Kit Do Rotaract - Protocolo

Manual do Rotaract
Manual do Rotaract - Protocolo

Rotaract Club de Elói Mendes
Este manual foi criado com o intuito
de profissionalizar os sócios do club e
do distrito.
( 1)
Mestre de cerimônias.
Manual do Protocolo

( 2)
Função do Protocolo
A função do Protocolo é dar sua contribuição de modo
que a reunião seja mais organizada e célere possível,

evitando assim que sejam cometidos imprevistos que
possam prejudicar o bom andamento da reunião,
proporcionando que o clube se destaque pela ordem e
eficácia de sua reunião, causando assim, uma boa
impressão aos visitantes e convidados. O Protocolo é
uma figura discreta, mas é onde graças a ele em
combinação com o Presidente de Club, proporcionam
uma reunião com todas essas qualidades, tornando-a
um sucesso. O Protocolo é o canal do Presidente para
com os sócios ou demais membros do conselho, ( 3)
durante as reuniões e/ou eventos rotários.
Função do Protocolo
1. Compor a mesa principal;
2. Verificar Panóplias (Bandeiras), Sino e martelo e

equipamento de som;
3. Organizar as fichas de convidados;
4. Relacionar e nomear os convidados presentes na
reunião;
5. Demarcar local na mesa para os componentes;
6. Avisar o presidente quanto aos horários da Reunião;
7. Mencionar datas Cívicas e comemorativas, inclusive
aniversariantes (Mês/semana) de sócios e/ou familiares,
nascimentos, formaturas homenagens e ausências;
( 4)
8. Sempre um excelente nível de linguagem, cultural e
postura, pois todos estarão prestando atenção em você;
Estabelecimento de critérios
Para a Gestão:
Aniversariantes da semana vão à mesa?

Quando tiver mais de um, qual o critério a ser
utilizado? Ficará a cargo dos Serviços
Internos os aniversariantes? Caso seu clube
já tenha tido ou tem um RDR ou membro de
um Cargo no Conselho Distrital ou na Omir
Brasil, qual o tratamento dado a ele? Irá para
a mesa toda a reunião? O rotariano
responsável ficará onde? Definir se passa ( 5)
datas comemorativas.
Comportamento Visual:
O Protocolo deverá sempre ser o mais discreto possível,

e quando da apresentação da mesa, dos convidados e
dos visitantes o mesmo deverá ser sério e objetivo, não
fazendo na tribuna, comentário ou brincadeira alguma
a qualquer um dos presentes. No entanto, deverá ainda
o Protocolo estar atento ao desenrolar de toda a
reunião, pois o sucesso da mesma, passa pela
observação fiel do “timing”, pelas providências de
última hora, enfim pelo correto desempenho. O visual
do Protocolo, deverá estar sempre alicerçado em
roupas que lhe conferem certa elegância, ou seja ( 6)
sobriedade, pois normas protocolares assim exigem.
Cuidados especiais:
 Chegar ao local de 15 a 30 minutos antes do seu

inicio;
 Sino;
 Martelo;
 Panóplia;
 Tribuna;
 Cadeiras;
 Toalhas;
 Iluminação, som, ventilação e extintores; ( 7)
 Audiovisual;
Cuidados especiais:
 Composição da Mesa Diretora;

 Cardápio / Garçons (caso haja alimentação);
 Providenciar os recursos necessários aos diretores;
 Providenciar com a ajuda das Comissões de
Companheirismo e de Programa, a recepção aos
convidados, principalmente aos que se destinarem a
mesa da Presidência;
 Confirmar pessoalmente a pronúncia de cada
convidado;
 Definir em conjunto com o Presidente a composição ( 8)
da mesa principal;
 Assuntos de última hora inseridos na pauta.
Comportamento e Linguagem
 Como deve conduzir-se o Protocolo: máxima distinção.

Nada de “vedetismo” ou animador de festinhas;
 Ficar o menos possível com o uso da palavra;
 Nada de casos cômicos, gracinhas ou anedotas
picantes;
 Quanto à linguagem, alegre se possível, porém sóbria e
correta.
 Muito cuidado com o tratamento obrigatório:
Cardeal: Sua Eminência ou Vossa Eminência
Bispo: Sua Excelência ou Vossa Excelência
( 9)
Padre: Sua Santidade
Irmã: Sua Senhoria ou Vossa Senhoria
Comportamento e Linguagem
Juiz: Meritíssimo

Presidente da República, Governador, Prefeito e demais
ocupantes de altos cargos públicos:
Vossa Excelência
Demais autoridades públicas: Sua ou Vossa Senhoria
Bolsistas, Integrantes do IGE, Intercambiados: Embaixadores
da Boa Vontade
Membros da Família Rotária: Companheiro ou Companheira
Quando da presença de Presidentes ou Governadores de outras
gestões, sempre referir-se como Governador ou Presidente
acompanhado do ano referente a sua gestão. Ex: Companheiro
João Paulo Elizei Zatti do Rotaract Club Elói Mendes D-4560
(10)
RDR D.4560 2011/2012.
Requisitos para um bom Protocolo
Para ser um bom Protocolo, o companheiro
indicado ou eleito deve preencher alguns

requisitos, dada a importância e
essencialidade de que o cargo é investido.
Esses requisitos são importantes, mas não
eliminatórios, sendo que o importante é que
o companheiro que esteja interessado em
assumir tal função tenha consciênciade
aprimorar e desenvolver demais qualidades
que porventura sinta necessidade de (11)
aprimorá-las.
Requisitos para um bom Protocolo
 Ser entusiasta, porém manter a sobriedade
nos seus atos e palavras;

 Ficar sempre atento a qualquer movimento;
 Tratar os companheiros, visitantes e
convidados com educação, mas, ao mesmo
tempo, impor sua condição de forma a não
ofendê-los;
 Ter boa dicção, devendo ser claro e objetivo
em suas manifestações;
 Ter desembaraço. (12)
Deveres do Protocolo
 Colaborar com o Presidente na
composição da mesa que dirigirá os

trabalhos, atendendo-se às
disposições protocolares oficiais,
bem como as normas e condutas do
protocolo rotário.
(13)
 Uma vez definido os componentes da mesa
da Presidência (pelo menos, cinco minutos

antes da hora marcada para o início oficial da
Reunião), o Protocolo, deverá iniciar a
distribuição dos convites àqueles
componentes que irão à Mesa, para após se
dirigir a tribuna solicitando aos presentes
que tomem seus devidos lugares, para que se
dê início a mais uma Reunião do Rotaract.
Caso o Protocolo não tenha condições de
acompanhar o diretor ao seu lugar, deverá
(14)
destacar um companheiro para isso.
 Apresentar os componentes da mesa da
Presidência com desembaraço, de forma serena

e com extrema seriedade, ou seja, sem qualquer
comentário adicional que possa constranger
qualquer pessoa presente na reunião.
 Após a apresentação dos componentes da mesa
da presidência, o PROTOCOLO deverá
apresentar os rotarianos, visitantes e
convidados, sendo que os agradecimentos
deverão ficar por conta do Presidente ao
término da reunião. (15)
 Colocar-se a par de todo o programa a ser
desenvolvido na Reunião, de modo a

encontrar-se capacitado a intervir com total
desembaraço na ocasião necessária, bem como
prestar imediata e eficiente colaboração ao
Presidente.
 Recomenda-se que o Protocolo fique em
posição estratégica, ou seja, em local que a um
simples sinal/gesto do Presidente, o
companheiro seja acionado/alertado para
eventuais e necessários serviços, portanto,
(16)
reserve este lugar com antecedência.
 O Protocolo deve postar-se cinco minutos antes do
início da reunião, à entrada do local para saudar os

participantes e deixar os convidados e visitantes à
vontade, conduzindo-os à secretaria para que o
mesmo assine a lista de presença e ficha de
identificação.
 Pegar junto a Secretaria as fichas de identificação
para quando for nominar suas presenças.
 Levar ao conhecimento do Presidente, pedidos de
companheiros para uso da palavra, informando-o
sobre o assunto a ser tratado. Competirá ao
Presidente, dependendo do assunto, autorizar ou (17)
não.
 Não alongar-se na apresentação dos componentes
da mesa, seus feitos ou suas vidas.

 Não usar apelidos para identificar os componentes
da mesa ou os visitantes.
 Responsabilidades com o horário. O Protocolo, de
acordo com o programa a ser desenvolvido na
reunião deverá sempre elaborar um “timing”
estimativa de tempo para cada um dos tópicos do
programa, geralmente de 1 hora a 1 hora e meia
para as reuniões ordinárias. Com isso, o Protocolo
terá uma idéia precisa da programação informando
ao Presidente se há folga ou não, para que o mesmo (18)
acelere ou não a reunião.
 Apesar de não ser o usual, em alguns
clubes existe o hábito do Protocolo

finalizar seus trabalhos. Normalmente
ocorre em concordância com a
Presidência, para apresentação de datas
importantes, aniversários e estatísticas.
Orienta-se que se faça da seguinte forma
ao se dirigir à tribuna pela última vez: “O
Protocolo ao término de seus trabalhos,
coloca-se a disposição da Presidência”. (19)
Hino Nacional
Decreto Federal nº5.700 de 1º de Setembro de 1971, que
dispõe sobre os símbolos nacionais.

 Poderá ser tocado ao início de reuniões de caráter especial.

 Se tocado, será executado somente a primeira parte.
 Se acompanhado de canto, obrigatoriamente deverá ser
apresentado em suas duas partes.
 Caso alguma cerimônia seja executado hino de outro país, o
do Brasil será sempre o último a ser ouvido, como deferência
para com a Nação amiga.
 Muito comum é o aplauso ao final da apresentação do Hino
Nacional, para que tal conduta seja tolerada, lembre o
Presidente de seu clube, quando da abertura da reunião de
avisar que ao final da apresentação do Hino, solicitar uma
salva de palmas à Bandeira Nacional e as demais bandeiras da
(20)
panóplia ou ao pavilhão nacional.
Bandeira Nacional
Pela Lei 5.700, temos:
Art 19. A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no
território nacional, ocupa lugar de honra, compreendido como

uma posição:
I - Central ou a mais próxima do centro e à direita deste,
quando com outras bandeiras, pavilhões ou estandartes, em
linha de mastros, panóplias, escudos ou peças semelhantes;
II - Destacada à frente de outras bandeiras, quando conduzida
em formaturas ou desfiles;
III - A direita de tribunas, púlpitos, mesas de reunião ou de
trabalho.
Parágrafo único. Considera-se direita de um dispositivo de
bandeiras a direita de uma pessoa colocada junto a ele e (21)
voltada para a rua, para a platéia ou de modo geral, para o
público que observa o dispositivo.
Formação da Panóplia

1 - Ao Centro e em destaque a Bandeira Nacional
2 - A sua direita a bandeira da ONU
3 - Estado do Distrito Anfitrião
4 - Bandeira do EUA
5 - Município
6 - Rotary
7 - Rotaract
8 - Interact
9 - Omir
10 - RDR
11 - Bandeira do Clube
12 - Casa da Amizade
(22)
13 - País
Composição da mesa
O Protocolo, quando na formação da Mesa da Presidência, deve se ater
aos seguintes princípios:

 Não haverá distinção de sexo quando na sua formação, devendo ser
única e exclusivamente analisada a importância de cada um e m sua
composição.
 Deve estar constantemente atualizado quanto as regras de
precedência diante das diversas autoridades rotaractianas e rotárias
existentes.
 Quando da formação da Mesa da Presidência, o número de lugares à
mesa deve ser sempre ímpar, a fim de que sua apresentação possa
ser feita de forma clara a todos que a vêem.
 Quando da presença de cônjuges, fica estabelecido que sua
apresentação seja feita pelo seu nome e não de seu parceiro e vice
versa.
 Mesmo em condições de parceria, o centro da mesa deve partir se
(23)
for o caso do Rotaract, ai então em seguida do parceiro
Reuniões ordinárias

1 - Presidente do Clube
2 - Convidado / Palestrante / Chairman de Rotaract/
Rotariano / Presidente de Rotary / Governador etc
3 - Secretário do Clube (obs.: o Secretário ocupará a
mesa preferencialmente em composição de 3 lugares. A
partir de uma maior formação da mesa, orientar-se que (24)
o mesmo não faça parte de sua composição)
Reuniões Distritais

1 - Representante Distrital de Rotaracts Clubs
2 - Governador / Presidente do Clube Anfitrião /
Chairman de Rotaract da Governadoria / Palestrante etc
3 - Secretário Distrital (obs.: o Secretário ocupará a mesa
preferencialmente em composição de 3 lugares. A partir
de uma maior formação da mesa, orientar-se que o (25)
mesmo não faça parte de sua composição)
Reuniões com a Omir

1 - Representante Distrital do Distrito Anfitrião
2 - Presidente da OMIR Brasil
3 - Secretário(a) Multidistrital da OMIR Brasil (obs.: o
Secretário ocupará a mesa preferencialmente em
composição de 3 lugares. A partir de uma maior
formação da mesa, orientar-se que o mesmo não faça (26)
parte de sua composição.)
Recomendações
 Antes da apresentação, certifique-se da pronúncia
correta dos componentes da Mesa da Presidência e

dos convidados e visitantes que serão apresentados;
 Inicia-se sempre a apresentação da Mesa da
Presidência pelo nº1 (Presidente do Clube, RDR,
Presidente da Omir ou Presidente de Evento),
apresentando a seguir os componentes dos lugares
pares e em seguida os dos lugares ímpares;
 Primeiramente, ao anunciar os componentes da
mesa, cite o nome, o clube a que pertence (se
membro da família rotária) e finalize com o cargo (27)
que ocupa;
Recomendações
 Após a apresentação do Orador, solicite sempre do
plenário uma salva de palmas;

 Quando de um evento maior, faça antecipadamente
uma lista de pessoas (com nome e cargo) que
provavelmente comparecerão a reunião;
 Caso haja a previsão de presença de autoridades que
não façam parte da composição da mesa, é de bom
tom, deixar lugares reservados, tais como cadeiras,
filas ou mesas.
(28)
Recomendações
 Não confie na memória, aponte tudo que for
necessário para a correta apresentação;

 Combinar previamente com o Orador e o Presidente
o tempo de explanação e a forma de avisá-lo caso seja
necessário;
 Nunca esquecer de detalhes básicos ao Orador, tais
como: Som, Material de Apoio, Água etc.
(29)

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