Documenti di Didattica
Documenti di Professioni
Documenti di Cultura
El Presupuesto de Gastos
Generales y de
Administración
—
Índice
5 Resumen ................................................................................................................................................................. 11
Objetivos
Conocer y saber aplicar los principios para poder elaborar y gestionar los
presupuestos de gastos generales y administración.
Poder definir los centros de costes básicos de una empresa y los gastos asociados.
Suelen ser similares de una empresa a otra incluso de diferente actividad y no están
directamente relacionados con el objeto de la empresa. Los departamentos administrativos
y de servicios generales incluyen la administración general, RRHH, departamento jurídico-
legal, mantenimiento o financiero, entre otros.
Todas las empresas necesitan un departamento financiero, el cual se ocupa por ejemplo de
todos los asuntos financieros de la empresa en su conjunto, independientemente de la
actividad a que se dedique la empresa. Esto es así excepto en un caso: que la empresa sea
financiera, en cuyo caso el departamento financiero es propiamente el departamento de
producción.
Los gastos generales y de administración que afecten a una función en particular, una
“Los gastos generales y de administración actividad, una línea de producción, un servicio, una unidad o cualquier otro centro funcional
no están directamente relacionados con
deben ser identificados y cuantificados en uno o varios presupuestos según el grado de
la producción sino con la estructura de la
organización”
desglose que se pretenda y el volumen de gastos a presupuestar por cada área o
departamento. Lo normal es que se hagan tantos presupuestos como áreas funcionales o
departamentos existan en la organización de la empresa.
administrativos son los sueldos de los ejecutivos, los gastos de viajes, costes de
representación y defensa legal, contabilidad y auditoría, los costes salariales del personal
de oficina, los alquileres de oficinas, los costes de material de oficina, cuotas,
amortizaciones y depreciaciones de los activos afectos a las tareas de administración, los
costes de los cursos de formación o los gastos en patrocinios o similares.
Se podría decir que son departamentos administrativos generales aquellos cuyos clientes
son “internos” y sus funciones son transversales a la mayoría del resto de departamentos de
la empresa; es decir prestan servicios al resto de departamentos de la propia empresa.
Los gastos de administración son los que tienen que ver no con la operación sino con la
Los gastos de administración y generales
estructura organizativa. Normalmente los gastos de administración son los del personal
suelen ser mayoritariamente fijos aunque
pueden tener alguna componente
administrativo y todos los gastos que este personal necesita para funcionar, que suelen ser
variable” pequeños en relación a los primeros.
Los costes del personal de administración y servicios generales estarán fijados en los
“La mayor parte de los gastos generales y presupuestos y serán responsabilidad de cada departamento o unidad en que se estructure
de administración son de personal en la
la organización de la empresa.
mayoría de las empresas”
Los costes de los directivos deben ser fijados o en cualquier caso aprobados expresamente
por el Consejo de Administración. Las retribuciones u otras compensaciones que pueda
percibir el personal con responsabilidades de dirección habitualmente se conoce con
anterioridad al inicio del ejercicio y por tanto es muy sencillo de presupuestar. Los bonos u
otros incentivos basados en objetivos o en resultados también pueden ser estimados.
Los salarios y retribuciones del personal de administración y servicios así como el de los
directivos pueden ser fácilmente estimados porque generalmente se conoce el número de
empleados, sus nombres, sus retribuciones pactadas, etc. Las tasas de incrementos
salariales interanuales se fijan en los convenios o en los acuerdos individuales o colectivos
con los sindicatos.
Los gastos generales y de administración pueden ser fijos o variables. Lo más habitual
es que los gastos administrativos sean fijos, aunque puede ser que algunos sufran
variaciones en función del nivel de actividad. Por ejemplo, los bonos o pagos de
retribuciones variables o por objetivos pueden (y deben) considerarse costes variables.
También se pueden denominar discrecionales y no discrecionales.
En la mayoría de los casos, los gastos generales y de administración son fijos tanto por
“Los gastos generales suelen ser su naturaleza como por su cuantía. Pero en algunos casos los costes variables pueden
recurrentes en su cuantía aunque no en ser muy significativos. Por ejemplo en las retribuciones del personal de ventas las
su proporción respecto de la actividad.”
comisiones pueden suponer una cuantía significativa o los bonus de los directivos que
solo se devengarán si se alcanzan los objetivos prefijados.
Pese a todo, los gastos administrativos son difíciles de planificar y controlar. Una forma
de abordarlo consiste en establecer rangos de costes aceptables en términos de costes
o de porcentajes de los ingresos para alcanzar los objetivos de beneficios. Esto tiene su
base en un modelo de costes completos o full costing Tiene la gran ventaja de su
facilidad de cálculo y presupuestación, pero el gran inconveniente consiste en que si
los ingresos son inferiores a los previstos no se cubrirán los costes fijos y entre ellos los
gastos generales y de estructura. Y por tanto solo es recomendable su uso cuando no
es previsible que las previsiones de ventas sufran variaciones importantes.
Por el contrario los gastos no discrecionales son los gastos que son totalmente
independientes de las ventas, la producción o los resultados y que conforman la estructura
de gastos fijos que difícilmente pueden ser modificados a corto plazo en caso de desviación
de resultados. Precisamente por ello es tan importante que estén identificados y
cuantificados para poder tenerlos en cuenta en la gestión del resto del presupuesto. Entre
estos estarán los gastos de seguros, cuotas anuales de software, cuotas de alojamiento
web, cuotas de arrendamiento financiero de activos afectos a servicios generales o
administración y similares. Estos costes son fáciles de presupuestar porque son gastos
comprometidos: alquileres, personal de oficina, pólizas de seguros, servicios exteriores fijos,
etc. Posiblemente solo sea necesario algún ajuste derivado de la inflación, incrementos
pactados de precios o similares.
Para los costes de seguridad social u otros cánones o impuestos que usen los pagos a los
“Los gastos generales en su mayoría son empleados, habrá que ver la normativa de cada país que sea aplicable. En el caso de
fácilmente cuantificables por ser en su España, por lo general y salvo casos especiales (como trabajadores minusválidos,
mayoría gastos comprometidos, aunque
colectivos en riesgo de exclusión social y algunos otros), los costes de seguridad social
no todos.”
pueden calcularse de forma muy aproximada añadiendo un 40% a los sueldos brutos, es
decir, se pueden presupuestar como 1,4 veces las nóminas de los empleados.
Recuerda: los costes de personal deben ser incluidos en los presupuestos de la unidad
o departamento donde efectivamente presten sus servicios independientemente de
que se consoliden en el presupuesto de personal a efectos de gestión de recursos
humanos.
Para presupuestar los impuestos fijos, cánones o similares lo mejor es usar los datos
históricos con los incrementos interanuales pactados o estimados. A veces estos importes
están fijados contractualmente y otras veces, aunque no lo estén, por la experiencia se
puede estimar con mucha aproximación su cuantía. Este podría ser el caso de la factura
eléctrica de las oficinas, o de telefonía.
Respecto a los costes de telecomunicaciones, es cada vez más común que puedan
contratarse tarifas planas y conjuntas que además de la ventaja de la reducción de costes
tienen una gran ventaja desde el punto de vista del presupuesto: su cuantía está prefijada
de antemano.
Para distribuir mensualmente los gastos que se paguen de forma anual habrá que dividirlos
entre los meses de actividad; típicamente los 12 meses del año. En algunos casos merece la
pena tener en cuenta la estacionalidad de los gastos. Por ejemplo los gastos de electricidad
pueden incrementarse notablemente en las épocas más calurosas por el uso continuado de
los sistemas de aire acondicionado, o en los climas más fríos el gasto de calefacción en los
meses de invierno.
Viajes y desplazamientos
Los gastos de material de oficina deben tener en cuenta los cambios propuestos en los
“La aplicación de nuevas tecnologías procedimientos administrativos que lleven aparejados nuevos formularios, formatos o
puede reducir considerablemente los impresos. Cada vez en más empresas se tiende a usar procedimientos electrónicos y evitar
gastos de comunicaciones y material de
oficina, entre otras ventajas.”
Donaciones y contribuciones
En algunos casos este tipo de donaciones se suelen centralizar en fundaciones creadas por
la propia empresa o sus fundadores, o bien se incluyen como parte de un presupuesto de
gastos de patrocinios o de responsabilidad social gestionados y controlados por un
representante de la empresa donante.
En muchos países estas contribuciones tienen beneficios fiscales que también deben ser
tenidos en cuenta en el presupuesto.
Son gastos de administración típicos los relacionados con la gestión de cobros y pagos, por
cuanto implican costes administrativos de personal, de comunicaciones, posiblemente
asesoramiento legal y otros servicios especiales y específicos. Como en el resto de casos,
será útil para la confección de estos presupuestos distinguir los no discrecionales o fijos y
los ligados a otras variables o de cuantía incierta.
Si fuera el caso, deberían incluirse en el capítulo de otros gastos aquellos relacionados con
activos ociosos o fuera de servicio o los de aquellos activos no afectos a la actividad pero
que por alguna causa se mantengan. Por supuesto estos casos deben ser excepciones,
“Los gastos generales en muchos casos pero pueden darse y se dan en la práctica, y los gastos que ocasionan deben ser previstos y
terminan contemplando los gastos que no satisfechos y por tanto presupuestados.
se pueden imputar en cualquier otro
presupuesto o departamento." Y finalmente un concepto que puede incluirse en el capítulo de otros gastos suelen ser
pequeñas partidas para imprevistos que, aunque se deban incluir igualmente, no quiere
decir que su ejecución durante el ejercicio sea segura, pero suelen dotarse algunas partidas
por precaución y prudencia.
Ejemplo 1:
Totales
Ejemplo 2:
En este ejemplo podemos ver un presupuesto típico de gasto generales por meses.
Se puede ver que algunos gastos son periódicos lo cual es bastante general:
semestrales, cuatrimestrales, bimensuales o mensuales. Pero otros gastos no tienen
una cadencia regular. Puede ser el ejemplo de los viajes que generalmente se
realizarán en determinadas épocas del año más que en otras, o los costes energéticos
en otros casos.
Para la estimación de los gastos imprevistos puede usarse cualquier criterio razonable,
pero los más usados son o bien hacerlo en base a la experiencia de ejercicios
anteriores, o bien como un porcentaje del total de gastos generales del presupuesto,
por ejemplo un 10% de la suma de los demás gastos generales. Los responsables de los
presupuestos deberán decidirlo en cada caso.
Todos los gastos generales y de administración deben ser agrupados por cen tros de
“La inclusión de los gastos generales en responsabilidad (áreas, departamentos, etc.) antes de ser distribuidos o asignados. Por
un presupuesto permite su identificación y supuesto cada centro de responsabilidad debe tener un responsable tanto del control
su seguimiento y con ello su control.”
como de la ejecución de las cantidades previstas para gastos generales y
administración, y por supuesto debe estar definido quién es el responsable y a quién
reporta jerárquicamente.
Precisamente por ello, debe ponerse mayor atención a su control. Algunas formas de
hacerlo tienen que ver con la comparación con las ventas, el volumen de producción, el
número total de empleados contratados o el número de clientes, contratos o envíos,
dependiendo del caso, a lo largo de varios ejercicios, o por comparación con cifras similares
con empresas competidoras o por comparación entre diferentes unidades de negocio
comparables (distintas delegaciones o distintas divisiones nacionales por ejemplo).
Los gastos generales y de administración deben ser analizados por tipo de gasto. Los datos
históricos de gastos de administración deberían ser revisados en función de su necesidad. Si
los costes generales y de administración crecen significativamente por encima del
crecimiento de las ventas o del volumen de producción deben ser analizados para detectar
las causas, porque debería ser al contrario: al crecer el volumen deberían producirse
ahorros de costes por rendimientos de escala y no al revés.
5 Resumen
La productividad debe ser un objetivo en el área o áreas de administración y servicios
generales. Los responsables al cargo deben mantener el nivel de supervisión de la
productividad de los gastos generales y de administración para mantenerlos bajo control.
Los gastos de administración y generales son típicamente gastos fijos que deben ser
cubiertos por la utilidad de la operación de la empresa. Si existe incertidumbre sobre las
previsiones de ventas de la empresa los gastos generales deberían mantenerse al mínimo,
y en cualquier caso debe vigilarse su evolución en % sobre las ventas o la producción para
asegurarse que no crecen por encima de lo que lo hagan las ventas o la producción.
6 Referencias Bibliográficas
TOVAR JIMÉNEZ, J Finanzas y presupuestos (interpretación y elaboración) Ed.
Centro de Estudios Financieros ISBN: 8445422138 ISBN-13: 9788445422137
AMAT, J.M.; SOLDEVILA, P. y CASTELLÓ, G.: Control presupuestario. Ed. Gestión 2000.
Barcelona, 2001.