Probabilidad

CATEGORIA DESCRIPCION POSIBILIDAD FRECUENCIA

Se espera que ocurra en
Muy Alta la mayoria de la
circunstancias Posiblemente ocurra Mas de 12
todas las veces veces al año
Puede problamente
Alta ocurrir en la mayoria de
las circunstancias Ocurra la mayoria de Mas de 12
las veces veces al año
Es posible que ocurra
Moderada algunas veces
Alguna posibilidad de Mas de 12
que el evento ocurra veces al año
Podria ocurrir algunas
veces Insignificante
Baja probabilidad de que Mas de 12
el evento ocurra veces al año
Puede ocurrir
solamente en
circunstancias
Muy Baja excepcionales Puede ocurrir en
circunstancias Mas de 12
excepcionales veces al año
 MATRIZ DE RIESGO EN EL AREA DE COMPRAS

No RIESGO INHERENTE PROBABILIDAD IMPACTO

Tomar decisiones de compra Abastecimiento con productos

Politicas de Compra basadas en emociones y beneficios innecesarios, con precios poco
1
Inadecuadas individuales o propios del jefe de competivos puede llegar afectar en un
compras. 70% de ventas por sede

El proveedor puede equivocarse, o

presentar fraude al despachar la
Conflictos con los
Alteracion de las cantidades mercancia, y /o al recibir la
2 proveedores,responsabilidad de
solicitadas mercancia el personal de la
costos adicionales
compañía puede dar un dato ireal
de la mercancia defectuosa.

En el area de inventario no se Posibilidad que por una omisión o uso

Desactualización de los
realiza un seguimiento de control de indevido de la información del area se
3 inventarios que se encuentran
la mercancia que se encuentra lesione los intereses de la empresa
en stock
disponible. por la perdida de la venta .

El personal encargado de la Se presenta un retraso en el ingreso

Inadecuado control u remisión de la mercancia no realiza de la informacion de la mercancia
4 organización de la una buena recepción de los recibida al sistema por lo cual se deja
documentación del area documentos que se reciben con la de ofrecer mercancia con la que se
mercancia por lo cual se extravia. cuenta por falta de este proceso.

Cuando el proveedor presenta retraso con la productividad de cada

5 Retrasos de despachos
retrasos con la mercancia solicitada sede
 El producto comprado no En el momento de la entrega del
cumple con las producto se encuentran diferencias Retraso en la realizacion de las
6
especificaciones o calidad con relacion a lo descrito en la actividades programadas
solicitada orden de compra o contrato

Perdida, daño o hurto de Perdida por desastres naturales o

7 Perdida financiera
bienes robo de los bienes.

Se refiere a solicitudes de
Solicitudes programadas de Que no se atiendan las solicitudes de
8 mercancia que deben ser atendidas
manera improvisada apoyo en el tiempo requerido
en periodos menores a un día.

Genera conciencia con cada uno de con las respectivos alineamientos se

Alineamiento de compras y en
los proveedores para contribuir evita caer en el mismo error el cual
9 la gestion con el respecto al
positivamente con el medio nos ayuda a disminuir gastos a parte
medio ambiente
ambiente de ayudar con el medio ambiente

Los limitados recursos sumado a un Se presentan algunas barreras y

desconocimiento generalizado de
Sostenibilidad en la gestión de
10 los criterios de sostenibilidad en
compras
comprasy una oferta insuficiente de
bienes y servicios sustentables
oportunidades para la implementación
de compras responsables en la
adquisición del servicio de operador
logístico.
P
R Muy Alta
O
B Alta
A
B Media
I
L Baja
I
D Muy Baja
A
D Inferior

NIVEL DE IMPACTO
 FOR-SGC-011
N EL AREA DE COMPRAS
Version 01

EVALUACION DE EVALUACION
PERDIDAS ECONOMICAS PONDERACION
PROBABILIDAD DE IMPACTO

Superiores a $3.360.000.000 4 4 4

Superiores a $3.840.000.000 5 5 5

Superiores a $400.000.000 1 3 2

Superiores a $1.200.000.000 3 3 3

Superiores a $1.200.000.000 3 3 3
Superiores a $400.000.000 1 3 2

Superiores a $3.360.000.000 3 5 4

Superiores a $400.000.000 1 3 2

Superiores a $400.000.000 1 3 2

Superiores a $400.000.000 1 3 2
 2

1
7
5
4

Menor Moderada Mayor Superior

NIVEL DE IMPACTO
 CUESTIONARIO DE DIAGNOSTICO DE CONTROL INTERNO

1. Politicas de Compra Inadecuadas

No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA
1 ¿Presenta una estandarización de proveedores ?
2 ¿Maneja garantias sobre su portafolio? x
3 ¿Cuenta con politicas de discrecion y preferencia? x
4 ¿La política de la calidad es coherente con la
realidad de la organización?
5 ¿Has recibido propuestas de proveedores capaces de atender todo tipo de
mercancia?
2. Alteracion de las cantidades solicitadas
No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA

1 ¿Se realiza la respectiva etiquetación con la información solicitada a las cajas

que se encuentran en el embalaje? x
2 ¿Se utiliza un pallet para la organización de la mercancia? x
3 ¿Se presenta algun tipo de manipulacion por un ente externo en la mercancia?
x
¿Los pedidos de compra contienen información sobre todos los requisitos
4 deseados?
5 ¿Se cumple con el paso a paso definido para los requisitos de compra?
3. Desactualización de los inventarios que se encuentran en stock
No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA
¿Al personal se le realiza la respectiva retroalimentacion de los errores que se
1 presentan semanalmente con el ingreso de la mercancia?
¿A la recepcion de la mercancia se realiza la validacion adecuada para su
2 respectivo ingreso ?
¿ Se realizan inventarios citiclos con el fin de verificar que el stock cuente con la
3 mercancia necesaria ?

4 ¿ La mercancia se encuentra organizada según su respectiva referencia?

x
¿Se lleva algun reporte sistematizado sobre las averias que se presentan en la
5 mercancia ?
4.Inadecuado control u organización de la documentación del area
No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA
1 ¿ El personal encargado lleva un control de la documentacion recibida ?
2 ¿ Se solicta la documetacion adecuada para la recepcion de la mercancia?
3 ¿ Se lleva un archivo adeacuado de la informacion relevante por cada
proveedor? x
4 ¿ Se valida de manera adecuada que la factura que se vaya a recibir haga
referencia a una solicitud de compra realizada? x
 CUESTIONARIO DE DIAGNOSTICO DE CONTROL INTERNO

5 ¿ Se presenta algun tipo de control a la documentacion para el ingreso de la

informacion al sistema ?
5. Retrasos de despachos
No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA

1 ¿El proveedor cuenta con plazos cortos para la entrega de la mercancia en caso
de emergencia?
2 ¿La empresa Cuenta con flota de transporte propio? x
3 ¿Cuáles son los horarios para realizar despacho de mercancia en horario
adicional? x
4 ¿Cuenta con planes de contigencia en caso de retreso de la mercancia?
5 ¿Cuenta con planta de produccion en la misma ciudad que esta ubicada
nuestro centro de logistica? x
6. El producto comprado no cumple con las especificaciones o calidad solicitada
No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA
1 ¿La mercancia es pasada por un sistema de control de calidad? x
2 ¿Con que soluciones cuenta la empresa para mejorar el producto que no
cumple con los requisitos de calidad? x
3 ¿Se cuenta con formatos para evaluar el paso a paso de la mercacia ? x
4 ¿Esta certificado por la norma de produccion ISO 9001:2015? x
5
¿Cuenta con departamento de inspeccion de procedimiento de fabricacion? x

7. Perdida, daño o hurto de mercancia

No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA
1 ¿La mercancia cuenta con un seguro contra todo riesgo?
2 ¿La mercancia cuenta con un sistema de inventario? X
3 ¿Cómo se dan cuenta en que momento se presenta hurto o perdida dela
mercancia ? X
4 ¿Cuál es el respectivo procedimiento en caso de daño de la mercancia? X
5 ¿Siempre se fijan en cuanto afecta financieramente una perdida, daño o hurto
de la mercancia?
8. Solicitudes programadas de manera improvisada
No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA

1 ¿Se reciben todas las solicitudes de mercancia sean de manera improvisada? X

2 ¿ Siempre se atienden todas las solicitudes de mercancia?

3 ¿ Se consigue atender las solicitudes en periodos de menos de un día? X
 CUESTIONARIO DE DIAGNOSTICO DE CONTROL INTERNO

4 ¿ Todas las solicitudes se programan de manera improvisada? X

¿ Se categorizan las solicitudes de mercancia acorde a la importancia y tiempo
5 X
requerido ?
9. Alineamiento de compras y en la gestion con el respecto al medio ambiente
No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA

1 ¿Se cuenta con las respectivas fichas tecnicas de la mercancia comercializada?

x
2 ¿La compañía contribuye con la proteccion del medio ambiente? x
3 ¿El area de compras tiene en cuenta todos los alineamientos establecidos ?
x
¿Se realizan estudios que nos ayuden a evitarpracticas de gestion no aptas para
4 la compañía ?

5 ¿La empresa utiliza tecnicas de Responsabilidad Social Empresarial (RSE)?

x
10.Sostenibilidad en la gestión de compras
No DE PREGUNTA DE CONTROL SI
PREGUNTA
¿La compañía cuenta con una herramienta que promueva la enseñanza de la
1 sostenibilidad en la gestion de compras ? x
2 ¿Dispone de una guía de compras sostenibles? x
3 ¿La empresa realiza actualizacion del sistema de sostenibilidad de compras?

4 ¿Se presenta una gestión de compras eficientes y sostenibles? x

5 ¿Esta certificado por la nueva norma de compras sostenibles ISO 20400?
x

Empresa : Ceramigres
Jefe encargado: Clara Luz Aldana

Empleado : Maria Fernanda Burbano B _____________________________________

Auxiliar del area de compras Firma
 FOR-SGC-011
INTERNO
Version 01

NO N/A OBSERVACION

x
as
NO N/A OBSERVACION

x
x
tran en stock
NO N/A OBSERVACION

x
ación del area
NO N/A OBSERVACION

X
X
 FOR-SGC-011
INTERNO
Version 01

NO N/A OBSERVACION

s o calidad solicitada
NO N/A OBSERVACION

NO N/A OBSERVACION

visada
NO N/A OBSERVACION

X
 FOR-SGC-011
INTERNO
Version 01

o al medio ambiente
NO N/A OBSERVACION

as
NO N/A OBSERVACION