de los

recursos disponibles, convirtiendo los propósitos institucionales en objetivos claros
y evaluables a corto plazo. Esto se traduce en:

- Dirigir “el cambio anual” hacia la Visión que tiene el equipo directivo
- Comunicar los objetivos prioritarios, conectando la gestión diaria con la Estrategia
- Asignar recursos en función del coste-beneficio y aportación de valor
- Implicar y coordinar esfuerzos de los líderes y sus equipos
- Reducir la improvisación y prevenir riesgos
- Medir y transmitir credibilidad y confianza en la gestión de la organización
- Optimizar los resultados con recursos limitados
El plan operativo anual orienta en los procesos y también los recursos disponibles
para convertir los propósitos y objetivos que tiene las instituciones y medir las
evaluaciones de corto plazo.
d) Requisitos del plan operativo anual
Según Fajardo (2019, p. 4):

La planificación operativa conlleva decisiones importantes, selectivas y delicadas,

determinando las principales actuaciones de la Organización. Debe contemplar, al
menos, los siguientes requisitos para que sea eficaz:

- Implicación de la Dirección, que debe liderar el proceso de planificación y aprobar

el POA

- Conocimiento previo de la Misión, Visión y Valores

- Conocimiento previo de la Estrategia de la Organización y sus principales retos
- Conocimiento previo de los niveles de decisión de la Organización y sus roles
respectivos
- Conocimiento previo de los procesos de la Organización y asignación de
responsabilidades
- Conocimiento previo de la metodología de planificación y del sistema PDCA
- Tiempo de dedicación al proceso de planificación por parte de las personas
responsables de gestión
Estos requisitos permite a llevar una planeación adecuada y esto necesitamos tener
conocimiento previo de las organización que nos lleva a un plan operativo anual.
e) Ventajas del POA

“La herramienta del POA, permite optimizar el uso de los recursos

disponibles y el cumplimiento de las metas trazadas; ayuda a organizar y
controlar el desarrollo de las actividades cotidianas y darle seguimiento y
evaluación a la programación de actividades” (Coordinadora General de
Planificación, 2014).

El plan operativo anual es instrumento de planificacion que optimiza la utilizacion

de los recursos y mide los resultados de las actividades programadas que ayuda a
controlar el desarrollo por tipo de estrategia.
2.1.1.2.2. Plan estratégico

a) Definición estrategia

Según Martínez y Milla (2005 ):

Una estrategia es el modelo o plan que integra los principales objetivos,

políticas y sucesión de acciones de una organización en un todo coherente.
Una estrategia bien formulada ayuda a ordenar y asignar los recursos de una
organización de una forma singlar y viable basada en sus capacidades y
carencias internas relativas, en la anticipación a los cambios del entorno y en
las eventuales maniobras de las adversarios inteligentes (p. 6).

Sigue Martínez y Milla La estrategia es el modelo de objetivos, propósitos o

metas de las principales políticas y planes para alcanzarlos, planteados de tal
manera que define en que negocio esta o va estar la compañía y la clase de
compañía que es lo que va a ser (2005, p. 6).

La estrategia es la determinacion de metas basicas de largo plazo y objetivos de una

empresa y la asignacion de recursos necesario para alcanzar estas metas que tiene las
organizaciones.
b) Definición de plan estratégico

“El plan estratégico es un documento integrado en el plan de negocio que

recoge la planificación a nivel económico-financiera, estratégica y
organizativa con la que una empresa u organización cuenta para abordar sus
objetivos y alcanzar su misión de futuro” (Sánchez, 2019).

Sánchez (2019) dijo: a lo largo de su desarrollo, el plan estratégico señala las

bases para el funcionamiento de la empresa en la línea de una consecución de
objetivos futuros, aun desconociendo cuál será el futuro. En otras palabras,
definirá qué acciones tendrán que ser llevadas a cabo a nivel empresarial para
poder afrontar los retos que vayan apareciendo y finalmente conseguir los
objetivos marcados previamente.

“Por otra parte, las personas encargadas de su redacción deben ser responsables de la
sociedad que tengan gran capacidad de control de la misma y conocimientos amplios
sobre todos sus aspectos” (Sánchez, 2019).

Según Sánchez (2019):

Un plan estratégico debe incluir:

- La misión de la empresa
- Visión estratégica que defina los objetivos a alcanzar y el modo de conseguirlos
- Análisis del presente de la empresa y su entorno o escenario
- Plan de acción u operativo con el que llevar a cabo las estrategias que se hayan
definido
A través de la redacción de este documento, los responsables de una firma
plantean las decisiones desde el punto de vista estratégico que deberá seguirse
en plazos de futuro a medio plazo. Normalmente esta previsión suele ser
cercana a los tres años de cara a conseguir organizaciones competitivas y
adaptadas a los sucesivos cambios del sector en el que se trabaja, aunque
puede ir de uno a 5 años como mucho (Sánchez, 2019).

El plan estratégico que conlleva a la ejecución, control y evaluación de acciones que

permiten a una organización logre sus objetivos, además establecer la visión y
misión de la organización, la fijación de las metas y el diseño y ejecución de las
estrategias.
c) Características de un buen plan estratégico

Sánchez (2019) dijo: “Desde el punto de vista numérico, el plan debe contener
estimaciones o previsiones con cifras o cantidades determinadas en cuanto a
beneficios, niveles de ventas u otro tipo de objetivo similar”.

“Desde el punto de vista cronológico, será necesario especificar el margen temporal

en el que la empresa plantea la consecución de las metas que se definen en este
documento” Sánchez (2019).

Sigue Sánchez (2019) “Desde un punto de vista interno, deberá aclarar la manera de
emplear sus recursos mediante estrategias o políticas internas de modo que se
estimule la consecución de dichos objetivos”.

Estas características conlleva a una estrategia que debe ser clara la manera de
emplear sus recursos, normas o políticas internas para determinar a los niveles,
beneficios que puede tener estas estrategia.

d) Quien debe realizar un plan estratégico

Según Martínez y Milla (2005):

“La idea del plan estratégico debe surgir de la dirección de la organización, del
dueño, de la directiva, del gerente, en función de la estructura de la sociedad. La
persona(s) cuya misión es dirigir la empresa hacia el éxito” (p. 11).
 La falta de formación del empresario y su afán de logro puede provocar
una especie de optimismo excesivo que le hace creer que todo es posible.
Esa visión empresarial, la capacidad de generar ideas nuevas
beneficiosas para el negocio es fundamental pero debe ir siempre
acompañada en la planificación de un análisis coherente de la posibilidad
de éxito del negocio (Martínez y Milla, 2005, p. 12).

Sigue Martínez y Milla (2005) La clave de éxito del proyecto es la

correcta planificación del mismo y la perfecta coordinación entre la
organización y los profesionales externos. Solo en el caso en el que estas
premisas se cumplan el grado de satisfacción ambas partes será elevado
y el proyecto será considerado como un éxito (p. 12).

Para realizar el plan estratégico se debe lograr los fines que tiene la empresa para
lograr las metas, misión, visión y sus objetivos que dirección quiere dirigir la
organización.
e) Fases de elaboración de un plan estratégico

Figura 1:
Fases del plan estratégico

Fuente: Martínez y Milla (2005).

Según Martínez y Milla (2005):

En la elaboración de un plan estratégico podemos distinguir tres etapas

fundamentales:

1. el análisis estratégico: pueden ser considerado como el punto inicial del proceso.
Consiste en el trabajo previo que debe ser realizado con el fin de formular e
implantar eficazmente las estrategias. Para ello es necesario realizar un completo
análisis externo e interno que constaría de los siguientes procesos:

- Analizar los propósitos y los objetivos organizativos. La visión, misión y objetivos

estratégicos de una empresa forma una jerarquía de metas que se alinean desde
amplias declaraciones de intenciones y fundamentos para la ventaja competitiva
hasta específicos y mensurables objetivos estratégicos.

Proporcionamos dos niveles de entorno:

- El entorno general, que consta de varios elementos que denominaremos los

segmentos políticos, económicos tecnológicos y sociales, segmentos en los que se
producen tendencias y eventos clave, con un impacto potencial dramático en la
empresa.

- El entorno sectorial o entorno competitivo, que se encentra más cercano a la

empresa y que está compuesto por los competidores y otras organizaciones que
pueden amenazar el éxito de los productos y servicios de la empresa.

- Análisis interno. Dicho ayuda a identificar tanto las fortalezas como las debilidades
que pueden, en parte, determinar el éxito de una empresa en un sector. Analizar las
fortalezas y relaciones entre las actividades que comprenden la cadena de valor de
una empresa puede constituir un medio de descubrir fuentes potenciales de ventaja
competitiva para la empresa.

2. La formulación estratégica: de una empresa se desarrolla en varios niveles:

- Estrategias corporativas. La estrategia corporativa se dedica a cuestiones que

conciernen a la cartera de negocios de la empresa. Dicha estrategia se centra en dos
preguntas:

¿En qué negocios deberíamos competir?

¿Cómo podemos gestionar la cartera de negocios para crear sinergias entre los
negocios?

- estrategia competitiva o a nivel de unidad de negocio. Las empresas de éxito se

esfuerzan por desarrollar bases para lograr una ventajas competitiva, ventaja que
puede consistir en un liderazgo en costes y/o en la diferenciación, sea
especializándose en un reducir segmento de mercado o abarcando u sector de
actividad concreto con un alcance amplio.

3. La implantación estratégica: requiere asegurar que la empresa posee adecuados

controles estratégicos y diseños organizativos. Es de particular relevancia garantizar
que la empresa haya establecido medios eficaces para coordinar e integrar
actividades, dentro de la propia empresa, así como con sus proveedores, clientes y
socios aliados.

- Conseguir un control eficaz de la estrategia. Las empresas incapaces de

implementar satisfactoriamente las estrategias seleccionadas a menos que ejerciten
un control estratégico eficaz.

- Crear una organización inteligente y ética. Una estrategia de liderazgo eficaz debe
dedicarse a establecer una dirección diseñar la organización y desarrollar una
organización comprometida con la excelencia y el comportamiento ético (p. 12-16).

Esta fase de elaboración del plan estratégico requiere tener un análisis, formulación
e implantación que permite tener un control eficaz que debe establecer una dirección
a sus objetivos, misión, visión y metas que tiene establecida las instituciones.

2.1.1.2.3. Plan de compra

a) Definición de plan de compra
GestioPolis (2001) dijo: Un plan de compras es una herramienta que sirve
para definir las necesidades de insumos (bienes, servicios y obras) de una
organización en un período de tiempo determinado. Mediante este proceso se
determina: qué necesita la organización, cuánto necesita, cuándo lo necesita y
los recursos con los que cuenta para adquirirlo.

El plan de compra permitir con precisión que productos o materia primas, de done
obtenerlos y como realizar una gestión optima de los mismo.
b) Objetivo del plan de compra

Según Páez (2008):

Los objetivos del plan de compra:

- Establecer de antemano las cantidades de productos a comprar, para colocar las

órdenes de compra en la debida oportunidad.

- Evitar el desabastecimiento de productos, ya sea para la continuidad de la

producción o el desabastecimiento del mercado por la falta de productos terminados
o de productos semi-elaborados (en caso de que sea empresa que vende insumos
industriales).
- Negociar con la debida anticipación, los precios, condiciones de pago y servicio de
atención que nos darán los proveedores.

- Poner en alerta a los proveedores para que también ellos no se queden cortos con
sus inventarios, los que servirán para que nos puedan atender con nuestra demanda.

- Poner en aviso al Depto. de Finanzas sobre las necesidades de efectivo para pagar a
los proveedores.

- Dar a conocer a los encargados de las bodegas (Almacenes) las cantidades que se
manejarán en el año y se puedan establecer las necesidades de espacio para el
almacenaje de materiales o productos (Páez, 2008).

El objetivo es asegurar y mantener los materiales y productos que estén disponibles

para la producción y también mantener los niveles de inventario adecuado.

c) Para que se utiliza un plan de compras

“Un plan de compras ayudara a cumplir con los objetivos estratégicos propuestos
por la empresa. Es la adecuada planificación que necesita una empresa u
organización” (Nieves, 2013).

Nieves (2013) dijo: “Es saber que necesita, cuanta cantidad, para cuando se necesita
dentro de un periodo de tiempo determinado y con qué recursos económicos cuanta
la empresa para obtenerlo”.

Se utiliza el plan de compra a planear las actividades, horario de entrega y

actividades de compra y también tener un nivel de inventario que se puede tener una
buena entrega a los clientes.

d) Importancia del plan de compra

“Anticipa cualquier imprevisto cuya finalidad es mantener un abastecimiento de

materia justa y adecuado en el que no se carezca de lo necesario para producir los
productos que ofrece” (Nieves, 2013).

La importancia del plan de compra es tener un abastecimiento de productos

adecuado para el horario de la entrega a los clientes, que no carezca de productos
que se ofrece a la venta.
e) Ventajas de hacer un plan de compras

Sigue GestioPolis (2001):

Las ventajas de hacer un plan de compra:

- Precios competitivos para los compradores.

- Menores costos administrativos. Se realizan menos actividades de compra y, por

tanto, menos papeleo, órdenes de compra, coordinaciones (ya sea vía telefónica,
correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio,
etc.

- Compras oportunas. Tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos. Esto

implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la
mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.

- Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo.

Al contar con un buen Plan, es posible programar y distribuir en el tiempo los
procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes
sobrecargas de trabajo.

- El ordenar y programar las compras permite no tener que realizar importantes

compras urgentemente.

- Menores costos de inventario, ya que con un adecuado Plan será posible definir
pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus
costos asociados.

Estas ventajas permiten asegurar y tener un buen programa de distribución de las

materias o productos a tiempo para evitar la ocurrencia de periodos de sobre carga
de trabajos.

2.1.1.2.4. Plan de auditoria

a) Definición de plan de auditoria

“Un programa de auditoría, también llamado plan de auditoría, es un plan de acción

que documenta qué procedimientos seguirá un auditor para validar que una
organización cumple con las regulaciones de cumplimiento” (Rouse, 2018).
Es una guía detallada y cuantificada que incluye los objetivos y las estrategias a
seguir para realizar el encargo.

b) Objetivos de los programas de auditoría

Según Rouse (2018):

“Al desarrollar un programa de auditoría, el auditor interno y su equipo de auditoría

asociado deben comenzar por delinear los objetivos, las metas y las obligaciones de
la auditoría”.

Rouse (2018) dijo: Los objetivos del programa de auditoría ayudan a la

planificación directa del informe de auditoría y se basan en las políticas,
procedimientos y directrices exclusivos de la empresa. Estos objetivos
pueden relacionarse con y describir cómo los auditores mantendrán la
eficiencia, el profesionalismo y un código de conducta específico durante el
procedimiento de auditoría.

Además de los mandatos de cumplimiento normativo pertinentes, los

objetivos de los programas de auditoría deben considerar aspectos tales como
prioridades de gestión, intenciones de negocios, requisitos del sistema,
estructura empresarial, mandatos legales y contractuales y posibles
vulnerabilidades de gestión de riesgos y cualquier acción correctiva tomada
con base en auditorías previas (Rouse, 2018).

Es la base fundamental para llevar a cabo el plan de auditoria, hace más fácil al
momento de realizarlo.

c) Preparación de un programa de auditoría

Sigue Rouse (2018) Los detalles del programa de auditoría son específicos
para las organizaciones individuales en función de sus necesidades únicas,
pero la preparación del plan de auditoría considerará los plazos
reglamentarios relevantes de la auditoría, los requisitos del personal y la
estructura de informes, y los objetivos generales.

“En particular, estos objetivos considerarán cómo la empresa mantendrá el

cumplimiento normativo a través de la evaluación de riesgos y los procedimientos
de gestión” (Rouse, 2018).

Rouse (2018) dijo: “El programa de auditoría también debe incluir un cronograma que
detalle cuándo deben tener lugar los aspectos específicos del programa de auditoría
y cómo deben priorizarse. La planificación del programa de auditoría suele ser un
proceso continuo e iterativo”
 Durante la planificación y el desarrollo de la auditoría, las empresas pueden
aprovechar las lecciones aprendidas de las auditorías anteriores mediante la
implementación de las mejores prácticas recientemente aprendidas que alivian
el riesgo y mantienen el cumplimiento. Las pautas de desarrollo de auditoría y
las mejores prácticas varían según la industria, pero las certificaciones de
auditoría local y regional están disponibles, al igual que las certificaciones de
auditoría reconocidas internacionalmente (Rouse, 2018).

Al elaborar un programa por cada sección a examinar, el cual debe incluir por lo
menos el programa de trabajo en un sentido estricto y el programa adscrito al
personal del trabajo a realizar.

d) El Plan de Auditoría Interna de Calidad según ISO 9001

Según Norma ISO 9001 (2017):

“La importancia de saber cómo preparar y ejecutar un Plan de Auditoría Interna de

Calidad según ISO 9001 ayuda a las organizaciones a poder llevar a cabo diversos
objetivos y tareas planificadas a través del Sistema de Gestión de Calidad”.

Un Plan de Auditoría es elaborado por el responsable o líder de la realización

de las auditorías. Dicha elaboración es consensuada de acuerdo con el
auditado y establece una guía de los horarios y de las necesidades existentes
de coordinación entre todas las partes que intervienen (Norma ISO 9001,
2017).

Sigue Norma ISO 9001 (2017) Todo Plan de Auditoría tiene una serie de
características que condicionan cómo se conforma dicho Plan: el tipo de
auditoría, el alcance y la complejidad. La naturaleza del Plan es dinámica, lo
cual significa que no se trata de un documento estático e inamovible, sino que
debe evolucionar acorde a las necesidades y el contexto que una organización
esté experimentando.

“Antes de empezar la ejecución del Plan, todas las partes que intervienen deben
conocer el documento y deben de ser avisados de cualquier cambio que se quiera
realizar” (Norma ISO 9001, 2017).

El plan de auditoria en las Normas ISO es elaborado por el responsable de realizar la

auditoria para llegar el objetivo establecido.

Según Norma ISO 9001 (2017):

El Plan de Auditoría está compuesto por los siguientes elementos:

- Objetivos de la auditoría.
- Documentos y criterios de referencia.

- Alcance.

- Lugares donde se realizan la auditoría.

- Fechas, hora y duración de actividades.

- Responsabilidades y funciones de los miembros del equipo auditor.

- Recursos que se emplean.

- Identificación del representante auditado.

- Cualquier tipo de preparativo adicional necesario.

-Otra documentación de trabajo para la auditoría: listas de verificación, planes de

muestreo y formularios de recogida de información.

Se debe tener en cuenta que todas las herramientas que se empleen persiguen el
objetivo de ayudar a desarrollar la auditoría, no de limitarla o de poner obstáculos.

Sigue Norma ISO 9001 (2017) Otro aspecto importante es recordar que todos los
documentos de la auditoría deben tratarse de una forma adecuada y guardarse
durante todo el tiempo que sea necesario

El realizar un Plan de Auditoría Interna de Calidad según ISO 9001 garantiza

una serie de ventajas y beneficios que afectan de forma muy positiva a las
organizaciones, destacando entre otras algunas como la identificación de
fallos existentes en diferentes procesos, el planteamiento de acciones
correctivas y preventivas o la promoción de la mejora continua en todos los
procesos organizativos (Norma ISO 9001, 2017).

Norma ISO 9001 (2017) dijo: Este experto es la persona que conseguirá que
el Sistema de Gestión de Calidad organizacional sea lo más óptimo posible y
estudiando la planificación y corrección de los diversos procesos y
departamentos de la organización, aplicando auditorías internas horizontales o
verticales según las necesidades dadas.

De la misma forma, un auditor interno de calidad debe ser un experto capacitado

para las planificaciones y desempeños de sus tareas correspondientes.