La Dirección de Proyectos:

Características y Roles

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Índice

1 Introducción 3
2 Fundamentos para la Dirección de Proyectos 4
3 Rol del Director del Proyecto 7
4 Factores Ambientales de la Empresa 9

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Nota Técnica preparada por el Instituto Europeo de Posgrado. Este contenido es propiedad del Instituto Europeo de Posgrado.
Su difusión, reproducción o uso total o parcial para cualquier otro propósito queda prohibida. Todos los derechos reservados.
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1 Introducción
La dirección de proyectos es una profesión emergente. Aunque la gerencia o dirección de
proyectos es tan antigua como la humanidad, es sólo a mitad del siglo XX cuando las
organizaciones comienzan a definir y regular esta disciplina. Hoy en día las organizaciones
exigen que la dirección de proyectos sea cada vez más efectiva, ya que según algunos
estudios sólo un 20% de los proyectos cumplen con los objetivos planificados inicialmente.
Ésto se debe, entre otros motivos, a que las organizaciones no utilizan buenas prácticas
para gestionar los proyectos. A estas organizaciones el PMI las denomina “organizaciones
de bajo rendimiento” Además, hay que tener presente que la dirección de proyectos
requiere de un rol altamente cualificado como es el Director de Proyectos, rol en el que
confluyen conocimiento, experiencia, habilidades y comportamiento ético y profesional..
Dirección de Proyectos y Gestión de las Operaciones

Las operaciones son una función de la organización que se efectúa permanentemente, con
actividades que generan un mismo producto o proveen un servicio. Por ejemplo:
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“operaciones de producción, operaciones de fabricación y operaciones de contabilidad” . A
pesar de su naturaleza temporal, los proyectos pueden colaborar en el logro de los
objetivos de la organización cuando están alineados con su estrategia. Existen
organizaciones que cambian sus operaciones, sus productos o sistemas creando nuevas
iniciativas estratégicas de negocio.

Así como los proyectos necesitan la dirección de proyectos, las operaciones exigen una
gestión de procesos de negocio o la gestión de operaciones. Los proyectos pueden
relacionarse con operaciones en varios momentos del ciclo de vida, por ejemplo al cierre de
una fase, o cuando se crea un producto nuevo, se modifica un producto existente o se
expanden sus salidas; para mejorar las operaciones de desarrollo del producto o hasta la
desinversión de las operaciones al final del ciclo de vida del producto.

En cada una de las fases del proyecto, se transfieren entregables y conocimientos entre el
proyecto y las operaciones a fin de desarrollar el trabajo. Este proceso se da en la
transferencia de recursos del proyecto a las operaciones en el final del proyecto, o
mediante la transferencia de recursos de las operaciones al proyecto al inicio del proyecto.

Recuerde que las operaciones son esfuerzos continuos que producen salidas repetitivas,
con recursos asignados para realizar básicamente el mismo conjunto de tareas, según las
normas institucionalizadas, en un ciclo de vida de producto. Podemos concluir que la gran
diferencia entre los proyectos y las operaciones es la naturaleza permanente de estas
últimas.

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Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Page 12.

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PMI® describe los procesos, herramientas y
técnicas de la dirección de proyectos utilizados
para dirigir un proyecto con miras a un
resultado exitoso.
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2 Fundamentos para la Dirección de Proyectos
Uno de los enfoques de dirección de proyectos es el desarrollado por el Project
®2
Management Institute (PMI) cuya visión se plasma en A Guide to the Project Management
Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) - Fifth Edition, Project Management Institute, Inc.,
2013. Este documento describe los 47 procesos directivos, herramientas y técnicas de la
dirección de proyectos utilizados para dirigir un proyecto con la finalidad de conseguir un
resultado exitoso.
®
El PMI se fundamenta en que una gestión eficiente de un proyecto pasa por implementar
una serie de procesos directivos que deben estar ajustados al tipo de proyectoSi estos
procesos se desarrollan correctamente, la experiencia profesional hará que las personas
adquieran las competencias oportunas. En esta sociedad profesional se dispone de un
Sistema de Certificación Profesional en Dirección de Proyectos, de forma que para la
empresa, disponer de profesionales certificados garantiza tener recursos humanos que
comprenden y utilizan mejores prácticas en dirección de proyectos.
®
En el PMBOK Guide se describen los procesos directivos que deben llevarse a cabo para
gestionar eficientemente los proyectos, estos de clasifican en cinco grupos de procesos y
pueden pertenecer a las diez áreas de conocimiento presentadas en el Gráfico 1.1.
ÁREAS DE CONOCIMIENTO
Integración ■ Contempla la definición del proyecto, así como la definición de las áreas
involucradas, desde el inicio hasta el cierre del proyecto. ■ Como su nombre
indica, integra el trabajo realizado en las otras áreas de conocimiento.
Alcance ■ Definición de lo que forma y no forma parte del proyecto, de los entregables y
resultados finales del mismo, así como todo el trabajo necesario para
conseguirlos.
■ También contempla la gestión de cambios del alcance, motivados por
variaciones en las necesidades del cliente o por una mala formulación inicial.
Tiempo ■ Tiene como objetivo asegurar que el proyecto se lleve a cabo dentro del
calendario temporal previsto.
■ Hay que definir las actividades, secuenciar las actividades a realizar, así como
su duración y coordinación.
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PMI y PMBOK son marcas registradas del Project Management Institute, Inc.
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Costes ■ Gestión económica, elaboración de presupuestos y control presupuestario.

Calidad ■ Conlleva procesos de planificación, aseguramiento y control de calidad.

Recursos ■ Planificación de los recursos humanos, incluyendo los roles necesarios así
como clara definición de roles y responsabilidades.
Humanos
■ Desarrollo del equipo, motivación y liderazgo, habilidades humanas.

Comunicación ■ Descripción de los flujos de información entre las personas y los

departamentos involucrados.

■ Definición del sistema de información.

Riesgos ■ Identificación, análisis, respuesta y control de riesgos.

Adquisiciones ■ Planificación de las subcontrataciones y relaciones con los proveedores.

Interesados Identificación, planificación, gestión y control del compromiso con los

stakeholders.

Gráfico 1.1 Áreas de Conocimiento planteadas

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Cada una de estas áreas de conocimiento está formada por un conjunto de procesos. Cada
proceso está definido por unas:

 Entradas: datos, requisitos, información etc.

 Herramientas y técnicas a aplicar.

 Salidas: entregables, informes, productos, datos, etc.

El plan de proyecto debe incluir cada una de las áreas de conocimiento que sean más
relevantes en el mismo. La magnitud y tipo de proyecto, la complejidad y la prioridad del
proyecto para la organización así como el entorno interno/externo, determinará qué áreas
se deberán enfatizar o en cuáles las consideraciones globales serán suficientes.

Sin embargo, las normas para la dirección de proyectos no abordan todos los detalles de
todos los temas, pues se limitan a proyectos específicos y a los procesos de dirección de
proyectos generalmente reconocidos como buenas prácticas.

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Para obtener información adicional sobre el contexto más amplio en el que se llevan a cabo
los proyectos, se pueden consultar otras normas como el Estándar para la Dirección de
Programas (The Standard for Program Management) o el Estándar para la Gestión del
Portafolio (The Standard for Portfolio Management). Por su parte, el Organizational Project
®3
Management (OPM3) (Dirección de Proyectos de una Organización).
®
Novedad PMBOK Guide.
®4
Esta es la nueva matriz de procesos del Project Management Institute (PMI) , con un total
de 47 frente a los 42 considerados en la Cuarta Edición.

Se otorga mayor importancia a la comunicación y en concreto al tratamiento de la relación

con los stakeholders, a la que da un tratamiento de nuevo área de conocimiento.

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OPM3 es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
4
PMI es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

Obsérvense las diferencias esquemáticas de la 5ª Edición con respecto a la 4ª Edición.

PMBOK® Guide Fifth Edition

PMBOK® Guide Fourth

Edition

PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.

3 Rol del Director del Proyecto

Los directores de proyectos tienen que actuar en ámbitos que evolucionan con rapidez y
que a su vez son altamente complejos, generando nuevas realidades y una compleja red de
relaciones en las cuales la toma de decisiones es el proceso con mayores retos.
Para facilitar los análisis y la
interpretación de la Para facilitar el análisis y la interpretación de la información generada por el diseño, gestión y
información generada por el dirección de proyectos se construyen modelos, que son representaciones de la realidad, los
diseño, gestión y dirección de cuales aportan puntos de referencia para la evaluación. Por lo tanto el gerente de proyectos
proyectos se construyen
modelos, que son
representaciones de la
realidad, los cuales aportan
puntos de referencia para la
evaluación.

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debe de desarrollar la habilidad para construir modelos, para operarlos y utilizarlos como
medio de aprendizaje para la acción.

El director del proyecto es una persona asignada por la organización ejecutante para
cumplir los objetivos del proyecto. Este rol es diferente al de un gerente funcional o del de
un gerente de operaciones pues los gerentes funcionales se dedican a la supervisión
gerencial de un área técnica o administrativa, mientras que el gerente de operaciones es
responsable de una faceta básica del negocio.

De acuerdo a la estructura de la organización, el director del proyecto puede estar bajo la

supervisión de un gerente funcional, también puede formar parte de un grupo de varios
directores de proyecto que rinden cuentas a un director del programa o del portafolio, este
último es el responsable de los proyectos de toda la empresa.

El rol del director del

Cuando existe esta estructura el director del proyecto trabaja con el director del programa o
proyecto es diferente del del portafolio para alcanzar los objetivos del proyecto y para garantizar que el plan del
de un gerente funcional o proyecto esté alineado con el plan global del programa.
del de un gerente de
operaciones. Son diversas las herramientas y técnicas que ayudan a dirigir proyectos, sin embargo,
Los proyectos requieren la comprender y aplicar los conocimientos que se reconocen como buenas prácticas no es
dirección de proyectos, ® 5
suficiente para gestionar los proyectos de un modo eficaz. Según PMBOK Guide además
mientras que las
operaciones necesitan la
de las habilidades específicas a un área y de las competencias generales en materia de
gestión de procesos de gestión requeridas para el proyecto, la dirección de proyectos efectiva requiere que el
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negocio o la gestión de director del proyecto cuente con las siguientes características :
operaciones.
 “Conocimiento: se refiere a lo que el director del proyecto sabe sobre la dirección
de proyectos.

 Desempeño: se refiere a lo que el director del proyecto puede hacer o lograr si

aplica los conocimientos en dirección de proyectos.

 Personal: se refiere a la manera en que el director del proyecto se comporta

cuando ejecuta el proyecto o actividades relacionadas. La capacidad personal
abarca actitudes, características básicas de la personalidad y liderazgo (la
capacidad de guiar al equipo de un proyecto mientras se cumplen los objetivos del
proyecto y se equilibran las restricciones del mismo).

Los directores de proyectos deben tener conocimientos sólidos en cuanto a la toma de

decisiones y las herramientas disponibles para optimizar este proceso, para el diseño,

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PMBOK es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.
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Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, (PMBOK® Guide) – Fifth Edition,
Project Management Institute, Inc., 2013, Page 17.

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Los factores ambientales de la
empresa se refieren a
elementos tangibles e
intangibles, tanto internos
como externos que rodean el
éxito de un proyecto o
influyen en él.
La Dirección de Proyectos: Características y Roles
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gestión y dirección de los proyectos a su cargo, pues de la calidad de sus decisiones
depende el éxito o fracaso de los proyectos.”
4 Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa hacen referencia a condiciones que no están bajo
el control del equipo del proyecto y que influyen, restringen o dirigen el proyecto. Se
consideran entradas para la mayor parte de los procesos de planificación.
Los factores ambientales pueden aumentar o restringir las iniciativas de la dirección de
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proyectos, y pueden afectar de manera positiva o negativa el resultado. El PMBOK Guide
describe factores ambientales de la empresa como:
 Procesos, estructura y cultura de la organización.
 Normas de la industria o gubernamentales: por ejemplo, regulaciones del
organismo de control, códigos de conducta, normas de producto, normas de
calidad y normas de fabricación).
 Infraestructura: por ejemplo, instalaciones existentes y bienes de capital.
 Recursos humanos existentes: por ejemplo, habilidades, disciplinas y
conocimientos como los relacionados con el diseño, el desarrollo, las leyes, las
contrataciones y las compras.
 Administración de personal: por ejemplo, pautas de retención y manejo de
personal, revisión del desempeño de los empleados y registros de capacitación,
política de horas extras y registro de horas trabajadas.
 Bases de datos comerciales: por ejemplo, datos para estimación estandarizada de
costos; información de estudio de los riesgos de la industria y bases de datos de
riesgos.
 Sistemas de información para la dirección de proyectos: por ejemplo, herramientas
automáticas, como una herramienta de software para definir cronogramas, un
sistema de gestión de la configuración, un sistema de recopilación y distribución de
información o interfaces Web a otros sistemas automáticos en línea.
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 Las condiciones del mercado.

 La tolerancia al riesgo por parte de los interesados.

 El clima político.

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