CÓDIGO FECHA

FS-02-09-10 05/09/2018
MANUAL DE FUNCIONES
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

CARGO: Coordinador de Proyectos
ÁREA: Gerencia de Renting
JEFE INMEDIATO: Gerente de Flotas
CARGO SUPERIOR JERÁRQUICO: Gerente Renting
CARGOS QUE DEPENDEN DIRECTAMENTE: N/A
POSICIÓN EN LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
http://distoapps10/gghh/AreasGGHH.aspx
OBJETIVO DEL CARGO:

Administrar adecuadamente el proyecto, ajustado al presupuesto, en costos y márgenes aprobados, asegurando el buen estado
mecánico de los equipos durante y hasta el final del contrato, propendiendo por cumplir los indicadores pactados.
II. FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

• Manejar las relaciones directas con todas las plantas y centros de distribución.
• Propiciar el cumplimiento de los indicadores establecidos.
• Analizar los indicadores mensuales del proyecto, recomendando y tomando las acciones correctivas cuando se requiera.
• Realizar seguimiento para asegurar la existencia permanente de repuestos e insumos utilizados en la operación en
conjunto con el área de repuestos.
• Programar, coordinar, conciliar y controlar inventarios mensuales a las bodegas que manejan repuestos para el proyecto.
• Realizar semanalmente inventarios selectivos de repuestos, especialmente de repuestos costosos o de alta rotación con el
fin de determinar a tiempo cualquier diferencia.
• Verificar entregar los repuestos al departamento de servicio con los soportes tanto físicos como en sistema requeridos para
tal fin, garantizando que el inventario de repuestos físico corresponda con el inventario que aparece en el sistema.
• Asegurarse que los repuestos pedidos para la operación de los equipos, sean consumidos y no se vuelvan obsoletos.
• Verificar el óptimo estado y adecuado almacenamiento de los repuestos para evitar daños.
• Hacer seguimiento al despacho de los repuestos de montacargas, llantas y accesorios a todos los concesionarios y
sucursales de la Red, para atender el proyecto.
• Mantener actualizada la base de datos con el traslado de repuestos, apertura y cierre de ordenes de reparación para las
plantas y Cedis “Centros de Distribución” a cargo de Distoyota.
• Coordinar con los encargados de Servicio de cada concesionario la atención de los equipos de las plantas que estén a
cargo de Distoyota.
• Verificar con la Gerencia Nacional de Repuestos que los precios de los repuestos suministrados por la bodega principal
CPD, tengan el descuento establecido en el contrato.
• Controlar el adecuado suministro de la mano de obra y repuestos a todos los equipos en operación a nivel nacional.
• Solicitar y recibir diligenciados para el trámite correspondiente los análisis de falla, cuyos orígenes están en daños
producidos en los equipos por causas diferentes en el manejo y manipulación.
• Coordinar, ejecutar y hacer seguimiento a los cronogramas de visitas a los clientes de acuerdo con los cronogramas y
compromisos establecidos.
• Solicitar a los concesionarios y encargados de la ejecución de mantenimiento y reparación de los equipos, listado de
actividades para el mes o meses subsiguientes de terminado el período.
• Visitar periódicamente las plantas de los clientes a nivel nacional, realizando las auditorias correspondientes al manejo del
contrato.
• Organizar semestralmente capacitaciones para los administradores del proyecto, operadores y supervisores de
montacargas en las sucursales, concesionarios, plantas y centros de distribución.
• Realizar la facturación del servicio generado a los clientes de acuerdo a las condiciones del contrato establecidas.
• Revisar la facturación recibida de los concesionarios y proveedores, y obtener la aprobación para su tramitación en
Contabilidad.
• Realizar seguimiento para asegurar que la base de datos en la extranet esta actualizada con la información de los
mantenimientos enviada por los concesionarios y las sucursales de la Red.
• Realizar la actualización trimestral del catalogo electrónico de partes con los CDs enviados por la Gerencia Nacional de
Repuestos.
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• Analizar el comportamiento del proyecto y proponer las mejoras o cambios necesarios en los procedimientos buscando
mantener el servicio acordado y la rentabilidad de Distoyota.
• Ejecutar las correcciones necesarias a las desviaciones del proyecto en sus costos.
• Realizar informe sobre el resultado de costos del proyecto por mano de obra y repuestos suministrados.
• Preparar y presentar informes de las operaciones realizadas en los contratos.
• Prestar asesoría técnica a la solución de problemas relacionados al área de servicio de montacargas.

III. RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES SGI Y SALUD EN EL TRABAJO (SST)

RESPONSABILIDADES

1. Asistir a las capacitaciones programadas y otorgar los permisos necesarios para la asistencia de su personal a cargo dentro del Sistema de
Gestión Integral, OEA y de Seguridad y Salud en el Trabajo
2. Capacitar a su personal a cargo en los procedimientos, instructivos y demás documentos que apliquen al área
3. Conocer y cumplir la política y los objetivos del Sistema de Gestión Integral.
4. Determinar los riesgos / oportunidades y aspectos e impactos de su proceso y generar e implementar los planes de acción correspondientes
5. Cumplir con todas las actividades relacionadas para el logro de objetivos y metas del Sistema de Gestión Integral
6. Medir, evaluar y analizar los indicadores de gestión definidos para el proceso y tomar las acciones necesarias para su cumplimiento
7. Apoyar permanentemente las actividades para la implementación, mantenimiento y mejoramiento continuo de las actividades asociadas al
proceso.
8. Cumplir las normas, políticas, reglamentos, instrucciones, programas y otros documentos del Sistema de Gestión Integral, OEA y de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
9. Cumplir con el Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
10. Apoyar el cumplimiento normativo legal vigente de Seguridad y Salud en el Trabajo y del Sistema de Gestión Integral y notificar los cambios
que afecten su proceso/área.
11. Informar al jefe de área las necesidades de actualización documental en los procesos que realiza.
12. Participar activamente en la elección de Comité paritario en seguridad y salud en el trabajo (COPASST) y en las actividades que éste
desarrolle.
13. Utilizar de manera adecuada los EPP para evitar alteraciones de salud.
14. Mantener buenas posturas corporales en el desarrollo de sus actividades (espalda, pies, cintura, manos, etc.).
15. Realizar las pausas activas correspondientes.
16. Velar por el cuidado integral de su salud y suministrar información clara, veraz, oportuna y completa sobre su estado de salud.
17. Realizarse los respectivos exámenes médicos exigidos por la empresa y la ley
18. Mantener el orden y aseo de todos los elementos, herramientas y equipos requeridos para el trabajo.
19. Reportar oportunamente a Gestión Humana la presencia de actos, condiciones de trabajo e incidentes que resulten peligrosos para la salud
y la seguridad, y a Gestión Integral toda ocurrencia de una emergencia ambiental
20. Participar en la investigación de accidentes e incidentes ocurridos en su área y en la implementación de los planes de acción
correspondientes.
21. Participar activamente en las inspecciones ambientales y los planes de emergencias de Seguridad, Salud en el Trabajo y Ambiental de la
empresa.
22. Participar en auditorías internas integrales y tomar las acciones necesarias de acuerdo a su resultado
23. Hacer seguimiento al cierre de no conformidades de inspecciones, auditoria internas y externas que hayan sido detectadas y que apliquen
en su proceso.
24. Mantener la confidencialidad de la información empleada en el cargo asignado.
25. Manejar con la debida precaución los documentos confidenciales de la compañía, evitando pérdida o mala manipulación de los mismos.
26. Ejecutar las acciones que puedan señalarse a través de los resultados de la gestión del riesgo frente a temas de seguridad (si aplica).
27. Ser responsable por el control y la seguridad del proceso que tiene a su cargo y ademas ser consciente de las implicaciones que sus
acciones pueden tener sobre la efectividad del Sistema de Gestión de Integral y OEA.
28. Cumplir con los protocolos de seguridad mencionados en las políticas definidas por la organización, además velar porque los funcionarios a
cargo los cumplan.
29. Ejecutar los planes de contingencia OEA frente a eventualidad de seguridad que se presenten en la organización (Si aplica).
30. Verificar las actividades desarrolladas por el personal, contratistas, visitantes, con el fin de informar actividades sospechosas que pongan
en riesgo la seguridad de las personas y de las instalaciones.
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1. RENDICION DE CUENTAS.
Rendir cuentas anualmente ante la Gerencia sobre los resultados del sistema de gestión integral, OEA y sistema de seguridad y salud en
el trabajo SG-SST, esto incluye: cumplimiento de actividades contempladas en el plan anual de trabajo SST, plan de capacitación,
cumplimiento de objetivos, metas e indicadores, planes de acción derivados de inspecciones, auditorías e investigaciones de accidentes
e incidentes.

OBSERVACIONES:
• Es deber conocer los procedimientos del área dando prioridad a los de su cargo.
• Efectuar los procedimientos del área y realizar las demás funciones inherentes al cargo que les asigne o delegue su jefe
inmediato.
• Realizar las demás funciones que le sean asignadas.
• Toda Información que se maneje dentro de la empresa es confidencial y por ningún motivo debe ser de conocimiento
público.

“Las partes, empresa y trabajador, acuerdan que las funciones anexas hacen parte integral del Contrato de Trabajo vigente y en
consecuencia de las obligaciones del Cargo que debe cumplir el Trabajador. Cualquier incumplimiento de estas obligaciones se
califica como falta grave”

JEFE DE GESTION HUMANA: NOMBRE DE TRABAJADOR: FIRMA DE TRABAJADOR:

_________________________________ _________________________________ _________________________________

IV. PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL CARGO

VER CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO

V. RESPONSABILIDADES

Manejo de información Manejo de equipos y herramientas

Manejo de recursos económicos Contacto con clientes

Toma de decisiones

VI. RELACIONES CON OTROS PUESTOS

Reemplazado por: Reemplaza a:

VII. REQUISITOS DEL CARGO

NIVEL EDUCATIVO REQUERIDO PARA EL CARGO

Bachiller Técnico

Tecnólogo Profesional
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Especialista Otro ¿Cuál?

Título: Profesional en Ingenierías o afines.

Homologación de Educación por Experiencia: Si no es profesional puede ser Técnico o tecnólogo en carreras administrativas con
experiencia mínima de 3 años coordinando equipos de manejo de materiales.
OTRA FORMACIÓN

Idiomas Sistemas Otra ¿Cuál?

¿Cuál?: ¿Cuál?:
Nivel de Dominio: Nivel de Dominio: 60%

FORMACIÓN INTERNA

• SISTEMAS DE LA COMPAÑIA

FORMACIÓN INTERNA: PROGRAMA AMBIENTAL, SG SST, OEA Y SAGRLAFT

Programas Ambientales Aspectos e impactos ambientales asociados a los

procesos
Ciclo de vida del producto Capacitación manejo de sustancias químicas y atención
de derrames
Manipulación de residuos peligrosos Manejo de sustancias peligrosas para conductores

Identificación y valoración de requisitos Trabajo seguro en Alturas

legales
Operación segura de Montacargas Protocolo de seguridad

Amenazas y riesgos en las instalaciones SAGRLAFT

Gestión riesgo cadena suministro Plan de contingencia seguridad

importaciones
Seguimiento de seguridad asociado de Matriz de riesgos - seguridad
negocio
EXPERIENCIA LABORAL

Sin experiencia 1-3 años

3-5 años 5 años en adelante

Cargos: Experiencia en procesos Ingeniería en empresas de materiales o equipos

Homologación de Experiencia por Estudios: Ingeniero Mecánico con especialización en mantenimiento o servicio o gerencia de
proyectos.