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MANUAL DE
GESTIÓN DE
ALMACENES
ISO 9001:2008

AUTO RIZACIO NES

Preparado por: Revisado por: Autorizado por:
Liliana Cuellar Lic. Monica Paredes Ing. Erwin Hornéz
Cargo: Cargo: Cargo:
Jefe de Almacén Gerente Adm. y Financiero Gerente General
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INDICE

Página
Capítulo 1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA……………………………………………………. 04

1.1. Misión………………………………………………………………………………………………… 05
1.2. Visión…………………………………………………………………………………………………. 05
1.3. Valores……………………………………………………………………………………………….. 05

Capítulo 2. ALCANCE DEL MANUAL………………………………………………………………… 05

Capítulo 3. IDENTIFICACIÓN DE PROCESOS……………………………………………………… 05

Capítulo 4. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACIÓN……………………………………………... 07

4.1. Documentos………………………………………………………………………...……………….. 07
4.1.1. Manual de Gestión de Almacenes (MGA)……………………………………………… 07
4.1.2. Manual de Procedimientos de Trabajo –PT……………………………………………. 07
4.1.3. Descripción de Puestos de Trabajo – DPT…………………………………………….. 07
4.1.4. Registros – REG………………………………………………………………………….. 07
4.2. Control de Documentos…………………………………………………………………………….. 07
4.3. Control Registros……………………………………………………………………………………. 07

Capítulo 5. POLITICAS DE CALIDAD DE ALMACENES………………………………………….. 08

5.1. Componentes………………………………………………………………………………………... 08
5.2. Organigrama…………………………………………………………………………………………. 10
5.3. Descripción de puestos de trabajo………………………………………………………………… 11

Capítulo 6. REGISTROS………………………………………………………………………………… 12

6.1. Registro Sanitario……………………………………………………………………………………. 12

Capítulo 7. FLUJOGRAMAS……………………………………………………………………………. 13

7.1. Recepción de Stock………………………………………………………………………………….. 14

7.2. Movimiento de Stock…………………………………………………………………………………. 15
7.3. Pickeo………………………………………………………………………………………………….. 16
7.4. Validación Pedidos…………………………………………………………………………………… 17
7.5. Reposición Estaciones Líneas………………………………………………………………………. 18
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7.6. Validación - Facturación…………………………………………………………………………… 18

7.7. Picking………………………………………………………………………………………………. 18
7.8. Despacho…………………………………………………………………………………………… 19

Capítulo 8.

Capítulo 9. DURACION O MODIFICACIONES…………………………………………………….... 20

Capítulo 10. ANEXOS…………………………………………………………………………………… 20

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CAPITULO 1. PRESENTACIÓN DE LA EMPRESA

BELLCOS BOLIVIA S.A. REPRESENTANTES DE L´OREAL PARIS PARA BOLIVIA

L´OREAL es sinónimo de belleza, es la primer empresa en lanzar al mundo la coloración para el
cabello, sin duda se convirtió en la primer empresa a nivel mundial en excelencia de productos.

Hace 100 años estamos en la innovación permanente con la constante de darle lo mejor a nuestras
consumidoras y ahora también con lo nuevo en MEN.

Los esfuerzos de L’Oréal para hacer de la diversidad un imperativo comercial, al igual que social, son
no sólo dignos de reconocimiento, sino un ejemplo invaluable para que otras compañías lo sigan.
Retribuir a la tierra por lo tomado constituyó en 1992 el precedente bajo el cual el grupo marcó como
objetivo proteger el medio ambiente. Con el transcurrir de los años no se ha escatimado en la firma
de acuerdos, creación de eventos y desarrollo de programas. En 2001 por ejemplo L’Oréal se unió al
World Business Council for Sustainable Development‚ una asociación internacional independiente con
más de 150 compañías provenientes de todas las grandes industrias que tiene como objetivo
fomentar el intercambio de “best practices” sobre medio ambiente, economía y responsabilidad social
entre sus miembros. En consecuencia numerosos países de tres continentes han recibido la
exhibición educacional para explorar la naturaleza, propiedades, lenguaje y simbolismo del cabello.
Pero además, en 2002 el grupo se suscribe a los 10 principios del Pacto, una iniciativa para el
desarrollo sostenible lanzada por las Naciones Unidas. Y en 2005 la División de Productos
Profesionales y la Unesco firman un acuerdo de cooperación para formar a peluqueros acerca de la
prevención del sida usando la red mundial de salones profesionales. Esta nueva iniciativa de
responsabilidad social le valió al grupo el premio Global Business Coalition contra el sida.

La empresa se encuentra ubicada en la ciudad de Santa Cruz (central) y cuenta con dos sucursales a
nivel nacional ubicadas en La Paz y Cochabamba. Actualmente se comercializan productos de las
siguientes líneas:
- L’Oréal PARIS.
- Garnier.
- Maybelline New York
- L’Oréal Profesional.
- Kérastase PARIS.
La página web y el contacto son los siguientes:
- Web Site: http//:www.bellcos.com.bo/
- Contacto:
 OFICINA CENTRAL: C/ Clotilde Velasco N° 4700 Barrio Los Mangales Zona Norte
Telf.: 3-3453500 * Santa Cruz
 SUCURSAL - 1: Av. Arce N° 2308 Planta Baja Telf.: 2-2444079 * La Paz
 
SUCURSAL - 2: Av. Melchor Urquidi N° 2161 esquina Ciclovia Telf.: 4-4460456 *
Cochabamba
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Misión
Innovar y proveer a un gran número de consumidores con los mejores productos al mejor precio y
brindando un servicio de calidad para tener un mayor número de clientes satisfechos. Una idea que
hemos mantenido desde la fundación de la compañía.
Visión
Ser una empresa líder en el mercado y dar a conocer nuestros mejores productos al público en
general.
Valores
La Carta Ética es el documento de referencia de L'ORÉAL y que ayuda a los empleados a
implementar el ESPÍRITU DE L'ORÉAL en su día a día. La Carta Ética es aplicable a todos los
empleados del Grupo L'Oréal así como a todas sus filiales de todo el mundo. Ésta también es
aplicable a todos los responsables y directores del Grupo así como a cada una de las sedes. Cada
empleado recibe una copia de ésta.

CAPITULO 2. ALCANCE DEL MANUAL DE GESTION DE ALMACENES

El objeto de este Manual de Gestión de Almacenes es establecer y mantener un Sistema de Gestión

de Almacenes de BELLCOS BOLIVIA S.A., a fin de proporcionar el mejor servicio al cliente tanto
interno como externo. El ámbito geográfico comprende:
1. Almacén Central – SANTA CRUZ
2. Sucursal 1 – LA PAZ
3. Sucursal 2 – COCHABAMBA

CAPITULO 3. IDENTIFICACION DE PROCESOS

Los Procesos operativos son:

 Ingreso de mercadería
 Egreso de mercadería
 Traspaso de mercadería
 Toma de inventarios
 Las cinco ´S
 Control de productos no conformes
 Señalización
 Manipulación de Carga
  Inducción de personal nuevo

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Figura
Proceso Principal

Procesos de Apoyo
Ventas
Recursos Humanos
Contabilidad
 Mantenimiento de Equipos
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CAPITULO 4. REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION

4.1. Documentos

La gestión de almacenes queda definido en los siguientes documentos:

1. Manual de Gestión de Almacenes (MGA)
2. Procedimientos de Trabajo - PT
3. Descripción de Puestos de Trabajo - DPT
4. Registros - REG

4.1.1. Manual de Gestión de Almacenes (MGA)

Es el documento básico del SGA, en el que se establece la política y líneas
directrices de la gestión mediante la definición de que se debe hacer y por quién.

4.1.2. Manual de Procedimientos de Trabajo (PT)

Es la descripción de los procesos. Identifica un inicio, un final y responsables de los
procesos de la gestión logística, interrelación con el sistema, así como la
documentación que acompaña.

4.1.3. Descripción de Puestos de Trabajo (DPT)

Describe las responsabilidades y funciones del personal y son los documentos
definidos y comunicados, donde se fijan las pautas que rigen la relación entre los
empleados y la Empresa en cumplimiento de la legislación vigente, normas de
comportamiento y perfil del puesto.

4.1.4. Registros (REG)

Es la relación de formularios que se utilizan en la gestión logística. En los anexos se
incluyen los formularios vacíos, y/o llenos como muestra.

4.2. Control de Documentos

Para realizar el control y seguimiento de los documentos del MGA se tiene el estado de
revisión que se indica en el índice.

4.3. Control Registros

Los registros se mantendrán en su archivo durante un tiempo prefijado. Se establece las
responsabilidades y autoridad de los usuarios de la documentación, por eso el acceso a los
archivos es restringido a aquellos que el Gerente General de BELLCOS BOLIVIA SA
determine.
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CAPITULO 5. POLITICAS DE CALIDAD DE ALMACENES

5.1. Componentes

1. Personal
 Instruir y garantizar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Almacenamiento
(BPA).
 Comunicar las políticas, las funciones y responsabilidades de cada uno de los
trabajadores por escrito.
 Dotar al personal ropa de trabajo apropiada (EPP) y botiquines de primeros auxilios
de acuerdo a los requerimientos de cada área.
 Restringir el acceso de personas no autorizadas a los almacenes.
 Todo personal contratado debe ser mayor de edad y debe ser por lo menos
egresado como Bachiller en Humanidades.
 El personal nuevo debe ser informado de las políticas de la empresa y tiene que
tener una inducción al trabajo
 Está prohibido el uso de celulares en la bodega.
 El personal debe contar con botín de seguridad para evitar accidentes.

2. Infraestructura
 Identificar y señalizar una adecuado lay-out dentro de los almacenes.
 Mantener el área de trabajo delimitada.
 Mantener el área y las herramientas de trabajo limpia y organizada.
 Realizar el mantenimiento de la infraestructura (además estantes y tarimas)
cronograma previamente establecido.
 Refaccionar anualmente la infraestructura de los almacenes de acuerdo a los
aspectos de: ubicación, áreas, accesibilidad, condiciones ambientales, paredes,
pisos y techos herméticos, iluminación, ventilación.
 Implementar y controlar cronogramas de limpieza y fumigación.
 La estructura para rack debe ser estandarizada con el tamaño de los pallet de
acuerdo a la necesidad de la importación.
 Debe ser de color azul con naranja de acuerdo a la estandarización y a las normas
generales.

3. Equipos y materiales
 Realizar el mantenimiento mensual a los vehículos de la empresa.
 Realizar el mantenimiento de equipos (además extintores), herramientas y
mercaderías de acuerdo al cronograma previamente establecido.
 Se debe contar con un montacargas, mediano con las características del espacio
con el que se cuenta.
 Se debe contar con los transpallet de carga.

4. Documentación
 Todos los documentos deben ser manipulados adecuadamente y resguardar que
ninguna persona ajena a la empresa borre o modifique su información.
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 El manual de organización y funciones y los procedimientos específicos deben ser

accesibles a todos los trabajadores.

En cuanto a las importaciones

 El Jefe/Encargado de Bodega debe poder recibir con la debida anticipación la
documentación de la importación o adquisición que permita no solo saber qué tipo
de mercadería se recepciona y en qué volumen, sino planificar las ubicaciones más
adecuadas en donde se almacenará el stock en tránsito
 Las importaciones de mercadería deben ser revisadas de acuerdo al packing list y
la factura del proveedor
 Los ingresos al sistema deben ser ingresados de acuerdo a los informes enviados
por el jefe de almacén, con los ajustes de ingreso de mercadería con fecha corta, o
con los ajustes de faltantes y sobrantes.
 Verificar en cuál(es) pallet(s) estaría(n) la diferencia y volver a escanearlos.
 De confirmarse la(s) diferencia(s), registrarlas en la Guía de Remisión o Packing
List detallando códigos y volúmenes afectados. Archivar la Guía o Packing para
dejar constancia física de las diferencias.
 Solicitar a Gerencia de Administrativo Y Finanzas el ajuste de inventario en el
FORMULARIO DE REPORTE DE NOVEDADES EN RECEPCIÓN, indicando
claramente el(los) código(s) del(os) producto(s) afectado(s), asegurando de
registrar las unidades que habría que ajustar.
 Gerencia de Administrativo & Finanzas se encargará de realizar el ajuste del stock,
adjuntando como respaldo el Formulario. Posteriormente procederá a hacer el
reclamo formal a quien corresponda y gestionará la restitución de las diferencias.

En cuanto a las facturas a clientes

 Toda mercadería que sale del almacén debe ser egresada con la factura comercial
o los SPP autorizados por gerencia.
 Las entregas por donaciones o bonificaciones son autorizados por el gerente
comercial del área, con copia a GERENCIA GENERAL y GERENCIA
ADMINITRATIVA,
 Todos los traspasos de mercadería por CORTA FECHA, ABOLLADOS Y ROTOS,
serán informados a GERENCIA COMERCIAL Y GERENCIA GENERAL para su
autorización.
 Todo egreso de mercadería debe ser aprobado por el JEFE DE ALMACEN.
 Las facturas entregadas a los clientes deben llevar un sello de la empresa con los
siguientes
 Las facturas deben están con la firma y aclaración del cliente que recibe la
mercadería.
 Los envíos de mercadería al interior deben ser revisados con un lector de código
de barras, se adjuntará un listado impreso de los productos que se envían con las
copias legalizadas
  La mercadería que se envía debe estar firmada por el transportista donde se
estipula la cantidad de mercadería recibida.

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5. Productos devueltos
 Todas las devoluciones deben ser autorizadas por GERENCIA COMERCIAL.
 Ningún personal de almacén está autorizado a recoger mercadería si no está
autorizada. Excepto devoluciones de SUPERMERCADOS.
 Las devoluciones de productos en mal estado, deben ser autorizadas vía correo
corporativo con c/c a GERENCIA ADMINISTRATIVA.
 Toda devolución de mercadería se procede sin autorización si tiene fallas de
fábrica.
 Después de la fecha de entrega al cliente tiene un plazo de 60 días desde la fecha
de recepción de la factura.

6. Despacho y transporte
 Para el envío de ODEM a las sucursales el transportista debe contar con un seguro
a todo riesgo.
 Los seguros de transportes deben ser presentados en cada envío de mercadería
con 24 horas de anticipación.
 Las ODEM de envío a las sucursales deben ser elaboradas por el GERENTE
COMERCIAL en la primera semana del mes.
 Las importaciones de mercadería deberán ser liberadas máximo hasta fecha 25 de
cada mes.
 La entrega de mercadería local se harán en las movilidades de la empresa,
debidamente revisadas que cuenten con:

SOAT
TERCERA PLACA
REVISION TECNICA
LLANTA DE AUXILIO
LIMPIEZA COMPLETA DE LA CARROCERIA
PARADAS MOMENTANEAS AL DIA.

El cumplimiento de esta política, es responsabilidad de todo el personal de almacén,

cualquiera sea su función o cargo, teniendo como objetivo principal alcanzar cero
errores en BELLCOS BOLIVIA S.A.
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5.2. Organigrama
El organigrama de almacenes es el siguiente:

5.3. Descripción de puestos de trabajo (DPT)

 Jefe/Encargado de Almacén: Asegurar el cumplimiento de lo establecido en este
Procedimiento por parte de todo el personal involucrado, gestionando las acciones necesarias
para tal efecto. Actualizar este Procedimiento toda vez que sea necesario. Mantener
actualizada permanentemente la Base de Datos de Stock x Ubicación, de acuerdo a los
movimientos diarios realizados.
El Jefe/Encargado de Almacén debe previamente haber gestionado con su personal la
habilitación de espacios parciales o totales en las ubicaciones más adecuadas a la mercadería
que se requiere almacenar.
Ello implica por ejemplo no almacenar productos muy pesados, de alta rotación o muy
sensibles al calor en las ubicaciones del nivel superior, salvo excepciones fundamentadas.
El Jefe/Encargado de Almacén deberá asegurar que toda mercadería que se lleve a ubicación
esté escaneada como “Ingreso de Stock” en el archivo de Movimientos de Stock, con toda la
información relevante y crítica para este efecto.
 Encargado de Facturación: Debe ingresar los pedidos al sistema y verificar la cantidad que
se tiene disponible.
Ordenar por orden de prioridad los pedidos para que sean preparados. Generar la Hoja de
Pickeo para que la gente que le corresponde.

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 Generar la Factura Fiscal para que vaya junto con la mercadería a ser entregada.

 Encargado de Verificación: Debe pasar todos los productos por un lector de código de
barras donde se cruce la información de lo que el cliente solicita versus lo que se le está
facturando.

Dar el visto bueno de la preparación de pedidos preparados para que puedan ser facturados
como corresponde. Así también, identificar la cantidad de cajas a ser entregadas y etiquetar
debidamente las mismas.

 Encargado de Despacho: Debe verificar la cantidad de cajas a ser entregadas y en que

vehículo serán transportadas.

 Pickeador: Debe preparar la mercadería de acuerdo a la hoja de pickeo entregada por el

Encargado de Facturación.

 Repartidor: Entrega de mercadería al cliente de acuerdo a factura y teniendo en cuenta los

debidos cuidados para no dañar la mercadería al ser transportada y entregada.

 Auxiliar de Bodega: Deberá asegurar el almacenamiento del stock en la ubicación a la cual

se le ha asignado previamente. En caso de que por algún motivo no pueda almacenarse la
totalidad de esta, el Auxiliar deberá almacenar el saldo en una ubicación próxima, cuidando de
que se registre y actualice el movimiento en el reporte digital.

Son los que se hacen cargo de las mercancías una vez recepcionadas y antes de ser
expedidas. Ejecutan su clasificación, recuento, conservación y distribución en el interior del
almacén. Transportan y ubican, de acuerdo con los auxiliares, la mercancía en el interior del
almacén.

CAPITULO 6. REGISTROS

6.1. REGISTRO SANITARIO

Ley: Exigencia del Ministerio de Salud
• Nombre empresa
• NIT
• Teléfono
• Registro Sanitario
• Vencimiento

PROCEDENCIA BRASIL PROCEDENCIA PANAMÁ

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CAPITULO 7. FLUJOGRAMAS
7.1. RECEPCION DE STOCK

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7.2. MOVIMIENTO DE STOCK

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7.3. PICKEO

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7.4. VALIDACION DE PEDIDOS

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7.5. REPOSICIONES ESTACIONES LINEAS

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7.6. VALIDACION – FACTURACION
 Subir todos los pedidos según el orden de llegada del correo, únicamente dos veces al día:
Horas 10:00 y Horas 14:00.
 Imprimir todas las hojas de pickeo y poner en canastillo.
 Validar los pedidos pickeados que le lleguen, según el orden en que fueron subidos al
sistema. Se debe revisar que los productos cuenten con fecha de vencimiento, registro
sanitario y que estén en buenas condiciones. En caso de que existan productos dañados
colocar al canastillo de dañados y al final del día solicitar traspaso a almacén reaco.
 En caso de que no hubiera stock de algún ítem, deberá informar inmediatamente al encargado
de almacenes para que se realice la verificación correspondiente, mientras, este pedido
quedara pendiente.
 Los productos que aparece en la hoja de pickeo DEBEN existir físicamente en almacenes.
 Si el pickeador le entrego productos en demasía, deberá colocarlos en un canasto y al final del
día entregar nuevamente al pickeador para poner nuevamente en su ubicación respectiva.
 Una vez validados, encajonar, imprimir, etiquetas y trasladar junto con la factura, al área de
despacho.

HORARIOS DE PEDIDOS
 Los pedidos subidos hasta las 10:00 del día uno, se entregaran el día dos.
 Los pedidos subidos a horas 14:00 del día uno, se entregan el día tres.
 El día dos, de horas 08:00 a horas 10:00, deberán validad y facturar los pedidos que quedaron
el día uno (anterior).

OBSERVACION
 En caso de no haber pedidos para facturar/ validar; deberán ponerse a disposición para
realizar cualquier actividad que le indique el Jefe de Almacenes.

7.7. PICKING

 Retira hoja de picking del canastillo según numeración correlativa, poner en una tableta para
mejor control.
 Dirigirse a línea de pickeo con un canastillo, carrito o pallet, según sea necesario, siguiendo
plano establecido.
 Colocar en canastilla los productos, según hoja de picking.
 Una vez terminado de recolectar todos los productos de la hoja de picking, deberá entregar al
validador/facturador.

OBSERVACION
 En caso de no haber pedidos para validar; deberán ponerse a disposición del Jefe de
Almacenes para realizar cualquier actividad que le sea asignada.
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7.8. DESPACHOS
 Facturación entrega las facturas emitidas en el día al encargado de despachos, en dos
horarios a las 11:00 am y a las 16:00 pm.
 Encargado de despachos se encarga de elaborar la ruta de entrega a cada uno de los
choferes.
 Asigna mediante sistema y fisicamente, las facturas que serán entregadas por cada uno de los
choferes.
 Con cada una de las facturas se carga el vehículo verificando que las cantidades físicas
coincidan con lo detallado en el documento.
 El chofer sale a entregar sus pedidos, entrega al cliente verificando los productos y cantidades
fisicamente vs el documento.
 Si esta todo conforme, el cliente firma en la parte posterior del documento.
 Al finalizar todas sus entregas, retorna a la oficina e imprime un reporte del sistema, adjunto a
este hace la entrega de las facturas firmadas por los clientes.
 En caso de quedar pedidos pendientes de entrega, se bajan del vehículo, se verifica que este
completo y al día siguiente se procede con la entrega.
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CAPITULO 9. DURACIÓN Y MODIFICACIONES

 Duración del Documento: El presente Manual de Gestión de Almacenes tendrá una vigencia
indefinida después de la fecha de su aprobación.

 Modificaciones: Cualquier cambio designado a este documento, sean estos de supresión o

incorporación, deberán realizarse de manera manuscrita en la hoja de sugerencias de
modificaciones (anexa), para proceder a la realización de las mismas cuando expire la
vigencia del documento y se deba actualizarlo.

CAPITULO 10. ANEXOS

 Anexo I: Hoja de sugerencias de modificaciones.

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Anexo I 1 de 1

HOJA DE SUGERENCIAS DE MODIFICACIONES

PUNTOS SUGERENCIAS

CAPITULO 1

CAPITULO 2

CAPITULO 3

CAPITULO 4

CAPITULO 5

CAPITULO 6

CAPITULO 7

CAPITULO 8

CAPITULO 9

CAPITULO 10