MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 1

DIAGNOSTICAR EL NIVEL DE PREPARACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN PARA

LA IMPLEMENTACIÓN DE LA METODOLOGÍA DE GESTIÓN DEL TALENTO
HUMANO POR COMPETENCIAS.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2

ELABORAR EL MANUAL DE FUNCIONES

APRENDICES
JOSÉ DAVID CERMEÑO HOYOS
DANIELA FERNANDA CHAUTA VIVAS
CARMEN ADRIANA GARCIA MENDOZA

INSTRUCTORA
ÁNGELA PAOLA AMAYA MORENO

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
METODOLOGÍA GESTIÓN DE TALENTO HUMANO POR COMPETENCIAS
FICHA (1881722)

BOGOTÁ D.C
2019
MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 2

MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS DISTRIBUIDORA LAP S.A.S

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION ........................................................................................................... 3
JUSTIFICACION ............................................................................................................ 6
POLITICAS Y NORMAS ................................................................................................ 7
DEFINICION DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE CARGOS .... 8
MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS ................................ 9
BENEFICIOS DEL PROCESO DE MANUAL DE FUNCIONES ............................... 18
PARTICIPANTES ........................................................................................................ 19
PERIODICIDAD ........................................................................................................... 19
PROCESO A DESARROLLAR EL MANUAL ............................................................ 20
INSTRUMENTOS DE MEDICION ............................................................................... 20
INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL .......................................... 21
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INTRODUCCION

En la actualidad las organizaciones buscan ser más competitivas, por lo cual

se hace necesario y fundamental contar con todos aquellos recursos que las
conduzcan a este objetivo; es un deber de la alta dirección planificar y
visionar el curso de la organización hacia esas metas, desarrollar e
implementar internamente a través de las distintas áreas los insumos
necesarios para que todos los colaboradores de la organización realicen sus
funciones, procesos y procedimientos correspondientes de forma efectiva

Teniendo en cuenta los resultados obtenidos del diagnóstico organizacional

aplicado a la Distribuidora Luis Alberto Preciado LAP S.A.S, mediante la
Metodología Gestión de Talento Humano por Competencias MGTHPC, en el
que se determinó que es necesario replantear ciertos procesos y crear otros
más para devolver a la organización al camino del éxito que venía
recorriendo desde su creación, surge la necesidad de crear un manual de
funciones como un documento escrito que concentre en forma ordenada y
sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas,
sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se
deben realizar individual y colectivamente en una empresa, en todas sus
áreas, secciones, departamentos y servicios.
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PLATAFORMA ESTRATEGICA

Misión
Somos una compañía líder en la comercialización de productos de consumo
masivo, con altos estándares de calidad; lo que logramos a través de una
cadena privada de distribución, orientada a satisfacer las necesidades y
deseos de la comunidad de tenderos, ofreciendo un excelente servicio y
precios competitivos. Contamos con un equipo humano comprometido y
capacitado. En concordancia actuamos en procura del bienestar para
nuestros empleados, nuestros proveedores y la comunidad en general,
logrando una adecuada rentabilidad.
Nos distinguimos por ser una empresa socialmente responsable, asumiendo
para ello buenas prácticas para el cuidado del medio ambiente y el entorno
que nos rodea.

Visión
Ser una compañía líder en el sector, con altos niveles de competitividad,
eficacia y eficiencia en la distribución de productos de Consumo Masivo,
garantizando a nuestros clientes altos estándares de calidad, oportunidad y
satisfacción tanto en sus necesidades como en sus expectativas.

Valores corporativos
Estos seis valores esenciales rigen la forma en que nos comportamos y
ofrecemos servicios a nuestros clientes:
- Nos importan: la salud y seguridad de nuestros empleados, de todas
las personas que trabajan bajo nuestra responsabilidad, así como de
aquellas que se benefician con nuestros productos y servicios.
- Nos importan: nuestros empleados, su crecimiento personal, su
desarrollo profesional y su bienestar general.
- Nos importan: las comunidades en las que vivimos y trabajamos, por
ello adoptamos conductas que cuidan del medio ambiente lo que hace
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que sea un negocio con un desarrollo sostenible comprometidos con

nuestra responsabilidad como ciudadanos del mundo.
- Nos importa: la calidad de nuestros productos y servicios.
- Nos rige: la transparencia en el desarrollo de nuestras relaciones
interpersonales tanto a nivel externo como interno con todos los
grupos de interés.

Organigrama
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JUSTIFICACION
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POLITICAS Y NORMAS
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DEFINICION DE MANUAL DE FUNCIONES Y DESCRIPCIONES DE

CARGOS

Manual de funciones. Es un instrumento o herramienta de trabajo que

contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en
sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los
respectivos procedimientos, sistemas, normas y que resumen el
establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las rutinas o
labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales, ni en la
autonomía propia e independencia mental o profesional de cada uno de los
trabajadores u operarios de una empresa ya que estos podrán tomar las
decisiones más acertadas apoyados por las directrices de los superiores, y
estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones que cada uno
de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes de
labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los
cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores
realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas
soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados
permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado
desarrollo y calidad de la gestión. (SANCHEZ, s.f.)

Manual específico de funciones y de competencias laborales: es un

instrumento de administración de personal a través del cual se establecen las
funciones y las competencias laborales de los empleos que conforman la
planta de personal de una entidad y los requerimientos exigidos para el
desempeño de los mismos. Se constituye en el soporte técnico que justifica y
da sentido a la existencia de los cargos en una entidad u organismo.
(DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA, 2015)

Descripción de cargos. Es un proceso que consiste en determinar mediante

un riguroso estudio los elementos o características inherentes a cada puesto.
(Harper y Lynch , 1992)
MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 9

MANUAL DE PERFILES DE CARGOS POR COMPETENCIAS

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

DENOMINACIÓN Director Comercial

TIPO DE PROCESO Estratégico

DEPENDENCIA Área Comercial

CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente General

II. PROPOSITO PRINCIPAL

Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar el área comercial de la empresa,

diseñando estrategias que permitan una mayor captación de clientes y
posicionamiento en los mercados, liderando la implementación de las
actividades de marketing, publicidad y políticas de venta de los productos.

III. FUNCIONES CLAVES

Planear, organizar, dirigir, controlar y coordinar las estrategias de ventas,
utilizando los indicadores financieros para realizar los respectivos seguimientos al
porcentaje de ventas y costos de producción.

Implementar la comercialización de los productos de acuerdo con las políticas

institucionales y normatividad vigente.

Elaborar el Plan Operativo Anual del área comercial, teniendo en cuenta las metas
organizacionales y proyecciones estimadas de ingresos por ventas.

Formular proyectos de innovación sobre la organización, desarrollo administrativo

y modernización que aumenten la captación de nuevos clientes y fidelización de
los mismos.

Gestionar la cartera y recaudo de cuentas por cobrar de clientes, al igual que velar
por el estado al día del pago de las obligaciones contraídas por el ejercicio
comercial de la organización.

Formular y realizar seguimiento a las campañas de publicidad de la empresa para

la promoción de los productos.

Presentar y responder con periodicidad a todos los informes de ejecución, de

resultados y requerimientos que solicite la Gerencia General, la alta dirección,
junta directiva y los diferentes entes de control.
MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 10

Ejercer supervisión directa sobre el Jefe de Distribución y los Coordinadores del

área, y de forma general sobre los Asesores comerciales y Auxiliares de
transporte.

Programar en conjunto con la Gerente de Talento Humano los planes de

capacitación para los colaboradores de su área y verificar el cumplimiento de
metas por parte de estos, para el pago de incentivos y bonificaciones.
Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el
nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

Preparar con visión el plan estratégico de mercadeo y su presupuesto.
Establecer metas y objetivos para el área de ventas.
Realizar procesos de innovación de buenas prácticas empresariales en todos los
aspectos relacionados con los procesos a su cargo.
Gestionar por el buen desempeño de sus colaboradores.
Generar alto grado de motivación, sentido de pertenencia y empoderamiento en
todo el personal de la empresa.

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Administración y Gerencia.
Comunicación y medios de comunicación.
Economía y contabilidad.
Idioma extranjero.
Mercadotecnia y ventas.
Servicio al cliente.

VI. REQUISITOS
ACADEMICOS: Título profesional en Administración de Empresas,
Administración Comercial, Administración de Finanzas y Mercadeo, Economía,
Contaduría del NBC de economía, administración, contaduría y afines
Título de Postgrado en alguna de las siguientes áreas: Gerencia de Mercadeo,
Gerencia Comercial y Mercadeo y otras relacionadas con la misión del cargo.

DE DESEMPEÑO: Dos (2) años de experiencia profesional relacionada con las

funciones del cargo.

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA

ESTE CARGO
MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 11

Aprendizaje continuo.
Orientación a resultados.
Compromiso con la organización.
Trabajo en equipo.
Adaptación al cambio.
Visión estratégica.
Liderazgo efectivo.
Planeación.
Gestión del desarrollo de las personas.
Pensamiento crítico.
Resolución de conflictos.

CIUDAD Bogotá D.C

FECHA DE Junio 21 de 2019.

APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

José Cermeño, Daniela Carolina Prieto Santiago Preciado

Chauta, Carmen García. González

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

DENOMINACIÓN

TIPO DE PROCESO

DEPENDENCIA

CARGO DEL JEFE INMEDIATO

II. PROPOSITO PRINCIPAL

III. FUNCIONES CLAVES

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 12

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

VI. REQUISITOS

ACADEMICOS:
DE DESEMPEÑO:

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

CARGO

CIUDAD

FECHA DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

DENOMINACIÓN

TIPO DE PROCESO

DEPENDENCIA

CARGO DEL JEFE INMEDIATO

II. PROPOSITO PRINCIPAL

MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 13

III. FUNCIONES CLAVES

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

VI. REQUISITOS

ACADEMICOS:
DE DESEMPEÑO:

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

CARGO

CIUDAD

FECHA DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

DENOMINACIÓN

TIPO DE PROCESO

DEPENDENCIA

CARGO DEL JEFE INMEDIATO

MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 14

II. PROPOSITO PRINCIPAL

III. FUNCIONES CLAVES

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

VI. REQUISITOS

ACADEMICOS:
DE DESEMPEÑO:

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

CARGO

CIUDAD

FECHA DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

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DENOMINACIÓN

TIPO DE PROCESO

DEPENDENCIA

CARGO DEL JEFE INMEDIATO

II. PROPOSITO PRINCIPAL

III. FUNCIONES CLAVES

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

VI. REQUISITOS

ACADEMICOS:
DE DESEMPEÑO:

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

CARGO

CIUDAD

FECHA DE APROBACIÓN
MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 16

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

DENOMINACIÓN

TIPO DE PROCESO

DEPENDENCIA

CARGO DEL JEFE INMEDIATO

II. PROPOSITO PRINCIPAL

III. FUNCIONES CLAVES

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

VI. REQUISITOS

ACADEMICOS:
DE DESEMPEÑO:

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

CARGO
MANUAL DE FUNCIONES DISTRIBUIDORA LAP 17

CIUDAD

FECHA DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

DENOMINACIÓN

TIPO DE PROCESO

DEPENDENCIA

CARGO DEL JEFE INMEDIATO

II. PROPOSITO PRINCIPAL

III. FUNCIONES CLAVES

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES

V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES

VI. REQUISITOS
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ACADEMICOS:
DE DESEMPEÑO:

VII. COMPETENCIAS ORGANIZACIONALES REQUERIDAS PARA ESTE

CARGO

CIUDAD

FECHA DE APROBACIÓN

ELABORÓ REVISÓ APROBÓ

BENEFICIOS DEL PROCESO DE MANUAL DE FUNCIONES

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PARTICIPANTES

PERIODICIDAD

Los manuales de funciones son un compilatorio que describe la organización

mencionando cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad
y responsabilidades del área correspondiente, estos documentan los conocimientos,
experiencia y tecnología del área, para hacer frente a sus retos y funciones, con el
propósito de que los colaboradores cumplan adecuadamente con su misión dentro
de la organización.

Para la Distribuidora Luis Alberto Preciado LAP S.A.S su manual de funciones es

uno de los medios mediante los cuales la empresa se organiza para cumplir con su
objetivo, por lo que en términos de vigencia y periodicidad este será sometido a
actualizaciones cada vez que la distribuidora implemente cambios en su estructura o
en las funciones que desarrolla. En caso de que no procedan restructuraciones, se
recomienda someter a revisión este documento cada bienio, la cual se debe hacer
con la participación de personal interno (colaboradores) y externo, que sean
competentes, idóneos y conocedores sobre las condiciones de operación de la
distribuidora, de los lineamientos normativos que regulan su funcionamiento e
integración, así como de sus necesidades y sus oportunidades de desarrollo.
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PROCESO A DESARROLLAR EL MANUAL

INSTRUMENTOS DE MEDICION
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INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA. (2015). Obtenido de

https://www.funcionpublica.gov.co/eva/gestornormativo/norma.php?i=65288

SANCHEZ, G. G. (s.f.). https://gilbertogonzalezsanchez.files.wordpress.com. Obtenido de

https://gilbertogonzalezsanchez.files.wordpress.com/2012/10/trabajo-3-definicic3b3n-del-
manual-funciones.pdf