¿Por qué es importante el rol del profesional en información archivística?

Es cierto que el mundo cada vez se moderniza más y de esa misma forma las
empresas también tienen que crecer.
El profesional en información tiene que siempre mantenerse al tanto de la tecnología
Ej: Los nuevos servicios, nuevos estilos en la comunicación. El compromiso de esta
profesión es diagnosticar y crear dichas herramientas, estrategias para la
implementación del servicio que le van a prestar a la empresa Es necesario manejar
estas estrategias para que a la hora de servir pueden brindar el mejor servicio.

El Rol del Profesional de la Información Archivística es aquel que guarda todos los
archivos y documentos en relación con la empresa.
Estos pueden ser utilizados más adelante por la comunidad o cual quiera que lo
necesite
El manejo de la información es muy importante. Ya que esto es todo lo de la
empresa. La persona tiene que ser muy organizada y eficiente.
No importa el lugar donde esté esta profesión se puede ejercer en cual quiere parte
el mundo con un conocimiento básico de las leyes. Hoy la profesión requiere un
moderno profesional el cual gestiona la información el cual se apoya siempre en las
herramientas tecnológicas. Esto es para hacer el trabajo más eficiente y satisfacer
las personas y la comunidad

¿Cuál es el perfil profesional de la información archivística?

El perfil profesional de un profesional en información archivística debe tener una

formación integral, calificado para planear, diseñar, implantar, evaluar, administrar
y mantener redes y sistemas de información y documentación que respondan a las
necesidades y expectativas de la sociedad de la información.
Su proyección al futuro se basa en la utilización ética de la información y el
conocimiento, las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones para la
gestión de servicios archivísticos y sistemas de información documental centrados
en las necesidades de la sociedad a la cual sirven.
Por sus conocimientos, habilidades y destrezas en el campo archivístico y su
formación social, el profesional está en capacidad de liderar los procesos
relacionados con el conocimiento, la organización, la recuperación, difusión y la
preservación de la información y particularmente del patrimonio documental de la
nación.
Es un agente constructor de una nueva sociedad capaz de afrontar los problemas
propios del cambio social, de los modelos de desarrollo y la acertada proyección de
escenarios futuros en el campo de la información y la documentación.
Es un profesional con una sólida formación en el campo investigativo y
conocimientos de las tecnologías de la información a fin de que le permitan hacer
frente a las nuevas tendencias mundiales del manejo de la información y del
conocimiento registrado

¿Cuál es la función del profesional de la información archivística?

Funciones básicas de un archivista:
Recepción de documentos: Diseñar e implementar estrategias de control para el
recibimiento de la información. Por lo tanto, deberá coordinar la recepción y recibir
el material a archivar.

Rotulación y archivo de documentos: En este punto el archivista dentro de la

gestión documental, procederá a diseñar, aplicar y perfeccionar procedimientos y
metodologías para la clasificación e identificación de los documentos. Para ello debe
leer el documento recibido, identificarlo, clasificarlo, rotularlo, codificarlo,
almacenarlo y registrarlo.

Conservación de archivo: En la gestión documental es imprescindible que los

documentos cuenten con un almacenamiento idóneo para su conservación, es por
ello que el archivista deberá efectuar medidas que coadyuven a ese tipo de
procedimientos, verificando que los medios físicos y ambientales sean los
adecuados.

Vida y consulta del archivo: El manejo del archivo y la facilidad que este le da a
cada uno de los usuarios para su consulta, es uno de los deberes más importantes
que tiene el archivista, ya que debe no solo alimentar, sino que también revisar los
catálogos e inventarios, con el fin de mantener el orden de los archivos para su
consulta eficiente. De igual modo deberá llevar el control de los registros, entregas
y salidas de la información.
Como puedes darte cuenta, el archivista es el mediador entre los usuarios y su
documentación, ya que gracias a su trabajo se puede acceder a la información,
respetando su categorización y su orden. Los documentos y la información son de
gran relevancia en los procesos empresariales, por lo que también el archivista
puede brindar asesorías para que el orden y manejo establecidos sean mantenidos
a lo largo del proceso.

3.2. Evidencia de desempeño Foro temático: caso empresarial

Al Aprendiz se le solicita la argumentación como mínimo de cinco razones.
Adicionalmente, que busque y socialice el enlace de un sitio en Internet donde se
expongan las pautas para la elaboración del Programa de Gestión Documental
(PDG).

Al gerente de la empresa los Guaduales se le expuso lo siguiente sobre la

necesidad de la elaboración del Programa de Gestión Documental (PDG) de la
siguiente manera:
La producción de documentos al interior de las empresas exige en sí misma,
regulación, control y sobre todo planeación en los diferentes procesos
administrativos.
Dentro de los procesos de gestión documental se establecen los principios y
estrategias para el tratamiento adecuado de los documentos y de la información, a
fin de garantizar su acceso y conservación. Dichos pasos tienen como objetivo el
crecimiento exponencial de las empresas, así como la implementación de
compendios en pro de la economía. Es por ello que para poder llevar a cabo una
correcta gestión documental y de archivo, sigas los siguientes pasos:

Planeación:
Actividades administrativas que permiten la revisión y valoración de la información,
teniendo en cuenta el contexto legal, técnico y funcional de la empresa. En esta
etapa se lleva a cabo la revisión, análisis e interpretación de las necesidades y
objetivos empresariales, que encaminarán las estrategias futuras en cuanto a la
gestión documental.

De este modo podemos decir que, la planeación es la implementación de los

protocolos, normas y objetivos de gestión, así como las bases que se han de tener
en cuenta en la producción, categorización y almacenamiento de los documentos,
partiendo de una revisión preliminar del contexto empresarial.

Producción:
En este paso se realiza la evaluación de los documentos, su creación, ingreso y
categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad en los procesos
en los que incide. De igual modo, se revisa todo lo relacionado con la creación,
estructura, soportes y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de
tecnologías y de estrategias, con el fin de gestionar e intervenir en la aplicación o
ahorro de recursos.

Gestión y trámite:
Aquí se da importancia al análisis del documento de manera integral, es decir, su
incidencia en los procesos de la empresa, así como las funcionabilidades que
tiene en el exterior. Se da revisión a los trámites en los que incide el documento,
su nivel de relevancia y la calidad y facilidad del acceso que este debe tener.

Así pues, se identifica y controla el propósito del documento y su intervención en

los distintos procesos administrativos, legales, de consulta y gestión empresarial.

Organización:
Son todas las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio
de una revisión a fondo del documento se establece su categoría, serie
documental, valorización, tiempo de almacenamiento, departamento al que
pertenece y el tipo de archivo al que será designado. Lo anterior a fin de
establecer ordenación y almacenamiento documental, con base en su ciclo de
vida.

Transferencia:
Políticas de transferencia de los documentos en su fase de archivo en donde se
tienen en cuenta los formatos, migración, estructura, conservación y conversión,
ceñidas a las tablas de valoración documental (TVD).
Disposición de documentos:
Se considera como todos los procesos de selección y valoración del documento,
en pro de su conservación o eliminación; teniendo como base las tablas de
retención y valoración documental. Esto permite el seguimiento de todos los ciclos
de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento, y de ser el
caso, de establecer las pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción.

Preservación a largo plazo:

Son todos los procedimientos, tácticas y requerimientos que se deben llevar a
cabo durante todo el procedimiento de gestión documental y archivo, con el
propósito de garantizar su preservación a largo plazo. De este modo se
implementan los medios y formas para la conservación de la información.

Valoración:
Es el procedimiento continuo en el que se determinan sus valores primarios y
secundarios, los cuales ayudan a establecer su relevancia al interior de la
empresa y de este modo su conservación y disposición final, temporal o definitiva.

Como se puede ver la ejecución de la elaboración del Programa de Gestión

Documental (PDG); contribuirá al mejoramiento de las estrategias de gestión de la
empresa los guaduales.