DOCUMENTO

(Generalidades de los Documentos)

1. Es documento de archivo Si – No - ¿por qué?

Cabe resaltar que el anterior documento es un Acta de Grado la cual está en el archivo del
establecimiento educativo en este caso la Facultad de educación universitaria.

Empecemos por determinar y conocer lo que es documento: El documento es un medio de

Comunicación por lo tanto, lleva información contenida en datos.

La anterior imagen es un documento de Archivo ya que da testimonio de un acto

administrativo (hecho o acto) realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o
jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.

Valor del documento de archivo:

•Valor primario: desde que se crea, sirve como garantía o prueba de algo (da testimonio). Este es
el valor administrativo o legal. El valor administrativo se pierde con el paso del tiempo.

•Valor secundario: también desde su creación, tiene la posibilidad de ser fuente de investigación
histórica. Este valor es más consistente como documento.

2. Los caracteres internos del documento son:

Internas (definitorias del contenido) Origen funcional, Lengua empleada, Autor y destinatario,
Formulario y cláusula, Fecha y lugar, Contenido y mensaje.

3. Los caracteres externos del documento son:

Externas (su aspecto formal): Materia escriptoria o soporte, Formato, Signos especiales y
visibles y Forma.

4. Los elementos que lo componen son:

Soporte, técnica, estructura, contenido o asunto.

Soporte: parte material o física (papel, cinta, disco).
Técnica: Es el medio que fija y transmite el contenido: estructura, correspondiente a fecha,
destinatario, asunto y firma.
Contenido o tectica: es el mensaje que transmite el documento.

5. Sus características son:

 Carácter seriado: Son el resultado de acciones repetitivas determinadas por

funciones específicas. Se producen uno a otro en un orden natural. Ejemplo:
Acuerdos, actas, resoluciones.
 Carácter de unicidad: Son únicos, no están publicados ni editan ejemplares
múltiples.
 Carácter de objetividad e ingenuidad: no son elaborados para la posteridad,
registran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de
critica subjetivos o valorativos, además se producían popularmente dentro de la
estructura orgánica, de las instituciones.
Archivo Y Clases De Documentos

LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos

de archivo: • Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones
específicas. Se producen uno a uno y en un orden natural. Ej. Acuerdos, actas, resoluciones. •
Carácter de unicidad: son únicos, no están publicados ni se editan en ejemplares múltiples. •
Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos,
tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos,
además se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de las instituciones.

Mayra Alejandra Rodríguez Toledo.

93083106075 Bogotá D.C

Fuente de información:
http://www.slideshare.net/aracelosa/archivo-y-clases-de-documentos
http://bluwiki.com/go/Documento_de_Archivo

Retroalimentación:

Hola Mayra,

Faltó especificar más las respuestas:

1. Es documento de archivo Si – No - ¿por qué?

Sí porque registra información producida en razón de la actividad de la Universidad, tiene valores y

es objeto de conservación

2. Los caracteres internos del documento son:

Entidad Productora: Universidad de San Buenaventura

Orígenes funcionales (cargo y firma) Fray Héctor Eduardo Lubo. Rector seccional

Fecha y lugar: 21 de marzo de 1998. Medellín

Contenido sustantivo (asunto o tema) Acta de graduación

3. Los caracteres externos del documento son:

Clase: textual

Tipo: acta

Clase: original

Formato: legajo

Cantidad: 1
4. Los elementos que lo componen son:

Soporte (papel)

Técnica (escritura)

Estructura: Numeración, fecha, contenido, firma

Contenido (mensaje que transmite el documento: Acta de graduación)

5. Sus características son:

Carácter de unicidad