Requerimientos técnicos ERP

No modificar la estructura de filas y columnas
Completar para cada requerimiento los siguientes datos:
→ el módulo principal de la aplicación que lo cubre
→ si existe un modulo alternativo para cubrir el requerimiento
→ el grado de cobertura del requerimiento según la siguiente escala:
0 - Requerimiento no contemplado.
1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante
2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de
3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
→ comentarios o explicaciones relativas a la cobertura del requerimiento

Documento de requerimientos de ERP
Instrucciones
olumnas
s siguientes datos:
ón que lo cubre
ara cubrir el requerimiento
miento según la siguiente escala:
a través de un desarrollo importante
a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de personal informático o especialmente entrenado).
totalmente dentro del estándar del paquete.
tivas a la cobertura del requerimiento

personal informático o especialmente entrenado).
Area
Requerimiento Finanzas HR
Sub Contabiliodad y cierre financiero Nomina

requerimiento 1
Sub Cunetas por Cobrar Contratación del personal
requerimiento 2
Sub Cuentas por Pagar
requerimiento 3
Sub Tesoreria
requerimiento 4
Sub Contratistas
requerimiento 5
Sub Devolución IVA
requerimiento 6
Sub Fondo de Vivienda
requerimiento 7
Sub Convenios
requerimiento 8
Macro areas
Presupuesto Compras
Plan presupuesto Plan de Compra
Ejecución del presupuesto Inventario
Costos
Gestión Activos
Operar propiedad y activos
Gestión inmobiliaria
Mantenimientos activos
Medio Ambiente, salud y seguridad
Planificación de infrastructura
Gestión de flota
Requerimiento
Seguridad
1 Perfiles y roles de acceso
2 Autenticación federada - Identity Managers (IdM) o servicios de directorio
3 Autenticación federada - Single Sign-On (Autenticación única)
4 Gestión de contraseñas de acceso
5 Almacenamiento Cifrado de Información
6 Firmas digitales y sobres digitales
7 Comunicación segura en Cloud
8 Características de seguridad de arquitectura de red de la solución Cloud (Si aplica)
9 Características de seguridad del servicio en caso de ser una solución SaaS/PaaS

10 Política para la administración de parches de seguridad
11 Análisis de vulnerabilidades
12 Informe de incidentes a activos de Sena
13 Acuerdo de confidencialidad de la información

14 Uso de información para funciones profesionales del servicio contratado.
15 Estándares de verificación de seguridad de aplicaciones
16 WS-Security
17 Transporte encriptado de la información
18 enmascaramiento de datos automatizada
19 Acceso Seguro
20 Certificaciones de seguridad de los datacenters en Cloud (Si Aplica)

21 Reporte de incidentes cibernéticos
22 Finalización de la relación contractual
INFRAESTRUCTURA
Certificados digitales
23 Herramientas de Dimensionamiento
24 Contenerización
25 Alta disponibilidad
26 Escalabilidad de la infraestructura
27 System recovery (Backups/copias de seguridad )
28 Balanceo de Carga
29 Solución Cloud
Importación / Exportación datos
30 Ubicación de datacenters Cloud
31 Esquemas Cloud
32 Módulo de auditoría para la trazabilidad del Log de errores y ejecución del sistema
33 Virtualización
Desarrollo
34
35 Integración Continua y Testing continuo
36 Trazabilidad del Log de errores y ejecución del sistema
37 Framework de Desarrollo
38 Interfaces de usuario - usabilidad
39 Personalización del Home de Usuario
40 Responsive Design (Renderización de las ventanas)
41 Ambiente integrado de desarrollo
Operación
42 Frecuencia de backups
43 Parametrizaciones
44 Scheduling (Planificador)
45 Despliegue continuo
46 Monitoreo continuo de aplicación y de infraestructura
47 Continuidad de Negocio - Estrategia de RTO y RPO
48 Revisión de logs de auditoria
49 Despliegues de parches, versiones e issues
50 Procedimiento de backups y restauración del sistema
51 Procedimiento de Escalabilidad
52 Procedimiento y herramientas/estrategia para el cargue inicial de la información

Ejecución
53 Tipo de Escalabilidad
54 Tolerancia a fallos
55 Notificación de fallos
56 Estrategias de performance
57 Auditoría y Control
58 Extensión de funcionalidades y/o módulos

59 Tiempos de respuesta
60 No afectación del performance contemplando componente de reportes
61 No afectación del performance contemplando almacenamiento de históricos
62 Gestión de sesiones
63 Compatibilidad de la solución.
INTEGRACION
64 Integración gestor documental
65 “Integraciones online y batch - síncronas y asíncronas”
66 Integraciones con sistemas comerciales
67 Consumir y exponer servicios web en diferentes protocolos.
68 Integración en batch
69 Catálogo de servicios web y/o APIs
70 Capacidades de uso de adaptadores de acceso a datos
71 Integración con servicios de correo electrónico
72 Integración con servicios de notificación
73 Integración con gestor documental
74 Integración con sistemas BI

75 Integración con sistemas de Analitycs (Big Data)
76 Gestión de transferencia de archivos
77 Integración con sistemas ESB
78 Integración con Gestores de reglas de negocio (BRMS)
79 Integración con dispositivos moviles en linea

80 Integración con sistemas BPM
Requerimientos Tecnicos
Descripción
¿El sistema permite configurar diferentes perfiles de acceso a diferentes niveles (aplicación,
funcionalidad, operación, datos)?
¿Brinda capacidades de acreditación, gestión y revisión de identidades y usuarios o permite
integración con servicios de Directorio externos existentes?
¿El sistema cuenta con autenticación de tipo SSO?
¿Cuál es la política de manejo de contraseñas (p.e. cambio de contraseñas, claves periódicas,
bloqueo y desbloqueo, histórico de claves?
¿Las información se puede almacenar cifrada?, es configurable la selección de la información a
cifrar?
¿La solución cuenta con mecanismos de seguridad para firmas y sobres digitales que garanticen la
integridad y confidencialidad en la transmisión de información?
¿Con que características de seguridad cuenta la solución Cloud (Si aplica) para garantizar la
comunicación (p.e. mecanismos de cifrado, acceso por VPN, MPLS, etc...)?
¿Qué características de seguridad tiene la arquitectura de red de la solución Cloud (p.e.
Ocultamiento de topología de red, múltiples conexiones a internet, múltiples firewalls, etc...)?
¿Qué características de seguridad tiene el servicio para resistir todo tipo de amenaza concebible?
¿Cuál es la política en cuanto al proceso de administración de parches de seguridad?
* ¿Realizan análisis de vulnerabilidades periódicos? ¿Con qué frecuencia?
* ¿Realizan analisis de tecnical Hacking?
* ¿Permiten que el Sena se reserve el derecho a que realice sus propios análisis de
vulnerabilidades?
¿El proveedor Informará de todos los incidentes que ocurran a los activos de Sena?
¿Se permite visuabilidad y auditaria de las incidencias por el equipo de Sena?
* ¿Asegura el proveedor la confidencialidad respecto a la información a la que tengan acceso

como parte de sus funciones profesionales?
* ¿Mantiene el proveedor, el deber de secreto de toda la información a la que tengan acceso,

persistiendo esta obligación tras la finalización de la relación laboral?
* ¿Asegura el proveedor el cumplimiento de las medidas de seguridad necesarias para el

tratamiento de datos personales?
* ¿Asegura el cumplimiento del marco normativo de protección de datos personales de Colombia?

¿Utiliza la información a la que tengan acceso únicamente para fines relacionados con sus
funciones profesionales?
Nota: Estas funciones y responsabilidades deben quedar especificadas en el propio contrato que
mantienen empleado y proveedor.
¿La solución cumple con estándares de verificación de seguridad de aplicaciones tipo OWASP,
NIST, ISO27001 o similares?
¿Para la exposición y consumo de web services el sistema cuenta con soporte del estándar "WS-
Security" el cual contempla: Firma de mensajes, cifrado de mensajes, cifrado de campos de
mensajes, cifrado de canal?
¿El sistema permite el cifrado de información sensible para su transporte y almacenamiento con
algoritmos de encripción AES 256, SHA02, entro otros y estándares de criptográficos FIPS 140-2?
¿El sistema proporciona mecanismos automatoco para hacer masking de datos sensibles?
¿Para el acceso al sistema utiliza protocolos de comunicación segura. Por ejemplo, en el caso de
una arquitectura Web se soporta el uso de https?
¿Los datacenters en Cloud cuentan con certificaciones de seguridad?

¿Cuál es el procedimiento de reporte de incidentes cibernéticos y de seguridad de la información?
Una vez finalizado la relación contractual, la información es devuelta, se garantiza el borrado de la
información? , ¿Cuál es el procedimiento?
el proveedor debe cumplir los requisitos y los certificados del Sena

¿El vendor cuenta con herramientas que permitan hacer el calculo del sizing de la infraestructura
requerida por Sena en un modelo de implantación Cloud?
¿El modelo de despliegue de la solución está basado en el uso de contenedores, en caso contrario
explique el tipo de entorno usado?
¿Que componentes a nivel de hardware (servidores, redes, centros de datos, etc.) permite
redundancia u otros mecanismos para asegurar alta disponibilidad en la solución?
¡Disponibilidad de 99,99%!
¿Cómo se escala la infraestructura que soporta la solución, tanto en modelos Cloud?
¿El sistema permite realizar copias de seguridad y replicación de almacenamiento en caso de
recuperación frente a posibles desastres y cual es la infraestructura que lo soporta?
¿El vendor tiene posibilidad de validación de los Backups por el lado del Sena?
¿El sistema cuenta con capacidades de balanceo de carga entre varias instancias (clusterizadas) de
la herramienta? Debe indicarse claramente la utilización de elementos adicionales como
balanceadores, software de terceros, etc. y los componentes del sistema que se clusterizan.
¿Con que capacidades cuenta el sistema para la importación y exportación de datos desde y hacia
la Nube?
¿Cuál es la ubicación de los datacenters cloud para soportar la solución?
¿El proveedor cuenta con diferentes alternativas de esquemas Cloud (p.e. pública, privada,
hibrida) y cuáles son las restricciones de cada escenario?
¿El sistema cuenta con un módulo centralizado de auditoria, donde se pueda llevar la trazabilidad
del log de errores y ejecución del sistema? p.e. manejo de niveles de LOG (debug, warning, info)
¿El sistema se puede integrar con SOC, SOX y NOC?
Especificar plataformas de virtualización soportadas y sus restricciones.
¿El sistema permite el uso de mecanismos de Integración continua(versionamiento, compilación,

empaquetamiento, validación de deuda técnica) y Testing continuo (Test de integración,
performance, funcionales, generación automática de datos)?
Versionamiento
¿Cuenta la solución con capacidades de versionado de código donde se permita subir, rehacer,
devolver y validar cambios?
Automatización de pruebas
El sistema, en caso de ser un desarrollo a la medida o cuya evolución sea específica para Sena,
permite la automatización de pruebas funcionales por herramientas externas.
permite la automatización de pruebas de rendimiento por herramientas externas (ej.:
LoadRunner).
permite la automatización de pruebas de seguridad
¿El sistema cuenta con un componente de LOG centralizado y configurable? p.e. manejo de niveles
de LOG (debug, warning, info)
¿La solución cuenta con un Framework de desarrollo y componentes comunes de desarrollo (ej.:
Auditoría, Trazabilidad, Transaccionalidad, comunicación entre capas, etc.?
¿Las interfaces de usuario, de administración y de explotación son usables y de fácil manejo y

están desarrolladas con últimas tecnologías y normatividad vigente?
¿El sistema dispone de un espacio "home" particular a cada usuario y es personalizable?
Especificar funcionalidades.
¿El sistema permite la renderización adecuada de las ventanas sin importar el canal por donde es
accedido al sistema (pc, mobile, etc...)?
¿Tiene un ambiente integrado de desarrollo? ¿Cuántas y cuales herramientas se necesitan para
realizar la implementación de cualquiera de los módulos de la solución?
¿Con qué periodicidad se realizan los backups y como es el procedimiento a nivel de operación
para realizarlos?
¡Cual es el costo de enviarlo a otra nube?
¿El sistema cuenta con capacidades de parametrización auto gestionada del sistema?
¿El sistema cuenta con un componente que le permita programar tareas para la ejecución de
Workflows, threads o eventos de aplicación en general?
¿El sistema permite el uso de mecanismos de despliegue continuo( promoción del software entre
entornos) ?
¿El sistema permite el uso de mecanismos de monitoreo continuo (Cantidad de transacciones,

usuarios concurrentes, hilos de conexión)?
¿Cuenta el sistema con herramientas de administración y monitoreo que permitan controlar la

disponibilidad y el rendimiento de los componentes de la infraestructura? ¿Estas herramientas
están en la capacidad de definir y monitorear SLAs?
En caso de indisponibilidad del sistema, ¿el proveedor cuenta con un planes de continuidad (BCP)
y contingencia (DRP), que les permita medir los tiempos de tolerancia del negocio por la
interrupción (RPO) y los tiempos de recuperación que poseen los sistemas tecnológicos (RTO), y
cuáles son los indicadores?
¿Cómo es el procedimiento dentro de la herramienta para la revisión de logs de auditoria, de

errores y trazabilidad del sistema?
¿En los esquemas IaaS, PaaS, SaaS On premise, o Hybrid, cual es el procedimiento y las
implicaciones para el despliegue de un parche, una nueva versión, o un issue?
Nota: Sustentar en los esquemas que aplique
¿Cuál es el procedimiento y las implicaciones de los backups y la restauración del sistema?

¿Cuál es el procedimiento necesario para escalar la solución en sus diferentes capas (aplicación,
datos, etc.)?
¿Cuál es el procedimiento necesario para el cargue inicial de información?
¿Cuál es el tipo de escalabilidad (vertical o horizontal)? ¿Cómo se activa? ¿Es elástica? ¿Es auto
gestionada?
¿El sistema cuenta con capacidades de reinicio automático, conmutación por error, replicación del
sistema u otros mecanismos para garantizar la recuperación frente a posibles fallos?
¿La solución cuenta con mecanicismos de notificación de los fallos?
¿El sistema cuenta con capacidades de almacenamiento temporal en cache, lo cual le permita
mejorar el performance?
¿El sistema cuenta con dashboard de monitoreo en tiempo real que permitan identificar los
usuarios, y fechas de creación y modificación de la información registrada en el sistema?
La solución está modularizada de manera que permita activar o desactivar estos módulos de
acuerdo a las necesidades del negocio. (módulos preexistentes o nuevos módulos)
¿Cuáles son los tiempos de respuesta asociados a:
* Login en el sistema
* Número de transacciones promedio aceptadas por el sistema
* Carga de datos en batch
* Entradas de datos en pantalla.
* Renderización y visualización de pantallas?
¿Cómo garantiza el sistema la no afectación del performance y la disponibilidad de la información

en las operaciones transaccionales de generación de reportes del dia a dia?
¿Hace uso de repositorios de información de tipo DWH ?

Teniendo en cuenta el requerimiento funcional de almacenamiento de históricos ¿Cómo garantiza
el sistema la no afectación del performance y la disponibilidad de la información?
¿El sistema cuenta con un componente que le permite administrar las sesiones de usuario, estas
sesiones persisten sin importar el canal o dispositivo desde el cual este el usuario logueado en el
sistema?
¿Cuáles son los canales y sus versiones que son soportados por la aplicación?
En caso de tratarse de un aplicación web, ¿Qué navegadores y versiones son soportados?
Para que la solución se ejecute correctamente en los terminales de los usuarios, ¿se requiere la
instalación de algún tipo de herramienta o agente?
El fabricante deberá integrarse con el gestor documental del Sena en cumplimiento de la ley 594
del 2000 y sus resoluciones vigentes.
¿El sistema tiene capacidades de integración online y batch de tipo: síncronas y asíncronas?
¿El sistema cuenta con mecanismos de integración para la comunicación con el sistema comercial
de la compañía?
¿El sistema tiene las capacidades de consumir y exponer servicios web con los protocolos HTTP,
HTTP/S , SOAP/XML, REST/XML, REST/JSON, SMTP, SMS, SFTP?
¿El sistema permitirá la recepción y envió de datos de forma masiva a través de XML, JSON,
archivos planos y csv?
¿El sistema dispone de un catálogo de servicios web y/o Apis publicados, o permite claramente
publicar servicios a terceros?
¿El sistema permite usar adaptadores de acceso a datos a través de JDBC, ODBC, u Otros
¿El sistema permite la configuración del cliente de correo de servidores POP3, IMAP y SMTP para
las conexiones entrantes y salientes? ¿A este tipo de conexiones se les puede aplicar a tipo de
seguridad SSL/TLS?
¿El sistema cuenta con conectores para servidores de notificación push?
¿Con cuales repositorios de documentos para anexar y descargar documentación, permite la
solución integrarse, como es el mecanismo de integración?
¿El sistema se integra o provee una solución BI para el diseño de gráficos y reportes?
¿El sistema se integra o provee una solución de analítica que permita realizar inteligencia de
negocios y análisis predictivo?
¿El sistema cuenta con un componente de Gestión de Transferencia de archivos (MFT), que
permita la transferencia segura de data a través de una red?
¿El sistema cuenta con capacidades de integración con con sistemas ESB?
¿El sistema cuenta con capacidades de integración con componente de gestión de reglas de
negocio (BRMS comerciales) ?
¿El sistema cuenta con capacidades de integración componentes de BPM?

Grado de Observaciones de la
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Cobertura reunión
Comentarios del fabricante
Requerimiento
A Maestros
1 Estructura organizativa
2 Seguridad y roles
3 Gestión de periodos contables
4 Gestión de cuentas de mayor
5 Catalogo de cuentas
Separar en cada cuenta la naturaleza

6 contable de la analítica
7 Atributos de las cuentas de mayor
8 Normas internacionales de contabilidad

9 Codificación de SIIF Nación
10 Catalogo de Centros de Costos
B Operaciones
11 Asientos contables
12 Ayudas a la contabilización
13 Contabilización automáticas
14 Periodificaciones
15 Identificación de apuntes contables
16 Codificación numérica de apuntes
Contabilización automática de apuntes

17 periódicos
18 Diferentes libros contables

19 Notas financieras
20 Operaciones de cierre
24 Funcionalidad de cierre
25 Validaciones previas
26 Manejo de diferentes tipos de impuestos
27 Registro documental
28 Registro documental del proceso
29 Requerimientos fiscales
30 Registro de Documentos
B Operaciones
31 Trazabilidad
32 Trazabilidad
33 Trazabilidad
34 Informes y hojas de trabajo
35 Informes especiales
36 Consultas en línea
37 Nuevos informes NPGC

38 Certificados de retenciones
39 Estados Financieros
40 Prodiversos
41 Reportes especiales
41 Interoperabilidad con SIIF Nación
42 Integración con CUN
43 integración con EKOGUI
Explicación Cobertura
0 0 - Requerimiento no contemplado.
1 1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante
2 2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada
3 3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.
Contabilidad General
Descripción
La estructura organizativa Financiera debe ser: Grupo / División/ Delegación / Zona
Seguridad por rol/perfil/usuario a nivel de cuenta
Poder disponer de 12 periodos contables y tantos mas como la entidad requiera (por ejemplo para
ajustes de auditoría) aplicable de forma centralizada y por regional
Alta sencilla y centralizada de las cuentas de mayor del plan de cuentas, se requiere disponer que
este plan de cuentas sea configurable, que contemple estándares internacionales y regulaciones y
particularidades locales para Colombia.
Manejo del catalogo general de cuentas definido para entidades del Gobierno para efectos de
registro e información financiera
Cada cuenta de mayor tendrá diferenciada la información contable de la analítica a la hora de dar
de alta los atributos de cada una de ellas
Definir para cada cuenta de mayor sus atributos operativos, es decir, si requiere impuestos, si es
relevantes para contabilidad analítica, si es una cuenta de impuestos, si permite apuntes negativos,
si es posible contabilizar directamente o esta limita a apuntes de contabilidades auxiliares como
asociada etc.
El Sistema debe permitir la generación de estadísticas financieras y operativas, que permitan

tomar decisiones predictivas, las cuales serán insumo para la determinación de la materialidad
para las cuentas mas relevantes de la entidad de igual forma para provisiones.
La información contable deberá estar codificada de igual manera que la información registrada en
SIIF Nación (Sistema Integrado de Información Financiera ) y contaduría General de la Nación en
todos sus ámbitos y aspectos como:
*Cuentas contables
*Cuentas presupuestales
*Códigos de catalogo presupuestal ( PCI = posición catalogo institucional)
*Usos y rubros presupuestales
*Y/O cualquier catalogo ( con posibilidad de modificación de acuerdo a la normativa vigente)
El sistema debe tener un maestro de centros de costos de la entidad, el cual contenga: El código
del centro de costo, Una descripción correspondiente a la dirección, Regional, Centro, Cede,
Proyecto o Sociedad correspondiente al mismo y el responsable del centro de costo (gerente de
proyecto, responsable del área, entre otros)
El sistema debe permitir realizar cualquier tipo de operación contable manual o masiva,
adecuándose a los requerimientos establecidos por SIIF Nación (Sistema Integrado de Información
Financiera ), en varios de los procesos realizados por la entidad, es de anotar que SIIF Nación es una
herramienta que soporta varias entidades gubernamentales y al Sena lo anterior en cumplimento
de Decreto 2674 de 2012 Art. 33 y el Decreto 1068 de 2015 Art. 29.1.2.18 (
NOTA: Por ende el sistema ERP se debe adaptar al SIIF Nación y NO SIIF Nación al sistema ERP)
El sistema debe permitir crear plantillas de asientos contables, pre configurados estándares
(cuentas, importes, líneas, etc.)
El sistema recibirá asientos automáticos en las cuentas contables provenientes de cualquiera de las
contabilidades auxiliares (deudores, proveedores, activos , tesorería, etc.) o de cualquier otro
módulo
El sistema permitirá la generación de periodificaciones de forma automática (de un importe que se

reparte por periodos hasta una fecha)
El sistema debe permitir diferenciar los distintos apuntes contables en las cuentas de mayor:
partidas abiertas, saldos, anulaciones, compensaciones
El sistema deber permitir codificar los apuntes contables de forma diferenciada por tipo de
movimiento y con posibilidad de reiniciarse cada año
El sistema debe permitir registrar apuntes periódicos de forma automática, como por ejemplo
todos los alquileres mensuales
Existencia de diferentes libros (multilibro) de contabilidad definibles para organizar las diferentes
transacciones contables y el manejo de la presentación de la información contable de conformidad
a la normatividad vigente aplicable a la entidad.
El sistema debe contar con una herramienta que ayude a realizar las notas para consolidar los
estados financieros, permitiendo que diferentes usuarios estén trabajando simultáneamente sobre
las notas y al final se realice de forma automática la consolidación
El sistema deber permitir las tareas de cierre mensual y anual: arrastre de saldos, reclasificación de
deuda, etc., adicionalmente llevar el Balance Scorecard BSC (Cuadro de Mando Integral), por medio
de indicadores clave que permitan tomar decisiones basados en objetivos y metas que desea
conseguir la entidad.
Poder cerrar contabilidad por grupos de cuentas en forma parcial (Ej. cerrar las cuentas de
Deudores pero poder seguir trabajando con las cuentas de contabilidad general)
Posibilidad de apertura / cierre de períodos para grupos de usuarios
Generar automáticamente asientos de apertura y cierre de ejercicio
El sistema debe contar con una aplicación que le permita crear una estructura jerárquica para
ejecutar transacciones y programas que formen parte del proceso de cierre, con alertas o
mensajes de secuencialidad por cada tarea planificada y asignada a responsables, mediante una
disposición estructural organizativa dispuesta por la entidad.
El sistema debe permitir realizar la validación previa de la información financiera extraída antes de
su cargue en los aplicativos:
* CHIP Nación (Consolidador de Hacienda e Información Financiera Pública) del Ministerio de

Hacienda y Crédito Publico.
* SIIF Nación (Sistema Integrado de Información Financiera ) del Ministerio de Hacienda y Crédito
Publico.
* SIRECI (Sistema de Rendición Electrónica de la Cuenta e Informes ) de la Contraloría General de la
República.
El sistema debe contemplar el manejo de los diferentes tipos de impuestos que se utilizan por
regionales
El sistema debe permitir un registro documental, del cual se pueda obtener y extraer las bases
fiscales y las diferentes tasas impositivas, para su clasificación y reporte a los distintos entes de
control.
el sistema debe permitir controlar toda la gestión documental derivada en cada uno de los
procesos anteriores a la generación de las obligaciones, para un facial acceso de consulta, revisión
y aval, evitando la duplicidad de dicha documentación
Se requiere que en la data maestra de los Partners se pueda identificar el tipo de contribuyente sus
datos fiscales y/o tributarios necesarios para los comprobantes de retención y reportes a nivel fiscal
de conformidad a la normatividad vigente aplicable a la entidad, a fin de gestionar de forma masiva
la expedición y envió de las certificaciones tributarias a los correos institucionales, minimizando
significativamente el desgaste administrativo que este proceso representa.
Permitir el registro con IVA de documentos en el módulo de Tesorería (por ejemplo, avales,
comisiones…)
Trazabilidad en las correcciones / anulaciones de movimientos contables
Trazabilidad desde el saldo hasta el movimiento contable ( drill down)
En movimientos correspondientes a transacciones de facturas/cobros/pagos/compras/etc.…

trazabilidad desde el movimiento contable al documento origen ( drill down)
Permitir obtener de forma automática: libro diario, balances (con distintos desgloses y formatos de
estructuras de balance), perdidas y ganancias contable, etc.
Permitir diseñar reportes de carácter especial para presentar a usuarios internos como usuarios
externos la información de la DIAN, CGR, CGN, Entes Territoriales, OCI, Sindicatos y
reglamentarios entre otros.
El sistema deber permitir en todo momento ejecutar las consultas de saldo, partidas o cualquier
informe de contabilidad general y que este presente la información en tiempo real.
El sistema debe generar los diferentes reportes contables y libros oficiales (Por ej.: Libro Diario, libro
mayor, mayor y balances, inventarios y balances, auxiliares) de acuerdo con la normatividad legal
vigente. Incluye Reportes de Impuestos.
Permitir obtener el Estatus de Patrimonio Neto y el Cash-Flow a través del método indirecto
El sistema debe permitir mediante un proceso masivo la expedición de Certificados Tributarios,
Parafiscales y Declaraciones de Anexos Oficiales, así como el envió de forma masiva a los distintos
E-mail de los contribuyentes con radicado por envió.
Como segunda opción poder descargar de la pagina del SENA, con periocidad mensual, bimensual y
anual de dicho radicado para los que no se tenga información del email, permitir también la gestión
eficiente de este directorio.
Se requiere la generación del Balance y P&G estados financieros por unidades de negocio,
proyectos, centros de costos individual y consolidado total.
permitir llevar e cuentas de orden el control a nivel de terceros, pero consolidar la información para
SIIFF Nación a nivel de saldo o NIT genérico.
debe permitir generar un reporte del total de movimientos contables por tercero, Ej. Libro diario
con terceros
El sistema debe permitir la interoperabilidad con SIIF Nación (Sistema Integrado de Información
Financiera ) para los procesos contables que se requieran de acuerdo a los mecanismos definidos
por el Ministerio de Hacienda
Permitir la integración con CUN para generar la conciliación de balance
permitir la integración del árbol probabilístico de la herramienta informática EKOGUI para las
pretensiones a favor o contra de la entidad de los litigios judiciales.
a través de un desarrollo importante

a través de una herramienta integrada
Módulo Grado de
Módulo (Alt 1) (Alt 2) Cobertura
FI NGL 3
BASIS 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI GL 3
CO 3
FI- NGL 1
FI GL 3
FI 3
FI 3
FI 3
FI- NGL 3
FI NGL 3
FI NGL 3
1
FI NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI- NGL 3
FI NGL 3
FI - TAX 3
FI -TAX 3
DMS 3
FI BP 1
FI NGL 3
FI- NGL 3
FI NGL 3
FI NGL 3
FI NGL 3
FI NGL 1
FI- NGL 1
1
FI- NGL 3
FL NGL 3
FI- NGL 3
1
Observaciones de la reunión
Sap en su estadar contempla las siguientes opciones para

estructura:
Sociedad FI, CO
Segmento
Division
Centro de Costo
Centro de Beneficio
SAP en su estandar permite el control de roles y perfiles de

acuerdo a los objetos requeridos
Sap en su estandar contempla manejo de Variante de

Ejercicio que permite utilizar variantes de periodos de 12
meses y 4 periodos especiales.
Sap en su estandar contempla manejo de Planes de Cuenta a

nivel de Grupo, y sociedad.
Permite configurar Planes de cuenta de acuerdo con la

normatividad requerida.
Sap permite en su estandar configurar en la cuenta contable la

gestion de costos y asignar los atributos requeridos.
Sap permite en su estandar la configuracion de cada uno de los

atributos necesarios para la gestion de una cuenta como son:
Manejo de Impuestos, Clase de cuenta, Moneda de Getion,
gestion de partidas abiertas entre otros.
Sap tiene variadas reportes que permiten analisis de

informacion financiera en diversas dimensiones, contempla
manejo de Libros por principios contables.
Sap permite codificar las cuentas de acuerdo con la
normatividad requerida y a su vez permite generar estructuras
de balance para el reporte de las mismas de acuerdo con
normatividad requerida.
Sap permite mediante el manejo de centros de costo

establecer en su dato maestro la informacion requerida para el
manejo de costos y su correspondiente jerarquia dentro de la
sociedad CO.
SAP en su estandar contempla el registro de operaciones

contables, sin embargo es necesario homologar algunas de
las plantillas utilizadas en SIIF Nacion para el reporte de
acuerdo con la estructura requerida.
Sap en su estandar permite el regisro de de operaciones

contables repetitivas mediante documentos modelo,
documentos Periodico o doc tipo.
Sap afecta la contabilidad en linea cuando se genera un

movimiento en cualquiera de los modulos asociados ( cxc, cxp,
AA, etc)
Sap permite generacion de periodificaciones de forma

automatica mediante la herramienta accrual
Sap permite mediante la utilizacion de clases de documento,

transaccion y claves de contabilización diferenciar las
operaciones realizadas.
SAP permite utilizar rangos de numeros para cada clase de

documentos, este puede ser por año o indefinido.
Sap permite contabilizar asientos periodicos en su

funcionalidad estandar.
Sap es un sistema multilibro multimoneda, lo anterior permite
tener varios libros para utilizacion de diferentes principios
contables. De acuerdo con la anterior definicion se pueden
generar balances por Libro
Si se requiere que las notas salgan en un formato especifico se
debe hacer un desarrollo
Sap permite en su estandar generacion de operaciones de

cierre y programación del mismo mediante la herramienta de
cockpit de cierre. Adicionalmente mediante funcionalidades
Fiori se pueden tener reportes a necesidad de usuario.
Sap permite el cierre de operaciones por clase de cuenta y por

periodo contable.
Sap mediante Roles y perfiles de usuario permite tener acceso

a un grupo de usuario definido.
Sap permite dentro de su proceso de cierre generar arrastres
de saldos y contabilizaciones de apertura y cierre de periodo
contable anual.
Sap cuenta con la herramienta Cockpit de cierre que permite

planificar tareas, definir dependencias, y realizar seguimiento a
tareas ejecutadas, pendientes y estado del cierre.
SAP permite generar reportes de cuentas y de movimientos asi

como estados financieros para analisis de informacion.
SAP permite la configuracion de indicadores de retencion

( Renta y distritales) que permiten el calculo automatico de
impuestos durante la contabilización.
Sap permite generar reportes de impuestos donde se

evidencia la trazabilidad de los documentos contabilizados y la
informacion de impuestos requerida como bases porcentajes,
tercero etc.
Se tendra un gestor documental para manejo de informacion
en cada uno de los procesos requeridos
Mediante la funcionalidad de BP Sap permite llevar el control

centralizado de la data maestra de un tercero y sus diferentes
roles dentro de la organización ( Deudor, Cliente, Acreedor). La
generacion y envio de certificaciones tributarias deberá
ajustarse de acuerdo con los requerimeintos del SENA.
Sap permite el registro de IVA mediante indicadores de
Inpuesto y estos pueden ser utilizados en cualquier operación
o modulo dentro del sistema que asi lo requiera.
Las operaciones realizadas en el sitema tienen un log de

auditoria que permite tener la trazabilidad de la operación
realizada y el usuario que lo hizo asi como la fecha y hora del
registro.
Sap Permite realizar drill down en sus reportes y documentos

financieros que llevan a las operaciones origenes de un registro
contable.
Sap Permite realizar drill down en sus reportes y documentos

financieros que llevan a las operaciones origenes de un registro
contable.
Sap permite mediante la funcionalidad de desglose de

documento permite obtener balances y reportes por
diferentes objetos como segmento, centro de beneficio.
SAP cuenta con un gran numero de reportes de forma estandar
para la generacion de balances y reportes por cuenta. Asi
mismo cuenta con la funcionalidad de de ARC. ( Informes
avanzados de cumplimiento)

avanzados de cumplimiento).
Se debe valiar mas a fondo los reportes a presentar para validar
posibles desarrollos a realizar.
SAP S/4 Hana es un ERP que se integra completamente en

linea, es decir que cualquier movimiento que se realice en
cualquier modulo asociado se reflaja de manera automatica a
la contabilidad.
Para la generacion de reportes se debe evaluar los
requerimientos de los diferentes reportes contables a genrerar
por el SENA ya que algunos pudieran llegar a ser desarrollos.
Desarrollo requerido en el sistema para generacion masiva de
certificados de retencion

avanzados de cumplimiento)
SAP permite la administracion de cuentas de orden en su plan

de cuentas.
Sap medienta el uso de campos estandar permite tener
reportes de movimientos en cuentas por tercero.
Desarrollo que genere informacion de SAP para aplicartivo SIIF

Nacion
INTEGRACIONES
INTEGRACIONES
Requerimiento
A Maestros
1 Tipologías de deudores
2 Maestra de deudores
3 Atributos de deudores
4 Direcciones de terceros
5 Cliente Único
6 Centralización Maestro de Datos

7 Carga Masiva de Datos maestros
Definición de las condiciones de cobro de

8 un deudor
9 Posibilidad de bloquear
Seguridad por rol/perfil/usuario a nivel de

10 tercero
11 Vías de cobro
Condiciones de cobro para un mismo

12 deudor
13 Medios de Pago
14 Numeración de documentos
15 Topología de apuntes
B Operaciones
Número de procesos para emisión de
16 facturación
Tiempos de ejecución de los procesos de

17 facturación
18 Contabilización de Facturas
19 Gestión de contratos
20 Gestión de terceros esporádicos
21 Impresión de facturas
22 Distintos formatos de factura
23 Facturas rectificativas
24 Abonos
25 Anticipos
26 Cobros manuales
27 Registros masivos
28 Remesas de cobro
29 Cobros parciales
30 Gestión de alarmas
31 Asignación automática de cuenta de mayor
32 Gestión de Reclamaciones
33 Seguimiento de reclamaciones
34 Envío de reclamaciones
35 Registro de Riesgos
36 Control de riesgos
37 Dudoso cobro
38 Imputación analítica
Integración del ERP con escaneo de

39 documentos
Permitir definir cargos financieros por

40 impago de facturas vencidas
41 Gestión de intereses
42 Gestión de prestamos por cobrar
43 Gestión de otros préstamos
C Reporting
44 Informe de los deudores
45 Reportes de Cuentas por Pagar
46 Informe de antigüedad
47 Informes de impagados
48 Periodo medio de cobro
49 Informe de provisión de insolvencias
50 Informe semanal de cobros
51 Consultas y reportes de CXC
52 Consultas y reportes de CXC
Informe de facturación por objetos de

53 imputación
Avisos para la re facturación de gastos

54 suplidos
55 Carga de saldos
Análisis de la actividad por los atributos de

56 los Terceros
Integración
Interfaces con otras aplicaciones de

57 facturación
58 Integración con otros sistemas

59 Integración Proveedor facturación
60 Integración SIIF
1 1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio s
2 2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de
Cuentas a Cobrar
Descripción
Permitir definir tipologías de Terceros (Grupo, asociadas, etc.…), Las cuentas por cobrar deben
estar clasificadas y en cumplimiento y aplicación del Nuevo Marco Normativo para entidades de
Gobierno.
Permitir establecer en el maestro de deudores parámetros generales o corporativos y parámetros

propios de cada tercero
Permitir almacenar datos de deudores como el tipo de deudor, los datos de contacto, la dirección y
las condiciones predeterminadas de pago
Que cada tercero pueda contar con información diferenciada en función de las direcciones o
ubicaciones de los mismos (direcciones de entrega, facturación, cobro,..)
El sistema debe permitir la administración, gestión y gobernabilidad de la data maestra a través de

la creación y modificación de un (Business Partners) cliente único o socio comercial centralizado
para la aplicación y utilización en diferentes transacciones comerciales (Deudor/Acreedor/Gestión
de créditos, etc.), de esta manera evitará crear un dato maestro por cada rol a asignar. Desde allí
podrá asignar las cuentas bancarias suministradas por el acreedor y los indicadores de retención
(IVA, ICA y Rte. Fte) que correspondan de acuerdo a su actividad económica
Se requiere contar con una base de datos centralizada con los datos de los clientes (Datos
Maestros), y que los campos de los datos maestros de los clientes sean configurables.
Se requiere que se pueda tener distintas jerarquías del cliente por Región, Zona, Canal, Segmento,
etc.
El sistema debe permitir la creación y carga masiva de datos maestros del Business Partners para
su rol de cliente, como preparación y preámbulo del inicio de operaciones con el ERP.
Permitir clasificar la cartera por antigüedad de mora para que las áreas de gestión pueden
identificar cuales se encuentran a paz y salvo en pagos, cuales están en cobro persuasivo, cuales
en cobro coactivo y las que se encuentran reclasificadas en cuentas de difícil cobro, esta
información sirve para que el grupo de contabilidad pueda analizar indicios de deterioro y
deteriorar si es el caso.
Bloqueo de deudores que permita seguir contabilizando cobros y lo pendiente de facturar hasta
ese momento pero que impida emitir nuevas contabilizaciones
Seguridad por rol/perfil/usuario a nivel de tercero
Permitir registrar en el maestro de deudores la vía de cobro acordada y poder obtener el formato
electrónico correspondiente para su envío
Permitir definir distintas condiciones de cobro para un mismo deudor en función de la causa de
cobro y de esta forma permitir la configuración de plazos o condiciones diferentes, Para facilitar el
analices de la antigüedad de la cartera por total cliente y con facilidades ir al detalle de cada
documento, diferenciando el tipo de movimiento facturas, notas de debito o crédito, intereses de
moras, gastos de cobranza etc.
El sistema debe permitir la parametrización de las formas de pago aceptadas por la entidad para
la cancelación, total y/o parcial de los documentos emitidos a los clientes por concepto de cuentas
por cobrar, por ejemplo:
• Cheque.
• Cheque de Gerencia.
• Transferencia bancaria.
• Tarjetas de Crédito.
• PSE (botón de Pagos Seguros en Línea)
• Otros.
Disponer de numeración propia para los distintos documentos contables de deudores
Disponer de codificación diferente para cada tipo de operación (facturas, abonos, anticipos)
Describir el número de pasos y los procesos desarrollados en cada uno de ellos para poder emitir
una factura, enfatizando la importancia de las cuentas por cobrar generadas mediante
resoluciones por cuotas partes activas, retropatrono, doble mesada, servicio médico, devolución
de IVA, parafiscales, multas, sanciones, etc.
Detallar los tiempos de respuesta del sistema en el momento de ejecutar los procesos de
documento equivalente, para el caso de producción de centro (excedente de la producción).
Contabilización automática de la facturación emitida
Permitir dar de alta contratos en el sistema que puedan vincularse a un deudor para proceder a
facturarle
Registro de terceros esporádicos con los que se tienen operaciones puntuales y de los que no se
registra ficha detallada en el sistema
El sistema debe permitir la impresión de facturas de forma automática, de conformidad a los

parámetros normativos aplicables para la entidad
Disponibilidad para emitir facturas en distintos soportes (papel, fichero, etc.…) Digitalización de
facturas de venta a la salida de la factura
Permitir la emisión denotas para la rectificación de facturas
El sistema deber permitir el registro de abonos
El sistema deber permitir el registro de anticipos y poder asociarlos a la factura a la que hacen
referencia, el anticipo debe ser asociado a una cuenta por cobrar a nombre del tercero, comparar
la información de las cuentas por cobrar que presentan incumplimiento de pago o
desmejoramiento en sus condiciones crediticias con el V.P. de los flujos de efectivo y en
cumplimiento de la norma internacional
Permitir abonar el pago recibido a la cuenta de un tercero y las cuentas de mayor respectivas
según la modalidad de pago de forma manual
Permitir abonar el pago recibido a la cuenta de un tercero y las cuentas de mayor respectivas
según la modalidad de pago de forma masiva
Permitir generar remesas de cobro por distintos conceptos y generar los formatos electrónicos
correspondientes
Posibilidad de registrar, ajustar y vincular pagos parciales sobre las respectivas facturas
Disponer de avisos en el sistema donde se detecte el no pago de una factura en el momento de su

vencimiento
Permitir que cada tipo de operación tenga una cuenta contable asociada o definida, por ejemplo,
para distinguir el pendiente de cobro de facturas no vencidas, del pendiente de cobro de facturas
vencidas o impagadas
Permitir la definición de un proceso de reclamación de pago automático a los deudores impagados

enviando una notificación de reclamación al E-mail registrado en el dato maestro del deudor.
Permitir realizar un seguimiento del estado de la reclamación

Programa automático de reclamaciones que genere automáticamente las cartas en función de los
parámetros de ejecución indicados, realizando el envío automático de los estados de cuenta a los
correos de los clientes que están parametrizados en el dato maestro del cliente.
Permitir definir y registrar los diferentes niveles de riesgo concedido a un deudor

El sistema debe permitir el control y la limitación de operaciones en función del riesgo definido.
Avisos de riesgos
El sistema debe permitir la gestión de deudores de dudoso cobro y su correspondiente deterioro
Permitir el registro de objetos analíticos a las documentos de deudores que lo requieran
Permitir anexar a las facturas emitidas, documentos escaneados requeridos por el deudor
Disponibilidad para la emisión de facturas a terceros en concepto de ingresos financieros por

retrasos en el cobro de la factura
Permitir la gestión de intereses de la deuda de cada deudor

Permitir el reconocimiento y ajuste de créditos en forma automática, generar los registros de
abonos a capital anticipados, (reducir cuota o reducir tiempo), amortización de costos de acuerdo
al marco normativo para entidades de gobierno
El sistema debe permitir gestionar préstamos otorgados a funcionarios como entre ellos servicio
médico asistencial
Informe de la información relativa a cada deudor (condiciones de cobro, grupos, ubicación
geográfica, etc.)
Debe permitir la generación de reportes mensuales del estado de la cuentas por cobrar: en paz y
salvo, en cobro persuasivo, cobro coactivo, reclasificados a difícil cobro y otro que la norma lo
exija.
Informe en línea de la antigüedad de la deuda por tipos de deudas que maneje la entidad y con el
detalle del deudor, factura, fecha de vencimiento, etc.
Relación de deudores con facturas vencidas aún no liquidadas
Informe con el periodo medio de cobro

Informes con la relación de facturas sobre las que se ha realizado deterioro de insolvencias
Informe con los cobros recibidos con posibilidad de acotar por fecha de recepción del cobro
Se requiere poder realizar consulta y/o reporte de cartera la cual refleje el promedio de días de
pago (fecha de pago - fecha de vencimiento) de los clientes para poderlos calificar y filtrar por
cliente, grupo de cliente, unidad de negocio y fechas.
Los informes de cuentas por cobrar deben considerar los informes mensuales a reportar en los
estados financieros y las notas explicativas y revelaciones que se presentan al cierre de la vigencia
y en cumplimiento con la normativa internacional.
Informes por Facturación por área, por conceptos, etc…
Generar informes o avisos que permitan conocer los gastos suplidos en los que incurre la entidad
que deben ser re facturados a un tercero
El sistema debe permitir subir saldos iniciales por documento por cada tercero por concepto de
Cuentas por Cobrar
Permitir consultar los atributos asignados a terceros y poder extraer un informe
Permitir la integración de información de facturación originaria de otras aplicaciones con el ERP.

Recepción de información calculada en motores de facturación externo o información para
calcular la facturación
El sistema debe permitir integrarse con otros sistemas necesarios para la ejecución del proceso, así
como con los sistemas de expediciones para el registro de maestros de deudores, facturas y demás
operaciones con terceros
Se debe permitir la generación de XML para facturación electrónica de los documentos de facturas
de clientes, notas de crédito de clientes, notas de débito de cliente
El sistema debe permitir la interpretación y homologación de todas las tablas y codificación propia
de SIIF para efectos de los procesos de carga o generación de formatos XML,TXT y/o Exel
dependiendo del requerimientos.
a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio suministrador.

Grado de
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Cobertura
FI-AR 3
FI-AR 3
FI-AR 3
FI-AR 3
BP 3
BP 3
DM 3
FSCM 3
BP 3
BASIS 3
BP 1
FI AR 3
FI AR 3
FI NGL 3
FI NGL 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
FI AR 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
SD??? 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
FSCM 3
SD??? 3
SD??? 3
LOANS?
FI AR 3
FI AR 1
FI AR 1
FI AR 1
FI AR 1
FI AR 1
FI AR 1
SD??? 3
DM 3
BP 3
SD??? 3
SD??? 3
especialmente entrenado).
SAP permite de forma estandar tener grupos de

Deudores/ Clientes con cuentas asociadas de
acuerdo a la clasificacion requerida.

Deudores/ Clientes con un estatus campo
especifico que permite asignar campos
diferentes por grupo de deudor.


SAP mediante la funcionalidad de BP permite

crear un interlocutor comercial con diferentes
roles dentro de la organización contemplandon
las particularidades requeridas a nivel finaniero y
logistico.

crear un interlocutor comercial con diferentes
roles dentro de la organización contemplandon
las particularidades requeridas a nivel finaniero y
logistico.
SAP mediante la funcion Data Migration permite
la creacion y carga masiva de Interlocutores
comerciales en cada uno de sus roles tanto
financieros como logisticos.

tener bloqueos de deudores por sociedad o solo
para contabilizacion
Sap permite la admon de roles por los objetos

requeridos
Sap permite configurar en el dato mestro la via
de cobro acordada y las condiciones de pago.
Validar el formato electronico requerido para
saber si se cumple con funcionalidad estandar
Sap permite configurar diferentes condiciones de

pago a un deudore asi como manejo de
descuentos.
SAP permite configurar los diferentes metodos de

pago / cobro
SAP de forma estandar permite tener rangos de

numeros para cada clase de documento
configurada en el sistema.
SAP de forma estandar permite configurar

diferentes clases de documento para cada
operación contable en el sistema.
En general, el proceso de Facturación en SAP es la
consecuencia de eventos previos que culminan o
involucran en el proceso la factura. Para los
servicios, el proceso puede nacer en un contrato o
un a cotización, con base en esto, se genera un
pedido y este se factura directamente. En caso de
involucrar materiales, (tangibles), el proceso
involucra
Los además
procesos unas tareas
de ejecución logísticas
de la de se
facturación
entrega.
llevan a cabo en SAP de manera inmediata, en
tiempo real; dependiendo de las necesidades y
volúmenes de facturación requerida por la
organización, se pueden configurar procesos de
facturación en background, mediante jobs que
realizan procesos en automático.
Dependidndo de la necesidad de la organización,

se puede configurar la contabilización automática
de los documentos de facturación.
La funcionalidad estándar del módulo comercial,

permite gestionar los contratos con clientes y a
partir de dichos documentos, realizar la
facturación correspondiente.
SAP de forma estandar cuenta con la

funcionalidad de deudor eventual.
gestiona la impresión de los documentos de
facturación desde el sistema, aún considerando
los eventos de facturación electrónica ante la
DIAN.
permite diferentes métodos de generación,
distribución y almacenan¡miento de los
documentos de factura.
El módulo comercial, permite configurar todos los

tipos de documento requeridos en la organización,
manteniendo la integridad en cada caso con la
contabilidad financiera.
Los procesos de abono, devolución, cancelación, o

notas de débito, son soportados por el sistema.
Los anticipos recibidos pueden ser contabilizados
en el sistema en la medida de ls requerimientos
de la organización; funcionalidades como el
reconocimiento del ingreso y contabilización de
facturas internas y proformas, permite que a
través del sistema se de cumplimiento a las
normas internacionales.
La Ejecución de los pagos y las correspondientes
contabilizaciones son soportadas en el sistema.
La Ejecución de los pagos y las correspondientes
contabilizaciones son soportadas en el sistema.
Los soportes de pago correspondientes pueden
ser emitidos desde el módulo financiero en el
sistema.
Los soportes de pago correspondientes pueden
ser emitidos desde el módulo financiero en el
sistema.
Los vencimientos de las cuentas por cobrar y la
administración de la cartera en general, se
mantienen en el módulo financiero.
Los vencimientos de las cuentas por cobrar y la

administración de la cartera en general, se
mantienen en el módulo financiero.
Adicionalmente, la determinación de cuentas
asociadas y de mayor, se configura de forma
automàtica en el sistema.
El sistema estandar permite la emisión de los

formularios establecidos y los que se consideren
necesarios como anexos.
Cualquier concepto requerido en el proceso

comercial, incluídos los intereses por mora y
recargos financieros, son soportados en el
sistema.
Sap permite generar reportes de acuerdo con la
necesitdad.
Desarrollo por estatus de deuda
SAP Permite generar reportes de cartera por

edades, sin emabrgo si se requiere un formato
especifico se debe rear desarrollo

Solicitar mas detalle del requerimiento
Sap permite generar reportes de cartera con

partidas abiertas y vencidas, para temas mas
especificos se requeire desarrollo


El sistema de manera estándar permite generar

reportes de la facturación básicos; entendiendo
que eventualmente la organización requiere
reportes a medida según las necesidades
particulares es posible desarrollarlos.
SAP mediante la herramienta de data migration

contempla las cargas de saldos de terceros.
A traves de la funcionalida dde BP e pueden
consultar los datos maestros de un tercero
El proceso de facturación electrónica es soportado
por el sistema; haciendo posible la generacion de
los documentos en los formatos exigidos por la
DIAN.
La generación de los documentos y el traslado a

distintos tipos de archivo se puede llevar a cabo
desde el sistema.
Requerimiento
A Maestros
1 Maestro de acreedores
2 Clasificación de acreedores
3 Atributos de la ficha del acreedor
4 Cliente Único
5 Centralización Maestro de Datos
6 Carga Masiva de Datos maestros
Posibilidad de bloquear e inactivar

7 proveedores y acreedores
8 Roles y perfiles
9 Formas de pago
10 Condiciones de pago
Posibilidad de definir distintas condiciones
11 de pago para un mismo proveedor o
acreedor
13 Tipología de apuntes
B Operaciones
14 Contabilización de facturas
Contabilizaciones de facturas contra pedido
15 / recepción.
16 Facturación contrato
El proceso de facturación contabilizará
17 automáticamente la Deuda en proveedores
y acreedores
Posibilidad de impresión de auto

18 facturación y envío al proveedor
19 Estados de cuenta de proveedor
Definición de tolerancias y automatismos
20 para diferencias de factura / recepción
Registro preliminar de facturas y Workflow

21 de autorización
22 Workflow

23 facturas
24 OCR de facturas en la entrada
25 Registros masivos
26 Control de errores de facturas
Aviso de existencia de anticipos al

27 proveedor al dar de alta la factura
Permite facturas con impuestos de distinto

28 tipo
Creación de anticipos al proveedor y

29 compensación posterior con facturas
30 Status de facturas
31 Datos automáticos en factura
32 Provisiones
Permitir la carga automática de ficheros
33 con la información de facturas a
contabilizar
35 Carga de saldos
36 Análisis de antigüedad de proveedor
37 Cuentas por pagar intercompani

38 Cuentas asociadas de control
39 Control de saldos
C Reporting
40 Informe de los maestros
41
42 Reporte Partidas abiertas
43 Reporte estado devolución del IVA
44 Informes en línea
45 Consultas de facturas
D Integración
46 Integración con Compras
47 Integración SIIF
Cuentas a Pagar
Descripción
Permitir establecer en el maestro de proveedores y acreedores con parámetros generales y otros

específicos de cada empresa
Permitir definir tipologías de Terceros (Grupo, asociadas, etc.…) y jerarquías para clasificarlos
Permitir almacenar datos de proveedores y acreedores como el sector, los datos de contacto, la
dirección y las condiciones predeterminadas de pago
El sistema debe permitir la administración, gestión y gobernabilidad de la data maestra a través de
la creación y modificación de un (Business Partners) cliente único o socio comercial centralizado
para la aplicación y utilización en diferentes transacciones comerciales (Deudor/Acreedor/Gestión
de créditos, etc.), de esta manera evitará crear un dato maestro por cada rol a asignar. Desde allí
podrá asignar las cuentas bancarias suministradas por el acreedor y los indicadores de retención
(IVA, ICA y Rte. Fte) que correspondan de acuerdo a su actividad económica
Se requiere contar con una base de datos centralizada con los datos de los acreedores (Datos
Maestros), y que los campos de los datos maestros de los acreedores sean configurables.
Se requiere que se pueda tener distintas jerarquías del acreedor por Región, Zona, Canal,
Segmento, etc.
El sistema debe permitir la creación y carga masiva de datos maestros del Business Partners para
su rol de acreedor, como preparación y preámbulo del inicio de operaciones con el ERP.
Posibilidad de retener el pago a proveedores y acreedores.
Permitir la inactivación de proveedores y acreedores
Seguridad por rol/perfil/usuario a nivel de acreedores
Permitir registrar en el maestro de proveedores y acreedores la vía de pago acordada (cheque,
transferencia bancaria, pagarés, contado, etc.) y poder obtener el formato electrónico
correspondiente para su envío, de igual forma establecer una vía de pago CUN, por transferencias
bancarias.
Permitir definir la cantidad de días para el pago para proveedores y acreedores, etc.
Disponibilidad de días de pago preestablecidos
Permitir definir distintas condiciones de pago para un mismo proveedor o acreedor en función del
servicio prestado o de la delegación / división
Disponer de numeración propia para los distintos documentos contables de acreedores
Disponer de codificación diferente para cada tipo de operación (facturas, abonos, anticipos)
Contabilización automática de la facturación recibida

Permitir ligar las facturas directamente contra pedido o contra pedido-orden de entrada-factura.
El sistema debe permitir asociar una factura a un contrato individual y/o global y determinar
automáticamente el saldo pendiente de dicho contrato.
La factura recibida se contabilizará en la cuenta del proveedor o acreedor y mediante la cuenta
asociada asignada a dicha cuenta, se mostrarán todas las cuentas a pagar en el libro mayor
Permitir la impresión de auto facturación y su envío al proveedor (autónomos)
Se debe permitir configurar el envío automático por correo con estados de cuenta del proveedor
No se debe permitir la diferencia en las facturas, ya que debe coincidir con el compromiso
presupuestal y la entrada a almacén si se trata de adquisición de bienes.
Permitir un registro preliminar de facturas que no lleven asociada su contabilización en el sistema
hasta que no se produce la autorización de las mismas, en concordancia con El Instructivo para
trámite de pagos y documentos adjuntos a la factura.
Permitir definir el workflow de autorización tanto para facturas con pedido asociado como para
aquellas que no lo tienen
Permitir el escaneo de las facturas y que éstas se puedan visualizar desde la aplicación, por
ejemplo, para proceder a su autorización y aval de supervisor y aval del Grupo de contabilidad de
Dirección General.
Permitir el registro automático de la factura a través del escaneo de la misma mediante OCR
Permitir registros a la cuenta de un tercero y las cuentas de mayor respectivas según la modalidad
de facturación de forma masiva
Mostrar mensaje de advertencia/error cuando se introduce una factura duplicada, teniendo
observancia en el artículo 617 del estatuto tributario en cuanto al cumplimiento de las facturas, ya
que es el principal problema para que la DIAN no nos apruebe devolución de IVA.
En el momento de realizar el pago al proveedor, notificar la existencia de anticipo y poder aplicar la

factura contra éste
Permitir contabilizar facturas con código de IVA asociado a su respectiva cuenta, permitiendo el
registro de la deducción en las posiciones de catálogo no presupuestal parametrizadas en el
aplicativo SIIF Nación e indicadores diferentes de retención
Permitir generar anticipos, solicitudes de anticipo y compensarlos automáticamente con las

correspondientes facturas, permitiendo la legalización una vez contabilidad realice la verificación
de los documentos para ese anticipo.
Disponer de diferentes estados de factura, como por ejemplo retenido para pago, etc., con
disponibilidad de un campo para observaciones diligenciado por presupuesto y tesorería que
indicara las razones del no pago de las cuentas generadas , quedando el historial de dicha cuenta.
Que a la hora de registrar una factura se hereden datos de los maestros de acreedores, pero que
sean susceptibles de ser modificados
Permitir la realización de provisiones para litigios judidiciales y pasivos laborales
Permitir cargar de forma automática ficheros con la información de las facturas a contabilizar
Permitir el registro de objetos analíticos a los documentos de acreedores que lo requieran

El sistema debe permitir subir saldos iniciales por documento por cada tercero por concepto de
Cuentas por pagar
Se debe poder definir los plazos a analizar las cuentas por pagar y generar consultas y reportes con
los días de antigüedad de la CXP.
El sistema debe permitir identificar las transacciones de cuentas por pagar (del mismo tipo) que se
generan a nivel central como regional
permitir la definición de cuentas asociadas para realizar contabilizaciones directas, solo a través
del acreedor, ya que permite tener el control de imputaciones a tercero.
Tiene la capacidad de actualizar el saldo de las cuenta por pagar de acuerdo a los documentos
registrados de pago a los proveedores.
Informe de los proveedores o acreedores dados de alta en función de sus atributos

Permitir generar reporte mensual para los estados financieros y notas explicativas y revelaciones
que se requiere bajo el nuevo marco normativo para entidades de gobierno
Reporte estándar, se genera por proveedor las partidas abiertas, cuando se realiza el pago y es
compensado ya no aparece en el reporte, en este reporte también se pueden visualizar los pagos
que se han realizado
Debe generar un reporte de toda la trazabilidad de los saldos de la cuenta del IVA vs. la solicitud de
devolución de IVA tramitas ante la DIAN pendientes de pago, más las obligaciones no solicitadas
porque se encuentren pendientes de giro al proveedor, para efectos de validar que en un bimestre
no se quede IVA efectivamente pagado y pendiente por solicitar, para uso de la entidad como para
uso de los entes de control.
Permitir la definición de informes requeridos por la entidad en esta área: relación de facturas
pendientes de pago con su estado, informe de fecha de contabilización vs fecha de factura, etc.…
Permitir búsqueda de facturas específicas según diferentes criterios
El sistema debe permitir integrarse con el aplicativo de Compras para poder capturar los datos
relativos al pedido al que hace referencia la factura recibida del proveedor.
Esta integración debe ser en línea y sin necesidad de procesos de integración específicos
El sistema debe permitir la interpretación y homologación de todas las tablas y codificación propia
de SIIF para efectos de los procesos de carga o generación de formatos XML,TXT y/o Exel
dependiendo del requerimientos.

Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2)
Grado de Cobertura Observaciones de la reunión
Requerimiento
A Maestros
1 Repositorio de Bancos
2 Directorio de bancos
3 Definición de cuentas bancarias
4 Control Datos cuenta bancaria
5 Seguridad y roles
Criterio para el proceso de conciliación
6 bancaria
Parámetros de los informes de posición y
7 previsión
8 Gestión contable de bancos
9 Definir los parámetros del extracto
B Operaciones
10 Captura del extracto bancario
11 Conciliación automática
12 Conciliación manual
13 Compensación Automática
14 Carga inicial de conciliación

15 Control del número de extracto bancario.
16 Funcionalidad de Cash-Pooling
17 Criterios de tesorería en apuntes contables
18 Registro y control de ingresos
19 Otros productos financieros
20 Compensación de partidas abiertas
Gestión de pagos reembolsos

21
C Reporting
Informes de partidas de conciliación por
22 banco/operación.
23 Informe de posición
24 Informe de liquidez
25 Notificaciones
D Integración
26 Integración con Contabilidad General
27 Integración con gestión de proveedores
28 Integración con gestión de deudores
29 Integracion del proceso
30 Transparencia en la integración
Tesorería
Descripción
Permitir almacenar bancos de forma central en el sistema con todos sus datos (datos de control
como el código SWIFT, grupo bancario, dirección, etc.). Actualmente solo se tienen cuentas con
Bancolombia (alrededor de 12 cuentas), el sistema deberá permitir ingresar más cuentas así como
otros bancos en caso futuro de ser necesario. El directorio de bancos deberá contener datos
maestros de todos los bancos y de las cuentas que necesite la entidad para las transacciones de
recaudo y pago
Permitir definir los tipos de entidades bancarias, asociando el código respectivo para cada tipo de
entidad.
La cuenta bancaria y los códigos de identificación del banco deben poder introducirse en los datos
estáticos de las cuentas
Permitir modificar la base de datos de clientes y proveedores para adicionar información
relacionada con cuentas bancarias para transferencias, correo electrónico para notificación de
pagos.
Seguridad por rol/perfil/usuario a nivel de cuenta
Permitir el registro de los distintos criterios para realizar la conciliación bancaria (fecha operación,
fecha valor, importe, operación,..)
Permitir identificar qué elementos deben aparecer y cómo en los distintos informes de tesorería
Permitir la asociación y gestión de las cuentas de mayor asociadas a cada maestro de bancos
Gestión de los parámetros para clasificar las partidas del extracto bancario
El sistema debe permitir capturar el extracto bancario de forma automática con el detalle
necesario y según la definición de las diferentes operaciones bancarias definidas
Proceso automático de conciliación de partidas bancarias vs contables según criterios definidos.
Libre definición de parámetros de conciliación.
Captura de los archivos de extracto bancario o movimiento diario de los bancos (cargue de medios
magnéticos), conservando histórico de los movimientos por cada entidad financiera relacionando
el código del documento (De acuerdo a los documentos definidos en la parametrización por cada
entidad), el tipo de movimiento (Débito o crédito de acuerdo con el documento) y el valor
correspondiente por movimiento. Registrar además la fecha de realización de la captura del
archivo.
Disponibilidad de conciliar partidas manualmente

Proceso de conciliación automática de los registros del banco con los movimientos registrados en
el sistema producto de la operación durante el periodo (comprobantes de ingreso, egreso, notas
débito, notas crédito). Permitir seleccionar la cuenta bancaria a conciliar. Permitir determinar la
fecha hasta la cual se realizará conciliación. Dicho proceso debe permitirse realizar con los archivos
de movimiento diario de los bancos o los archivos de extracto bancario, generando el control del
día hasta el cual se ha conciliado en el período por cuenta bancaria.
Permitir el cargue inicial de partidas no conciliadas de los movimientos bancarios del período
anterior.
Control automático del número de extracto bancario registrado en la aplicación
Permitir el barrido diario de saldos bancarios por fecha valor. Traspasos entre cuentas bancarias
Disponibilidad de los campos de 'Fecha operación' y 'Fecha valor' para la contabilización de pagos
y recaudos
Para los movimientos de tesorería (ingresos, egresos, traslados y notas) se deben manejar
automáticamente (afectación a partir del movimiento) los saldos correspondientes a las cuentas
contables relacionadas en el comprobante, el flujo de caja y los rubros presupuestales.
Permitir el registro de ingresos a partir de la importación de movimiento de los bancos,

permitiendo seleccionar movimientos y elaborando el respectivo comprobante de ingreso, con su
concepto de ingreso, cargando el valor del registro de acuerdo a los movimientos seleccionados,
permitir la creación de un único comprobante para varios movimientos seleccionados del archivo y
que corresponden a un mismo concepto. Debe afectar automáticamente contabilidad y Flujo de
Caja de tesorería. Debe incluir el manejo de plantilla para la generación e impresión del
documento de comprobante de ingreso, el cual será completado automáticamente por los datos
capturados del sistema.
Gestión de otros productos financieros: financiaciones (préstamos, líneas de crédito, etc.)

Permitir consultar las ordenes de pago autorizadas; debe relacionar la fecha y la persona que
autoriza, el monto aprobado, el valor o porcentaje de descuento sobre la orden de pago y
establecer la discriminación (Valores) de los pagos parciales a efectuar para la orden de pago
(fecha, valor, porcentaje pagado y saldo pendiente por pagar). Permitir en la autorización modificar
la fecha de vencimiento de la orden de pago.
Permitir la gestión de pagos reembolsos en la aplicación.
Informe de las partidas pendientes de conciliar según banco/operaciones
Disponer de un informe automático de la posición bancaria (por fecha valor, por banco, tipo de
cuentas, pendiente de conciliar)
Informe que muestre la liquidez (saldo en cuentas corrientes, depósitos a c/p, etc.…)
El sistema debe generar una notificación de pago detallado por proveedor, informando número de
factura, valor del pago, descuentos practicados (Retefuente, Reteiva, Reteica, Retegarnatía,
Anticipos, etc.) y la cuenta a la cual se realizara el abono. Este reporte debe ser enviado
automáticamente por el sistema al correo electrónico del proveedor, cuando el usuario lo requiera
de forma masiva o de forma individual seleccionando el proveedor.
Integración de la gestión de tesorería con la gestión contable de forma que los apuntes en libro
mayor sean automáticos.
Esta integración debe ser en línea y sin necesidad de procesos de integración específicos.
Integración de la contabilidad general con la gestión de proveedores de forma que las facturas y
abonos registrados se contabilicen automáticamente en el libro mayor
Integración de la contabilidad general con la gestión de deudores de forma que las facturas y
abonos registrados se contabilicen automáticamente en el libro mayor
Tiene la capacidad de registrar en el módulo de bancos las transacciones y/o tipos de documentos
provenientes de otros módulos que afecten el saldo de las cuentas de bancos, por ejemplo:
• Las cobranzas a aplicadas a las facturas pendientes de pago provenientes del módulo de cuentas
por cobrar
Permite al usuario registrar movimientos manuales que no procedan de los módulos en las
cuentas bancarias, por ejemplo:
• Mantenimiento de cuentas
• Comisiones bancarias
• Reembolsos a empleados
Que el proceso de integración entre los distintos módulos o contabilidad auxiliares involucradas
sea transparente para el usuario, es decir, que no requiera ninguna comprobación de que la
integración se ha llevado a cabo y ha terminado bien, etc. No debe requerirse la intervención del
área de sistemas para ningún proceso contable o funcional

Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2)
Grado de Cobertura Observaciones de la reunión
Requerimiento
A Maestros
1 Gestión de contratistas
2 Decreto 1273 del 2018
Integración con aplicativo de Pago de

3 Seguridad Social de Contratistas
4 Validación de cuentas de cobro
5 Gestión de planillas
Integración con el aplicativo de formatos de
6 planillas
Planilla adaptada a particularidades de
7 regionales
Aplicativo de cargue de planillas desde
8 dispositivos móviles
Integración con aplicativo de Gastos de
9 desplazamiento
10 Formato de paz y salvo de salida
Integración con otros sistemas para paz y

11 salvo de salida
12 Generar certificados laborales

Contratistas
Descripción
El sistema debe contar con un módulo para gestionar contratistas de acuerdo a la normatividad
para entidades públicas y considerando que el SENA gestiona entre 32.000 a 35.000 contratistas
El sistema debe permitir cumplir con lo establecido por el decreto 1273 de 2018, por el cual el
SENA se obliga a realizar el pago de Seguridad Social de los contratistas adscritos a la entidad
Inicialmente, el sistema debe permitir realizar interfaz con el aplicativo que esta desarrollando
actualmente el SENA para el pago de seguridad social de sus contratistas. Posteriormente el
sistema debe permitir un periodo de transición en el cual se trasladen los procesos de este
aplicativo de forma completa al modulo de gestión de contratistas del ERP
El sistema debe permitir la validación previa por parte del supervisor de las cuentas de cobro vs
contratos totales
Permitir la gestión de planillas de contratistas y generación de una planilla única para pago
El ERP debe tener interfaz con el aplicativo de formatos de planilla que utilizan los contratistas
La plantilla única para contratistas debe estar adaptada a las particularidades manejadas por cada
una de las regionales en temas de impuestos
El módulo de contratistas deberá permitir la integración con un aplicativo que permita que los
contratistas puedan realizar el cargue de plantillas desde dispositivos móviles
El sistema debe permitir la integración con el aplicativo de Gastos de desplazamiento que utilice la
entidad o incluso contar con la posibilidad de gestionar los gastos de viajes desde un modulo del
ERP
El módulo de contratistas debe permitir generar y completar de forma automática el formato de
paz y salvo de salida de contratistas a través de una interfaz con los aplicativos que contenga la
información requerida
El sistema debe permitir la integración con los sistemas que contengan la información para la
generación del paz y salvo de salida (como por ejemplo Kactus, Mi inventario, OnBase, SACBI,
Fondo de Vivienda, etc.)
Permitir la generación automática de certificados laborales

Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Grado de Cobertura
Borrador
Requerimiento
A Maestros
1 Gestión de devolución del IVA
2 Gestión de planilla de IVA
3 Validación previa de cobros
4 Reportes consolidados
5 Validación de facturas
6 Trazabilidad de facturas
7 Localización de facturas
8 Esquema de cálculo
9 Integración con Tesorería y Contabilidad
Borrador

Borrador
Devolución Iva
Descripción
El sistema debe contar con un módulo para gestión de devolución del IVA el cual permita ingresar
de forma digital las facturas al sistema y realice el cargue consolidado por centro de costo
El sistema de debe permitir la gestión de una planilla de control de datos detallados para la
devolución de IVA (número de obligación, número de orden de pago, fecha, concepto, nombre del
centro, valor total, valor IVA, etc.)
El sistema debe permitir la validación previa para solicitud de devolución de IVA, donde se
confirme que cada valor solicitado cuenta con factura y orden de pago, estos dos documentos
deben poder ser visualizados en formato digital para cada cobro
El sistema debe permitir generar reportes del consolidado de información de devolución de IVA en
diferentes tiempos (anual, mensual, diario) por centro de costo y reporte consolidado general de la
entidad para presentación a la DIAN
El sistema debe permitir validar de forma previa que las facturas cumplan con los requerimientos
exigidos por la ley y en caso de no cumplir permitir el envío de devolución para ser corregida
Permitir la trazabilidad del estado de la factura para consolidación final (factura generada, pagada
y sin cobrar, pagada cobrada, en archivo, etc.)
El sistema debe permitir la localización rápida de facturas por número consecutivo a partir de la
generación de un ID único de factura. Permitir que las facturas puedan ser visualizadas de forma
digital
Permitir la gestión del esquema de cálculo para el cargue automático a cuentas de mayor y
balance
Las operaciones realizadas deben estar integradas con Contabilidad y Tesorería, permitiendo
generar una conciliación de los saldos de la cuenta del IVA vs. la solicitud de devolución de IVA
tramitas ante la DIAN pendientes de pago, más las obligaciones no solicitadas porque se
encuentren pendientes de giro al proveedor, para efectos de validar que en un bimestre no se
quede IVA efectivamente pagado y pendiente por solicitar.
Borrador

Borrador
Grado de
Borrador
Borrador
Requerimiento
A Maestros
1 Gestión del Fondo de Vivienda
2 Sistema de amortización
Tabla de amortización COSTO

3 AMORTIZADO
4 Trazabilidad en línea
5 Cortes de saldo
6 Reliquidación de créditos
7 Maestra de datos de créditos
8 Reportes de amortización
9 Extractos de crédito
10 Certificado anual
11 Reportes de cartera
Integración con aplicativo actual de Fondo

12 de Vivienda
13 Maestra de datos de ahorros
14 Gestión de autorizaciones
Integración con Contabilidad, Tesorería y

15 Cartera
16 Integración con otros sistemas
17 Tipo de acceso por usuario
18 Back up de la información
19 Gestión de otros préstamos
Fondo de Vivienda
Descripción
El sistema debe contar con un módulo para gestionar los créditos de forma centralizada para
(vivienda y consumo), ahorros y pagos de cesantías manejados por el Fondo de Vivienda
El sistema debe generar la amortización de pagos del crédito por funcionario de acuerdo a las
características propias de cada préstamo e intereses de mora
Debe permitir la comparación de la tasa de mercado con la tasa otorgada al funcionario, dicha
diferencia es la subvención, de acuerdo al nuevo marco normativo para entidades de gobierno. El
acceso a la tabla costo amortizado debe ser exclusivamente del Coordinador del grupo de
contabilidad de Dirección General y el que delegue en el grupo.
Permitir la trazabilidad completa de la gestión de créditos (solicitud, desembolso, pagos, anticipos,

saldo, etc.) y la gestión de ahorros (solicitud, descuentos, pagos, devolución de ahorros, cambios
en condiciones, etc.)
Permitir tener cortes de saldo real a la fecha (año, mes, diario, etc.)
Bajo previa autorización, permitir realizar ajustes a las condiciones del crédito y realizar la
reliquidación del mismo, ajuste al crédito es automático para los abonos a capital anticipados,
(reducir cuota o reducir tiempo), Igualmente esto debe modificar la tabla de amortización costo
amortizado de acuerdo al nuevo marco normativo para entidades de gobierno
Permitir contar con una maestra de datos de créditos detallado (datos de tipo de crédito,
funcionario, condiciones, monto, saldo, amortización, pagos, descuentos, etc.). Permitir identificar
si el deudor es funcionario o retirado
Generar reportes de amortización de créditos y consolidado total en diferentes vistas y cortes de

información en cualquier tiempo
Generar reportes de extractos del crédito para cada funcionario y permitir su envío a través de
correo electrónico
Generar certificados anuales para efectos de declaración y los cuales puedan ser enviados por
medio de correo electrónico
Generar reportes de antigüedad de cartera, cartera en mora, deterioro de cartera (por funcionario,
línea de crédito y consolidado general), de cuentas reclasificadas a difícil cobro. Igualmente,
Indicios de deterioro y si es el caso cálculo de deterioro, de acuerdo al nuevo marco normativo.
Es necesario que genere reporte de acuerdo a los requerimientos del nuevos marco normativo
para entidades de gobierno, en cuanto a notas explicativas y revelaciones en los E.F.
El sistema debe permitir la integración con el aplicativo del Fondo de Vivienda actual para la
gestión inicial y convocatoria de créditos (solicitud, evaluación, aprobación, proyección, asignación
de recursos y desembolso) , o incluso en caso de ser posible, trasladar los procesos de este
aplicativo al módulo del ERP
Permitir contar con una maestra de datos de ahorros detallado (funcionario, datos de tipo de
ahorro, porcentaje de ahorro, descuento mensual, saldo, etc.)
Permitir el cambio de condiciones de créditos y ahorros por tipo de usuario de acuerdo a formatos
de aprobación, ajustes y modificaciones de las tablas de amortización y de costos amortizado, si
es el caso
Las operaciones realizadas deben estar integradas con Contabilidad, Tesorería, Cartera y el grupo
Jurídico.
El sistema debe permitir la integración con otros aplicativos que requieran entradas y salidas de
información del Fondo de Vivienda como SIREC y Kactus, para los pagos realizados que amortizan
los créditos.
El sistema debe permitir acceso al modulo por tipo de usuario (Dirección General y Regionales)
Garantizar el back up de la información de forma periódica tanto en Dirección General como en
Regionales
Además de los préstamos otorgados por el Fondo de Vivienda, el sistema debe permitir gestionar
otros préstamos otorgados a funcionarios (calamidad domestica y préstamo educativo)

Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Grado de Cobertura
Requerimiento
A Maestros
1 Gestión de convenios
2 Balance de convenios
3 Maestra de datos de convenios
4 Trazabilidad de convenios
5 Integración con Contabilidad y Tesorería
6 Reportes especiales
Otros temas Finanzas
Descripción
El sistema debe contar con un módulo para gestionar los convenios y contratos
interadministrativos, el cual permita controlar los desembolsos, controlar la legalización, identificar
si es un bien o servicio, identificar si hay construcción de intangible y calcular el costo, de igual
forma la construcción de bienes muebles e inmuebles
Obtener un balance de los convenios a la fecha en diferentes tiempos (anual, trimestre, mensual,
diario, etc.)
El sistema debe permitir contar con una maestra de convenios y contratos interadministrativos con
los datos y características propias de cada uno (nombre, número de convenio, fecha, detalle,
desembolso, legalización, etc.), Control administrativo y financiero de los adherentes, según
corresponda. Relación de derivados de convenio marco
El sistema debe permitir completa trazabilidad de los convenios en línea

Las operaciones realizadas deben estar integradas con Contabilidad y Tesorería
el sistema debe generar los reportes especiales, por aportes, rendimientos, legalizaciones por
adherentes y recurso entregados al operador , producto de convenios y/o contratos
interadministrativos

Grado de
Requerimiento
Maestros
Estructuras organizativas compatibles con centros de
1 costos y puestos de trabajo
Perfil de contratistas y especificaciones del servicios
2 requerido
Elaboración y publicación de organigramas gráficos in
3 cloud, portal, internet, intranet y dispositivos móviles.
Gestión de proveedores (contratistas e instructores)
4 acorde al presupuesto anual fijado
Identificador único por contratista y/o instructores que
5 facilite la trazabilidad del contratado.
Se requiere cargo de histórico de los contratistas e
6 instructores.
Control de finalización del contrato y registros de inicio de

7 nuevos contratos en un mismo mes de los contratistas
vinculados en un mismo mes
Operaciones
Definir anualmente el plan de adquisiciones para los
8 contratistas, prestadores de servicios y/o instructores.
Descripción detallada de la necesidad para ser presentada
9 en el Comité de Adquisiciones
Gestionar y evaluar a los candidatos dependiendo de las

10 necesidades programadas de contratación de prestadores
de servicios y/o instructores
11 Definir y verificar los soportes de contratación directa
12 Verificación de presupuesto
13 Visualizar tabla de honorarios
14 Vigilancia contractual
15 Modalidad de selección
16 Alerta de radicación de solicitud

17 Estudios Previos
18 Riesgos de estudios previos
19 Devolución de estudios previos
20 Aprobación de estudios previos
21 Pliegos de condiciones
Gestionar el concurso de prestación de servicios de
22 instructores donde envían su hoja de vida y certificados y
deben ser calificados y evaluados
Gestión de personal subcontratado proceso de

23 contratación del prestador de servicios y/o instructor
24 Denominación del servicio
25 Clasificación del servicio
26 Plazo de ejecución
27 Lugar de ejecución
28 Obligaciones de las partes
29 Gestión contractual
30 Condiciones del contrato
31 Forma de pago
32 Gestión de la prevención de riesgos laborales
33 Emisión y gestión de contratos
34 Aprobación de garantías
Asignación del interventor o supervisor del contrato en el

35 sistema
36 Envió del contrato para revisión jurídica
Comunicación interna radicada (CI) sobre on base donde

37 quede registrado el Numero de contrato y los debidos
soportes.
Entrega de minuta del contrato y asignación del

38 supervisor para firma del contratista (prestador de
servicios y/o instructor)
Carga de documentos desde el inicio del proceso
contractual sobre SECOP (I y/o II) que permita la
39 integración con el numero de contrato y los debidos
soportes.
Generar el acta de inicio correspondiente firmada por
40 supervisor y/o interventor y el contratista (prestador de
servicios y/o instructor)
41 Seguimiento mensualizado del contrato
42 Modificación contractual
Gestión de formación a contratista (prestadores de

43 servicios y/o instructores)s
Certificación de contratista (prestadores de servicios y/o
44 instructores)s
45 Gestión de selección de personal
Realización de evaluaciones a contratista (prestadores de

46 servicios y/o instructores)s
47 Autorización Director general
48 Solicitud de liquidación
Envió del contrato formalizado y sus anexos para la Secretaria

General para ser presentado en Comité de compras y
49 contratación y articular la gestión presupuestal, costos y
financiera.
Reporting
Informe de necesidades de los contratos con contratistas
50 y/o instructores pendientes
Informe de contratos con contratistas y/o instructores

51 activos de forma mensualizada
52 Informes finalización de contrato

53 Reporte de contratista
54 Reporte de inexistencia de personal
55 Reporte de contratos liquidados
56 Reportes para auditorias internas y externas
Integración
56 Integración con SECOP I
57 Integración con SECOP II

Integración con presupuesto y cumplimiento normativo de
58 SIIF
59 Integración con plataforma de gestión documental
60 Integración con mi contratista
Integración con la plataforma web donde se encuentran la

61 base de datos de candidatos ser contratados persona natural
y/o instructores
62 Integración con compromISO
1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio sum
2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de pe
Contratación del personal
Descripción
Permitir definir tantos niveles como desee en la estructura organizativa definida especificando posiciones ocupadas por
personal planta y cuales ocupadas por contratistas.
Permitir la especificación de las competencias mínimas del contratista a ser evaluado previa revisión interna de la planta
existente y permiso de contratación.
Permitir realizar y publicar organigramas gráficos en internet/intranet (foto del contratista (prestadores de servicios y/o
instructores), nombre, cargo, etc.…)
Permitir la gestión de proveedores ((contratistas e instructores) conforme a la presupuestación de oportunidades de
contratación en la estructura organizativa de la organización
Asignar un código único de contratista y/o instructor en el momento del alta, ya sea manual o automática.
Reconocer o avisar que un contratista y/o instructor ya ha sido introducido con anterioridad, independientemente de su
estado (por cedula, nombre,…)
Permitir que un contratista y/o instructor tenga el mismo código de identificación sin perder la historia y trazabilidad del
mismo
Permitir generar una plan anual de necesidades acorde al presupuesto aprobado que permita gestionar las necesidades
de contratación de prestadores de servicios y/o instructores.
Permitir elaboran la descripción de contratación mediante la expresión escrita y detallada de las razones que justifican
el contrato: ¿Qué se requiere?, ¿Por qué se necesita contratar y para qué?
Permitir el cumplimiento del manual de contratación para los contratistas (prestadores de servicios) y/o instructores
para que previo al inicio del proceso de selección de contratistas esta oportunidad debe estar previamente aprobada
por los ordenadores del gasto y tener un certificado de disponibilidad presupuestal asociado.
Permitir ingresar los soportes de capacidad idoneidad y experiencia del posible contratista en cumplimiento de los
requisitos DAFP.
Permitir la verificación permanente sobre el presupuesto, plazo, garantías y demás aspectos relacionados con su
ejecución.
Permitir visualizar la tabla de honorarios de acuerdo al tipo de contrato
Permitir el control durante todo el proceso de contratación
Permitir la escogencia de modalidades especiales de acuerdo a la correspondencia del contrato y según la información
suministrada por el área que genera la necesidad
Generar una alerta si un día hábil radicada la solicitud no esta la documentación física completa ya que se entiende
como desistimiento del oferente prestador de servicios y/o instructor.
Permitir la buena preparación y concepción del contrato mediante la precisión de la necesidad, objeto y alcance del
contrato
Permitir la identificación de riesgos contractuales su tipificación, estimación y distribución entre las partes
Realizar devoluciones de documentos y anexos que requieran ajustes
Permitir la aprobación y firma digital de estudios previos
Permitir la consolidación de los pliegos de condiciones que hacen parte de los estudios previos
Permitir una comparación del perfil ideal del candidato a ser prestador de servicios y/o instructor contra los soportes de
hoja de vida y certificados de formación exigidos en el perfil.
Permitir la identificación asignación de código único para trazabilidad, proyectar la minuta del contrato y hacer la
gestión de soportes en los aplicativos de uso nacional SECOP (I y/o II) para la gestión de este tipo de personal.
Permitir las denominación del servicio mediante una correcta codificación
Permitir la clasificación servicio de acuerdo con el clasificador de servicios de Colombia Compra Eficiente
Permitir especificación de plazo correspondiente a mes, días hábiles o calendario
Permitir seleccionar el lugar geográfico o sede en el cual se cumplen las obligaciones propias del contrato
Permitir cargar los compromisos los cuales son ajustados desde los estudios y documentos previos y son esenciales para
la adecuada ejecución del objeto contractual
Permitir el conjunto de actividades de planeación, coordinación, organización, control, ejecución y supervisión de los
Procesos de Contratación.
Permitir ingresar el costo económico del objeto del contrato que debe contar con una correcta elaboración y análisis
técnico que lo soportan
Permitir Precisar la forma de pago si se hará o no entrega de anticipo, definir los porcentajes y determinar cómo se
efectuarán los pagos al contratista (pagos parciales, pago único, mensual, bimensual entre otros).
Permitir la gestión de la prevención de riesgos laborales y vigilancia de la salud
Permitir la emisión de contratos de trabajo en formatos oficiales
Permitir incluir cláusulas adicionales
Alarmas para avisar de la finalización del contrato
Permitir la carga y aprobación de garantías
Permitir la relación de supervisores y/o interventores a los prestadores de servicios y/o instructores para autorización
por medio de "firmar electrónicas" en el sistema se puedan configurar las estrategias de liberación del presupuesto y la
integración automática del certificado del registro presupuestal, que implica aprobación del pago de honorarios por el
servicio prestado.
El asesor jurídico realizará la revisión y generará visto bueno físico y/o digital si es posible sobre el sistema por medio de
un flujo de trabajo, a manera de autorización en el sistema
Permitir realizar la adecuada gestión contractual desde la solicitud del contrato reflejado en el plan de adquisiones, el
inicio del proceso de selección y contratación de los prestadores de servicios y la correcta gestión documental exigida
por ley 594 del 2000 y sus resoluciones vigentes.
Permitir realizar la entrega de minutas de contratación y asignación del supervisor y/o intervención del contrato para
firmas, asegurando estar dentro de los tiempos establecidos en el marco legal
Permitir realizar la adecuada gestión contractual desde la solicitud del contrato reflejado en el plan de adquisiones, el
inicio del proceso de selección y contratación de los prestadores de servicios y la correcta gestión documental exigida
por ley 80 de 1993, Manual de Contratación y sus resoluciones vigentes.
Permitir la carga del acta de inicio correspondiente donde se refleje fecha de inicio y compromisos contractuales en
fechas (fechas programadas de entrega y fechas programadas de pago de honorarios al contratista)
Permitir la carga del acta de avance correspondiente donde se refleje la entrega de los compromisos contractuales
cumplidos y la aprobación de certificado de registro presupuestal para empezar el pago de honorarios al contratista y
las retenciones establecidas por ley incluidas las de prestaciones sociales)
Permitir que el interventor del contrato pueda solicitar al ordenador del gasto realizar modificaciones (adiciones,
traslados o suspensiones) al contrato cuando se requiera.
Permitir disponer de catálogos de cursos, formadores internos y externos, control de los cursos a los que asisten los
contratista (prestadores de servicios y/o instructores)s, control de costes de formación, gestión de salas…
Permitir la carga de certificaciones del contratista (prestadores de servicios y/o instructores)
Permitir almacenar CV's de candidatos y los procesos de selección realizados, automatizar la correspondencia con el
candidato, etc.…
Permitir almacenar las evaluaciones realizadas a contratistas (prestadores de servicios y/o instructores)y vincular el
resultado a retribución variable
Permitir que los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas de los Centros de Formación
Integral están autorizadas por el Director Regional
Permitir la generación del acta de liquidación o resolución de liquidación unilateral por CI (Comunicado interno
radicado) una vez el contrato se de por culminado
Cada gestor contractual debe asegurar que están expedidos los certificados de inexistencia de personal en planta, permiso
de doble contratación si es requerido y se le asignará un código unido de CDP asociado a las posiciones que identifica un
único No de contrato que posteriormente se reflejara en los CRP para asociar la ejecución del contrato y del mismo monto
la retención financiera del pago de seguridad social, y demás retenciones que apliquen al prestador del servicio y/o
instructor conforme a lo establecido se registra como acreedor en la gestión financiera y se continua el proceso de la
revisión jurídica , si es posible debe ser sobre el sistema por medio de un flujo de aprobación. (Este deberá integrarse con
el P2P desde el ERP)
Permitir visualizar información de las necesidades de contratación para los contratos con contratistas y/o instructores
requeridos por las seccionales
Informe predefinido de los contratos activos (con ID e contrato) mensualmente y en el año por región y por centro de
formación (logístico y/o de costo y/o área) que contenga el resumen del objeto contractual, el valor anual del contrato y
la apropiación mensualizada, pagos de seguridad social retenidos y efectuados y si esta en ejecución o terminado)
Informe de la finalización de contratos por periodo de fechas
Permitir información útil sobre fortalezas y debilidades a los contratistas y mejora la prestación de los servicios
Permitir información de necesidad de inexistencia de personal
Informe de contratos liquidados por periodos de fechas
Permitir la integración con el aplicativo de las Entidades Estatales donde se realizan las publicaciones
Permitir la integración con el aplicativo de las Entidades Estatales donde crean, evalúan y adjudican Procesos de
Contratación -integración del supervisor
Permitir Integración con presupuesto para asegurar el seguimiento y la trazabilidad mensual del certificado de
disponibilidad presupuestal CDP, el certificado de registro presupuestal CRP desdeel momento previo de la contratación, el
seguimiento mensual y el informe anual de ejecución.
Permitir la integración de la supervisión del contrato, con la ejecución y los pagos a fin de asegurar el manejo transparente
de los recurso en cumplimiento de la ley de transparencia 1712 del 2014
Permitir la integración con el área Fiscal para la elaboración de los modelos de IRPF de contratistas (prestadores de
servicios y/o instructores)y profesionales
Permitir el traspaso automático de los datos almacenados de candidatos que entran a formar parte de la plantilla de la
empresa
Permitir la identificación de riesgos y medidas preventivas por el puesto que ocupe el contratista (prestadores de servicios
y/o instructores) (puesto definido en la estructura organizativa)
n desarrollo importante que deberá realizar el propio suministrador.

na herramienta integrada (necesaria la colaboración de personal informático o especialmente entrenado).
entro del estándar del paquete.
Grado de
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Comentarios del fabricante
Cobertura
Nº Requerimiento
Maestros
Autoservicio del empleado
Asignación de cuentas contables a los conceptos de

2 nómina
3 Definición y asignación de centros de coste

Reparto de costes
4
IRPF (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas)
5
Operaciones
Cálculo simulado de la nómina anual y mensual para
6 asegurar confiabilidad de información en el giro del
CDP.
Expedición del certificado y registro presupuestal para
7 pago anual y mensual de la nomina.
Dar inicio al proceso de gestión de la nomina contando

8 con la disponibilidad presupuestal
9 Gestión de empleados y pactos colectivos
10 Gestión de expatriados/impatriados
11 Gestión de sanciones
12 Gestión seguros de vida

13 Envío autorización vacaciones
14 Gestión pago de quinquenios
15 Gestión primas propias de SENA
16 Envío partes médicos?

17 Envío partes de accidente
Recaídas y períodos de licencia medica de larga

18 duración
19 Gestión del IRPF
20 Cálculo de la nómina anual o mensual

25 Gestión de préstamos, anticipos y embargos

Cálculo de seguros sociales y generación del fichero
26 para su presentación
Establecimiento de controles
27
28 Realización de presupuestos de personal

Gestión de registro de escalera de grado
29
Reporting
30 Informes de estructura salarial
Informe de nómina
31
Informe de ingresos y egresos anuales, mensuales,
32 quincenales, semanales, diarios del personal
33 Informe de registro de incapacidad

Informe de certificación de instructores
34
35 Exportar información a Excel o Word

36 Certificado de retenciones de los empleados
Presentación telemática de declaraciones
37
38 Certificado de paz y salvo

Integración
Integración con KACTUS como sistema de nomina
39 actual del SENA
Integración del ERP, KACTUS y PLANILLAS INTEGRADAS
40 y BANCOS para procesos de pago de Nomina
41 Integración KACTUS para los procesos de custodia
42 Integración con Sirec
43 Integración con Kactus
44 Integración con Sofia plus

Nomina
Descripción
Permitir que los empleados puedan acceder a la aplicación para imprimir su desprendible de nómina,
certificados de retenciones, modificar sus datos personales (dirección, teléfono, cambios familiares nueva
esposo (a), nacimientos, cambios de cuentas bancarias, embargos, licencias, defunciones, etc.. ) en general
actualizaciones de datos familiares, solicitud de vacaciones (incorporando flujo de autorización y
autorizaciones del ordenador del gasto)
Permitir asignar cuentas contables a los diferentes conceptos de nómina
Permitir vincular centros de coste a unidades organizativas

Permitir la distribución del coste de un empleado entre distintos centros de coste por concepto de nómina,
porcentaje, etc.
Permitir la visualización en integración como punto de control del ERP para contemplar tablas de retención y
cálculos de retención para el régimen nacional
Permitir la simulación de nóminas y confección de presupuestos de personal
Asegurar el cumplimiento normativo para que antes de girar la nomina esten constituidos los certificados de
disponibilidad presupuestal y mensualmente los certificados de registro presupuestal.
Asegurar la integración de KACTUS con los rubros y centros de costos asociados a la disponibilidad
presupuestal anual y mensualizada para el pago de la nomina
Permitir que para efectos de nómina y tributación exista en el ERP la posibilidad de registrar contablemente los
pagos por los beneficios, gestión de empleados y otros colectivos (becarios, profesionales, consejeros…).
Permitir un tratamiento específico para el personal expatriado/impatriado que contemple la nómina, la
cotización y la tributación
Permitir gestionar las sanciones impuestas a empleados, integrando esta funcionalidad con nómina y
aplicándose suspensiones, embargos y retenciones al empleado de su respectivo sueldo
Gestionar los seguros de vida de los funcionarios, integrando esta funcionalidad con nómina
Permitir gestionar la autorización de vacaciones a empleados, integrando esta funcionalidad con nómina
Gestionar los pago de quinquenios e integrar esta funcionalidad con nómina
Gestionar las primas propias del SENA integrando la funcionalidad con nómina
Contemplar la comunicación telemática de partes médicos con la Seguridad Social y que la remesa de
información pueda hacerse por usuario de administración de personal
Contemplar la comunicación telemática con la Seguridad Social para la notificación y registro de accidentes de
trabajo.
Una vez el empleado tiene una licencia de más de 180 dias se debe recalcular el valor del salario mensual
dependiendo de si es la EPS o la ARL la que cubrirá esa licencia o recaida
Permitir estimar la base de acuerdo con lo tributado y proyectando las nóminas (normales y extras) pendientes
de calcular. Permitir que la base de cálculo del % de IRPF tenga en cuenta lo tributado en un ejercicio por DNI,
independientemente de las altas
Permitir ajustarse a bruto anual o mensual.

Permitir cambio de salario de un empleado a mitad de mes (cambio de categoría, convenio,…) y que se refleje
en la nómina proporcionalmente
Proporcional al salario durante el devengo de la paga extra
Proporcional al porcentaje de jornada durante el devengo de la paga
Descontar los períodos de absentismo (En casos de maternidad, licencias de enfermedades comunes o
laborales por ejemplo)
Permitir gestionar préstamos, anticipos o embargos de empleados
Permitir el cálculo de seguros sociales y generación automática del fichero para su presentación
Permitir la realización de controles como: líquidos y pagos a empleados, listado de finiquitos, coherencia de la
nómina, etc..
Permitir realizar la planificación de costes de personal teniendo en cuenta, opcionalmente, las vacantes
Permitir la carga de certificados de formación del empleado, que permita llevar un control para tener en
cuenta al momento de subir su salario
Informe predefinido con la estructura salarial teórica y/o real de un empleado (especificar)
Informe predefinido de nómina (devengos y retenciones, costes empresa ) mensualizado por empleado o
colectivo (especificar)
Informe predefinido deingresos y egresos anuales en un periodo de nómina definido y clasificado por las
diferentes áreas y regionales.
Informe con la cantidad de registros de incapacidad por persona, centro y regional
Informe con el listados de certificación de los instructores que permita conocer de manera ágil si se cuenta con
el recurso para suplir otras necesidades o si se deben realizar nuevas contrataciones
Permitir exportar la información en aplicaciones ofimáticas como Excel o Word
Permitir disponer del certificado por empleado
Permitir disponer de los modelos tributarios a presentar en Hacienda (110, 111, 190, etc.…) y que estos se
puedan enviar telemáticamente
Generar formato de paz y salvo de salida para funcionarios
Diseñar y generar la Integración del aplicativo de nómina Cactus de digitalware con la información financiera
que sea requerida por el ERP a nivel de cuentas auxiliares, reflejo en los centros de costos, presupuesto y
tesoreria.
Diseñar y generar las interfaces y desarrollos que sean necesarios para lograr controlar y cumplir estándares
exigidos por la ley de transparencia el pago a cada uno de los funcionarios del SENA
El ERP debe estar integrado con los sistemas en los que se lleve a cabo la custodia de los insumos y activos de
trabajo a cargo de los funcionarios de la entidad en pro de cumplir la Ley de Transparencia sea el ERP, SIREC, Mi
inventario, SACBI, Onbase, etc.) y en determinado caso hacer los descuentos por nomina que sean necesarios.
El ERP debe estar integrado con los legados que contenga la información necesaria para consultas de históricos
y validar el formato de paz y salvo de salida de manera automática e integrada con SIREC,)
Permitir relacionar los valores devengados por el funcionarios por los diferentes conceptos de nómina con
conceptos analíticos para poder realizar el reparto analítico de costes
Permitir la integración con los proveedores de formación (a efectos de facturación)
Grado de
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Comentarios del fabricante
Cobertura
Nº Requerimiento
A Maestros
1 Marco normativo vigente
3 Gestión Banco de Proyectos
4
5 Gestión Banco de Proyectos
7
Gestión versiones anteriores del Plan de
8 Acción
9
10 Creación y seguimiento Indicadores
11
12 Programación de metas
13
14 Seguimiento de metas
15 Consulta de metas
16
B Operaciones
17 Apertura presupuestal
18
19
20 Valoración de necesidades
21
22 Gestión de nuevos proyectos
23
24 Gestión de nuevos sub-proyectos
25 Apertura presupuestal
26
27 Seguimiento de indicadores
28
Permitir la planeación por categorías, sub-

29 categorías y usos presupuestales
30
31 Publicación de resoluciones
32
Publicación y seguimiento del Plan de
33 Acción
34
Gestión de límites derivados del

35 anteproyecto
36
Gestión de límites asignados a centros de
37 costos
38
39 Gestión del presupuesto compartido
40 Gestión de controles y aprobaciones
41 Sistema de simulación
C Reporting
42 Reportes con indicadores
43
44 Reportes con proyecciones
45 Construcción de gráficos
46
47 Exportación de información a otras áreas
48 Personalización de reportes e informes
49
50 Informes de Sistema de Simulación
D Integración
51 Integración con Sofia plus y SGVA
52 Posibilidad de exportar a diferentes programas

53 Integración con SIIF
Planeación de Presupuesto y Generación Plan de Acción de la Vigencia
Descripción
Establecer el marco normativo vigente para la planeación del presupuesto

El sistema debe permitir la consulta y la sincronización con el marco normativo vigente para
brindar los lineamientos de planeación
Permitir la asignación de presupuesto a los proyectos en el Banco de Proyectos de conformidad
con su priorización
El ERP debe permitir la gestión de proyectos de inversión y asignación de criterios de
priorización.
Permitir el seguimiento de la priorización de los proyectos en el Banco de Proyectos
En el ERP se debe realizar el seguimiento de proyectos de inversión, además de identifcar las
prioridades.
El ERP en su proceso de seguimiento de los proyectos, debe generar alertas en su ejecución
cuando se produzcan desviaciones.
Permitir el almacenamiento y consulta del historial de versiones anteriores de planes de acción
El ERP debe suministrar una funcionalidad que permita construir el Plan de Acción y consultar
el historial de versiones.
Permitir el calculo de los KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) esperados derivados de las
proyecciones financieras
La herramienta que gestione el plan de acción debe permitir generar los calculos de los KPIS.
Programación de metas: Permitir ingresar metas misionales del plan de acción mediante
integración con SOFIA Plus
El ERP debe permitir ingresar las metas del plan de acción y hacer el seguimiento de las
mismas.
Permitir el seguimiento de las metas establecidas para la vigencia
Administración y consulta de las metas por los usuarios regionales y desgregación por centro de
formación
El ERP debe generar poder generar la evaluación de metas de las Regionales y Centros de
Formación.
Permitir a los centros de costos enviar la necesidad de recursos

El ERP debe estar habilitado para recibir los requerimientos de necesidades formulados por los
diferentes centros de costo.
El ERP debe permitir registrar las proyecciones de ingresos que haran parte del presupuesto.
Permitir la evaluación y priorización de las necesidades presupuestales de los proyectos, áreas y
centros de costo
El sistema debe permitir el registro de la priorización de las necesidades presupuestales para su
posterior asignación
Posibilidad de adicionar nuevos proyectos por parte de la Direción General
El sistema debe permitir la inclusión de nuevos proyectos y subproyectos. Asignado permisos a
los perfiles que defina la Entidad.
Posibilidad de adicionar sub proyectos por parte de los diferentes centros de costos
Creación de la apertura presupuestal: Permitir la administrabilidad de las autorizaciones sobre
el presupuesto de la dirección central.
El ERP debe permitir consolidar los requerimientos de los Centros de Costo y generar la
información requeridas por la resolución de apertura presupuestal.
Permitir el seguimiento de indicadores de cumplimiento de eficiencia, eficacia y economía a
partir de la ejecución mensual
El ERP deber permitir la generación de indicadores de cumplimiento eficiencia, eficacia y
economía paratiendo de la iinformación de ejecución mensual registrada en el sistema.
Dividir la planeación en las siguientes categorías y sub categorías, y los usos presupuestales
asociados a cada una:
- Funcionamiento
-Personal
- Gastos Generales
- Trasferencias
- Tributos
- Proyectos
- Diferentes proyectos administrables
El ERP debe permitir estructurar la informacón en categorias, sub categorias y usos

presupuestales.
Creación y publicación de la resolución de apertura presupuestal
En el ERP se debe registrar el presupuesto aprobado contenido en la resolución de apertura y
generar los archivos requeridos por el SIIF.
Publicación del Plan de Acción de la entidad para su consulta y seguimiento
El ERP debe permitir el registro del Plan de Acción que regirá la vigencia, y debe poder ser
consultado por las diferentes áreas y centros de costos
Permitir cargar y registrar los límites preliminares derivados del anteproyecto para su posterior
asignación a los centros de costos
Insertar límites presupuestales por necesidad de cada uno de los centros de costos para su
respectiva asignación de presupuesto
Permitir la asignación y trazabilidad de presupuesto compartido a diferentes centros de costos

(aplica para proyectos transversales)
Contar con controles de aprobación del presupuesto, con el propósito de que quien haga la
resolución de apertura pueda realizar las aprobaciones a través del ERP
Permitir a la Dirección de Formación la simulación de escenarios para determinar las
necesidades de instructores en la Planeación Indicativa para los programas de formación
Construcción de reportes con indicadores y métricas históricas y de proyecciones
administrables por centro de costo
El ERP debe permitir generar reportes donde se visualice las mediciones de indicadores
planificados y ejecutados por Centro de Costo.
Construcción de reportes con proyecciones por centro de costo o proyectos, para medir la
ejecución y cumplimiento a la fecha
Permitir la construcción de gráficos a partir de los datos de las proyecciones
El ERP debe generar los a partir de las proyecciones realizadas
Consolidación de información del área de planeación exportable a otras áreas y dependencias
para su consulta
Generar un resumen de las proyecciones de los diferentes proyectos, subproyectos, programas,

subprogramas, dependencias, usos, rubros, componentes de las áreas, etc. por diferentes
temporalidades
El ERP debe poder generar reportes que consoliden la información de proyectos, subproyectos,
programas y subprogramas por periodos.
Permitir la consolidación y exportación de los informes que contengan los resultados del
sistema de sumulación de necesidades de instructores al área correspondiente
Integración con otros aplicativos que permita exportar los resultados de las simulaciones para las
simulaciones de instructores
Permitir exportar a MS Excel y demás programas necesarios, los datos de las proyecciones
Integración SIIF para agregar partidas del presupuesto
Grado de
Nº Requerimiento
A Maestros
1 Conformación detallada del presupuesto
2 Conformación detallada del presupuesto
4
Consulta de información asociada para
5 validar y expedir CDPs
Creación del presupuesto planeado para

7 consulta
Comparación del presupuesto planeado y

9 ejecutado
10
11 Estado de los procesos contractuales
12
13 Evaluación de metas
14
15 Consulta del estado de los saldos
16
Generación de resultados con diferentes
17 temporalidades
18
Estimación de proyecciones a partir de los

19 saldos y ejecuciones reales de la vigencia
20
B Operaciones
Integración y ajuste a los sistemas de
21 gestión de la comunicación
22
23 Expedición CDPs
24
25 Registro de Expedición CDPs
26
27 Remisión y consulta de CDPs

28
29
30 Gestión compromisos presupuestales
31
32
33 Gestión de aprobaciones
34
35 Trazabilidad de documentación
36
37 Recepción de documentos externos
38
39 Seguridad y validación de accesos
40
Seguimiento de la ejecución presupuestal
41 de las áreas
42
Seguimiento de la ejecución presupuestal

43 de los contratos en ejecución
44
Validación de facturas contra la ejecución

45 de los contratos
46
Seguimiento de cumplimiento legal de

47 contratistas
48
49 Creación y evaluación de indicadores
50
Alertas sobre la liberación de dinero no

51 utilizado
52
53 Registros vigencias futuras
54
55 Registros de ajustes presupuestales
56
57
59
Registro de justificaciones de rezagos
60 presupuestales
61
Validación de justificaciones de rezagos

62 presupuestales
63
65
67
68 Registro de solicitud para modificaciones
69
70 Gestión de aprobaciones de modificaciones
71
72 Registro de modificaciones aprobadas
73
74 Generación actos administrativos
75
Consulta de movimientos asociados a las

76 modificaciones
77
78 Seguimiento de reducciones
79
C Reporting
Reportes del estado de la cadena
80 presupuestal
81
82 Facilidad de exportación a archivos planos

83
84 Personalización informes
85
87
89
91
93
95
97
98 Reportes básicos
99 Resumen de ejecuciones
###
### Reportes de proyecciones

###
### Reportes comparativos
###
D Integración
###Integración con SECOP II
###Integración con SIIF
###Integración con Power BI y demás
###Integración con KACTUS

###Posibilidad de exportar a diferentes programas
Ejecución y Seguimiento del Presupuesto
Descripción
Conformar de forma detallada el presupuesto de egresos para cada centro de costo cuando se
encuentre en estado aprobado.
Conformar de forma detallada del presupuesto de ingresos y aportes de la Nación en estado
aprobado.
Los datos maestros utilizados por el Sistema debe permitir identificar el desglose presupuestal e
identificar: 1. Los conceptos de usos prespuestales (rubros); 2. centros de costo (responsable de la
ejecución); 3. Programas del plan estratégico; 4. Proyecto que se está financiando; 5. Fuente de
financiación (De donde provienen los recursos).
El ERP debe registrar el presupuesto aprobado como presupuesto inicial de la vigencia

Permitir la consulta del desglose y la información del anexo del presupuesto asignado a cada
proyecto, área y/o centro de costo para validar y expedir Certificados Disponibilidad Presupuestal
(CDPs)
A través del sistema se debe poder consultar los certificados de disponibilidad presupuestal y de
los certificados registros presupuestales con el fin de validar la trazabilidad de la ejecución.
Permitir el cargue del presupuesto planeado y aprobado para su posterior consulta, revisión y
medición
El sistema debe permitir cargar la información asociada al presupuesto al inicio de la vigencia, así
como debe compilar y ajustar conforme se realizan modificaciones al mismo
Creación de indicadores y métricas que comparen la programación del presupuesto con la
ejecución
El ERP debe permitir la definición de indicadores que faciliten el seguimiento de la ejecución
presupuestal frente a lo planificado.
Permitir controlar el estado de los procesos de licitación o compras en el SECOP

Mostrar la trazabilidad de los procesos de compras desde la expedición del certificado de
disponibilidad, registro presupuestal (compromiso derivado del contrato), obligación (cuenta por
paga) hasta el pago.
Permitir el seguimiento y la evaluación de las metas de ejecución de presupuesto

Medir el cumplimiento efectivo de las metas presupuestales (considerando el estado de la
ejecución en sus diferentes momentos, tales como: Certificado de disponibilidad, registro
presupuestal, obligación y pago)
Permitir consultar información básica de saldos contables y presupuestales (últimos 3 años) para
efectos de comparación.
Partiendo del histórico de los tres últimos años, construir informes presupuestales comparativos.
De igual manera proceder con la información contable.
Permitir parametrizar la generación de los resultados de forma anual, semestral, trimestral y
mensual
El sistema permitirá consultar la información presupuestal de acuerdo con la necesidad, ya sea
mensual, trimestral, semestral, anual.
Permitir a cada usuario la estimación de la proyección del año corriente a partir del real
acumulado, a un periodo determinado, adicionando las partidas pendientes por ejecutar de los
periodos restantes, por centro de costo, rubro y a solicitud de cada usuario, tanto para las cifras
reales como para los cobros internos.
Se requiere hacer proyecciones partiendo de la ejecución del año con corte a cualquier fecha y
sumar a ello las partidas por ejecutadas.
Permitir integración con la gestión de documentos para recepción de solicitudes para expedición
de CDP y Registro Presupuestal
Comunicación con los sistemas externos de gestión documental utilizados por los usuarios que
solicitan certificados de disponibilidad y/o registros presupuestales.
Permitir expedición de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDPs)
Expedir el certificado de disponibilidad presupuestal sin sobrepasar el disponible. El limite de

tolerancia es 0%.
Generar un registro de CDP asociados a su concepto, proyecto y área
El ERP debe permitir el registro y la gestión de cada CDP expedido en la vigencia, con su respectiva
información, con el propósito de que soporte los consecuentes Certificados de Registro
Presupuestal
Permitir enviar el CDP al área solicitante
Enviar al solicitante los CDPs
El ERP debe permitir proyectar el flujo de disponibilidad presupuestal para la vigencia fiscal, que
soporte el cumplimiento de los compromisos derivados del proceso de contratación.
Generar compromisos presupuestales (documento de registro presupuestal) y remitir al área
solicitante
Emitir el documento de compromiso presupuestal.
Enviar el documento de compromiso presupuestal al solicitante
Permitir las aprobaciones de los registros presupuestales para ejecutar las obligaciones de pago
Generar un ciclo de aprobación de los compromissos presupuestales
Permitir una mayor trazabilidad y acceso a la documentación asociada a las solicitudes y
ejecuciones de los CDPs
Lograr visualizar los documentos que se generen asociados a la ejecución de CDPs como parte de
la validación de la trazabilidad del proceso.
Permitir cargar información de registros por medio de archivos planos según una estructura de
acuerdo a cada módulo del sistema.
Anexar documentos que respalden la transaccionalidad del sistema
Validar el acceso a los usuarios según el/los centros de costo, el areas y la jerarquía asociada.
Asignar permisos de acceso a los usuarios de acuerdo con las responsabilidades que les sean
definidas, ejemplo centros de costos y/o estructura jerárquica.
Seguimiento de procesos contractuales y su ejecución del presupuesto de cada área. Cada
despacho debe poder consultar la ejecución de las áreas adscritas a esta
Permisos para la consulta y seguimiento de la información correspondiente a los procesos
contractuales de cada Área.
Permitir la comunicación con las diferentes áreas, centros o despachos para realizar el seguimiento
específico de cada contrato y generar la adecuada trazabilidad
Permisos para la consulta y seguimiento de la información correspondiente a los procesos
contractuales de cada contrato en ejecución
Verificación de facturas generadas durante la vigencia del contrato y comparar con la información
del contrato que reposa en el área financiera, específicamente en los ítems: rubro, valor incial,
saldo final, valores facturados, glosados, desembolsos y saldo pendiente de pago.
Permisos para la consulta y seguimiento de la información correspondiente a las facturas de cada

contrato y cada área.
Exigir periódicamente al contratista la acreditación de los pagos a seguridad social y parafiscales
antes y durante la liquidación del contrato
Permitir la comunicación con contratistas para exigir y validar los documentos requeridos para la
ejecución y liquidación del contrato, e integrar con el área jurídica para su correcta validación
Permitir el cálculo de los KPIs derivados del comportamiento del presupuesto frente a las
proyecciones iniciales
Generar indicadores comparativos derivados de la ejecución frente a lo planificado al inicio de la
vigencia presupuestal
Generar alertas oportunas sobre la liberación de los dineros que no serán utilizados dentro de la
vigencia y su correspondiente rubro, junto con la justificación de la situación
El sistema debe permitir la generación de alertas cuando las áreas notifiquen que no se ejecutará
la totalidad del presupuesto asignado, para el posterior registro de rezagos presupuestales
Permitir registro de vigencias futuras
El sistema debe permitir el registro de vigencias futuras y el arrastre presupuestal, cada año, a la
vigencia presupuestal que se afecta.
Constitución de Rezagos Presupuestales (reservas y cuentas por pagar) de la vigencia fiscal
El ERP debe permitir identificar el rezago presupuestal (reserva y cuentas por pagar), que apoyará
la formulación del acto administrativo de constitución de reservas.
Permitir el arrastre del rezago presupuestal
Permtir generar Reserva presupuestales
Generar el certificado de disponibilidad presupuestral controlando el disponible.
Permitir que las áreas adjunten la justificación de la causa del rezago presupuestal
El sistema debe permitir y consolidar el registro de la justificación que acompaña el rezago

presupuestal, así como demás documentos que sean solicitados por el área de Presupuesto
Permitir la validación y aprobación de las justificaciones sobre los rezagos presupuestales que se
hayan generado durante la vigencia
El sistema debe permitir la aprobación (o devolución) de las justificaciones sobre los rezagos o
demás documentos exigidos por el área de Presupuesto
Permitir registrar las vigencias expiradas
Identificar las vigencias expiradas y su trazabilidad en la documentación asociada
Permitir registrar las cancelaciones de reservas
Permitir cancelar las reservas presupuestales
Permitir el registro de solicitud de modificaciones, con control de las fechas límite
En el ERP se registrarán las solicitudes modificaciones al presupuesto (Adiciones y reducciones)
Permitir la aprobación de las modificaciones presupuestales una vez se haya realizado la solicitud
por parte de las áreas correspondientes, y previa revisión y valoración de necesidades del
presupuesto general y de otras áreas
Permitir el registro y seguimiento de aprobación de modificaciones, con control de las fechas

límites
El sistema debe permitir el registro de las modificaciones aprobadas, junto con los flujos de
aprobación para consulta de las áreas correspondientes
Permitir el registro y segumiento de la creación de actos administrativos correspondientes a las
modificaciones aprobadas
En el sistema se deben poder registrar el presupuesto inicial y sus modificaciones (adiciones,
reducciones y traslados)
Permitir el registro de las reducciones y adiciones a las áreas/proyectos afectadas
En el sistema deben reflejarse las modificaciones (adiciones y reducciones) al presupuesto a nivel

de áreas, proyecto y todas las dimensiones definidas en la estuctura presupuestal.
Permitir una mayor trazabilidad y acceso a la documentación asociada a las modificaciones
El ERP debe proveer la facilidad de anexar y consolidar los documentos que soportan los actos
administrativos que aprueban y modifican el presupuesto ejemplo:Resolución de apertura,
modificaciones como adiciones, reduccciones y traslados entre otros.
Reportes administrables de los procesos en cada estado de la cadena presupuestal

Generar reportes de la ejecución presupuestal en cada instancia de la cadena presupuestal:
apropiación, compromiso, obligación o pago
Permitir migrar la información de los presupuestos en varios tipos de formato Ej: txt, csv, xls.
Exportar los reportes del sistema a diferentes tipos de formato
Permitir generar en el cuerpo de los informes subtotales, entre rubros de gastos
Subtotalizar los reportes por rubros presupuestales y otras dimensiones requeridas de acuerdo
con los datos maestros
Generar informe de saldos presupuestales por centro y/o proyecto, ajustado, compromisos,
ejecuciones, compromisos por ejecutar, diferido y anticipos tanto para ingresos como egresos.
Permitir el diseño de los reportes con diferentes totales y subtotales a partir de la parametrización
de los proyectos
Permitir el diseño de los reportes con diferentes totales y subtotales a partir de la parametrización
de los proyectos
Generar reportes del estado de ejecución presupuestal de los proyectos
Generar informes de los movimientos y la ejecución presupuestal por centro, áreas y proyectos
para un periodo determinado.
Generar reportes de los movimientos y la ejecución presupuestal por periodos organizados por los
datos maestros que se filtren.
Permitir generar informes que denoten las modificaciones junto con su información asociada para
fácil consulta a cualquier corte temporal de la vigencia
Generar reportes de las modificaciones presupuestales con los datos maestros requeridos, y en
cualquier corte de la vigencia
El sistema debe generar reportes que resuman los movimientos del presupuesto asociados a las
modificaciones realizadas a cualquier corte temporal de la vigencia
Generar reportes de los movimientos presupuestales por periodos organizados por los datos
maestros que se filtren.
Contar con una opción que permita señalar qué tipos de saldos (comprometido, ejecutado, por
comprometer, por ejecutar, diferidos, anticipos, entre otros) pueden ser utilizados en el informe de
Ejecución del Presupuesto y su respectivo orden.
Generar informes con una herramienta que permita modelarlos de acuerdo con la necesidades de
información.
Contar con un generador de reportes básicos como la creación de consultas a solicitud según las
tablas y vistas disponibles para consulta.
Generar un resumen de las ejecuciones de los diferentes proyectos, subproyectos, a componentes
de las áreas, etc. por años
Contar con un sistema de información de proyectos y subproyectos ejecutados por las areas,
mostrando la ejecución por cada año si aplican varias vigencias.
Permitir exportar a MS Excel los datos de las proyecciones

Exportar a excel los reportes de proyecciones presupuestales
Generar los informes comparativos de las cifras proyectadas en un escenario aprobado vs. La
ejecución real para el estado de resultado.
Generar informes del presupuesto proyectado vs ejecutado
Permitir una integración con SECOP II con una interfaz que proporcione la información de los datos
contractuales del personal (tipo de sueldo, tipo de cargo, cargo, grupo de nómina)
Integración SIIF para agregar, adicionar o reducir de presupuesto, cargar ejecuciones y reportes de
cumplimiento de metas
Integración con Power BI y demás aplicativos, para una mayor facilidad de exportación de datos
para informes
Integración con el sistema de nómina
Permitir exportar a MS Excel y demás programas necesarios, los datos de las proyecciones
Grado de
Nº Requerimiento
A Maestros
1 Creación ficha maestra
2 Datos maestros
3 Objetos de costo
4 Consulta de costos históricos
6 Estimación de costos
8 Estimación de costos
9 Desagregación del costo
10
11 Integración y validación del costo
12 Proyección de un mínimo presupuestal
13
14 Trazabilidad de la ejecución de los costos
15
16 Trazabilidad y acumulación de costos
17
18 Consulta de costos
19
B Operaciones
20 Indicadores comparativos
21
22 Generación de alertas
23
25
27
29
31
33
34 Registro de fichas técnicas

35
36 Registro de costos variables
37
38 Consulta de costos en el mercado
39
40 Generación de alertas
41
42 Trazabilidad de la inversión
43
C Reporting
44 Personalización de reportes
45
46 Personalización de reportes
47
D Integración
48 Integración con aplicativos usados por la

institución
49
Proyección y Control de Costos
Descripción
Creación de ficha maestra a partir de valores históricos para la planeación de costos específicos
requeridos por cada programa que permita tener un referente para la presupuestación de los
cursos.
En el ERP se debe poder registrar la estructura organizativa y datos maestros que identifique las
diferentes Áreas o Unidades responsables de la ejecución.
Se debe contar con colectores de costo que permitan obtener los valores de referencia
requeridos para la planificación de cursos.
Permitir el registro y consolidación de costos en vigencias anteriores para su consulta posterior
El sistema debe tener la posibilidad de consolidar costos históricos asociados a los diferentes
rubros de la entidad, y permitir su manejo para posteriores proyecciones o consultas
Permitir la estimación de los costos de planta de personal fija, temporal y contratista,

permitiendo el cálculo de los costos de personal, persona a persona, utilizando los factores
determinados para cada vigencia, además, a partir de la información contractual, tiempo de
contratación, promociones, cambios de cargo y demás novedades del Talento Humano.
El ERP debe permitir costear el componente de capital humana considerando las diferentes
modalidades de contratación y vigencia; Bajando a nivel de persona.
Permitir la estimación de los costos de los instructores, persona a persona, utilizando los
factores determinados para cada vigencia, además, a partir de la información contractual,
tiempo de contratación, promociones, cambios de cargo y demás novedades del Talento
Humano involucrando tipos de formación, cantidad de horas impartidas, fichas de formación
entre otros.
Desagregación de costo hasta el nivel de catálogo de bienes y servicios (desagregando el costo
de una ficha de formación por cada uno de los gastos que lo integran)
El ERP debe lograr el costeo de los componentes de formación, llegando a desagregarlos a nivel
de bien o servicio planificado y/o ejecutado.
La ficha de formación debe poder tomar los valores del bien o servicios directamente del
catálogo de bienes y servicios.
Permitir la proyección de un mínimo presupuestal según las variables de cada área, centro de
costo o proyecto
En el ERP Lograr proyectar el presupuesto requerido por las unidades ejecutoras o proyectos,
partiendo de los requerimientos vs los costos históricos ejecutados.
Trazabilidad del costo por cada proyecto desde la fuente de financiación hasta el servicio o uso
final.
El ERP debe estar en capacidad de permitir llevar la trazabilidad de la ejecución de un proyecto
sus fuentes de financiación y el detalle de la ejecución de egresos.
Procesamiento y acumulación de los costos de la entidad durante un periodo de tiempo y una
vigencia, llevando el costo al servicio final (ficha de formación, programa de formación,
servicios de Empleo y trabajo, servicios del SNFT, entre otros).
El ERP debe permitir crear colectores de costo que permita obtener información acumulada por
fichas de formación, programas de formación, servicios de empleo y trabajo, servicios del SNFT
y otros requeridos por la Entidad.
Permitir la consulta actualizada de los costos de la vigencia en curso de acuerdo con una
periodicidad definida.
Facilitar la consulta de los costos por unidades ejecutoras, colectores de costo definidos en
cualquier fecha o periodicidad.
Trazabilidad y acumulación de los costos por aprendiz.
Indicadores comparativos de los costos de los servicios de la entidad, que permitan la rápida
acción de los Gerentes Públicos.
El ERP debe proveer información en línea que permita evaluar costos comparativos para la
toma de decisiones.
Generación de alertas tempranas para el seguimiento de costos que se están acumulando en
los servicios finales.
Generar informes periodicos que alerten al ordenador del gasto sobre el comportamiento de
costos acumulados.
Permitir proyectar los recursos por programa de formación y cada rubro presupuestal para la
vigencia de acuerdo a las fichas maestras.
El ERP debe proveer una funcionalidad que permita hacer proyecciones para los programas de
formación de una vigencia.
Permitir insertar variables macroeconómicas (inflación SMMLV, etc.) del país, y variables de los
procesos internos del SENA que permitan la actualización de los costos
Las proyecciones que se realicen deben permitir la simulación aplicando variables
macroeconomicas e internas de la Entidad.
Identificación de las variables que hacen particulares los diferentes centros de costo (centros de
formación)
El ERP debe permitir identificar las diferencias comparativas en el costeo de los programas de
formación por Centros de Formación, Centros de Costo, etc.
Identificación de las variables no parametrizables (cambian según factores o de acuerdo a la

demanda de la población. Ej.: el transporte en ciudad y el transporte en veredas), para
proyectar la estandarización potencial de las mismas y su impacto en los costos
El ERP debe poder gnerar informes que identifiquen los usos presupuestales que afectan la
variación de costos entre centros de costo.
Permitir la aplicación de estacionalidades (ciclos de formación) para la proyección de costos a
partir de un comportamiento histórico y el seguimiento de los mismos durante el proceso de
formación.
El ERP debe permitir realizar proyección de costos por ciclos de formación.
Permitir el registro de las fichas técnicas, planta de personal y los costos del almacén para cada
Ficha de Formación
El ERP debe permitir la consolidación de los costos asociados a las Fichas Técnicas de Formación
y el desglose por las categorías
Permitir la trazabilidad de los costos variables en las Fichas de Formación aún cuando estas no
los contemplen. (Ej. Bienestar del Aprendiz no se encuentra asociado a las Fichas Técnicas de
Formación, pero hacen parte de los programas)
El ERP debe estar en capacidad de generar la trazabilidad de la distribución de costos variables
que no necesariamente están asignados a una ficha técnica de formación, pero que son
utilizados por estas
Permitir la consulta de tarifas y precios en el mercado para validación de los costos en los que
incurre la entidad
El ERP debe permitir la integración con otros sistemas de consulta de precios y costos en el
mercado, para determinar los niveles en los que se deberían encontrar los costos incurridos por
el SENA
Generación de alarmas derivadas de la comparación de los precios y costos en el mercado y en
los cuales está incurriendo la entidad
El ERP debe estar en capacidad de detectar variaciones entre los precios y costos en el mercado
y los de la entidad, y generar alarmas oportunas
Trazabilidad de la inversión por cada proyecto desde la dirección central hasta las sede adscritas
(trazabilidad de los recursos que se ejecutan de la dirección central y que impactan el proceso
formativo)
El ERP debe estar en capacidad de mostrar los costos de la administración central que impacta
los procesos formativos.
Permitir el diseño personalizado de informes que puedan exportarse a otras áreas y

dependencias
Diseñar una herramienta parametrizable por el usuario que permita generar informes
personalizados que se puedan exportar.
Generar reportes administrables de costos históricos por proyecto (inversión del SENA), sub
proyecto, rubros presupuestales, centro de costo, sedes adscritas, programa de formación y
ficha de formación.
El ERP debe facilitar al usuario final la construcción de informes de acuerdo con las necesidades
de información.
Integración con los siguientes aplicativos:

SIIF :
SOFIA Plus:
KACTUS:
Interfaz. a) Se debe considerar comunicación del ERP con los sistemas estatales que por
normatividad el SENA debe gestionar. Por ejemplo: SIIF, SECOP entre otros. b) Integración con
el sistema de nómina KACTUS. c) Otros sistemas legados que apoyan los objetivos misionales de
la Entidad.
Grado de
Requerimiento
Datos Maestros
Estandarización de códigos únicos de
1 proveedores
Revisión de niveles de inventario y existencia
2 de bienes y servicios
Operaciones
Repositorio de documentación legal y

3 manuales
4 Estudios Previos
5 Riesgos de los Estudios Previos
6 Validación de CDPs para expedición
7 Acceso y Consulta de CDPs

8 Gestiòn de órdenes de compra
Niveles de aprobación para órdenes de
9 compra
10 Alertas de la cadena de compra
Certificación de excepciones o compras

11 directas por fuerza mayor
Aval o autorización del área correspondiente

12 para la compra de cualquier tipo de bien,
insumo material y/o activo
Denominación del bien, insumo material,

13 activo y/o servicio
Clasificación del bien, insumo material, activo
14 y/o servicio
15 Plazo de ejecución
16 Lugar de ejecución
17 Condiciones del contrato
18 Aprobación de garantías
Consulta del supervisor del contrato en el

19 sistema
Consultar el acta de inicio correspondiente

20 firmada por supervisor y/o interventor y el
proveedor
21 Seguimiento temporal del contrato
22 Recepción de facturas
23 Solicitud de liquidación
Flujo de información con el área de gestión

24 de inventario
Flujo de información con el área de Activos
Fijos
25
26 Flujo de información con el área Fiscal
Flujo de información con el proceso de

27 Cuentas por Pagar
28 Flujo de información con tesorería
Reporting
Informe de necesidades contenidas en el Plan
29 de Adquisiciones
30 Estudios de mercado
31 Informe de precios y cotizaciones
Informe de contratos con proveedores de

32 bienes, insumos materiales y/o activos de
forma mensualizada
33 Informes finalización de contrato

Reporte de inexistencia de bienes, insumos
34 materiales, activos y/o servicios
Reporte de contratos terminados no
35 liquidados
36 Reporte de contratos liquidados
37 Reportes para auditorías internas y externas
Integración
37 Integración con P2P
38 Integración con SECOP I
39 Integración con SECOP II
Integración con presupuesto y cumplimiento

normativo de SIIF
40
Integración con el gestor documental

41
Integración con la base de datos de

42 proveedores P2P y CCE
1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante que deberá realizar el propio sum
2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de pe
Gestión del Plan de Compras y Contratación
Descripción
Módulo (Alt 1)
Permitir que un proveedor tenga el mismo código de identificación sin perder la historia y
trazabilidad del mismo
Validación de la necesidad de compra o contratación con base en los niveles de inventarios de
bienes, insumos materiales o activos
El ERP debe contener documentos como: Estatuto de Contratación del SENA, Plan Anual de
Adquisiciones, estudios de mercado, estudios previos, pliegos de requisitos de contratación,
entre otros documentos que regulen la contratación de proveedores y el proceso de adquisción
de bienes, insumos materiales, activos y/o servicios
Permitir la consulta virtual de la concepción del contrato mediante la precisión de la necesidad,

objeto y alcance del contrato, las cuales quedan establecidas dentro de los estudios previos
Permitir la consulta virtual de los riesgos contractuales, su tipificación, estimación y distribución
entre las partes conforme a la matriz de riesgos de Colombia Compra Eficiente, los cuales
quedan establecidos dentro de los documentos asociados a los estudios previos
Permitir la consulta del desglose y la información del anexo del presupuesto asignado a cada
proyecto, área y/o centro de costo para que el área de presupuesto tenga la posibilidad de
validar el CDPs
Permitir el acceso y consulta al CDP expedido por el área de presupuesto

Dar inicio al proceso logístico, financiero y presupuestal de la compra en el ERP
Permitir al ordenador del gasto o el responsable liberar las órdenes de compra de manera
virtual, a través de las "firmas digitales"
Generar alertas con las actualizaciones de los estados de las compras y su información asociada:
ingreso, cierre de orden de compra, código de cuenta por pagar, etc.
Permitir la certificación de excepciones o compras directas por fuerza mayor de bienes, insumos
materiales o activos
Permitir mediante una estrategia de aprobación de compras, que estas sean direccionadas a los
responsables de las áreas que aprueban las compras
Permitir la denominación del bien, insumo material, activo y/o servicio mediante una correcta
codificación
Permitir la clasificación del bien, insumo material, activo y/o servicio de acuerdo con el
clasificador de Colombia Compra Eficiente
Permitir consulta de plazo correspondiente a mes, días hábiles o calendario
Permitir consulta el lugar geográfico o sede en el cual se cumplen las obligaciones propias del
contrato
Permitir consultar el costo económico del objeto del contrato que debe contar con una correcta
elaboración y análisis técnico que lo soportan
Permitir la consulta y validación de las pólizas y garantías solicitadas en el contrato de acuerdo
con los lineamientos del Estatuto de Contratación
Permitir la consulta de la asignación del supervisor y/o interventor del contrato en el sistema
Permitir la consulta del acta de inicio correspondiente donde se refleje fecha de inicio y
compromisos contractuales en fechas (fechas programadas de entrega de los bienes, insumos
materiales, activos y/o servicios y fechas programadas de pago)
Permitir la consulta del avance donde se refleje la entrega de los compromisos contractuales
cumplidos y la aprobación de certificado de registro presupuestal para empezar el pago y las
retenciones establecidas por ley incluidas las de prestaciones sociales)
Recibir las facturas generadas por la la entrega de bienes pactadas a través del contrato y
proveer adecuado seguimiento al área de Cuentas por Pagar
Permitir la generación del acta de liquidación o resolución de liquidación unilateral por CI
(Comunicado interno radicado) una vez el contrato se de por culminado
Permitir el adecuado flujo de información con el área de gestión de inventario para la validación
de facturas y posteriores publicaciones en el SECOP I y II
Permitir el adecuado flujo de información con el área de Activos Fijos para importación y
exportación de información que permita el adecuado seguimiento de los activos, su estado y los
procesos logísiticos
Permitir el adecuado flujo de información con el área Fiscal para la validación de los
documentos IRPF de proveedores de forma segura
Permitir el adecuado flujo de información con el área de Cuentas por Pagar, para la validación
de las garantías requeridas por el Estatuto de Contratación
Permitir el adecuado flujo de información con el área de tesorería, con la ejecución de los pagos
y la recepción de bienes, insumos materiales, activos y/o servicios
Permitir visualizar información de las necesidades de compra de bienes, insumos materiales,

activos y/o servicios para los contratos con proveedores requeridos por las seccionales
El ERP debe contener el estudio de mercado que brinda los lineamientos a los estudios previos
Consolidar el listado de elementos cotizados
Informe predefinido de los contratos activos (con ID de contrato) mensualmente y en el año por
región y por centro de formación (logístico y/o de costo y/o área) que contenga el resumen del
objeto contractual, el valor anual del contrato y la apropiación mensualizada, pagos de
seguridad social retenidos y efectuados y si está en ejecución o terminado) con las variables de
adiciones, prórrogas, suspensiones y finalización del contrato.
Informe de la finalización de contratos por periodo de fechas

Permitir información de necesidad de inexistencia de bienes, insumos materiales, activos y/o
servicios
Informe de contratos terminados que no han sido liquidados
Informe de contratos liquidados por periodos de fechas
Informes de transparencia y mensuales para la contraloría
Permitir la integración con P2P para asegurar la trazabilidad desde la planificación del
presupuesto, hasta contabilidad y reconocer que un proveedor ya ha sido contratado con
anterioridad, independientemente de su estado (por cédula, nombre,…) para informes hacia la
Contraloría y otros entes.
Permitir la integración con el aplicativo de las Entidades Estatales donde se realizan las
publicaciones
Permitir la integración con el aplicativo de las Entidades Estatales donde crean, evalúan y
adjudican Procesos de Contratación -integración del supervisor
Permitir Integración con presupuesto para asegurar el seguimiento y la trazabilidad mensual del
certificado de disponibilidad presupuestal CDP, el certificado de registro presupuestal CRP
desde el momento previo de la contratación, el seguimiento mensual y el informe anual de
ejecución.
Permitir la integración de la supervisión del contrato, con la ejecución y los pagos a fin de
asegurar el manejo transparente de los recurso en cumplimiento de la ley de transparencia
1712 del 2014
Permitir el traspaso automático de los datos almacenados de proveedores

Grado de
Módulo (Alt 2) Observaciones de los validadores Comentarios del fabricante
Cobertura
nte entrenado).
Nº Requerimiento
A Maestros
1 Validar accesos de usuarios
Definición de capacidad de
2 almacenamiento
Definir niveles y límites mínimos de
3 inventarios
Determinar fechas para realización de
4 inventarios semestrales
5 Notificacion para la Revisoría Fiscal
B Operaciones
6 Seguimiento de entregas
7 Recepción de mercancía
8 Validación de factura
9 Validación de factura
10 Verificación de facturas
11 Recepción de mercancía
12 Devoluciones
13 Almacenamiento
14 Registro de bienes especiales
17 Validación del pedido bienes de consumo

18 Inventarios temporales
19 Inventarios temporales
20 Entrega de bienes devolutivos
21 Traslado bienes devolutivos
22 Recibo de bienes devolutivos
23 Mantenimiento bienes devolutivos
Retiro y reintegración de excesos y

24 medicamentos vencidos
Flujo de información con Plan de Compras
25 y Contratación
Flujo de información con el Plan Anual de
26 Adquisiciones
27 Flujo de información con contabilidad
28 Flujo de información con área de costos
Flujo de información con área de
29 presupuesto
28 Flujo de información con gestión de activos
C Reporting
25 Informe mensual de inventario
26 Informe mensual órdenes de compra
27 Estado de recepción de mercancía

28 Listado de insumos
D Integración
29 Integrar con la base de proveedores P2P
Gestión de Inventarios
Descripción
Validar los accesos a los usuarios que realizarán la gestión del inventario de bienes, insumos
materiales y su registro en el almacén
Definir y comunicar cantidad de almacenamiento, esto teniendo en cuenta los máximos y
mínimos de la bodega principal
Definir y comunicar los niveles mínimos de los inventarios en los almacenes para generar las
órdenes de pedido a los proveedores vigentes
Proponer fechas y políticas de inventario (rotación, clasificación, etc.) para la realización de los
inventarios semestrales y anuales
Alerta periodica para el inicio de la Revisoría Fiscal para auditar inventario anual
Realizar el seguimiento de entregas pendientes con la base general de proveedores

Recepción de mercancía y validación contra la factura
Verificar que la factura tenga los anexos requeridos que den cuenta del cumplimiento de la
actividad contratada.
Cotejar la información aportada por el contratista en la factura con las estadísticas entregas con
el fin de corroborar la calidad y oportunidad de estas
Verificación mensual de facturas recibidas vs. Órdenes de compra vigentes e integrar con el
área de Cuentas por Pagar
Recibir mercancía y realizar verificación con respecto a la orden de compra.
Realizar devolución al proveedor si hay inconsistencia alguna con lo pedido y lo recibido.
Almacenar en los respectivos lugares asignados para cada elemento en el almacén.
En caso de ser equipo(s) de tecnología, se deberán registrar en estado "Recibido pero Pendiente
de Entrega" a fin de asegurar las caracteristicas técnicas del equipo en compañía del
responsable del servicio técnico.
En caso de ser proyectos de construcción para generar un activo, la revisión de los materiales
deberá ser gestionada por el residente o gerente de proyecto y recibida a satisfacción conforme
a las condiciones del contrato
En caso de ser entrega de productos químico farmacéuticos o relacionados con temas de

formación, deberán ser recibidos por el regente, químico farmacéutico avalado por la entidad
para recepción de insumos
Confrontar la solicitud de pedido vs. existencia del bien, insumo y/o activo en inventario.
Realizar inventarios aleatorios mensuales en los servicios y bodega principal.
Realizar inventario semestral y anual de la bodega.
Permitir el seguimiento de los bienes con carácter devolutivo que sean entregados al área o
proyecto solicitante
Permitir la autorización, traslado y seguimiento de bienes con carácter devolutivo
Realizar el registro y el seguimiento de los bienes con carácter devolutivo una vez el área o
proyecto solicitante entregue de vuelta dichos bienes
Permitir el registro y seguimiento de los mantenimientos que deban realizarse a los bienes con
carácter devolutivo
Retirar de los servicios y reintegrar al almacén los excesos de insumos o medicamentos
vencidos
Permitir el adecuado flujo de información con el Plan de Compras y Contratación
Permitir el el Plan Anual de Adquisiciones
Integrar con área de Contabilidad

Integrar con área de costos
Integrar con área de presupuesto
Integrar con área de Gestión de Activos
Presentar informe mensual de entradas de mercancía, salidas, traslados y niveles de inventarios

y políticas (LIFO, FIFO, etc.)
Consolidar la información y generar informes con las órdenes de compra y su estado de manera
temporal (mensual, bimensual, semestral o anual, según se requiera)
Reportar el estado de recepción de la mercancía
Realizar listado de insumos requeridos según clasificación por grupo.
Integrar con la Base General de Proveedores

Grado de
Nº Requerimiento
A Maestros
Administrar un maestro o catálogo de

1 Activos Fijos .
2 Catálogo de bienes
3 Separar la creación de la capitalización
4 Gestión jerárquica de activos fijos
5 Gestión numérica de activos fijos
6 Control numérica de activos fijos
Información fundamental para la

7 administración y funcionamiento. Ingresa
con la activación.
Gestión y administración de datos

8 maestros o catalogo de componentes para
su registro y modificaciones
9 Estado del activo
10 Activar unidades con cantidades
11 Manejo de multimoneda
12 Registro de activos
13 Laboratorio y tecnología
14 Datos del Maestro
15 Datos del Maestro
16 Activos sin factura
17 Activaciones
18 Partes o accesorios
19 Software y hardware
Traslados
Es el cambio de la información del activo
relacionada con: ubicación, custodio,
20 centro de costo o fondo. Inicia con la
novedad y termina con la aceptación del
traslado.
21 Valorizaciones, deterioros y avalúos
22 Seguimiento activos en transito
23 Datos responsable activo fijo
24 Cuotas partes
B Operaciones
25 Criterios de contabilización
26 Criterios de amortización
27 Vida útil
28 Amortizaciones adicionales
29 Valoración de activos
30 Activos fijos en curso
31 Leasing
32 Simulación de amortización y depreciación
33 Bajas de activos
34 Movimientos de activos
35 Reclasificación de activos
36 Amortización y depreciación
Activaciones
Es el reconocimiento de un bien existente.
37 Inicia con la activación del mismo y termina
en el retiro del bien.
Marcación de bienes por código de barras

38 (placa)
Marcación de bienes por código de barras

39 (placa)
Avalúos, depreciaciones y amortizaciones

40
Control de Inventario
41 tomas físicas de activos
Control de Inventario (movimientos
42 transaccionales)
Bajas o Retiros
Es la salida del activo porque esta
43 totalmente depreciado, vendido, siniestro o
retirado. Inicia y termina con el registro del
hecho.
44 Ajuste por inflación
45 Valuación de bienes
46 Modulo de pedidos
WMS- Sistema de Administración de

47 Bodegas
48 Modulo de ajustes
49 Responsabilidades administrativas
C Reporting
50 Consulta de los movimientos históricos
51 Trazabilidad
52 Documentación activo (entrada de bienes)
53 Avalúos y depreciaciones
54 Opciones de consulta del activo

55 Control de activos Biológicos
Control de activos de poco valor (menor a

56 50 UVT y consumibles)
Manejo de Novedades Movimientos

57 Activos de poco valor
58 Control de activos
59 Control de la gestión
60 Reporte de paz y salvos
61 Gestión de Reportes
62 Reportes por movimiento
D Integración
63 Módulo de Compras
64 Indicadores y analítica
65 Transparencia en la integración
66 Integración con sofiaplus

Operar propiedad y activos
Descripción
Permitir la administración y gestión por clases de activos estableciendo los criterios de

denominación para clasificar y agrupar los activos en sus diferentes categorizaciones (Ej.:
Propiedad Planta y Equipo, Edificios, Vehículos; Inmobiliario; Equipo de Oficina, entre otros)
Permitir la creación de un catálogo de bienes: tipo de bien, catalogo hasta sexto nivel. Permitir
adjuntar ficha técnica y registro fotográfico del activo.
Disponer de la funcionalidad que permita separar el proceso de creación de un activo fijo (su
ficha) de la capitalización del mismo.
Permitir la creación de códigos de clasificación jerárquica de activos que relacionen su grupo

por padres e hijos y por la tipología de los activos (en función de los criterios de vida útil y
amortización), mediante subhúmedos de activos fijos que permitan adiciones al activo fijo
principal como mejoras, de igual forma en el proceso de creación de un dato maestro pueda
tomarse el activo principal con modelo.
Permitir la asignación de números de activos en función de la clase, tipología o clasificación de

los mismos. Permitir el registro o control del plaqueteo de los activos. Permitir la asignación de
placa única de inventario por regional y centro de costo (como mínimo 19 caracteres).
Cuenta con controles para evitar la duplicidad de códigos dentro de las unidades de negocio.
Permitir crear y mantener información de los activos fijos adquiridos en un maestro

consolidado de datos, relacionada con: Ficha técnica (marca, modelo, serial), valor del activo
(histórico y actual), cuenta contable (tipo de activo, centro de costo, fondo , función, método de
depreciación), estado del activo (activo, dado de baja, totalmente depreciado, Trasferido ),
destino, responsable, avalúos y mantenimientos, ubicación física, adiciones, información del
software y hardware en el equipo con lista desplegable de selección. Dependiendo el tipo de
activo deben existir campos obligatorios de registro.
Permitir la selección de un activo tangible o intangible para visualizar y modificar el método de

depreciación, el tiempo de vida útil, deterioro, el valor residual contable y fiscal del activo de
manera individual o por grupos o clases de activos.
Permitir la parametrización de diferentes estados del activo (Ej. En tránsito, en bodega, en

mantenimiento, en uso), para contar con un reporte del mismo
Permitir activar unidades que contengan cantidades y medidas (Ej. una mesa esta compuesta
por metrajes de tabla, tubos).
Permitir el manejo de multimoneda.
Permitir el registro de activos comprados, donados, arrendados, en custodia, comodatos o
cuotas partes.
Permitir, según restricciones de usuario, y clase de activo la ampliación de las características
técnicas asociadas a los equipos de laboratorio y tecnología.
Distinguir dentro de la información del activo el centro de costo receptor de la depreciación y
centro de costo custodio del activo, con la capacidad de prorratear el cálculo de la depreciación
entre los diferentes departamentos y/o áreas (centro de costos) de acuerdo a la asignación del
activo.
Guardar el histórico consecutivo de actas con la información generada en las mismas, en el dato
maestro del activo permitiendo adjuntar documentos, (Ej.: Permite adjuntar documentos
soporte a las transacciones).
En el momento de ingreso permitir la definición si aplica a factura, contrato u otro tipo de

documento soporte.
Permitir adicionar a un activo los gastos de nacionalización, diferencias en cambio por
importaciones en transito y ajustes por devoluciones a proveedores.
Permitir la adición y mejoras a los activos por la compra de partes o accesorios, contabilizando
en libro contable todos los movimientos.
Permitir la actualización por parte de un usuario definido sobre la información referente al
software y hardware de los equipos.
Permitir realizar transferencias de un activo y/o grupo de activos entre ubicaciones, custodio,
centro de costo y fondo a los activos cuando se presenten traslados, conservando la historia de
los movimientos del mismo.
Permitir registrar las valorizaciones, avalúos o deterioros de los activos de forma individual o
general, mensual o anual por un factor o porcentaje, con la capacidad de prorratear el cálculo
de la depreciación entre los diferentes departamentos y/o áreas (centro de costos) de acuerdo a
la asignación del activo.
Permitir el seguimiento del equipo en transito en el sistema por tipo de activo. El código debe
estar ligado o relacionado al código contable y puede ser asignado de forma manual ó
automática.
Permitir la asignación del responsable del activo y su ubicación física para administrar en el dato
maestro o catálogo de activos la representación de un departamento y/o área (centro de
costos) a la cual se ha asignado al activo y/o grupo de activos.
Permitir registrar las cuotas partes en inmuebles con el porcentaje de participación y uso.
Permitir a través de la creación de un plan de valoración el registro de movimientos de acuerdo

a su normatividad, para la presentación de su información contable (Eje: NIIF; FISCAL; NICSP); y
por ende crear diferentes métodos de amortización, reconocimiento de deterioros y
valorizaciones
Disponer de distintos métodos de amortización (lineal, decreciente, según un plan de valoración
específico), que permite parametrizar las diferentes fórmulas de depreciación bajo la
normatividad contable vigente para un activo, familias y/o grupos de activos.
Disponer de información sobre la vida útil de cada elemento y poder cambiar esta en función
de conformidad las necesidades de la organización, para las clases de activos que deberán
tener su propia definición de vida útil.
Permitir el registro de amortizaciones no planificadas adicionales.
Disponer de distintos métodos de valoración de los activos además del contable, de acuerdo a
su norma de presentación (NIIF; FISCAL NICSP).
Contar con una operativa propia para la gestión de activos fijos, muebles e inmuebles, en curso
tanto para fines de contabilidad como para fines de control, gestión de inversiones y
procedimiento para el traslado y liquidación de activos fijos en curso permitiendo que se
visualicen los movimientos realizados de altas, traspaso y gestión en general.
El sistema debe permitir gestionar activos en leasing, determinar el gasto esperado en los pagos
de arrendamiento para el año futuro utilizando las condiciones del contrato de arrendamiento
definidas en el registro maestro, dependiendo de los requisitos legales y las condiciones del
leasing, debe capitalizar y amortizar ciertos activos fijos otros son tratados como gastos.
Permitir simular el cálculo de amortizaciones y depreciaciones previstas bajo la normatividad

contable vigente para un activo, familias y/o grupos de activos, en un periodo de tiempo de
acuerdo a las necesidades del usuario en una forma ágil y sencilla, antes de contabilizarlo en
firme.
Permitir escoger y/o seleccionar un activo o grupo de activos para ser dados de baja por las
diferentes destinaciones establecidas por la entidad (desmantelamiento para formación,
donación, venta, entre otros) , los registros contables derivados de la misma sean automáticos
e integrados en la contabilidad.
Permitir realizar traslados de un activo y/o grupo de activos entre ubicaciones de una área a
otra, dentro de un mismo centro de costo entre o diferentes centros de costo y Responsables.
Permitir cambiar la clasificación de un activo de forma que se modifique su vida útil, criterio de
amortización y cambios de datos maestros en cualquier momento, haciendo automáticamente
recálculos a futuro de la depreciación
Permitir amortizar todo el mes en que se efectúa la capitalización del activo familias y/o grupos
de activos, de acuerdo a las necesidades del usuario o por normas de presentación que van
anidadas al plan de valoración.
Permitir la creación de un activo fijo con código de inventario único que permita ver toda la
información y trazabilidad asociada al activo (Información datos maestro).
Permitir la asociación de un código de barras a cada activo de forma manual o por

parametrización, para el etiquetado físico de un activo, familia y/o grupos de activos, el código
se compone de una serie de sub codificaciones que permiten identificar al activo y su ubicación.
Permitir el control y parametrización del plaqueteo de los activos. y/o grupo de etiquetas en
lote.
Permitir definir múltiples métodos de depreciación y vidas útiles para cada activo con el fin de
llevar un control simultaneo sobre la depreciación contable, fiscal y de acuerdo a su norma de
presentación (NIIF; FISCAL; NICSP).
Permitir realizar inventarios selectivos / parametrizables por monto, tipo de activo fijo, custodio,
creados por periodo.
Permitir la administración de inventarios reales, que incluirá los movimientos de ingresos,
transferencias, salidas, bajas de ítems así como los movimientos y saldos de inventarios en
tránsito que deben de reflejaren en la presentación de libros oficiales de los estados
financieros.
Permitir la actualización de forma masiva de los inventarios en línea con información real que
se genera para reportes de los movimientos de inventario en un periodo de tiempo el cual
incluya, por ejemplo:
• Saldos Iniciales.
• Ingresos.
• Egresos.
• Transferencias.
• Ajustes.
• Saldos finales.
Permitir el registro del retiro de los activos por venta, obsolescencia o siniestro.
Manejo automático de los ajustes por inflación para Colombia que permitan revalorizar la
inflación de los Activos fijos Ajustando su coste y su amortización Históricos.
Permitir la valuación del inventario por los diferentes métodos (Promedio, promedio simple,
promedio ponderado, entre otros)
Permitir a los usuarios realizar pedidos sobre las existencias en kardex en cada uno de los
centros de costo.
Permitir llevar un control sobre los pedidos parciales o totales
Permitir que el bien tengan un localizador dentro de la bodega
Permitir ajustar o corregir transacciones, cantidades, valores, marca, modelo, serial y de mas;
dejando trazabilidad de la corrección realizada.
Permitir tener la trazabilidad de la investigación administrativa sobre los activos fijos que se
encuentren registrados en la cuenta contable de responsabilidades.
Consulta de los movimientos históricos (adquisición, bajas, traspasos, amortizaciones normales,

adicionales, amortizaciones planificadas, costes de seguros, reparaciones, mantenimiento,..) de
un Elemento de Activo Fijo.
Trazabilidad de los movimientos al documento origen (pedido, factura,..).
Permitir que la documentación del Activo Fijo incluya las características como: fecha de
adquisición, documento soporte (orden de compra , certificado de donación, actas de recibido
del bien), proveedor o donante, ficha técnica del activo, requisitos para entrar en uso
(aprobaciones externas: bienes controlados por entidades gubernamentales) y acta de entrega.
adicional a esto que permita identificar el destino de los bienes (administración y/o formación)
Calcular y registrar la depreciación contable de los activos fijos de acuerdo a los diferentes
métodos existentes, en forma individual para el modulo de activos y en forma resumida para
contabilidad, actualizar la valoración del activo, familias y/o grupos de activos una vez calculada
la depreciación bajo NIIFs.
El sistema debe permitir la utilización de varias opciones de búsqueda para consultar un activo
(Por ejemplo: Por grupo, por centro de costos, fecha de adquisición, por tipo, por área, por
responsable, ubicación física, marca, modelo, serial, descripción, valor y demás)
Permitir el cumplimiento normativo y descripción contable que serialice los activos biológicos a
lo largo de los períodos de crecimiento, degradación y procreación; así como la medición inicial
de los productos agrícolas o agropecuarios y su trazabilidad.
Permitir de conformidad a la política contable que los BPV se amorticen totalmente en el año
de su compra o en el período de alta, para garantizar que la amortización está totalmente
contabilizada en el mes de alta durante la contabilización de la amortización mensual.
Permitir clasificar por separado los activos menores, los cuales se deben asignar a funcionarios
y controlar desde el área administrativa. Importante que adicional a los campos que solicita
contabilidad, tenga un opción de asignar a través de la c.c. del funcionario responsable, la cual
al digitarla debe traer datos como área a la que pertenece, centro de costo, proyecto, cargo.
etc., adicionalmente deben poderse consultar y listar por empleado o por centro de costos.
Permitir generar reportes por: centros de costo a nivel central, regional y consolidados.
Tiene la capacidad de generar reportes por activo, familia y/o grupo de activos a un fecha o en
un periodo de tiempo bajo la normatividad contable vigente para un activo , por ejemplo:
• Valor activado
• Valor actual
• Valor depreciado
• Saldo por depreciar
• Valor Residual.
• Ubicación
• Responsable
• Depreciación
• Garantías
• Estado Activo Fijo
-Activado.
-Totalmente depreciado.
-Comprado.
-Vendido.
-Transferido o reclasificado.
-Siniestrado.
-Dado de Baja
Permitir la generación reportes validados por las áreas que componen la cadena presupuestal
para la terminación de contratos (funcionarios y contratistas).
Tiene la capacidad de generar reportes para la gestión efectuada para los activos, por ejemplo:
• Listados de Patrimonio de Activos
• Contexto de la Cuenta de Perdida y Ganancias
• Contabilidad de Costos
• Simulación Previsión de Amortizaciones
• Valoraciones Especiales
• Reportes para la Preparación de Cierres de Activos Fijos
• Reportes de Operaciones Diarias
• Depreciación
• Gestión Histórica de (Ficha de Activos Fijos)
Generar reportes por clase de movimiento: entradas, salidas, traspasos, reintegros, bajas y
responsabilidades.
El sistema debe incluir el módulo de compras con todas las funcionalidades que permitan
capturar los datos relativos a los pedidos o adquisiciones de bienes desde la parte contractual
Permitir conectar elementos analíticos dentro del módulo o área de activos fijos, de forma que
cualquier aspecto contable con efecto analítico este integrado de forma automática con los
indicadores desarrollados o se desarrollen en el SENA.
Que el proceso de integración entre los distintos módulos o contabilidad auxiliares involucradas
sea transparente para el usuario, es decir, que no requiera ninguna comprobación de que la
integración se ha llevado a cabo y ha terminado bien, etc. No debe requerirse la intervención
del área de sistemas para ningún proceso contable o funcional.
Permitir integración del ERP con sofiaplus

Módulo (Alt Grado de
Módulo (Alt 1) 2) Cobertura
AA 3
AA 1
AA 3
AA
SAP Permite gestionar los activos creando clases.
Se debe desarrollar la ficha tecnica y el registro fotografico no se

contempla en el estandar.
SAP Permite crear activos fijos y permite su posterior capitalización.
Nº Requerimiento
A Maestros
1 Control de Inmovilizados
2 Vida útil
3 Características de Inmuebles
4 Tipos de inmueble
5 Unidades y cantidades
6 Creación y mantenimiento de elementos
7 Atributos de los elementos inmuebles
8 Asignaciones temporales de los atributos
Obtención del coste total de un elemento

9 de inmovilizado
10 Gestión de inventario
11 Registro histórico
12 Registro de las operaciones a través de

centros de costo.
13 Activación del bien
14 Inmovilización del Bien
B Operaciones
Generación automática de apuntes
15 contables
16 Actualización de avalúos
17 Incremento del valor
18 Manejo de Novedades Movimientos
19 Real estate
C Reporting
20 Inventario de elementos de inmovilizados
21 Reportes formación
22 Gestión de Reportes documentales
23 Reportes hechos económicos
24 Ficha de un activo fijo
25 Reporting Patrimonial
D Integración
26 Integración conP2P de compra
27 Integración con Facturación eletronica

Gestión inmobiliaria
Descripción
Permitir regular la forma como debe ser valorizado el Activo Fijo o Inmovilizado en
cumplimiento dela Norma Contable mediante la expresión de la vida útil de los bienes sobre la
base de su efectiva utilización, reflejando razonablemente la intensidad real de uso a que está
sometido cada clase de activo.
Permitir definir la vida útil por la totalidad del inmueble, para todos y cada uno de sus
componentes y a sus componentes mas representativos
Permitir consignar las características básicas de los inmuebles, tanto las fijas en el tiempo, como
las que varían. Ej.: valores, depreciaciones, mayor valor reportado, cambios en el tipo de
propiedad, en áreas construidas entre otros.
Permitir establecer diferentes tipos de inmuebles, como: propiedad, propio, arrendado,

comodato entre otros.
Permitir para los inmuebles establecer unidades de medida de área y capacidad instalada.
Creación rápida y sencilla de un elemento de inmueble, con sus características y criterios de
clasificación.
Disponer además de las características propias de cualquier inmueble de otros campos o

elementos como ubicación física, responsable, centro de coste, obra en curso, proyecto (obra),
emplazamientos, características técnicas, etc.
Permitir asignar a un maestro de un inmovilizado elementos de forma temporal (proyectos o

centro de coste)
Conocer de forma global el coste total de un inmovilizado: coste de adquisición, coste del
seguro, reparaciones, mantenimiento, etc.
Permitir la integración de información relativa a la gestión de inventario en los maestros de los
elementos de inmovilizado.
Permitir el registro del histórico de los ajustes por inflación contables hechos al bien tanto en el
costo histórico como en su depreciación, en forma individual del activo o de forma resumida.
Permitir ingresar información tales como pagos de impuestos de delineación urbana, curaduría,
fechas, modificaciones de licencias, permisos ambientales y costos por pago a contratistas,
proveedores, prestaciones de servicios.
Permitir la activación del bien.
Permitir que los activos mantenidos para la venta deben dejar de ser objeto de depreciación
partiendo del momento en que éstos dejen de prestar un servicios como activo inmovilizado
de la gestión de la empresa.
Permitir la generación automática de apuntes contables a partir de movimientos de

inmovilizado (altas, traspasos, bajas totales, bajas parciales, enajenaciones, amortizaciones)
Actualizar los avalúos a COP del cierre de cada año, en los periodos que no se necesitan ser
avaluados técnicamente.
Permitir calcular el valor el incremento en el valor del inmueble
Permitir el registro del avalúo técnico relacionando en el movimiento la fecha, número interno
del activo y valor del avalúo, valor de reposición. Afectación del valor comercial del activo, y
registro contable para la afectación de los inventarios. Conservando el histórico de los avalúos
realizados al bien, de acuerdo a normas vigentes (normas internacionales).
Funcionalidad para gestionar las operaciones de alquileres y gestión de inmuebles.
Inventario de elementos de inmovilizados por estructura de inmovilizado y/o estructura

organizativa
Permitir realizar reportes por: Regional, Centros de formación y sedes
Permitir consultar documentos producidos como respuesta a requerimientos resultantes de

auditorías de entes internos (control interno) y entes externos (CGR, Congreso, entre otros).
Cada documento debe ir relacionado al requerimiento solicitado. Permitir filtrar por área
creadora del documento, auditor, auditado, fecha, radicado, NIS. Debe tener la posibilidad de
consultar documento original (editable) y documento oficial entregado, los cuales deben
coincidir en su contenido.
Permitir reportes de hechos económicos, construcciones en curso y novedades a inmuebles.

Debe permitir que cada regional, centro o sede notifique la información de hechos económicos
dentro del sistema.
Debe permitir que cada regional, centro o sede notifique la información de hechos económicos
dentro del sistema
Debe permitir consolidar por formato de cada regional, centro o sede
Integración de la gestión de inmovilizado con la gestión de proveedores para las facturas de

compra de los bienes activables.
Esta integración debe ser online y sin necesidad de procesos de integración específicos.
Integración de la gestión de inmovilizado con la gestión de clientes para las facturas de venta de
activos fijos a terceros.
Grado de
Nº Requerimiento
A Maestros
1 Datos del Maestro
2 Control de Inventario
3 Maestro de equipos
4 Definir tipologías de mantenimientos
6 Roles y perfiles
7 Generación de presupuesto
8 Anexos
B Operaciones
Contabilización automática de la
9 amortización
10 Revalorización
11 Activaciones
12 Control de Inventario
13 Bajas o Retiros
14 Gestión de presupuesto cerrado
15 Mantenimiento preventivo
16 Gestión de mantenimiento interno
17 Asientos periódicos

19 documentos
20 Status de mantenimiento
21 Gestión de Seguimiento
22 Gestión de Trazabilidad
C Reporting
Informe de estados de incidencias y de
23 resolución
24 Informe de imputación de costes
25 Informe de contratos de mantenimiento
Obtención del coste total de un elemento

26 de inmovilizado
D Integración
27 Integración con Sofia plus
28 Integración con P2P

Mantenimientos de Activos
Descripción
Permitir la programación, registro de costos e históricos de los mantenimientos de equipos, el

control de los mantenimientos correctivos, preventivos, mejoras realizados a los activos,
discriminando la fecha, tipo de mantenimiento, tercero que lo realizó y valor.
Permitir la aceptación dentro del sistema la recepción por traslado de un activo y/o grupo de
activos entre ubicaciones por parte de los custodios de acuerdo con niveles de autorización
definidos por la Universidad.
Permitir definir un maestro de equipos estableciendo los criterios de denominación para

clasificar y agrupar en sus diferentes categorizaciones y criterios de clasificación en función de
las necesidades: legales, maquinaria de clasificación, vehículos, etc.
Permitir definir un catálogo de servicios de mantenimiento (revisiones, reparaciones, interno,

externo, etc.…)
Disponer de numeración propia para los distintos documentos derivados del mantenimiento,
diferenciando si el servicio proporcionado es interno o externo
Seguridad por rol/perfil/usuario a nivel de mantenimiento
Permitir definir un presupuesto asociado a un mantenimiento
Permitir subir anexos para dar soportes a diferentes procesos y asignar el presupuesto de forma
adecuada
La amortización debe poder contabilizarse de forma automática al final del periodo, en base a
los parámetros definidos y una planificación inicial establecida.
Posibilidad de añadir valor al activo si se efectúan acciones de mantenimiento o reparaciones.
Generar alertas automáticas de pólizas vencidas, términos de garantía y avalúos por realizar.
Permitir el registro de los ajustes o modificaciones resultados del inventario.
Generar la reclasificación contable de los activos cuando su valor de depreciación sea igual a su
valor en libros, en las cuentas de orden respectivas para su control
Permitir modificar y cerrar el presupuesto ligado a un contrato

Generación de avisos automáticos en el sistema sobre los elementos para los que es
necesario/obligatorio realizar este tipo de mantenimiento
Aviso automático al personal interno responsable de la realización del mantenimiento de la
necesidad de realizarlo, sobre qué elemento, etc...
Permitir contabilizar asientos periódicos del devengo del gasto de mantenimiento

Permitir la contabilización de contratos de mantenimiento dirigidos a objetos de coste/pedidos
internos para su análisis.
Permitir la multimputación del gasto de un mismo contrato de mantenimiento
Permitir el escaneo de los contratos de mantenimiento y que estos se puedan visualizar desde
la aplicación
Permitir conocer si el mantenimiento se ha realizado o no, en qué fecha, etc.…
Permitir incluir la información derivada de todas las paginas de servicios el rastreo de las
reparaciones efectuadas
Permitir la operación administrativa, confiable y sostenible de los activos mantenibles,

determinando su costo a lo largo de su ciclo de vida útil, mediante la implementación de las
mejores prácticas de correlación y control en la ejecución del mantenimiento.
Informe sobre los elementos que requieren un mantenimiento y si éste ha sido realizado
Informe de imputaciones de costes entre Delegaciones, cuando se realizan intervenciones con

personal de otras unidades.
Informe con el desglose de contratos de mantenimiento y su asociación con las activos
correspondientes
Conocer de forma global el coste total de un inmovilizado: coste de adquisición, reparaciones,
mantenimiento, etc.…
Integración de los requerimientos de formación con los procesos de inmuebles: arrendamientos,

bodegas, etc.
Integración de las tareas de mantenimiento con la gestión de proveedores para la subcontratación

de servicios de mantenimiento.
Grado de
Nº Requerimiento
A Maestros
1 Direccionamiento Estratégico
2 Mediciones ambientales
3 Obligaciones legales ambientales y de SST
4 Inversiones ambientales
5 Inversiones SST
6 Sanciones ambientales y SST
7 Sedes SENA
Registro accidentes laborales y enfermedades

8 laborales
B Operaciones
9 Contabilización automática de Pólizas
10 Análisis de incidentes laborales
11 Manejo de Novedades Movimientos
C Reporting
12 Reportes de pólizas
13 Inversiones Ambientales
14 Costo obligaciones ambientales y SST
15 Inversiones SST
16 Sanciones ambientales y SST
17 Sedes SENA
Reporte accidentes e incidentes laborales ,

18 enferemdades laborales y ausentismo
19 Reportes para ARL y EPS
20 Informe frecuencia de los accidentes
Informe de la incidencia de enfermedades

21 laborales
Informe de prevalencia de enfermedades

22 laborales
Informe de ausentismo por enfermedad

23 laboral y común y por accidente
24 Informe mortalidad de los accidentes
25 Informe severidad de los accidentes
D Integración
27 Integración con CompromISO

Medio Ambiente, salud y seguridad
Descripción
Matriz de aspectos e impactos ambientales (Desde la interfaz de CompromISO)

Permitir que las mediciones ambientales se articulen con los costos necesarios en los que debe
incurrir la entidad, tales como: consumos de agua, energía, disposición de residuos, consumo
de combustible, gas. Que permita interfaz con SIIF y con CompromISO
Permitir llevar trazabilidad del estado de los trámites y obligaciones ambientales y de SST a
nivel nacional, lo que implica establecer las obligaciones y valorar lo que le cuesta a la entidad
cada obligación periódicamente.
Permitir agregar, cuantificar y distinguir las inversiones ambientales por sede de la Entidad a
partir de los diferentes usos presupuestales. También permitir cuantificar por tema, por
regional, centro de formación, centro de costo.
Permitir agregar las inversiones SST en todas sedes de la Entidad a partir de los diferentes usos
presupuestales. También permitir cuantificar por tema, por regional, centro de formación,
centro de costo.
Permitir agregar las sanciones, con su costo respectivo, en materia ambiental y SST.
Permitir registrar el costo del mantenimiento de las sedes ambiental y SST

Que permita interfaz con CompromISO en relación al registro de los incidentes y de los
accidentes de trabajo, así como de las enfermedades laborales que ocurren por empleado.
Costear incidentes y accidentes
Permitir la capacidad de gestionar el prorrateo y contabilización del costo mensual de una

póliza de seguros por cada uno de los centros de costos asociados .
Permitir la capacidad de obtener un registro estadístico de los incidentes y de los accidentes de
trabajo, así como de las enfermedades laborales que ocurren.
El sistema debe permitir un control de las pólizas que se manejan dependiendo el activo, el
cual debe tener como mínimo nombre de la póliza, No., fecha inicial, fecha de vencimiento,
compañía de seguros. Debe emitir alarmas antes de su vencimiento.
Permitir la generar reportes de las pólizas vigentes y por vencer, valoración de los activos
asegurados y no asegurados en un periodo de tiempo.
Permitir generar un reporte de las inversiones ambientales requeridas y ejecutadas en todas
sedes de la Entidad a partir de los diferentes usos presupuestales. Cuantificar por tema, por
regional, centro de formación, centro de costo. Este reporte en el formato de la contraloría.
Permitir contabilizar el costo de las obligaciones ambientales y SST de cada bien inmueble
Permitir cuantificar y distinguir las inversiones SST en todas sedes de la Entidad a partir de los
diferentes usos presupuestales. Cuantificar por tema (por ejemplo movilidad reducida), por
regional, centro de formación, centro de costo.
Permitir cuantificar las sanciones en materia ambiental y SST. Permitir Incluir esta información
en los temas presupuestales y contables que así lo requieran.
Permitir generar un reporte con el costeo del mantenimiento de las sedes ambiental y SST.
Permitir realizar un reporte de los incidentes y de los accidentes de trabajo, enfermedades
laborales, ausentismo y su costo, así como de las enfermedades laborales que ocurren por
tema, por regional, centro de formación, centro de costo y para la Entidad.(Esto
Permitir realizar reportes a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), a la Entidad

Promotora de Salud (EPS) de todos los accidentes y las enfermedades laborales diagnosticadas.
Asimismo, permitir realizar reportes de los accidentes graves y mortales, como las
enfermedades diagnosticadas como laborales dentro de los dos (2) días hábiles siguientes al
evento o recibo del diagnóstico de la enfermedad.
Permitir generar un informe con la frecuencia de los accidentes e incidentes de trabajo y

enfermedad laboral que se pueda clasificar por origen del peligro/riesgo que los generó (físicos,
de químicos, biológicos, seguridad, públicos, psicosociales, entre otros.)
Permitir generar un informe con la incidencia de las enfermedades laborales que se pueda
clasificar por origen del peligro/riesgo que los generó (físicos, de químicos, biológicos,
seguridad, públicos, psicosociales, entre otros.)
Permitir generar un informe con la prevalencia de enfermedades laborales que se pueda

clasificar por origen del peligro/riesgo que los generó (físicos, de químicos, biológicos,
Permitir generar un informe con el ausentismo por enfermedad laboral y común y por
accidente de trabajo que se pueda clasificar por origen del peligro/riesgo que los generó
(físicos, de químicos, biológicos, seguridad, públicos, psicosociales, entre otros.)
Permitir generar un informe con la mortalidad por accidentes de trabajo y enfermedades

laborales que se pueda clasificar por origen del peligro/riesgo que los generó (físicos, de
químicos, biológicos, seguridad, públicos, psicosociales, entre otros.)
Permitir generar un informe donde se compile la severidad de los accidentes de trabajo que se
pueda clasificar por origen del peligro/riesgo que los generó (físicos, químicos, biológicos, de
Permitir la integración con la Plataforma CompromISO

Permitir la integración con la Plataforma del Plan de Acción (por donde se solicitan los
recursos)
Permitir la integración con la Plataforma en la que se lleve el control de pagos en la Entidad
Permitir la integración con la Plataforma CRM
Módulo (Alt 1) Módulo (Alt 2) Grado de Cobertura Comentarios del fabricante
Nº Requerimiento
A Maestros
1 Identificación los costos directos e

indirectos de una construcción
2 Actualización
3 Gestión de Activos Fijos Inmuebles
4 Maestro de Activos
B Operaciones
5 Asignación de código a la construcción
6 Plan anual de adquisiciones
7 Proyectos nuevos, donaciones y comodatos
8 Formatos
C Reporting
8 generación de auxiliares
9 Reportes requrimientos
10 Seguimiento ejecución presupuestal
11 Reportes fundamentales
12 Repositorio de documentos
13 Todos los procesos
14 Repositorio pruebas de concepto
D Integración
16 Permitir integración con Sofia plus
Planificación de infraestructura
Descripción
Permitir crear y mantener actualizada la información de las construcciones en curso en un

maestro consolidado de datos y por activo construido (nombre de la construcción , centros de
costo, fondo , función, uso final, metros cuadrados de construcción, responsable de la obra,
independientemente del modulo que lo registre).
Permitir la actualización de los estados de las diferentes infraestructuras. Ej: avance fisico de
obra programado vs ejecutado y novedades presentadas en el transcurso de la obra
Permitir registro de bienes inmuebles (construcciones y terrenos), relacionando consecutivo

(arrojado por el sistema), fecha de compra, dirección, ciudad, tipo de bien (Selección de los
tipos creados en parametrización), descripción, código de ficha catastral, código de matricula
inmobiliaria, campo para descripción de área construida, áreas totales, valor comercial, notaria,
centro de costos e infraestructura hidrosanitaria.
Permitir llevar un registro detallado de los costos directos e indirectos de las obras en progreso.
Se requiere controlar los activos en construcción, instalación y montaje de maquinarias y
equipos, incluyendo en el costo de adquisición los costos de importación, montaje y otros
gastos de instalación, hasta el momento de su capitalización.
Permitir la asignación de un código a la construcción en curso, dicho código debe estar ligado o
relacionado con la cuenta contable en al cual se esta registrando todo el control y la cuenta
definitiva donde se registrará la activación de cada inmueble.
Permitir realizar contrastes y comparaciones de lo consignado en el plan anual de adquisiciones

contra la ejecución del mismo
Seguimiento de la prueba de concepto de las 4 direcciones: planeación, formación, agencia
pública de empleo y Dirección Administrativa y Financiera.
Tener la posibilidad de crear formatos para los diferentes requerimientos: construcciones en
curso, daciones en pago, novedades e intervenciones.
Permitir generar auxiliares de cada construcción en curso por centro de costo clase de bien
consolidado por proveedor.
Permitir crear reportes para los diferentes requerimientos: construcciones en curso, daciones
en pago, novedades e intervenciones.
Permitir hacer el seguimiento de ejecución presupuestal y contable de todos los proyectos,
incluyendo anticipos, amortizaciones al anticipo, pagos, saldos, estado de registros
presupuestales, control de reservas entre otros.
Permitir realizar reportes enfocados en tres aspectos fundamentales: estado contable,
presupuestal y financiero de la obra; avance fisico y problemática de la obra; estado contractual
y juridico de la obra.
Permitir almacenar un repositorio de documentos el cual permita almacenar los soportes de
cada modificación tanto a la obra como a los contratos que lo soporten.
Formatos de necesidades para el plan anual de adquisiciones
Es necesario que se puedan almacenar grandes cantidades de archivos en PDF por cada
dirección que emite la prueba de concepto en proyectos nuevos, con su respectiva ficha de
identificación.
Permitir integración con Formación

Grado de
Módulo (Alta 1) Módulo (Alta 2) Comentarios del fabricante
Cobertura
Nº Requerimiento
A Maestros
Administrar un maestro o catálogo de

1 Activos Fijos .
2 Asignación de Características
3 Gestión de Activos Fijos vehículos
B Operaciones
4 Criterios de contabilización
Generación automática de apuntes

5 contables
C Reporting
6 Consulta de los movimientos históricos

Gestión de flota
Descripción
Permitir la administración y gestión por clases de activos estableciendo los criterios de

denominación para clasificar y agrupar los activos en sus diferentes categorizaciones (Ej.:
Equipo automotriz, Vehículos, entre otros)
Permitir la asignación del parque de vehículos como registros maestros de equipos e introducir
datos adicionales específicos del vehículo, importantes tales como la matrícula del vehículo, la
placa, el volumen de carga, los datos de consumo, el número de tarjeta de propiedad, los datos
del motor o la clase de combustible
Permitir la gestión de vehículos función de evaluación, como por ejemplo, los programas
ejecutables (informe), las funciones de visualización y de tratamiento de lista, el historial de
mantenimiento.
Permitir a través de la creación de un plan de valoración el registro de movimientos de acuerdo

a su normatividad, para la presentación de su información contable (Eje: NIIF; FISCAL;
COLGAAP); y por ende crear diferentes métodos de amortización, reconocimiento de
deterioros y valorizaciones
Permitir organizar los vehículos individualmente (para cada clase de activos por vehículo),
asignado un perfil de vista individual a cada clase de vehículo definida para cada objeto de
imputación contable, financiero y de costos
Consulta de los movimientos históricos (adquisición, bajas, traspasos, amortizaciones normales,

adicionales, amortizaciones planificadas, costes de seguros, reparaciones, mantenimiento,) de
un Elemento de Activo Fijo.
Grado de

Requerimientos técnicos ERP

Caricato da

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Completar para cada requerimiento los siguientes datos:

→ el módulo principal de la aplicación que lo cubre

→ si existe un modulo alternativo para cubrir el requerimiento

→ el grado de cobertura del requerimiento según la siguiente escala:

1 - Requerimiento contemplado a través de un desarrollo importante

2 - Requerimiento contemplado a través de una herramienta integrada (necesaria la colaboración de

3 - Requerimiento contemplado totalmente dentro del estándar del paquete.

→ comentarios o explicaciones relativas a la cobertura del requerimiento

ara cubrir el requerimiento

miento según la siguiente escala:

a través de un desarrollo importante

totalmente dentro del estándar del paquete.

tivas a la cobertura del requerimiento

Sub Contabiliodad y cierre financiero Nomina

Plan presupuesto Plan de Compra

Ejecución del presupuesto Inventario

Operar propiedad y activos

Medio Ambiente, salud y seguridad

1 Perfiles y roles de acceso

2 Autenticación federada - Identity Managers (IdM) o servicios de directorio

3 Autenticación federada - Single Sign-On (Autenticación única)

4 Gestión de contraseñas de acceso

5 Almacenamiento Cifrado de Información

6 Firmas digitales y sobres digitales

7 Comunicación segura en Cloud

8 Características de seguridad de arquitectura de red de la solución Cloud (Si aplica)

9 Características de seguridad del servicio en caso de ser una solución SaaS/PaaS

12 Informe de incidentes a activos de Sena

13 Acuerdo de confidencialidad de la información

15 Estándares de verificación de seguridad de aplicaciones

17 Transporte encriptado de la información

18 enmascaramiento de datos automatizada

20 Certificaciones de seguridad de los datacenters en Cloud (Si Aplica)

22 Finalización de la relación contractual

27 System recovery (Backups/copias de seguridad )

35 Integración Continua y Testing continuo

36 Trazabilidad del Log de errores y ejecución del sistema

38 Interfaces de usuario - usabilidad

39 Personalización del Home de Usuario

40 Responsive Design (Renderización de las ventanas)

41 Ambiente integrado de desarrollo

46 Monitoreo continuo de aplicación y de infraestructura

47 Continuidad de Negocio - Estrategia de RTO y RPO

48 Revisión de logs de auditoria

49 Despliegues de parches, versiones e issues

50 Procedimiento de backups y restauración del sistema

52 Procedimiento y herramientas/estrategia para el cargue inicial de la información

58 Extensión de funcionalidades y/o módulos

60 No afectación del performance contemplando componente de reportes

61 No afectación del performance contemplando almacenamiento de históricos

64 Integración gestor documental

65 “Integraciones online y batch - síncronas y asíncronas”

66 Integraciones con sistemas comerciales

67 Consumir y exponer servicios web en diferentes protocolos.

69 Catálogo de servicios web y/o APIs

70 Capacidades de uso de adaptadores de acceso a datos

71 Integración con servicios de correo electrónico

72 Integración con servicios de notificación

73 Integración con gestor documental

74 Integración con sistemas BI

76 Gestión de transferencia de archivos