FOLLA DE CALCULO: CALC SETEMBRO 2012

Objetivos:

o Familiarizarse con el entorno una hoja de cálculo.

o Crear tablas de datos y trabajar con fórmulas.
o Crear libros y trabajar con datos de diferentes hojas.
o Utilización de las fórmulas básicas.
o Creación de gráficos.
o Configuración de las hojas de cálculo para impresión.

Contenidos:

o ¿Qué es una hoja de cálculo?

o Introducción al entorno de trabajo (LibreOffice Calc)
o Introducción y modificación de datos
o Formato de celdas, filas, columnas (color, tipo de datos, bordes, dimensiones, etc.)
o Filtros y ordenación de los datos
o Trabajo con fórmulas
o Gestionar las hojas de cálculo de un libro
o Formatos condicionales
o Creación de gráficos
o Configuración para la impresión de los datos
1. ¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo no es más que una aplicación que permite manejar datos numéricos y
alfanuméricos organizados en forma de tablas y compuestas por celdas compuestas por filas y
columnas. La celda es la unidad básica de información en una hoja de cálculo, donde se introducen
los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. En este tipo de aplicaciones se pueden hacer
cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar diferentes tipos de gráficas.
Las aplicaciones que más se usan en cuanto a las hojas de cálculo son Excel (esta aplicación esta
dentro del paquete de Microsoft Office obteniendose con una licencia), y ya nombrando las
aplicaciones de software libre (están bajo licencias GPL y se pueden descargar de forma libre).
También existe una herramienta como es Google Docs que permite crear una hoja de calculo para
compartirla en la red de redes.
Para poder bajar las herramientas de uso libre podemos ir a las siguientes direcciones:

– Open Office: http://www.openoffice.org/es/descargar/

– Libre Office: http://es.libreoffice.org/descarga/

Este conjunto de aplicaciones es multiplataforma, es decir está disponible para equipos con
Windows, Linux y Mac.

2. Introducción al entorno de trabajo (LibreOffice Calc).

Una vez hemos descargado nuestro software, y lo hemos instalado en nuestro equipo llega el
momento de que conozcamos el entorno de esta aplicación.

En equipos con Windows tenemos que ir a Inicio-> Todos los programas -> Open Office-> Calc
Si fuera un equipo con Libre Office tendriamos que hacer lo mismo, solo que en vez de ver que es
Open Office, elegiriamos Libre Office y escogeriamos la misma opción que es Calc.
Una vez ya hemos abierto nuestra aplicación veremos la siguiente imagen:

Vamos a ver como diferenciamos las diferentes partes de este programa:

Barra de título: Nos muestra el nombre del documento con el que estamos trabajando, además de
de que disponemos de acceso a los botones de cerrar, minimizar y maximizar.

Menú principal: En este menú tenemos acceso a una serie de acciones y herramientas agrupadas
según la funcionalidad, para poder manejar la hoja de cálculo. Si hacemos clic sobre cualquiera de
las opciones vemos que se despliega un submenú con las opciones disponibles.

Barra de herramientas estándar: Aquí podemos encontrar una serie de botones que nos facilita el
acceso a las diferentes herramientas con las que cal nos permite trabajar.

Barra de herramientas formato: Aquí podemos encontrar las herramientas que nos ayudan a
definir el formato del contenido de la hoja de cálculo.

Barra de formulas: Esta barra sirve para insertar contenido en la celda actual del area donde
estamos trabajando, así como para revisar o modificar el contenido de esa celda.
Títulos de columnas: Esta barra nos ayuda a trabajar con las columnas, ya que aparte de nombrar a
cada columna con una letra (esta nos va a servir para localizar los datos contenidos en la hoja de
cálculo) también nos va a orientar con la anchura de cada columna.

Títulos de filas: Esta barra funciona de forma similar a la de títulos de columna, y está orientada a
nombrar las diferentes filas, así como orientarlos sobre la altura de las filas.

Zona de trabajo: Esta parte está compuesta por celdas (intersección de filas y columnas), y es en
cada espacio de las celdas donde vamos a insertar el contenido de nuestras hojas.

Sector de hoja de trabajo: Un documento de Calc puede contener diversas hojas, esta zona nos va
a ayudar a movernos entre las distintas hojas que conforman nuestro documento.

Barra de desplazamiento: Existen unas flechas en los extremos de la barra de desplazamiento por
las cuales podemos visualizar el contenido de nuestra hoja de cálculo, igualmente podemos observar
y desplazarnos por las propias barras.
Barra de estado: Nos informa en cada momento en referente a nuestro documento actual.

Barra de estado.

Una hoja de cálculo está dividida en filas y columnas, en una hoja de cálculo podemos manejar un
total de 65536 filas, y columnas podemos manejar un total de 1024.

En esta imagen se muestra la

intersección entre una
columna y una fila, a esta
intersección se le llama celda,
en este caso la celda que está
seleccionada es la celda C2.

Esta celda que está marcada es la denominada celda activa,

la distinguimos por que la vemos marcada con un
cuadradito más ancho, en el caso de la imagen la celda
activa es la B2. Una vez que una celda está activa,
podemos introducir datos en ella.

Ahora que ya hemos comentado la interfaz de calc, hemos visto que se divide en filas y columnas y
que podemos seleccionar las celdas, ahora toca el turno para saber como movernos con la hoja. Para
movernos por la hoja podemos hacerlo con el ratón y clicando encima de la celda que queremos
activar, pero aparte del ratón también podemos usar el teclado para movernos por la hoja de cálculo,
para ello tenemos que pulsar las teclas de movimiento del teclado.

Aparte de esta selección,

también podemos
seleccionar un rango de
celdas, y también hay dos
formas de hacerlo, si
usamos el ratón podemos
hacerlo pulsando el botón
izquierzo del ratón y
seleccionando la primera
celda y sin soltar
arrastramos hacia donde
queramos seleccionar.

Vemos que en la parte de

arriba nos aparece la
siguiente notación: A2:C6, esas son las celdas afectadas por la selección, y también podemos
escribir ahí el rango que queramos seleccionar escribindiendo directamente y pulsamos la tecla intro
para que nos haga la selección.

La siguiente forma de hacerlo también es válido seleccionando la primera celda del rango y una vez
esté activa pulsamos la tecla Mayúsculas y sin soltar nos desplazamos a la última celda que
queremos seleccionar y clicamos con el botón izquierdo del ratón.

Hay veces que queremos seleccionar varios rangos o celdas que no son continuas, para ello
debemos pulsar la tecla CTRL y con el botón izquierdo del ratón vamos clicando las celdas o los
rangos discontinuos que necesitemos.

Cuando lo que necesitamos es seleccionar toda la hoja debemos pulsar en el siguiente punto:

Si lo que necesitamos es seleccionar filas o columnas debemos pulsar encima de los títulos de la fila
o columna a seleccionar. Si desplazamos el ratón hacia abajo o hacia la izquierda seleccionaremos
varias filas o columnas. También podemos seleccionar filas o columnas no contiguas, para ello
pulsamos la tecla CTRL y vamos pulsando los titulos de las filas o columnas que necesitemos
seleccionar.
3. Introducción y modificación de datos (LibreOffice Calc).

Llego el momento de introducir datos en nuestra hoja de cálculo, para ello vamos a hacer una
práctica.

Cuando trabajamos con una hoja de cálculo, es importante tener claro que tipo de dato vamos a
representar, es decir si es un número y si va a llevar decimales, si es un porcentaje, si el formato es
moneda y que símbolo va a usar.
Para poner el formato adecuado al tipo de dato que necesitamos en nuestra hoja de cálculo hacemos
lo siguiente:

Seleccionamos la celda que queremos formatear, o el rango que

necesitemos formatear y en la pestaña Número seleccionamos el
tipo de dato que queramos.
Ahora que ya tenemos la celda seleccionada con el botón
derecho del ratón nos salen las siguientes opciones:

Seleccionar una celda

Escogemos la opción de Formatear celdas

Vemos que si elegimos la opción de tipo

de dato como número en el apartado
opciones elegimos el número de
decimales que va a tener nuestro número
para poder realizar operaciones aritméticas.

4. Formato de celdas, filas y columnas.

En la misma ventana donde establecemos el tipo de dato que va a tener nuestra celda también
vemos los apartados fuente, efectos de fuente, alineación, borde, fondo y protección de celda.

Fuente-> La tipografía que le vayamos a poner a nuestra celda o al rango que queramos cambiar y
también el tamaño de esa tipografía.
Efectos de fuente-> El color de la fuente, si le vamos a poner relieve a ese texto o a ese número, si
queremos ponerle efecto de sombra o esquema, también vemos que podemos establecer un
sobrelineado, el efecto tachado o un subrayado, con lo que también podemos cambiar el color tanto
del sobrelineado como del subrayado.
Alineación: Aquí establecemos la alineación del texto tanto la horizontal como la vertical y también
la sangría. También podemos orientar el texto a un determinado ángulo. Tenemos otras propiedades
como ajustar el texto automáticamente para que quede alineado, y reducir para ajustar al tamaño de
celda, con esto ajustamos el texto al tamaño de la celda.
Borde: Aquí establecemos las opciones del borde si se lo quemos poner a una celda para reforzar un
resultado o simplemente queremos que nos salgan las celdas divididas en nuestra hoja. Elegimos
como queremos disponer las líneas, el estilo de la línea y color y también como queremos
configurar la distancia entre el borde y el texto que vayamos a colocar en la celda.
Fondo: Con esta opción podemos elegir el color que le vayamos a poner de fondo a nuestra celda o
a nuestro rango.
Protección de celda: Con esta opción podemos proteger una determinada celda o rango para que no
pueda ser modificado y sea solo la persona que creó ese documento la que pueda realizar esas
modificaciones, ojo esta opción solo va a ser efectiva en la hoja activa.
Otra de las opciones que nos da esta pestaña es ocultar las fórmulas, es decir que veamos solo el
resultado, pero no la fórmula que está siendo utilizada.

Todas estas opciones también están activas para los rangos, siempre debemos acordarnos que el
rango debe estar seleccionado.

5. Filtros y ordenación de los datos.

Para limitar el tipo de datos que queremos que aparezca en nuestra hoja de cálculo, existe una
opción denominada “Filtros”.
Para poner un filtro debemos ir a

Normalmente se escoge la
opción de filtro automático para
que se muestren u oculten unas
columnas determinadas las
cuales cumplan una determinada
condición.

Para filtrar pulsaremos en la

flecha desplegable del
encabezado de la columna y
elegimos el elemento por el que
queremos filtrar.

Para ver como se hacen los filtros aprovechamos el Ejercicio_03.

Nos ponemos encima de la cabecera de la hoja a la que le queremos poner el filtro y vamos a Datos-
Filtro-Filtro automático, usando esa opción el propio calc aparece la siguiente imagen:
6. Uso de fórmulas.

A la hora de usar las fórmulas en una hoja de cálculo, se puede hacer de dos formas, poniendo los
números que queremos usar, o haciendo referencia a una celda.
Por ejemplo, queremos hacer la suma del número 120 y 60, pues para ello nos situamos en la celda
donde queremos que nos muestre el resultado y escribimos =120+60, el resultado de esta operación
será 180 y nos la mostrará en la celda en la que hemos escrito nuestra fórmula.

En este caso vemos el resultado en la celda A1 y la celda activa en este ejemplo es la celda A2.

Antes he comentado que se podían hacer referencias a las celdas, para ello debemos fijarnos la
situación de los datos, estableciendo en la fórmula la situación de la celda que queremos usar y el
tipo de calculo que queremos hacer.

Ejemplo:

A la hora de referenciar una celda tenemos tres tipos de referencias:

– Referencia relativa: Las referencias de filas y columnas cambian si se copia la formula en
otra celda, es decir se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la
distancia entre la formula y las celdas que forman parte de la formula. Esta es la opción que
ofrece Calc por defecto.
 – Referencia absoluta: Las referencias de filas y columnas no cambian si se copia la formula
a otra celda, las referencias a las celdas de la formula son fijas.

– Referencias Mixtas: Podemos hacer una combinación de ambas referencias, podemos

hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o viceversa.

Si copiamos el contenido de la celda A2 en la celda B3, al existir el simbolo $ delante de la columna

aunque se copie una columna más hacia la derecha, ésta no va a variar, pero al no tener el símbolo $
delante de la fila, al copiarla una fila hacia abajjo la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado
sería =$A2+2.

Aparte de operaciones sencillas como puede ser la suma, resta, multiplicación y división, también
podemos realizar otro tipo de operaciones aritméticas y matemáticas.

Tipos de operadores:

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + -

* / % ^(las potencias).

OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: &

OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor

lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> (distinto
de).

OPERADORES DE REFERENCIA indican que el valor producido en la celda referenciada debe

ser utilizado en la fórmula. En Calc pueden ser:
 – Operador de rango: indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas.
Ejemplo A1:G5.
– Operador de unión: indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas.
Ejemplo: A1, G5.

Uno de los ejemplos de las funciones es la función promedio, mediana, máximo, mínimo (funciones
estadísticas). Otras funciones como por ejemplo producto (multiplicación), suma, resta, cociente
(funciones matemáticas).

7. Formato condicional.

El formato condicional lo que hace es dar un formato determinado a una celda o a un rango de
celdas que cumplan unas determinadas condiciones.

Para realizar el formato condicional tenemos que ir a:

Formato->Formato condicional.

Una vez elegida la función, nos sale la siguiente ventana:

Vemos que podemos insertar hasta 3 condiciones en un mismo

rango. Normalmente es elegir una de las condiciones para que
nos cree el formato deseado para ese rango.

Elegimos las opciones que nos interesen, y elegimos el tipo de

formato que queramos usar (tamaño de letra, fondo, color de
fuente, etc...).
8. Gráficos.

Una de las opciones que nos permite calc, son la posibilidad de crear gráficos en nuestra hoja de
calculo.

Para crear un gráfico en calc tenemos que ir a: Insertar-

>Gráfico

Una vez tenemos elegida la opción nos aparece el asistente de

gráficos.

En el asistente vemos los pasos que debemos seguir para crear nuestro gráfico, y en el medio vemos
que nos aparece una lista con el tipo de gráfico que queramos elegir.

Según elegimos el tipo de gráfico con el que queramos trabajar, vemos que también cambia la vista
previa de la gráfica que vamos a elegir.

Una vez tenemos ya sleccionado el tipo de gráfico que vamos a usar, le damos a siguiente para
seleccionar el rango de los datos que vamos a usar para crear nuestro gráfico.
Al lado del espacio donde escribimos el rango a usar en nuestro gráfico, vemos un botón
Este botón si lo pulsamos nos aparece la siguiente pantalla:

Es en este espacio donde vamos a escribir el rango necesario para realizar el gráfico.

Pulsamos el botón siguiente y pasamos al siguiente paso, que ya son las series de los datos.
Introducimos las series que componen nuestro gráfico y una vez esté toda la información
introducida volvemos a pulsar en siguiente.

Escogemos el título del gráfico y las leyendas, especificamos los ejes X e Y y elegimos la opción de
mostrar leyenda para la identificación de los datos en nuestro gráfico.

Una vez esté todo correcto le damos a finalizar y ya tenemos nuestro gráfico creado.