Diagnostico organizacional ASFINSERVICIOS

Miguel Angel Castro Galvis.

Mayo 2019.

SENA.
Centro de servicios financieros.
Gestión del talento humano por competencias.
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Abstract

This written is an organizational analysis of a business company.

ASFINSERVICIOS has seven direct workers and others indirect workers.

In this written the writer study some important aspects on the situation of the
work team in this company.
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Tabla de Contenidos

1. Relacion organización con el ambiente 1

1.1 Historia de la organizacion 1
1.2 Relacion entre la organización y la sociedad 1
2. Cultura y cultura organizacional………………………………………………….
2.1 Mitos…………………………………………………………………………........
2.2 Creencias acerca de las relaciones laborales………………………………………..
2.3 Creencias acerca de los plazos……………………………………………………
2.4 Heroes y villanos………………………………………………………………………………………………………………
2.5 Valores corpporativos………………………………………………………………………………………………………
2.6 Estilo de vida inducido por La organización………………………………………………………………………
3. Estructura………………………………………………………………………………………………………………………
3.1 Descripcion de los miembros de la organización………………………………………………………………
3.2 Descripcion de la estructura de la organización……………………………………………………………….
3.3 Identificacion de departamentos……………………………………………………………………………………..
3.4 Descripcion de subunidades…………………………………………………………………………………………….
4. Comunicaciones…………………………………………………………………………………………………………….
5. Poder……………………………………………………………………………………………………………………………
6. Motivacion……………………………………………………………………………………………………………………
6.1 Politica de administracion de recursos humanos…………………………………………………………….
6.2 Preocupacion por la motivacion laboral………………………………………………………………………….
6.3 Motivacion existente hacia los fines laborales…………………………………………………………………
6.4 Agrado / desagrado sobre las condiciones laborales……………………………………………………….
7. Clima laboral………………………………………………………………………………………………………………..
7.1 Sensacion con respecto al ambiente laboral……………………………………………………………………
7.2 Relaciones informales……………………………………………………………………………………………………..
8. Sindicatos…………………………………………………………………………………………………………………….
9. Toma de decisiones………………………………………………………………………………………………………..
9.1 Quienes y en que grado participan en la toma de decisiones………………………………………….
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ANALISIS ORGANIZACIONAL ASFINSERVICIOS

1. Relación organización-ambiente.

1.1 Historia de la organización: ASFINSERVICIOS es una empresa

constituida en la ciudad de Bogotá desde marzo del 2010, inicialmente
funciono en la calle 13 con carrera 12 en pleno centro de Bogotá en la
oficina 302 del edificio internacional, a partir del año 2016 se traslada a la
avenida rojas con calle 66 lugar en el que actualmente se encuentran sus
instalaciones físicas.

Desde sus inicios la empresa se ha dedicado a prestar servicios

empresariales de apoyo a otras empresas pertenecientes a diversos
sectores de la economía. Dentro de su portafolio de servicios encontramos
capacitaciones presenciales y virtuales, intermediación comercial, asesoría
en procesos de contratación de personal, comercialización de pólizas de
cumplimiento, asesoría en la elaboración y ejecución de modelos de gestión
financiera y apoyo en logística para actividades de comercio internacional.

Inicialmente conto con 3 empleados y en la actualidad cuenta con 7

empleados y una planta de contratistas que se contratan por prestación de
servicios en el momento en el que la empresa necesite de ellos. La
empresa cuenta con una página web ( www.asfinservicios.com ) en donde
se describen de manera general los perfiles de sus principales
colaboradores además de los servicios que presta hoy en dia.

1.2 Relaciones entre la organización y la sociedad: ASFINSERVICIOS se

relaciona a través de canales presenciales con la sociedad enfocándose
principalmente en los microempresarios que por la naturaleza y objeto
de sus organizaciones requieren los servicios por esta empresa
ofrecidos.

Los funcionarios de la empresa realizan visitas comerciales en donde

presentan el portafolio de servicios ofertado y la forma como este puede
ayudar a mejorar la situación organizacional de los futuros clientes. En la
ciudad de Bogotá y más específicamente en la localidad de Engativá es
reconocida por brindar un servicio de calidad a una módicas tarifas. De
igual forma como estrategia de posicionamiento a patrocinado equipos
deportivos aficionados y realiza una constante presencia en redes sociales
especialmente YOUTUBE.

La relación a sido positiva y se observa que tanto empresa como sociedad

representada por los empresarios que han contratado los servicios de la
empresa han obtenido un mutuo beneficio.

2. Cultura y cultura organizacional.

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1.2 Mitos acerca del trabajo: para ASFINSERVICIOS y particularmente para

su equipo de colaboradores el trabajo es un privilegio, un compromiso y
una responsabilidad. Esa es la premisa que en la materia se emana
desde la gerencia en donde se enfatiza el deber que se tiene con cada
uno de sus clientes, el deber que se tiene con los compañeros, con la
organización y con el entorno social.

Es por esto que el mismo se debe realizar con agrado y compromiso. Para
lograr esto la gerencia utiliza estrategias de Coaching y gerencia Coach,
siguiendo las teorías del Coaching ontológico expresadas por Rafael
Echeverría y Julio Olaya principalmente quienes son fundadores e
impulsores de esta escuela de Coaching en donde más que hablar de jefes
o superiores se enfatiza en el concepto de líderes.

Sin embarco culturalmente en la sociedad y en el gremio de los

microempresarios se encuentra resistencia a este tipo de asesorías pues se
desconfía de los resultados por lo cual se objeta las inversiones que se
realizan en las mismas. Por esta razón en ASFINSERVICIOS al momento
de interactuar con sus clientes lo primero es ayudarles a enfocar sus metas
para que entiendan la importancia de los procesos por nosotros realizados.

1.3 Creencias acerca de las relaciones laborales: Dentro del grupo de los 7
colaboradores todos son profesionales en distintas áreas y se conocen
desde hace más de 10 años, ósea ya se conocían antes de fundar la
empresa lo que ha facilitado la conformación de un equipo de trabajo
propositivo en donde se evidencia un ambiente de colaboración y
enfoque en el logro de las metas organizacionales más que una
competencia entre ellos mismos.

Entre los contratistas ocasionales que tienen un perfil académico diferente

si se observa más un ambiente de competencia y hasta desconfianza pues
tienen la creencia de que si a los demás no les va bien se va a valorar más
su aporte a la organización y van a ser tenidos en cuenta para contratos
más frecuentemente.

2.3 Creencias acerca de los plazos: Los colaboradores en ocasiones se

sienten presionados por los plazos establecidos para la elaboración de las
actividades, se evidencia una diferencia marcada entre la forma como
gestionan esta presión los colaboradores fijos en relación con los
colaboradores ocasionales, ya que los primeros muestran una actitud
propositiva y dispuesta a encontrar soluciones mientras que los segundos
en ocasiones tienden a victimizarse y buscar justificaciones para no cumplir
la totalidad de sus compromisos, sin embargo es de aclarar que esta no es
una regla de comportamiento general que se repita en todas las ocasiones.

2.4 Héroes y villanos: Dentro de ASFINSERVICIOS en sus comunicaciones

y actuaciones no existen villanos entre otras cosas debido a que el respeto
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y la tolerancia son valores primordiales y de obligatorio compromiso dentro

de la organización, por el contrario se enfatiza en la figura de héroes
empoderando a cada uno de los colaboradores ya que todos aportan para
el logro del beneficio común.

2.5 Valores compartidos: Los principales valores en la organización son la

honestidad, el respeto, la tolerancia, la disciplina, el liderazgo y la
proactividad.

Estilo de vida inducido por la organización: El estilo de vida que inculca la

organización se basa en la disciplina como fuente del crecimiento personal
y organizacional, esto se explica tanto a los colaboradores como a los
clientes al momento de ingresar a la misma. Adicional se tiene la certeza de
que esta disciplina mejora el entorno familiar y social de todos los
vinculados ya que promueve espacios de integración familiar y brinda los
recursos para disfrutar de los mismos.

2. Estructura

1.2 Descripción de los miembros de la organización:

 Miguel Angel Castro: Administrador de empresas, especialista en

Coaching, 42 años de edad, casado, se ha desempeñado como jefe
de cartera en el sector financiero, Coordinador de sede en una
universidad y como docente universitario. En la organización ocupa
el cargo de gerente.
 Jesus miguel Castro: Contador público especialista en seguridad
social, 68 años de edad, casado, se ha desempeñado como gerente
de una oficina bancaria y como docente universitario. En la
organización ocupa el cargo de ejecutivo contable y financiero.
 Maria Alexandra Castro: Bacterióloga, especialista en gerencia de
mercadeo, 35 años de edad, casada, se ha desempeñado como
ejecutiva comercial en distintos sectores de la economía. En la
organización ocupa el cargo de ejecutiva de mercadeo.
 Stella Acuña: Profesional en comercio exterior, especialista en
trámites aduaneros, 40 años, casada, se ha desempeñado como
profesional independiente en su área y como docente universitaria.
En la organización ocupa el cargo de ejecutiva en comercio exterior.
 Giovanny Cordero: Psicólogo, especialista en terapia ocupacional, 40
años de edad, casado, se ha desempeñado como analista de
selección y profesional independiente. En la organización ocupa el
cargo de ejecutivo psicosocial.
 Juan Carlos Pardo: Abogado, 38 años de edad, casado. Se ha
desempeñado como profesional independiente y coordinador de
cobranza jurídica. En la organización ocupa el cargo de ejecutivo
judicial.
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 Juan Manuel Castañeda: Economista, magister en administración, 54

años de edad, se ha desempeñado como gerente de empresas del
sector real y como docente universitario. En la organización ocupa el
cargo de ejecutivo de proyectos.

1.3 Descripción de la estructura de la organización:

 Organigrama.
 Organización del trabajo: En ASFINSERVICIOS se hacen reuniones
de equipo primario siempre que se presenta un requerimiento por
parte de un cliente, a la misma asisten el gerente, el ejecutivo
encargado del área que competa y el o los contratistas que van a
intervenir en la labor. En dicha reunión se definen los alcances de la
actividad, las condiciones y el entregable final así como la
responsabilidad que tiene cada integrante del equipo dentro del
proceso. Posteriormente se hacen reuniones de control y
seguimiento para retroalimentar el proceso y verificar el alcance o la
desviación en el logro de los objetivos establecidos.

Identificación de departamento: En ASFINSERVICIOS existe una gerencia

a la cual reporten los 6 departamentos existentes en la organización que
son: Departamento contable y financiero, Departamento comercial,
Departamento psicosocial, Departamento jurídico, Departamento de
proyectos y Departamento de comercio exterior.

Descripción de subunidades: ASFINSERVICIOS está estructurada como

una organización funcional ya que se presenta una jerarquía dentro de la
misma y el equipo se divide en departamentos en cabeza de un experto en
la función desarrollada por cada una de estas unidades.

2. Comunicaciones:

La comunicación en ASFINSERVICIOS se da en todos los sentidos siendo

caracterizada de la siguiente forma:

 Descendente: El gerente informa a los jefes de departamento las

cuestiones que son del interés particular de cada quien y que a su vez son
vitales para el desarrollo del objeto social de la organización, esta
información es replicada por los jefes de departamento a sus
colaboradores si es que en el momento los tienen.
 Ascendente: la información se retroalimenta de abajo hacia arriba teniendo
en cuenta el conducto regular es decir del contratista al jefe de
departamento y del jefe de departamento a la gerencia.
 Horizontales: debido a que se incentiva el trabajo en equipo es común la
comunicación entre pares para articular esfuerzos y llegar más rápido a las
metas propuestas.
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 Formal vs informal: la comunicación dentro de la organización es formal, al

ser una organización de tamaño reducido se facilitan los canales de
información evitando los rumores a nivel dirigencial. A nivel de contratistas
si se observa en ocasiones la circulación de rumores por mala
interpretación de la información o por la aparición de información no
emitida por los entes oficiales.

3. Poder

3.2 Definición de la línea de mando: La línea de mando está bien definida

en AFINSERVICIOS y la misma es: Gerente-Jefes de departamento-
Contratistas.

Estilos de mando: En ASFINSERVICIOS se incentiva un estilo de mando

democrático y participativo basándose en los principios de la gerencia tipo
coach.

Aparición del liderazgo: A pesar de ser un mando democrático no se

evidencian muchas apariciones de liderazgo espontaneo y proactivo.
Simplemente cada persona se encarga de liderar sus funciones o las
personas a su cargo pero sin demostrar mucho liderazgo hacia la
organización en su totalidad.

5.4 Existencia del liderazgo ejecutivo: Cada dirigente de ASFINSERVICIOS

demuestra características de liderazgo, basado este en su formación y
experiencia.

Organización informal: desde la gerencia se procura establecer espacios de

esparcimiento colectivo en donde surjan los grupos informales que
fortalecen el equipo de trabajo en sí.

4. Motivación

1.2 Políticas de administración de recursos humanos: No se evidencia la

existencia de políticas particulares en este tema, solo la línea de
jerarquía ya explicada y los criterios de remuneración por el trabajo
realizado.

1.3 Preocupación por motivación laboral: Desde la gerencia existe una

intención de motivar a los empleados, aunque esta motivación solo llega
a los jefes de departamento más no a los contratistas, siendo esto un
problema organizacional.

6.3 Motivación existente hacia los fines organizacionales: Cada colaborador

tiene claro cuáles son los fines organizacionales de la empresa, sin
embargo el nivel de motivación para lograr los mismos va decayendo en la
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misma medida en que va bajando la posición en la estructura

organizacional.

6.4 Agrado/ desagrado sobre las condiciones laborales: En

ASFINSERVICIOS se presenta tanto agrado como desagrado acerca de las
condiciones laborales. Notándose agrado dentro de los jefes de
departamento y desagrado en algunos casos entre los contratistas
subordinados a los mismos.

2. Clima laboral:

2.2 Sensación con respecto al ambiente laboral: la sensación que se tiene

sobre el ambiente laboral es positiva ya que las relaciones
interpersonales entre los integrantes del equipo de trabajo son sanas y
fuertes y se basan en el respeto y la tolerancia.

6.2 Relaciones informales: Las relaciones informales son fuertes ya que

varios de los integrantes del equipo de trabajo se conocen hace varios años
y han disfrutado de actividades de esparcimiento que han fortalecido sus
vínculos sociales y de amistad.

3. Sindicatos.

En ASFINSERVICIOS no existe sindicato.

4. Toma de decisiones:

4.2 Quienes y en qué grado participan en la toma de decisiones: Las

decisiones que afectan directamente a la organización son tomadas por
el gerente en algunos casos en compañía de los jefes de departamento
cuando las mismas afectan su respectiva área de trabajo. Se realiza una
exposición de ideas y el gerente es el que en últimas toma la decisión a
seguir.