ESTUDIO DE CASO AA4

Informe de Auditoría Interna

1- Lea cada una de las descripciones de los hallazgos encontrados y presentados en el informe de
auditoría

2- Diga a que numeral de la norma ISO 9001:2015, le está apuntando cada hallazgo referido.

3- De su concepto personal sobre lo que debe hacer la empresa para solucionar el aspecto
mencionado.

No. de Auditoría Fecha de auditoría No. de páginas

01 de 2016 4 al 9 de febrero de 2016 4
Auditor Líder: WILLIAM FERNEY
Equipo Auditor: HURTADO T
Equipo de auditores internos de calidad: Mónica Camargo, Martha Mantilla, Mauricio Pilonieta,
Hernando Gutiérrez, Carlos Pérez, Rene Serrano.

Observadores: Zuly Martínez, Edward Escobar

Objetivo:
Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los criterios de Auditoría (ISO
9001, documentos, requisitos contractuales, requisitos legales y reglamentarios, etc.).

Alcance:
El Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

Criterios de Auditoría:
Norma ISO 9001:2015, Sistema de Gestión de la Calidad de la ENEO.

Numeral Según norma

Descripción del Hallazgo Cla ISO 9001:2015 Recomendaciones
sifi y/o Concepto
ca Personal
ció
Proceso n
Se cuenta con un mecanismo de 7.5: Información
control de documentos internos y Documentada. Se debe implementar
externos “Lista de M 7.5.3 Control de la herramientas de
Documentación del SGC”, control.
información documentada
actualmente no se ha
implementado la herramienta de 7.5.3.2 Para el control de
control. la información
documentada, la
organización debe
abordar las siguientes
actividades según
corresponda:
Procesos
de c) Control de
Dirección cambios.
 Se detecta que no en todos los Numeral 8.1: Se debe llevar bien
casos se cuenta con la Planificación y control organizada la
identificación y formatos operacional. documentación
estandarizados de los registros M
utilizados para el control de la La organización debe
operación de los procesos planificar, implementar y
(ejemplo: “inscripción de los controlar los procesos
proyectos de investigación”
algunos registro no contaban con necesarios para cumplir
títulos. los requisitos para la
provisión de productos y
servicio, y para
implementar las acciones
determinadas en el
capítulo 6 mediante:

d) La implementación
del control de los
Procesos procesos de acuerdo con
de los criterios
Dirección
Contrario al procedimiento Numeral 7.5 Información
normativo “Control de documentada Se debe llevar bien
Documentos y Registros” no se documentados y
tiene definido los criterios para la M archivados los
7.5.3: Control de la registros.
retención, conservación y información documentada
disposición final de los registros
(ejemplo: expedientes de personal)
7.5.3.1 La información
documentada
requerida por el
sistema de gestión de
la calidad y por esta
Norma Internacional
se debe controlar
para asegurarse de
que:

a) esté disponible
y sea idónea para su
uso, donde y cuando
se necesite;

b) esté protegida
adecuadamente (por
ejemplo, contra pérdida
de la confidencialidad,
Procesos uso inadecuado o
de pérdida de integridad).
Dirección
Procesos Se detecta falta de manejo de la Numeral 7.2:
de documentación del Sistema de Competencia. Realizar buen
Dirección Gestión de la Calidad en el manejo a la
personal. documentación.
La organización debe:
Ejemplos Determinar la
Ubicación del “Modelo de competencia necesaria
Identificación de Procesos” e de las personas que
Indicadores Clave para la medición realizan bajo su control,
de los procesos y objetivos de un trabajo que afecta al
calidad documentado en el manual M
de planeación de la calidad. desempeño y eficacia del
Mecanismos para realizar cambios sistema de gestión de
de documentos, registros de calidad.
servicios no conformes y aplicación
 de acciones correctivas y
preventivas definidos en los
procedimientos normativos.

Numeral 4.4: Sistema de Se debe tomar nota

gestión de la calidad y para poder tener
O sus procesos evidencias en las
reuniones con el fin
de archivar y tener
4.4.2 En la medida en información a la
que sea necesario, la mano.
organización debe:
Mantener la información
documentada para
apoyar
a) la operación de
sus procesos
Se recomienda generar evidencia Conservar la información
de los acuerdos definidos en las documentada para tener
Procesos juntas realizadas en los distintos la confianza de que los
de procesos, así como el seguimiento procesos se realizan
Dirección a los mismos según lo planificado.
Numeral 9.1 Seguimiento,
medición, análisis y Todo lo que se lleva
M evaluación documentado se
debe llevar a la
aplicación.
9.1.1: Generalidades. La
organización debe
determinar:

d) Cuando se deben
analizar y evaluar los
resultados del
seguimiento y la
medición. La
organización debe
Se tiene documentado en la Matriz conservar la información
de Competencia el mecanismo
Proceso de para la medición de la competencia documentada apropiada
Servicios de los funcionarios de la ENEO, sin como evidencia de los
administrati embargo no se muestra evidencia resultados.
vos de su aplicación.
Numeral 7.5: Información
documentada Los registros deben
ser llevados a cabo
7.5.3: Control de la lo
La coordinación de investigación cual deben estar
cuenta con un registro de control y citados en manual de
seguimiento de los proyectos de información documentada operaciones de la
Proceso de M empresa.
Registro Investigación “Relación de
Proyectos de Investigación 7.5.3.2: La información
Aprobación Realizados por Profesores de la documentada de origen
y externo, que la
ENEO” en el cual se identifican los organización determina
Seguimient nombres de los proyectos,
o de como necesaria para la
integrantes, estatus, fechas de planificación y operación
Proyectos inicio y término, este mismo no del sistema de gestión de
de esté referenciado en el calidad, se debe
Investigació procedimiento operativo siendo identificar, según sea
n este un registro básico de control. apropiado, y controlar.
Proceso de En el semestre que inició el 2 de Numeral 8.2: Requisitos
Servicios febrero de 2016 se identificó que a para los productos y Se debe tener al dia
Académicos la fecha no era impartida la servicios la documentación
asignatura de “Proceso de Salud y con fechas
Enfermedad en el Niño” y el M impartidas a cada
8.2.4: Cambios en los proceso.
registro de “Asignación de horario” requisitos para los
de ésta no estaba firmado, cuando productos y servicios
el procedimiento gestión y control La organización debe
de la operación del curso PSA =%

establece esta actividad como
previa al inicio del curso.
En el desarrollo del plan de
estudios de “Administración de los
servicios de Enfermería” no se
obtuvo la evidencia que establece
el procedimiento PSA 01 Rev.0. de
acuerdo a lo siguiente:
 Falta la identificación del
desarrollo de éste.
 Existe la firma de recibido
en 2015 por parte de la
sede, sin haber sido
aprobada la liberación de
este plan de estudios.
 Falta las firmas
constancias de la revisión
hecha por el
curricular.
 Falta las firmas
constancias de
verificación hecha por la
jefatura correspondiente.
 Evidencia de entrega del
plan de estudios
administración de
servicios de Enfermería al
H. Consejo Técnico de la
ENEO para su validación y
emisión del dictamen
correspondiente.
 Falta de identificación de
Proceso de los cambios realizados al
Servicios plan de estudios.
Académicos
No se mostró la aplicación de la
Proceso de Evaluación de Proveedores de
Servicios acuerdo a los establecido en el
Administrati Manual de Gestión de la Calidad
vos MGC 01.
El manual de Planeación de la
Calidad y el procedimiento de
Gestión y control de la operación
del curso PSA 05, mencionan al
formato “Check list de Supervisión
de Plan Académico”, como uno de
los mecanismos para evidenciar el
control del proceso de Servicios
Académicos y de la asistencia de
los profesores, tanto en aula como
Proceso de en los campos clínicos o sedes, sin
Servicios embargo no se encontraron
Académicos registros de éste
asegurarse de que,
cuando se cambien los
requisitos la información
documentada pertinente
sea modificada y que las
personas pertinentes
sean conscientes de los
requisitos modificados.
Numeral 8.3: Diseño y
desarrollo de los Se debe estar mas
productos y servicios atento al momento
de firmar la
8.3.6: Cambios del documentación.
diseño y desarrollo.
M La organización debe
identificar, revisar y
controlar los cambios
hechos durante el
desarrollo de los
o productos y servicios o
posteriormente en la
grupo medida necesaria para
asegurarse que no haya
o un impacto adverso en la
la conformidad con los
requisitos.
de
los
Numeral 8.4: Control de
M los procesos, productos y Se debe llevar a
servicios suministrados cabo una evaluación
a cada uno de los
externamente proveedores.
8.4.1: La organización
debe determinar y aplicar
criterios para la
evaluación, la selección,
el seguimiento del
desempeño y la
reevaluación de los
proveedores externos.
Numeral 4.1: Sistema
de gestión de la calidad Los registros se
y sus procesos deben llevar a cabo
debido a que se
necesitan mas
M 4.4.2: En la medida en adelante.
que sea necesario, la
organización debe:
Mantener información
documentada para
apoyar la operación de
sus procesos.
 Se cuenta con la identificación de Numeral 10.2: No
problemáticas o situaciones de conformidad y acción Se debe realizar las
mejora en los servicios correctiva
proporcionados, sin embargo, no acciones correctivas
se han generado las correcciones y/o preventivas ante
o acciones correctivas o 10.2.2: La organización las identificaciones
preventivas para su solución. debe conservar de las problemáticas.
Ejemplos: M información documentada
En el área de servicios Escolares como evidencia de:
de Posgrado solo se cuenta con
una persona para la atención,
afectando así el servicio a los a) La naturaleza de
alumnos en el turno de la tarde y las no
en los casos de ausencia del conformidades y
personal. cualquier acción
De acuerdo al reporte del SGC de tomada
la Secretaria Administrativa de
Julio a diciembre de 2015 posteriormente.
“Medición y Análisis de Indicadores b) Los resultados de
del Proceso de Presupuestos” se cualquier acción
detecta una baja en los tramites correctiva.
aceptados ante la Unidad de
Procesos Administrativos (UPA) en
el mes de noviembre por un
incremento en las solicitudes
Proceso de incompletas.
Dirección
 CONCLUSIÓN DE LA AUDITORÍA:

Considerando el periodo de implantación del SGC de la ENEO que se oficializó en el mes de enero de 2016, los
involucrados en este ejercicio mostraron gran apertura y participación en la auditoría, aún cuando se presentaron
situaciones ajenas como la carencia de energía eléctrica, que provocó la reprogramación de los tiempos planeados
ocasionando que las áreas Sistemas, Servicios Generales, Desarrollo de las Tecnologías Aplicadas a la Educación,
Coordinación de Metodología, Materiales y Medios Educativos SUA quedaran pendientes por revisar, las cuales serán
auditadas en el siguiente ejercicio de Auditoría Interna.

Continuando la tendencia y el involucramiento mostrado por el personal en la etapa de implantación, se considera el

logro en la eficacia del mismo de acuerdo a los tiempos establecidos para su ejecución.

Líder Auditor: WILLIAM FERNEY HURTADO TUNUBALA

(Nombre y firma)

CLASIFICACIÓN:
M = No Conformidad Mayor
m = No Conformidad Menor
O = Observación o Área de Mejora

F04 PDI02 Rev.0 NOTA: De ser necesario utilice anexos