Los Archivos Y La Importancia De Su Organización

Empecemos por determinar que es Administración documental esta es el conjunto de

normas, técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una
organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los
documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación
indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Establece Orden y determina el Ciclo vital de los documentos además de ello recalca la gestión
administrativa de los mismos. La funcionalidad de una organización que maneje unidad de
archivo depende en su mayoría de la misma.

Objetivos de la administración documental

 Precisar la importancia de la Administración Documental, mediante el análisis de la

problemática actual que se vive en las organizaciones por el manejo de la información.
 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos
que se procesan.
 Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
 Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
 Describir las funciones de la Administración Documental y su importancia en las
organizaciones.
 Ensayo.

La administración documental es un proceso en el cual los empleados y colaboradores aportan

su trabajo en la producción, recepción, la consulta, almacenamiento, recuperación y
todos los procesos que se deben tener en cuenta con respecto los documentos de una
entidad.

Trabajar en una oficina utilizando gran cantidad de papeles y documentos que nos obligan a
buscar de una manera organizada en un archivo para que en cualquier momento sea fácil
encontrarla y así cumplir con las normas que se requieren. La organización de los archivos
tienen sus propias normas y reglamentos que deberían ser encargados por personas
con todo el conocimiento sobre el aporte que pueden dar para sus colaboradores. Los
archivos son a la vez un producto y un instrumento esencial de las instituciones, que sirven
como memoria referencial y como base de datos y antecedentes indispensables para el análisis
prospectivo; además los documentos son el instrumento natural para conducir y coordinar.

Aunque aún no laboro en ninguna entidad oficial ni privada conozco algunas agrupaciones
documentales que conciernen al tema:

Atendiendo a la frecuencia de consulta:

•Archivo activo: Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea
menor o menos frecuente, se trasladarán al archivo semiactivo.

•Archivo semiactivo: Suelen contener documentos procedentes del archivo activo. Se

mantienen durante un período de tiempo estipulado y después se analiza cuál de ellos se
trasladará al archivo inactivo.

•Archivo inactivo: En él se suelen guardar aquellos documentos que no se consultan o si se

hace, se hará de forma esporádica, un ejemplo de documento que suele archivarse en este tipo
de archivos son las escrituras de constitución de la empresa, archivos documentales o históricos
que representan un valor simbólico para la empresa. Desde este archivo podrán pasar algunos
documentos a su destrucción definitiva.

A manera personal: Considero que estas tres formas son la mejor manera de clasificación ya
que establecen un orden jerárquico y efectivo a la hora de requerir la información
preestablecida brinda la ventaja de consultar documentos en donde se puede abstraer datos
importantes del lugar de trabajo esto permite el enriquecimiento intelectual con relación al
mismo además permite preestablecer la vida útil de cada documento y de esta manera poder
adjuntarlo al archivo correspondiente resaltando el orden y la gestión administrativa de este.

Este esquema nos permite entender el orden jerárquico nombrado anteriormente. (Permite el
concepto de clasificación).

Cuando preste servicio social en la Biblioteca el Tunal era esto básicamente lo que se tenía en
cuanta para la organización documental:

Clase: textuales y no textuales, Forma de trasmisión: original, copia, borrador, minuta,

Contenido: Dispositivos, testimoniales, informativos, sustantivos y comunes, Grado de
accesibilidad a los usuarios: Deben ser publicados, libre acceso, no clasificados con grado de
confidencialidad, confidenciales, Autor: públicos y privados, Función en el tiempo: vitales,
importantes, útiles, no esenciales

Fuente de consulta:

http://www.mailxmail.com/curso-archivo-claisifacion-documentos/clasificacion-documentos
http://www.buenastareas.com/ensayos/Archivos-y-La-Importancia-De-Su/552648.html

Mayra Alejandra Rodríguez Toledo.

93083106075 Bogotá D.C