IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Desde los inicios se ha dado lugar a la comunicación, y gracias a esto se ha dado

importancia también a los archivos, ya que gracias a la información que ha podido
recopilar escritos organizados. Podemos ver que algunas culturas han influenciado
en el surgimiento documental, tales como los egipcios, las civilizaciones de Roma y
Grecia, entre otras. A medida del pasar del tiempo fue cogiendo más importancia la
información de los archivos, gracias a la Revolución Francesa en el siglo XIX, se
tomó conciencia de la concentración y conservación de la importancia de los
archivos.

Si miramos el archivo es base fundamental de cualquier empresa, ya que trata de

un conjunto de documentos, que son conservados en un proceso natural, bien sea
por una persona natural o entidad privada y/o publica, gracias a estos documentos
se pueden tomar decisiones para una empresa.

Los archivos se pueden clasificar según su ciclo vital, la cual puede ser archivo de
gestión, central o histórico. Como también podemos encontrar su clasificación
según su naturaleza, la cual pueden definirse en archivo público, archivo privado de
interés público o archivo privado. También encontramos el archivo activo, archivo
semiactivo y archivo inactivo, la cual están en la clasificación según su uso; es
increíble como el archivo también se puede clasificar según su organización, en esta
categoría encontramos el archivo centralizado, archivo descentralizado.

A medida que pasa el tiempo se fortalecen más las leyes que obligan a las empresas
a la conservación de la documentación, en periodos establecidos, con su respectiva
clasificación y orden, para así proporcionar información sobre el manejo,
funcionamiento y asuntos tratados por la entidad, el archivo de los mismos será
eficaz cuando su búsqueda sea rápida y fácil.

Es muy importante tener en cuenta el ambiente en que se encuentra el archivo, ya

que no debe correr ningún riesgo. A la persona encargada se le lama ARCHIVISTA,
esta debe ser responsable, cordial al momento de brindar la información, sobre todo
ser ordenado y confidencial. En la actualidad podemos apreciar que la tecnología
también se ha apoderado de los archivos, ya que por microfilmación, se puede
ejecutar el archivo de los documentos.

En conclusión este sistema de archivo genera muchas ventajas para la entidad,

tanto económicamente como en la organización, ya que ahorra gastos en todo
ámbito, y la facilidad de conseguir la información, de forma sencilla, eficaz y
excelente