Timeboxing: Como melhorar seu desempenho

adquirindo Consciência do seu Tempo!

Nos últimos dias, venho recebendo diversas perguntas de leitores
que estão tendo dificuldades relacionadas a encontrar tempo para
execução de grandes projetos e procrastinação de tarefas
desconfortáveis.
Por esse motivo, neste artigo eu escolhi escrever sobre a técnica
de Timeboxing (que na tradução literal ficaria algo como
“Encaixotamento do Tempo”), que busca resolver diversos
problemas relacionados a execução de grandes projetos e
procrastinação.
Por se tratar de uma técnica extremamente simples e intuitiva,
o Timeboxing é amplamente utilizado no mundo, sendo muito
provável que até mesmo você já tenha utilizado alguns de seus
aspectos.
Curioso para saber do que se trata?
Bom, nós já chegaremos lá. Mas primeiro, considero essencial
que entendamos qual o princípio por detrás dessa técnica, e como
podemos aplicá-lo a nosso favor.

A Lei de Parkinson
Em 1955, o estudioso Cyril Northcote Parkinson publicou um
artigo na revista The Economist, onde comentava, entre outras
coisas, as conclusões que havia chegado ao estudar o serviço civil
britânico.
O artigo dele postulou que:
O trabalho se expande de modo a preencher o tempo disponível
para a sua realização.
Em outras palavras, sempre que deixamos tempo livre para
conclusão de uma tarefa, ela tende a atrasar, pois mais e mais
pequenas tarefas são incluídas no projeto.
De acordo com Parkinson, haviam dois motivos para isso
acontecer: 1) funcionários querem multiplicar subordinados, e não
rivais; 2) funcionários criam trabalho um para o outro. No artigo,
ele também aponta que o total de funcionários em uma burocracia
aumenta de 5% a 7% ao ano, independentemente da quantidade
de trabalho a ser feita.
Mas como isso está relacionado aos dias de hoje? Como isso está
relacionado ao nosso trabalho?

O que é Timeboxing?
Bom, para entendermos isso, me diga quanto tempo você leva
para arrumar um armário? Quanto tempo você leva para almoçar
todos os dias? Quanto tempo você leva para analisar um relatório?
Quanto tempo para processar seus e-mails? Bom, isso tudo
depende de quanto tempo disponível temos para a conclusão de
cada tarefa, não é mesmo?! Se não temos um prazo para
conclusão da tarefa, tendemos a demorar muito mais para concluí-
la. Entretanto, se estamos com nossos minutos contados, tudo
anda mais rápido.
Esse é o principal motivo pelo qual as pessoas utilizam
o Timeboxing no seu dia-a-dia. Basicamente, Timeboxing se
refere ao hábito de agendarmos horários específicos no dia para
execução e conclusão de tarefas específicas. Por exemplo, se você
já programa processar seus e-mails, durante meia hora, no final do
dia, então você já está utilizando o Timeboxing.
Além disso, existem ainda outras aplicações da técnica, que se
referem a utilização de cronômetros para focarmos totalmente em
apenas uma tarefa, e evitarmos multitarefar. Por exemplo, você já
deve ter ouvido falar da “Técnica de Pomodoro”, que visa
aumentar nosso rendimento através do foco total em uma tarefa
por 25 minutos, seguidos de 5 minutos de descanso.
Dessa forma, o princípio básico defendido no Timeboxing é que
ao estipularmos um horário para o início e término de uma tarefa,
estaremos diminuindo o tempo necessário para sua conclusão,
pois conseguiremos focar muito mais na tarefa proposta. Isso sem
contar com os diversos outros benefícios provenientes dessa
prática.

Benefícios do Timeboxing
Motivação
Hoje em dia, diversas pessoas estão tendo problemas de
motivação. Não possuem ânimo para os estudos, ou para
trabalhar, para limpar a casa, cozinhar, ou organizar suas coisas.
Dessa forma, permanecem sempre esperando o dia em que isso irá
mudar, e que se sentirão inspirados, energizados, e com vontade
de colocar todas as tarefas em dia.
Bom, esse dia até pode chegar, mas uma vida produtiva depende
de tomarmos as atitudes certas todos os dias, até mesmo quando
estamos desanimados ou sem vontade. Para levar uma vida
produtiva, você precisa driblar a procrastinação e começar, de
uma vez por todas, as suas tarefas indesejadas.
Dessa forma, o primeiro benefício do Timeboxing é que ele
permite que você inicie suas tarefas desagradáveis com certa
facilidade. Isso acontece pois você não estará necessariamente se
concentrando no resultado que você deseja, mas sim no tempo
que você permanecerá trabalhando.
Vamos imaginar que você gostaria de escrever um livro. Essa é
uma tarefa e tanto, e você tem procrastinado seu início já há
algumas semanas. Na sua cabeça, você gostaria de sentar nos fins
de semana e passar horas escrevendo, mas não encontra a
motivação. Mas eu te pergunto: ao invés de passar horas
escrevendo no fim de semana, por que você não escolhe escrever
por 20 ou 25 minutos todos os dias? Nesse tempo, não faz
diferença se você escreveu 50, 500, ou 5000 palavras. Se você
completou o período definido, seu dia já foi vitorioso.

Auxílio no processamento de tarefas diárias

Todos nós possuímos tarefas que fazemos todos os dias, mas que
parecem consumir uma quantidade de tempo maior do que
realmente gostaríamos. Para citar apenas alguns, podemos falar
do processamento de e-mails, checagem das redes sociais, ou
leitura de textos que são do nosso interesse.
De maneira geral, sabemos que faremos essas tarefas hoje,
amanhã, e depois, mas tendemos a fazer isso de forma
desordenada. Algo do tipo “quando eu tiver um tempo livre eu
faço”. Como consequência, acabamos entrando nos nossos e-
mails ou redes sociais diversas vezes por dia, sempre que temos
um tempinho livre. Na realidade, chegamos a criar o hábito de
abrir nosso e-mail ou redes sociais todas as vezes que estamos
entediados ou com tempo livre, não é mesmo?!
O Timeboxing é uma ótima estratégia para que não desperdicemos
tempo além do necessário para essas tarefas. Por exemplo, se
você colocar que processará e-mails das 9h-9h30, e das 17h-
17h30, você provavelmente conseguirá processar todos os seus e-
mailsrapidamente, e não precisará ficar checando por mensagens
novas a todo momento. O mesmo vale para as redes sociais. Você
pode estipular que navegará suas redes sociais entre 12h-12h20 e
entre 19h-20h. Dessa forma, você não precisará ficar atualizando
constantemente seu feed de notícias, e encontrará tempo para
fazer diversas outras tarefas.

Execução de grandes projetos

Você provavelmente conhece o ditado “Como se come um
elefante? Uma mordida de cada vez”. Embora possa parecer um
pouco clichê, a verdade é que é apenas assim que grandes projetos
conseguem ir para frente.
Voltando ao exemplo do livro, não existe nada melhor para o
andamento do seu projeto do que realizar a escrita do livro em
pequenos espaços de tempo, de forma que você nunca se
desgaste. Quando estipulamos um tempo como 25 minutos de
escrita, quais são as coisas que podem dar realmente errado? No
pior dos casos, você foi interrompido, e perdeu parte desse tempo.
Entretanto, na maior parte das vezes, trabalhar por 25 minutos é
vitória garantida.

Por onde começar?

Bom, existem diferentes formas de trabalhar com Timeboxing, e
nesse artigo eu escolhi colocar as três formas mais comuns, e que
mais podem te ajudar. É importante lembrar que diferentes
estratégias devem ser usadas para diferentes tarefas, e você
sempre deve estar atento ao que funciona para você.

Técnica de Pomodoro
Uma das técnicas mais comentadas quando falamos
de timeboxingé a Técnica de Pomodoro, criada no final dos anos
80, por Francesco Cirillo. O princípio da técnica é muito simples.
A premissa é focar toda a sua atenção em uma tarefa por um
período de tempo e então recarregar sua energia com um tempo
de descanso. Dessa forma, ao completar pequenos pedaços de
determinada tarefa em um determinado tempo, você cria um
sentimento de produtividade e eficiência (momentum), o qual o
manterá focado nas atividades mais importantes.

Basicamente, a técnica consiste nos 5 passos a seguir:

1. Identificar qual a tarefa a ser trabalhada: o primeiro passo
é definir qual tarefa deve ser trabalhada no próximo ciclo.
Procure escrever em algum lugar visível qual seu objetivo, de
forma que você não perca o foco mesmo quando ocorrer uma
interrupção.
2. Armar o temporizador para 25 minutos: você pode utilizar
diversos tipos de temporizador, sejam eles físicos, como os de
cozinha, ou digitais.
3. Trabalhar na tarefa até que o tempo acabe: trabalhe com
foco total na tarefa identificada no passo 1. Caso perceba que
precisa de mais tempo, mova a tarefa para o próximo ciclo de
Pomodoro. É extremamente importante que você pare de
trabalhar assim que o temporizador tocar.
 4. Ter 5 minutos de descanso: é importante que você se
desligue do trabalho por 5 minutos para que possa voltar a ter
os 25 minutos de foco total. Sem esse tempo de descanso,
você provavelmente torrará sua capacidade mental em muito
menos tempo. Durante esse tempo de descanso, aproveite para
reconhecer o quanto você progrediu durante a execução do
seu projeto. Aproveite também para tomar um copo de água, e
retirar os olhos da tela, caso esteja trabalhando em um
computador.
5. Após quatro sequências de 25 minutos, retirar 15 minutos
de descanso: após quatro ciclos completos no Pomodoro,
retire cerca de 15 minutos para recarregar todas as suas
energias. Não se esqueça, o descanso é fundamental durante
esse processo!
Variações da Técnica
Não existem muitos estudos por detrás dos 25 minutos
estipulados para a técnica de Pomodoro. Algumas pessoas
argumentam que esse seria o tempo médio que uma pessoa
consegue permanecer focada em uma tarefa sem se distrair.
Contudo, veja o que funciona melhor para você. É possível
também testar outros ciclos de tempo, como de 45 minutos com
10 minutos de descanso, ou ciclos com 60 minutos trabalhando e
15 minutos descansando.

Agende suas tarefas

“Se você fala sobre isso, então isso é um sonho, se você visualiza
isso, então isso é possível, mas se você agenda isso, então isso se
torna real” – Tony Robbins
A segunda maneira de utilizar timeboxing é colocar na sua agenda
todas as tarefas que você gostaria de fazer essa semana.
Todos nós conhecemos o poder de agendarmos alguma coisa. O
exemplo mais comum que me vêm à cabeça é o agendamento de
viagens. Você pode até mesmo falar sobre as viagens que quer
fazer, e sobre os lugares que quer visitar, mas isso nunca vai
acontecer se você não estipular uma data de partida. De maneira
geral, isso acontece quando você realmente compra a passagem.
Com a passagem em mãos, mesmo que algo novo apareça para
você fazer (e algo novo sempre aparece!), seus planos continuam
os mesmos e você vai viajar.
Entretanto, muitas pessoas não utilizam esse mesmo princípio
para as demais tarefas que precisam fazer no dia. O que eu escuto
de muitas pessoas é que não conseguem manter todos os
compromissos na agenda, pois suas prioridades estão mudando
dia-a-dia. Minha resposta para esse tipo de dificuldade é que não
existe problema em você não fazer exatamente como colocou no
calendário. Muitas vezes, você pode utilizar seu calendário apenas
como um modelo ideal de semana a ser seguido. Se você desviar
do que foi colocado lá, não tem problema, pois assim você pelo
menos sabe o quão diferente sua semana foi do que considera
ideal.

Coloque temas nos seus dias

A terceira e última maneira de utilizar timeboxing nos seus dias é
apenas colocando temas para cada dia da semana, de forma que
você sempre saiba quais tarefas são prioridade em cada dia.
Seguindo o exemplo acima, eu coloquei que na segunda-feira
devo me concentrar nas tarefas relacionadas a consultoria. Na
terça-feira nas tarefas relacionadas ao blog, como escrever. Na
quarta-feira realizo serviços administrativos, relacionados a
pagamento de contas e gerenciamento de e-mails. Na quinta-feira
estudo novos materiais, inclusive aqueles que devo utilizar para
escrita de artigos na semana seguinte. Na sexta-feira acerto todas
as pendências que ficaram na semana, e no fim de semana posso
apenas curtir minha família.
É claro que eu não vou fazer apenas as tarefas relacionadas a cada
tema nos dias especificados. Por exemplo, eu gosto de processar
meus e-mails todos os dias, de forma que eles nunca se
acumulem. Processamento de e-mails não está relacionado a
maior parte dos temas que eu exemplifiquei acima, ainda assim,
encontrarei um tempo para abrir minha caixa de entrada todos os
dias.
Você também pode escolher alguns temas para colocar em cada
um dos dias da semana, ou até nos fins de semana. Dessa forma,
você sempre saberá exatamente o que fez antes de ir dormir, e o
que precisará ser feito assim que levantar.

Considerações finais
As três modalidades de timeboxing podem ser utilizadas juntas,
ou separadas, como preferir. Independentemente da modalidade
que você escolhe, lembre-se que você precisa de prática e
repetição até que sua cabeça se acostume com a ferramenta.
Portanto, escolha uma das modalidades, e procure aplicá-la por
pelo menos 15 dias, de forma que você consiga aperfeiçoar o
sistema para suas necessidades, e aí sim verificar se ele funciona
ou não para você.