IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS

REALIZADO POR:

LILIA ESTHER SANDOVAL LIZARAZO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2019
IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS

REALIZADO POR:

LILIA ESTHER SANDOVAL LIZARAZO

DOCENTE:
MILAGRO DEL SOCORRO FREND BARBOSA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2019
 INTRODUCCION

La conservación de documentos comprende las estrategias y técnicas específicas, relativas a

la protección de los materiales tanto impresos como digitales, custodiados en archivos,
bibliotecas, frente al deterioro, los daños y el abandono de los documentos.
 IMPORTANCIA DE LA CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS

La ley 594 de 2000 establece las reglas y principios que regulan la función archivística del
Estado para las empresas tanto publicas y privadas que deben llevar una adecuada gestión
archivística, quienes son los encargados de administrar, coordinar y ejecutar dichas
labores, como debe ser su categorización, conservación y disposición y consulta de dichos
archivos.

Considerando que un archivo es la memoria colectiva de una empresa es de suma

importancia para que esta tenga una vida proactiva y un buen funcionamiento es necesario
que todos estén acoplados en un mismo orden en el archivo ya que el desorden son tareas
aplazadas, para evitarlo se debe seguir cada uno de los procesos para su correcto
almacenaje dando un ejemplo sobre los papeles en el escritorio cual decisión es la correcta
si a archivarlo tirarlo, o actuar sobre él. Constituyendo los archivos una herramienta
importante para la gestión administrativa, deben permitir funciones tales como: almacenar y
recupera ración.

Para una organización los documentos deben ser el centro de la información básica,
prestar un mejor servicio a un menor coste, también como instrumento que ayuda, saber el
funcionamiento delos servicios adicionales.
La organización debe tener unos fundamentos claros para saber entregar la
documentación y cómo se debe tener esa información.

La globalización ha hecho que las empresas se acojan a la tecnología y hagan uso de ella
siendo esto un gran a aporte a la gestión documental, para tener una mayor capacidad de
almacenamiento, conservación, garantizando su valor informativo legal y cultural todo esto
siendo facilitador, agilidad en su búsqueda, acceso y uso.
El objetivo de los archivos es el de disponer de la documentación, en su correcta
conservación, organización, fomentar esa cultura, garantiza la recuperación de la
información presto al derecho que tiene la ciudadanía, dando una facilidad y
oportunamente la consulta para los ciudadano común.
.
La ley de gestión documental en Colombia para la organización de los archivos y que es
muy importancia para la empresa como disponer de su información, los archivos, el aporte
a la cultura, la ciencia, es conocer el valor de la información tanto para la administración de
cualquier empresa, que hacer con esa información, utilizando cada una de las técnicas entre
ella como la tabla de retención documental, que características debe tener el lugar destinado
para su presentación y conservación, consulta, distribución, tramites la producción, y
disposición final, esta ley estipula cada uno de los parámetros técnicas que se den seguir,
con soportes de comprobada durabilidad, donde reposa la información de una empresa que
van a servir a la misma empresa como referente para la toma de decisiones, respaldan la
gestión o actividades tanto en el campo administrativo, económico, político y cultural
y también en el ámbito de la justicia constituyéndose estos en testimonio y pruebas de
hechos y obras, siendo así garantizadores de derechos y núcleos de información.
 CONCLUSION

En conclusión la información es uno de los activos de las empresas y su

inadecuada administración ocasiona pérdidas de tiempo, recursos, pérdidas económicas,
grandes inconvenientes al momento de la toma de decisiones.
El mundo globalizado enfoca a las empresas a que haga uso de la tecnología para ofrecer
su servicios, información sistematizada, la cual debe llevarse siguiendo cada una de las
técnicas que regulan la ley General de archivo, por lo tanto en cada una de las empresas es
importante llevar el programa de gestión documental que respalda la gestión de la
organización.
 BIBLIOGRAFIA

Rodríguez, Andrea. LEGISLACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL. SENA.