LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO Y LOS ARCHIVISTAS A LO LARGO DE LA HISTORIA

El origen y concepto de los archivos es un tema que se remonta desde la aparición de las primeras
civilizaciones, el hombre se ha preocupado por dejar evidencia de los grandes eventos y sucesos
que han marcado la historia de la humanidad, es por ello que podemos decir que el origen de los
archivos se remontan a las civilizaciones más importantes de la historia como los egipcios los
cuales realizaban inscripciones en los templos dirigidas o utilizadas para la doctrina, así mismo lo
hicieron las grandes civilizaciones romanas, griegas, arcadianos, sumerios y babilonios que jugaron
un papel importante en la evolución e historia de lo que hoy en día conocemos como archivo.

Siendo así, podemos decir que los grandes países y potencias mundiales hoy en día basan sus
investigaciones y avances tecnológicos en archivos existentes que favorecen sus intereses, es por
ello que podemos decir que la importancia de los archivos para las entidades o empresas en la
actualidad juega un papel importante para su desarrollo y competitividad, pues es detener en
cuenta que los archivos no solo son una serie de documentos organizados por fecha, forma y
soporte material, sino que también se convierten en una parte importante a la hora de tomar
decisiones debido a la información que contienen.

Por tal motivo es importante tener presente que existen varias clases de archivo dentro las cuales
encontramos las siguientes:

Por su organización dentro de la cual podemos destacar, 1) los archivos centralizados: son
aquellos donde una sola dependencia controla toda la documentación, 2) los descentralizados:
son aquellos que lleva cada dependencia de la organización, 3) los descentralizado con control
descentralizado: son aquellos que lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada
oficina y 4) los descentralizado con control centralizado: son aquellos archivos se maneja de
acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado.

Según su uso que obedecen a las necesidades de clasificación y etapas documentales de cada
organización, dentro los cuales podemos encontrar; 1) archivo activo: compuesto por documentos
del año actual y años anteriores que se encuentren en proceso de trámite, 2) archivo semiactivo:
documentos que varían en tiempo de conservación y son de consulta menor y 3) archivo inactivo:
son documentos con duración continua de acuerdo a las disposiciones legales.

Según su naturaleza con base a la entidad u organización que realiza el proceso de archivo, dentro
de estos se destacan; 1) archivo público: son documentos de origen estatal, 2) archivo privado de
interés público: documentos de valor histórico, científico o cultural y 3) archivo privado:
documentos pertenecientes a personas naturales y jurídicas.

Por su siclo vital dentro de los cuales encontramos; 1) archivo de gestión: documentación
depositada y de consulta administrativa, 2) archivo central: agrupación de documentos
trasferidos de archivos de gestión, de consulta poco frecuente y 3) archivo histórico: documentos
transferidos de forma permanente desde el archivo central.
Con base en todas y cada una de las clases de archivo descritas anteriormente y teniendo presente
que cada una de ellas responde a un interés particular y general para las organizaciones, es
importante precisar que una empresa u organización que adopte eficaz y eficientemente los
parámetros establecidos para la elaboración de archivos, generara grandes contribuciones al ciclo
y dinámica empresarial, ya que simplifican la identificación del contenido de la información
haciendo funcional la forma de investigación y consulta de información, generando rentabilidades
económicas al permitir ser exactos y técnicos en el manejo del archivo.

A hora bien, si un buen archivo es fundamental para una entidad no menos lo es quien realiza o
desempeña esta función ya que con la globalización y los grandes avances tecnológicos se hace
necesario que el archivista destaque y cumpla un el rol que le compete a su cargo y función, por lo
cual señalaremos algunas de las cualidades que deben destacar en el perfil laboral de todo
archivista que este a la vanguardia, exigiéndole una preparación continua en procesos y
procedimientos basados en herramienta e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la
ciencia documental de la actualidad; dentro de los aspectos a resaltar en todo archivista se
destaca 1) el orden basado en el método que utilice para la organización de los elementos y
documentos, 2) la responsabilidad entendida desde la importancia de la dedicación y
actualización frete a la organización del archivo, 3) la prontitud teniendo presenté la agilidad e
inmediatez a la hora de ubicar los documentos, 4) la cordialidad es fundamental ya que el
archivista debe de tener una buena disposición al dar y buscar la información y 5) el sigilo
profesional toda vez que debe de guardar reserva de la información que maneja; es por ello que
hoy podemos decir que el archivar paso de ser una práctica realizada por las civilizaciones de la
antigüedad y se convirtió en un arte y ciencia en la sociedad moderna.