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Capítulo 1: Datos, Información y Conocimiento

Datos:
Conjunto de símbolos que representan formalmente a objetos y acontecimientos, así como
a sus correspondientes atributos y características.
Surgen como producto de la observación.
En el contexto organizacional, pueden ser definidos más precisamente como registros
estructurados de transacciones.
Al describir simbólicamente los hechos y acontecimientos sucedidos, los datos no poseen
interpretación ni opinión, por lo que pueden utilizarse sólidamente para la toma de
decisiones.
Representan la materia prima fundamental para la creación y el desarrollo de la
información.

Información:
Es un conjunto de datos que se han colocado en un contexto significativo y útil.
Son datos procesados en forma significativa para el receptor, con valor real y perceptible
para decisiones presentes y futuras.
El receptor debe encontrar en ella algo que no le era conocido con anterioridad o que no
podría ser pronosticado.
Para que los datos se conviertan en información deben ser procesados de alguna forma,
deben estar organizados para una tarea, dirigidos hacia una acción específica, identificados
con una decisión.
Puede sintetizarse el concepto de información diciendo que se refiere a datos
estructurados: datos que han sido seleccionados y estructurados en relación con un
problema, un usuario en particular, un momento y un lugar.
Como los datos carecen de valor propio, se debe generar un proceso de transformación
que los convierta en información a través del agregado de significado. Algunos métodos
son:
- Contextualización: Se recopilan los datos sabiendo el propósito.
- Categorización: Se conocen las unidades de análisis o componentes clave de los datos.
- Calculación: Los datos pueden analizarse matemática o estadísticamente.
- Corrección: Eliminación de los errores de los datos.
- Condensación: Resumen de los datos.
La función básica del sistema de información de la organización es procesar los datos para
que se conviertan en información.

Conocimiento:
Representa información con mayor valía. En el conocimiento, alguien ha volcado su
experiencia, ha reflexionado, ha agregado su propia sabiduría y entendimiento, y ha sabido
contextualizar debidamente una información, incorporándole significatividad e
interpretación propias.
Así como la información deriva de los datos, el conocimiento deriva de la información, y a
medida que se avanza desde los datos al conocimiento, la participación del hombre se
vuelve más importante e imprescindible.
Para transformar información en conocimiento se necesitan personas que activen ciertos
procesos mentales como:
- Comparación: Cotejo de la información de una situación determinada con situaciones
conocidas anteriores.
- Consecuencias: Posibilidad para evaluar y percibir las consecuencias en el largo plazo de
las decisiones y acciones actuales.
- Conexiones: Del conocimiento tratado con otras porciones del conocimiento.
- Conversación: Acerca de lo que piensan otras personas de la información que se está
tratando.

Datos Información Conocimiento


Observaciones sencillas de los Datos dotados de pertinencia y Información valiosa de la mente
estados del mundo. propósito. humana. Incluye reflexión,
síntesis y contexto.
Se estructuran fácilmente. Requiere una unidad de análisis. Difícil de estructurar.
Se capturan con facilidad en las Necesitan consenso sobre el Difícil de capturar en las
máquinas. significado. máquinas.
A menudo se cuantifican. La intermediación humana es A menudo es tácito.
indispensable.
Se transfieren con facilidad. La transferencia es complicada.

La Gestión del Conocimiento es un proceso sistémico que trata de adquirir, organizar,


almacenar y comunicar conocimientos tanto explícitos como tácitos, de manera que todos
los integrantes de una organización puedan usarlos para hacer más efectiva y eficiente su
labor.
Cuando el conocimiento es puesto en acción en la organización y se aplica a las tareas ya
conocidas genera productividad, y cuando es aplicado a tareas que son nuevas y diferentes
genera innovación.

Sistema de comunicación:
La comunicación puede ser definida como la acción en la cual se produce un intercambio de
información y se transmiten significados por medio del uso de símbolos.
Un sistema de comunicación tiene cuatro elementos: un emisor, un canal de comunicación,
un mensaje y un receptor.
El sistema de comunicación debe diseñarse como un proceso bidireccional, de manera que
permita la retroalimentación.
La información y su interpretación:
La información de una organización sirve a personas que se encuentran en procesos de
acción o de decisión. Cada una de esa personas posee un estilo y una capacidad cognitiva
diferentes que provoca que ante una misma información y en una misma situación, dos
personas tomen o inicien acciones y decisiones disímiles. Además los factores situacionales
y personales, así como el ambiente organizacional, entre otras.
- Estilo cognitivo: Los términos cognitivo o cognoscitivo a la forma en que una persona
capta determinada información. El estilo cognitivo de una persona está determinado por su
composición genética y por los factores del medio, como la educación y la experiencia.
Recolección de la información: Las personas con un estilo de cognitivo receptivo concentran
los detalles de los datos con el fin de obtener los conocimientos específicos sobre el medio
ambiente en el cual se mueven. Los perceptivos trabajan sobre las relaciones entre los
datos elementales para intentar generalizar sobre el medio ambiente, no se detienen en los
detalles.
Evaluación de la información: Aquellas con estilo analítico enfrentan un problema
estructurándolo en términos de métodos lógico-deductivos, desintegrando el problema en
partes y llegando a soluciones adecuadas y aceptables. Las personas con estilo heurístico
tratan de abarcar globalmente un problema; utilizan la metodología de ensayo y error con
el fin de analizar distintas posibilidades.
- Factores situacionales y personales: Ante una misma información, diferentes personas
encargadas de la toma de decisiones interpretarán el problema de distinta manera,
influenciadas por su distinta posición en la organización, y de acuerdo a su especialización.
- Ambiente Organizacional: La organización produce efector sobre la interpretación de la
información. La cultura organizacional, puede entenderse como los modos de pensar, creer
y hacer cosas en el sistema, se encuentren o no formalizados. Se compone de convicciones,
supuestos, creencias y valores que comparten los integrantes de cada organización. Las
personas ajustan su comportamiento a los usos y costumbres organizacionales.

Fuentes de información:
La información que la organización utiliza reconoce diferentes orígenes:
Fuentes internas: Es generada por la propia organización, a través de su propia estructura.
Fuentes externas: Tiene diversos orígenes: competidores; gobierno; consultores; cámaras
empresarias; órganos de control.
A su vez, las fuentes pueden ser:
Primaria: Información que debe ser reunida por primera vez para un tema en especial.
Secundaria: Es información que ya fue obtenida y se encuentra almacena en algún sitio
accesible por la organización. Contiene información obtenida por la propia empresa e
información proveniente de fuentes externas.

Características de la información:
Si la información no reúne, para cada situación en particular, las características apropiadas
para satisfacer la necesidad que le dio origen, esa información no será útil.

Tiempo Contenido Forma


Oportunidad Relevancia Presentación
Período Precisión Detalle
Frecuencia Alcance Medio
Singularidad Atracción
Accesibilidad

Tiempo:
- Oportunidad: Cuando la información está disponible en el momento en que se la necesita
y no está desactualizada, se dice que la información es oportuna.
- Período: La información puede orientarse hacia situaciones pasadas (históricas), hacia el
futuro (predictivas), o reflejar situaciones del presente.
- Frecuencia: La cantidad de veces que se solicita, se busca o se prepara, determina la
frecuencia de la información.

Contenido:
- Relevancia: La relevancia implica que la información necesaria para una situación concreta
y específica debe:
a) estar vinculada con las necesidades de información de quien en ese momento la necesita
(pertinencia);
b) brindarle al usuario todos los elementos que necesita saber en relación con esa situación
en particular (integridad o completitud);
c) proporcionar sólo la información que se necesite (brevedad).
- Precisión: La calidad de la información se vincula con su precisión. Se refiere a dos
cuestiones bien concretas:
Que esté libre de errores: Significa que no surgieron fallas en los procesos de transcripción,
recopilación y condensación.
Que esté libre de tendencias o desviaciones: Significa que a los datos no se los manipuló o
distorsionó.
- Alcance: El alcance de la información define su campo de acción.
- Singularidad: Determina la diferencia en el valor que existe entre diferentes elementos
informativos. De allí que a la información creada internamente se le confiera un mayor
valor y sea celosamente custodiada, estando su uso restringido sólo a ciertos niveles o
personas de la organización.

Forma:
- Presentación: Puede variar en función de la propia naturaleza de la información y frente a
cada situación en particular.
La información cuantitativa presenta en forma numérica la medición o valor de un dato. La
información cualitativa presenta un hecho o dato pero en términos de sus características
no cuantificables.
- Detalle: La información detallada es la que muestra la totalidad de los elementos
reunidos, en tanto la información resumida presenta un agrupamiento de estos mismos
detalles o datos.
- Medio: El medio de presentación puede ser impreso o visual.
- Atracción: La información tiene que llamar la atención del potencial usuario para que
resulte verdaderamente útil.
- Accesibilidad: La consideración de la accesibilidad se manifiesta por medio de de dos
enfoques diferentes. Por un lado, se refiere a la dificultad o al tiempo requerido en la
obtención de la información. Por otro lado, también existe una manifestación de
accesibilidad que considera el aspecto cognitivo: la información debe estar estructurada de
manera que pueda ser entendida y que pueda recuperarse de ella lo que se necesite.

Flujo de información:
La información circula por los niveles de la organización en varios sentidos. Lo hace de
arriba hacia abajo (comunicación superior-subordinado). Información que circula de abajo
hacia arriba, comunica a subordinados con superiores.
El flujo de información no se limita sólo a la circulación en sentido vertical, también lo hace
de manera cruzada y lateral. El flujo cruzado de información no suele respetar los canales
institucionalmente formalizados de la organización, el uso de éste permite reducir tiempos
o esfuerzos.
El flujo lateral permite la vinculación entre las diferentes áreas funcionales de la
organización.
Dentro del flujo de información que desde abajo hacia arriba circula en una organización se
encuentran cinco procesos:
- Demora del mensaje: la demora puede utilizarse para distorsionar el efecto que tendría si
fuera trasmitida cuando corresponde.
- Resumen de información: es la reducción en la cantidad de datos e información a
trasmitir, obviando los detalles acerca de las actividades pero sin cambiar el significado
esencial del contenido original. El resumen permite ver con más claridad patrones de
comportamiento, tendencias o inclinaciones en las operaciones.
- Filtrado de información: a medida que la información va siendo resumida, también se
produce su filtrado, por medio del cual cada nivel decide el grado de detalle que incluirá en
los resúmenes destinados al nivel superior. El filtrado significa que hay información que no
se proporciona, éste proceso no es neutro, puede tener un sesgo indeseado. En primer
lugar, cuando cierta información que no favorece a los administradores es dejada de lado
por ellos mismos. En segundo lugar, cada persona puede filtrar información que puede ser
útil en niveles superiores.
- Absorción de la incertidumbre: se produce cuando se obtienen inferencias de un conjunto
de hechos y luego se comunican las inferencias mismas y no los detalles de los hechos
concretos. El que recibe la comunicación no posee elementos que le permitan establecer la
exactitud y confiabilidad de esa información. El que recibe la comunicación debe confiar en
el proceso que se desarrolló para obtenerla y debe aceptarla tal como la recibe.
El proceso de absorción de incertidumbre permite la simplificación de los sistemas de
información.
- Sesgo en la presentación: de acuerdo con la elección que se realice en su presentación,
una misma información puede llegar a interpretarse o utilizarse de manera diferente.
Una manera de sesgar la presentación de una información es a través del ordenamiento y
agrupamiento que se haga de los datos, ya que de esta manera puede afectarse la
percepción con relación a la importancia que ellos tengan.
Capítulo 2: Conceptos sobre sistemas

El enfoque de sistemas:
El entendimiento y compresión de los sistemas se produce cuando sobre ellos se aplica una
visión integral, considerando las interdependencias e interrelaciones de sus partes.
El enfoque de sistemas se diferencia del enfoque analítico, el que para analizar un
problema utiliza en primer término una partición del conjunto en sus partes más pequeñas
para comprender mejor el funcionamiento del todo porque el enfoque de sistemas
(sistémico) parte de una visión global, integral que complementa al enfoque analítico en las
metodologías de estudio.

Definición de sistemas:
Un sistema es un conjunto organizado de elementos interrelacionados que interactúan entre
sí, entre sus atributos y con su ambiente conformando una totalidad, persiguiendo un fin
determinado, y teniendo una actuación conjunta superior a la suma de las actuaciones
individuales de sus elementos.
El concepto de sistema connota la idea de totalidad, el funcionamiento del sistema siempre
es mayor que la suma de individual del funcionamiento de sus partes.
Cada sistema, de acuerdo con el interés o la posición de quien pretenda estudiarlo, podrá
ser entendido como sistema, subsistema o suprasistema.
Entre las partes y sus atributos y el ambiente que los rodea se establece una unidad, un
todo interrelacionado e interdependiente: el ambiente condiciona a los sistemas, a la vez
que éstos influyen sobre su ambiente. No hay sistema sin ambiente. Todo sistema tiene
una finalidad, por lo que puede ser definido a partir de la función que realiza como parte de
uno o varios sistemas mayores. Para lograr sus objetivos en ambientes que se presentan
cambiantes, el sistema debe adaptarse. Si esto no se logra, el sistema puede entrar en un
proceso de entropía, por el cual entra en crisis, desgastándose y llegando a su
desintegración.
Si las partes que componen una entidad no interactúan, no conforman un sistema. Los
elementos de los sistemas pueden ser: objetos, conceptuales y sujetos.
Los sistemas presentan propiedades, que son atributos y cualidades que se derivan del
dominio de cada sistema; el dominio es el campo sobre el cual se extienden. Pueden
clasificarse en vivientes (Tiene funciones biológicas relacionadas al nacimiento, la
reproducción y la muerte) o no vivientes.
Otra clasificación es entre aquellos abstractos o concretos. Un sistema abstracto es aquel
en que la totalidad de sus elementos son conceptos. Un sistema concreto es aquel en que
por lo menos dos de sus elementos son objetos o sujetos.
Conceptos claves de la Teoría General de Sistema:
Elementos: Son los componentes de los sistemas. A su vez, cada elemento puede ser un
sistema completo en sí mismo, un subsistema.
Los que entran al sistema serán las entradas o entrada, los que salen serán las salidas o
resultados, y los que operan sobre las entradas realizando algún proceso de
transformación, procesos o proceso.
- Entrada: Una entrada (input) es cualquier ingreso del ambiente al sistema, tienen la
característica de ser la fuerza de arranque o de partida del sistema, proveyendo el material
o la energía necesaria para que el sistema comience a operar.
Si todas las entradas fueran irrestrictas, se correría el riesgo de realizar el proceso a
elementos que no corresponden, sin contar las consecuencias indeseadas de una salida
basada en elementos incorrectos.
- Salidas: Una salida (output) es cualquier elemento que sale del sistema hacia el ambiente.
Las salidas pueden adoptar diversas formas: productos; beneficios; información; servicios.
Las salidas deben estar en consonancia con los objetivos del sistema.
- Proceso: El proceso es la actividad que el sistema aplica sobre los elementos de entrada
para transformarlos en elementos de salida. Durante el proceso (throughput) es deseable y
esperable que a las entradas se les adicione valor y utilidad.

Retroalimentación:
Es la función del sistema que compara la o las salidas con un objetivo o estándar
previamente establecido.
Las salidas de un sistema son comparadas con las salidas esperadas, y cualquier diferencia
que se encuentre origina una retroalimentación (feedback) en la entrada al proceso para
que se ajusten sus operaciones.
En todo proceso de control existen elementos esenciales:
- Un objetivo establecido.
- Un sensor que efectúe la medición del rendimiento.
- Un comparador que determine las diferencias en comparación al objetivo.
- Un activante que corrige y ajusta.
Existen dos tipos de retroalimentación:
- Retroalimentación negativa: Es del tipo correctivo y ayuda a mantener al sistema que
retroalimenta dentro de un margen crítico de operación.
- Retroalimentación positiva: Refuerza la operación de un sistema, tendiendo a que
continúe con los mismos rendimientos y sin modificar sus actividades.

Ambiente o contexto:
Un sistema siempre está en función de un contexto o ambiente, que es el conjunto de
objetos exteriores que rodean, contienen e influyen al sistema. Entre el ambiente y el
sistema existe una intensa interrelación e interdependencia.
Para que lo “externo” sea considerado como ambiente deben presentarse en forma
conjunta dos circunstancias:
a) que el sistema no pueda controlarlo;
b) que afecte significativamente su desempeño o propiedades.
El ambiente permite reconocer dos clases de diferentes de elementos, los hay
transaccionales, aquellos que el sistema no puede controlar pero que puede ejercer
influencia. Y los hay contextuales, que son los que el sistema no puede controlar ni
modificar.

Límites:
Un sistema existe dentro de sus límites y todo lo que está fuera de esos límites y es
relevante para el sistema, constituye su ambiente.
A pesar de que en los sistemas concretos los límites surgen más claramente ya que son una
demarcación natural determinada por la estructura básica del sistema y por sus objetivos y
fines, en muchas oportunidades algunos elementos pueden ubicarse tanto dentro como
fuera del sistema.
En un sistema abstracto los límites son determinados según el nivel de percepción,
intención, objetivos y conocimientos del observador en relación con el funcionamiento
interno del sistema.
La permeabilidad de los límites definirá el grado de apertura del sistema respecto del
ambiente.

Subsistemas:
Cuando un componente de un sistema es en sí mismo un sistema, se lo llama subsistema.
Cada subsistema dentro de un sistema se conecta con otros subsistemas para lograr un fin
determinado.
Lo que determina que un conjunto de elementos sea considerado un sistema y no un
subsistema, es el punto de vista de quien lo está definiendo, de quien lo está delimitando.
Un sistema está integrado por subsistemas de menor orden y es también, parte de un
suprasistema que lo contiene. El número de niveles de esa jerarquía define la complejidad
del sistema.
Estas interacciones e interconexiones entre los subsistemas se llaman interfases. Son los
elementos de interconexión (intermediarios) situados en los límites de un sistema (o
subsistema) por los cuales la información es transferida o coordinada entre ellos.
Dentro del concepto de subsistemas se destacan dos aspectos: fragmentación y
simplificación.
- Fragmentación: Es una condición de los sistemas poder fragmentarse o factorizarse en
subsistemas. La estructura de un sistema refleja la combinación jerárquica que han
asumido los diferentes subsistemas.
Se aprecian dos procesos:
-Proceso de descomposición: Cuando un sistema complejo es difícil de entender o
analizar en su conjunto, el sistema se descompone o factoriza en subsistemas, con tareas
individuales más simples.
-Proceso de composición: Al realizarse la descomposición en forma jerárquica se supone
que la obtención de logros de los subsistemas inferiores en la estructura, van a facilitar el
logro de los subsistemas superiores.
- Simplificación: Una gran cantidad de interfases representa una barrera a la buena
coordinación entre las partes. Para lograr una coordinación eficiente se simplifica el
sistema creando subsistemas relativamente aislados. Hay dos formas de realizar la
simplificación:
-Agrupamiento: Se establecen grupos de subsistemas que interactúan entre sí.
-Desacoplamiento: Es necesario que los subsistemas estén en gran parte aislados,
desacoplados, con cierta independencia parcial.

Propósitos u Objetivos:
Los elementos de un sistema interactúan para lograr alguna meta, algún estado final o una
nueva posición de equilibrio (teleología). Los objetivos son determinantes de la
configuración del sistema y de las acciones que realiza. Los objetivos deben poder
operativizarse a través de su cuantificación; ésta resulta indispensable si se pretende medir
el desempeño del sistema bajo estudio.

Interrelación e interdependencia:
La interrelación se verifica a través de los enlaces que vinculan entre sí a los elementos, aun
cuando éstos sean considerados como subsistemas. Las relaciones connotan la
interdependencia que entre los elementos interrelacionados se produce.
- Relaciones simbióticas: Enlazan elementos que requieren de esa vinculación para seguir
funcionando, no podrían hacerlo si son separados.
- Relaciones sinérgicas: Cuando la interrelación que se produce entre los elementos genera
un resultado conjunto mayor que la suma de los resultados individuales de esos mismos
elementos.
- Relaciones superfluas: En la medida que una relación es repetida, aumenta la confiabilidad
del sistema.

Recursos:
Los recursos son los medios que poseen los sistemas y que los utilizan para realizar las
actividades necesarias para cumplir con sus propósitos.
Los recursos de una organización no sólo son la gente, el capital, la infraestructura, sino
también la información, el conocimiento y sus mejores capacidades, entre otros.

Atributos:
Son las propiedades y características que pueden reconocerse de los elementos y de su
vinculaciones. Los hay cualitativos y cuantitativos, así como definidores y concomitantes.
Un atributo definidor es el que permite designar adecuadamente al elemento o relación.
Las características concomitantes son las que no establecen ninguna diferencia con
respecto al elemento o relación que se está considerando; su ausencia o presencia no es
definidora del elemento.

Entropía:
Es una fuerza que lleva al sistema hacia un máximo desorden, hacia una falta de
transformación de sus recursos, empujándolo a su desaparición.
Se relaciona con la variedad e incertidumbre del sistema.

Homeostasis:
La homeostasis o equilibrio dinámico es una propiedad de los sistemas que se expresa a
través de su nivel de respuesta y adaptabilidad a las fuerzas del entorno, en busca de su
funcionamiento eficaz.
El equilibrio dinámico se obtiene a través del autocontrol, de la autorregulación. Cuando un
sistema no logra adaptarse dinámicamente a su contexto, puede entrar en entropía.

Sinergia:
En la sinergia se verifica que la actuación conjunta de los componentes del sistema, es
superior a la suma de las actuaciones individuales de sus partes componentes.

Equifinalidad:
Expresa que los objetivos finales pueden ser conseguidos a partir de diferentes condiciones
iniciales, a través de diferentes maneras, y utilizando medios o acciones distintos a los
originalmente pensados.

Complejidad:
Es la condición que presenta un sistema cuando se manifiesta al menos una de estas cuatro
situaciones:
a) que esté conformado por muchos elementos que interactúan de modo no simple;
b) que sus causas, efectos o estructuras no sean conocidos;
c) que necesite mucha energía, tiempo o información para ser manejado;
d) que produce efectos que son al mismo tiempo deseados o indeseados, o muy difíciles de
controlar.

Organización y estructura:
La organización de un sistema expresa el conjunto de las reales o potenciales
interrelaciones que pueden darse entre sus elementos.
El concepto de organización es afín a la noción de estructura, ya que a ésta se la define
como la forma de las relaciones y vinculaciones que mantienen los elementos de un
sistema.
Naturaleza de los sistemas:
Ackoff plantea que un sistema es un todo compuesto por dos o más elementos que
satisface las siguientes condiciones:
1) El conjunto posee uno o más atributos o funciones que lo definen.
2) En cada conjunto existe un subconjunto de partes que, en uno o más ambientes, son
suficientes para realizar y definir sus funciones básicas: consideradas por sí solas, esas
partes son necesarias pero resultan insuficientes para llevar a cabo las funciones básicas.
3) La conducta de cada parte del conjunto tiene un efecto sobre la conducta del todo.
4) La manera en que cada parte esencial afecta el comportamiento o las propiedades de un
sistema depende, por lo menos, del comportamiento o las propiedades de otra parte
esencial del sistema.
5) El efecto de cualquier subconjunto de partes esenciales sobre el sistema como un todo
depende, por lo menos, del comportamiento o las propiedades de otro subconjunto.

Diferentes tipos de sistema:


Sistemas abiertos y sistemas cerrados:
Los sistemas abiertos son aquellos que tienen ambiente y que con él intercambian,
regularmente, información, materiales y energía. Tiene la característica de adaptarse a los
cambios que se producen en su ambiente: se ajustan a sus modificaciones con el fin de
preservar su existencia.
Los sistemas cerrados no tienen ambiente, no interactúan con el medio ambiente por lo
cual no lo influyen ni son influidos por él.
En las organizaciones y en su sistema administrativo y de información existen sistemas
relativamente aislados del medio ambiente, pero no puede decirse que sean
absolutamente cerrados. Más apropiado que el concepto de sistemas abiertos y sistemas
cerrados resulta el de sistemas más o menos permeables.

Sistemas predictibles y sistemas probabilísticos:


Cuando un sistema trabaja de una manera predecible, cuando la interacción de sus
elementos se conoce con certeza y cuando su evolución puede determinarse con precisión
a partir del conocimiento de su estado actual y de sus operaciones, se dice que el sistema
es predictible.
En un sistema probabilístico no se conoce con certeza su conocimiento.

Sistemas con propósitos y sistemas sin propósitos:


Clasificar los sistemas por propósitos implica considerar si en dos o más ambientes el
sistema tiene libertad de elección tanto de medios como de fines. También debe definirse
si sus partes, consideradas en forma independiente, tienen sus propósitos propios. Pueden
distinguirse cuatro diferentes tipos y modelos de sistemas:
Sistemas y modelos Las partes El todo
Determinista Sin propósito Sin propósito
Animado Sin propósito Con propósito
Social Con propósito Con propósito
Ecológico Con propósito Sin propósito
Capítulo 3: La organización como sistema
La organización como un sistema abierto:
Enfoque de sistema cerrado:
Se definió a los sistemas cerrados como aquellos que tienen límites bien definidos, rígidos y
no permeables, mientras que en los sistemas abiertos los límites son más permeables y, en
ocasiones, no son fácilmente definibles físicamente.
Considerar a las organizaciones como sistemas cerrados implica que en su manejo se
utilizarán modelos deterministas.
En un sistema predictible un cambio que se realice sobre una de sus variables, producirá un
efecto que resulta posible anticipar.
Esta perspectiva considera que sus integrantes tienen un comportamiento acorde con los
deseos organizacionales, no contemplándose los valores y necesidades de las personas.
Enfoque de sistema abierto:
Al enfoque de sistema cerrado se opone el que considera a las organizaciones como
sistemas abiertos. Uno de los aspectos que más caracteriza a las organizaciones es su
permanente y dinámica interacción con su ambiente.
La organización es influida por su medio ambiente desde el momento en que por sus
límites permeables ingresa una gran cantidad de insumos. A su vez, por medio de sus
salidas, influye en el ambiente.
La organización es un tipo particular de sistema abierto que comparte determinadas
características con otros sistemas abiertos:
1. Importación de energía: Continuamente incorporan del ambiente insumos de elementos
físicos y representaciones simbólicas.
2. Procesos internos de transformación: Las actividades que se realizan sobre las entradas.
3. Salidas: Resultado o producto final que la organización aporta al medio ambiente.
4. Ciclos de sucesos: Cuando la organización exporta al ambiente producto de su actividad,
recibe de éste nuevos insumos que permiten que se reinicie el ciclo de actividades de
ingresos-transformación-salida.
5. Entropía negativa: Deben moverse para evitar la entropía.
6. Procesos de retroalimentación y codificación: La organización recibe información de las
consecuencias de las actividades desarrolladas por el propio sistema, con el fin de detectar
y corregir los desvíos que se observen con relación a los objetivos.
7. Estado estable y homeostasis: Por medio del permanente intercambio de energía con el
ambiente los sistemas adquieren una condición estable en su estructura y en sus estados
internos, conservando a través del tiempo el carácter del sistema. La homeostasis dinámica
permite que los cambios externos no modifiquen la esencia de la estructura del sistema.
8. Diferenciación: Los sistemas abiertos presentan procesos que tienden hacia la
diferenciación y la elaboración, el proceso de diferenciación conduce a la elaboración de
una estructura.
9. Equifinalidad: Un sistema puede alcanzar un determinado estado final partiendo de
condiciones iniciales diferentes y a través de la adopción de distintos cursos de acción.

Características particulares de las organizaciones como sistemas abiertos:


Las organizaciones ya fueron definidas como una clase de sistemas sociales: éstos, a su vez,
constituyen una clase de sistemas abiertos. Las organizaciones tienen propiedades que les
son propias como sistema social.
1. Artificialidad: Las organizaciones son creaciones artificiales propias del hombre que están
diseñadas intencionalmente para cumplir con fines específicos y determinados, por lapsos
de tiempo considerables y dirigidas por su propio sistema de de administración.
2. Morfogénesis: Una organización tiene la capacidad de modificar sus características
estructurales básicas. A través del proceso de retroalimentación la organización puede
comparar los resultados obtenidos con los deseados, y si no estuviera conforme, puede
modificar sus comportamientos, cambiar o incorporar nuevos objetivos.
3. Complejidad: En la medida que las organizaciones crecen en tamaño y en el desarrollo de
sus elementos organizativos, aumentan en su complejidad. La complejidad se asocia a la
cantidad de subpartes que presenta cada organización.
4. Apertura: Se relaciona con la capacidad de sus límites al permitir un fluido intercambio
de aquélla con el ambiente que lo rodea. Si la apertura fuera total se correría el riesgo de
que la organización fuera absorbida por su ambiente, desaparecería.
5. Intencionalidad: Sus acciones y actividades están orientadas a través de la consecución
de determinados fines y objetivos.

Modelos de organización como sistema:


Concepto sociotécnico de la organización:
El enfoque sociotécnico de las organizaciones surgió con el fin de lograr sistemas que
permitan obtener satisfacción plena en el trabajo junto a eficiencia tecnológica. Esas
características son las que permiten que el enfoque sociotécnico sea apropiado para tratar
los efectos que surgen a causa de la implementación de sistemas de información en las
organizaciones.
Leavitt crea un modelo que describe a la organización como constituida por cuatro
componentes interrelacionados:
1. Tareas
2. Personal
3. Tecnología
4. Estructura
Los elementos de este modelo se agrupan es dos subsistemas:
1. El subsistema técnico: Incluye los trabajos (tareas) que van a desempeñarse, la forma en
que se dividieron esos trabajos y se buscó su coordinación (estructura), y los equipos,
instalaciones, instrumentos y el ambiente físico y su disposición (tecnología). Este
subsistema es el encargado de transformar la eficiencia potencial de la organización.
2. El subsistema social: En el que se encuentran las personas, sus características físicas y
psicológicas, las vinculaciones y relaciones tanto individuales, como grupales, y las
exigencias organizacionales en la realización de los trabajos. Este subsistema es encarado
de transformar la eficiencia en la eficiencia real.
El modelo de Leavitt para la comprensión del cambio organizacional se basa en la fuerte
interdependencia entre los componentes de los dos subsistemas, lo que provoca que un
cambio en uno de los componentes produzca efectos, planeados o no, en los otros.

Enfoque situacional o contingente:


Los estudios en administración han tratado de encontrar una necesaria relación entre los
distintos subsistemas y variables controlables de la organización y los factores
contingentes. Buscan entender las interrelaciones entre y dentro de los subsistemas, así
como las relaciones entre la organización y su medio ambiente, con el fin de establecer un
esquema de estructuración eficiente de la organización.
Los conceptos de sistemas proveen un modelo amplio con el cual es posible entender a
todas las organizaciones. En tanto que los factores de contingencia reconocen que los
subsistemas de la organización y su medio ambiente son, en cierto sentido, únicos, y
representan la base que hay que considerar para diseñar y administrar organizaciones
específicas.

Consecuencias de la introducción de nuevas tecnologías:


El impacto que provoca la introducción de nueva tecnología se traduce en resultados,
efectos o consecuencias, que se manifiestan expresamente en cambios significativos en las
personas, en el entorno del trabajo, en las relaciones grupales y en la estructura.
Un aspecto crítico en la incorporación de nueva tecnología es el grado de aceptación por
parte de quienes deben operar con ella, y ese nivel de aceptación está determinado por la
forma en que la tecnología es implantada en la organización.
Es posible identificar cuatro resultados del cambio organizacional:

Ritmo e intensidad del cambio

Incremental Revolucionario
No premeditado Adaptación Impacto
organizacional tecnológico
Control del cambio Premeditado Desarrollo Nuevas
organizacional configuraciones
organizacionales

Cuando se incorpora tecnología puede tenerse el control que ese cambio genera,
determinando consecuencias que sean pretendidas por la organización (premeditadas) o
no (no premeditadas). Además, debe considerarse la intensidad y el ritmo del cambio por la
incorporación de la tecnología; cuando la estructura y los procesos organizacionales son
transformados de manera progresiva, ese cambio puede ser considerado como
incremental, en tanto que los cambios rápidos y profundos que generan nuevas formas de
organización y trabajo pueden ser definidos como revolucionarios.

Actividades de la organización:
Alta
administración

Administración
intermedia

Administración operativa

Personal operativo
Oficinistas/Operadores

El Personal Operativo puede ser de dos tipos: oficinistas que procesan trasacciones y
participan en las tareas administrativas de la organización, y personal de operación cuyas
tareas se vinculan con las actividades primarias relacionadas con producir un producto o
brindar un servicio.
En el nivel de Administración Operativa la actividad predominante es la supervisión del
personal operativo. El énfasis está puesto en la observancia de las destrezas técnicas de
los empleados.
El nivel de Administración Intermedia se ocupa de supervisar el rendimiento de la
organización y controlar las actividades que llevan a éste hacia el logro de sus objetivos.
La Alta Administración realiza tareas que son de planeación y formulación estratégica; su
actividad se orienta hacia la visión futura de la organización y dirige y controla el
desempeño de un reducido grupo de funcionarios cuyas tareas básicas son realizar los
planes de la empresa.

Enfoque de la candena de valor:


La ventaja competitiva de una organización resulta del valor que una empresa es capaz de
crear para sus compradores, y esto puede reflejarse en el ofrecimiento de precios
menores a los de los competidores ante productos o servicios equivalentes, o bien a la
provisión de características especiales que no son fáciles de equiparar por la competencia.
Porter desarrolló el concepto de cadena de valor, que es un modelo que presenta las
actividades estratégicas de una empresa, las que se desarrollan para diseñar, producir,
poner en el mercado, entregar y brindar servicios de posventa a sus productos. El sentido
de este análisis es el de identificar las causas por las que la empresa genera valor. Cuando
el valor generado por la empresa supera al costo por obtenerlo, se dice que su posición
competitiva es favorable, su actividad será lucrativa.
Toda actividad de valor emplea insumos físicos, tecnología, información. Estas actividades
se dividen en actividades primarias y actividades de apoyo.
Las actividades primarias son las que están orientadas hacia la elaboración física del
producto, su venta y su entrega al comprador.
Las actividades de apoyo sustentan a las actividades primarias pero también se apoyan
entre sí. Proporcionan insumos comprados, tecnología, personas y demás funciones que la
empresa necesite.

Enfoque tradicional de las actividades organizacionales:


La forma tradicional de representar las actividades organizacionales es a través de una
pirámide donde se expresan distintos niveles que representan, para cada nivel,
agrupamientos de tareas comunes. Un modelo de estas características es el que elaboró
Simon donde en la base sitúa al nivel Técnico, en cual se ejecutan los procesos de
producción de bienes y la prestación de servicios a los clientes. Sobre este nivel ubica uno
que llama Administrativo, en el cual se agrupan una serie de actividades que tienen
procesos de toma de decisiones programadas. El nivel Político es el que con su accionar
permite que la organización tenga sus objetivos, defina sus políticas y desarrolle sus planes
estratégicos.
Un modelo similar es el que estableció Anthony, que consta de tres niveles administrativos
y uno operativo.
El Planeamiento Estratégico consiste en la formulación de planes y políticas estratégicas
que puedan establecer un cambio en el carácter o la dirección de la organización.
El nivel de Control Administrativo no sólo contempla actividades de control, sino también
algunas de planeamiento táctico. El control administrativo regula la organización para
asegurarse que las actividades desarrolladas sean congruentes con las metas establecidas
en sus planes.
El Control Operacional se ejerce sobre las transacciones o tareas individuales, buscando
que éstas se ejecuten con eficacia y eficiencia.

Las decisiones en la organización:


Los tres niveles de las actividades administrativas se diferencian por las distintas
decisiones asociadas a cada uno de ellos.
La decisión es un proceso por el cual se elige una entre varias alternativas disponibles y
posibles.

Tipos de decisiones:
Decisiones programadas: Numerosas situaciones organizacionales en las que hay que
tomar decisiones se presentan de manera repetitiva y rutinaria estando conformadas por
un alto nivel de estructuración; el curso de acción a seguir puede ser definido con
anticipación, estableciendo precisas reglas de decisión compuestas por procedimientos
previamente especificados.
Una decisión es programada cuando se conocen:
- Todas las variables que la afecta.
- La interrelación entre todas las variables.
- La cuantificación de todas las variables.
- El objetivo a optimizar u obtener.
Por todas estas características, estas decisiones pueden ser tomadas por el personal de
más bajo nivel y de poca especialización y capacitación.
Decisiones no programadas: En las decisiones no programadas no es posible establecer
reglas o procedimientos de decisión con antelación; son novedosas y no estructuradas; en
circunstancias son únicas.

Proceso de toma de decisiones:


Simón elaboró un modelo de toma de decisiones que consiste en tres etapas
fundamentales:
Detección: Para iniciar el proceso de toma de decisiones se debe tener conciencia de la
existencia de un problema o del aprovechamiento de una oportunidad.
Cuando la detección es de un problema, inmediatamente se requiere su precisa
identificación y formulación, con el fin de definirlo correctamente y comenzar a recolectar
todos los datos necesarios sobre él.
Esta etapa tiene por finalidad la compilación de la información necesaria con relación al
problema que se intenta resolver.
Diseño: Durante esta etapa se intentan desarrollar todas las alternativas posibles que
aporten solución al problema. La evaluación de las alternativas implica considerar todas
las consecuencias potenciales de cada una de ellas.
Selección: Esta etapa se simplifica limitándose a la elección de la alternativa más
favorable. En cualquier etapa luego de la detección, se puede volver hacia atrás.