NOTAS A LOS ESTADOS

FINANCIEROS
AÑO GRAVABLE 2018

10 DE MARZO DE 2019
CONJUNTO RESIDENCIAL PORTAL DEL SALITRE
ASAMBLEA GENERAL DE COPROPIETARIOS
Conjunto Residencial el Portal del Salitre Ingri Goretti Trujillo Murcia
Contador Público
T.P.145544-T

CONJUNTO RESIDENCIAL EL PORTAL DEL SALITRE

NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS
A 31 DE DICIEMBRE DE 2018

NOTA 1. ENTIDAD Y OBJETO SOCIAL

El reglamento y constitución de la entidad sin ánimo de lucro CONJUNTO RESIDENCIAL EL
PORTAL DEL SALITRE, es persona jurídica de naturaleza civil, certificada por la Alcaldía de
Neiva, con Número de Identificación Tributaria No.900.078.011-1, tiene la calidad de no
contribuyente, responsable de efectuar retención en la fuente y retención de ICA. Su
dirección es la Calle 20B No.51-20 de la Ciudad de Neiva.

NOTA 2. RESUMEN DE LAS PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRACTICAS CONTABLES NIIF

A- BASES DE PREPARACION

Los estados financieros y sus revelaciones han sido preparados de acuerdo con las Normas
Internacionales de Información Financiera NIIF ajustadas al nuevo marco normativo
Decreto 2706 de 2012.

B- BASES DE CONTABILIDAD DE CAUSACION

El Conjunto residencial El Portal del Salitre prepara sus estados financieros, usando la base
de contabilidad de causación.

C- IMPORTANCIA RELATIVA Y MATERIALIDAD

La presentación de los hechos económicos se hace de acuerdo con su importancia relativa

o materialidad. Para efectos de revelación, una transacción, hecho u operación es
material cuando, debido a su cuantía o naturaleza, su conocimiento o desconocimiento,
considerando las circunstancias que lo rodean, incide en las decisiones que puedan tomar
o en las evaluaciones que puedan realizar los usuarios de la información contable.

D- EFECTIVO Y EQUIVALENTES DE EFECTIVO

El efectivo y los equivalentes de efectivo son considerados activos financieros que

representan un medio de pago y con base en éste se valoran y reconocen todas las
transacciones en los estados financieros. También se incluyen las inversiones o depósitos
que sean de corto plazo de gran liquidez y que sean fácilmente convertibles en efectivo.

E- DEUDORES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR

Esta política aplica para los siguientes deudores o activos financieros:

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 Cuentas por Cobrar a Clientes:

Corresponden a los derechos contraídos por concepto de cuotas ordinarias y

extraordinarias de administración en el corto plazo, que se reconocen a nombre del
Copropietario en el estado de la situación financiera. Los intereses de mora se reconocerán
en el momento en que el copropietario los pague.

En general, reconocerá deterioro por cuentas por cobrar de acuerdo a la normatividad

Colombiana. Es de aclarar que en ningún momento se deben suspender las gestiones de
cobro.

F- PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO

El Conjunto residencial El Portal del Salitre medirá una partida de Propiedades, Planta y
equipo por su costo en el momento del reconocimiento inicial.

El Conjunto residencial El Portal del Salitre reconoce como propiedades, planta y equipo los
activos que cumplan la totalidad de los siguientes requisitos:

 Que sea un recurso tangible controlado por el conjunto.

 Que sea probable que el conjunto obtenga beneficios económicos futuros
asociados con la partida o sirva para fines administrativos.
 Que se espera utilizarlo en el giro normal de su operación en un período de tiempo
que exceda de un (1) año.
 Que su valor pueda ser medido confiable y razonablemente. Este es usualmente el
valor nominal acordado con el proveedor.
 Que su valor individual sea superior a las siguientes cuantías establecidas por clase
de activo:
a) Todo terreno, edificación, entre otros se reconocen como propiedad planta
y equipo.
b) Los equipos de computación y comunicaciones cuyo valor exceda 1
SMLMV.
c) La maquinaria y equipos que se utilizan en el proceso de mantenimiento y
los muebles y enseres empleados en apoyo de la administración, cuyo
monto exceda de 1 SMMLV.

Se valida el salario mínimo mensual legal vigente (SMMLV) al año de adquisición del activo.

El Conjunto residencial El Portal del Salitre mide todos los elementos de Propiedad Planta y
Equipo, tras su reconocimiento inicial, al costo menos la depreciación acumulada y
cualesquiera pérdidas por deterioro de valor acumuladas.

La vida útil de un activo es el tiempo que se espera que ese activo esté en uso o el número
de producciones u otras unidades similares que el Conjunto residencial El Portal del Salitre
espera obtener con ese activo.

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A continuación se detallan las vidas útiles asignadas a cada clase del rubro contable de
propiedades, planta y equipo, estimadas para el Conjunto residencial El Portal del Salitre.
Estas vidas útiles servirán como referencia para determinar la vida útil específica de cada
activo.

ACTIVO (CLASE) DEPRECIACIÓN VIDA ÚTIL EN

AÑOS
Construcciones y Edificaciones Línea recta 45.05
Muebles y Enseres Línea recta 10
Maquinaria y Equipo Línea recta 10
Equipos de Cómputo y Línea recta 5
Comunicaciones

G- CUENTAS POR PAGAR

El Conjunto residencial El Portal del Salitre reconoce como un pasivo financiero, los derechos
de pago a favor de terceros originados en la prestación de servicios, en la compra de
bienes a crédito y en otras obligaciones contraídas a favor de terceros.

H- BENEFICIOS A EMPLEADOS

Las erogaciones laborales se reconocen como gastos en la medida en que el empleado

presta sus servicios al Conjunto residencial El Portal del Salitre y va obteniendo el derecho a
recibir su remuneración y demás prestaciones, independientemente de su pago. Así mismo,
se reconocen como gastos las demás erogaciones laborales como los aportes a la
seguridad social y los parafiscales.

Los saldos de obligaciones laborales por pagar se reconocen en el momento en que el

Conjunto residencial El Portal del Salitre se convierte en parte obligada según los términos
establecidos en la ley laboral y en los acuerdos contractuales.

I- PROVISIONES

El Conjunto residencial El Portal del Salitre reconocerá las provisiones cuando se cumpla la
totalidad de los siguientes requisitos:

 Que debido a un suceso pasado, Conjunto residencial El Portal del Salitre tenga la
obligación y/o compromiso, ya sea implícito o legal, de responder ante un tercero
 Que Conjunto residencial El Portal del Salitre tenga una alta probabilidad de
desprenderse de recursos financieros para cancelar la obligación.
 Que pueda realizarse una estimación confiable del monto de la obligación,
aunque su plazo de liquidación y valor no sea conocido.

Al final de cada mes el jurídico actualizará la información de cada uno de los pleitos,
teniendo en cuenta las consideraciones indicadas en el numeral anterior, la situación
actual de cada proceso y la nueva información obtenida de cada uno de los procesos.

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Este informe se realiza con el fin de realizar los ajustes contables pertinentes, de la siguiente
manera:

a) Si el monto se incrementa respecto al cálculo inicial se reconocerá en gasto contra

un mayor valor de la provisión.
b) Si el valor es inferior al inicialmente reconocido, esta diferencia se registrará como
un menor valor del gasto si fue en el mismo ejercicio, en caso contrario se reconocerá como
un ingreso por recuperación de provisiones.
c) Cuando la naturaleza del proceso cambia a posible o remota, se cancela el pasivo
respectivo y se reversa el gasto o se registra el ingreso, dependiendo del periodo en el cual
se reconoció inicialmente la provisión. Este hecho será revelado en las notas a los estados
financieros.

J- INGRESOS

1. Por cuotas ordinarias de administración:

Los ingresos se reconocerán siempre y cuando cumpla la totalidad de los siguientes
requisitos:

a) Las normas de realización, asociación y asignación.

b) Cuando sea posible determinar confiablemente el valor de los mismos.

El valor de la cuota de administración, será de acuerdo al coeficiente de cada casa, que

cubra el presupuesto anual de gastos aprobado por la Asamblea de propietarios.

La Asamblea de Propietarios podrá determinar libremente un porcentaje de aumento en

las cuotas de administración, pues no está limitado por ningún factor.

La facturación se realiza mensualmente y por lo tanto el ingreso queda reconocido al

término de la operación.

2. Por sanciones:
Son los ingresos percibidos por inasistencia a reuniones convocadas a la Asamblea de
propietarios equivalente a diez mil pesos ($10.000,oo) aprobado por la Asamblea.

3. Por otros conceptos:

Los ingresos por cuotas extraordinarias, recuperación de costos y gastos registrados en
ejercicios anteriores, indemnizaciones y otros, se reconocen en el momento en que ocurre
el hecho económico que les dio origen.

4. Por descuentos pronto pago:

Los descuentos pronto pago se otorgaran en el momento que el copropietario cancele la
cuota de administración antes del 15 de cada mes, el valor del descuento será de veinte
mil pesos ($20.000,oo). Se reconoce como un menor valor del ingreso.

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K- RECONOCIMIENTO DE COSTOS Y GASTOS

El Conjunto residencial El Portal del Salitre reconoce sus costos y gastos en la medida en que
ocurran los hechos económicos, de tal forma que queden registrados sistemáticamente en
el período contable correspondiente (causación), independiente del flujo de recursos
monetarios o financieros (caja). De aquí se derivan algunos gastos tales como: la
contratación de empresas de vigilancia y seguridad para las zonas comunes internas y
externas de la copropiedad, los trabajadores que hacen mantenimiento y reparación de
daños en zonas comunes, como jardineros, electricistas, plomeros y aseadores, los servicios
públicos de las zonas comunes como pasillos, polideportivo, parqueaderos, zonas verdes,
porterías, muros externos, etc.

NOTA 3. EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO

El saldo de este rubro se descompone así:

EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO 2018 2017

CAJA GENERAL 845.628 -
CUENTA DE AHORRO UTRAHUILCA 4.378.456 1.112.326
CUENTA DE AHORRO COONFIE - CONFIDIARIO - 146.197
APORTES COOPERATIVA - UTRAHUILCA 1.400.815 850.000
TOTAL EFECTIVO Y EQUIVALENTES 6.624.899 2.108.523

En el mes de octubre se canceló la cuenta de ahorro que se tenía en COONFIE quedando

solo la cuenta de Utrahuilca para tener un mayor control del recaudo.

NOTA 4. DEUDORES Y OTRAS CUENTAS POR COBRAR

El saldo de este rubro se descompone así:

DEUDORES Y OTRAS CUENTAS 2018 2017

CUOTAS DE ADMINISTRACION 15.974.000 16.460.000
DEUDORES VARIOS - 120.000
TOTAL DEUDORES Y OTRAS CUENTAS 15.974.000 16.580.000

Durante el año 2018 se lograron hacer acuerdos de pagos para que los propietarios no
incrementaran el valor de su cartera, entre ellos encontramos la casa 1, 11, 14, 17 y 29.

Y el proceso que se tenía contra la casa 3, 15 en el juzgado

Las casa 18 y 25 se encontraba en el Juzgado xxx y el valor reconocido fue por

18, 25 estaba en proceso

Actualmente se instauró un proceso en contra de la casa 28, en el Juzgado

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DEUDORES 2018 2017

CASA 1 - 996.000
CASA 2 332.000 -
CASA 3 3.564.000 1.572.000
CASA 5 166.000 -
CASA 7 1.208.000 656.000
CASA 8 40.000 166.000
CASA 9 696.000 -
CASA 11 472.000 664.000
CASA 14 - 830.000
CASA 15 3.506.000 1.992.000
CASA 17 244.000 408.000
CASA 18 - 2.410.000
CASA 19 30.000 43.000
CASA 20 - 13.000
CASA 21 716.000 491.000
CASA 22 2.694.000 1.202.000
CASA 24 80.000 -
CASA 25 - 2.811.000
CASA 28 1.826.000 1.059.000
CASA 29 498.000 332.000
CASA 30 14.000 -
CASA 31 20.000 719.000
CASA 32 14.000 -
CASA 33 - 96.000
CASA 34 20.000 -
TOTAL DEUDORES 15.974.000 16.460.000

NOTA 5. PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

El saldo de este rubro se descompone así:

PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 2018 2017

MAQUINARIA Y EQUIPO 840.000 840.000
DEPRECIACION ACUMULADA 509.667 -341.000
TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 330.333 498.330

NOTA 6. COSTOS Y GASTOS POR PAGAR

El saldo de este rubro se descompone así:

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 2018 2017

HONORARIOS 2.198.688 2.133.855
INGRI GORETTI TRUJILLO MURCIA 1.800.000
JEISON RAMIREZ QUIÑONEZ 255.355
GLORIA ESPERANZA TOVAR 143.3333
SERVICIO MANTENIMIENTO 1.994.000 1.592.902
SU MANTENIMIENTO S.A.S. 1.994.000
SERVICIO DE VIGILANCIA 14.335.299 9.948.413
ASEHOGAR S.A.S 1.237.775
ELITE SERVICIOS INTEGRALES S.A.S. 3.319.184
CONFISERVICIOS SAS 9.778.340
POLIZA DE SEGUROS - MAPFRE - 630.578
TOTAL COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 18.527.987 14.305.748

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NOTA 7. INGRESOS OPERACIONALES

El saldo de este rubro se descompone así:

INGRESOS OPERACIONALES 2018 2017

CUOTAS DE ADMINISTRACION 106.080.000 104.520.000
CUOTAS EXTRAORDINARIAS - 30.600.000
DESCUENTO PRONTO PAGO -8.505.000 -8.275.000
TOTAL INGRESOS OPERACIONALES 97.575.000 126.845.000

Para el año 2017 se aprobó por Asamblea cuota extraordinaria de $600.000,oo por casa,
para el proyecto de construcción de la portería. Actualmente se sigue pendiente de la
autorización de la Curaduría para el inicio de la obra.

NOTA 8. HONORARIOS
El saldo de este rubro se descompone así:

HONORARIOS 2018 2017

ADMINISTRADOR 2.040.000 2.010.000
CONTADOR 3.480.000 3.420.000
TOTAL HONORARIOS 5.520.000 5.430.000

NOTA 9. IMPUESTOS
El saldo de este rubro se descompone así:

IMPUESTOS 2018 2017

A LA PROPIEDAD RAIZ – impto predial de la 564.000 564.000
piscina.
TOTAL IMPUESTOS 564.000 564.000

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NOTA 10. SERVICIOS

El saldo de este rubro se descompone así:

SERVICIOS 2018 2017

ASEO 10.005.948 6.400.998
VIGILANCIA 48.000.000 48.000.000
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO 1.043.580 1.762.000
ENERGIA ELECTRICA 4.740.650 4.486.560
TELEFONO 363.347 333.768
FUMIGACION 160.000 210.000
PISCINERO 1.920.000 1.890.000
SALVAVIDAS 4.935.000 4.800.000
TOTAL SERVICIOS 71.168.525 67.883.326

NOTA 11. GASTOS LEGALES

El saldo de este rubro se descompone así:

GASTOS LEGALES 2018 2017

REGISTRO MERCANTIL 52.000 49.400
TRAMITES Y LICENCIAS - 5.474
TOTAL GASTOS LEGALES 52.000 54.874

NOTA 12. MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

El saldo de este rubro se descompone así:

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 2018 2017

MANTENIMIENTO INSTALACIONES 109.800 296.000
MANTENIMIENTO JARDINES 1.560.000 1.943.300
INSUMOS PISCINA 3.441.905 2.514.964
MANTENIMIENTO PISCINA 30.000 312.635
MOTOBOMBAS 470.000 350.000
ARREGLO CUARTO DE MAQUINAS 116.989 1.050.500
MANTENIMIENTO EQUIPO DE COMPUTO 95.200 -
TOTAL MANTENIMIENTO Y REPARACION 5.823.894 6.467.399

NOTA 13. ADECUACION E INSTALACION

El saldo de este rubro se descompone así:

ADECUACION E INSTALACION 2018 2017

REPARACIONES ELECTRICAS 370.000 575.000
INSUMOS ALUMBRADO 209.890 288.000
TOTAL ADECUACION E INSTALACION 579.890 863.000

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NOTA 14. DEPRECIACION

El saldo de este rubro se descompone así:

DEPRECIACION 2018 2017

CONSTRUCCIONES Y EDIFICACIONES 8.685.180 8.685.180
MAQUINARIA Y EQUIPO 20.004 20.004
EQUIPO DE COMPUTACION Y COMUNI 900.000 900.000
TOTAL DEPRECIACION 9.605.184 9.605.184

NOTA 15. DIVERSOS

El saldo de este rubro se descompone así:

DIVERSOS 2018 2017

ELEMENTOS ASEO Y CAFETERIA 318.875 427.740
UTILES, PAPELERIA 72.300 290.000
FOTOCOPIAS 12.100 152.360
PROYECTO PORTERIA - 2.703.401
RECARGA EXTINTORES 32.000 14.000
ACTIVIDADES DE INTEGRACION – día de los niños 940.700 795.200
y navidad
ARREGLOS FECHAS ESPECIALES – día de los niños, 848.731 238.860
navidad.
BOTIQUIN - 20.000
OTROS GASTOS – refrigerios asamblea - 156.000
OTROS GASTOS VARIOS - 266.000
TOTAL DIVERSOS 2.224.706 5.063.561

NOTA 16. PROVISIONES

El saldo de este rubro se descompone así:

PROVISIONES 2018 2017

PROVISION DE CARTERA 3.219.232 -
TOTAL PROVISION 3.219.232 -

Según el análisis del comportamiento de la cartera y que no es posible recuperar a corto

plazo, para el año 2018 se realizó provisión de cartera por valor de $3.219.232 a lo que se
tenía mayor a 360 días.

NOTA 17. INGRESOS NO OPERACIONALES

El saldo de este rubro se descompone así:

INGRESOS NO OPERACIONALES 2018 2017

INTERESES FINANCIEROS 2.353.338 1.614.622
APROVECHAMIENTOS (Alquiler KIOSCO) 150.000 150.000
MULTAS Y SANCIONES - 118.000
TOTAL INGRESOS NO OPERACIONALES 2.503.338 1.882.622

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NOTA 18. GASTOS NO OPERACIONALES

El saldo de este rubro se descompone así:

GASTOS NO OPERACIONALES 2018 2017

INTERESES 286.563 276.800
PREMIO RIFA – ACTIVIDAD PORTERIA - 5.000.000
IMPUESTOS ASUMIDOS - 99.606
TOTAL GASTOS NO OPERACIONALES 286.563 5.376.406

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Neiva, Febrero 20 de 2019

CERTIFICACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Los suscritos REPRESENTANTE LEGAL Y CONTADOR certificamos que hemos

preparado los estados financieros básicos con corte a 31 de diciembre de 2018 con
sus notas y verificado previamente las afirmaciones contenidas en dichos estados
financieros, de acuerdo con lo establecido en el Decreto 2706 de 2012, y las cifras
han sido tomadas fielmente de los libros de contabilidad.

Declaramos que los activos y pasivos existen a la fecha de corte de los estados
financieros y representan probables beneficios o sacrificios económicos futuros; las
operaciones se han registrado de acuerdo con documentos y comprobantes
contables.

Todos los hechos económicos realizados durante dicho periodo han sido
debidamente reconocidos en los estados financieros básicos y sus respectivas
notas.

Los procedimientos de valuación, presentación y revelación han sido reconocidos,

descritos y revelados correctamente en los estados financieros y reflejan en forma
razonable la situación financiera del conjunto a 31 de diciembre de 2018.

JOSE VICENTE BUENDIA VARGAS INGRI GORETTI TRUJILLO M.

Representante Legal Contador Público
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