SAP - Autorizantes Centro de Educación

SAP
AUTORIZANTES

Versión: 1.0 Autor: Proyecto SAP

Revisor diagramación: Unidad Apoyo de
Diseño y Gestión Documental
Fecha revisión: 14/12/2018
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ÍNDICE
INGRESO A PUESTO DE TRABAJO (WORKPLACE) .......................................................................................................... 4

LIBERACIÓN DE SOLICITUD DE PEDIDO ........................................................................................................................ 7

LIBERACIÓN DE PEDIDO ............................................................................................................................................... 8

DELEGACIÓN DE USUARIOS ........................................................................................................................................12

1. DELEGACIÓN ESTÁNDAR DE SAP ........................................................................................................................... 12

2. DELEGACIÓN NO ESTÁNDAR ................................................................................................................................... 16

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Ingreso a Puesto de trabajo (Workplace)

Las autorizaciones de los distintos documentos de compras en SAP se gestionan a
través de la herramienta workflow.

En el caso de las solicitudes de pedido el workflow es automático en función del monto

estimado, la clase de documento seleccionada y la unidad solicitante.

En las peticiones de ofertas y pedidos la estrategia de liberación debe ser seleccionada

por quien confecciona el documento e iniciar el workflow manualmente (utilizando el
Estado que corresponda).

Los autorizantes, ordenadores, Contadores delegados del TCR e integrantes de

comisiones asesoras de adjudicaciones reciben una comunicación en SAP (workflow) y
vía correo electrónico cuando se requiera su aval a un documento de compras.

Para ejecutar dicho workflow cada usuario debe ingresar a su Puesto de trabajo. Para
ello hay dos formas:

1) Oficina  Puesto de trabajo con doble clic.

2) Haciendo clic en el ícono de SAP Business Workplace .

SAP Business Workplace

Entonces se despliega el siguiente menú:

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Si presiona la flecha a la izquierda de la bandeja “Entrada” y luego en la de “Workflow”

y se despliega lo siguiente:

Aquí puede ver sus workflow agrupados por tareas, contenidos, clases de contenido o
criterios de clasificación. El número indica la cantidad de workflow a tratar, en este
ejemplo: 12.

Si selecciona "agrupados por tareas" se muestran los workflow pendientes en grupos

en función del tipo de tarea a realizar, por ejemplo: Liberar pedidos, Liberar
solicitudes, etc. Este listado varía en función del tipo de tareas que tenga pendiente el
usuario.

Si solo se posiciona sobre workflow a la izquierda de la pantalla verá todos los

pendientes sin clasificar:

Pendientes

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La pantalla del Puesto de trabajo también tiene un sector donde se pueden visualizar
los documentos antes de tratarlos. Para ello se hace clic en la línea del documento
debajo de Objetos y anexos y se accede a la visualización del mismo. En este caso no
se ejecuta el workflow por lo cual no cambia el status.

Si en cambio, se posiciona sobre la línea Liberar solicitud de pedido 1000000051 y da

doble clic lo lleva al documento para tratarlo por lo cual cambia el status.

El campo Status nos indica con un ícono si el documento está siendo tratado:

 "Listo" cuando está pendiente de ser tratado.

 "En tratamiento", cuando se ingresa al documento pero luego se sale sin

autorizar. Si, por ejemplo, se tomó el documento por error se devuelve al status
listo con el botón "Apartar" .

 "Aceptado" cuando se presiona el botón Aceptar pero no se ha tratado

el documento aún.

También se puede trasmitir un workflow mediante el siguiente botón:

Por ejemplo si un usuario tiene delegadas las tareas de un ordenador pero no tiene
dicho rol, no podría ordenar compras. En caso de ejecutar el workflow este daría un
error, por lo cual si es necesario ordenar dichas compras, se deben trasmitir a quien
tenga el rol para ello.

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Liberación de Solicitud de Pedido

Una vez que se encuentra en el Puesto de trabajo se accede a las solicitudes de pedido
pendientes de tratar como se explicó previamente.

Se da doble clic sobre la SP que se desea liberar y esto abre automáticamente la

solicitud de pedido, donde el responsable podrá autorizar o rechazar la misma.

Autoriza

Rechaza

Si desea rechazar debe presionar . Si desea autorizar, o sea liberar, debe

presionar , en el código de liberación que le corresponda.

Finalmente se graba.

Cuando es liberada la compra por el responsable de referencia, queda pendiente de

liberar por el siguiente Responsable en el caso que corresponda.

Nota: Tener en cuenta que el autorizante final de las Solicitudes de Pedido de uso de
opción y ampliación se define de acuerdo al monto de dicha solicitud, por lo que puede
no coincidir con el autorizante de la compra original.

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Liberación de Pedido
Una vez que se encuentra en el Puesto de trabajo se accede a los pedidos pendientes
de tratar como se explicó previamente.

Se da doble clic sobre el Pedido a autorizar y si NO es ordenador aparece la

siguiente pantalla:

En esta pantalla se pueden ver los siguientes campos:

- Nro. Necesidad: es el nro. de necesidad del o de los pedidos. Un número de
necesidad puede tener más de un pedido asociado y la autorización se realizará
para todos.
- Total actual de Pedidos: es el monto total de todos los pedidos que tengan ese
número de necesidad.
- Control: muestra la fecha y en que instancia se realizó el control de disponibilidad.
- Presupuesto: indica “Sin determinar” porque en esta instancia no se está
ordenando. Es importante tener en cuenta que la verificación de disponibilidad se
realiza en dos momentos: cuando se dispara el workflow y cuando llega al
ordenador y muestra la opción más conveniente.

Se presiona el botón “Continuar con liberación” y aparece la siguiente advertencia que

indica que para rechazar debe cambiar el código que viene por defecto al código “RE”:

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Al presionar el botón “Continuar”, se despliega la siguiente pantalla:

Ejecutar

El código de liberación que aparece por defecto es el correspondiente al usuario que se

encuentra liberando. Si se desea rechazar debe modificar el código a “RE”. Finalmente
se presiona el botón “Ejecutar” y de despliega la siguiente pantalla:

Liberar / Rechazar

Dando doble clic en el número del documento pueden consultar cada uno de los
pedidos. Para liberar o rechazar se da Clic en el botón de liberar / rechazar de la
columna “Posibilidad para liberación”.

Si una compra tiene más de un pedido porque hay más de una moneda y/o más de un
proveedor, el workflow listará todos los pedidos creados y se deberán liberar o
rechazar todos juntos (no es posible liberar un pedido y rechazar otro, ya que
generaría un error en el workflow).

Luego de liberar o rechazar los pedidos, los mismos quedan marcados con un tilde
verde:

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Luego cuando llega al ordenador y ejecuta el workflow se despliega la siguiente

pantalla, donde se indica si hay o no disponibilidad. Recordar que la verificación de
disponibilidad se realiza en dos momentos: cuando se dispara el workflow y cuando
llega al ordenador. El sistema se queda con la opción más conveniente.

En caso de que haya disponibilidad, aparece únicamente el botón “Continuar con

liberación”. Se presiona dicho botón y se procede a realizar la liberación o el rechazo
como se indicó previamente.

En caso de que no haya disponibilidad aparecen dos botones: “Esperar por

presupuesto” y “Continuar liberación”:

Si presiona “Esperar por presupuesto”, el workflow queda en la bandeja del ordenador

hasta que el mismo decida continuar.

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Si presiona “Continuar con liberación”:

- en el caso de Compra Directa aparece un mensaje que indica que si continúa
estaría reiterando automáticamente el gasto y pasa a la pantalla de liberación;
- en el resto de las compras al continuar con la liberación pasa a la pantalla de
liberación directamente y no indica que se estará reiterando el gasto ya que es el
Contador Delegado el que indicará la observación por disponibilidad y luego
regresará al ordenador.

Se despliega la pantalla de liberación y se procede de la misma forma que se explicó

previamente.

Durante el proceso de liberación, los diferentes pasos se ven en el Pedido en la

pestaña “Estrategia” de la Cabecera identificados con un tilde verde.

Nota: Tener en cuenta que un ordenador puede recibir Pedidos de Uso de opción y
Ampliación de los cuales no autorizó la Solicitud de Pedido, ya que ordenó el Pedido de
la compra original. Dichas solicitudes fueron autorizadas en función de su monto por el
autorizante correspondiente.

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Delegación de usuarios
Existen 2 formas de establecer una delegación en SAP:

1. La forma estándar de SAP, que permite a los usuarios delegar sus workflow en otro
usuario, independientemente de la relación funcional entre ambos.

2. En forma excepcional, si la delegación no está creada, el ordenador tiene otra

opción desarrollada para Antel que le permite realizar delegaciones entre sus
dependientes.

1. Delegación estándar de SAP

Se ingresa al Puesto de trabajo (Workplace) y en el menú se selecciona: Opciones
Opciones workflow  Actualizar suplente:

Entonces se despliega la siguiente pantalla y marcando el usuario se da clic en “Crear

suplente”:

Crear suplente Borrar suplente

Se despliega una pantalla de búsqueda:

Se selecciona el suplente o se digita el usuario y al presionar tomar se despliega la

siguiente pantalla:
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En datos de suplencia se marcan fecha de inicio y fin de la misma y se deja en blanco

el campo Perfil.

La casilla "Suplencia activada" se marca si la suplencia ya se deja activa.

Se puede definir un suplente sin activarlo. Para ello no se marca la casilla.

Finalmente se graba:

Una vez que se crea un suplente mediante esta opción, cuando vence el plazo, la
suplencia caduca pero el registro no se borra. Es decir, que si se desea en otra
oportunidad delegar en la misma persona no es necesario darle nuevamente el alta
sino que es suficiente con modificar la fecha.

Puede existir más de un suplente:

En este caso los suplentes están desactivados, lo que se indica con un punto rojo.

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Activar suplencia
Para activar la suplencia, el titular selecciona en el Puesto de trabajo (Workplace):
Opciones  Opciones workflow  Activar/Desactivar suplente:

Aparece el listado de suplentes y marcando uno de ellos se presiona el botón activar:

Activar

Aparece el siguiente mensaje:

Otra forma es que el propio delegado asuma la suplencia desde su Puesto de trabajo
(Workplace): Opciones  Opciones workflow  Asumir suplencia:

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Se marca la casilla del titular del cual se quiere asumir la suplencia:

Al presionar continuar aparece el siguiente mensaje:

Aparece el siguiente mensaje:

Finalizar suplencia
También en este caso la finalización de la suplencia la puede hacer el titular o el
delegado:

En el primer caso ingresa a la misma pantalla de activar y desactivar y marcando el

delegado activo presiona el botón desactivar: y aparece el siguiente
mensaje:

Si el delegado es el que finaliza la delegación, se finalizan todas las suplencias que

tenga definidas. Se ingresa a Opciones  Opciones workflow  Finalizar suplencia:

En este caso no aparece ningún mensaje pero ya no ingresan nuevos workflow. Con
los que ya tiene en su bandeja puede terminar de tratarlos o retrasmitirlos al titular
para que éste los apruebe.

Es importante recordar que la delegación está referida a los workflow y no a los

permisos en el sistema o roles que tiene la persona. Es decir, si una persona tiene
determinado rol como por ejemplo ordenador y delega en otro que no es ordenador, si
bien le llegan los pedidos a ordenar no lo podrá realizar por carecer del rol para ello.

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2. Delegación no estándar
Para acceder a esta opción desde la pantalla principal de SAP se ingresa en el campo
de comandos "zantel".

Allí se selecciona: Menú SAP MM  Delegación usuarios y se da doble clic en la

transacción "Delegación de usuarios":

Se despliega la siguiente pantalla:

En el campo “Titular” debe registrar el usuario que delega y en el campo “Delegado” el

usuario al que se quiere delegar. Se completa período de inicio y finalización de dicha
delegación. El sistema trae por defecto como fechas la del día en que se realiza la
transacción.

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Finalmente presiona la casilla de verificación "Crear delegación" y al presionar ejecutar

aparece un mensaje de confirmación de que la transacción se realizó con éxito:

Si en cambio, quiere dar por finalizada una delegación, marca el indicador "Eliminar
delegación".

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“Se prohíbe la reproducción total o parcial en cualquier medio, ya sea gráfico, óptico o
digital, de este material sin el consentimiento por escrito del Centro de Educación de
Antel”

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