Administración de procesos

Definición
Es un enfoque disciplinado que trata de identificar y mejorar procesos para hacer que un
negocio sea más eficiente, más disciplinado, y mejor para adaptarse a condiciones
cambiantes.
Objetivo
Busca identificar, diseñar, ejecutar, documentar, monitorear, controlar y medir los
procesos de negocios que una organización implementa.
Metodología para su desarrollo y aplicación
Existen diferentes metodologías empleadas por distintos autores e instituciones

Metodología Pasos a seguir Aplicación de la

metodología
Rummler & Brache 1. Identificar un asunto Esta metodología se puede
crítico del negocio aplicar en casos de diseño
2. Seleccionar los de procesos, en rediseños
procesos críticos de procesos, en búsqueda
3. Seleccionar un líder de mejoras y en la
y los miembros de organización de procesos
un equipo para fraccionados
perfeccionar el
proceso
4. Entrenar al equipo
5. Desarrollar mapas
de lo que “es”
6. Encontrar los
factores faltantes y
redundantes
7. Analizar los factores
faltantes y
redundantes
8. Desarrollar un mapa
de lo que se debe
hacer
9. Establecer medidas
10. Recomendar
cambios
11. Implementar
cambios
VLALOG GROUP 1. Caso para por
COMMUNICATIONS acción Esta metodología es más
2. Confeccionar mapa aplicada en las situaciones
del proceso actual de re-diseño de procesos,
3. Determinar buscando como objetivo la
amenazas y mejora de los mismos
oportunidades
relacionadas con el
 proceso
4. Realizar mejoras
5. Determinar las
implicaciones de la
mejora para el
negocio
6. Confeccionar mapa
del proceso
mejorado
7. Evaluar beneficios y
costo de las
mejoras
recomendadas
8. Determinar las
barreras y
facilitadores
9. Plan de
implementación
Galloway, Diane 1. Seleccionar equipo Esta metodología ofrece
de trabajo mejores resultados en las
2. Selección de un situaciones de rediseño de
proceso procesos, aunque se puede
3. Definir el proceso emplear en el diseño con
4. Confeccionar algunas acotaciones
diagrama del importantes
proceso principal
5. Elaborar esquema
de las rutas
alternativas
6. Representar en un
diagrama los puntos
de inspección
7. Utilizar el esquema
para la mejora de
procesos

ISO 9000: 2000 1. Identificar los Esta metodología se puede

procesos aplicar en todos los casos
necesarios para el de diseño y rediseño de
sistema de gestión procesos y como base la
de la calidad y su mejora continua.
aplicación a través
de la organización
2. Determinar la
secuencia e
interacción de estos
procesos
3. Determinar los
criterios y métodos
necesarios para
asegurarse de que
 tanto la operación
como el control de
estos procesos
sean eficaces
4. Asegurarse de la
disponibilidad de
recursos e
información
necesarios para
apoyar la revisión y
el seguimiento de
estos procesos
5. Realizar el
seguimiento, la
medición y el
análisis de estos
procesos
6. Implementar las
acciones necesarias
para alcanzar los
resultados
planificados y la
mejora continua de
estos procesos
Ventajas de este conocimiento

 Considera fundamental el monitoreo del proceso para estar midiendo su

performance y detectar posibles falencias.
 Determina si el proceso genera los resultados esperados en función de los
objetivos del negocio.
 Impulsa el entendimiento y modelado de todos los procesos por medio de la
documentación.
 Automatización de los procesos. Esto es algo que toda empresa quiere lograr par
a mejorar sus operaciones, reducir costos y aumentar las ganancias.
Tipos de problemas que permite identificar y resolver dentro de la empresa
1. Algo fundamental puede ser que la mayoría de las empresas no llevan un informe
detallado de todas las actividades que realizan, por tanto esto puede traer una cola
de problemas, los cuales con la administración de procesos es fácil identificarlos y
resolverlos.
2. Falta de desarrollo competente por parte de la persona que está a cargo de la
administración, con la implementación de la administración de procesos se puede
identificar que la persona que está a cargo no hace su trabajo de la manera
correcta y se tomarían las medidas respectivas.
3. Problemas en la optimización de los gastos, muchas empresas buscan reducir
gastos ya que con esto aumentan las ganancias; la administración de procesos
permitiría identificar que recursos son malgastados o que no son necesarios.
4. Por ejemplo personal que no esté bien capacitado sobre el proceso para elaborar
algún producto, si el empleado llega a obviar un paso del proceso, el resultado del
 producto sería diferente a los demás, esto podría llevar a la empresa a una
pérdida. Con la administración de procesos esto se atendería a tiempo puesto que
revisa que se hayan cumplido con los pasos antes de que se llegue a su
terminación.

Relación de la administración de procesos con las etapas del proceso

administrativo
Las etapas del proceso administrativo son:
1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Control
La administración de procesos y las etapas del proceso administrativo van de la mano,
puesto que las etapas del proceso administrativo es un flujo continuo e interrelacionado
que utiliza la organización para definir lo que se hará, diseñar su infraestructura, ver hacia
donde se dirigen y se toman las decisiones y por último controlar el progreso de las
acciones. La administración de procesos buscará que se cumplan con mejor eficiencia y
eficacias cada una de estas etapas, proveer mejoras con una visión conjunta de los
procesos, las personas y la tecnología; que es clave para el éxito de cualquier empresa.
BPM es una disciplina integradora que engloba técnicas y disciplinas de gestión, que
abarca las capas de negocio y tecnología y que comprende como un todo integrado la
gestión a través de los procesos
Como ayuda este conocimiento en la aplicación y ejecución de una auditoria
administrativa
El conocimiento de los procesos internos de una empresa y su correspondiente
administración están relacionados con una rama muy específica de la Auditoria
Administrativa, la cual es la Auditoria de Gestión. Definamos un poco este concepto para
encontrar la relación entre el conocimiento y la auditoria. Gestión es un proceso mediante
el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su empleo eficaz y eficiente en el
cumplimiento de sus objetivos. Se busca fundamentalmente la supervivencia y el
crecimiento de la entidad, se desarrolla dentro del marco que está determinado por los
objetivos y políticas establecidas por un plan estratégico e involucra todos los niveles de
responsabilidad de la entidad.
Conociendo esto podemos aseverar que la ayuda que un conocimiento profundo de
administración de procesos proporciona a la Auditoria de Gestión se resume en los
siguientes aspectos:
a. Constatación del logro de los objetivos institucionales
b. Verificación del cumplimiento de la normatividad tanto general como específica y
de procedimientos establecidos.
c. Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos, entendido como
rendimiento efectivo, o sea operación al costo mínimo posible sin desperdicio
 innecesario; así como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en
relación a los recursos utilizados.
d. Medición del grado de confiabilidad, calidad y credibilidad de la información
financiera y operativa.
e. Atención a la existencia de procedimientos ineficaces o más costosos; duplicación
de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la
productividad con mayor tecnificación; exceso de personal con relación al trabajo a
efectuar; deficiencias importantes, en especial que ocasionen desperdicio de
recursos o perjuicios económicos.

Como se utiliza el tipo de conocimiento investigado en una empresa

La utilización de la administración de procesos en una empresa está ligada a diferentes
áreas funcionales de la misma y su utilización la podemos reconocer si nos hacemos
preguntas sencillas:
a. Planeación estratégica
¿El plan estratégico ha identificado los procesos clave que la organización debe
realizar perfectamente bien para atraer y retener clientes y ser competitiva?
¿El plan estratégico ha definido una estrategia para mejorar cada proceso clave?
b. Enfoque en el cliente y el mercado
¿La organización realiza revisiones constantes para determinar si el cliente y la
información proveniente del mercado indican la necesidad de cambiar un proceso
clave?
c. Medición, análisis administración del conocimiento

¿La organización recopila, analiza, propaga y usa información relacionada con sus
procesos clave?

¿Existe un sistema de comunicación que enlace a todos los miembros de la

organización con los clientes?

d. Enfoque en los recursos humanos

¿Las políticas hacia los empleados y los sistemas de recompensas apoyan las
actividades de mejora relacionadas con los procesos clave?
¿Existe un proceso de recompensas y reconocimientos que apoye las
necesidades de los empleados y al mismo tiempo contribuya al éxito de la
organización?

e. Liderazgo

¿Los líderes de la organización están convirtiendo las políticas en acciones en

relación con los procesos de negocios claves?

¿Los directivos se enfocan en procesos más que actividades?

 f. Resultados de negocios
¿La capacidad de la organización para administrar procesos de negocios clave se
traduce en mejoras en su desempeño financiero?
¿Los resultados de los negocios, combinados con información del cliente, se utiliza
para realizar cambios en los proceso organizacionales?
¿La información proveniente del cliente y el mercado se integra con la información
de los resultados de negocios para hacer cambios en los procesos clave?

Una vez que conocemos las áreas críticas a auditar nos centramos en el denominado
ENFOQUE DE PROCESOS. Si ya conocemos que un proceso puede definirse como el
conjunto de actividades o etapas sucesivas encaminadas a la consecución de un objetivo,
entonces debemos realizar lo siguiente:
a. Definición del objetivo del proceso.
b. Definición de las actividades o etapas que componen el proceso.
c. Definición de las responsabilidades y recursos necesarios para las c/u de las
etapas del proceso.
d. Definición de verificaciones y toma de datos a realizar para el posterior análisis de
indiciadores de desempeño del proceso
La implementación de estos pasos nos llevara a la consecución de los siguientes
beneficios:
a. Reducción de costes y tiempos de los procesos mediante el uso eficaz de los
recursos.
b. Obtención de resultados mejorados, coherentes y predecibles.
c. Priorización y centralización de las oportunidades de mejora.
d. Modelo de un sistema de gestión de la calidad basado en procesos (tomado de la
Norma ISO 9000:2000)

Referencias bibliográficas
https://www.ibm.com/developerworks/ssa/local/websphere/introduccion-bpm/
http://www.ilustrados.com/tema/13437/Metodologias-Enfoques-para-Gestion-
Procesos.html
http://www.epicor.com/lac/solutions/bpm.aspx