Sesión N.

04

Concepto el fondo fijo, importancia, casos

1. Situación del Aprendizaje

El Auxiliar de caja realiza la apertura que le permite organizar y ejecutar las tareas propias y
continuas, como son: los pagos, retiros, transferencias, atención al cliente, entre otros,
posteriormente el cierre de caja, ello como procedimiento diario que determina sus funciones
dentro del área.

2. Construcción del aprendizaje

2.1. EL fondo fijo:
Es un sistema que permite efectuar pagos menores en efectivo, dado que la emisión de
cheques para egresos que no sean significativos ocasiona ineficiencia administrativa.
Este concepto es muy importante dado que no se debe utilizar ingresos para efectuar
pagos y éstos se deben realizar por medio de cheques.

2.2. El fondo fijo y/o caja chica

Se llama caja chica al fondo disponible que tiene el cajero dentro del control interno, con la
finalidad de efectuar los pagos menudos y otros, siempre al contado, para esto se
establece un fondo llamado FONDO FIJO, que constituye una cantidad fija de dinero
(salvo incrementos posteriores), creado por la gerencia con antelación al inicio de las
operaciones, para ser utilizado en la atención de los gastos menudos, mediante
desembolsos autorizados son reestablecidos periódicamente su importe original, que por
la cuenta no es recomendable afectar a la caja central.
2.3. FUNCIONAMIENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA
a) Se constituye una suma de dinero determinado (fijo) y/o variable para realizar pagos
de menor cuantía.
- Gastos de fotocopias
- Gastos de compras en medicamentos para botiquín
- Gastos en taxis – pasajes urbanos
- Gastos de revistas y periódicos
- Envíos de correspondencia
- Gastos de llamadas telefónicas
- Gastos de servicios de limpieza

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 - Gastos de artículos de limpieza
- Se puede considerar pago de compra de suministros excepcionalmente
- Otros.
b) Este tipo de gasto se paga en efectivo
c) Periódicamente (semanal, quincenal o mensual) se reponen los fondos utilizando,
para ello es conveniente confeccionar un formato que se utilice para solicitar la
reposición de los fondos.
2.4. Prohibiciones del uso de caja chica:

a) No pueden utilizarse los fondos para adquirir servicios, mercaderías, activos fijos,
materiales o suministros, cuando:

- Su valor sobrepase los límites autorizados para la disposición del fondo.

- No haya urgencia de adquirirlos de inmediato.
- Se trate de mercancías de existencia normal en el almacén de la proveeduría de
la empresa.

b) No debe proporcionarse el efectivo, si no se recibe el respectivo comprobante Cuando

sea necesario entregar efectivo o cheque previo para efectuar las compras, deberá el
encargado de obtener un vale de caja chica o recibo provisional autorizado.
Posteriormente al vale o la solicitud, se deberá anexar las facturas o comprobantes
respectivos y eliminar el vale provisional

c) El empleado encargado del manejo de caja chica, no podrá aceptar ni tramitar

compras o servicios fracciones, que traten de eludir lo dispuesto en el punto a.

d) No debe aceptar ni tramitar comprobantes de dudosa referencia, a lápiz, con

tachaduras, roturas, borrones o con alteraciones de cualquier naturaleza que pueden
poner en duda su legitimidad.

e) En los comprobantes de pago no debe hacerse agregados de ninguna especie.

Cualquier aclaración se podrá hacer en hoja adicional o al dorso del comprobante.

f) Para el manejo de fondos de caja chica: no debe confundirse valores que no tengan
ningún nexo con el efectivo y justificantes. Consecuentemente es prohibido mezclar
dinero, documentos, objetos, cheques, valores particulares y otros que no tengan
relación con el fondo.

g) Los fondos de caja chica no son para efectuar préstamos o anticipos de sueldo.

h) El encargado de caja chica deberá cuadrar su fondo periódicamente.

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 i) El encargado del fondo no deberá tener comprobantes por compras al crédito como
pagos de caja chica.

j) Si por negligencia incurre en pagos improcedentes, de acuerdo con lo establecido por

las normas internas, reglamentarias y administrativas vigentes a la empresa, el o los
funcionarios responsables, deberán reintegrar el monto erogado.

EJEMPLO PRÁCTICO:

1. La empresa El Tarapotino Sac, con fecha 01/09/2018, apertura el fondo fijo de caja chica por el
importe de 1500 soles, con cheque N° 25510, a orden de Percy Santa Cruz Guimar, del Banco
Continental.

El reembolso de fondos de caja chica se realizará en forma quincenal, una vez presentado
ante el responsable de la sección, el detalle de gastos.

2. Con fecha 16/09/2018 solicitó renovación del fondo fijo, presentado a la relación de
documentos de los siguientes gastos:

 El 02/04/ Se realiza la cancelación por periódicos del mes anterior al Diario por 130
 El 03/04/ Se cancela la facturas de agua por consumo del mes por 100
 El 10/04/ Se cancela la factura de Hidrandina por consumo de luz por 150
 El 15/04/ Se cancela por servicio de refrigerio 180 a Gringo León
 El 16/04/ Se cancela el consumo de teléfono por 120
 El 17/04/ Se cancela el servicio de fotocopias por 70
 El 18/04/ Se Gastó en movilidades varios trámites 80
 El 20/04/ Se Compra material de escritorio de la Papelera en 250

El efectivo presenta la siguiente composición:

1 billetes del corte de 100; 2 billetes de corte de 50, 3 billetes del corte de 20,
20 monedas del corte de 5, 20 monedas del corte de 2; 10 monedas del corte de
1; 20 monedas del corte de 0.50
Se pide:
Registrar la asignación de fondos
Realizar el Arqueo de Caja chica

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 RESOLUCIÓN

EL TARAPOTINO S.A.C.
ARQUEO DE CAJA CHICA
Al 16 de Setiembre del 2018
Encargado Percy Santa Cruz
Monto asignado 1.500 (Un mil quinientos 00/100 Soles)
Ultimo reembolso Primer reembolso
Hora de inicio : 8:30 hrs
Hora de finalización : 9:00 hrs
Realizado por : Nancy (Auditora)
Presenció : Nadia (Contadora)

1. Documentación existente en caja

FECHA DOC N° EMISOR CONCEPTO IMPORTE

02/09/ Fact 15 Diario Suscripción periódico 130
03/09/ Fact 355 Sedalib consumo agua potable 100
10/09/ Fact 689 Hidrandina consumo energía eléctrica 150
11/09/ Fact 14 Gringo León refrigerio 180
14/09/ Fact 1001 Entel servicio telefónico 120
14/09/ Fact 3389 JCM fotocopias 70
15/09/ Recibo 88 Taxi América gastos de movilidad 80
15/09/ Fact 5555 La papelera material de escritorio 250

TOTAL DOCUMENTACIÓN EXISTENTE EN CAJA 1080

2. RECUENTO DEL EFECTIVO

IMPORT
BILLETES CANTIDAD E
200 0 0
100 1 100
50 2 100
20 3 60
10 0 0
TOTAL DOCUMENTACIÓN EXISTENTE EN CAJA 260

IMPORT
MONEDAS CANTIDAD E

4
 5 20 100
2 20 40
1 10 10
0.5 20 10
0.2 0 0
0.1 0 0
TOTAL DOCUMENTACIÓN EXISTENTE EN CAJA 160

TOTAL BILLETES Y MONEDAS RECONTADAS 420

TOTAL SALDO SEGÚN ARQUEO 1500

MONTO CAJA CHICA 1500
FALTANTE ( ) SOBRANTE ( ) 0

Los fondos fueron recontados en mi presencia y devueltos conforme al igual que la documentación
existente en caja.

Encargado Auditora Contadora

3. Practica
Resolver ejercicios de Caja Chica.
4. Evaluación del Aprendizaje
Como funciona una caja chica en el área de caja de la Empresa.