Selección de ERP

Version 1.0 Agosto - 2017

Author: Inproway
Proceso de Selección de ERP
Fases y principales actividades

Planeación y Identificación de Evaluación de Selección de Negociación y

análisis Requerimientos proveedores Proveedor Plan de Trabajo
estratégico
• Identificación de • Definir • Comunicar • Analizar • Negociación del
Stake holders requerimientos proveedores Respuesta – RFP contrato
• Definición de • Definir criterios de potenciales • Evaluar las • Def del Plan de
Objetivos de evaluación • Evaluar Demos de las trabajo
Negocio • Identificar proveedores soluciones • Def del Plan de
• Definición del soluciones (entrevistas - • Análisis TCO Compras
equipo evaluador potenciales RFI)* • Selección del • Definición del
• Definición del plan • Crear RFI - Proveedor Project Charter
de trabajo Preliminar • Generar lista corta
• Crear RFP

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Fase 1: Planeación y Análisis Estratégico
▪ Objetivos:
• Análisis de las capacidades de negocio
- Identificación de stakeholders y sus “expectativas” (concerns)
- Definición de objetivos de negocio
• Identificar el alcance preliminar de la solución de ERP en términos de procesos de negocio y
aplicaciones
• Identificación de las principales problemáticas y oportunidades que deben ser cubiertos por la
solución

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Fase 1: Planeación y Análisis Estratégico
▪ Resultados
• Project Charter del proceso de selección de ERP
• Resumen / análisis de las capacidades de negocio
• Mapa de procesos: matriz de Excel que contiene el listado de procesos de negocio (macro-proceso,
procesos y sub procesos basado en el APQC) que comprende el alcance de la solución.
• Catálogo preliminar de soluciones: listado de soluciones/módulos que deberían hacer parte de la
solución ERP.
• Definición del plan de trabajo para el proceso de selección ERP

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Mapa de Capacidades de Negocio
Preliminar
Ejemplo
Estratégicos

Gestión de la Dirección Gestión de HSE

Monitoreo de la
XXX XXX XXX
estrategia

Gestión Comercial Gestión de Gestión de Proyectos Gestión CSI Gestión Laboratorio

Misionales

Producción
Desarrollo del Entrega y
Preventa Planeación
proyecto evaluación

Gestión de Recursos Financieros Gestión Logística Desarrollo Gestión de TIC

organizacional
Gestión de la Ejecución de Gestión de la Gestión de la
Planeación y Contabilidad Contabilidad de Contabilidad de
Soporte al Negocio

Gestión de Compensación y
presupuesto General Ingresos (CXC) Egresos (CXP) Compras admin. salarial Gestión Administrativa
Gestión de las
Contabilidad de Procesamiento de Gestión de Gestión de Gestión del
operaciones de
Proyectos la Nómina Impuestos Almacén desempeño
tesorería
Gestión de Calidad
Gestión de Selección,
Gestión de Gestión de Gestión contable Control de calidad
Controles Internos contratación,
Activos Fijos Reportes de Inventarios de equipos
(auditoria) bienestar
Análisis de las capacidades de negocio
Qué deberían hacer para cumplir con los objetivos estratégicos ?

Compañía
Desafíos
Objetivos
estratégicos

Capacidades
de negocio
Indicadores

“Conjunto de habilidades /
competencias que deben
desarrollar las organizaciones con el Procesos
fin de cumplir sus objetivos
estratégicos”

Herramientas
Sistemas

Personas
Análisis de las capacidades de negocio
Estado actual de las capacidades de Negocio (qué están haciendo ?)

Desafíos
Objetivos
Problemática

Capacidades
Indicadores Procesos
de negocio

Roles & Sistemas

Personas actuales

Programas y
Proyectos
Análisis de Capacidades de Negocio
Grado de Madurez de las capacidades
Ejemplo
Estratégicos

Gestión de la Estrategia

Desarrollo de la Planeación de la Monitoreo de la

Estrategia estrategia estrategia
Operaciones

Gestión de Proyectos
Mantenimiento de
Gestion del Gestión de Orden de Servicio
Activos productivos
Gestión de Gestión de
contrato Operaciones (acitvidades
Costos Gastos
operativas)

Gestión de Recursos Financieros Gestión de Gestión de Calidad, Gestión de

Abastecimieento Ambiente y Salud Almacenes
Gestión de la Ejecución de Gestión de la Gestión de la
(HSEQ) (Warehouse)
Planeación y Contabilidad Contabilidad de Contabilidad de
Soporte al Negocio

Gestión de
presupuesto General Ingresos (CXC) Egresos (CXP) Proveedores Gestión Humana
Gestión de TI
Gestión de las
Contabilidad de Procesamiento de Gestión de Gestión de Gestión de la
operaciones de
Proyectos la Nómina Impuestos Contratos nomina
tesoreria
Gestión de Gestión de Relaciones
Gestión de Gestión de Gestión contable Gestión de Gestión de la
Controles Internos con terceros
Activos Fijos Reportes de Inventarios Compras planta de personal
(auditoria)
Fase 2: Identificación de Requerimientos operacionales
▪ Objetivos:
• Divulgación del proceso de selección
• Conformación del equipo de trabajo
• Definir los requerimientos de la solución
- Identificación de procesos y dueños de procesos
- Entrevistas a áreas funcionales (2 horas por capacidad de negocio)
- Identificación de requerimientos funcionales para el RFP
• Definir criterios de evaluación
• Identificación de soluciones y proveedores potenciales
• Crear RFI (Request For Information) Preliminar
▪ Resultados
• RFI preliminar
▪ Aclaración: esta fase no comprende el análisis o documentación de procesos, ni tampoco rediseño de
procesos de negocio. Está orientada a la identificación de las mejores practicas de mercado para la
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automatización de los procesos de negocio identificados.
Definición de proceso

Objetivo
Requerimientos
Controles

Entradas Salidas

PROVEEDORES PROCESO CLIENTES

Recursos
Criterios de selección de la Solución
Ejemplo

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Fase 3: Evaluación de proveedores
▪ Objetivos:
• Contactar a los proveedores pre seleccionados
• Realizar entrevistas y demos preliminares
• Generar lista corta
• Crear RFP (Request for Proposal)

▪ Resultados
• RFP (Request for Proposal)

▪ Estas actividades se realizarían en conjunto con el equipo interno de UP Sistemas que

conformaría el comité de evaluación, bajo la supervisión del consultor de Inproway

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Fase 4: Selección de proveedor
▪ Objetivos:
• Analizar Respuesta – RFPs
• Evaluar las Demos de las soluciones
• Contactar los clientes referenciales
• Análisis TCO
• Selección del Proveedor
▪ Resultados

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Fase 5: Negociación y plan de trabajo
▪ Objetivos
• Negociación del contrato
• Definición del Plan de trabajo
• Definición del Plan de Compras
• Definición del Project Charter

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Consideraciones adicionales
▪ Parte del trabajo de consultoría se podrá realizar de manera remota o no presencial, con el
objetivo de optimizar tiempos de desplazamiento.
▪ Por compromisos previos las semanas del 16 de octubre al 3 de noviembre se “bloquean”
para realizar actividades presenciales en sitio.
▪ El desarrollo de la consultoría será un trabajo conjunto y dependerá del cumplimiento de las
asignaciones previas al equipo de UPSistemas para la ejecución de los talleres en sitio.
▪ Voluntad de la organización en acoger los procesos relacionadas con prácticas líderes del
sector, que estén modelados en la herramienta
▪ Racionalizar los desarrollos adicionales (personalización)
▪ Atención de necesidades “particulares” de información
▪ Ajuste de la herramienta con procesos muy específicos y diferenciadores de la
Organización
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Equipo de Trabajo

Fase Roles Inproway Roles UP Sistemas

Gte de Proyecto
Planeación Consultor Senior EA
Directores
Identificación de Consultor Senior EA Gte de Proyecto
requerimientos Líderes de Procesos
Consultor Senior EA Gte de Proyecto
Evaluación de proveedores
Consultor ERP

Consultor Senior EA Gte de Proyecto

Selección
Consultor ERP Stakeholders
Consultor Senior EA Gte de Proyecto
Negociación
Consultor ERP Stakeholders

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Propuesta económica

Fase Duración Costo

Planeación 3 semanas $ 5,800,000.00

Identificación de
3 semanas $ 8,800,000.00
requerimientos
Evaluacion de proveedores 3 semanas $ 5,500,000.00

Selección 2 semanas $ 3,900,000.00

Negociación 2 semanas $ 3,900,000.00

▪ Estos valores no incluyen impuestos locales (IVA) o retenciones exigidas por ley
▪ Los tiempos estipulados dependerán del cumplimiento de las labores asignadas
internamente a UPSistemas y a los proveedores pre seleccionados
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Preguntas