PF – Agente Administrativo

Noções de
Administração
de Recursos Materiais

Rafael Ravazolo
www.facebook.com/ravazolo
• Noções de Administração de Recursos Materiais:
‒Compras. Modalidades de compra. Cadastro de
fornecedores.
‒Gestão de estoques. Recebimento e armazenagem. Entrada.
Conferência. Critérios e técnicas de armazenagem.
‒Classificação de materiais. Tipos de classificação.

• Principais autores usados pelo CESPE:

‒Marco Aurélio Dias
‒João José Viana
‒Hamilton Pozo
‒Outros: Ballou, Chiavenato e Petrônio Martins
Materiais
• Instrução Normativa 205/88 da SEDAP
‒ Material é a “[...]designação genérica de equipamentos,
componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral,
matérias-primas e outros itens empregados ou passíveis de emprego
nas atividades das organizações públicas federais[...]”.
• Em suma: é todo o bem que pode ser contado, registrado e que tem por
função atender às necessidades de produção ou de prestação de serviço
de uma organização pública ou privada.

3
Materiais
• Materiais de Consumo X Permanentes
‒Portaria n° 448, de 13/09/2002, da STN.
‒Instrução Normativa n. 142 DASP
• Material Permanente
‒ Aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua
identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
‒ Bem adquirido especificamente para compor o acervo patrimonial da
Instituição.

4
Materiais
• Material de Consumo
I - Durabilidade - perde ou tem reduzidas suas condições de
funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
II - Fragilidade – estrutura quebradiça ou deformável, causando
irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III - Perecibilidade – sujeito a modificações (químicas, físicas) ou que se
deteriora ou perde sua característica normal de uso;
IV - Incorporabilidade - destinado à incorporação a outro bem, não
podendo ser retirado sem prejuízo do principal;
V - Transformabilidade - adquirido para fim de transformação.
- Relação custo de aquisição X custo de controle do material.

5
Administração de Materiais

• É o conjunto de atividades que tem por objetivo planejar,

executar e controlar, da forma mais eficiente e econômica
possível, os materiais adquiridos e usados por uma organização
com base nas especificações dos produtos necessários.

Tem por finalidade o abastecimento de materiais para a

organização no tempo certo, na quantidade certa, na qualidade
solicitada e ao menor custo possível.

6
Administração de Materiais – áreas/atividades
• Dias (2009): controle de estoques; compras; almoxarifado;
planejamento e controle da produção; importação; transportes e
distribuição.

• Viana (2006):

7
Administração de Materiais - atividades

8
Administração de Materiais
• Principais objetivos:
‒ Preço Baixo
‒ Alto Giro de Estoque
‒ Baixo Custo de Aquisição e Posse
‒ Continuidade de Fornecimento
‒ Consistência de Qualidade
‒ Qualificação, ou Maximização do uso dos recursos
‒ Relações favoráveis com Fornecedores
‒ Aperfeiçoamento de Pessoal
‒ Bons registros
‒ Bom nível de serviço
‒ Conciliar interesses conflitantes entre áreas (vendas X finanças) 9
Questões CESPE:
A gestão ou administração dos estoques é responsável por
equilibrar as necessidades de recursos das organizações.
A administração de materiais pode ser conceituada como um sistema
integrado que garante o suprimento da organização, no tempo oportuno,
na quantidade necessária, na qualidade requerida e pelo menor custo.
A área de administração de materiais pode atuar como conciliadora de
interesses conflitantes entre as áreas de vendas e de administração
financeira, uma vez que desenvolve técnicas de planejamento para garantir
100% da entrega dos pedidos realizados pelos clientes.
Uma das metas da gerência financeira é a minimização dos estoques; para
a gerência de vendas, ao contrário, é desejável um estoque elevado, para
melhor atender aos clientes.
10
 Compras
• Aquisição de um bem ou de um direito pelo qual se
paga um preço estipulado.
‒Visão antiga = setor burocrático, operacional
‒Visão moderna = setor estratégico
o Competitividade
o Redução de custos
o Parcerias
o Integração

11
Compras

• Objetivo do setor de compras:

‒comprar todos os produtos e serviços necessários para a
produção e o funcionamento da organização.

• Atributos:
‒melhor qualidade possível
‒quantidade correta
‒no prazo estabelecido
‒com preço compatível com o mercado
12
Compras
• Metas do setor de compras:
‒ Atender o cronograma de produção – fornecimento contínuo.
‒ Mínimo de investimento em estoques, sem comprometer a segurança
da produção;
‒ Prazos de pagamento superiores à velocidade das vendas, reduzindo a
necessidade de capital de giro.
‒ Evitar multiplicidade de itens similares, desperdício, deterioração e
obsolescência;
‒ Atender às especificações a baixo custo;
‒ Procurar as melhores condições, sempre mediante negociações justas;
‒ Analisar/avaliar os fornecedores e buscar parcerias de longo prazo,
visando ao crescimento mútuo e formando cadeias de suprimento
(supply chain).
13
Compras
• Lógica de compras: o que comprar? Quanto? Quando? Onde? Como?
• Processo (Viana, 2006):
1. determinação do que, de quanto e de quando comprar;
2. estudo dos fornecedores e verificação de sua capacidade técnica,
relacionando-os para consulta;
3. promoção de concorrência, para a seleção do fornecedor vencedor;
4. fechamento do pedido, mediante autorização de fornecimento ou
contrato;
5. acompanhamento ativo durante o período que decorre entre o
pedido e a entrega;
6. encerramento do processo, após recebimento do material, controle
da qualidade e da quantidade.
14
Etapas do Processo
1. Preparação - recebimento da Requisição de Compras
2. Planejamento - manutenção do cadastro de fornecedores + definição
de critérios de compra
3. Seleção - consulta aos fornecedores + recebimento das propostas
4. Concorrência - análise das propostas + escolha + negociação
5. Contratação - emissão do contrato / pedido de compras
6. Controle da entrega - acompanhamento do pedido (follow-up) +
recebimento do material + aprovação para pagamento.
• O pedido de compra tem força de contrato e sua aceitação pelo
fornecedor implica o atendimento de todas as condições aí estipuladas,
tais como: quantidade, qualidade, frequência de entregas, prazos, preços
e local de entrega.
15
Organização do setor de Compras
• Dias (2009): independentemente do porte da empresa, os seguintes
princípios básicos de organização constituem-se em normas
fundamentais:
‒Autoridade para compra;
‒Registro de compras, de preços, de estoques e de consumo;
‒Cadastro de fornecedores;
‒Arquivos de produtos e de especificações técnicas (catálogos).

• Um setor de compras eficaz deve manter um arquivo onde deve registrar

a vida do produto, controlando todas as fases do processo de compra, as
variações de preço, as modificações das quantidades solicitadas, a
indicação de uma nova condição de pagamento e as entradas de
mercadorias correspondentes ao pedido colocado.
16
Organização do setor de Compras
• Atividades típicas: pesquisa, aquisição e gestão.
• Pesquisa
‒Estudo do mercado
‒Estudo dos materiais
‒Análise econômica e de custos
‒Análise de embalagens e transporte
‒Investigação das fontes de fornecimento
‒Desenvolvimento de fontes de fornecimento
‒Criação de diretrizes e normas para as aquisições
17
Organização do setor de Compras
• Aquisição (ações de suprimento)
‒Conferência das requisições de compras
‒Cotação e decisão sobre compras
‒Negociação de contratos
‒Efetuar encomendas
‒Acompanhar o recebimento e o pagamento

18
Organização do setor de Compras

• Gestão/Administração
‒Manutenção de estoques baixos
‒Transferência de materiais
‒Cuidados com excessos e obsolescência
‒Desenvolvimento e orientação dos compradores
‒Integração com outras áreas da organização
‒Intercâmbio de informações com áreas e fornecedores
‒Avaliação do desempenho dos fornecedores

19
Organização do setor de Compras

• Atividades compartilhadas com outros setores:

‒Determinação de fabricar ou comprar
‒Padronização e normalização
‒Especificação e substituição de materiais
‒Testes de qualidade
‒Recebimento e controle de estoques
‒Programas de produção

20
Centralização x Descentralização

• Centralização
‒Área de compras
‒Comitê

• Descentralização
‒ Unidades com autonomia

21
Centralização x Descentralização
• Vantagens Centralização
‒ Visão do todo quanto à organização do serviço;
‒ Análise do mercado com eficácia - especialização;
‒ Melhor aproveitamento e controle das verbas;
‒ Redução dos preços médios pela aquisição em escala;
‒ Facilitação do relacionamento estratégico com fornecedores;
‒ Homogeneidade na qualidade dos materiais;
• Comitê
‒ Decisões tornam-se mais técnicas;
‒ O nível de pressões sobre compras é mais baixo;
‒ A coparticipação das áreas cria um ambiente favorável tanto do ponto de vista
político, como profissional.

22
Centralização x Descentralização

• Descentralização
‒Unidades independentes em diversos locais/regiões
‒Aquisição mais rápida
‒Menor custo de transporte
‒Facilidade de contato com fornecedores
‒Peculiaridades regionais

23
Fazer ou Comprar

• Make or Buy

‒Verticalização: estratégia que prevê que a empresa tentará

produzir internamente tudo o que puder.

‒Horizontalização: estratégia de comprar de terceiros o

máximo possível dos serviços necessários e dos itens que
compõem o produto final.

24
Perfil do Comprador
• O comprador moderno:
‒vê a função como estratégica e geradora potencial de
lucro/economia;
‒acredita que deve contribuir para os planos de longo prazo
da organização;
‒possui conhecimentos técnicos e utiliza ferramentas de
planejamento;
‒possui metas bem definidas para atingir objetivos;
‒é criativo;
‒colabora com outras áreas da empresa.

25
Negociação

Elementos característicos de disputa

X
Necessidades mútuas a serem atendidas

• Negociação ganha-ganha
‒Baseada em credibilidade, confiança e ética
‒Habilidades técnicas + habilidades interpessoais

26
Organização do setor de Compras

• Características de um sistema adequado de compras:

‒Sistema de compras a três cotações
o Segurança e justiça no preço
o Busca e incentiva novos fornecedores.
‒Sistema de preço objetivo
o Conhecimento prévio do preço justo
o Dupla verificação – mostra realidade do mercado
‒Duas ou mais aprovações
‒Documentação escrita (em papel ou digitais)

27
Modalidades de compra
• Três situações de compra típicas:
‒Nova Compra
‒Recompra Simples
‒Recompra Modificada
• Quanto ao trâmite: normal; de emergência; contratadas
• Quanto ao objetivo: para investimento; para consumo
• Quanto à origem/ local de aquisição: locais; importadas
• Quanto à formalização: formais e informais
• Outros tipos: antecipadas e especulativas

28