ENSAYO SEMANA 3

JUAN CARLOS LÓPEZ CONTRERAS

 ENSAYO

¿Por qué es importante evaluar la información documentada?

La documentación de una empresa constituye su capital intelectual, es decir el saber

hace que se ha adquirido con la experiencia, por cuanto de no preservarse debidamente
ese conocimiento logrado este sin lugar a dudas se podría perder, ya que hay varias
razones muy importantes que tiene la documentación para un sistema de gestión de
calidad, entre ellas podemos destacar la estandarización de los procesos ya que para
que un proceso sea debidamente estandarizado, debe estar documentado porque al
hacerlo se asegurando que las personas ejecuten los procesos de acuerdo a como están
escritos, por lo que se hace necesario que recordemos que estandarizar un proceso es
establecer un nivel de operación que se debe mantener para lograr los resultados
esperados.

Por cuanto la planificación organizacional en cualquier nivel de la organización al

documentar los elementos importantes como lo son las acciones, los recursos y los
tiempos estamos direccionando o enfocando a las personas a cargo a lograr y alcanzar los
objetivos y metas propuestas, de igual manera la documentación ayuda a mantener el
enfoque y la disciplina hacia los objetivos del sistema.

Con el control de las actividades realizadas hablamos y nos enfocamos a los registros,
que son un tipo especial de documento, ya que básicamente es la información contenida
en formatos diligenciados durante los procesos y que nos va a suministrar evidencia o
soporte de la realización de determinadas actividades porque los registros nos permiten
conocer y evaluar la gestión realizada.

Igualmente se debe tener en cuenta que las auditorias de los sistemas de gestión de una
empresa se basan en los documentos que se tengan por cuanto estos representan los
criterios de auditoría y los registros representan las evidencias de auditoría, y de la
comparación de estos dos tipos de documentos se establecen los hallazgos de auditoría
que pueden ser fortalezas o debilidades del sistema.

Y con el mejoramiento de procesos nos permite mejorar los procesos consistentemente

ya que la documentación debe servir a los procesos y no los procesos servir a los
documentos, con esto llamo la atención a no generar documentación que pueda
entorpecer los procesos, porque un proceso bien diseñado debe tener un buen flujo
documental. Por cuanto es de anotar que la necesidad de administrar los registros en las
organizaciones conlleva al ordenamiento constante de la forma de organizar este
importante recurso a hechos que los estudiosos del tema definieran muchos sistemas de
la forma correcta de la organización o administración documental.
La evaluación del desempeño es una parte muy importante de la norma ISO 9001 desde
hace ya muchos años, y dicha importancia se destaca en la nueva versión de la norma ISO
9001 2015, ya que tiene una cláusula principal dedicada a dicho tema.
La evaluación del desempeño es un registro crítico para el ciclo PHVA (Planificar, Hacer,
Verificar y Actuar) ya que la norma ISO 9001 2015 se basa en ellos, y es sólo mediante
este paso por el que se puede determinar si el Sistema de Gestión de la Calidad se
encuentra funcionando correctamente o si los cambios son necesarios para cumplir con
dichos requisitos. En muchos sentidos, la evaluación del desempeño contiene muchos
requisitos de las anteriores versiones de la norma ISO 9001 que se relacionan con el tema
de evaluación del desempeño, la nueva norma ISO 9001 2015 combina muchos
requisitos en esta actualización.

Existen tres principales cláusulas para discutir lo que la evaluación del desempeño tiene
que realizar en el Sistema de Gestión de la Calidad. Estos tres elementos son la forma en
la que se aseguran que todos los procesos se cumplen a raja tabla con los demás
requisitos que se consideran muy importantes para el Sistema de Gestión de la Calidad.
El propósito que persigue la evaluación del desempeño es poder determinar que la
empresa cuenta con procesos para conocer cómo y cuándo medir todos los aspectos que
aparecen el proceso y, además, cuando analizar y evaluar dichas mediciones. Esto facilita
la monitorización de forma continua sobre los aspectos críticos de su proceso. Se debe
informar al propietario del proceso sobre el funcionamiento de éste, por ejemplo, la
utilización de la exactitud de la gestión del inventario en el proceso de compra y control
de las existencias como un indicador crítico de control de existencias.

Analizar y evaluar los datos que han sido recogidos es fundamental para asegurarse que
los procesos se encuentran en buen funcionamiento, según las necesidades de la
organización. El análisis es un parte muy importante del proceso, si no se realiza, se están
recogiendo datos sin razón, siendo un gasto económico nada bueno para el Sistema de
Gestión de la Calidad. Los requisitos de la norma ISO 9001 2015 identifican el nivel de
satisfacción del cliente como un indicador de rendimiento crítico para la organización,
por lo que la organización deberá monitorear, analizar y evaluar.